Perancangan E Office Yang Terintegrasi D
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
421
Perancangan E-Office Yang Terintegrasi Dengan E-Mail
(Studi Kasus: Pemerintah Kota Salatiga)
Budi Haryanto*), Lukito Edi Nugroho**), Wing Wahyu Winarno***)
Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Universitas Gadjah Mada
E-Mail: *budi.cio14@mail.ugm.ac.id, **lukito@ugm.ac.id, ***wing@mail.ugm.ac.id
Abstrak
Kota Salatiga terdiri dari 4 kecamatan dan 23 kelurahan dimana seluruh instansi di
lingkup Pemerintah Kota Salatiga telah terhubung dalam satu jaringan. Namun
kegiatan operasional surat menyurat masih dikelola dan didistribusikan secara manual.
Infrastruktur jaringan yang sudah dimiliki oleh Pemerintah Kota Salatiga memiliki
potensi untuk pengembangan sistem perkantoran secara elektronis ( e-office) sehingga
dapat mempercepat dan memperlancar proses pengelolaan dan pendistribusian surat.
Sistem e-office yang dirancang akan diintergrasikan dengan e-mail resmi pemerintah
sehingga pengguna mendapatkan notifikasi berupa e-mail jika terdapat surat yang baru
masuk ke dalam sistem e-office. Integrasi sistem e-office dengan e-mail memberikan
beberapa keuntungan, yaitu single sign on , paperless, fast delivery, real time, easy
tracking, dan mobile access. Dalam artikel ini penulis menyajikan beberapa langkah
dalam pengembangan sistem e-office yang terintegrasi dengan e-mail dengan
menggunakan model evolutionary prototyping dimana prototipe diperbaiki berulangulang hingga diterima oleh pengguna. Penulis melakukan observasi untuk
merumuskan kebutuhan pengguna dan dilanjutkan dengan membuat rancangan sistem.
Penulis berharap agar sistem e-office yang sudah dirancang dapat dikembangkan
untuk mendukung percepatan penerapan e-government di lingkungan Pemerintah Kota
Salatiga.
Kata Kunci: perancangan, sistem, pemerintah, e-office, e-mail, integrasi
1. PENDAHULUAN
Kota Salatiga merupakan salah satu dari
35 Kabupaten / Kota di Provinsi Jawa
Tengah yang terdiri dari 4 kecamatan dan 23
kelurahan. Dalam kegiatan pemerintahan,
surat-menyurat masih didistribusikan secara
manual dan sistem penelusuran surat belum
tersedia. Keseluruhan instansi, baik dinas,
badan, kantor, kecamatan, dan kelurahan di
lingkungan Pemerintah Kota Salatiga sudah
terhubung dalam sebuah jaringan, sehingga
semua komputer sudah saling terhubung.
Namun kondisi saat ini, jaringan yang ada
digunakan sebatas untuk mengakses internet
dan beberapa sistem intranet. Pemerintah
Kota Salatiga juga mempunyai e-mail resmi
yang digunakan untuk surat-menyurat
dengan instansi lain namun dimanfaatkan
dengan baik. Kedua potensi tersebut dapat
dimanfaatkan
untuk
mengembangkan
berbagai sistem yang mendukung egovernment.
E-office
adalah
suatu
sistem
administrasi secara maya yang memusatkan
ISBN: 979-26-0280-1
komponen-komponen sebuah organisasi
dimana data, informasi, dan komunikasi
dibuat melalui media telekomunikasi[1].
Istilah lain untuk e-office adalah office
automation[2] yang mencakup semua sistem
elektronik formal dan informal yang
berkaitan dengan komunikasi informasi dari
dan ke orang lain, baik di dalam maupun ke
luar organisasi. E-office juga diterjemahkan
dengan
istilah
sistem
otomatisasi
perkantoran, yaitu sistem yang digunakan
untuk
pengelolaan
dokumen
secara
elektronik yang mampu menangani semua
permasalahan surat masuk dan keluar, baik
yang bersifat eksternal maupun internal di
sebuah organisasi secara umum[3].
Penelitian mengenai sistem e-office
sebelumnya terbatas pada lingkup kerja
masing-masing telah dibuat di Fakultas
Teknik
Universitas
Gadjah
Mada
Yogyakarta[4], Jurusan Teknologi Informasi
UMY[5], Pusat Litbang Jalan dan
Jembatan[6], dan Dinas Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Provinsi DIY[3]. Hartono
422
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
dalam penelitiannya merancang sistem eoffice yang diintegrasikan dengan SMS di
Pemerintah Kota Yogyakarta[7]. Sedangkan
tujuan penelitian ini adalah membuat sebuah
rancangan sistem e-office berbasis web yang
diintegrasikan dengan e-mail pemerintah
daerah. Sistem e-office yang dirancang
menawarkan solusi untuk mengoptimalkan
fungsi jaringan yang ada sekaligus juga
untuk meningkatkan efisiensi kerja dengan
adanya
sistem
pengolahan
dan
pendistribusian surat secara elektronis.
2. METODE
Penelitian ini menggunakan model
prototyping. Menurut Bell[8], ada dua jenis
model prototyping, yaitu throwaway dan
evolutionary. Model throwaway prototyping
membangun berbagai versi sistem dengan
tool sederhana dan kemudian tidak
digunakan lagi. Hal ini biasanya digunakan
untuk
demonstrasi
sistem
yang
menggambarkan fungsi utama, namun pada
akhirnya sistem akan dibangun ulang dengan
menggunakan metode lain yang lebih sesuai.
Sedangkan evolutionary prototyping adalah
model dimana versi prototipe yang dibuat di
awal akan dikembangkan untuk versi final
dan sistem dibangun tahap demi tahap
menjadi sistem yang utuh.
Identifikasi
kebutuhan
Mengembangkan
prototype
3. ANALISA PERMASALAHAN
DAN KEBUTUHAN
Cek oleh pengguna
Diterima
pengguna ?
Model yang digunakan dalam penelitian
ini adalah evolutionary prototyping yang
memberikan kejelasan sistem sejak awal
karena
adanya
komunikasi
antara
pengembang
dengan
pengguna
dan
memungkinkan
identifikasi
kebutuhan
pengguna melalui perulangan tahapan hingga
sistem siap untuk digunakan. Model
evolutionary
prototyping
mempunyai
beberapa tahapan. Tahap pertama adalah
identifikasi kebutuhan pengguna yang
merupakan tahap analisis menyeluruh
sebagai spesifikasi awal sebuah sistem.
Dilanjutkan dengan pengembangan prototipe
yang dibangun melalui desain, dokumentasi,
dan verifikasi secara menyeluruh. Tahap
yang terakhir adalah tahap iterasi dalam
memperbaiki
prototipe
berulang-ulang
hingga prototipe memenuhi kebutuhan
pengguna.
Sistem e-office pada penelitian ini
dirancang
menggunakan
server
web
Apache[9], server database MySQL[10],
bahasa pemrograman menggunakan PHP,
serta menggunakan framework Laravel[11]
dan jQuery[12]. Rancangan tampilan pada
penelitian ini menggunakan aplikasi Evolus
Pencil[13]. E-mail resmi Pemerintah Kota
Salatiga
menggunakan
server
mail
hMailServer[14] yang membutuhkan server
database
MySQL
dan
dukungan
RoundCube[15] agar e-mail dapat diakses
melalui browser . Integrasi antara sistem eoffice
dengan
e-mail
memanfaatkan
webservice
NuSOAP[16]
yang
akan
menggunakan alamat e-mail dan password email sebagai username dan password di
sistem e-office.
Ditolak
Memperbaiki
prototype
Diterima
Implementasi
Gambar 1. Alur model evolutionary
prototyping.
ISBN: 979-26-0280-1
3.1. Analisa Permasalahan
Hasil observasi yang dilakukan penulis
pada kegiatan surat-menyurat di lingkungan
Pemerintah Kota Salatiga menunjukan
bahwa:
1. Administrasi surat masih menggunakan
kertas, sehingga membutuhkan banyak
kertas dan ruang penyimpanan yang
besar.
2. Distribusi surat dilakukan secara manual
dan disampaikan satu-persatu kepada
penerima.
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
3.
Keterbatasan ruang dan waktu karena
surat harus diolah pada jam kerja di
kantor.
4. Penelusuran surat dilakukan secara
manual, sehingga distribusi surat tidak
dapat terlacak secara jelas.
3.2. Analisa Kebutuhan
Analisa
kebutuhan
pengguna
menghasilkan temuan bahwa pengguna
membutuhkan tersedianya sistem e-office
untuk menunjang operasional sistem
pemerintahan. Sistem e-office diharapkan
dapat memudahkan dan mempercepat
pendistribusian dan penelusuran surat di
lingkungan Pemerintah Kota Salatiga.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Rancangan Alur Informasi Sistem Eoffice
Alur informasi pada sistem e-office
dirancang sebagai berikut:
1. Surat Masuk
a. Jika surat belum melalui sistem e-office,
maka surat harus dimasukkan ke dalam
sistem dengan melakukan scan terlebih
dahulu untuk dilampirkan ke dalam
sistem e-office.
b. Jika surat sudah melalui e-office, maka
terdapat notifikasi surat masuk yang
menunjukkan jumlah surat masuk yang
belum dibaca.
c. Petugas TU mengolah surat masuk
untuk diteruskan kepada penerima yang
berhak.
d. Surat masuk yang telah diterima, dapat
di-disposisi-kan kepada staf yang
terkait.
2. Surat Keluar
a. Surat dibuat dalam bentuk draft
(konsep) dan harus disetujui oleh atasan
secara berjenjang.
b. Surat dan data pendukung dikirimkan
melalui sistem e-office.
c. Surat yang telah disetujui, siap
didistribusikan.
d. Surat diterima SKPD Penerima untuk
dikelola lebih lanjut.
3. Disposisi
a. Atasan dapat memberikan disposisi
dengan memilih staf yang akan
diberikan disposisi.
b. Disposisi akan diterima oleh staf yang
bersangkutan. Status disposisi yang
ISBN: 979-26-0280-1
423
belum atau telah dibuka akan
ditampilkan di sistem.
c. Staf dapat mengirimkan tindak lanjut
atau laporan terkait surat dan disposisi
yang diberikan.
4. Tindak Lanjut
a. Staf yang diberikan disposisi dapat
memberikan komentar atau laporan
tindak lanjut dan dapat menyertakan
lampiran file jika diperlukan.
b. Laporan akan diterima oleh atasan yang
memberikan disposisi.
c. Atasan dapat mengirimkan komentar
mengenai laporan tindak lanjut staf
tersebut.
5. Rancangan Tampilan Sistem
Rancangan tampilan sistem e-office
yang terintegrasi dengan e-mail adalah
sebagai berikut:
1. E-mail
Saat ini Pemerintah Kota Salatiga telah
memiliki e-mail resmi dengan alamat
http://mail.salatigakota.go.id yang dapat
diakses melalui jaringan internet. Akun pada
e-mail tersebut akan digunakan untuk
mengakses sistem e-office.
Tampilan halaman login e-mail resmi
Pemerintah Kota Salatiga tampak seperti
pada Gambar 2.
Gambar 2. Tampilan halaman login e-mail
resmi Pemerintah Kota Salatiga.
2. Rancangan Tampilan Sistem E-office
Modul beserta rancangan tampilan yang
tersedia dalam sistem e-office adalah sebagai
berikut:
a. Modul Login, digunakan untuk otentikasi
pengguna dengan menggunakan akun
yang sama dengan akun e-mail (Gambar
3).
424
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
Gambar 3. Rancangan modul Login.
b. Modul Buat Surat, digunakan untuk
membuat konsep surat (Gambar 4).
Gambar 8. Rancangan modul Disposisi dan
Tindak Lanjut.
g. Modul Tracking, digunakan untuk
menampilkan informasi penelusuran surat
dan status surat yang dikirimkan (sudah
atau belum dibaca oleh penerima surat)
(Gambar 9).
Gambar 4. Rancangan modul Buat Surat.
c. Modul
Konsep,
digunakan
untuk
menyetujui atau menolak konsep surat
yang telah dibuat melalui modul Buat
Surat (Gambar 5).
Gambar 9. Rancangan modul Tracking.
3. Rancangan Tampilan Notifikasi
Gambar 5. Rancangan modul Konsep.
d. Modul Inbox, digunakan untuk melihat
daftar surat yang diterima (Gambar 6).
Gambar 6. Rancangan modul Inbox.
e. Modul Terkirim, digunakan untuk melihat
daftar surat yang dikirim (Gambar 7).
Gambar 7. Rancangan modul Terkirim.
f. Modul Disposisi dan Tindak Lanjut,
digunakan untuk mengirim disposisi dari
pimpinan ke staf, dan mengirim laporan
tindak lanjut yang dibuat oleh staf untuk
pimpinan (Gambar 8).
ISBN: 979-26-0280-1
Gambar 10. Rancangan tampilan notifikasi
pada smartphone.
Notifikasi berupa surat masuk atau
disposisi akan secara otomatis dikirimkan ke
e-mail pengguna (Gambar 10).
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
4.
Integrasi Sistem E-office dengan E-mail
Pengguna membutuhkan ketersediaan
integrasi antara sistem e-office dengan e-mail
untuk mewujudkan SSO (Single Sign On ),
sehingga pengguna hanya membutuhkan satu
akun untuk mengakses sistem e-office dan email (Gambar 11). Pengguna juga akan
mendapatkan notifikasi secara langsung
melalui perangkat smartphone jika ada surat
baru atau disposisi yang masuk.
Notifikasi ketika ada surat atau disposisi
masuk akan sangat memudahkan pengguna.
Notifikasi tersebut akan dikirimkan ke e-mail
pengguna dan dapat diaktifkan melalui
pengaturan pada perangkat smartphone.
Notifikasi
Kirim Surat
Server e-Office
Server e-Mail
Pengguna
Smartphone
Tablet
Laptop
PC
Gambar 11. Integrasi sistem e-office dengan
e-mail.
5.
KESIMPULAN
Integrasi sistem e-office dan e-mail
diharapkan
membantu
meningkatkan
efisiensi kerja dalam Pemerintah Kota
Salatiga. Sistem e-office dirancang untuk
mendukung kegiatan operasional suratmenyurat di lingkup Pemerintah Kota
Salatiga.
Sistem e-office yang terintegrasi dengan
e-mail
dapat
memberikan
beberapa
keuntungan, yaitu:
a. single sign on (satu akun digunakan untuk
beberapa sistem)
b. paperless
(mengurangi
penggunaan
kertas)
c. fast delivery (pengiriman yang cepat
sehingga efisien dalam distribusi surat
dari segi waktu, tenaga, dan biaya)
d. easy
tracking
(mempermudah
penelusuran surat)
e. real time (notifikasi langsung diterima
melalui email saat ada surat yang masuk
ke dalam sistem e-office)
f. mobile access (dapat mengakses sistem eoffice melalui berbagai perangkat
telekomunikasi yang terhubung internet).
Sistem e-office dalam penelitian ini
masih dalam proses perancangan, sehingga
ISBN: 979-26-0280-1
425
membutuhkan tahapan implementasi dan
evaluasi guna meningkatkan pemanfaatan
TIK di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga.
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Robles M. The e-Office: What Exactly it
is?. Office Solutions. 43–45. 2001.
[2] McLeod R. J. and Shell G. P.
Management Information System 10th
Edition. New Jersey: Prentice Hall.
2007.
[3] Bomoaji T. Perancangan Office
Automation System untuk Evaluasi dan
Pelaporan Kinerja Instansi di Dinas
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi
DIY. Yogyakarta: Universitas Gadjah
Mada. 2009.
[4] Arief M. R. Analisis dan Perancangan
Sistem E-Office di Fakultas Teknik
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada.
2005.
[5] Kurnianti A. Implementasi Aplikasi
Pengarsipan untuk Membangun dan
Mendukung
Terciptanya
Sistem
Paperless Office (Studi Kasus: Sistem
Paperless Office Jurusan Teknologi
Informasi
UMY).
Yogyakarta:
Universitas Gadjah Mada. 2014.
[6] Dewandaru D. S. Pemanfaatan Aplikasi
e-Office untuk Mendukung Reformasi
Birokrasi (Studi Kasus: Pusjatan). 2–4.
2013.
[7] Hartono A. B. Perancangan dan
Pembuatan Prototype Aplikasi Surat
Menyurat Elektronik di Lingkungan
Pemerintah
Kota
Yogyakarta.
Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada.
2011.
[8] Bell D. Software Engineering for
Students: A Programming Approach 4th
Edition. Harlow: Addison-Wesley.
2005.
[9] Apache: HTTP Server Project. URL:
http://httpd.apache.org, diakses tanggal
26 September 2015.
[10] MySQL: The World's Most Popular
Open
Source
Database.
URL:
https://www.mysql.
com,
diakses
tanggal 26 September 2015.
426
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
[11] Laravel: The PHP Framework For Web
Artisans. URL: https://jquery.com,
diakses tanggal 26 September 2015.
[12] jQuery: JavaScript Library. URL:
https://jquery.com, diakses tanggal 26
September 2015.
[13]Evolus Pencil: An Open-source GUI
Prototyping Tool. URL: http://pencil.
evolus.vn, diakses tanggal 26 September
2015.
[14]MailServer: E-Mail Server For Microsoft
Windows.
URL:
https://www.
hmailserver.com, diakses tanggal 26
September 2015.
ISBN: 979-26-0280-1
[15]Roundcube: Open Source Webmail
Software. URL: https://roundcube.net,
diakses tanggal 26 September 2015.
[16]NuSOAP: SOAP Toolkit For PHP. URL:
http://sourceforge.net/projects/nusoap,
diakses tanggal 26 September 2015.
421
Perancangan E-Office Yang Terintegrasi Dengan E-Mail
(Studi Kasus: Pemerintah Kota Salatiga)
Budi Haryanto*), Lukito Edi Nugroho**), Wing Wahyu Winarno***)
Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Universitas Gadjah Mada
E-Mail: *budi.cio14@mail.ugm.ac.id, **lukito@ugm.ac.id, ***wing@mail.ugm.ac.id
Abstrak
Kota Salatiga terdiri dari 4 kecamatan dan 23 kelurahan dimana seluruh instansi di
lingkup Pemerintah Kota Salatiga telah terhubung dalam satu jaringan. Namun
kegiatan operasional surat menyurat masih dikelola dan didistribusikan secara manual.
Infrastruktur jaringan yang sudah dimiliki oleh Pemerintah Kota Salatiga memiliki
potensi untuk pengembangan sistem perkantoran secara elektronis ( e-office) sehingga
dapat mempercepat dan memperlancar proses pengelolaan dan pendistribusian surat.
Sistem e-office yang dirancang akan diintergrasikan dengan e-mail resmi pemerintah
sehingga pengguna mendapatkan notifikasi berupa e-mail jika terdapat surat yang baru
masuk ke dalam sistem e-office. Integrasi sistem e-office dengan e-mail memberikan
beberapa keuntungan, yaitu single sign on , paperless, fast delivery, real time, easy
tracking, dan mobile access. Dalam artikel ini penulis menyajikan beberapa langkah
dalam pengembangan sistem e-office yang terintegrasi dengan e-mail dengan
menggunakan model evolutionary prototyping dimana prototipe diperbaiki berulangulang hingga diterima oleh pengguna. Penulis melakukan observasi untuk
merumuskan kebutuhan pengguna dan dilanjutkan dengan membuat rancangan sistem.
Penulis berharap agar sistem e-office yang sudah dirancang dapat dikembangkan
untuk mendukung percepatan penerapan e-government di lingkungan Pemerintah Kota
Salatiga.
Kata Kunci: perancangan, sistem, pemerintah, e-office, e-mail, integrasi
1. PENDAHULUAN
Kota Salatiga merupakan salah satu dari
35 Kabupaten / Kota di Provinsi Jawa
Tengah yang terdiri dari 4 kecamatan dan 23
kelurahan. Dalam kegiatan pemerintahan,
surat-menyurat masih didistribusikan secara
manual dan sistem penelusuran surat belum
tersedia. Keseluruhan instansi, baik dinas,
badan, kantor, kecamatan, dan kelurahan di
lingkungan Pemerintah Kota Salatiga sudah
terhubung dalam sebuah jaringan, sehingga
semua komputer sudah saling terhubung.
Namun kondisi saat ini, jaringan yang ada
digunakan sebatas untuk mengakses internet
dan beberapa sistem intranet. Pemerintah
Kota Salatiga juga mempunyai e-mail resmi
yang digunakan untuk surat-menyurat
dengan instansi lain namun dimanfaatkan
dengan baik. Kedua potensi tersebut dapat
dimanfaatkan
untuk
mengembangkan
berbagai sistem yang mendukung egovernment.
E-office
adalah
suatu
sistem
administrasi secara maya yang memusatkan
ISBN: 979-26-0280-1
komponen-komponen sebuah organisasi
dimana data, informasi, dan komunikasi
dibuat melalui media telekomunikasi[1].
Istilah lain untuk e-office adalah office
automation[2] yang mencakup semua sistem
elektronik formal dan informal yang
berkaitan dengan komunikasi informasi dari
dan ke orang lain, baik di dalam maupun ke
luar organisasi. E-office juga diterjemahkan
dengan
istilah
sistem
otomatisasi
perkantoran, yaitu sistem yang digunakan
untuk
pengelolaan
dokumen
secara
elektronik yang mampu menangani semua
permasalahan surat masuk dan keluar, baik
yang bersifat eksternal maupun internal di
sebuah organisasi secara umum[3].
Penelitian mengenai sistem e-office
sebelumnya terbatas pada lingkup kerja
masing-masing telah dibuat di Fakultas
Teknik
Universitas
Gadjah
Mada
Yogyakarta[4], Jurusan Teknologi Informasi
UMY[5], Pusat Litbang Jalan dan
Jembatan[6], dan Dinas Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Provinsi DIY[3]. Hartono
422
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
dalam penelitiannya merancang sistem eoffice yang diintegrasikan dengan SMS di
Pemerintah Kota Yogyakarta[7]. Sedangkan
tujuan penelitian ini adalah membuat sebuah
rancangan sistem e-office berbasis web yang
diintegrasikan dengan e-mail pemerintah
daerah. Sistem e-office yang dirancang
menawarkan solusi untuk mengoptimalkan
fungsi jaringan yang ada sekaligus juga
untuk meningkatkan efisiensi kerja dengan
adanya
sistem
pengolahan
dan
pendistribusian surat secara elektronis.
2. METODE
Penelitian ini menggunakan model
prototyping. Menurut Bell[8], ada dua jenis
model prototyping, yaitu throwaway dan
evolutionary. Model throwaway prototyping
membangun berbagai versi sistem dengan
tool sederhana dan kemudian tidak
digunakan lagi. Hal ini biasanya digunakan
untuk
demonstrasi
sistem
yang
menggambarkan fungsi utama, namun pada
akhirnya sistem akan dibangun ulang dengan
menggunakan metode lain yang lebih sesuai.
Sedangkan evolutionary prototyping adalah
model dimana versi prototipe yang dibuat di
awal akan dikembangkan untuk versi final
dan sistem dibangun tahap demi tahap
menjadi sistem yang utuh.
Identifikasi
kebutuhan
Mengembangkan
prototype
3. ANALISA PERMASALAHAN
DAN KEBUTUHAN
Cek oleh pengguna
Diterima
pengguna ?
Model yang digunakan dalam penelitian
ini adalah evolutionary prototyping yang
memberikan kejelasan sistem sejak awal
karena
adanya
komunikasi
antara
pengembang
dengan
pengguna
dan
memungkinkan
identifikasi
kebutuhan
pengguna melalui perulangan tahapan hingga
sistem siap untuk digunakan. Model
evolutionary
prototyping
mempunyai
beberapa tahapan. Tahap pertama adalah
identifikasi kebutuhan pengguna yang
merupakan tahap analisis menyeluruh
sebagai spesifikasi awal sebuah sistem.
Dilanjutkan dengan pengembangan prototipe
yang dibangun melalui desain, dokumentasi,
dan verifikasi secara menyeluruh. Tahap
yang terakhir adalah tahap iterasi dalam
memperbaiki
prototipe
berulang-ulang
hingga prototipe memenuhi kebutuhan
pengguna.
Sistem e-office pada penelitian ini
dirancang
menggunakan
server
web
Apache[9], server database MySQL[10],
bahasa pemrograman menggunakan PHP,
serta menggunakan framework Laravel[11]
dan jQuery[12]. Rancangan tampilan pada
penelitian ini menggunakan aplikasi Evolus
Pencil[13]. E-mail resmi Pemerintah Kota
Salatiga
menggunakan
server
hMailServer[14] yang membutuhkan server
database
MySQL
dan
dukungan
RoundCube[15] agar e-mail dapat diakses
melalui browser . Integrasi antara sistem eoffice
dengan
memanfaatkan
webservice
NuSOAP[16]
yang
akan
menggunakan alamat e-mail dan password email sebagai username dan password di
sistem e-office.
Ditolak
Memperbaiki
prototype
Diterima
Implementasi
Gambar 1. Alur model evolutionary
prototyping.
ISBN: 979-26-0280-1
3.1. Analisa Permasalahan
Hasil observasi yang dilakukan penulis
pada kegiatan surat-menyurat di lingkungan
Pemerintah Kota Salatiga menunjukan
bahwa:
1. Administrasi surat masih menggunakan
kertas, sehingga membutuhkan banyak
kertas dan ruang penyimpanan yang
besar.
2. Distribusi surat dilakukan secara manual
dan disampaikan satu-persatu kepada
penerima.
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
3.
Keterbatasan ruang dan waktu karena
surat harus diolah pada jam kerja di
kantor.
4. Penelusuran surat dilakukan secara
manual, sehingga distribusi surat tidak
dapat terlacak secara jelas.
3.2. Analisa Kebutuhan
Analisa
kebutuhan
pengguna
menghasilkan temuan bahwa pengguna
membutuhkan tersedianya sistem e-office
untuk menunjang operasional sistem
pemerintahan. Sistem e-office diharapkan
dapat memudahkan dan mempercepat
pendistribusian dan penelusuran surat di
lingkungan Pemerintah Kota Salatiga.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Rancangan Alur Informasi Sistem Eoffice
Alur informasi pada sistem e-office
dirancang sebagai berikut:
1. Surat Masuk
a. Jika surat belum melalui sistem e-office,
maka surat harus dimasukkan ke dalam
sistem dengan melakukan scan terlebih
dahulu untuk dilampirkan ke dalam
sistem e-office.
b. Jika surat sudah melalui e-office, maka
terdapat notifikasi surat masuk yang
menunjukkan jumlah surat masuk yang
belum dibaca.
c. Petugas TU mengolah surat masuk
untuk diteruskan kepada penerima yang
berhak.
d. Surat masuk yang telah diterima, dapat
di-disposisi-kan kepada staf yang
terkait.
2. Surat Keluar
a. Surat dibuat dalam bentuk draft
(konsep) dan harus disetujui oleh atasan
secara berjenjang.
b. Surat dan data pendukung dikirimkan
melalui sistem e-office.
c. Surat yang telah disetujui, siap
didistribusikan.
d. Surat diterima SKPD Penerima untuk
dikelola lebih lanjut.
3. Disposisi
a. Atasan dapat memberikan disposisi
dengan memilih staf yang akan
diberikan disposisi.
b. Disposisi akan diterima oleh staf yang
bersangkutan. Status disposisi yang
ISBN: 979-26-0280-1
423
belum atau telah dibuka akan
ditampilkan di sistem.
c. Staf dapat mengirimkan tindak lanjut
atau laporan terkait surat dan disposisi
yang diberikan.
4. Tindak Lanjut
a. Staf yang diberikan disposisi dapat
memberikan komentar atau laporan
tindak lanjut dan dapat menyertakan
lampiran file jika diperlukan.
b. Laporan akan diterima oleh atasan yang
memberikan disposisi.
c. Atasan dapat mengirimkan komentar
mengenai laporan tindak lanjut staf
tersebut.
5. Rancangan Tampilan Sistem
Rancangan tampilan sistem e-office
yang terintegrasi dengan e-mail adalah
sebagai berikut:
1. E-mail
Saat ini Pemerintah Kota Salatiga telah
memiliki e-mail resmi dengan alamat
http://mail.salatigakota.go.id yang dapat
diakses melalui jaringan internet. Akun pada
e-mail tersebut akan digunakan untuk
mengakses sistem e-office.
Tampilan halaman login e-mail resmi
Pemerintah Kota Salatiga tampak seperti
pada Gambar 2.
Gambar 2. Tampilan halaman login e-mail
resmi Pemerintah Kota Salatiga.
2. Rancangan Tampilan Sistem E-office
Modul beserta rancangan tampilan yang
tersedia dalam sistem e-office adalah sebagai
berikut:
a. Modul Login, digunakan untuk otentikasi
pengguna dengan menggunakan akun
yang sama dengan akun e-mail (Gambar
3).
424
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
Gambar 3. Rancangan modul Login.
b. Modul Buat Surat, digunakan untuk
membuat konsep surat (Gambar 4).
Gambar 8. Rancangan modul Disposisi dan
Tindak Lanjut.
g. Modul Tracking, digunakan untuk
menampilkan informasi penelusuran surat
dan status surat yang dikirimkan (sudah
atau belum dibaca oleh penerima surat)
(Gambar 9).
Gambar 4. Rancangan modul Buat Surat.
c. Modul
Konsep,
digunakan
untuk
menyetujui atau menolak konsep surat
yang telah dibuat melalui modul Buat
Surat (Gambar 5).
Gambar 9. Rancangan modul Tracking.
3. Rancangan Tampilan Notifikasi
Gambar 5. Rancangan modul Konsep.
d. Modul Inbox, digunakan untuk melihat
daftar surat yang diterima (Gambar 6).
Gambar 6. Rancangan modul Inbox.
e. Modul Terkirim, digunakan untuk melihat
daftar surat yang dikirim (Gambar 7).
Gambar 7. Rancangan modul Terkirim.
f. Modul Disposisi dan Tindak Lanjut,
digunakan untuk mengirim disposisi dari
pimpinan ke staf, dan mengirim laporan
tindak lanjut yang dibuat oleh staf untuk
pimpinan (Gambar 8).
ISBN: 979-26-0280-1
Gambar 10. Rancangan tampilan notifikasi
pada smartphone.
Notifikasi berupa surat masuk atau
disposisi akan secara otomatis dikirimkan ke
e-mail pengguna (Gambar 10).
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
4.
Integrasi Sistem E-office dengan E-mail
Pengguna membutuhkan ketersediaan
integrasi antara sistem e-office dengan e-mail
untuk mewujudkan SSO (Single Sign On ),
sehingga pengguna hanya membutuhkan satu
akun untuk mengakses sistem e-office dan email (Gambar 11). Pengguna juga akan
mendapatkan notifikasi secara langsung
melalui perangkat smartphone jika ada surat
baru atau disposisi yang masuk.
Notifikasi ketika ada surat atau disposisi
masuk akan sangat memudahkan pengguna.
Notifikasi tersebut akan dikirimkan ke e-mail
pengguna dan dapat diaktifkan melalui
pengaturan pada perangkat smartphone.
Notifikasi
Kirim Surat
Server e-Office
Server e-Mail
Pengguna
Smartphone
Tablet
Laptop
PC
Gambar 11. Integrasi sistem e-office dengan
e-mail.
5.
KESIMPULAN
Integrasi sistem e-office dan e-mail
diharapkan
membantu
meningkatkan
efisiensi kerja dalam Pemerintah Kota
Salatiga. Sistem e-office dirancang untuk
mendukung kegiatan operasional suratmenyurat di lingkup Pemerintah Kota
Salatiga.
Sistem e-office yang terintegrasi dengan
dapat
memberikan
beberapa
keuntungan, yaitu:
a. single sign on (satu akun digunakan untuk
beberapa sistem)
b. paperless
(mengurangi
penggunaan
kertas)
c. fast delivery (pengiriman yang cepat
sehingga efisien dalam distribusi surat
dari segi waktu, tenaga, dan biaya)
d. easy
tracking
(mempermudah
penelusuran surat)
e. real time (notifikasi langsung diterima
melalui email saat ada surat yang masuk
ke dalam sistem e-office)
f. mobile access (dapat mengakses sistem eoffice melalui berbagai perangkat
telekomunikasi yang terhubung internet).
Sistem e-office dalam penelitian ini
masih dalam proses perancangan, sehingga
ISBN: 979-26-0280-1
425
membutuhkan tahapan implementasi dan
evaluasi guna meningkatkan pemanfaatan
TIK di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga.
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Robles M. The e-Office: What Exactly it
is?. Office Solutions. 43–45. 2001.
[2] McLeod R. J. and Shell G. P.
Management Information System 10th
Edition. New Jersey: Prentice Hall.
2007.
[3] Bomoaji T. Perancangan Office
Automation System untuk Evaluasi dan
Pelaporan Kinerja Instansi di Dinas
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi
DIY. Yogyakarta: Universitas Gadjah
Mada. 2009.
[4] Arief M. R. Analisis dan Perancangan
Sistem E-Office di Fakultas Teknik
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada.
2005.
[5] Kurnianti A. Implementasi Aplikasi
Pengarsipan untuk Membangun dan
Mendukung
Terciptanya
Sistem
Paperless Office (Studi Kasus: Sistem
Paperless Office Jurusan Teknologi
Informasi
UMY).
Yogyakarta:
Universitas Gadjah Mada. 2014.
[6] Dewandaru D. S. Pemanfaatan Aplikasi
e-Office untuk Mendukung Reformasi
Birokrasi (Studi Kasus: Pusjatan). 2–4.
2013.
[7] Hartono A. B. Perancangan dan
Pembuatan Prototype Aplikasi Surat
Menyurat Elektronik di Lingkungan
Pemerintah
Kota
Yogyakarta.
Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada.
2011.
[8] Bell D. Software Engineering for
Students: A Programming Approach 4th
Edition. Harlow: Addison-Wesley.
2005.
[9] Apache: HTTP Server Project. URL:
http://httpd.apache.org, diakses tanggal
26 September 2015.
[10] MySQL: The World's Most Popular
Open
Source
Database.
URL:
https://www.mysql.
com,
diakses
tanggal 26 September 2015.
426
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015
[11] Laravel: The PHP Framework For Web
Artisans. URL: https://jquery.com,
diakses tanggal 26 September 2015.
[12] jQuery: JavaScript Library. URL:
https://jquery.com, diakses tanggal 26
September 2015.
[13]Evolus Pencil: An Open-source GUI
Prototyping Tool. URL: http://pencil.
evolus.vn, diakses tanggal 26 September
2015.
[14]MailServer: E-Mail Server For Microsoft
Windows.
URL:
https://www.
hmailserver.com, diakses tanggal 26
September 2015.
ISBN: 979-26-0280-1
[15]Roundcube: Open Source Webmail
Software. URL: https://roundcube.net,
diakses tanggal 26 September 2015.
[16]NuSOAP: SOAP Toolkit For PHP. URL:
http://sourceforge.net/projects/nusoap,
diakses tanggal 26 September 2015.