Sistem Teknik Dokumentasi . doc
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
“Sistem Teknik Dokumentasi”
Kelompok 2 :
Susilawati
Wilda Andayani
(145106096)
(145106109)
STIEB PERDANA MANDIRI
AKUNTANSI S1 SEMESTER 6 PAGI-B
Tahun ajaran 2016/2017
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum wr.wb
Syukur Alhamdulillah, segala puji dan syukur ke hadirat Allah SWT.
karena berkat rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini
tepat pada waktunya. Shalawat dan salam penulis sanjungkan ke pangkuan Nabi
Besar Muhammad SAW. Tak lupa, penulis mengucapkan terimah kasih kepada
Dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi yang telah membimbing penulis
dalam perkuliahan.
Makalah ini dibuat dalam rangka memenuhi tugas pada mata kuliah
Sistem Informasi Akuntansi. Makalah membahas tentang “Sistem Teknik
Dokumentasi”.
Penulis berharap agar makalah dapat bermanfaat bagi pembaca. penulis
menyadari bahwa sebagai manusia tidak luput dari kekurangan, kiranya makalah
ini bisa diterima oleh pembaca. Maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan
saran yang membangun guna menjadikan makalah ini agar lebih baik.
Penulis
i
DAFTAR ISI
Kata pengantar....................................................................................
i
Daftar isi...............................................................................................
ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.........................................................................
1.2 Rumusan Masalah....................................................................
1.3Tujuan.......................................................................................
1
2
2
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Teknik Sistem........................................................
3
2.2 Pengguna-Pengguna Teknik Sistem.........................................
4
2.3 Jenis-jenis Teknik Mendokumentasi SI...................................
5
2.4 Petunjuk Menggambarkan Diagram Alir.................................
8
BAB III PENUTUP
Kesimpulan ..........................................................................................
11
Daftar Pustaka.......................................................................................
12
ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan
materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja.
Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan dimana, mengapa, dan bagaimana data
dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana
pengendalian sistemnya.
Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah
diagram, bagan alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi.
Alat-alat tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu
penjelasan per tahap mengenai komponen dan interaksi sistem. Alat dokumentasi
memiliki peran penting dalam beberapa tahap yaitu :
1. Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut
bekerja.
2. Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat
mengidentifikasi
kekuatan
dan
kelemahannya,
serta
mengusulkan
perbaikan.
3. Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi.
Alat-alat ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan di dalam sekian
banyak kerumitan dan kekacauan. Sebagai tambahan, para anggota tim yang
mengembangkan proyek sistem informasi, seringkali berubah-ubah. Alat-alat
dokumentasi tersebut akan membantu anggota baru dalam tim, untuk mengikuti
jalannya proyek dengan cepat. Berdasarkan latar belakang tersebut penulis tertarik
untuk menulis makalah tentang pengguna –pengguna teknik sistem dan jenis-jenis
teknik mendokumentasikan sistem informasi serta petunjuk menggambarkan
diagram alir.
1
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang akan disajikan dalam makalah ini, yakni :
1.
2.
3.
4.
Apa yang dimaksud dengan teknik sistem ?
Bagaiman pengguna –pengguna teknik sistem ?
Apa saja jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi ?
Bagaimana petunjuk menggambarkan diagram alir?
1.3 Tujuan
Tujuan penulisan dalam makalah ini, yakni :
1.
2.
3.
4.
Untuk mengetahui penjelasan mengenai teknik sistem
Untuk mengetahui pengguna –pengguna teknik sistem
Untuk mengetahui jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi
Untuk mengetahui petunjuk menggambarkan diagram alir.
2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN TEKNIK SISTEM
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis,
merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang
berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para
personal sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga
digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern
bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan :
1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem
berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis,
maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan
keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem.
Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem
(pada saat si analis sedang mengevaluasi sistem lama yang sudah berjalan)
dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor
laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan
sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem
informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka yang sedang mempelajari
prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi
media pelatihan karyawan baru.
2.2 PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM
1. Penggunaan Teknik-Teknik Sistem dalam Auditing
3
a. Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan
perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor
umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
1) Pengawasan lingkungan
2) Sistem akuntansi
3) Pengawasan prosedur
Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen,
bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.
b. Pengujian ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi
yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk
memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi
pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa
digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel
keputusan.
c. Kertas kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan
pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yang
ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk
mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan
HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik
dapat muncul dalam kertas kerja.
4
2.
Penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem
a. Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian
fakta. Teknik
sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan
flowchart analitis.
b. Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh.
Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart
program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk
mendokumentasikan perancangan sistem.
c. Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem
yang telah dibuat.
2.3 JENIS-JENIS TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM INFORMASI
Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis
lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem. Tingkatan atau
derajat pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi,
dan menyiapkan/membuat. Jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem
informasi antara lain:
1. Diagram Arus Data
Menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk
mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan
serta mendesain sistem yang baru. Jenjang tertinggi disebut Diagram Konteks
yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem.
2. Bagan Alir (Flowchart)
Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan
berbagai macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk
menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir
menggunakan
serangkaian
simbol
standar
5
untuk
menguraikan
prosedur
pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus
menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.
a. Simbol-Simbol Bagan Alir
1) Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan,
menunjukkan input, output, pemrosesan dan media penyimpanan.
2) Simbol dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu :
a. Input/Output merupakan simbol yang menggambarkan alat/media yang
memberikan input kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan
data.
b. Processing merupakan
Simbol yang menunjukkan jenis alat yang
digunakan untuk mengolah data.
c. Storage merupakan Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan
untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
d. Lain-lain merupakan Simbol yang menunjukkan arus data dan barang.
Jenis-jenis Bagan Alir
1) Bagan Alir Dokumen
Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area
pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Menelusur sebuah dokumen
dari asalnya sampai tujuannya. Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan
prosedur pengawasan sebuah sistem seperti, internal checks dan dan pemisahan
fungsi dapat mengungkap kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya :
komunikasi tidak memadai.
2) Bagan Alir Sistem
Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah
sistem informasi akuntansi. Merupakan salah satu alat penting untuk
menganalisis, mendesain, dan mengevaluasi sebuah sistem. Secara universal
dipakai dalam sistem kerja dan sarana komunikasi yang efektif diantara para
pekerja.
3) Bagan Alir Program
Menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan
sebuah program. Menguraikan secara rinci bagaimana proses komputer dilakukan,
dengan menguraikan logika program komputer atau modul.
4) Bagan Konfigurasi Komputer
6
Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem
komputer. Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau
komponen perangkat keras yang direkomendasikan dan akan digunakan oleh
perusahaan.
5) Bagan Struktur
Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program komputer.
Dengan pendekatan ini, program komputer yang besar dan kompleks dipecah
menjadi kecil sampai tidak dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung
satu sama lain dan membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks.
Manfaatnya adalah dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih
sederhana, cepat, dan akurat.
3. Tabel Keputusan
Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan
berjenjang dan kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama
dengan flowchart untuk membantu mendesain dan menuliskan program
komputer. Tabel keputusan berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga bagian.
Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian kanan
terdiri atas kolom-kolom yang mempresentasikan aturan keputusan.
a. Keunggulan Tabel Keputusan
1. Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis
2.
b.
1.
2.
antar data input.
Mampu menangani lebih banyak alternatif.
Kelemahan Tabel Keputusan
Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.
Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.
4. Bagan Manajemen Proyek
Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi
didasarkan pada apakah proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai
dengan anggaran atau tidak. Alat manajemen proyek yang membantu dalam
penyelesaian proyek adalah gantt chart dan diagram jaringan.
2.4 PETUNJUK MENGGAMBARKAN DIAGRAM ALIR
7
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di
dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama
untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan
menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti
pedoman-pedoman sebagai berikut ini.
1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri
dari suatu halaman.
2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhirnya.
4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata
yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya: -"Persiapkan" dokumen “Hitung"
gaji
5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan yang
semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.
Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di makalah ini, yaitu sebagai
berikut ini.
1. Systems Flowchart
Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini
menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam
sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.
Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang
tampak sebagai berikut ini.
Simbol
Nama
Proses / Langkah
Fungsi
Menyatakan kegiatan yang akan
ditampilkan dalam diagram alir.
Proses / Langkah dimana perlu
adanya
Titik Keputusan
keputusan
atau
adanya
kondisi tertentu. Di titik ini selalu
ada dua keluaran untuk melanjutkan
aliran kondisi yang berbeda.
8
Masukan / Keluaran Digunakan untuk mewakili data
Data
Terminasi
masuk, atau data keluar.
Menunjukkan awal atau akhir sebuah
Garis alir
proses.
Menunjukkan arah aliran proses atau
Kontrol / Inspeksi
algoritma.
Menunjukkan
dimana
ada
proses
/
inspeksi
langkah
atau
pengontrolan.
2. Document Flowchart
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan
arus
dari
laporan
dan
formulir
termasuk
tembusan-
tembusannya.Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama
dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.
3. Schematic Flowchart
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang
mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam
sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbolsimbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan
peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah
untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbolsimbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami,
tetapi sulit dan lama menggambarnya.
4. Program Flowchart
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan
secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari
derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan
simbol-simbol. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir
logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer
9
terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program
digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer
secara logika. Bagan alit- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.
Berikut contoh bagan alir program.
5. Process Flowchart
Bagan alir proses (process flowchart)merupakan bagan alir yang banyak
digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk
menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses mcnggunakan
lima buah simbol tersendiri. Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan
dan simpanan yang digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan
jarak kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh
suatu kegiatan.
10
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis,
merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.
Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem
dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh
akuntan
yang
melakukan
pembuatan
sistem,
baik
secara
intern
bagi
perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik
sistem adalah
alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang &
mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan. Ada
beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan yaitu :
1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem
berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis,
maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan
keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem.
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari
prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi
media pelatihan karyawan baru.
11
DAFTAR PUSTAKA
http://aseepsolehudin.blogspot.co.id/2013/11/penggunaan-tekniktekniksistem.html
http://ndoware.com/diagram-alir-flowchart.html
http://blogakuntansi.blogspot.com/2011/11/teknik-dokumentasi-sistem.html
http://akuntansi-keuangan-rochmahndo.blogspot.co.id/2015/01/teknikdokumentasi-dan penyusunan-sistem.html
http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/category/sisteminformasiakuntansi/pen
gembangan-sistem-dan-teknik-dokumentasi/
12
“Sistem Teknik Dokumentasi”
Kelompok 2 :
Susilawati
Wilda Andayani
(145106096)
(145106109)
STIEB PERDANA MANDIRI
AKUNTANSI S1 SEMESTER 6 PAGI-B
Tahun ajaran 2016/2017
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum wr.wb
Syukur Alhamdulillah, segala puji dan syukur ke hadirat Allah SWT.
karena berkat rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini
tepat pada waktunya. Shalawat dan salam penulis sanjungkan ke pangkuan Nabi
Besar Muhammad SAW. Tak lupa, penulis mengucapkan terimah kasih kepada
Dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi yang telah membimbing penulis
dalam perkuliahan.
Makalah ini dibuat dalam rangka memenuhi tugas pada mata kuliah
Sistem Informasi Akuntansi. Makalah membahas tentang “Sistem Teknik
Dokumentasi”.
Penulis berharap agar makalah dapat bermanfaat bagi pembaca. penulis
menyadari bahwa sebagai manusia tidak luput dari kekurangan, kiranya makalah
ini bisa diterima oleh pembaca. Maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan
saran yang membangun guna menjadikan makalah ini agar lebih baik.
Penulis
i
DAFTAR ISI
Kata pengantar....................................................................................
i
Daftar isi...............................................................................................
ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.........................................................................
1.2 Rumusan Masalah....................................................................
1.3Tujuan.......................................................................................
1
2
2
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Teknik Sistem........................................................
3
2.2 Pengguna-Pengguna Teknik Sistem.........................................
4
2.3 Jenis-jenis Teknik Mendokumentasi SI...................................
5
2.4 Petunjuk Menggambarkan Diagram Alir.................................
8
BAB III PENUTUP
Kesimpulan ..........................................................................................
11
Daftar Pustaka.......................................................................................
12
ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan
materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja.
Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan dimana, mengapa, dan bagaimana data
dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana
pengendalian sistemnya.
Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah
diagram, bagan alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi.
Alat-alat tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu
penjelasan per tahap mengenai komponen dan interaksi sistem. Alat dokumentasi
memiliki peran penting dalam beberapa tahap yaitu :
1. Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut
bekerja.
2. Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat
mengidentifikasi
kekuatan
dan
kelemahannya,
serta
mengusulkan
perbaikan.
3. Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi.
Alat-alat ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan di dalam sekian
banyak kerumitan dan kekacauan. Sebagai tambahan, para anggota tim yang
mengembangkan proyek sistem informasi, seringkali berubah-ubah. Alat-alat
dokumentasi tersebut akan membantu anggota baru dalam tim, untuk mengikuti
jalannya proyek dengan cepat. Berdasarkan latar belakang tersebut penulis tertarik
untuk menulis makalah tentang pengguna –pengguna teknik sistem dan jenis-jenis
teknik mendokumentasikan sistem informasi serta petunjuk menggambarkan
diagram alir.
1
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang akan disajikan dalam makalah ini, yakni :
1.
2.
3.
4.
Apa yang dimaksud dengan teknik sistem ?
Bagaiman pengguna –pengguna teknik sistem ?
Apa saja jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi ?
Bagaimana petunjuk menggambarkan diagram alir?
1.3 Tujuan
Tujuan penulisan dalam makalah ini, yakni :
1.
2.
3.
4.
Untuk mengetahui penjelasan mengenai teknik sistem
Untuk mengetahui pengguna –pengguna teknik sistem
Untuk mengetahui jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi
Untuk mengetahui petunjuk menggambarkan diagram alir.
2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN TEKNIK SISTEM
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis,
merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang
berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para
personal sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga
digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern
bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan :
1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem
berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis,
maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan
keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem.
Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem
(pada saat si analis sedang mengevaluasi sistem lama yang sudah berjalan)
dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor
laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan
sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem
informasi akuntansi yang memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka yang sedang mempelajari
prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi
media pelatihan karyawan baru.
2.2 PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM
1. Penggunaan Teknik-Teknik Sistem dalam Auditing
3
a. Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan
perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor
umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
1) Pengawasan lingkungan
2) Sistem akuntansi
3) Pengawasan prosedur
Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen,
bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.
b. Pengujian ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi
yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk
memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi
pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa
digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel
keputusan.
c. Kertas kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan
pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yang
ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk
mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan
HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik
dapat muncul dalam kertas kerja.
4
2.
Penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem
a. Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian
fakta. Teknik
sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan
flowchart analitis.
b. Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh.
Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart
program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk
mendokumentasikan perancangan sistem.
c. Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem
yang telah dibuat.
2.3 JENIS-JENIS TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM INFORMASI
Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis
lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem. Tingkatan atau
derajat pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi,
dan menyiapkan/membuat. Jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem
informasi antara lain:
1. Diagram Arus Data
Menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk
mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan
serta mendesain sistem yang baru. Jenjang tertinggi disebut Diagram Konteks
yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem.
2. Bagan Alir (Flowchart)
Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan
berbagai macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk
menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir
menggunakan
serangkaian
simbol
standar
5
untuk
menguraikan
prosedur
pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus
menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.
a. Simbol-Simbol Bagan Alir
1) Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan,
menunjukkan input, output, pemrosesan dan media penyimpanan.
2) Simbol dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu :
a. Input/Output merupakan simbol yang menggambarkan alat/media yang
memberikan input kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan
data.
b. Processing merupakan
Simbol yang menunjukkan jenis alat yang
digunakan untuk mengolah data.
c. Storage merupakan Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan
untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
d. Lain-lain merupakan Simbol yang menunjukkan arus data dan barang.
Jenis-jenis Bagan Alir
1) Bagan Alir Dokumen
Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area
pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Menelusur sebuah dokumen
dari asalnya sampai tujuannya. Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan
prosedur pengawasan sebuah sistem seperti, internal checks dan dan pemisahan
fungsi dapat mengungkap kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya :
komunikasi tidak memadai.
2) Bagan Alir Sistem
Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah
sistem informasi akuntansi. Merupakan salah satu alat penting untuk
menganalisis, mendesain, dan mengevaluasi sebuah sistem. Secara universal
dipakai dalam sistem kerja dan sarana komunikasi yang efektif diantara para
pekerja.
3) Bagan Alir Program
Menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan
sebuah program. Menguraikan secara rinci bagaimana proses komputer dilakukan,
dengan menguraikan logika program komputer atau modul.
4) Bagan Konfigurasi Komputer
6
Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem
komputer. Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau
komponen perangkat keras yang direkomendasikan dan akan digunakan oleh
perusahaan.
5) Bagan Struktur
Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program komputer.
Dengan pendekatan ini, program komputer yang besar dan kompleks dipecah
menjadi kecil sampai tidak dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung
satu sama lain dan membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks.
Manfaatnya adalah dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih
sederhana, cepat, dan akurat.
3. Tabel Keputusan
Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan
berjenjang dan kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama
dengan flowchart untuk membantu mendesain dan menuliskan program
komputer. Tabel keputusan berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga bagian.
Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian kanan
terdiri atas kolom-kolom yang mempresentasikan aturan keputusan.
a. Keunggulan Tabel Keputusan
1. Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis
2.
b.
1.
2.
antar data input.
Mampu menangani lebih banyak alternatif.
Kelemahan Tabel Keputusan
Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.
Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.
4. Bagan Manajemen Proyek
Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi
didasarkan pada apakah proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai
dengan anggaran atau tidak. Alat manajemen proyek yang membantu dalam
penyelesaian proyek adalah gantt chart dan diagram jaringan.
2.4 PETUNJUK MENGGAMBARKAN DIAGRAM ALIR
7
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di
dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama
untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan
menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti
pedoman-pedoman sebagai berikut ini.
1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri
dari suatu halaman.
2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhirnya.
4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata
yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya: -"Persiapkan" dokumen “Hitung"
gaji
5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan yang
semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.
Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di makalah ini, yaitu sebagai
berikut ini.
1. Systems Flowchart
Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini
menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam
sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.
Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang
tampak sebagai berikut ini.
Simbol
Nama
Proses / Langkah
Fungsi
Menyatakan kegiatan yang akan
ditampilkan dalam diagram alir.
Proses / Langkah dimana perlu
adanya
Titik Keputusan
keputusan
atau
adanya
kondisi tertentu. Di titik ini selalu
ada dua keluaran untuk melanjutkan
aliran kondisi yang berbeda.
8
Masukan / Keluaran Digunakan untuk mewakili data
Data
Terminasi
masuk, atau data keluar.
Menunjukkan awal atau akhir sebuah
Garis alir
proses.
Menunjukkan arah aliran proses atau
Kontrol / Inspeksi
algoritma.
Menunjukkan
dimana
ada
proses
/
inspeksi
langkah
atau
pengontrolan.
2. Document Flowchart
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan
arus
dari
laporan
dan
formulir
termasuk
tembusan-
tembusannya.Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama
dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.
3. Schematic Flowchart
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang
mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam
sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbolsimbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan
peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah
untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbolsimbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami,
tetapi sulit dan lama menggambarnya.
4. Program Flowchart
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan
secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari
derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan
simbol-simbol. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir
logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer
9
terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program
digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer
secara logika. Bagan alit- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.
Berikut contoh bagan alir program.
5. Process Flowchart
Bagan alir proses (process flowchart)merupakan bagan alir yang banyak
digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk
menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses mcnggunakan
lima buah simbol tersendiri. Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan
dan simpanan yang digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan
jarak kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh
suatu kegiatan.
10
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis,
merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.
Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem
dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh
akuntan
yang
melakukan
pembuatan
sistem,
baik
secara
intern
bagi
perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik
sistem adalah
alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang &
mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan. Ada
beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan yaitu :
1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem
berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis,
maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan
keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem.
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari
prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi
media pelatihan karyawan baru.
11
DAFTAR PUSTAKA
http://aseepsolehudin.blogspot.co.id/2013/11/penggunaan-tekniktekniksistem.html
http://ndoware.com/diagram-alir-flowchart.html
http://blogakuntansi.blogspot.com/2011/11/teknik-dokumentasi-sistem.html
http://akuntansi-keuangan-rochmahndo.blogspot.co.id/2015/01/teknikdokumentasi-dan penyusunan-sistem.html
http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/category/sisteminformasiakuntansi/pen
gembangan-sistem-dan-teknik-dokumentasi/
12