Analisis Usabilitas Layanan Peminjaman Dan Pengembalian Buku Mandiri Di Perpustakaan Universitas Negeri Medan
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu layanan perpustakaan yang
disediakan kepada pengguna yang ingin meminjam buku untuk dibaca di rumah atau
di luar perpustakaan.
Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti
perputaran, peredaran. Sedangkan dalam ilmu perpustakaan, kata sirkulasi sering
dikenal dengan pemanfaatan bahan pustaka.
Dalam Buku Pedoman Umum
Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 34), “Layanan sirkulasi
adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan diluar perpustakaan.”
Sedangkan Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000, 97), “Sirkulasi adalah
kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan
maupun dibawa keluar perpustakaan.” Selain itu, menurut Lasa, HS (2008, 213),
“Sirkulasi adalah semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan
pemanfaatan, dan penggunaan koleksi dengan tepat guna dan tepat waktu untuk
kepentingan pengguna jasa perpustakaan.”
Pengertian layanan sirkulasi menurut Rahayuningsih, (2007, 95) adalah
“layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, dan
perpanjangan koleksi”.
6
Dari beberapa pendapat di atas dapat dipahami bahwa pelayanan sirkulasi
adalah kegiatan pemanfaatan dan penggunaan koleksi perpustakaan yang berkaitan
dengan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi.
2.2
Tujuan dan Fungsi Pelayanan Sirkulasi
Sirkulasi merupakan ujung tombak jasa perpustakaan, karena bagian sirkulasi
inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai serta paling sering digunakan
pemakai. Menurut Lasa (2008, 213), tujuan pelayanan sirkulasi adalah:
1. Agar para pengguna mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan
secara optimal.
2. Agar mudah diketahui identitas peminjaman, buku yang dipinjam dan
waktu pengembalian.
3. Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang
ditentukan.
4. Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu
perpustakaan.
5. Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran.
Sedangkan tujuan pelayanan sirkulasi menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000,
99), yaitu:
Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin,
mudah untuk mengetahui identitas peminjam koleksi tersebut, terjaminnya
pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, diperoleh data kegiatan
perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi dan
apabila terjadi pelanggaran dapat segera diketahui.
Berdasarkan kedua pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan
pelayanan sirkulasi adalah agar koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan
semaksimal mungkin baik di dalam maupun di luar perpustakaan, mengetahui
identisas peminjam sehingga pengembalian terjamin, serta mengontrol
apabila
terjadi pelanggaran.
7
Pelayanan sirkulasi memiliki berbagai fungsi didalam perpustakaan, yaitu
memberikan pelayanan langsung kepada pengguna.
Adapun fungsi pelayanan sirkulasi menurut Battaile (1992) menyatakan
bahwa:
The primary function of a circulation department, its reason for being, is to
facilitate the process of circulating books from the regular collection. This
process includes the cycle an item makes from shelf to borrower and back to
shelf, plus the adjunct record-keeping systems. The entire process is based on
policies that the library has adopted concerning who may borrow what, for
how long, and what happens if the item is not returned.
Maksud dari pendapat di atas yaitu fungsi utama pelayanan sirkulasi adalah
untuk memfasilitasi proses sirkulasi buku dari koleksi regular. Proses ini mencakup
siklus peredaran buku dari rak ke peminjam atau untuk dipinjam dan kembali ke rak,
serta sistem pemeliharaan rekod. Seluruh proses ini didasarkan pada kebijakan yang
diterapkan perpustakaan tentang siapa yang dapat meminjam apa, untuk berapa lama,
dan bagaimana jika buku tidak dikembalikan.
Adapun tujuan pelayanan sirkulasi di Perpustakaan UNIMED adalah untuk
membantu pengguna dalam memanfaatkan koleksi perpustakaan, mengetahui
idenstitas peminjam koleksi, jangka waktu peminjaman koleksi, serta mengontrol
peredaran koleksi. Sedangkan fungsi pelayanan sirkulasi di Perpustakaan UNIMED
yaitu melayani pendaftaran anggota, melayani peminjaman dan pengembalian
koleksi, memberikan surat keterangan bebas pustaka, menagih koleksi dan lain-lain.
2.3
Sistem Pelayanan Sirkulasi
Sistem pelayanan sirkulasi terdiri dari dua yaitu sistem pelayanan terbuka
(opened access) dan sistem pelayanan tertutup (closed access). Perpustakaan harus
dapat
menentukan
dan
memilih
sistem
pelayanan,
karena
pelayanan
8
sirkulasi adalah pelayanan yang sering berhubungan dengan pengguna sehingga
menjadi suatu tolak ukur kualitas pelayanan perpustakaan.
2.3.1
Sistem Pelayanan Terbuka
Menurut Darmono (2001:139), sistem layanan terbuka adalah layanan yang
memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan
mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki di jajaran koleksi perpustakaan.
Pada sistem ini pengguna perpustakaan dapat melakukan browsing bahan pustaka
dari jajaran koleksi. Dalam sistem terbuka jika pengguna tidak menemukan bahan
pustaka di jajaran koleksi maka secara langsung yang bersangkutan dapat melakukan
alternatif memilih bahan pustaka yang tersedia di jajaran koleksi.
Menurut Darmono (2001, 140), kebaikan yang dapat diperoleh dari sistem
layanan terbuka adalah:
1. pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang
dikehendaki di jajaran koleksi.
2. pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab
terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan
3. pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam
menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak
ditemukan
4. dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk
mengembalikan bahan pustaka tidak diperlukan sehingga dapat diberi
tanggung jawab diposisi lain.
Sistem layanan terbuka juga mengandung beberapa faktor kelemahan antara
lain:
1. ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran)
menjadi kacau karena ketika mereka melakukan browsing. Buku yang
sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara
tidak tepat.
2. ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila
dibandingkan dengan sistem layanan tertutup
3. memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu
lintas pemakai lebih leluasa
9
4. membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk
mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak
menimbulkan berbagai ekses seperti peningkatan kehilangan atau
perobekan bahan pustaka.
Terlepas dari kelemahannya, sistem pelayanan terbuka (opened access)
adalah sistem yang sangat cocok dengan perpustakaan yang berorientasi pada
pengguna (user oriented). Sistem pelayanan terbuka ini memberikan kepercayaan
seutuhnya kepada pengguna dalam penemuan kembali koleksi. Namun tentu saja
penguna masih dapat meminta bantuan dari pustakawan jika mendapatkan kesulitan.
Pelayanan sirkulasi Perpustakaan UNIMED menerapkan sistem pelayanan terbuka,
sehingga pengguna dapat mencari dan mengambil sendiri koleksi di rak koleksi.
2.3.2
Sistem Pelayanan Tertutup
Menurut Darmono (2001, 137), “sistem layanan tertutup adalah sistem
layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil
sendiri bahan pustaka di perpustakaan.”
Kebaikan sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut:
1. jajaran koleksi akan tetap terjaga kerapiannya karena hanya petugas
perpustakaan yang boleh masuk ke jajaran koleksi
2. kemungkinan terjadi kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat ditekan
karena pemakai tidak dapat melakukan akses langsung kejajaran koleksi
3. ruangan untuk koleksi tidak terlalu luas, karena lalu lintas petugas didaerah
jajaran koleksi rlatif rendah
4. untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat
sesuai.
Sistem layanan tertutup juga memiliki beberapa kelemahan antara lain:
1. dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri
kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang,
ukuran buku dan jumlah halaman, informasi semacam ini sebenarnya sangat
abstrak
2. judul buku tidak selalu menggambarkan makna pembahasan buku, sehingga
bisa saja judul yang telah dipilih, tetapi bukan bahan pustaka tersebut yang
dimaksud oleh pengguna
10
3. pengguna tidak mungkin melakukan browsing di jajaran rak, sehingga
pemakai tidak mungkin menemukan alternatif lain dari bahan pustaka yang
diperlukan
4. jika peminjaman cukup banyak, dan petugas perpustakaan relatif terbatas hal
ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak untuk memenuhi
permintaan pemakai perpustakaan dan menyiapkan bahan pustaka yang
dibutuhkannya, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama Darmono
(2001, 138).
Sistem pelayanan tertutup (closed access) biasanya di terapkan pada
perpustakaan-perpustakaan yang mempunyai koleksi yang sangat penting, langka,
jumlahnya sedikit atau terbatas, dan berharga, juga tergantung pada kebijakankebijakan pada suatu perpustakaan itu sendiri.
2.4 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan pelayana yang selalu berhubungan dengan
pengguna. Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, oleh
sebab itu layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada
setiap bagian. Adapun proses pelayanan sirkulasi menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000,
98), meliputi “kegiatan 1) keanggotaan, 2) peminjaman, 3) pengembalian, 4)
perpanjangan, 5) penagihan, 6) sanksi, dan 7) memberikan keterangan bebas/bersih
pinjaman”.
1. Keanggotaan
Setiap perpustakaan yang berbeda memilliki jenis anggota yang berbeda pula.
Tidak semua orang dapat menjadi anggota suatu perpustakaan. Masing- masing
perpustakaan akan menentukan siapa saja yang boleh menjadi anggota perpustakaan
serta apa saja yang dapat diperoleh atau dilakukan di perpustakaan tersebut.
Pada perpustakaan Perguruan Tinggi yang menjadi anggota perpustakaan
biasanya adalah mahasiswa, staf pengajar, dan pegawai. Untuk menjadi anggota
11
perpustakaan harus terlebih dahulu melakukan pendaftaran atau registrasi sesuai
dengan kebijakan yang diterapkan perpustakaan.
2. Peminjaman
Pelayanan sirkulasi memberikan kesempatan bagi pengguna yang ingin
membaca buku di rumah atau di luar perpustakaan. Jasa yang diberikan perpustakaan
yaitu meminjamkan buku kepada pengguna dalam jangka waktu tertentu sesuai
dengan kebijakan perpustakaan.
Sistem peminjaman untuk setiap perpustakaan tidak sama tergantung dari
kondisi
masing-masing
perpustakaan.
Sehingga
perpustakaan
selalu
mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan keperluan
perpustakaan Darmono (2001, 148).
3. Pengembalian
Koleksi perpustakaan yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali
pada waktunya. Pengguna yang meminjam buku harus mengembalikan buku ke
perpustakaan sesuai dengan jangka waktu yang ditetapkan. Hal ini agar buku dapat
dibaca atau dipinjam oleh pengguna lain.
4. Perpanjangan
Kegiatan perpanjangan jangka waktu peminjaman koleksi diperbolehkan
perpustakaan jika penguna belum selesai menggunakan koleksi yang dipinjamnya.
Pengguna dapat memperpanjang jangka waktu peminjaman koleksi dengan cara
membawa kembali koleksi yang dipinjam kebagian sirkulasi, pustakawan bagian
sirkulasi akan memberikan waktu perpanjangan sesuai dengan aturan yang telah
ditetapkan oleh perpustakaan. Setiap perpustakaan memiliki kebijakan masing12
masing dalam memberikan waktu perpanjangan bahan pustaka, ada sebanyak dua
kali namun ada juga hanya satu kali perpanjangan saja.
5. Penagihan
Penagihan dilakukan apabila pengguna tidak mengembalikan koleksi ketika
jangka waktu peminjaman telah habis. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan
Perguruan Tinggi (2004, 82), bila pengguna tidak pengembalikan bahan
perpustakaan pada waktunya, perpustakaan akan menagih buku agar segera
dikembalikan. Penagihan dilakukan agar koleksi tidak hanya digunakan oleh seorang
pengguna saja, tetapi dapat digunakan oleh seluruh pengguna secara bergantian.
Selain itu juga mengingatkan pengguna yang lupa atau lalai mengembalikan buku ke
perpustakaan.
6. Sanksi
Sanksi
dikenakan
kepada
pengguna
perpustakaan
yang
melakukan
pelanggaran. Sanksi yang akan diberikan tergantung pada jenis pelanggaran yang
dilakukan pengguna. Sanksi-sanksi tersebut dapat berupa uang, surat peringatan,
menganti bahan pustaka yang telah rusak maupun sanksi akademik lainnya. Berat
ringannya sanksi kepada pengguna tergantung pada jenis pelanggaran yang
dilakukan.
7. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman
Bebas pustaka (bebas pinjaman) merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi
yaitu memberikan surat keterangan kepada pengguna. Surat keterangan bebas
pinjaman diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai
pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan.
13
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004, 84 ), Surat
keterangan bebas pinjaman tersebut diperlukan untuk:
1.
2.
3.
4.
2.5
ujian akhir
yudisium
penerimaan ijazah
pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Layanan Mandiri
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia mandiri adalah dalam keadaan dapat
berdiri sendiri; tidak bergantung pada orang lain. Jika digabung dengan kata layanan
menjadi frase layanan mandiri maka dapat didefinisikan bahwa layanan mandiri
adalah layanan yang dilakukan oleh dan untuk diri sendiri tanpa bantuan orang lain
atau tidak tergantung pada orang lain.
Layanan mandiri merupakan salah satu hasil dari perkembangan teknologi
yaitu aplikasi teknologi pada bidang pelayanan jasa yang dikenal sebagai teknologi
berbasis layanan mandiri (Self Service Technologies atau disingkat SST).
Meuter et al. menyatakan bahwa:
“Self service technologies as technological interfaces that allow customers to
produce services independent of direct service employee involvement”
(Curran et al., 2003).
Pernyataan di atas menyatakan bahwa teknologi berbasis layanan mandiri
(Self Service Technologies) adalah teknologi yang memungkinkan pengguna
memproduksi layanan sendiri tanpa membutuhkan keterlibatan pegawai.
Penggunaan self service technology yang disebut sebagai self-help, yang
mengacu pada teknologi yang memungkinkan pengguna untuk mempelajari,
menerima informasi, melatih mereka sendiri dan memberikan pelayanan mereka
14
sendiri (Siregar, 2010). Penerapan Self Service Technologies dapat meningkatkan
kualitas layanan yang disediakan perusahaan kepada pelanggannya. Teknologi dapat
membuat kegiatan berbelanja lebih mudah dan dapat diatur. (Hsieh, 2005)
Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat diketahui bahwa teknologi
layanan mandiri merupakan teknologi yang menghadirkan layanan yang dapat
digunakan pengguna secara mandiri tanpa bantuan orang lain.
2.5.1 Jenis Teknologi Layanan Mandiri
Jenis utama teknologi layanan mandiri (Self Service Technologies) terdiri
dari empat, yaitu:
1. Telephone & interactive voice response (IVR) systems - Many companies
utilize this form of SST for customer orders, customer billing inquiries, and
customer surveys. Credit card companies, insurance companies, pizza
restaurants, and even universities have taken advantage of these.
2. Interactive freestanding kiosks - Many malls and retail outlets offer these
both inside and outside their stores as a way to help you determine
availability of a product, as well as to where to locate it in their facility.
Some even print coupons. Large discount chains use kiosks in each store to
help you determine what size battery or windshield wiper to put on your car,
for example. You will also find kiosks at airports and hotels that print airline
tickets and allow for quick checkout, and at movie theaters and malls that
print movie tickets.
3. Internet based or other on-line connection systems - ATM's and pay-at-thepump gas stations are two widely used examples of on-line technologies.
Internet banking and bill management services are also becoming quite
popular. Package delivery services also allow you to track packages 24
hours a day now.
4. Video/DVD/CD based technologies - This type of SST is typically used for
educational purposes. Corporate entities use this media to train their
employees, to familiarize sales representatives with new products, and to
introduce new products to consumers. Universities have also gotten into the
act in the last decade, providing undergraduate, graduate, and continuing
education classes by video and CD formats. (Hsieh, 2005)
Menurut Hsieh terdapat empat jenis utama teknologi layanan mandiri, yaitu:
1. Telepon & sistem respon suara interaktif (IVR) - Banyak perusahaan
memanfaatkan bentuk SST untuk pesanan pelanggan, pertanyaan tagihan
15
pelanggan, dan survei pelanggan. Perusahaan kartu kredit, perusahaan
asuransi, restoran pizza, dan bahkan perguruan tinggi telah mengambil
keuntungan dari ini.
2. Kios Interaktif freestanding - Banyak mal dan outlet ritel menawarkan ini
baik di dalam dan di luar toko mereka sebagai cara untuk membantu anda
menentukan ketersediaan produk, serta ke mana untuk menemukannya di
fasilitas mereka. Beberapa bahkan mencetak kupon. Rangkaian diskon besar
menggunakan kios di setiap toko untuk membantu anda menentukan ukuran
baterai atau wiper untuk mobil, misalnya. anda juga akan menemukan kios di
bandara dan hotel yang mencetak tiket pesawat dan memungkinkan untuk
checkout dengan cepat, dan pada bioskop dan mal yang mencetak tiket film.
3. Berbasis Internet atau sistem koneksi on-line lainnya - ATM dan pembayaran
di stasiun pengisian bensin adalah dua contoh yang banyak digunakan
teknologi on-line. Internet banking dan jasa manajemen tagihan juga menjadi
cukup populer. Jasa pengiriman paket saat ini juga memungkinkan anda
untuk melacak paket 24 jam sehari.
4. Teknologi berbasis Video / DVD / CD - Jenis SST yang biasa digunakan
untuk tujuan pendidikan. Entitas perusahaan menggunakan media ini untuk
melatih karyawan mereka, untuk membiasakan perwakilan penjualan dengan
produk-produk baru, dan untuk memperkenalkan produk baru kepada
konsumen. Universitas juga menggunakan tindakan ini dalam dekade
terakhir,
menyediakan
kelas
sarjana,
pascasarjana,
dan
pendidikan
berkelanjutan dengan video dan CD format.
16
Dalam bidang perpustakaan telah tersedia pilihan penerapan self service
technologies yaitu:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Self-checkout
Self-check in/returns
Online reservation placement
Online interlibrary loan requests
Online suggestion for purchase
Self-service reservation pick-up
Online renewals
Automated booking systems:
− Meeting room bookings
− PC bookings
− Online events bookings
− Game bookings
Printing/photocopying (using library card or smart card)
Virtual reference services
Self management of personal details (address updates, etc) online
Online training tutorials
Virtual tours
Library vending machines at train stations, shopping centres etc
Payments - online (BPay or credit card) or via library/smart card
Digitisation of materials: e-books, databases, downloadable books
Online membership
Individual patron profiling and notification
Robotic manual handling options (Brady et. al, 2011)
Jenis self service technology yang diterapkan di Perpustakaan UNIMED
antara lain yaitu: self-checkout; self-check in/returns; Online renewals; Automated
booking systems; Digitisation of materials: e-books, databases, downloadable
books; dan Online membership.
2.5.2
Manfaat Layanan Mandiri (Self Service) di Perpustakaan
Menurut Holt dalam Brady et.al (2011) manfaat layanan mandiri
diperpustakaan yaitu:
1) staff experience health benefits through a decrease in manual work and a
reduced risk of repetitive motion syndrome injuries; 2) customers benefit
from more value added service; 3) library management benefits from more
efficient processes.
17
Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa mafaat layanan mandiri di
perpustakaanadalah: 1) manfaat kesehatan pengalaman pustakawan melalui
penurunan pekerjaan manual dan mengurangi risiko cedera sindrom gerakan
berulang, 2) manfaat dari nilai tambah layanan, 3) manfaat manajemen perpustakaan
dari proses yang lebih efisien.
Selanjutnya Mackenzie (2004) menyatakan manfaat layanan mandiri di
perpustakaan adalah :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
greater privacy for patrons regarding their loans
less waiting in queues
a reduction in occupational health and safety risks arising from manual
handling
libraries able to keep up with increases in customer demand
patrons are able to access self-services such as reservations and interlibrary
loans (ILL)
more sophisticated reference services
increased accessibility due to longer opening hours
improved personal and professional development options for staff
opportunity for savings resulting from the removal of manual tasks to
be reinvested into value-added library services
Pendapat di atas menyatakan bahwa bahwa manfaat layanan mandiri di
perpustakaan adalah:
•
•
•
privasi yang lebih besar bagi pengguna mengenai pinjaman mereka
mengurangi waktu antrian
pengurangan risiko kesehatan dan keselamatan kerja yang timbul dari
penanganan manual
•
•
perpustakaan mampu bersaing dengan peningkatan permintaan pengguna
pengguna dapat mengakses layanan mandiri
seperti pemesanan dan
pinjaman antar perpustakaan
•
layanan referensi yang lebih canggih
18
•
•
peningkatan aksesibilitas karena jam buka lebih lama
meningkatkan pilihan pengembangan pribadi dan profesional untuk
pstakawan
•
kesempatan untuk penghematan yang dihasilkan dari penghapusan tugas
manual
•
diinvestasikan kembali ke dalam nilai tambah layanan perpustakaan
Dari dua pendapat tersebut maka dapat dikatakan bahwa, manfaat layanan
mandiri di perpustakaan adalah untuk mengurangi resiko kesehatan dan keselamatan
kerja, mengurangi waktu antrian, manajemen perpustakaan yang lebih efisien dan
memberikan nilai tambah untuk layanan perpustakaan.
2.6 Layanan Peminjaman Mandiri (Self Service Check-Out)
Pelayanan sirkulasi memberikan kesempatan bagi pengguna yang ingin
membaca buku di rumah atau di luar perpustakaan. Jasa yang diberikan perpustakaan
yaitu meminjamkan buku kepada pengguna dalam jangka waktu tertentu sesuai
dengan kebijakan perpustakaan.
Layanan peminjaman mandiri (Self-Check-out) adalah layanan yang
disediakan bagi pengguna yang ingin meminjam koleksi perpustakaan. Sesuai
dengan namanya, layanan peminjaman koleksi perpustakaan ini dilakukan oleh
masing-masing pengguna secara individu melalui interaksi dengan mesin. Berbeda
dengan peminjaman koleksi secara manual yang masih dibantu dengan interaksi
antara pengguna dan pustakawan.
Peminjaman koleksi dilakukan dengan menggunakan mesin layanan mandiri
(self service machine) dengan teknologi Radio Frequency Identification (RFID).
19
Mesin menampilkan instruksi pada layar untuk memandu pengguna. Kemudian
mesin mengeluarkan slip (receipt) peminjaman yang dapat disimpan pengguna untuk
referensi ketika ingin mengetahui batas waktu peminjaman.
2.7 Layanan Pengembalian Mandiri (Self Service Check-In/returns)
Layanan pengembalian mandiri (Self service Check-in/returns) adalah
layanan yang disediakan bagi pengguna yang ingin mengembalikan koleksi
perpustakaan yang telah dipinjam. Sesuai dengan namanya, layanan pengembalian
koleksi perpustakaan ini dilakukan oleh masing-masing pengguna secara individu
melalui interaksi dengan mesin.
Pengembalian koleksi secara mandiri dilakukan dengan menggunakan mesin
layanan mandiri (self service machine) dengan teknologi Radio Frequency
Identification (RFID). Mesin menampilkan instruksi pada layar untuk memandu
pengguna. Kemudian mesin mengeluarkan slip (receipt) pengembalian yang dapat
disimpan pengguna untuk referensi.
2.8 Usabilitas (Usability)
Menurut Nielsen (1993) “Usability (ketergunaan) adalah suatu atribut yang
digunakan untuk mengukur kualitas antarmuka (interface) yang digunakan”.
Usability.gov mendefinisikan Usability adalah sebuah ukuran kualitas dari
pengalaman pengguna ketika berinteraksi dengan sebuah produk atau system, yang
dapat berupa sebuah halaman web, perangkat lunak, teknologi mobile, ataupun
perangkat apapun.
ISO/IEC 9126-1, 2000 (dalam Bevan 2000) memberikan definisi sebagai
berikut: “Usability is the capability of the software product to be understood
learned, used and attractive to the user, when used under specified condition.” Atau
Usability adalah kemampuan sebuah produk perangkat lunak untuk dapat dipahami,
20
dipelajari, sesuatu yang biasa dan menarik bagi pengguna, saat digunakan dalam
kondisi tertentu.
Dalam International Organization for standardization (ISO 9241 – 11, 1998)
Usability adalah “sebagai tingkat dimana produk dapat digunakan oleh pengguna
tertentu untuk mencapai tujuan efektivitas, efisiensi dan kepuasan dalam penggunaan
pada konteks tertentu”.
Sedangkan menurut IEEE std. 610, 12-1990 (dalam Tatari dan ur-Rehman,
2011) mendefinisikan sebagai berikut: “Usability is the the easy with which a user
can learn to operate, prepares inputs for, and interprets ouputs of a system or
component”. Atau usability adalah kemudahan dimana pengguna dapat belajar untuk
mengoperasikan, mempersiapkan input, dan menginterpretasikan output dari sistem
atau komponen.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas usabilitas dapat diartikan sebagai
kemampuan sebuah produk dapat dipahami, dipelajari, digunakan, dan sejauh mana
produk tersebut berhasil membantu pengguna mencapai tujuannya.
2.8.1 Karakteristik atau Atribut Usabilitas
Nielsen (2012) berpendapat bahwa atribut yang dapat dijadikan patokan
dalam mengukur Usability, antara lain:
•
•
•
•
•
Learnability: How easy is it for users to accomplish basic tasks the first time
they encounter the design?
Efficiency: Once users have learned the design, how quickly can they
perform tasks?
Memorability: When users return to the design after a period of not using it,
how easily can they reestablish proficiency?
Errors: How many errors do users make, how severe are these errors, and
how easily can they recover from the errors?
Satisfaction: How pleasant is it to use the design?
21
Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa atribut yang dapat dijadikan
patokan dalam mengukue Usability adalah:
•
Learnability
(mudah
dipelajari):
Seberapa
mudahkan
pengguna
menyelesaikan tugas sederhana pada saat pertama kali penggunaan desain?
•
Efficiency (efisiensi): Setelah pengguna mempelajari desain perangkat lunak,
seberapa cepatkah mereka dapat menyelesaikan tugas?
•
Memorability (mudah diingat): Ketika pengguna tidak menggunakan desain
setelah beberapa waktu, seberapa mudahkan mereka mengembalikan
keahlian mereka?
•
Errors (jumlah kesalahan): Berapa kali pengguna membuat kesalahan,
seberapa parahkah kesalahan
tersebut, dan bagaimana mereka dapat
memperbaiki kesalahan tersebut?
•
Satisfaction (kepuasan): Seberapa memuaskankah desain tersebut menurut
pengguna?
22
KAJIAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu layanan perpustakaan yang
disediakan kepada pengguna yang ingin meminjam buku untuk dibaca di rumah atau
di luar perpustakaan.
Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti
perputaran, peredaran. Sedangkan dalam ilmu perpustakaan, kata sirkulasi sering
dikenal dengan pemanfaatan bahan pustaka.
Dalam Buku Pedoman Umum
Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 34), “Layanan sirkulasi
adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan diluar perpustakaan.”
Sedangkan Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000, 97), “Sirkulasi adalah
kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan
maupun dibawa keluar perpustakaan.” Selain itu, menurut Lasa, HS (2008, 213),
“Sirkulasi adalah semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan
pemanfaatan, dan penggunaan koleksi dengan tepat guna dan tepat waktu untuk
kepentingan pengguna jasa perpustakaan.”
Pengertian layanan sirkulasi menurut Rahayuningsih, (2007, 95) adalah
“layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, dan
perpanjangan koleksi”.
6
Dari beberapa pendapat di atas dapat dipahami bahwa pelayanan sirkulasi
adalah kegiatan pemanfaatan dan penggunaan koleksi perpustakaan yang berkaitan
dengan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi.
2.2
Tujuan dan Fungsi Pelayanan Sirkulasi
Sirkulasi merupakan ujung tombak jasa perpustakaan, karena bagian sirkulasi
inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai serta paling sering digunakan
pemakai. Menurut Lasa (2008, 213), tujuan pelayanan sirkulasi adalah:
1. Agar para pengguna mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan
secara optimal.
2. Agar mudah diketahui identitas peminjaman, buku yang dipinjam dan
waktu pengembalian.
3. Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang
ditentukan.
4. Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu
perpustakaan.
5. Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran.
Sedangkan tujuan pelayanan sirkulasi menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000,
99), yaitu:
Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin,
mudah untuk mengetahui identitas peminjam koleksi tersebut, terjaminnya
pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, diperoleh data kegiatan
perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi dan
apabila terjadi pelanggaran dapat segera diketahui.
Berdasarkan kedua pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan
pelayanan sirkulasi adalah agar koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan
semaksimal mungkin baik di dalam maupun di luar perpustakaan, mengetahui
identisas peminjam sehingga pengembalian terjamin, serta mengontrol
apabila
terjadi pelanggaran.
7
Pelayanan sirkulasi memiliki berbagai fungsi didalam perpustakaan, yaitu
memberikan pelayanan langsung kepada pengguna.
Adapun fungsi pelayanan sirkulasi menurut Battaile (1992) menyatakan
bahwa:
The primary function of a circulation department, its reason for being, is to
facilitate the process of circulating books from the regular collection. This
process includes the cycle an item makes from shelf to borrower and back to
shelf, plus the adjunct record-keeping systems. The entire process is based on
policies that the library has adopted concerning who may borrow what, for
how long, and what happens if the item is not returned.
Maksud dari pendapat di atas yaitu fungsi utama pelayanan sirkulasi adalah
untuk memfasilitasi proses sirkulasi buku dari koleksi regular. Proses ini mencakup
siklus peredaran buku dari rak ke peminjam atau untuk dipinjam dan kembali ke rak,
serta sistem pemeliharaan rekod. Seluruh proses ini didasarkan pada kebijakan yang
diterapkan perpustakaan tentang siapa yang dapat meminjam apa, untuk berapa lama,
dan bagaimana jika buku tidak dikembalikan.
Adapun tujuan pelayanan sirkulasi di Perpustakaan UNIMED adalah untuk
membantu pengguna dalam memanfaatkan koleksi perpustakaan, mengetahui
idenstitas peminjam koleksi, jangka waktu peminjaman koleksi, serta mengontrol
peredaran koleksi. Sedangkan fungsi pelayanan sirkulasi di Perpustakaan UNIMED
yaitu melayani pendaftaran anggota, melayani peminjaman dan pengembalian
koleksi, memberikan surat keterangan bebas pustaka, menagih koleksi dan lain-lain.
2.3
Sistem Pelayanan Sirkulasi
Sistem pelayanan sirkulasi terdiri dari dua yaitu sistem pelayanan terbuka
(opened access) dan sistem pelayanan tertutup (closed access). Perpustakaan harus
dapat
menentukan
dan
memilih
sistem
pelayanan,
karena
pelayanan
8
sirkulasi adalah pelayanan yang sering berhubungan dengan pengguna sehingga
menjadi suatu tolak ukur kualitas pelayanan perpustakaan.
2.3.1
Sistem Pelayanan Terbuka
Menurut Darmono (2001:139), sistem layanan terbuka adalah layanan yang
memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan
mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki di jajaran koleksi perpustakaan.
Pada sistem ini pengguna perpustakaan dapat melakukan browsing bahan pustaka
dari jajaran koleksi. Dalam sistem terbuka jika pengguna tidak menemukan bahan
pustaka di jajaran koleksi maka secara langsung yang bersangkutan dapat melakukan
alternatif memilih bahan pustaka yang tersedia di jajaran koleksi.
Menurut Darmono (2001, 140), kebaikan yang dapat diperoleh dari sistem
layanan terbuka adalah:
1. pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang
dikehendaki di jajaran koleksi.
2. pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab
terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan
3. pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam
menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak
ditemukan
4. dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk
mengembalikan bahan pustaka tidak diperlukan sehingga dapat diberi
tanggung jawab diposisi lain.
Sistem layanan terbuka juga mengandung beberapa faktor kelemahan antara
lain:
1. ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran)
menjadi kacau karena ketika mereka melakukan browsing. Buku yang
sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara
tidak tepat.
2. ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila
dibandingkan dengan sistem layanan tertutup
3. memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu
lintas pemakai lebih leluasa
9
4. membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk
mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak
menimbulkan berbagai ekses seperti peningkatan kehilangan atau
perobekan bahan pustaka.
Terlepas dari kelemahannya, sistem pelayanan terbuka (opened access)
adalah sistem yang sangat cocok dengan perpustakaan yang berorientasi pada
pengguna (user oriented). Sistem pelayanan terbuka ini memberikan kepercayaan
seutuhnya kepada pengguna dalam penemuan kembali koleksi. Namun tentu saja
penguna masih dapat meminta bantuan dari pustakawan jika mendapatkan kesulitan.
Pelayanan sirkulasi Perpustakaan UNIMED menerapkan sistem pelayanan terbuka,
sehingga pengguna dapat mencari dan mengambil sendiri koleksi di rak koleksi.
2.3.2
Sistem Pelayanan Tertutup
Menurut Darmono (2001, 137), “sistem layanan tertutup adalah sistem
layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil
sendiri bahan pustaka di perpustakaan.”
Kebaikan sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut:
1. jajaran koleksi akan tetap terjaga kerapiannya karena hanya petugas
perpustakaan yang boleh masuk ke jajaran koleksi
2. kemungkinan terjadi kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat ditekan
karena pemakai tidak dapat melakukan akses langsung kejajaran koleksi
3. ruangan untuk koleksi tidak terlalu luas, karena lalu lintas petugas didaerah
jajaran koleksi rlatif rendah
4. untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat
sesuai.
Sistem layanan tertutup juga memiliki beberapa kelemahan antara lain:
1. dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri
kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang,
ukuran buku dan jumlah halaman, informasi semacam ini sebenarnya sangat
abstrak
2. judul buku tidak selalu menggambarkan makna pembahasan buku, sehingga
bisa saja judul yang telah dipilih, tetapi bukan bahan pustaka tersebut yang
dimaksud oleh pengguna
10
3. pengguna tidak mungkin melakukan browsing di jajaran rak, sehingga
pemakai tidak mungkin menemukan alternatif lain dari bahan pustaka yang
diperlukan
4. jika peminjaman cukup banyak, dan petugas perpustakaan relatif terbatas hal
ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak untuk memenuhi
permintaan pemakai perpustakaan dan menyiapkan bahan pustaka yang
dibutuhkannya, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama Darmono
(2001, 138).
Sistem pelayanan tertutup (closed access) biasanya di terapkan pada
perpustakaan-perpustakaan yang mempunyai koleksi yang sangat penting, langka,
jumlahnya sedikit atau terbatas, dan berharga, juga tergantung pada kebijakankebijakan pada suatu perpustakaan itu sendiri.
2.4 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan pelayana yang selalu berhubungan dengan
pengguna. Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, oleh
sebab itu layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada
setiap bagian. Adapun proses pelayanan sirkulasi menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000,
98), meliputi “kegiatan 1) keanggotaan, 2) peminjaman, 3) pengembalian, 4)
perpanjangan, 5) penagihan, 6) sanksi, dan 7) memberikan keterangan bebas/bersih
pinjaman”.
1. Keanggotaan
Setiap perpustakaan yang berbeda memilliki jenis anggota yang berbeda pula.
Tidak semua orang dapat menjadi anggota suatu perpustakaan. Masing- masing
perpustakaan akan menentukan siapa saja yang boleh menjadi anggota perpustakaan
serta apa saja yang dapat diperoleh atau dilakukan di perpustakaan tersebut.
Pada perpustakaan Perguruan Tinggi yang menjadi anggota perpustakaan
biasanya adalah mahasiswa, staf pengajar, dan pegawai. Untuk menjadi anggota
11
perpustakaan harus terlebih dahulu melakukan pendaftaran atau registrasi sesuai
dengan kebijakan yang diterapkan perpustakaan.
2. Peminjaman
Pelayanan sirkulasi memberikan kesempatan bagi pengguna yang ingin
membaca buku di rumah atau di luar perpustakaan. Jasa yang diberikan perpustakaan
yaitu meminjamkan buku kepada pengguna dalam jangka waktu tertentu sesuai
dengan kebijakan perpustakaan.
Sistem peminjaman untuk setiap perpustakaan tidak sama tergantung dari
kondisi
masing-masing
perpustakaan.
Sehingga
perpustakaan
selalu
mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan keperluan
perpustakaan Darmono (2001, 148).
3. Pengembalian
Koleksi perpustakaan yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali
pada waktunya. Pengguna yang meminjam buku harus mengembalikan buku ke
perpustakaan sesuai dengan jangka waktu yang ditetapkan. Hal ini agar buku dapat
dibaca atau dipinjam oleh pengguna lain.
4. Perpanjangan
Kegiatan perpanjangan jangka waktu peminjaman koleksi diperbolehkan
perpustakaan jika penguna belum selesai menggunakan koleksi yang dipinjamnya.
Pengguna dapat memperpanjang jangka waktu peminjaman koleksi dengan cara
membawa kembali koleksi yang dipinjam kebagian sirkulasi, pustakawan bagian
sirkulasi akan memberikan waktu perpanjangan sesuai dengan aturan yang telah
ditetapkan oleh perpustakaan. Setiap perpustakaan memiliki kebijakan masing12
masing dalam memberikan waktu perpanjangan bahan pustaka, ada sebanyak dua
kali namun ada juga hanya satu kali perpanjangan saja.
5. Penagihan
Penagihan dilakukan apabila pengguna tidak mengembalikan koleksi ketika
jangka waktu peminjaman telah habis. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan
Perguruan Tinggi (2004, 82), bila pengguna tidak pengembalikan bahan
perpustakaan pada waktunya, perpustakaan akan menagih buku agar segera
dikembalikan. Penagihan dilakukan agar koleksi tidak hanya digunakan oleh seorang
pengguna saja, tetapi dapat digunakan oleh seluruh pengguna secara bergantian.
Selain itu juga mengingatkan pengguna yang lupa atau lalai mengembalikan buku ke
perpustakaan.
6. Sanksi
Sanksi
dikenakan
kepada
pengguna
perpustakaan
yang
melakukan
pelanggaran. Sanksi yang akan diberikan tergantung pada jenis pelanggaran yang
dilakukan pengguna. Sanksi-sanksi tersebut dapat berupa uang, surat peringatan,
menganti bahan pustaka yang telah rusak maupun sanksi akademik lainnya. Berat
ringannya sanksi kepada pengguna tergantung pada jenis pelanggaran yang
dilakukan.
7. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman
Bebas pustaka (bebas pinjaman) merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi
yaitu memberikan surat keterangan kepada pengguna. Surat keterangan bebas
pinjaman diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai
pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan.
13
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004, 84 ), Surat
keterangan bebas pinjaman tersebut diperlukan untuk:
1.
2.
3.
4.
2.5
ujian akhir
yudisium
penerimaan ijazah
pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Layanan Mandiri
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia mandiri adalah dalam keadaan dapat
berdiri sendiri; tidak bergantung pada orang lain. Jika digabung dengan kata layanan
menjadi frase layanan mandiri maka dapat didefinisikan bahwa layanan mandiri
adalah layanan yang dilakukan oleh dan untuk diri sendiri tanpa bantuan orang lain
atau tidak tergantung pada orang lain.
Layanan mandiri merupakan salah satu hasil dari perkembangan teknologi
yaitu aplikasi teknologi pada bidang pelayanan jasa yang dikenal sebagai teknologi
berbasis layanan mandiri (Self Service Technologies atau disingkat SST).
Meuter et al. menyatakan bahwa:
“Self service technologies as technological interfaces that allow customers to
produce services independent of direct service employee involvement”
(Curran et al., 2003).
Pernyataan di atas menyatakan bahwa teknologi berbasis layanan mandiri
(Self Service Technologies) adalah teknologi yang memungkinkan pengguna
memproduksi layanan sendiri tanpa membutuhkan keterlibatan pegawai.
Penggunaan self service technology yang disebut sebagai self-help, yang
mengacu pada teknologi yang memungkinkan pengguna untuk mempelajari,
menerima informasi, melatih mereka sendiri dan memberikan pelayanan mereka
14
sendiri (Siregar, 2010). Penerapan Self Service Technologies dapat meningkatkan
kualitas layanan yang disediakan perusahaan kepada pelanggannya. Teknologi dapat
membuat kegiatan berbelanja lebih mudah dan dapat diatur. (Hsieh, 2005)
Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat diketahui bahwa teknologi
layanan mandiri merupakan teknologi yang menghadirkan layanan yang dapat
digunakan pengguna secara mandiri tanpa bantuan orang lain.
2.5.1 Jenis Teknologi Layanan Mandiri
Jenis utama teknologi layanan mandiri (Self Service Technologies) terdiri
dari empat, yaitu:
1. Telephone & interactive voice response (IVR) systems - Many companies
utilize this form of SST for customer orders, customer billing inquiries, and
customer surveys. Credit card companies, insurance companies, pizza
restaurants, and even universities have taken advantage of these.
2. Interactive freestanding kiosks - Many malls and retail outlets offer these
both inside and outside their stores as a way to help you determine
availability of a product, as well as to where to locate it in their facility.
Some even print coupons. Large discount chains use kiosks in each store to
help you determine what size battery or windshield wiper to put on your car,
for example. You will also find kiosks at airports and hotels that print airline
tickets and allow for quick checkout, and at movie theaters and malls that
print movie tickets.
3. Internet based or other on-line connection systems - ATM's and pay-at-thepump gas stations are two widely used examples of on-line technologies.
Internet banking and bill management services are also becoming quite
popular. Package delivery services also allow you to track packages 24
hours a day now.
4. Video/DVD/CD based technologies - This type of SST is typically used for
educational purposes. Corporate entities use this media to train their
employees, to familiarize sales representatives with new products, and to
introduce new products to consumers. Universities have also gotten into the
act in the last decade, providing undergraduate, graduate, and continuing
education classes by video and CD formats. (Hsieh, 2005)
Menurut Hsieh terdapat empat jenis utama teknologi layanan mandiri, yaitu:
1. Telepon & sistem respon suara interaktif (IVR) - Banyak perusahaan
memanfaatkan bentuk SST untuk pesanan pelanggan, pertanyaan tagihan
15
pelanggan, dan survei pelanggan. Perusahaan kartu kredit, perusahaan
asuransi, restoran pizza, dan bahkan perguruan tinggi telah mengambil
keuntungan dari ini.
2. Kios Interaktif freestanding - Banyak mal dan outlet ritel menawarkan ini
baik di dalam dan di luar toko mereka sebagai cara untuk membantu anda
menentukan ketersediaan produk, serta ke mana untuk menemukannya di
fasilitas mereka. Beberapa bahkan mencetak kupon. Rangkaian diskon besar
menggunakan kios di setiap toko untuk membantu anda menentukan ukuran
baterai atau wiper untuk mobil, misalnya. anda juga akan menemukan kios di
bandara dan hotel yang mencetak tiket pesawat dan memungkinkan untuk
checkout dengan cepat, dan pada bioskop dan mal yang mencetak tiket film.
3. Berbasis Internet atau sistem koneksi on-line lainnya - ATM dan pembayaran
di stasiun pengisian bensin adalah dua contoh yang banyak digunakan
teknologi on-line. Internet banking dan jasa manajemen tagihan juga menjadi
cukup populer. Jasa pengiriman paket saat ini juga memungkinkan anda
untuk melacak paket 24 jam sehari.
4. Teknologi berbasis Video / DVD / CD - Jenis SST yang biasa digunakan
untuk tujuan pendidikan. Entitas perusahaan menggunakan media ini untuk
melatih karyawan mereka, untuk membiasakan perwakilan penjualan dengan
produk-produk baru, dan untuk memperkenalkan produk baru kepada
konsumen. Universitas juga menggunakan tindakan ini dalam dekade
terakhir,
menyediakan
kelas
sarjana,
pascasarjana,
dan
pendidikan
berkelanjutan dengan video dan CD format.
16
Dalam bidang perpustakaan telah tersedia pilihan penerapan self service
technologies yaitu:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Self-checkout
Self-check in/returns
Online reservation placement
Online interlibrary loan requests
Online suggestion for purchase
Self-service reservation pick-up
Online renewals
Automated booking systems:
− Meeting room bookings
− PC bookings
− Online events bookings
− Game bookings
Printing/photocopying (using library card or smart card)
Virtual reference services
Self management of personal details (address updates, etc) online
Online training tutorials
Virtual tours
Library vending machines at train stations, shopping centres etc
Payments - online (BPay or credit card) or via library/smart card
Digitisation of materials: e-books, databases, downloadable books
Online membership
Individual patron profiling and notification
Robotic manual handling options (Brady et. al, 2011)
Jenis self service technology yang diterapkan di Perpustakaan UNIMED
antara lain yaitu: self-checkout; self-check in/returns; Online renewals; Automated
booking systems; Digitisation of materials: e-books, databases, downloadable
books; dan Online membership.
2.5.2
Manfaat Layanan Mandiri (Self Service) di Perpustakaan
Menurut Holt dalam Brady et.al (2011) manfaat layanan mandiri
diperpustakaan yaitu:
1) staff experience health benefits through a decrease in manual work and a
reduced risk of repetitive motion syndrome injuries; 2) customers benefit
from more value added service; 3) library management benefits from more
efficient processes.
17
Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa mafaat layanan mandiri di
perpustakaanadalah: 1) manfaat kesehatan pengalaman pustakawan melalui
penurunan pekerjaan manual dan mengurangi risiko cedera sindrom gerakan
berulang, 2) manfaat dari nilai tambah layanan, 3) manfaat manajemen perpustakaan
dari proses yang lebih efisien.
Selanjutnya Mackenzie (2004) menyatakan manfaat layanan mandiri di
perpustakaan adalah :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
greater privacy for patrons regarding their loans
less waiting in queues
a reduction in occupational health and safety risks arising from manual
handling
libraries able to keep up with increases in customer demand
patrons are able to access self-services such as reservations and interlibrary
loans (ILL)
more sophisticated reference services
increased accessibility due to longer opening hours
improved personal and professional development options for staff
opportunity for savings resulting from the removal of manual tasks to
be reinvested into value-added library services
Pendapat di atas menyatakan bahwa bahwa manfaat layanan mandiri di
perpustakaan adalah:
•
•
•
privasi yang lebih besar bagi pengguna mengenai pinjaman mereka
mengurangi waktu antrian
pengurangan risiko kesehatan dan keselamatan kerja yang timbul dari
penanganan manual
•
•
perpustakaan mampu bersaing dengan peningkatan permintaan pengguna
pengguna dapat mengakses layanan mandiri
seperti pemesanan dan
pinjaman antar perpustakaan
•
layanan referensi yang lebih canggih
18
•
•
peningkatan aksesibilitas karena jam buka lebih lama
meningkatkan pilihan pengembangan pribadi dan profesional untuk
pstakawan
•
kesempatan untuk penghematan yang dihasilkan dari penghapusan tugas
manual
•
diinvestasikan kembali ke dalam nilai tambah layanan perpustakaan
Dari dua pendapat tersebut maka dapat dikatakan bahwa, manfaat layanan
mandiri di perpustakaan adalah untuk mengurangi resiko kesehatan dan keselamatan
kerja, mengurangi waktu antrian, manajemen perpustakaan yang lebih efisien dan
memberikan nilai tambah untuk layanan perpustakaan.
2.6 Layanan Peminjaman Mandiri (Self Service Check-Out)
Pelayanan sirkulasi memberikan kesempatan bagi pengguna yang ingin
membaca buku di rumah atau di luar perpustakaan. Jasa yang diberikan perpustakaan
yaitu meminjamkan buku kepada pengguna dalam jangka waktu tertentu sesuai
dengan kebijakan perpustakaan.
Layanan peminjaman mandiri (Self-Check-out) adalah layanan yang
disediakan bagi pengguna yang ingin meminjam koleksi perpustakaan. Sesuai
dengan namanya, layanan peminjaman koleksi perpustakaan ini dilakukan oleh
masing-masing pengguna secara individu melalui interaksi dengan mesin. Berbeda
dengan peminjaman koleksi secara manual yang masih dibantu dengan interaksi
antara pengguna dan pustakawan.
Peminjaman koleksi dilakukan dengan menggunakan mesin layanan mandiri
(self service machine) dengan teknologi Radio Frequency Identification (RFID).
19
Mesin menampilkan instruksi pada layar untuk memandu pengguna. Kemudian
mesin mengeluarkan slip (receipt) peminjaman yang dapat disimpan pengguna untuk
referensi ketika ingin mengetahui batas waktu peminjaman.
2.7 Layanan Pengembalian Mandiri (Self Service Check-In/returns)
Layanan pengembalian mandiri (Self service Check-in/returns) adalah
layanan yang disediakan bagi pengguna yang ingin mengembalikan koleksi
perpustakaan yang telah dipinjam. Sesuai dengan namanya, layanan pengembalian
koleksi perpustakaan ini dilakukan oleh masing-masing pengguna secara individu
melalui interaksi dengan mesin.
Pengembalian koleksi secara mandiri dilakukan dengan menggunakan mesin
layanan mandiri (self service machine) dengan teknologi Radio Frequency
Identification (RFID). Mesin menampilkan instruksi pada layar untuk memandu
pengguna. Kemudian mesin mengeluarkan slip (receipt) pengembalian yang dapat
disimpan pengguna untuk referensi.
2.8 Usabilitas (Usability)
Menurut Nielsen (1993) “Usability (ketergunaan) adalah suatu atribut yang
digunakan untuk mengukur kualitas antarmuka (interface) yang digunakan”.
Usability.gov mendefinisikan Usability adalah sebuah ukuran kualitas dari
pengalaman pengguna ketika berinteraksi dengan sebuah produk atau system, yang
dapat berupa sebuah halaman web, perangkat lunak, teknologi mobile, ataupun
perangkat apapun.
ISO/IEC 9126-1, 2000 (dalam Bevan 2000) memberikan definisi sebagai
berikut: “Usability is the capability of the software product to be understood
learned, used and attractive to the user, when used under specified condition.” Atau
Usability adalah kemampuan sebuah produk perangkat lunak untuk dapat dipahami,
20
dipelajari, sesuatu yang biasa dan menarik bagi pengguna, saat digunakan dalam
kondisi tertentu.
Dalam International Organization for standardization (ISO 9241 – 11, 1998)
Usability adalah “sebagai tingkat dimana produk dapat digunakan oleh pengguna
tertentu untuk mencapai tujuan efektivitas, efisiensi dan kepuasan dalam penggunaan
pada konteks tertentu”.
Sedangkan menurut IEEE std. 610, 12-1990 (dalam Tatari dan ur-Rehman,
2011) mendefinisikan sebagai berikut: “Usability is the the easy with which a user
can learn to operate, prepares inputs for, and interprets ouputs of a system or
component”. Atau usability adalah kemudahan dimana pengguna dapat belajar untuk
mengoperasikan, mempersiapkan input, dan menginterpretasikan output dari sistem
atau komponen.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas usabilitas dapat diartikan sebagai
kemampuan sebuah produk dapat dipahami, dipelajari, digunakan, dan sejauh mana
produk tersebut berhasil membantu pengguna mencapai tujuannya.
2.8.1 Karakteristik atau Atribut Usabilitas
Nielsen (2012) berpendapat bahwa atribut yang dapat dijadikan patokan
dalam mengukur Usability, antara lain:
•
•
•
•
•
Learnability: How easy is it for users to accomplish basic tasks the first time
they encounter the design?
Efficiency: Once users have learned the design, how quickly can they
perform tasks?
Memorability: When users return to the design after a period of not using it,
how easily can they reestablish proficiency?
Errors: How many errors do users make, how severe are these errors, and
how easily can they recover from the errors?
Satisfaction: How pleasant is it to use the design?
21
Dari uraian di atas dapat diartikan bahwa atribut yang dapat dijadikan
patokan dalam mengukue Usability adalah:
•
Learnability
(mudah
dipelajari):
Seberapa
mudahkan
pengguna
menyelesaikan tugas sederhana pada saat pertama kali penggunaan desain?
•
Efficiency (efisiensi): Setelah pengguna mempelajari desain perangkat lunak,
seberapa cepatkah mereka dapat menyelesaikan tugas?
•
Memorability (mudah diingat): Ketika pengguna tidak menggunakan desain
setelah beberapa waktu, seberapa mudahkan mereka mengembalikan
keahlian mereka?
•
Errors (jumlah kesalahan): Berapa kali pengguna membuat kesalahan,
seberapa parahkah kesalahan
tersebut, dan bagaimana mereka dapat
memperbaiki kesalahan tersebut?
•
Satisfaction (kepuasan): Seberapa memuaskankah desain tersebut menurut
pengguna?
22