Peranan dan Fungsi Pegawai dalam Meberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
BAB II
PROFIL ORGANISASI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas
Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus
1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum,
Pertanian dan Tehnik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali
didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berokasi di Kutaraja
(sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas
Ekonomi yang berkedudukan di Banda aceh menjadi bagian dari
Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara
membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan
dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961
tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober
1961. Berdasarka surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember
diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Pada tahun 1975 AAN (Akademi
Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi
PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan).
PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan
tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akutansi dan
8
Universitas Sumatera Utara
9
Kesekretariatan. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003
Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi
Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor
56 tahun 2003.tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan
Program Pascasarjana yang ada. Pada saat Universitas Sumatera Utara
menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya
Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas
Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara :
menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal
unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntansi yang
berorientasi pasar.
b. Meningkatkan
kualitas
proses
belajar
mengajar
dengan
pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
Universitas Sumatera Utara
10
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa
berusaha
meningkatakan
pelayanan
kepada
mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders
lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta
dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain
yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing
serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional
maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitianpenelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkemb
angan/
perubahan.
Universitas Sumatera Utara
11
C.
Struktur Organisasi
Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan
antar bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur
organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang
diinginkan. Dengan struktur organisasi masing masing pegawai tahu
akan tugas , wewenang , dan tanggung jawab sehingga para pegawai
tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang di bebankan kepada
nya dengan baik dan tanggungjawab.
Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan suatu wadah yang
mengatur seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur
organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik,
pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan
efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi
yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat
dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi
untuk melaksanakan serangakain kegiatan tertentu dan mencakup tata
hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi
Fakultas Ekonomi Universitas Suametera Utara dapat dilihat pada
Gambar 2.1. berikut ini
Universitas Sumatera Utara
12
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI
DEKAN
PEMBANTU DEKAN
Senat Akademik
Komisi- Komisi
I
II
III
Bag
Pendidikan
Bag
Tata Usaha
Bag
Kemahasiswaan
Tata Usaha
Unit Pelaksana
Teknis
Pusat Kajian/
Pengembangan
Subbag
Pendidikan
Departemen Manajemen
Subbag Umum
dan Perlengkapan
Departemen Akuntansi
Dosen
Dosen
n
Ekonomi Pembangunan S1
Reguler
Ekonomi Pembangunan S1
Ekstension
Akuntansi S1 Reguler
Akuntansi S1 Ekstension
DIII Akuntansi
L
A
B
O
R
Subbag
Kemahasiswaan
dan Alumni
Departemen Ekonomi Pembangunan
Dosen
Manajemen S1 Reguler
Manajemen S1
Ekstension
DIII Keuangan
Subbag Keuangan
dan Kepegawaian
A
T
O
R
I
U
M
Sumber: Fakultas Ekonomi Sumatera Utara (2013)
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
13
Pimpinan dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dekan
: Prof.Dr. Azhar Maksum,M,Ec,Ac
Pembantu Dekan I
: Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II
: Drs. Arifin Lubis, MM,Ak
Pembantu Dekan III
: Ami Dilham, SE,M.Si
PROGRAM S1
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen
: Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris Departemen
: Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua Program Studi
: Irsyad Lubis, M.Soc, Ph.D
Sekretaris Program Studi
: Paidi Hidayat SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen
: Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris Departemen
: Dra. Maharyanie, M.Si
Ketua Program Studi
: Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Universitas Sumatera Utara
14
Akuntansi
Ketua Departemen
: Dr. Syafruddin Ginting SE, M.A.F.I.S.
Ak
Sekretaris Departemen
: Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak
Ketua Program Studi
: Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris Program Studi
: Drs. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua
:-
Sekretaris
: Syafrizal helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua
: Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris
: Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua
: Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,
MM
Universitas Sumatera Utara
15
D.
Job Description
Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh
setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan
sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto (2006 : 46).
Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan
pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi d
an administrasi fakultas.
c. Bertanggung jawab kepada rektor.
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan
skripsi mahasiswa
e. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia
penguji.
f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
16
2. Sekretaris Dekan
Tugas rutin Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel. 2.1 dibawah
ini :
Tabel 2.1
Tugas Rutin Sekertaris Dekan
Nama
Pekerjaan Rutin
Volume
Waktu
Yunita
Memasukkan surat masuk untuk 5 surat per 5 menit
Indriani,
Dekan FE-USU ke buku agenda
Catatan
-
hari
SE
Membuat/ menulis nomor surat 10 nomor per 10
keluar
hari
Menjadwal kegiatan Dekan
2 kali per hari 2 menit
-
menit
Sesuai
dengan
kegiatan
Menstempel surat dan membuat
20 berkas per 30
tanggal surat keluar
hari
menit
Menerima tugas akhir mahasiswa 5 Tugas per 5 menit
yang akan ditandatangani Dekan
-
hari
Mengantarkan surat masuk ke 5 surat per 30
bagian lain yang sudah diproses
-
hari
-
menit
Sumber : Sekertaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara (2013)
Universitas Sumatera Utara
17
3. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya
adalah
membantu
Dekan
dalam
memimpin
pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat.
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya
adalah
membantu
Dekan
dalam
memimpin
pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan
keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan
di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa,
alumni dan kerjasama
4. Kasub. Kemahasiswaan
Tugasnya :
1. Memeriksa surat permohonan mahasiswa apakah sudah benar.
2. Memaraf surat permohonan mahasiswa.
3. Mengkonsep/ membalas surat yang diterima dari luar instansi
misalnya surat lowongan pekerjaan, surat kegiatan beprestasi
(beasiswa).
Universitas Sumatera Utara
18
5. Staf/ Pegawai
Tugasnya :
1. .Mengetik surat permohonan beasiswa.
2. Memeriksa syarat pengajuan surat permohonan mahasiswa.
3. Apabila dalam masa pengurusan beasiswa, memberikan formulir,
menerima dan memeriksa berkas mahasiswa seperti KHS,
Fotocopy SPP, Fotocopy KTM dan sebagainya.
4. Mendata ulang mahasiswa baru dengan memberikan formulir.
6. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan
dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan
keuangan,
kemahasiswaan
dan
alumni,
kepegawaian
dan
perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan
alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan
urusan
persuratan,
kerumahtanggaan,
perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan
fakultas.
Universitas Sumatera Utara
19
f. Melaksanakan
administrasi
pendidikan,
penelitian,
dan
pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni
fakultas
h.
Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan
Fakultas.
i. Melaksanakan
administrasi
perencanaan
dan
pelayanan
informasi.
j.
Melaksanakan
penyimpanan
dokumen
dan
surat
yang
berhubungan dengan kegiatan Fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Fakultas.
7. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpukan
dan
mengolah
data
dibidang
pendidikan,
penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum.
Universitas Sumatera Utara
20
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan
fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan
pada masyarakat di lingkungan Fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
E.
Kinerja Terkini
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan
pendidikan,
penelitian,
pengabdian/pelayanan
masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi
Universitas
Sumatera
Utara
merupakan
sebuah
instansi
yang
menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada
perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang
bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta
melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai
dengan
Tri
Dharma
Perguruan
Tinggi
yaitu:
Penyelenggaraan
pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
21
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas
yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud, dibutuhkan
kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Secara umum kegiatan yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi
Universitas
Sumatera
Utara
adalah
menyelenggarakan
program
pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai
macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang
bermanfaat
bagi
universitas,
mahasiswa dan
masyarakat, serta
melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar,
memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas
juga terus melakukan pembinaan tehadap civitas akademik agar dapat
menghasilakn Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik
Untuk
mencapai
hasil
kerja
yang
maksimal
diperlukan
pengetahuan dan keterampilan yang mendukung pelaksanaan tugas
sehingga menghasilkan kinerja yang optimal. Kinerja adalah jawaban
dari berhasil/tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut
Mangkunegara (2000:67) kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan
kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Oleh
sebab itu, kinerja pegawai akan sangat berpengaruh terhadap kinerja
Universitas Sumatera Utara
22
organisasi. Menurut Simamora (2006:71) “ Penilaian kinerja adalah
proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan
kerja individu pegawai”
Kinerja yang optimal dapat dicapai pada bagian kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, apabila fasilitas kerja
yang dibutuhkan oleh pegawai tersedia dengan lengkap dapat dan
pegawai dapat memanfaatkan fasilitas kerja yang tersedia secara efektif
dan efisien.
F. Rancana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan antara lain adalah sebagai berikut :
1. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran
2012/2013
2. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun
Ajaran 2012/2013
3. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi
(KHS)
4. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa
Universitas Sumatera Utara
23
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan
sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat
yang digunakan dapat ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu,
serta indeks prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana
Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid
Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen
dan Ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan
mahasiswa baru di adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa
untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti
Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai
dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus
dirapatkan oleh Departemen.
Universitas Sumatera Utara
24
10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan
program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang
diadakan Pimpinan Fakultas.
Universitas Sumatera Utara
PROFIL ORGANISASI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas
Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus
1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum,
Pertanian dan Tehnik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali
didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berokasi di Kutaraja
(sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas
Ekonomi yang berkedudukan di Banda aceh menjadi bagian dari
Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara
membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan
dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961
tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober
1961. Berdasarka surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember
diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Pada tahun 1975 AAN (Akademi
Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi
PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan).
PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan
tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akutansi dan
8
Universitas Sumatera Utara
9
Kesekretariatan. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003
Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi
Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor
56 tahun 2003.tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan
Program Pascasarjana yang ada. Pada saat Universitas Sumatera Utara
menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya
Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas
Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara :
menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal
unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntansi yang
berorientasi pasar.
b. Meningkatkan
kualitas
proses
belajar
mengajar
dengan
pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
Universitas Sumatera Utara
10
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa
berusaha
meningkatakan
pelayanan
kepada
mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders
lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta
dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain
yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing
serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional
maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitianpenelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkemb
angan/
perubahan.
Universitas Sumatera Utara
11
C.
Struktur Organisasi
Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan
antar bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur
organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang
diinginkan. Dengan struktur organisasi masing masing pegawai tahu
akan tugas , wewenang , dan tanggung jawab sehingga para pegawai
tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang di bebankan kepada
nya dengan baik dan tanggungjawab.
Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan suatu wadah yang
mengatur seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur
organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik,
pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan
efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi
yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat
dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi
untuk melaksanakan serangakain kegiatan tertentu dan mencakup tata
hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi
Fakultas Ekonomi Universitas Suametera Utara dapat dilihat pada
Gambar 2.1. berikut ini
Universitas Sumatera Utara
12
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI
DEKAN
PEMBANTU DEKAN
Senat Akademik
Komisi- Komisi
I
II
III
Bag
Pendidikan
Bag
Tata Usaha
Bag
Kemahasiswaan
Tata Usaha
Unit Pelaksana
Teknis
Pusat Kajian/
Pengembangan
Subbag
Pendidikan
Departemen Manajemen
Subbag Umum
dan Perlengkapan
Departemen Akuntansi
Dosen
Dosen
n
Ekonomi Pembangunan S1
Reguler
Ekonomi Pembangunan S1
Ekstension
Akuntansi S1 Reguler
Akuntansi S1 Ekstension
DIII Akuntansi
L
A
B
O
R
Subbag
Kemahasiswaan
dan Alumni
Departemen Ekonomi Pembangunan
Dosen
Manajemen S1 Reguler
Manajemen S1
Ekstension
DIII Keuangan
Subbag Keuangan
dan Kepegawaian
A
T
O
R
I
U
M
Sumber: Fakultas Ekonomi Sumatera Utara (2013)
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
13
Pimpinan dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dekan
: Prof.Dr. Azhar Maksum,M,Ec,Ac
Pembantu Dekan I
: Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II
: Drs. Arifin Lubis, MM,Ak
Pembantu Dekan III
: Ami Dilham, SE,M.Si
PROGRAM S1
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen
: Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris Departemen
: Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua Program Studi
: Irsyad Lubis, M.Soc, Ph.D
Sekretaris Program Studi
: Paidi Hidayat SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen
: Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris Departemen
: Dra. Maharyanie, M.Si
Ketua Program Studi
: Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Universitas Sumatera Utara
14
Akuntansi
Ketua Departemen
: Dr. Syafruddin Ginting SE, M.A.F.I.S.
Ak
Sekretaris Departemen
: Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak
Ketua Program Studi
: Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris Program Studi
: Drs. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua
:-
Sekretaris
: Syafrizal helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua
: Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris
: Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua
: Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,
MM
Universitas Sumatera Utara
15
D.
Job Description
Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh
setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan
sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto (2006 : 46).
Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan
pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat.
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi d
an administrasi fakultas.
c. Bertanggung jawab kepada rektor.
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan
skripsi mahasiswa
e. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia
penguji.
f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
16
2. Sekretaris Dekan
Tugas rutin Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel. 2.1 dibawah
ini :
Tabel 2.1
Tugas Rutin Sekertaris Dekan
Nama
Pekerjaan Rutin
Volume
Waktu
Yunita
Memasukkan surat masuk untuk 5 surat per 5 menit
Indriani,
Dekan FE-USU ke buku agenda
Catatan
-
hari
SE
Membuat/ menulis nomor surat 10 nomor per 10
keluar
hari
Menjadwal kegiatan Dekan
2 kali per hari 2 menit
-
menit
Sesuai
dengan
kegiatan
Menstempel surat dan membuat
20 berkas per 30
tanggal surat keluar
hari
menit
Menerima tugas akhir mahasiswa 5 Tugas per 5 menit
yang akan ditandatangani Dekan
-
hari
Mengantarkan surat masuk ke 5 surat per 30
bagian lain yang sudah diproses
-
hari
-
menit
Sumber : Sekertaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara (2013)
Universitas Sumatera Utara
17
3. Pembantu Dekan
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya
adalah
membantu
Dekan
dalam
memimpin
pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat.
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya
adalah
membantu
Dekan
dalam
memimpin
pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan
keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan
di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa,
alumni dan kerjasama
4. Kasub. Kemahasiswaan
Tugasnya :
1. Memeriksa surat permohonan mahasiswa apakah sudah benar.
2. Memaraf surat permohonan mahasiswa.
3. Mengkonsep/ membalas surat yang diterima dari luar instansi
misalnya surat lowongan pekerjaan, surat kegiatan beprestasi
(beasiswa).
Universitas Sumatera Utara
18
5. Staf/ Pegawai
Tugasnya :
1. .Mengetik surat permohonan beasiswa.
2. Memeriksa syarat pengajuan surat permohonan mahasiswa.
3. Apabila dalam masa pengurusan beasiswa, memberikan formulir,
menerima dan memeriksa berkas mahasiswa seperti KHS,
Fotocopy SPP, Fotocopy KTM dan sebagainya.
4. Mendata ulang mahasiswa baru dengan memberikan formulir.
6. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan
dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan
keuangan,
kemahasiswaan
dan
alumni,
kepegawaian
dan
perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan
alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan
urusan
persuratan,
kerumahtanggaan,
perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan
fakultas.
Universitas Sumatera Utara
19
f. Melaksanakan
administrasi
pendidikan,
penelitian,
dan
pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni
fakultas
h.
Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan
Fakultas.
i. Melaksanakan
administrasi
perencanaan
dan
pelayanan
informasi.
j.
Melaksanakan
penyimpanan
dokumen
dan
surat
yang
berhubungan dengan kegiatan Fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Fakultas.
7. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpukan
dan
mengolah
data
dibidang
pendidikan,
penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum.
Universitas Sumatera Utara
20
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan
fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan
pada masyarakat di lingkungan Fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
E.
Kinerja Terkini
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan
pendidikan,
penelitian,
pengabdian/pelayanan
masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi
Universitas
Sumatera
Utara
merupakan
sebuah
instansi
yang
menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada
perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang
bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta
melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai
dengan
Tri
Dharma
Perguruan
Tinggi
yaitu:
Penyelenggaraan
pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
21
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas
yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud, dibutuhkan
kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Secara umum kegiatan yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi
Universitas
Sumatera
Utara
adalah
menyelenggarakan
program
pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai
macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang
bermanfaat
bagi
universitas,
mahasiswa dan
masyarakat, serta
melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar,
memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas
juga terus melakukan pembinaan tehadap civitas akademik agar dapat
menghasilakn Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik
Untuk
mencapai
hasil
kerja
yang
maksimal
diperlukan
pengetahuan dan keterampilan yang mendukung pelaksanaan tugas
sehingga menghasilkan kinerja yang optimal. Kinerja adalah jawaban
dari berhasil/tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut
Mangkunegara (2000:67) kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan
kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Oleh
sebab itu, kinerja pegawai akan sangat berpengaruh terhadap kinerja
Universitas Sumatera Utara
22
organisasi. Menurut Simamora (2006:71) “ Penilaian kinerja adalah
proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan
kerja individu pegawai”
Kinerja yang optimal dapat dicapai pada bagian kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, apabila fasilitas kerja
yang dibutuhkan oleh pegawai tersedia dengan lengkap dapat dan
pegawai dapat memanfaatkan fasilitas kerja yang tersedia secara efektif
dan efisien.
F. Rancana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan antara lain adalah sebagai berikut :
1. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran
2012/2013
2. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun
Ajaran 2012/2013
3. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi
(KHS)
4. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa
Universitas Sumatera Utara
23
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan
sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat
yang digunakan dapat ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu,
serta indeks prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana
Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid
Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen
dan Ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan
mahasiswa baru di adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa
untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti
Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai
dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus
dirapatkan oleh Departemen.
Universitas Sumatera Utara
24
10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan
program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12. Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang
diadakan Pimpinan Fakultas.
Universitas Sumatera Utara