Manajemen Perubahan dalam Pengembangan S
MANAJEMEN PERUBAHAN DALAM PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI PERGURUAN TINGGI
1)
A'ang Subiyakto 1)
Program Studi Sistem Informasi,Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Jl. Ir. H. Juanda No. 95 Ciputat, Jakarta
Telp. 021-7401925 Ext. 1213, 021-7493547
E-mail : aangsubiyakto@yahoo.com
Abstrak
Perkembangan kemajuan teknologi informasi (TI) telah
mencapai percepatan yang tidak dapat diduga. Hal ini menjadi
permasalahan tersendiri bagi organisasi termasuk perguruan
tinggi (PT) dalam mengenali perubahan arah dan sistem bisnis
ke depan. Permasalahannya adalah bagaimana mengelola
perubahan terkait pengembangan sistem informasi (SI). Banyak
bukti menunjukan bahwa keberhasilan pengembangan SI
bermanfaat secara signifikan. Sebaliknya, banyak PT lambat
dan bahkan gagal untuk mencapai peningkatan kinerja yang
diharapkan. Hal ini menjadi tantangan dan peluang dengan
manajemen perubahan karena manfaat nyata dan efektifitas
pengembangan SI sesungguhnya tetap berada di tangan PT
sebagai pengguna. Paper ini merupakan studi pustaka yang
membahas tentang teori, temuan dan hasil penelitian lain,
sebagai landasan penelitian terkait manajemen perubahan
dalam pengembangan SI di PT. Harapannya, memberikan
perspektif manajemen perubahan dengan kerangka dan skenario
organisasional. Pemahaman terhadap hal ini menjadi salah satu
syarat dalam menjamin tingkat keberhasilan pengembangan SI
di PT.
Kata Kunci : manajemen perubahan, sistem informasi,
teknologi informasi, perguruan tinggi
1. Pendahuluan
Untuk dapat tetap bertahan seiring waktu, setiap
organisasi harus selalu dapat mengenali dirinya,
mendapatkan gagasan baru untuk kemudian memulai
kembali upaya memperbarui diri dalam mempertahankan
eksistensi, menjadi pemenang dan pionir penentu arah
bisnis. Mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhannya
untuk kemudian menciptakan kembali dirinya dengan
mengembangkan keunggulan kompetitif. Untuk itu, PT
tidak cukup hanya dengan menerapkan strategi produk
dan nilai saja yaitu kuantitas dan kualitas lulusannya
dengan memaksimalkan penggunaan sarana dan
prasarana yang dimiliki. Pada era ini, PT dituntut untuk
memperhatikan dan mengelola arus informasi yang
mengalir di dalam dan dari luar lingkungannya. Secara
prinsip, eksistensi PT tidak tergantung pada penerapan
dan pemanfaatan SI tetapi SI secara langsung akan
memberikan keunggulan kompetitif kepada PT berhasil
mengembangkannya.
Kebutuhan organisasi termasuk PT untuk berubah
sekarang ini menjadi lebih jelas dan dapat dikenali
daripada beberapa tahun lalu ketika pertanyaan Mengapa
berubah? amat populer. Dewasa ini, beberapa pakar dan
praktisi bisnis mengatakan premis yang amat menantang:
berubah atau mati [1]. Dan kemampuan penguasaan
perubahan tidak hanya menjadi tugas tingkat manajemen
puncak tetapi juga semua tingkatan manajemen di
organisasi.
Untuk dapat menguasai perubahan secara
berkelanjutan di lingkup organisasi diperlukan kesatuan
kerangka berpikir dan komitmen bersama pada tingkatan
vertikal dan horisontal dari struktur organisasi.
Upaya selanjutnya adalah menangkap sinyal perubahan,
mengetahui di mana bisnis pendidikan tinggi berada pada
kurva pertumbuhan, mengidentifikasi tantangan-tantangan,
mendiagnosa kemampuan, kekuatan dan kelemahan
organisasi. Greiner [2] memberikan masukan berharga untuk
ini dengan menjabarkan siklus pertumbuhan organisasi
dalam lima tahap pertumbuhan yaitu : 1) kreatifitas, 2)
pengarahan, 3) delegasi; 4) koordinasi dan 5) kolaborasi.
Menarik untuk menjadi perhatian adalah diidentifikasi juga
pada kerangka tersebut empat bentuk krisis di antara tahapan
pertumbuhan, mulai dari krisis 1) kepemimpinan, 2)
otonomi, 3) kontrol 4) red tape dan krisis ke-lima yang
tidak disebutkan. Clarke menyatakan hal ini sebagai sebuah
langkah ulang perubahan dalam suatu siklus pertumbuhan,
sebagaimana dilakukan banyak organisasi mengembangkan
bisnisnya secara berkelanjutan [1].
2. Peranan Sistem Informasi Bagi Perguruan
Tinggi
Ide mendasar penggunaan teknologi oleh manusia
adalah sebagai alat bantu pencapaian tujuan. Demikian juga
bagi PT, penerapan dan pemanfaatan SI jika dihubungkan
dengan kondisi sekarang adalah bahwa manajemen PT dapat
memperoleh manfaat pengembangannya sebagai alat bantu
sistem kerja operasional dengan mengintegrasikan sistem
kerja pengolahan data, administrasi dan pengambilan
keputusan dengan cepat dan akurat.
Selanjutnya
menjadikannya strategi pengembangan SI secara
berkelanjutan ini menjadi strategi memenangkan persaingan
dalam bentuk penciptaan produk layanan baru menjadi daya
saing menghadapi kompetisi sekaligus menjadi upaya
pengendalian arah bisnis [3].
Secara prinsip, peranan sebuah SI berbeda bagi satu
organisasi ke organisasi lainnya. Demikian juga bagi PT,
peranan SI pada organisasi ini memiliki perbedaan jika
dibandingkan dengan kepentingan sebuah perusahaan
perbankan atau bahkan perusahaan pabrikasi. Warren
McFarlan [4] menyatakan bahwa terdapat paling tidak
dua hal yang menyebabkan hal ini. Pertama, seberapa
besar ketergantungan organisasi terhadap keberadaan TI
dalam penciptaan produk atau jasa sehari-harinya, dan
kedua, tergantung seberapa besar perkembangan TI
dapat menciptakan atau meningkatkan keunggulan
kompetitif [5].
Matrik McFarlan tersebut memperlihatkan kepada
manajamen PT bagaimana memposisikan organisasi
terkait dengan peranan SI untuk mengetahui tingkat
kepentingan organisasi terhadap SI sebagai dasar
perencanaan dan pengembangannya. Bagian matrik
pertama memperlihatkan bagaimana peranan TI sebagai
tulang punggung dalam operasional bisnis sekaligus
menentukan eksistensi perusahaan (strategic). Organisasi
atau perusahaan perbankan termasuk dalam bagian
matrik ini. Perusahaan jenis ini secara signifikan
memiliki
keharusan
untuk
menerapkan
dan
memanfaatkan SI. Eksistensi perusahaan jenis ini sangat
tergantung dengan TI dalam menjalankan bisnisnya
bahkan menjadikannya sebagai senjata utama dalam
persaingan bisnis, tentunya dapat dibayangkan
bagaimana sebuah bank tanpa fasilitas automatic teller
machine (ATM) pada awal ditemukannya teknologi ini.
Hal ini memperlihatkan bahwa setiap perusahaan pada
bisnis ini berlomba untuk menarik calon pelanggan
dengan pengembangan secara inovatif SI-nya secara
berkelanjutan pada tingkat pelayanan . Alasan untuk ini
adalah bahwa mereka berusaha menjaga eksistensi bisnis
utamanya pada pelayanan pelanggan yang notabene dari
fungsi bisnis ini mereka juga mendapatkan nilai
keuntungan tambahan.
Gambar 1. Matrik Strategis SI [4]
Sebaliknya pada perusahaan pabrikasi yang bergerak
pada jenis bisnis produksi barang, penerapan dan
pemanfaatan SI hanya bertujuan mendukung fungsi bisnis
back office-nya seperti pengolahan data keuangan,
penggajian atau perencanaan produksinya (support).
Eksistensi perusahaan jenis ini tidak tergantung pada
penggunaan TI tetapi pada fungsi bisnis produksi dan SI
hanya menjadi sarana pendukung kelancaran bisnis. Ukuran
kinerja perusahaan pada jenis bisnis ini tidak ditentukan
berdasarkan kecangggihan TI yang dimiliki dan
keberhasilan pengembangan SI tetapi lebih pada kualitas
produk yang dihasilkan.
Bagian matrik ketiga adalah TI yang tidak secara
langsung memberikan keunggulan kompetitif kepada
perusahaan namun penggunaannya mutlak diperlukan.
McFarlan menyebutnya factory, seperti mesin pada pabrik.
Salah satu perusahaan pada bagian matrik ini adalah
perusahaan asuransi dengan penerapan dan pemanfaatan SI
pelayanan nasabah. Seperti perusahaan jasa lainnya, data
lengkap nasabah (pelanggan) harus dimiliki dan dikelola
dengan baik karena perhitungannya sangat tergantung pada
data masing-masing pelanggan. Meskipun demikian
penerapan dan pemanfaatan SI tidak secara khusus
memberikan
nilai
kompetitif
kepada
perusahaan
dibandingkan para pesaingnya.
Terakhir adalah matrik turnover, pada bagian matrik TI
secara langsung memberikan keunggulan kompetitif kepada
perusahaan tetapi secara mendasar penerapan dan
pemanfaatannya tidak menentukan eksistensi perusahaan
tersebut (turnover). Salah satu contoh perusahaan jenis ini
adalah PT. Kenyataan menunjukan bahwa banyak PT besar
tetap bertahan sampai sekarang dan kita juga tidak
memungkiri pandangan sebagian masyarakat yang menilai
keunggulan PT tertentu dibanding PT lainnya disebabkan PT
tersebut menerapkan dan memanfaatkan TI dengan baik.
Dari matrik McFarlan di atas dapat diketahui bahwa
penerapan dan pemanfaatan SI di PT secara prinsip
menentukan daya saing dan tidak menentukan tingkat
eksistensinya. Pertanyaan selanjutnya adalah apakah matrik
tersebut masih sesuai dengan kondisi riil saat ini mengingat
teori tersebut muncul pada era tahun 1980-an. Berbagai
faktor dapat kita jadikan pertimbangan terkait hal ini,
pertama, tingkat penyebaran pengunaan TI telah meluas
pada semua bidang kehidupan dan kedua, percepatan
perkembangan TI demikian pesat mendorong perubahan
cara berbisnis tidak terkecuali bisnis penyelenggaraan
pendidikan tinggi. Pernyataan bahwa TI menentukan tingkat
keunggulan bisnis dapat dipahami tetapi pernyataan bahwa
TI tidak menentukan eksistensi PT dapat dipertanyakan
kembali kebenarannya sehubungan dengan dua faktor di
atas, apalagi jika mempertimbangkan konsep bisnis yang
berorientasi kepada pelayanan pelanggan.
3. Lubang Hitam Teknologi Informasi
Sejalan dengan percepatan perkembangannya yang
pesat dalam bentuk peluang dalam penanganan sistem kerja
dengan cara baru dan inovatif dan tidak mengenal batas,
penerapan dan pemanfaatan TI seringkali tidak membawa
manfaat seperti yang diharapkan. Banyak kasus yang
menyebabkan kekecewaan dan hanya menjadi investasi
mahal yang sia-sia tanpa memberikan manfaat yang
diharapkan. Para pakar ekonomi menyebut hal ini
sebagai paradoks produktivitas. Banyak organisasi
merasa bahwa dana mereka hilang dalam sebuah lubang
hitam [1] di luar batas kendali mereka. Hal ini
khususnya berkaitan dengan kekhawatiran bahwa
pengeluaran untuk TI kini melampaui pengeluaran untuk
barang modal lainnya. Meskipun potensi TI sebagai
kunci pembuka transformasi bisnis tidak dipertanyakan,
namun pertanyaannya adalah menyangkut bagaimana
mendapatkan kunci potensi tersebut.
Satu di antara sekian banyak alasan mengapa TI
gagal memberikan potensinya adalah bahwa penerapan
dan pemanfaatan TI masih dilaksanakan dengan
paradigma lama. Bukannya memusatkan perhatiannya
pada bagaimana seharusnya pekerjaan dilakukan dan
kemudian mempertimbangkan bagaimana peranan TI
dalam mendukungnya. TI adalah alat bantu dan seperti
halnya alat bantu lainnya, bagaimana menggunakan dan
siapa penggunanya masih menentukan tingkat
produktifitasnya. Dengan kata lain, masih ada
kesalahpahaman di antara pengguna terhadap definisi TI
dan SI [5].
Sebuah studi (Management in the 1990s) yang
mengkaji masalah ini, berlangsung dari tahun 1984
sampai 1989 di Massachusetts Institute of Technology
(MIT) menyebutkan bahwa organisasi-organisasi yang
sukses dalam pengembangan SI adalah organisasi yang
memandang SI tidak hanya sebagai upaya otomatisasi
sistem kerjanya. Selanjutnya, Venkatraman, salah satu
peneliti dalam studi tersebut mengidentifikasi lima
tingkatan terkait transformasi bisnis berbasis TI (Gbr. 2)
[6].
TINGGI
REDEFINISI
LINGKUP BISNIS
DESAIN ULANG
JARINGAN
BISNIS
DESAIN ULANG
PROSES BISNIS
REVOLUSIONER
EVOLUSIONER
INTEGRASI
EKSPLOITASI
LOKAL
RENDAH
JANGKAUAN KEUNTUNGAN POTENSIAL
Gambar 2. Lima Tingkatan Rekonfigurasi Bisnis Oleh TI
TINGGI
[7]
Tingkatan ini dapat menjadi acuan strategi bagi
manajemen organisasi termasuk PT dalam melihat
bagaimana kerangka pengembangan SI dalam dua
pilihan pendekatan pengembangan SI. Pertama, secara
secara evolusioner melalui eksploitasi lokal unit atau bagian
fungsi kerja dan kemudian mengintegrasikannya dalam satu
kesatuan sistem kerja berbasis TI. Kedua,
secara
revolusioner dengan mendesain ulang proses bisnis
(Business Process Re-engineering-BPR), selanjutnya dengan
mendesain ulang jaringan bisnis dan tingkatan mendefinisi
ulang ruang lingkup bisnis. Pelajaran yang bisa diambil dari
tingkatan rekonfigurasi bisnis tersebut adalah pada sejauh
mana PT mempertimbangkan resiko pengembangan SI
khususnya pada batasan jangkauan keuntungan potensial
yang diinginkan terkait dengan transformasi bisnis yang
harus dijalankan.
4. Faktor-Faktor
Penentu
Keberhasilan
Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan SI pada hakikatnya tidak dapat
dilepaskan dari strategi organisasi secara menyeluruh.
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bagaimana peranan SI
bagi PT, SI telah menjadi pijakan dalam pengembangan
bisnis pendidikan di PT. Penerapan dan pemanfaatan SI
telah menjadi tolok ukur kinerja bisnis di PT, hal ini dapat
kita lihat dengan kewajiban penerapan dan pemanfaatan
EMIS (Education Management of Information System)
dalam pengurusan perpanjangan ijin program studi di
Departemen Pendidikan Nasional (DEPDIKNAS) atau
masuknya SI sebagai salah satu indikator kinerja kunci (Key
Performance Indicators) dalam penilaian akreditasi Badan
Akreditasi Nasional (BAN) PT.
Kenyataanya, peranan strategis SI ini masih dianggap
sebagai pelengkap dan menjadi pilihan terakhir yang
pengembangannya sering kali dilaksanakan dengan
pendekatan tambal sulam, tidak ada rancangan induk yang
jelas dan terdokumentasi atau sekedar untuk kebutuhan
proses akreditasi dengan mengembangkan situs web.
Kesalahpahaman yang beralasan di antara pengelola PT
terhadap SI adalah setelah ada overload pada sistem
pengolahan data fungsi bisnisnya. SI hanya sebatas
diposisikan sebagai alat bantu pengganti sistem kerja manual
yang selama ini dianggap tidak layak. Pengembangan SI
menjadi kebijakan mendesak untuk memecahkan berbagai
masalah fungsi kerja akademik, kepegawaian atau keuangan
secara parsial. Bahkan untuk mengintegrasikannya menjadi
sebuah corporate information system, mengimplementasikan
masing-masing sub-sistem saja seringkali tidak berhasil
dilakukan. Sehingga kebijakan-kebijakan pengembangan SI
di PT menjadi contoh investasi mahal yang gagal.
Berikut ini adalah beberapa faktor penentu tingkat
keberhasilan (critical success factors/CSF) pengembangan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) Akademik sebuah
perguruan tinggi yang jika ditarik benang merah dapat
menjadi bahan pertimbangan dalam mengembangkan SI
secara umum di PT, antara lain [8] : ketersediaan sumber
daya pendukung, 2) keterlibatan pengguna (user), 3) ruang
lingkup pengembangan, 4) inisiasi sistem, 5) kemampuan
tim pengembang, 6) pendekatan dan mtodologi
pengembangan sistem, 7) standarisasi model, 8)
dokumentasi proses, 9) peranan strategis sistem dan 10)
pengelolaan proyek pengembangannya.
5. Perubahan
dan
Tantangan
Manajemen Perguruan Tinggi
bagi
Berdasarkan konsep dasar sistem khususnya tentang
kharakteristik suatu sistem dapat dinyatakan bahwa
organisasi termasuk PT adalah sebuah sistem, yang
menjadikan calon mahasiswa baru sebagai masukan
proses belajar mengajar dengan melibatkan komponen,
unit, atau bagian didalamnya melibatkan pegawai dan
dosen, melalui prosedur pendidikan tinggi, menggunakan
peralatan pembelajaran, dalam program-program
pendidikan sampai menghasilkan lulusan sebagai
keluaran proses pendidikan dengan suatu tujuan yaitu
penyelenggaraan pendidikan. Walaupun dalam bentuk
sebenarnya pernyataan tersebut terlalu sederhana tetapi
demikianlah gambaran PT sebagai suatu sistem.
. Seperti halnya bentuk sistem lainnya, PT juga tidak
dapat tidak akan dipengaruhi lingkungan luar, salah satu
bentuknya adalah percepatan perkembangan TI yang
demikian pesat, regulasi dari peraturan pemerintah dalam
bentuk akreditasi atau tuntutan globalisasi dunia
pendidikan yang mulai menjadi ancaman dan tantangan
di Indonesia. Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana
PT dapat merespon kondisi ini sekaligus menjadikannya
peluang untuk menjaga eksistensi bisnis, memenangkan
persaingan, menjadi pionir dan penentu arah persaingan
bisnis. Upaya tersebut tentu diawali dengan keberhasilan
PT dalam mengembangkan SI, mengadopsinya sesuai
karakteristik bisnis intinya sebagai organisasi
penyelenggara pendidikan tinggi dalam bentuk sistem
informasi PT. Hal ini merupakan permasalahan tersendiri
bagi PT tetapi juga merupakan peluang dan tantangan
bagaimana menjadikan pengembangan SI
Masalah kemanusiaan sering kali menjadi
permasalahan utama dari pengembangan SI, tidak
terkecuali di PT. Sebuah sistem yang layak secara teknis,
layak secara ekonomis tetapi kemudian dinyatakan gagal
pada tingkat operasional karena antagonisme,
ketidakacuhan dan sekedar didiamkan atau sebuah upaya
pengembangan oleh tim internal di PT yang juga layak
secara teknis dan ekonomis menjadi perdebatan dalam
penerapannya pada akhirnya dilupakan karena
ketidaksiapan PT dalam pembiayaan untuk penerapan
dan perawatannya. Dua kasus di atas adalah contoh kasus
yang sama dengan permasalahan yang berbeda.
Grindley [9], menyatakan hal ini sebagai penolakan
terhadap sistem dalam bentuk : 1) Mengalahkan sistem,
bila para manajer lini secara benar atau salah, mengangap
perubahan sebagai tidak membantu atau mengancam dan
sekedar tidak bekerjasama karena kesalahpahaman
terhadap sistem. 2) Menyalahkan sistem, jika sistem
menjadi kambing hitam dengan tingkat kerusakan atau
salah prosedur dalam operasionalnya karena pelatihan
yang tidak berhasil dengan baik. 3) Mengabaikan sistem,
bila para manajer pada praktiknya tetap melanjutkan
memakai sistem lama dan mengabaikan sistem baru karena
operasional sistem baru tidak secara otomatis berhasil
mengubah sistem kerja lama. 4) Pemaksaan terhadap
sistem, khusus dalam hal ini, Grindley menyatakan bahwa
adanya masalah kemanusiaan pada tim teknis yang hanya
mengejar sasaran teknis tanpa mempertimbangkan
sepenuhnya kepentingan bisnis terkait prosedur operasional
bisnis yang tidak sesuai dengan karakteristik organisasi
pengguna.
Sejalan dengan beberapa faktor kondisi saat ini yang
mengharuskan PT di Indonesia untuk mengembangkan
manajemen organisasinya berbasis TI, antara lain : 1)
Percepatan perkembangan TI, dinamika perubahan saat ini
menunjukan bahwa TI khususnya dalam pemanfaatan telah
menjadi senjata dalam persaingan dunia pendidikan, 2)
Efektifitas dan efisiensi proses bisnis, hal ini sejalan dengan
tuntutan penggunaan resources yang semakin terbatas
dengan kondisi krisis energi secara nasional dan global, 3)
Kualitas produk, penyebaran pengetahuan yang tidak kenal
batas tempat dan waktu semakin menjadi tuntutan
stakeholder dunia pendidikan terhadap kualitas produk
layanan pendidikan yang lebih baik dan harga yang murah di
masa depan (e-education), 4) Regulasi pemerintah, sebagai
kontrol kualitas penyelenggaraan bisnis pendidikan yang
antara lain adalah kewajiban akreditasi PT dan tuntutan
kemandirian penyelenggaraan pendidikan tinggi yang saat
ini dan 5) Lubang hitam TI, kenyataan masih adanya rasio
kegagalan yang relatif tinggi di lingkungan PT dalam
pengembangan SI.
Faktor-faktor tersebut menuntut PT untuk meningkatkan
kinerja organisasi PT secara dramatis dan signifikan dengan
pemanfaatan peluang-peluang pemanfaatan TI dalam bentuk
pengembangan SI. Untuk itu, PT dapat mengambil pelajaran
dari gambaran tingkatan transformasi bisnis berbasis TI oleh
Venkatraman (Gbr. 2). Salah satunya adalah melalui
business process re-engineering (BPR). BPR merupakan
teknik manajemen perubahan melalui pendekatan
revolusioner yang menggejala secara internasional sejak
awal tahun 1990-an [5]. Untuk menerapkan paradigma ini
selanjutnya Indrajit menerangkan dalam salah satu bagian
tulisannya berjudul Tawaran Teknologi Informasi pada
Business Process Re-engineering . Penulis selanjutnya
mencerminkan obyek perusahaan secara umum dengan
organisasi penyelenggara pendidikan tinggi yaitu PT.
Peppard [7] mengusulkan sebuah kerangka untuk
melaksanakan BPR terkait dengan pengelolaan perubahan
yang penulis hubungkan dengan pengembangan SI PT ,
yaitu : 1) Menciptakan lingkungan, komitmen bersama di
lingkungan internal organisai masih menjadi faktor utama
dalam keberhasilan proses bisnisnya. Bagaimana
manajemen PT mampu membentuk kesepahaman di semua
tingkatan organisasi terkait pengembangan SI menjadi kunci
pembuka tahap pengembangan selanjutnya. Salah satu
bentuknya
adalah
penciptaan
kerangka
strategis
pengembangan SI, mulai dari visi, misi, sasaran sampai
petunjuk operasional sistem. Hal ini memberikan
pedoman
bagi
organisasi
pada
pelaksanaan
pengembangan SI.
REVIEW
Menciptakan
Lingkungan
Analisis, Diagnosis
dan Desain Ulang
Proses
VISI
PROSES
YANG
DIDESAIN
ULANG
Merealisasikan
Strategi
Membuat
Percontohan dan
Meluncurkannya
Merestrukturisasi
Organisasi
Gambar 3. Kerangka Pelaksanaan BPR
[7]
2) Menganalisis, mendiagnosis dan merancang
kembali proses, berdasarkan kerangka strategis yang
telah dibuat sebelumnya selanjutnya sebuah kelompok
kerja pengembangan SI dibentuk untuk menerjemahkan
kondisi lingkungan tingkat strategis ke dalam sasaran
manajerial berbasis TI sesuai karakteristik bisnis
organisasi ke dalam sebuah model SI yang diinginkan. 3)
Merestrukturisasi organisasi, hal ini dilakukan sebagai
upaya penyesuaian terhadap model SI yang telah dibuat.
Secara khusus adalah struktur organisasi bagian SI
sebagai bagian pelaksana pengembangan SI selanjutnya.
4) Membuat percontohan dan meluncurkannya, upaya ini
dilakukan dalam rangka menjamin bahwa model SI yang
dibuat dapat diimplementasikan dan mengeliminir resiko
kerugian investasi TI. Di PT, hal ini dapat dilaksanakan
dalam bentuk pengembangan SI di lingkup fakultas
dengan model pengembangan SI tingkat universitas. 5)
Merealisasikan strategi, langkah selanjutnya adalah
menerapkan strategi pengembangan SI dengan
pengembangan SI di lingkup universitas atau perguruan
tinggi, tentunya dengan jaminan bahwa prototype yang
sebelumnya dikembangkan di tingkat fakultas dapat
dipastikan mampu meng-cover tingkat universitas atau
perguruan tinggi.
6. Kesimpulan : Mendapatkan Manfaat
dengan Manajemen Perubahan
Untuk menerapkan BPR, PT dituntut memulai
segalanya dari nol, minimal dari perspektif manajerial,
dalam arti proses analisis dimulai dengan meninjau visi
dan misi PT yang bersangkutan. Tidak dapat dipungkiri
juga bahwa TI adalah komponen utama pada BPR, tidak
View publication stats
hanya bahwa awal perkembangan paradigma BPR sejalan
dengan perkembangan TI yang juga demikian pesat, tetapi
dengan kondisi di Indonesia hal ini masih berlaku. Berbeda
dengan teknik-teknik manajemen perubahan yang telah
dikembangkan sebelumnya, BPR menfokuskan pada
improvisasi pada level proses di dalam perusahaan [10], dan
ada empat yang dapat dilakukan TI dalam meningkatkan
kinerja PT melalui pengembangan SI, yaitu 1) Otomatisasi
Proses, merubah cara penanganan sistem kerja dengan
bantuan TI, 2)Penghilangan Proses, menghilangkan proses
yang tidak perlu dengan alasan efisiensi, 3) Penyederhanaan
Proses, menyederhanakan proses untuk mendapatkan
pelaksanaan system kerja yang lebih cepat dan murah, dan
4) Pengintegrasian Proses, dengan mengintegrasikan dua
atau lebih proses dalam satu proses untuk effektifitas proses
dan efisiensi pelaksanaannya. Walaupun pada kenyataannya
tidak semua organisasi termasuk PT mampu menangkap
peluang perubahan terkait pemanfaatan TI dalam bentuk
pengembangan SI tetapi penting untuk dijadikan pelajaran
berharga bahwa terdapat dua aspek dalam pengembangan SI
yaitu aspek TI dan aspek manajerial terkait dengan proses
bisnis dan manusia sebagai pelaksana perubahan.
Daftar Pustaka
[1]
[2]
[3t]
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
[9]
[10]
Clarke, Liz, The Essence of Change, Prentice Hall
International Ltd., UK, 1994, hal. 1, 40
Greiner, Larry E., Evolution and Revolution as
Organizations Grow, Harvard Business Review,
USA, 1972.
Oetomo, Budi S.D., Sistem Informasi Perusahaan
Makin Dibutuhkan, Harian Bernas, ISSN 0215-3343;
Minggu Pahing, 13 Oktober 2002.
McFarlan, Warren and James L. McKenney,
Corporate
Information
System
Management,
Homewood, Illinois, Richard D. Irwin, Inc., 1983.
Indrajit, Richardus E., Pengantar Konsep Dasar :
Manajemen Sistem Informasi dan PT. Elex Media
Komputindo, Jakarta, 200l.
Morton, Michael S. Scott, The Corporation of the
1990s: Information Technology and Organizational
Transformation, Sloan School of
Management,
Oxford University Press, Inc, 1991.
Peppard, Joe dan Rowland, Philip, The Essence of
Business Process Re-engineering, Prentice Hall
International, UK, 1995
Subiyakto, A ang, Pengembangan SIM Akademik:
Studi Kasus Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, STTIBI, Jakarta, 2007.
Grindley, Kit dan Humble, John, The Effective
Computer: A Management by Objectives Approach,
McGraw-Hill, UK, 1973.
Hammer, Michael dan James Champy, Reengineering
the Corporation: A Manifesto for Business
Revolution, Nicholas Brealey Publishing, London,
1993
SISTEM INFORMASI PERGURUAN TINGGI
1)
A'ang Subiyakto 1)
Program Studi Sistem Informasi,Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Jl. Ir. H. Juanda No. 95 Ciputat, Jakarta
Telp. 021-7401925 Ext. 1213, 021-7493547
E-mail : aangsubiyakto@yahoo.com
Abstrak
Perkembangan kemajuan teknologi informasi (TI) telah
mencapai percepatan yang tidak dapat diduga. Hal ini menjadi
permasalahan tersendiri bagi organisasi termasuk perguruan
tinggi (PT) dalam mengenali perubahan arah dan sistem bisnis
ke depan. Permasalahannya adalah bagaimana mengelola
perubahan terkait pengembangan sistem informasi (SI). Banyak
bukti menunjukan bahwa keberhasilan pengembangan SI
bermanfaat secara signifikan. Sebaliknya, banyak PT lambat
dan bahkan gagal untuk mencapai peningkatan kinerja yang
diharapkan. Hal ini menjadi tantangan dan peluang dengan
manajemen perubahan karena manfaat nyata dan efektifitas
pengembangan SI sesungguhnya tetap berada di tangan PT
sebagai pengguna. Paper ini merupakan studi pustaka yang
membahas tentang teori, temuan dan hasil penelitian lain,
sebagai landasan penelitian terkait manajemen perubahan
dalam pengembangan SI di PT. Harapannya, memberikan
perspektif manajemen perubahan dengan kerangka dan skenario
organisasional. Pemahaman terhadap hal ini menjadi salah satu
syarat dalam menjamin tingkat keberhasilan pengembangan SI
di PT.
Kata Kunci : manajemen perubahan, sistem informasi,
teknologi informasi, perguruan tinggi
1. Pendahuluan
Untuk dapat tetap bertahan seiring waktu, setiap
organisasi harus selalu dapat mengenali dirinya,
mendapatkan gagasan baru untuk kemudian memulai
kembali upaya memperbarui diri dalam mempertahankan
eksistensi, menjadi pemenang dan pionir penentu arah
bisnis. Mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhannya
untuk kemudian menciptakan kembali dirinya dengan
mengembangkan keunggulan kompetitif. Untuk itu, PT
tidak cukup hanya dengan menerapkan strategi produk
dan nilai saja yaitu kuantitas dan kualitas lulusannya
dengan memaksimalkan penggunaan sarana dan
prasarana yang dimiliki. Pada era ini, PT dituntut untuk
memperhatikan dan mengelola arus informasi yang
mengalir di dalam dan dari luar lingkungannya. Secara
prinsip, eksistensi PT tidak tergantung pada penerapan
dan pemanfaatan SI tetapi SI secara langsung akan
memberikan keunggulan kompetitif kepada PT berhasil
mengembangkannya.
Kebutuhan organisasi termasuk PT untuk berubah
sekarang ini menjadi lebih jelas dan dapat dikenali
daripada beberapa tahun lalu ketika pertanyaan Mengapa
berubah? amat populer. Dewasa ini, beberapa pakar dan
praktisi bisnis mengatakan premis yang amat menantang:
berubah atau mati [1]. Dan kemampuan penguasaan
perubahan tidak hanya menjadi tugas tingkat manajemen
puncak tetapi juga semua tingkatan manajemen di
organisasi.
Untuk dapat menguasai perubahan secara
berkelanjutan di lingkup organisasi diperlukan kesatuan
kerangka berpikir dan komitmen bersama pada tingkatan
vertikal dan horisontal dari struktur organisasi.
Upaya selanjutnya adalah menangkap sinyal perubahan,
mengetahui di mana bisnis pendidikan tinggi berada pada
kurva pertumbuhan, mengidentifikasi tantangan-tantangan,
mendiagnosa kemampuan, kekuatan dan kelemahan
organisasi. Greiner [2] memberikan masukan berharga untuk
ini dengan menjabarkan siklus pertumbuhan organisasi
dalam lima tahap pertumbuhan yaitu : 1) kreatifitas, 2)
pengarahan, 3) delegasi; 4) koordinasi dan 5) kolaborasi.
Menarik untuk menjadi perhatian adalah diidentifikasi juga
pada kerangka tersebut empat bentuk krisis di antara tahapan
pertumbuhan, mulai dari krisis 1) kepemimpinan, 2)
otonomi, 3) kontrol 4) red tape dan krisis ke-lima yang
tidak disebutkan. Clarke menyatakan hal ini sebagai sebuah
langkah ulang perubahan dalam suatu siklus pertumbuhan,
sebagaimana dilakukan banyak organisasi mengembangkan
bisnisnya secara berkelanjutan [1].
2. Peranan Sistem Informasi Bagi Perguruan
Tinggi
Ide mendasar penggunaan teknologi oleh manusia
adalah sebagai alat bantu pencapaian tujuan. Demikian juga
bagi PT, penerapan dan pemanfaatan SI jika dihubungkan
dengan kondisi sekarang adalah bahwa manajemen PT dapat
memperoleh manfaat pengembangannya sebagai alat bantu
sistem kerja operasional dengan mengintegrasikan sistem
kerja pengolahan data, administrasi dan pengambilan
keputusan dengan cepat dan akurat.
Selanjutnya
menjadikannya strategi pengembangan SI secara
berkelanjutan ini menjadi strategi memenangkan persaingan
dalam bentuk penciptaan produk layanan baru menjadi daya
saing menghadapi kompetisi sekaligus menjadi upaya
pengendalian arah bisnis [3].
Secara prinsip, peranan sebuah SI berbeda bagi satu
organisasi ke organisasi lainnya. Demikian juga bagi PT,
peranan SI pada organisasi ini memiliki perbedaan jika
dibandingkan dengan kepentingan sebuah perusahaan
perbankan atau bahkan perusahaan pabrikasi. Warren
McFarlan [4] menyatakan bahwa terdapat paling tidak
dua hal yang menyebabkan hal ini. Pertama, seberapa
besar ketergantungan organisasi terhadap keberadaan TI
dalam penciptaan produk atau jasa sehari-harinya, dan
kedua, tergantung seberapa besar perkembangan TI
dapat menciptakan atau meningkatkan keunggulan
kompetitif [5].
Matrik McFarlan tersebut memperlihatkan kepada
manajamen PT bagaimana memposisikan organisasi
terkait dengan peranan SI untuk mengetahui tingkat
kepentingan organisasi terhadap SI sebagai dasar
perencanaan dan pengembangannya. Bagian matrik
pertama memperlihatkan bagaimana peranan TI sebagai
tulang punggung dalam operasional bisnis sekaligus
menentukan eksistensi perusahaan (strategic). Organisasi
atau perusahaan perbankan termasuk dalam bagian
matrik ini. Perusahaan jenis ini secara signifikan
memiliki
keharusan
untuk
menerapkan
dan
memanfaatkan SI. Eksistensi perusahaan jenis ini sangat
tergantung dengan TI dalam menjalankan bisnisnya
bahkan menjadikannya sebagai senjata utama dalam
persaingan bisnis, tentunya dapat dibayangkan
bagaimana sebuah bank tanpa fasilitas automatic teller
machine (ATM) pada awal ditemukannya teknologi ini.
Hal ini memperlihatkan bahwa setiap perusahaan pada
bisnis ini berlomba untuk menarik calon pelanggan
dengan pengembangan secara inovatif SI-nya secara
berkelanjutan pada tingkat pelayanan . Alasan untuk ini
adalah bahwa mereka berusaha menjaga eksistensi bisnis
utamanya pada pelayanan pelanggan yang notabene dari
fungsi bisnis ini mereka juga mendapatkan nilai
keuntungan tambahan.
Gambar 1. Matrik Strategis SI [4]
Sebaliknya pada perusahaan pabrikasi yang bergerak
pada jenis bisnis produksi barang, penerapan dan
pemanfaatan SI hanya bertujuan mendukung fungsi bisnis
back office-nya seperti pengolahan data keuangan,
penggajian atau perencanaan produksinya (support).
Eksistensi perusahaan jenis ini tidak tergantung pada
penggunaan TI tetapi pada fungsi bisnis produksi dan SI
hanya menjadi sarana pendukung kelancaran bisnis. Ukuran
kinerja perusahaan pada jenis bisnis ini tidak ditentukan
berdasarkan kecangggihan TI yang dimiliki dan
keberhasilan pengembangan SI tetapi lebih pada kualitas
produk yang dihasilkan.
Bagian matrik ketiga adalah TI yang tidak secara
langsung memberikan keunggulan kompetitif kepada
perusahaan namun penggunaannya mutlak diperlukan.
McFarlan menyebutnya factory, seperti mesin pada pabrik.
Salah satu perusahaan pada bagian matrik ini adalah
perusahaan asuransi dengan penerapan dan pemanfaatan SI
pelayanan nasabah. Seperti perusahaan jasa lainnya, data
lengkap nasabah (pelanggan) harus dimiliki dan dikelola
dengan baik karena perhitungannya sangat tergantung pada
data masing-masing pelanggan. Meskipun demikian
penerapan dan pemanfaatan SI tidak secara khusus
memberikan
nilai
kompetitif
kepada
perusahaan
dibandingkan para pesaingnya.
Terakhir adalah matrik turnover, pada bagian matrik TI
secara langsung memberikan keunggulan kompetitif kepada
perusahaan tetapi secara mendasar penerapan dan
pemanfaatannya tidak menentukan eksistensi perusahaan
tersebut (turnover). Salah satu contoh perusahaan jenis ini
adalah PT. Kenyataan menunjukan bahwa banyak PT besar
tetap bertahan sampai sekarang dan kita juga tidak
memungkiri pandangan sebagian masyarakat yang menilai
keunggulan PT tertentu dibanding PT lainnya disebabkan PT
tersebut menerapkan dan memanfaatkan TI dengan baik.
Dari matrik McFarlan di atas dapat diketahui bahwa
penerapan dan pemanfaatan SI di PT secara prinsip
menentukan daya saing dan tidak menentukan tingkat
eksistensinya. Pertanyaan selanjutnya adalah apakah matrik
tersebut masih sesuai dengan kondisi riil saat ini mengingat
teori tersebut muncul pada era tahun 1980-an. Berbagai
faktor dapat kita jadikan pertimbangan terkait hal ini,
pertama, tingkat penyebaran pengunaan TI telah meluas
pada semua bidang kehidupan dan kedua, percepatan
perkembangan TI demikian pesat mendorong perubahan
cara berbisnis tidak terkecuali bisnis penyelenggaraan
pendidikan tinggi. Pernyataan bahwa TI menentukan tingkat
keunggulan bisnis dapat dipahami tetapi pernyataan bahwa
TI tidak menentukan eksistensi PT dapat dipertanyakan
kembali kebenarannya sehubungan dengan dua faktor di
atas, apalagi jika mempertimbangkan konsep bisnis yang
berorientasi kepada pelayanan pelanggan.
3. Lubang Hitam Teknologi Informasi
Sejalan dengan percepatan perkembangannya yang
pesat dalam bentuk peluang dalam penanganan sistem kerja
dengan cara baru dan inovatif dan tidak mengenal batas,
penerapan dan pemanfaatan TI seringkali tidak membawa
manfaat seperti yang diharapkan. Banyak kasus yang
menyebabkan kekecewaan dan hanya menjadi investasi
mahal yang sia-sia tanpa memberikan manfaat yang
diharapkan. Para pakar ekonomi menyebut hal ini
sebagai paradoks produktivitas. Banyak organisasi
merasa bahwa dana mereka hilang dalam sebuah lubang
hitam [1] di luar batas kendali mereka. Hal ini
khususnya berkaitan dengan kekhawatiran bahwa
pengeluaran untuk TI kini melampaui pengeluaran untuk
barang modal lainnya. Meskipun potensi TI sebagai
kunci pembuka transformasi bisnis tidak dipertanyakan,
namun pertanyaannya adalah menyangkut bagaimana
mendapatkan kunci potensi tersebut.
Satu di antara sekian banyak alasan mengapa TI
gagal memberikan potensinya adalah bahwa penerapan
dan pemanfaatan TI masih dilaksanakan dengan
paradigma lama. Bukannya memusatkan perhatiannya
pada bagaimana seharusnya pekerjaan dilakukan dan
kemudian mempertimbangkan bagaimana peranan TI
dalam mendukungnya. TI adalah alat bantu dan seperti
halnya alat bantu lainnya, bagaimana menggunakan dan
siapa penggunanya masih menentukan tingkat
produktifitasnya. Dengan kata lain, masih ada
kesalahpahaman di antara pengguna terhadap definisi TI
dan SI [5].
Sebuah studi (Management in the 1990s) yang
mengkaji masalah ini, berlangsung dari tahun 1984
sampai 1989 di Massachusetts Institute of Technology
(MIT) menyebutkan bahwa organisasi-organisasi yang
sukses dalam pengembangan SI adalah organisasi yang
memandang SI tidak hanya sebagai upaya otomatisasi
sistem kerjanya. Selanjutnya, Venkatraman, salah satu
peneliti dalam studi tersebut mengidentifikasi lima
tingkatan terkait transformasi bisnis berbasis TI (Gbr. 2)
[6].
TINGGI
REDEFINISI
LINGKUP BISNIS
DESAIN ULANG
JARINGAN
BISNIS
DESAIN ULANG
PROSES BISNIS
REVOLUSIONER
EVOLUSIONER
INTEGRASI
EKSPLOITASI
LOKAL
RENDAH
JANGKAUAN KEUNTUNGAN POTENSIAL
Gambar 2. Lima Tingkatan Rekonfigurasi Bisnis Oleh TI
TINGGI
[7]
Tingkatan ini dapat menjadi acuan strategi bagi
manajemen organisasi termasuk PT dalam melihat
bagaimana kerangka pengembangan SI dalam dua
pilihan pendekatan pengembangan SI. Pertama, secara
secara evolusioner melalui eksploitasi lokal unit atau bagian
fungsi kerja dan kemudian mengintegrasikannya dalam satu
kesatuan sistem kerja berbasis TI. Kedua,
secara
revolusioner dengan mendesain ulang proses bisnis
(Business Process Re-engineering-BPR), selanjutnya dengan
mendesain ulang jaringan bisnis dan tingkatan mendefinisi
ulang ruang lingkup bisnis. Pelajaran yang bisa diambil dari
tingkatan rekonfigurasi bisnis tersebut adalah pada sejauh
mana PT mempertimbangkan resiko pengembangan SI
khususnya pada batasan jangkauan keuntungan potensial
yang diinginkan terkait dengan transformasi bisnis yang
harus dijalankan.
4. Faktor-Faktor
Penentu
Keberhasilan
Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan SI pada hakikatnya tidak dapat
dilepaskan dari strategi organisasi secara menyeluruh.
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bagaimana peranan SI
bagi PT, SI telah menjadi pijakan dalam pengembangan
bisnis pendidikan di PT. Penerapan dan pemanfaatan SI
telah menjadi tolok ukur kinerja bisnis di PT, hal ini dapat
kita lihat dengan kewajiban penerapan dan pemanfaatan
EMIS (Education Management of Information System)
dalam pengurusan perpanjangan ijin program studi di
Departemen Pendidikan Nasional (DEPDIKNAS) atau
masuknya SI sebagai salah satu indikator kinerja kunci (Key
Performance Indicators) dalam penilaian akreditasi Badan
Akreditasi Nasional (BAN) PT.
Kenyataanya, peranan strategis SI ini masih dianggap
sebagai pelengkap dan menjadi pilihan terakhir yang
pengembangannya sering kali dilaksanakan dengan
pendekatan tambal sulam, tidak ada rancangan induk yang
jelas dan terdokumentasi atau sekedar untuk kebutuhan
proses akreditasi dengan mengembangkan situs web.
Kesalahpahaman yang beralasan di antara pengelola PT
terhadap SI adalah setelah ada overload pada sistem
pengolahan data fungsi bisnisnya. SI hanya sebatas
diposisikan sebagai alat bantu pengganti sistem kerja manual
yang selama ini dianggap tidak layak. Pengembangan SI
menjadi kebijakan mendesak untuk memecahkan berbagai
masalah fungsi kerja akademik, kepegawaian atau keuangan
secara parsial. Bahkan untuk mengintegrasikannya menjadi
sebuah corporate information system, mengimplementasikan
masing-masing sub-sistem saja seringkali tidak berhasil
dilakukan. Sehingga kebijakan-kebijakan pengembangan SI
di PT menjadi contoh investasi mahal yang gagal.
Berikut ini adalah beberapa faktor penentu tingkat
keberhasilan (critical success factors/CSF) pengembangan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) Akademik sebuah
perguruan tinggi yang jika ditarik benang merah dapat
menjadi bahan pertimbangan dalam mengembangkan SI
secara umum di PT, antara lain [8] : ketersediaan sumber
daya pendukung, 2) keterlibatan pengguna (user), 3) ruang
lingkup pengembangan, 4) inisiasi sistem, 5) kemampuan
tim pengembang, 6) pendekatan dan mtodologi
pengembangan sistem, 7) standarisasi model, 8)
dokumentasi proses, 9) peranan strategis sistem dan 10)
pengelolaan proyek pengembangannya.
5. Perubahan
dan
Tantangan
Manajemen Perguruan Tinggi
bagi
Berdasarkan konsep dasar sistem khususnya tentang
kharakteristik suatu sistem dapat dinyatakan bahwa
organisasi termasuk PT adalah sebuah sistem, yang
menjadikan calon mahasiswa baru sebagai masukan
proses belajar mengajar dengan melibatkan komponen,
unit, atau bagian didalamnya melibatkan pegawai dan
dosen, melalui prosedur pendidikan tinggi, menggunakan
peralatan pembelajaran, dalam program-program
pendidikan sampai menghasilkan lulusan sebagai
keluaran proses pendidikan dengan suatu tujuan yaitu
penyelenggaraan pendidikan. Walaupun dalam bentuk
sebenarnya pernyataan tersebut terlalu sederhana tetapi
demikianlah gambaran PT sebagai suatu sistem.
. Seperti halnya bentuk sistem lainnya, PT juga tidak
dapat tidak akan dipengaruhi lingkungan luar, salah satu
bentuknya adalah percepatan perkembangan TI yang
demikian pesat, regulasi dari peraturan pemerintah dalam
bentuk akreditasi atau tuntutan globalisasi dunia
pendidikan yang mulai menjadi ancaman dan tantangan
di Indonesia. Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana
PT dapat merespon kondisi ini sekaligus menjadikannya
peluang untuk menjaga eksistensi bisnis, memenangkan
persaingan, menjadi pionir dan penentu arah persaingan
bisnis. Upaya tersebut tentu diawali dengan keberhasilan
PT dalam mengembangkan SI, mengadopsinya sesuai
karakteristik bisnis intinya sebagai organisasi
penyelenggara pendidikan tinggi dalam bentuk sistem
informasi PT. Hal ini merupakan permasalahan tersendiri
bagi PT tetapi juga merupakan peluang dan tantangan
bagaimana menjadikan pengembangan SI
Masalah kemanusiaan sering kali menjadi
permasalahan utama dari pengembangan SI, tidak
terkecuali di PT. Sebuah sistem yang layak secara teknis,
layak secara ekonomis tetapi kemudian dinyatakan gagal
pada tingkat operasional karena antagonisme,
ketidakacuhan dan sekedar didiamkan atau sebuah upaya
pengembangan oleh tim internal di PT yang juga layak
secara teknis dan ekonomis menjadi perdebatan dalam
penerapannya pada akhirnya dilupakan karena
ketidaksiapan PT dalam pembiayaan untuk penerapan
dan perawatannya. Dua kasus di atas adalah contoh kasus
yang sama dengan permasalahan yang berbeda.
Grindley [9], menyatakan hal ini sebagai penolakan
terhadap sistem dalam bentuk : 1) Mengalahkan sistem,
bila para manajer lini secara benar atau salah, mengangap
perubahan sebagai tidak membantu atau mengancam dan
sekedar tidak bekerjasama karena kesalahpahaman
terhadap sistem. 2) Menyalahkan sistem, jika sistem
menjadi kambing hitam dengan tingkat kerusakan atau
salah prosedur dalam operasionalnya karena pelatihan
yang tidak berhasil dengan baik. 3) Mengabaikan sistem,
bila para manajer pada praktiknya tetap melanjutkan
memakai sistem lama dan mengabaikan sistem baru karena
operasional sistem baru tidak secara otomatis berhasil
mengubah sistem kerja lama. 4) Pemaksaan terhadap
sistem, khusus dalam hal ini, Grindley menyatakan bahwa
adanya masalah kemanusiaan pada tim teknis yang hanya
mengejar sasaran teknis tanpa mempertimbangkan
sepenuhnya kepentingan bisnis terkait prosedur operasional
bisnis yang tidak sesuai dengan karakteristik organisasi
pengguna.
Sejalan dengan beberapa faktor kondisi saat ini yang
mengharuskan PT di Indonesia untuk mengembangkan
manajemen organisasinya berbasis TI, antara lain : 1)
Percepatan perkembangan TI, dinamika perubahan saat ini
menunjukan bahwa TI khususnya dalam pemanfaatan telah
menjadi senjata dalam persaingan dunia pendidikan, 2)
Efektifitas dan efisiensi proses bisnis, hal ini sejalan dengan
tuntutan penggunaan resources yang semakin terbatas
dengan kondisi krisis energi secara nasional dan global, 3)
Kualitas produk, penyebaran pengetahuan yang tidak kenal
batas tempat dan waktu semakin menjadi tuntutan
stakeholder dunia pendidikan terhadap kualitas produk
layanan pendidikan yang lebih baik dan harga yang murah di
masa depan (e-education), 4) Regulasi pemerintah, sebagai
kontrol kualitas penyelenggaraan bisnis pendidikan yang
antara lain adalah kewajiban akreditasi PT dan tuntutan
kemandirian penyelenggaraan pendidikan tinggi yang saat
ini dan 5) Lubang hitam TI, kenyataan masih adanya rasio
kegagalan yang relatif tinggi di lingkungan PT dalam
pengembangan SI.
Faktor-faktor tersebut menuntut PT untuk meningkatkan
kinerja organisasi PT secara dramatis dan signifikan dengan
pemanfaatan peluang-peluang pemanfaatan TI dalam bentuk
pengembangan SI. Untuk itu, PT dapat mengambil pelajaran
dari gambaran tingkatan transformasi bisnis berbasis TI oleh
Venkatraman (Gbr. 2). Salah satunya adalah melalui
business process re-engineering (BPR). BPR merupakan
teknik manajemen perubahan melalui pendekatan
revolusioner yang menggejala secara internasional sejak
awal tahun 1990-an [5]. Untuk menerapkan paradigma ini
selanjutnya Indrajit menerangkan dalam salah satu bagian
tulisannya berjudul Tawaran Teknologi Informasi pada
Business Process Re-engineering . Penulis selanjutnya
mencerminkan obyek perusahaan secara umum dengan
organisasi penyelenggara pendidikan tinggi yaitu PT.
Peppard [7] mengusulkan sebuah kerangka untuk
melaksanakan BPR terkait dengan pengelolaan perubahan
yang penulis hubungkan dengan pengembangan SI PT ,
yaitu : 1) Menciptakan lingkungan, komitmen bersama di
lingkungan internal organisai masih menjadi faktor utama
dalam keberhasilan proses bisnisnya. Bagaimana
manajemen PT mampu membentuk kesepahaman di semua
tingkatan organisasi terkait pengembangan SI menjadi kunci
pembuka tahap pengembangan selanjutnya. Salah satu
bentuknya
adalah
penciptaan
kerangka
strategis
pengembangan SI, mulai dari visi, misi, sasaran sampai
petunjuk operasional sistem. Hal ini memberikan
pedoman
bagi
organisasi
pada
pelaksanaan
pengembangan SI.
REVIEW
Menciptakan
Lingkungan
Analisis, Diagnosis
dan Desain Ulang
Proses
VISI
PROSES
YANG
DIDESAIN
ULANG
Merealisasikan
Strategi
Membuat
Percontohan dan
Meluncurkannya
Merestrukturisasi
Organisasi
Gambar 3. Kerangka Pelaksanaan BPR
[7]
2) Menganalisis, mendiagnosis dan merancang
kembali proses, berdasarkan kerangka strategis yang
telah dibuat sebelumnya selanjutnya sebuah kelompok
kerja pengembangan SI dibentuk untuk menerjemahkan
kondisi lingkungan tingkat strategis ke dalam sasaran
manajerial berbasis TI sesuai karakteristik bisnis
organisasi ke dalam sebuah model SI yang diinginkan. 3)
Merestrukturisasi organisasi, hal ini dilakukan sebagai
upaya penyesuaian terhadap model SI yang telah dibuat.
Secara khusus adalah struktur organisasi bagian SI
sebagai bagian pelaksana pengembangan SI selanjutnya.
4) Membuat percontohan dan meluncurkannya, upaya ini
dilakukan dalam rangka menjamin bahwa model SI yang
dibuat dapat diimplementasikan dan mengeliminir resiko
kerugian investasi TI. Di PT, hal ini dapat dilaksanakan
dalam bentuk pengembangan SI di lingkup fakultas
dengan model pengembangan SI tingkat universitas. 5)
Merealisasikan strategi, langkah selanjutnya adalah
menerapkan strategi pengembangan SI dengan
pengembangan SI di lingkup universitas atau perguruan
tinggi, tentunya dengan jaminan bahwa prototype yang
sebelumnya dikembangkan di tingkat fakultas dapat
dipastikan mampu meng-cover tingkat universitas atau
perguruan tinggi.
6. Kesimpulan : Mendapatkan Manfaat
dengan Manajemen Perubahan
Untuk menerapkan BPR, PT dituntut memulai
segalanya dari nol, minimal dari perspektif manajerial,
dalam arti proses analisis dimulai dengan meninjau visi
dan misi PT yang bersangkutan. Tidak dapat dipungkiri
juga bahwa TI adalah komponen utama pada BPR, tidak
View publication stats
hanya bahwa awal perkembangan paradigma BPR sejalan
dengan perkembangan TI yang juga demikian pesat, tetapi
dengan kondisi di Indonesia hal ini masih berlaku. Berbeda
dengan teknik-teknik manajemen perubahan yang telah
dikembangkan sebelumnya, BPR menfokuskan pada
improvisasi pada level proses di dalam perusahaan [10], dan
ada empat yang dapat dilakukan TI dalam meningkatkan
kinerja PT melalui pengembangan SI, yaitu 1) Otomatisasi
Proses, merubah cara penanganan sistem kerja dengan
bantuan TI, 2)Penghilangan Proses, menghilangkan proses
yang tidak perlu dengan alasan efisiensi, 3) Penyederhanaan
Proses, menyederhanakan proses untuk mendapatkan
pelaksanaan system kerja yang lebih cepat dan murah, dan
4) Pengintegrasian Proses, dengan mengintegrasikan dua
atau lebih proses dalam satu proses untuk effektifitas proses
dan efisiensi pelaksanaannya. Walaupun pada kenyataannya
tidak semua organisasi termasuk PT mampu menangkap
peluang perubahan terkait pemanfaatan TI dalam bentuk
pengembangan SI tetapi penting untuk dijadikan pelajaran
berharga bahwa terdapat dua aspek dalam pengembangan SI
yaitu aspek TI dan aspek manajerial terkait dengan proses
bisnis dan manusia sebagai pelaksana perubahan.
Daftar Pustaka
[1]
[2]
[3t]
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
[9]
[10]
Clarke, Liz, The Essence of Change, Prentice Hall
International Ltd., UK, 1994, hal. 1, 40
Greiner, Larry E., Evolution and Revolution as
Organizations Grow, Harvard Business Review,
USA, 1972.
Oetomo, Budi S.D., Sistem Informasi Perusahaan
Makin Dibutuhkan, Harian Bernas, ISSN 0215-3343;
Minggu Pahing, 13 Oktober 2002.
McFarlan, Warren and James L. McKenney,
Corporate
Information
System
Management,
Homewood, Illinois, Richard D. Irwin, Inc., 1983.
Indrajit, Richardus E., Pengantar Konsep Dasar :
Manajemen Sistem Informasi dan PT. Elex Media
Komputindo, Jakarta, 200l.
Morton, Michael S. Scott, The Corporation of the
1990s: Information Technology and Organizational
Transformation, Sloan School of
Management,
Oxford University Press, Inc, 1991.
Peppard, Joe dan Rowland, Philip, The Essence of
Business Process Re-engineering, Prentice Hall
International, UK, 1995
Subiyakto, A ang, Pengembangan SIM Akademik:
Studi Kasus Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, STTIBI, Jakarta, 2007.
Grindley, Kit dan Humble, John, The Effective
Computer: A Management by Objectives Approach,
McGraw-Hill, UK, 1973.
Hammer, Michael dan James Champy, Reengineering
the Corporation: A Manifesto for Business
Revolution, Nicholas Brealey Publishing, London,
1993