SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL audit (2)
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL (SPI)
PENGENDALIAN DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Pengertian Sistem Pengendalian Internal (SPI)
Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang
dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga
keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang
telah ditetapkan.
Sistem Pengendalian Internal yang handal dan efektif dapat memberikan informasi yang tepat
bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun
kebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.
Sistem Pengendalian Internal berfungsi sebagai pengatur sumberdaya yang telah ada untuk
dapat difungsikan secara maksimal guna memperoleh pengembalian (gains) yang maksimal
pula dengan pendekatan perancangan yang menggunakan asas Cost-Benefit.
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :
1.
Menjaga kekayaan organisasi.
2.
Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3.
Mendorong efisiensi.
4.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu
Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern
Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya
adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh :
adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi)
Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian
diambil tindakan.
Secara struktural pihak-pihak yang bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam
perancangan dan pengawasan Sistem Pengendalian Internal meliputi :
·
·
·
·
Chief Executive Officer (CEO)
Chief Financial Officer (CFO)
Controller / Director Of Accounting & Financial
Internal Audit Comitee
Menjaga kekayaan organisasi
Mengecek ketelitian dan keandalan
data akuntansi
Tujuan Pokok Sistem
Pengendalian Intern
Mendorong efisiensi
Mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal
a. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatankegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan
pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan
pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan
departemen keuangan dan umum. Departemen-departemen ini kemudian terbagi-bagi
lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam
organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam
perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi
yang memiliki
kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan
adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.
Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat
peristiwa keuangan perusahaan.
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu
transaksi
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang
cukup terhadap Aktiva, Utang, pendapatan dan biaya
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu
dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk
otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu
penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan
otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik
akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi
dengan ketelitian dan keandalan (realibility) yang tinggi. Dengan demikian sistem
otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya,
sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti
dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu
organisasi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan
praktik yang sehat adalah
Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan
alat yang memberikan otorisasi terlaksananya transasksi.
Pemeriksaan
mendadak
(surprised
audit).
Pemeriksaan
mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan
diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu
orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit
organisasi lain.
Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara
rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,
sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan
diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk
menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan
akuntansinya.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unturunsur sistem pengndalian yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara
berikut ini dapat ditempuh :
Seleksi calon karyawan
berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan
sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen
harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan
menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang
menduduki jabatan tersebut.
Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan,
sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh karyawan yang
kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi karyawan untuk mengisi jabatan
masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi
akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description) dan telah
menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan demikian pada seleksi
karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah digunakan persyaratan jabatan tersebut
sebagai kriteria seleksi.
Tujuan Sistem Pengendalian Internal
1. Menjaga kekayaaan dan catatan organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi dengan menggunakan sumber daya dan sarana. Secara berdaya
guna dan berhasil guna.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor
yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.
1. Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan
dan karyawannya (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak
dikerjakan). Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana
kegiatan
operasi
suatu
perusahaan
harus
dikerjakan
(Filosofi
perusahaan
dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
2. Struktur Organisasi
Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi.
Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada
dalam suatu perusahaan (desentralisasi maupun sentralisasi).
3. Dewan Komisaris Dan Audit Komite
Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak
manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas
manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan
komisaris)
Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan
terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.
4. Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab
Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang
penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu
bagan organisasi.
5. Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen.
Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan
pertanggung jawaban dan audit internal.
6. Kebijakkan dan praktik kepegawaian
Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi,
penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai
tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.
7. Pengaruh Ekstern
Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun
pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada
pengendalian intern perusahaan.
Yang Bertanggung Jawab Atas Pengendalian Intern Akuntansi
Tanggung jawab untuk mengembangkan dan mengoperasikan pengendalian intern akuntansi
yang baik dalam perusahaan adalah terletak ditangan manajemen puncak, karena dipundak
merekalah tanggungjawab atas pengelolaan dana yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan
terletak.
Konsep Yang Salah Mengenai Sistem Pengendalian Intern
Konsep salah yg seringkali dilakukan oleh manajemen puncak adalah
a. sistem pengendalian intern dikira merupakan tanggung jawab direktur keuangan saja
b. adanya persepsi bahwa sistem pengendalian intern dapat menggantikan kekurangahliannya dalam mengelola perusahaan
c. sistem pengendalian intern seringkali disamakan dgn unit organisasi yg disebut dgn
satuan pengawas intern dalam perusahaan
d. adanya pendapat bahwa perancangan dan penerapan sistem pengendalian intern
merupakan tanggung jawab satuan pengawas intern
Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Akuntansi
Secara garis besar, pendekatan untuk merancang pengendalian intern akuntansi adalah
bertitik tolak dari 2 tujuan sistem, yaitu
1. Menjaga kekayaan perusahaan
a. penggunaan kekayaan perusahaan hanya melelui sistem otorisasi yg telah
ditetapkan
pembatasan akses langsung terhadap kekayaan
pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan
b. Pertanggungjawaban
kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada
pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan
yg sesungguhnya ada
Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
a. pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yg telah ditetapkan
pemberian otorisasi oleh pejabat yg berwenang
pelaksanaan transaksi sesuai dgn otorisasi yg diberikan oleh pejabat yg
berwenang
b. pencatatan transaksi yg terjadi dalam catatan akuntansi
pencatatan semua transaksi yg terjadi
transaksi yg dicatat adalah benar-benar terjadi
transaksi dicatat dalam jumlah yg benar
transaksi dicatat dalam periode akuntansi yg seharusnya
transaksi dicatat dgn penggolongan yg seharusnya
transaksi dicatat & diringkas dgn teliti
Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingungan Pengolahan Data Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam
akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People
Oriented). Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi
pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada
komputer (Computer Oriented). Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan
Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Perbedaan karakteristik Sistem Manual dengan Sistem Komputer
Pengendalian Intern Akuntansi dalam
Pengendalian Intern Akuntansi dalam Sistem
Sistem Manual
Komputer
Pembagian tanggung jawab pelaksanaan Karena ketelitian & kecepatan pengolahan
suatu transaksi ke tangan beberapa orang data dgn komputer, lebih sedikit diperlukan
atau departemen agar tercipta adanya cek cek silang dalam pengolahan data, terutama
silang
(cross-check)
dan
spesialisasi yg
pekerjaan klerikal
Dilakukan
menyangkut
perhitungan
dalam
pengolahan data akuntansi
pemeriksaan
secara
visual Komputer
dapat
melakukan
berbagai
terhadap transaksi penting & dokumen yg pemeriksaan (edit) yg semula dilakukan oleh
diproses melalui sistem
manusia
melalui
program
sehingga
mengurangi
komputer,
pekerjaan
editing
dokumen secara visual
Manual
system
menitikberatkan Sistem
komputer
menitikberatkan
pengendalian di tangan manusia, yg dicapai pengendalian melalui program komputer,
dgn
pembagian
tanggung
jawab sehingga
pembagian
tanggung
jawab
pelaksanaan transaksi ke beberapa orang fungsional dalam pelaksanaan transaksi
atau bagian
dapat dikurangi
Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi
menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk
melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan
standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas
pengolahan data
1. Organisasi
Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi
pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh
fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan
oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi
akuntansi.
Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud
program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan
metode pengendalian yang khusus.
Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi
operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi
(pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan
silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer,
program komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus
dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang
sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima
dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu
diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :
a. Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan
kewajaran terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b. Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
c. Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
2. Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :
a. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru
b. Prosedur pengujian program.
c. Prosedur pengubahan program.
d. Dokumentasi.
3. Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :
a. Operasi konversi data.
b. Operasi Komputer.
c. Perpustakaan.
d. Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam
bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online
processing. Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
a. Akses ruangan komputer yang terbatas
b. pembuatan instruksi yang jelas mengenai perubahan data dokumen sumber jadi
machine-readable form
c. password yang digunakan untuk mengatur penggunaan komputer
d. Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan
oleh karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi :
prosedur dalam penyimpanan
e. penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer
f. prosedur pembuatan backup
g. pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan
Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi (application controls) adalah sistem pengendalian intern komputer
yang berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah ditentukan (setiap aplikasi
berbeda karateristik dan kebutuhan pengendaliannya). Misalnya komputerisasi kepegawaian
tentu berbeda resiko dan kebutuhan pengendaliannya dengan sistem komputerisasi penjualan,
apalagi bila sistem penjualan tersebut didesain web-based atau E-Commerce.
Tujuan pengendalian aplikasi
1. menjamin bahwa semua transaksi yg telah diotorisasi telah diproses sekali saja secara
lengkap
2. menjamin bahwa data transaksi lengkap & teliti
3. menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar & sesuai dgn keadaan
4. menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yg telah ditetapkan
5. menjamin bahwa aplikasi dapat terus-menerus berfungsi
Pengendalian Aplikasi dapat dibagi menjadi Pengendalian Preventif dan Pengendalian
Detektif
1. Pengendalian Preventif
2. mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi
Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan
aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan
pengendalian manajemen dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :
1.
Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
2.
Pembagian tugas.
3.
Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
4.
Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
5.
Pengecekan independen terhadap kinerja.
Penggunaan Wewenang Secara Tepat
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu
dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk
otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini
akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas
transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya
penyelewengan transaksi kepada orang lain.
Pembagian Tugas
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi
(pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan
akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada
fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka
kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga
informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai
akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
Dokumen dan Catatan yang Memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang
memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara
memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi
yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu
organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara
tepat)
Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan
catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi
perusahaan.
Pengecekan independen terhadap kinerja
Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik
dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit
organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit
fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan
yang menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada
orang yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented).
Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu
pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke
sistem yang berorientasi pada komputer (Computer Oriented).
Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan
Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian
Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan
untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi,
prosedur
dan standar
untuk perubahan
program, pengembangan sistem
dan
pengoperasian fasilitas pengolahan data.
Organisasi
Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi
fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan
oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan
oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.
Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut
seringkali digabung dalam wujud program komputer, sehingga penggabungan ketiga
fungsi tersebut memerlukan metode pengendalian yang khusus.
Contoh, dalam sistem manual persediaan barang,
pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan
(gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode
dapat dilakukan pengecekkan silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa
persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer dirancang untuk membuat
keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen
Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan
terhadap barang yang diterima dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern
dalam lingkungan PDE, maka perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a.
Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b.
Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c.
Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :
a.
Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran
terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b.
Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
c.
Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :
a.
Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
b.
Prosedur pengujian program.
c.
Prosedur pengubahan program.
d.
Dokumentasi.
Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :
a.
Operasi konversi data.
b.
Operasi Komputer.
c.
Perpustakaan.
d.
Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam
bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online processing.
Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan instruksi yang jelas mengenai
perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable form, password yang digunakan
untuk mengatur penggunaan komputer.
Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh
karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi :
prosedur dalam penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer,
prosedur pembuatan backup, pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan
dalam perpustakaan.
Keterbatasan Sistem Pengendalian Internal
1. Kesalahan dalam pertimbangan.
2. Pengendalian tak mengarah pada seluruh transaksi.
Istilah-istilah penting Sistem Pengendalian Internal
a. Kondisi Terlaporkan (Reportable Condition)
b. Kelemahan Material (Material Weakness)
c. Kompensasi Pengendalian (Compensating Control)
Jenis-jenis Sistem Pengendalian Internal
1. Pengendalian Akuntansi
Pengertian
Pengendalian akuntansi (accounting control) adalah suatu pengendalian yang termasuk dalam
unsur pengendalian internal poin 1 dan 2 yang meliputi rencana, prosedur dan pencatatan
untuk mencegah terjadinya inefisiensi. Pengendalian ini menjamin bahwa semua transaksi
dilaksanakan sesuai otorisasi manajemen. Transaksi dicatat sesuai dengan Standar Akuntansi.
Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian akuntansi mencakup semua aspek dari transaksi-transaksi keuangan seperti
misalnya pembayaran kas, penerimaan kas, arus dana, investasi yang bijaksana dan
pengamanan dana dari penggunaan yang tidak syah.
v Tujuan
Tujuan utama dari pengendalian akuntansi adalah:
a. Menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan.
b. Memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi.
Pengendalian akuntansi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga memberikan jaminan
yang cukup beralasan atau meyakinkan terhadap:
a.
Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan wewenang manajemen, baik yang sifatnya
umum maupun yang sifatnya khusus
b. Transaksi-transaksi perlu dicatat untuk :
ü Penyusunan laporan keuangan
ü Menjaga pertanggungjawaban atas kekayaan
ü Pemakaian harta kekayaan perusahaan hanya diijinkan bila ada wewenang dari manajemen
c. Bahwa harta kekayaan perusahaan menurut catatan sama besarnya dengan kekayaan riil
v Bentuk-bentuk Pengendalian Akuntansi
a.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum adalah suatu pengendalian terhadap semua aktivitas pemrosesan
data dengan komputer, hal ini meliputi pemisahan tanggung jawab dan fungsi pengolahan
data.
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan
untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi: Organisasi, prosedur
dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas
pengolahan data.
Yang termasuk dalam pengendalian umum diantranya :
§ Pengendalian organisasi dan operasi
§ Pengendalian dalam pengembangan sistem
§ Pengendalian atas Dokumentasi
§ Pengendalian perangkat keras, perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak sistem
lainnya
§ Pengendalian penggunaan komputer, fasilitas dan datanya
b.
Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi adalah suatu pengendalian yang mencakup semua, pengawasan
transaksi dan penggunaan program- program aplikasi dikomputer. Untuk menjaga agar setiap
transaksi mendapat otorisasi serta dicatat, diklasifikasikan, diproses, dan dilaporkan dengan
benar.
Tujuan dari pengendalian aplikasi adalah untuk mencegah atau mendeteksi adanya
penyelewengan akan aplikasi program yang diterapkan pada sistem perusahaan.
2. Pengendalian Administrasi
Ø Pengertian
Pengendalian administrasi (administrative control) adalah suatu pengendalian yang
termasuk dalam unsur pengendalian internal pada poin 3 dan 4 yang meliputi rencana,
prosedur dan pencatatan yang mendorong efisiensi dan ditaatinya kebijakan manajemen yang
ditetapkan.
Pengendalian administrasi dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi).
Pengendalian administratif mendukung pengendalian akuntansi yang berorientasi pada
manajemen.
Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian
diambil tindakan.
Yang termasuk dalam pengendalian administratif, yaitu:
a. Pengendalian perencanaan, yang terdiri dari anggaran penjualan (sales budget), perencanaan
induk (master plan), perennaan jaga-jaga (contingency plan), peramalan arus kas (cash flow
forecast) dan pengendalian perediaan (inventory control)
b.
Pengendalian personil, yang terdiri dari recruitment,
pekerjaan, administrasi gaji, promosi dan transfer
pelatihan,
evaluasi
c. Pengendalian standar operasi, yang terdiri dari standar yang harus dikerjakan dan system
untuk melaporkan penyimpangan
Ø Tujuan
Pengendalian administratif memiliki tujuan utama:
1)
2)
Meningkatkan efisiensi operasi kegiatan
Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan
Ø Bentuk-bentuk Pengendalian Administrasi
a.
Pengendalian umpan balik
Pengendalian umpan balik adalah suatu proses mengukur keluaran (output) dari
sistem yang membandingkan dengan suatu terstandar tertentu. Bilamana terjadi perbedaanperbedaan atau penyimpangan maka akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan (input)
sistem selanjutnya. Pada sistem ini keluaran (output) tidak ikut andil dalam aksi
pengendalian. Di sini kinerja kontroler tidak bisa dipengaruhi oleh input atau masukan
referensi.
b.
Pengendalian umpan maju
Pengendalian umpan maju atau disebut juga dengan istilah umpan balik positif adalah
mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif. Sistem
pengendalian umpan maju merupakan perkembangan dari sistem umpan balik. Supaya suatu
keluaran (output) dapat menghasilkan umpan balik yang positif maka pengendalian tidak
boleh diukur dari keluarannya tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Dan selama
proses terjadi didalam sistem maka selalu dilakukan pengamatan dan cepat-cepat diatasi bila
mulai terjadi penyimpangan, sebelum terlanjur fatal pada keluarannya. Pengendalian jenis ini
adalah suatu sistem pengaturan dimana sistem keluaran pengendalian ikut andil dalam aksi
kendali.
PENGENDALIAN DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Pengertian Sistem Pengendalian Internal (SPI)
Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang
dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga
keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang
telah ditetapkan.
Sistem Pengendalian Internal yang handal dan efektif dapat memberikan informasi yang tepat
bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun
kebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.
Sistem Pengendalian Internal berfungsi sebagai pengatur sumberdaya yang telah ada untuk
dapat difungsikan secara maksimal guna memperoleh pengembalian (gains) yang maksimal
pula dengan pendekatan perancangan yang menggunakan asas Cost-Benefit.
Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :
1.
Menjaga kekayaan organisasi.
2.
Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3.
Mendorong efisiensi.
4.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu
Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern
Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya
adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh :
adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi)
Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian
diambil tindakan.
Secara struktural pihak-pihak yang bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam
perancangan dan pengawasan Sistem Pengendalian Internal meliputi :
·
·
·
·
Chief Executive Officer (CEO)
Chief Financial Officer (CFO)
Controller / Director Of Accounting & Financial
Internal Audit Comitee
Menjaga kekayaan organisasi
Mengecek ketelitian dan keandalan
data akuntansi
Tujuan Pokok Sistem
Pengendalian Intern
Mendorong efisiensi
Mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal
a. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatankegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan
pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan
pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan
departemen keuangan dan umum. Departemen-departemen ini kemudian terbagi-bagi
lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam
organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam
perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi
yang memiliki
kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan
adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.
Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat
peristiwa keuangan perusahaan.
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu
transaksi
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang
cukup terhadap Aktiva, Utang, pendapatan dan biaya
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu
dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk
otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu
penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan
otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik
akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi
dengan ketelitian dan keandalan (realibility) yang tinggi. Dengan demikian sistem
otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya,
sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti
dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu
organisasi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan
praktik yang sehat adalah
Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan
alat yang memberikan otorisasi terlaksananya transasksi.
Pemeriksaan
mendadak
(surprised
audit).
Pemeriksaan
mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan
diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu
orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit
organisasi lain.
Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara
rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,
sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan
diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk
menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan
akuntansinya.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unturunsur sistem pengndalian yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara
berikut ini dapat ditempuh :
Seleksi calon karyawan
berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan
sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen
harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan
menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang
menduduki jabatan tersebut.
Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan,
sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh karyawan yang
kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi karyawan untuk mengisi jabatan
masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi
akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description) dan telah
menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan demikian pada seleksi
karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah digunakan persyaratan jabatan tersebut
sebagai kriteria seleksi.
Tujuan Sistem Pengendalian Internal
1. Menjaga kekayaaan dan catatan organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi dengan menggunakan sumber daya dan sarana. Secara berdaya
guna dan berhasil guna.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor
yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.
1. Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan
dan karyawannya (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak
dikerjakan). Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana
kegiatan
operasi
suatu
perusahaan
harus
dikerjakan
(Filosofi
perusahaan
dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
2. Struktur Organisasi
Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi.
Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada
dalam suatu perusahaan (desentralisasi maupun sentralisasi).
3. Dewan Komisaris Dan Audit Komite
Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak
manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas
manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan
komisaris)
Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan
terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.
4. Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab
Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang
penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu
bagan organisasi.
5. Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen.
Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan
pertanggung jawaban dan audit internal.
6. Kebijakkan dan praktik kepegawaian
Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi,
penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai
tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.
7. Pengaruh Ekstern
Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun
pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada
pengendalian intern perusahaan.
Yang Bertanggung Jawab Atas Pengendalian Intern Akuntansi
Tanggung jawab untuk mengembangkan dan mengoperasikan pengendalian intern akuntansi
yang baik dalam perusahaan adalah terletak ditangan manajemen puncak, karena dipundak
merekalah tanggungjawab atas pengelolaan dana yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan
terletak.
Konsep Yang Salah Mengenai Sistem Pengendalian Intern
Konsep salah yg seringkali dilakukan oleh manajemen puncak adalah
a. sistem pengendalian intern dikira merupakan tanggung jawab direktur keuangan saja
b. adanya persepsi bahwa sistem pengendalian intern dapat menggantikan kekurangahliannya dalam mengelola perusahaan
c. sistem pengendalian intern seringkali disamakan dgn unit organisasi yg disebut dgn
satuan pengawas intern dalam perusahaan
d. adanya pendapat bahwa perancangan dan penerapan sistem pengendalian intern
merupakan tanggung jawab satuan pengawas intern
Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Akuntansi
Secara garis besar, pendekatan untuk merancang pengendalian intern akuntansi adalah
bertitik tolak dari 2 tujuan sistem, yaitu
1. Menjaga kekayaan perusahaan
a. penggunaan kekayaan perusahaan hanya melelui sistem otorisasi yg telah
ditetapkan
pembatasan akses langsung terhadap kekayaan
pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan
b. Pertanggungjawaban
kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada
pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan
yg sesungguhnya ada
Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
a. pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yg telah ditetapkan
pemberian otorisasi oleh pejabat yg berwenang
pelaksanaan transaksi sesuai dgn otorisasi yg diberikan oleh pejabat yg
berwenang
b. pencatatan transaksi yg terjadi dalam catatan akuntansi
pencatatan semua transaksi yg terjadi
transaksi yg dicatat adalah benar-benar terjadi
transaksi dicatat dalam jumlah yg benar
transaksi dicatat dalam periode akuntansi yg seharusnya
transaksi dicatat dgn penggolongan yg seharusnya
transaksi dicatat & diringkas dgn teliti
Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingungan Pengolahan Data Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam
akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People
Oriented). Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi
pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada
komputer (Computer Oriented). Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan
Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Perbedaan karakteristik Sistem Manual dengan Sistem Komputer
Pengendalian Intern Akuntansi dalam
Pengendalian Intern Akuntansi dalam Sistem
Sistem Manual
Komputer
Pembagian tanggung jawab pelaksanaan Karena ketelitian & kecepatan pengolahan
suatu transaksi ke tangan beberapa orang data dgn komputer, lebih sedikit diperlukan
atau departemen agar tercipta adanya cek cek silang dalam pengolahan data, terutama
silang
(cross-check)
dan
spesialisasi yg
pekerjaan klerikal
Dilakukan
menyangkut
perhitungan
dalam
pengolahan data akuntansi
pemeriksaan
secara
visual Komputer
dapat
melakukan
berbagai
terhadap transaksi penting & dokumen yg pemeriksaan (edit) yg semula dilakukan oleh
diproses melalui sistem
manusia
melalui
program
sehingga
mengurangi
komputer,
pekerjaan
editing
dokumen secara visual
Manual
system
menitikberatkan Sistem
komputer
menitikberatkan
pengendalian di tangan manusia, yg dicapai pengendalian melalui program komputer,
dgn
pembagian
tanggung
jawab sehingga
pembagian
tanggung
jawab
pelaksanaan transaksi ke beberapa orang fungsional dalam pelaksanaan transaksi
atau bagian
dapat dikurangi
Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi
menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk
melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan
standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas
pengolahan data
1. Organisasi
Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi
pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh
fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan
oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi
akuntansi.
Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud
program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan
metode pengendalian yang khusus.
Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi
operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi
(pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan
silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer,
program komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus
dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang
sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima
dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu
diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :
a. Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan
kewajaran terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b. Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
c. Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
2. Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :
a. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru
b. Prosedur pengujian program.
c. Prosedur pengubahan program.
d. Dokumentasi.
3. Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :
a. Operasi konversi data.
b. Operasi Komputer.
c. Perpustakaan.
d. Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam
bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online
processing. Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
a. Akses ruangan komputer yang terbatas
b. pembuatan instruksi yang jelas mengenai perubahan data dokumen sumber jadi
machine-readable form
c. password yang digunakan untuk mengatur penggunaan komputer
d. Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan
oleh karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi :
prosedur dalam penyimpanan
e. penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer
f. prosedur pembuatan backup
g. pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan
Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi (application controls) adalah sistem pengendalian intern komputer
yang berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah ditentukan (setiap aplikasi
berbeda karateristik dan kebutuhan pengendaliannya). Misalnya komputerisasi kepegawaian
tentu berbeda resiko dan kebutuhan pengendaliannya dengan sistem komputerisasi penjualan,
apalagi bila sistem penjualan tersebut didesain web-based atau E-Commerce.
Tujuan pengendalian aplikasi
1. menjamin bahwa semua transaksi yg telah diotorisasi telah diproses sekali saja secara
lengkap
2. menjamin bahwa data transaksi lengkap & teliti
3. menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar & sesuai dgn keadaan
4. menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yg telah ditetapkan
5. menjamin bahwa aplikasi dapat terus-menerus berfungsi
Pengendalian Aplikasi dapat dibagi menjadi Pengendalian Preventif dan Pengendalian
Detektif
1. Pengendalian Preventif
2. mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi
Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan
aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan
pengendalian manajemen dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :
1.
Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
2.
Pembagian tugas.
3.
Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
4.
Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
5.
Pengecekan independen terhadap kinerja.
Penggunaan Wewenang Secara Tepat
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu
dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk
otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini
akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas
transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya
penyelewengan transaksi kepada orang lain.
Pembagian Tugas
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi
(pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan
akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada
fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka
kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga
informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai
akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
Dokumen dan Catatan yang Memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang
memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara
memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi
yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu
organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara
tepat)
Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan
catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi
perusahaan.
Pengecekan independen terhadap kinerja
Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik
dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit
organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit
fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan
yang menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada
orang yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented).
Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu
pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke
sistem yang berorientasi pada komputer (Computer Oriented).
Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan
Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian
Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan
untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi,
prosedur
dan standar
untuk perubahan
program, pengembangan sistem
dan
pengoperasian fasilitas pengolahan data.
Organisasi
Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi
fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan
oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan
oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.
Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut
seringkali digabung dalam wujud program komputer, sehingga penggabungan ketiga
fungsi tersebut memerlukan metode pengendalian yang khusus.
Contoh, dalam sistem manual persediaan barang,
pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan
(gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode
dapat dilakukan pengecekkan silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa
persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer dirancang untuk membuat
keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen
Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan
terhadap barang yang diterima dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern
dalam lingkungan PDE, maka perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a.
Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b.
Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c.
Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :
a.
Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran
terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b.
Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
c.
Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :
a.
Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
b.
Prosedur pengujian program.
c.
Prosedur pengubahan program.
d.
Dokumentasi.
Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :
a.
Operasi konversi data.
b.
Operasi Komputer.
c.
Perpustakaan.
d.
Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam
bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online processing.
Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan instruksi yang jelas mengenai
perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable form, password yang digunakan
untuk mengatur penggunaan komputer.
Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh
karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi :
prosedur dalam penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer,
prosedur pembuatan backup, pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan
dalam perpustakaan.
Keterbatasan Sistem Pengendalian Internal
1. Kesalahan dalam pertimbangan.
2. Pengendalian tak mengarah pada seluruh transaksi.
Istilah-istilah penting Sistem Pengendalian Internal
a. Kondisi Terlaporkan (Reportable Condition)
b. Kelemahan Material (Material Weakness)
c. Kompensasi Pengendalian (Compensating Control)
Jenis-jenis Sistem Pengendalian Internal
1. Pengendalian Akuntansi
Pengertian
Pengendalian akuntansi (accounting control) adalah suatu pengendalian yang termasuk dalam
unsur pengendalian internal poin 1 dan 2 yang meliputi rencana, prosedur dan pencatatan
untuk mencegah terjadinya inefisiensi. Pengendalian ini menjamin bahwa semua transaksi
dilaksanakan sesuai otorisasi manajemen. Transaksi dicatat sesuai dengan Standar Akuntansi.
Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.
Pengendalian akuntansi mencakup semua aspek dari transaksi-transaksi keuangan seperti
misalnya pembayaran kas, penerimaan kas, arus dana, investasi yang bijaksana dan
pengamanan dana dari penggunaan yang tidak syah.
v Tujuan
Tujuan utama dari pengendalian akuntansi adalah:
a. Menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan.
b. Memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi.
Pengendalian akuntansi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga memberikan jaminan
yang cukup beralasan atau meyakinkan terhadap:
a.
Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan wewenang manajemen, baik yang sifatnya
umum maupun yang sifatnya khusus
b. Transaksi-transaksi perlu dicatat untuk :
ü Penyusunan laporan keuangan
ü Menjaga pertanggungjawaban atas kekayaan
ü Pemakaian harta kekayaan perusahaan hanya diijinkan bila ada wewenang dari manajemen
c. Bahwa harta kekayaan perusahaan menurut catatan sama besarnya dengan kekayaan riil
v Bentuk-bentuk Pengendalian Akuntansi
a.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum adalah suatu pengendalian terhadap semua aktivitas pemrosesan
data dengan komputer, hal ini meliputi pemisahan tanggung jawab dan fungsi pengolahan
data.
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan
untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi: Organisasi, prosedur
dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas
pengolahan data.
Yang termasuk dalam pengendalian umum diantranya :
§ Pengendalian organisasi dan operasi
§ Pengendalian dalam pengembangan sistem
§ Pengendalian atas Dokumentasi
§ Pengendalian perangkat keras, perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak sistem
lainnya
§ Pengendalian penggunaan komputer, fasilitas dan datanya
b.
Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi adalah suatu pengendalian yang mencakup semua, pengawasan
transaksi dan penggunaan program- program aplikasi dikomputer. Untuk menjaga agar setiap
transaksi mendapat otorisasi serta dicatat, diklasifikasikan, diproses, dan dilaporkan dengan
benar.
Tujuan dari pengendalian aplikasi adalah untuk mencegah atau mendeteksi adanya
penyelewengan akan aplikasi program yang diterapkan pada sistem perusahaan.
2. Pengendalian Administrasi
Ø Pengertian
Pengendalian administrasi (administrative control) adalah suatu pengendalian yang
termasuk dalam unsur pengendalian internal pada poin 3 dan 4 yang meliputi rencana,
prosedur dan pencatatan yang mendorong efisiensi dan ditaatinya kebijakan manajemen yang
ditetapkan.
Pengendalian administrasi dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi).
Pengendalian administratif mendukung pengendalian akuntansi yang berorientasi pada
manajemen.
Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian
diambil tindakan.
Yang termasuk dalam pengendalian administratif, yaitu:
a. Pengendalian perencanaan, yang terdiri dari anggaran penjualan (sales budget), perencanaan
induk (master plan), perennaan jaga-jaga (contingency plan), peramalan arus kas (cash flow
forecast) dan pengendalian perediaan (inventory control)
b.
Pengendalian personil, yang terdiri dari recruitment,
pekerjaan, administrasi gaji, promosi dan transfer
pelatihan,
evaluasi
c. Pengendalian standar operasi, yang terdiri dari standar yang harus dikerjakan dan system
untuk melaporkan penyimpangan
Ø Tujuan
Pengendalian administratif memiliki tujuan utama:
1)
2)
Meningkatkan efisiensi operasi kegiatan
Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan
Ø Bentuk-bentuk Pengendalian Administrasi
a.
Pengendalian umpan balik
Pengendalian umpan balik adalah suatu proses mengukur keluaran (output) dari
sistem yang membandingkan dengan suatu terstandar tertentu. Bilamana terjadi perbedaanperbedaan atau penyimpangan maka akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan (input)
sistem selanjutnya. Pada sistem ini keluaran (output) tidak ikut andil dalam aksi
pengendalian. Di sini kinerja kontroler tidak bisa dipengaruhi oleh input atau masukan
referensi.
b.
Pengendalian umpan maju
Pengendalian umpan maju atau disebut juga dengan istilah umpan balik positif adalah
mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif. Sistem
pengendalian umpan maju merupakan perkembangan dari sistem umpan balik. Supaya suatu
keluaran (output) dapat menghasilkan umpan balik yang positif maka pengendalian tidak
boleh diukur dari keluarannya tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Dan selama
proses terjadi didalam sistem maka selalu dilakukan pengamatan dan cepat-cepat diatasi bila
mulai terjadi penyimpangan, sebelum terlanjur fatal pada keluarannya. Pengendalian jenis ini
adalah suatu sistem pengaturan dimana sistem keluaran pengendalian ikut andil dalam aksi
kendali.