Peranan dan Fungsi Pegawai dalam Meberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

DAFTAR PUSTAKA

Soedaryono.2000.Tata Laksana Kantor.Jakarta: Bumi Aksara. Walker, Denis.2008. Mendahulukan Pelanggan.Edisi

Kelima.Jakarta:Erlangga.

Muhammad.2009.Komunikasi Organisasi.Bogor:Ghalia Indonesia. Irawan,Handi.2000.10 Prinsip Kepuasan Pengguna Jasa.Malang:Raja

Grafindo Persada.

Hasibuan,sp.Melapy.2003.MSDM.Jakarta:PT bumi Aksara Kotler.2003.Laksana.Jakarta:kencana

www.fe.usu.ac.id/Struktur organisaasi Fakultas Ekonomi www.google.com/pengertian pengertian pelayanan

http://mbegedut.blogspot.com/2012/00/pengertian pegawai menurut para ahli.html

http://ragampendidikan.blogspot.com/2013/03/pengertian pelayanan men urut para ahli.html

1.Pengertian Pegawai

Secara umum pegawai merupakan sesorang yang ditugskan sebagai pekerja dari sebuah perusahaan untuk melakukan operasional perusahaan,dan dia bekerja untuk digaji.pegawai bersifat aktif dan dinamis ,terutama yang berkaitan dengan pelayanan perusahaan.

Ada beberapa pengertian pegawai,antara lain:

1. Menurut Hasibuan dalam bukunya MSDM (1993 : 13), menyatakan bahwa pegawai adalah orang menjual jasa (pikiran dan tenaga) dan mendapat kompensasi (balas jasa) yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu, dimana mereka wajib dan terikat untuk mengerjakan pekerjaan yang diberikan dan berhak memperoleh gaji sesuai dengan perjanjian.

2. Menurut Sierma dan Saragih,Pegawai merupakan penggerak utama dari setiap organisasi. Tanpa mereka, organisasi dan sumber daya lainnya tidak akan pernah menjadi sesuatu yang berarti

3. Menurut Taylor,Pegawai merupakan komunitas ekonomis yang t ermotivasi untuk bekerja berdasarkan kebutuhan keuangan mereka

4. Menurut Keraf,pegawai adalah orang - orang profesional yang tidak mudah digantikan. Karena mengganti seorang tenaga profesional akan sangat merugikan baik dari segi finansial, waktu, dan energi

Pegawai adalah semua penduduk yang mampu melakukan pekerjaan dan mendapatkan gaji setiap bulan, kecuali golongan yang terdiri dari :

1. Anak – anak berumur 14 tahun ke bawah

2. Mereka yang masih berumur 14 tahun ke atas tetapi masih mengunjungi sekolah untuk waktu penuh

3. Mereka karena usia tinggi, cacat baik jasmani maupun rohani, tidak mampu melakukan pekerjaan dengan hubungan kerja untuk diri sendiri (swakarya) maupun dalam hubungan kerja yang mampu bekerja tetapi karena sesuatu tidak mendapatkan pekerjaan yaitu para penganggur.

Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa pegawai adalah orang-orang profesional yang bekerja pada suatu perusahaan yang merupakan penggerak utama dalam setiap kegiatan perusahaan ,terutama dalam kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan.

Sehubungan dengan pentingnya seorang pegawai, dala setiap aktivitas perusahaan,seorang pegawai disamping harus cekatan dan lincah diperlukan pula ilmu pengetahuan. Semakin tingginya persaingan

profesionalisme dilapangan bisnis modern, menuntut kepribadian pegawai yang mantap di sertai dengan rasa percaya diri yang tinggi.

Seorang pemimpin sangat memerlukan bantuan seorang pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya,agar dapat menyelesaikanya dengan baik. Dalam melaksanakan tugasnya seorang pegawai bekerja setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus ataupun pengawasan khusus.

Dalam Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara mahasiswa banyak membutuhkan pegawai dalam memberikan pelayanan dikegiatan akademik setiap harinya.oleh karena itu kinerja pegawai sangat di butuhkan untuk memenuhi hal tersebut. Dalam Departenmen Manajemen telah terdapat tiga orang pegawai yang membatu tugas pimpina manajemen dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa.

2.Peranan dan Fungsi Pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Perusahaan tanpa pegawai ibarat manusia tanpa darah,hal ini menunjukkan betapa pentingnya pegawai bagi sebuah perusahaan,karena pegawai mempunyai peran dan fungsi yang sangat penting dalam kemajuan dan pencapaian tujuan perusahaan.Begitu pula pada

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, pegawai mempunyai peran yang sangat penting bagi Departemen.

Adapun peranan pegawai pada Departemen Manajemen adalah adalah:

1. Mengetik surat masuk / keluar 2. Mengarsip surat / keluar

3. Memberikan KRS / KHS mahasiswa

4. Menstempel Skripsi mahasiswa yang telah ditandatangani oleh Ketua Departemen Manajemen

5. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa

6. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan diuji / diperbanyak 7. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evluasi

belajar

8. Mengetik daftar alumni Departemen Manajemen 9. Mengerjakan Dikti untuk Departemen Manajemen

10.Membuat transkipsementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif

11.Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai / tamat

Selain memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan,pegawaia di Departemen Manajemen juga meiliki fungsi yang sangat berperan dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Adapun fungsi pegawai pada Departemen Manajemen adalah:

1. Sebagai pemberi pelayanan pada mahasiswa yang memerlukan bantuan dalam pengurusan KRS dan KHS

2. Membantu melayani dosen dalam kegiatan belajar dan mengajar 3. Sebagai penghubung antara dosen dan mahasiswa

4. Menyelesaikan masalah akademik mahasiswa manajemen.

3.Pengertian Pelayanan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia(2001:646),pelayanan adalah suatu kegiatan yang di berikan seseorang atau badan untuk melayani kebutuhan orang lain.

Pengertian pelayanan menurut pakar ekonomi lainnya yaitu komponen pelayanan dalam bisnis tidak dapat dipisahkan baik itu untuk perusahaan jasa maupun perusahaan dagang. Untuk perusahaan jasa, pelayanan ini sebagai produk yang berdiri sendiri, sedangkan pada perusahaan dagang dan industri sebagai produk tambahan yang selalu melekat pada produk utamanya. (Laksana: 2008; 85).

1. Menurut fred luthans dalam bukunya Moenir (1995:16) menjelaskan bahwa pelayanan sebagai sebuah proses pemenuhan melalui aktivitas orang lain yang menyangkut usaha yang dilakukan orang lain dalam rangka mencapai tujuannnya.

2. Menurut Dennis walker dalam bukunya mendahulukan pelanggan,yang telah di terjemahkan oleh Adiwiyanto (1997:13)

adalah suatu yang sangat subjektif dan sulit di defenisikan.ini karena pelayanan merupakan subjek yang melakukan suatu transaksi dapat bereaksi secara berbeda terhadap sesuatu yang kelihatannya seperti pelayanan yang sama.

3. Menurut Gronroos (2001:27) pelayanan sebagai suatu aktifitas yang tidak kasat mata yang terjadi akibat adanya interaksi antara konsumen dan karyawan,atau hal-hal yang disediakan organisasi pemberi pelayanan yang dimaksud,untuk memecahkan permasalahan masyarakat yang dilayani.

4. Menurut Invancevich (2000:448) menjelaskan pelayanan adalah produk-produk yang tidak kasat mata dalam artian tidak dapat diraba yang melibatkan usaha-usaha manusia dan penggunaan peralatan.

5. Menurut Soetopo (1999) menjelaskan pelayanan merupakan kegiatan atau proses pemenuhan kebutuhan orang lain secara lebih memuaskan berupa produk jasa.

Menurut Soetopo pelayanan memiliki ciri: 1. Tidak berwujud

2. Cepat hilang

3. Lebih dapat dirasakan daripada dimiliki.

6. Menurut Kootler (2003:83) menjelaskan pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang di tawarkan oleh suatu pihak kepada

pihak lain ,yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak memiliki kepemilikan apapun.

Berdasarkan beberapa pengertian pelayanan diatas dapat disimpulkan bahwa:

1. Pelayanan merupakan suatu proses pemenuhan kebutuhan yang didapatkan melalui suatu aktifitas atau kegiatan yang dilakukan oleh orang lain.

2. Objek pelayanan adalah pelanggan yang dapat memberi reaksi bervariasi terhadap pelayanan yang kelihatannya sama.

3. Pelayanan bersifat intangilibity (tidak berwujud) yaitu tidak dapat dilihat,diraba,dirasa,dicium sebelum ada transaksi.

3.1 Karakteristik Pelayanan

a) Pelayanan merupakan out put tak berbentuk ( intangible output). b) Pelayanan merupakan output variable, tidak standar.

c) Pelayanan tidak dapat disimpan dalam inventori, tetapi dapat dikonsumsi dalam produksi.

d) Terdapat hubungan langsung yang erat dengan pelanggan melalui proses pelayanan.

e) Pelanggan berpartisipasi dalam proses memberikan pelayanan. f) Keterampilan personil diserahkan atau diberikan secara langsung

g) Pelayanan tidak dapat diproduksi secara massal.

h) Membutuhkan pertimbangan pribadi yang tinggi dari individu yang memberikan pelayanan.

i) Perusahaan jasa pada umumnya bersifat padat karya. j) Fasilitas pelayanan berada dekat lokasi pelanggan.

3.2 Kualitas Pelayanan

Untuk memberikan pelayanan yang optimal pegawai harus memiliki kualitas pelayanan yang baik pula.sehingga dapat memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan yang membutuhkan.

Kualitas pelayanan dapat didefenisikan sebagai tingkat mutu yang diharapkan, dan pengendalian keragaman dalam mencapai mutu tersebut untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Untuk dapat memberikan kualitas pelayanan yang baik maka perlu dibina hubungan yang erat antar perusahaan, dalam hal ini adalah karyawan dengan pemakai jasa tersebut. Dengan demikian kualitas merupakan totalitas dari suatu karakteristik pelayanan yang sesuai dengan persyaratan atau standart. Menurut (Laksana, 2008; 86) Tiga dimensi yang dapat mengukur kualitas pelayanan yaitu :

1. Kemampuan pegawai (interaction quality)

2. Kualitas lingkungan fisik (physical environment quality). 3. Kualitas hasil pelayanan (out-come quality).

Selain itu gaspersz dalam Lukman (1998:8) juga mengemukakan dimensi kualitas pelayanan meliputi :

1. ketepatan waktu pelayanan 2. akurasi pelayanan

3. kesopanan, keramahan dalam memberikan pelayanan 4. tanggung jawab

5. kelengkapan

6. kemudahan mendapatkan pelayanan 7. variasi model pelayanan

8. pelayanan pribadi

9. kenyamanan dalam memperoleh pelayanan dan 10.atribut pendukung pelayanan lainnya.

Parasuraman etal dalam Irawan (2002:46) mengatakan ada dua faktor yang mempengaruhi kualitas pelayanan yaitu: ecpective service (pelayanan yang diharapkan) dan percived service (pelayanan yang diterima) karena kualitas pelayanan berpusat pada pemenuhan kebutuhan pengguna jasa dan usaha pemenuhan keinginan dan ketepatan pengguna jasa dalam mengimbangi harapan pengguna jasa.Kualitas pelayanan tersebut dipersepsikan sebagai berikut:

1 Apabila pelayanan yang diterima/dirasakan sesuai dengan yang diharapkan, maka kualitas pelayanan dipersepsikan memuaskan konsumen.

2 Apabila pelayanan yang diterima/dirasakan melampaui dari yang diharapkan, maka kualitas pelayanan dipersepsikan kualitas yang ideal.

3 Apabila pelayanan yang diterima/dirasakan lebih rendah dari yang diharapkan, maka kualitas pelayanan dipersepsikan buruk.

Handi irawan dalam bukunya sepuluh prinsip kepuasaan pengguna jasa (2002:9) mengatakan, pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan yang terjadi dalam interaksi langsung antar seseorang dengan orang lain atau mesin secara fisik dan menyediakan kepuasaan pengguna jasa.

Perusahaan jasa harus berfokus secara khusus pada layanan pelanggan dan mempertahankan tingkat kepuasan pelanggan berdasarkan kajian kesinambungan. Biasanya ada kebutuhan akan sistem keluhan/komplain yang,memungkinkan para pelanggan yang tidak puas teridentifikasi dan tindakan korektif diambil. Di atas hal-hal yang lain, perusahaan jasa harus terus beradaptasi dengan kebutuhan pelanggan yang selalu berubah dalam hal layanan pelanggan(Payne, 2000: 219).

Pada umumnya pelayanan yang bertaraf tinggi akan menghasilkan kepuasan yang tinggi pula. Kata kualitas mengandung banyak definisi dan makna, orang yang berbeda akan mengartikannya secara berlainan tetapi dari beberapa definisi yang dapat kita jumpai memiliki beberapa

kesamaan walaupun hanya cara penyampaiannya saja biasanya terdapat pada elemen sebagai berikut:

1. Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihkan harapan masyarakat

2. Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan 3. Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah.

Menurut Thoha (1995:181) “ kualitas pelayanan sangat tergantung pada bagaimana pelayanan itu diberikan oleh anggota dan sistem yang dipakai dalam organisasi”.

Dari definisi-definisi tentang kualitas pelayanan tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa kualitas pelayanan adalah segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan guna memenuhi harapan masyarakat. Pelayanan dalam hal ini diartikan sebagai jasa atau service yang disampaikan oleh pemilik jasa yang berupa kemudahan, kecepatan, hubungan, kemampuan dan keramahtamahan yang ditujukan melalui sikap dan sifat dalam memberikan pelayanan untuk kepuasan konsumen. Kualitas pelayanan (service quality) dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi para pelanggan atas pelayanan yang nyata-nyata mereka terima / peroleh dengan pelayanan yang sesungguhnya mereka harapkan/inginkan terhadap atribut-atribut pelayanan suatu perusahaan.

kualitas pelayanan dipersepsikan baik dan memuaskan, jika jasa yang diterima melampaui harapan konsumen, maka kualitas pelayanan dipersepsikan sangat baik dan berkualitas.Sebaliknya jika jasa yang diterima lebih rendah daripada yang diharapkan, maka kualitas pelayanan dipersepsikan buruk.

Dalam bisnis jasa, sikap dan pelayanan contact personnel merupakan aspek yang sangat penting dalam menentukan kualitas jasa sehingga setiap perusahaan memerlukan adanya service excellence. Yang dimaksud dengan service excellence atau pelayanan yang unggul yakni, suatu sikap atau cara pegawai dalam melayani pengguna jasa secara memuaskan (Elhaitammy,1990) dalam Tjiptono (2006:58). Secara garis besar ada empat unsur pokok dalam konsep ini, yaitu:

1. Kecepatan 2. Ketepatan 3. Keramahan 4. kenyamanan

Berdasarkan empat unsur diatas, dalam mencapai tingkat excellence setiap pegawai harus memiliki keterampilan tertentu, diantaranya berpenampilan baik dan rapi, bersikap ramah, memperlihatkan gairah kerja dan siap untuk melayani, tenang dalam bekerja, tidak tinggi hati karena merasa dibutuhkan, menguasai pekerjaannya baik tugas yang berkaitan pada bagiannya maupun bagian

lainnya, mampu berkomunikasi dengan baik, bisa memahami bahasa isyarat (gesture) pengguna jasa, dan memiliki kemampuan menangani keluhan pengguna jasa secara profesional.

4.Pelayanan yang Diberikan Pegawai Terhadap Mahasiswa Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Departemen Manajemen yang dibawah naungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah Perusahaan yang berdedikasi kepada pendididkan namun bergerak pada lembaga sebuah bisnis dengan motif keuntungan atas kegiatan yang di jalankan. Sehingga pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera ini harus menjalankan pelayanan kepada mahasiswa yang diwakilkan kepada pegawai, maksudnya adalah para pegawai yang berada didalam Departemen Manajemen tersebut diwajibkan memberikan pelayanan berupa memfasilitasi pengurusan-pengurusan KRS, KHS dan Transkrip Nilai serta semua kegiatan yang yang diperlukan oleh mahasiswa didalam memperlancar semua kegiatan akademik.

Pelayanan akademik dapat diartikan sebagai usaha yang dilakukan oleh para pegawai untuk memberikan kemudahan pada pemenuhan kebutuhan mahasiswa dalam hal yang berkaitan dengan kegiatan akademik. Hal tersebut hanya akan tercapai jika secara minimal

prosesnya bersifat komunikatif. Di sinilah komunikasi sebagai salah satu cabang ilmu sosial menjadi sangat berperan sebagaimana secara mendasar komunikasi mencakup segala aspek kehidupan manusia.

Onong Uchjana Effendi dalam buku Ilmu Komunikasi (Teori dan Praktek 2003:14) menyatakan: “Ditinjau dari prosesnya, pendidikan adalah komunikasi dalam arti kata bahwa dalam proses tersebut terlibat dua komponen yang terdiri atas manusia, yakni pegawai (karyawan/staf dan dosen/pengajar) sebagai komunikator dan pelajar sebagai komunikan.”

Pentingnya komunikasi yang efektif bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri, begitu juga halnya bagi suatu organisasi.Oleh karena itu, para pimpinan organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka. Menurut Muhammad dalam buku Komunikasi Organisasi (2009:04) komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun nonverbal antara si pengirim (individu, kelompok, atau organisasi) dan si penerima (anggota organisasi, kelompok orang dalam organisasi, atau organisasi secara keseluruhan) pesan untuk mengubah tingkah laku (kognitif, afektif, psikomotor).

Dari pengertian diatas begitulah seharusnya komunikasi yang dilakukan oleh pegawai departemen manajemen sebagai organisasi dalam melayani mahasiswa.Keberhasilan departemen sebagai unit kerja dalam perguruan tinggi sangat ditentukan oleh mutu pelayanan yang

diberikan, dimana pelayanan yang bermutu dapat diidentifikasi melalui kepuasan pengguna jasa, dalam hal ini adalah mahasiswa.Kepuasan adalah hasil dari pemenuhan dari konsumen bahwa pelayanan telah memberikan tingkat kenikmatan dimana tingkat pemenuhan ini bisa lebih atau kurang (Irawan, 2002:4). Ini artinya kepuasan pengguna jasa bisa diukur dari tanggapan-tanggapan mereka terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan/organisasi selama terjalinnya hubungan antara penyedia dan pengguna jasa.

Tanggapan balik adalah salah satu unsur yang telah ada dalam model-model komunikasi dan lebih dikenal dengan nama umpan balik (feedback). Adanya umpan balik menjadikan komunikasi bersifat interaktif, tanpa umpan balik informasi yang mengalir satu arah tanpa ada jaminan untuk mengetahui apakah informasi (pesan) itu sudah diterima atau belum.

Sebuah perusahaan/organisasi yang bersedia memberikan kualitas pelayanan yang baik pastinya akan memperoleh tanggapan-tanggapan yang baik pula dari pengguna jasanya. Dikarenakan kualitas pelayanan yang baik bukanlah berdasarakan sudut pandang/persepsi penyedia jasa (Universitas) melainkan berdasarkan sudut pandang/persepsi pengguna jasa(mahasiswa).Hal ini disebabkan pengguna jasa (mahasiswa) yang mengkonsumsi serta yang menikmati jasa layanan.

Dapat dikatakan bahwa kualitas pelayanan merupakan suatu bentuk penilaian pengguna jasa terhadap tingkat pelayanan yang

diterima dengan tingkat pelayanan yang diharapkan.Bagi perusahaan/organisasi kuncinya adalah menyesuaikan atau melebihi harapan mutu jasa yang diinginkan pengguna jasanya.

Pelayanan adalah salah satu kegiatan penting dalam sebuah akademika karena hal tersebut merupakan tolok ukur keberhasilan dari kinerja dan profesionalitas birokrasi fakultas. Hal ini terjadi karena kegiatan pelayanan merupakan kegiatan yang membutuhkan kontak atau interaksi langsung antara pegawai jurusan dengan mahasiswa, sehingga penilaian mahasiswa akan muncul ketika kegiatan pelayanan tersebut dilangsungkan.

Hal ini dilakukan agar mahasiswa diberi kemudahan untuk tidak mengurus sendiri hal-hal yang berkaitan dalam file administrasi akademik, sehingga dapat memfokuskan diri hanya untuk menempuh pendidikan saja. Istilah pelayanan dapat juga di lihat melalui berbagai kutipan di bawah ini sebagai upaya memperjelas pengertian dan mempermudah untuk memahami objek yang di teliti.

Menurut Iqbal, Pelayanan adalah sebagai berikut menanamkan kesadaran diri bahwa melayani adalah tugasnya dan melaksanakannya dengan menjaga martabat diri dan pihak lain yang di layani. Pelayanan juga mengetengakan empati dan melayani publik dengan penuh kegairahan. Pelayanan juga di lakukan untuk menunjukkan perhatian kepada karyawan dan membina hubungan baik.(www.google.com/ Pengertian pelayanan)

Dari uraian di atas bahwasanya dalam pelayanan terhadap mahasiswa harus di penuhi dengan kesadaran, empati terhadap publik, selalu memperbaiki pelayanan kepada mahasiswa, menunjukan perhatian kepada mahasiswa dan melakukan evaluasi merupakan suatu bentuk sistem prosedur atau metode tertentu yang di berikan kepada orang lain. Beberapa pelayanan tersebut berguna untuk penyelesaian masalah akademik mahasiwa agar kebutuhan mahasiwa tersebut dapat terpenuhi sesuai dengan harapan mereka. Kualitas pelayanan terhadap mahasiswa dianggap sebagai keunggulan-keunggulan yang di berikan Universitas dalam rangka memenuhi kepuasan.

Demikian juga halnya dengan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang selalu memperhatikan kepuasan terhadap mahasiswa dimana tingkat pelayanan dianggap sebagai tolak ukur untuk mengetahui sampai sejauh mana tingkat kepuasan mahasiswa dalam penyelesaian masalah akademik.

Sebagaimana yang telah penulis teliti selama mengikuti magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya pada Departemen Manajemen,menunjukkan bahwa para pegawai Departemen Manajenen Telah melakukan tugasnya dengan tepat,mereka sangat tanggap dan aktif dalam menyelesaikan tugas-tugas mereka sebagai seorang pegawai,dan dalam penyelesaiaan masalah-masalah akademik yang di hadapi mahasiswa Departemen Manajemen. Mereka dengan sabar dan teliti melayani mahasiswa Departemen Manajemen.selain itu

para pegawai juga berperan aktif dalam memberikan pelayanan kepada para dosen yang memerlukan informasi lengkap tentang Mahasiswa .

Namun demikian dalam pengamatan penulis juga terdapat kelemahan yang dimiliki oleh Pegawai pada Departemen Manajemen.yaitu minimnya pegawai yang dipekerjakan pada Departemen tersebut.padahal mereka harus mengurusi mahasiswa yang jumlahnya ribuan,sehingga mengkibatkan kurangya pelayanan yang seharusnya dirasakan oleh mahasiswa.Dalam hal ini sangat diperlukan saling kerja sama antar pegawai agar tetap terjalin hubungan yang baik.

Selain antar pegawai,hubungan yang baik juga harus dijalin antara pegawai dengan mahasiswa Departemen Manajemen. menghormati antara satu dengan yang lain dan saling menghormati hak-hak individu sebagai mahasiswa dan pegawai,ini dilakukan agar proses administrasi akademik mahasiswa dapat terproses dengan baik dan cepat.

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa:

1. Bahwa peran dan fungsi Pegawai di Departemen Manajemen sudah tepat dalam membantu segala proses kelancaran akademik dan membantu para mahasisiwa juga pimpinan.

2. Didalam melakukan pelayanan kepada mahasiswa, pegawai selalu berusaha memberikan pelayanan yang optimal namun pada kenyataanya para mahasiswa tidak benar-benar merasakan pelayanan yang optimal. Hal itu terjadi karena minimnya pegawai yang dikerjakan pada departemen tersebut namun mahasiswa yang harus dilayani sangat banyak.

B. Saran

Didalam kesempatan ini penulis ingin memberikan beberapa saran, yaitu:

1. Didalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa didharapakan agar lebih ditinggkatkan lagi.

2. Dalam menjaga suatu hubungan,komunikasi harus diperlihara oleh semua pihak agar senantiasa terpelihara kondisi yang kondusif.

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Tehnik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara berokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Banda aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarka surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan).

PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akutansi dan

Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003.tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada. Pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara :

menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkemb angan/

Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan antar bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing masing pegawai tahu akan tugas , wewenang , dan tanggung jawab sehingga para pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang di bebankan kepada nya dengan baik dan tanggungjawab.

Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan suatu wadah yang mengatur seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangakain kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Suametera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini

STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI DEKAN PEMBANTUDEKAN Senat Akademik Komisi- Komisi Pusat Kajian/ Pengembangan Unit Pelaksana Teknis Tata Usaha Subbag Umum dan Perlengkapan Subbag Pendidikan Subbag Keuangan dan Kepegawaian Subbag Kemahasiswaan dan Alumni

Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembangunan

Dosen Manajemen S1 Reguler Manajemen S1

Ekstension DIII Keuangan

Dosen Dosen

n Akuntansi S1 Reguler

Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi

Ekonomi Pembangunan S1 Reguler

Ekonomi Pembangunan S1 Ekstension I Bag Pendidikan II Bag Tata Usaha III Bag Kemahasiswaan

Pimpinan dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Prof.Dr. Azhar Maksum,M,Ec,Ac

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

PROGRAM S1

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, M.Soc, Ph.D

Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M.Si

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris Departemen : Dra. Maharyanie, M.Si

Akuntansi

Ketua Departemen : Dr. Syafruddin Ginting SE, M.A.F.I.S. Ak

Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak Ketua Program Studi : Firman Syarif, M.Si, Ak

Sekretaris Program Studi : Drs. Mutia Ismail, M.Si, Ak

PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : -

Sekretaris : Syafrizal helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

D. Job Description

Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto (2006 : 46). Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Dekan

Tugas umum dari Dekan adalah :

a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat.

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi d an administrasi fakultas.

c. Bertanggung jawab kepada rektor.

d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa

e. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan panitia penguji.

f. Mendisposisi surat-surat masuk

2. Sekretaris Dekan

Tugas rutin Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel. 2.1 dibawah ini :

Tabel 2.1

Tugas Rutin Sekertaris Dekan

Nama Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan

Yunita Indriani, SE

Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda

5 surat per hari

5 menit -

Membuat/ menulis nomor surat keluar

10 nomor per hari

10 menit

-

Menjadwal kegiatan Dekan 2 kali per hari 2 menit Sesuai dengan kegiatan Menstempel surat dan membuat

tanggal surat keluar

20 berkas per hari

30 menit

-

Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan

5 Tugas per hari

5 menit -

Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses

5 surat per hari

30 menit

-

Sumber : Sekertaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)

3. Pembantu Dekan a. Pembantu Dekan I

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

b. Pembantu Dekan II

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan.

c. Pembantu Dekan III

Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama

4. Kasub. Kemahasiswaan

Tugasnya :

1. Memeriksa surat permohonan mahasiswa apakah sudah benar.

2. Memaraf surat permohonan mahasiswa.

3. Mengkonsep/ membalas surat yang diterima dari luar instansi misalnya surat lowongan pekerjaan, surat kegiatan beprestasi (beasiswa).

5. Staf/ Pegawai

Tugasnya :

1. .Mengetik surat permohonan beasiswa.

2. Memeriksa syarat pengajuan surat permohonan mahasiswa. 3. Apabila dalam masa pengurusan beasiswa, memberikan formulir,

menerima dan memeriksa berkas mahasiswa seperti KHS, Fotocopy SPP, Fotocopy KTM dan sebagainya.

4. Mendata ulang mahasiswa baru dengan memberikan formulir.

6. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan Fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

7. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian

b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan Fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Terkini

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu: Penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. Agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud, dibutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Secara umum kegiatan yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan tehadap civitas akademik agar dapat menghasilakn Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik

Untuk mencapai hasil kerja yang maksimal diperlukan pengetahuan dan keterampilan yang mendukung pelaksanaan tugas sehingga menghasilkan kinerja yang optimal. Kinerja adalah jawaban dari berhasil/tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut Mangkunegara (2000:67) kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Oleh sebab itu, kinerja pegawai akan sangat berpengaruh terhadap kinerja

organisasi. Menurut Simamora (2006:71) “ Penilaian kinerja adalah proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu pegawai”

Kinerja yang optimal dapat dicapai pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, apabila fasilitas kerja yang dibutuhkan oleh pegawai tersedia dengan lengkap dapat dan pegawai dapat memanfaatkan fasilitas kerja yang tersedia secara efektif dan efisien.

F. Rancana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

1. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran 2012/2013

2. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2012/2013

3. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram. 4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen

dan Ruang baca.

5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen. 9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus

10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri. 11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima

12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.

A. Latar Belakang

Setiap lembaga atau perusahaan di dalam menjalankan tugasnya tidak terlepas dari kinerja para pegawai. Perusahaan dapat dikatakan berhasil jika para pimpinan mampu bekerjasama dengan pegawai dalam melaksanakan aktifitasnya.Setiap perusahaan harus mampu menciptakan hubungan baik dan harmonis antara sesama atasan dan sesama pegawai serta lingkungan disekitar perusahaan.Menyadari akan pentingnya pegawai dalam meningkatkan kinerja sebuah perusahaan ,maka setiap lembaga harus memiliki pegawai di setiap bidangnya. Adapun penertian Pegawai menurut Soedaryono dalam bukunya (Tata Laksana Kantor, 2000 : 6) adalah “seseorang yang melakukan penghidupannya dengan bekerja dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah

maupun kesatuan kerja swasta”.

Dengan adanya peranan pegawai di dalam departemen manajemen , akan mampu membantu jalannya kegiatan administrasi guna mencapai tujuan departemen manajemen secara efektif dan efesien. Peranan pegawai juga tidak lepas dari fungsinya. Adapun fungsi pegawai dalam bagian manajemen adalah melayani mahasiswa untuk mencapai tujuan bersama, menciptakan komunikasi dua arah timbal balik.

tindakan atau kegiatan yanga dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.

Departemen Manajemen merupakan salah satu Departemen yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (USU) yang dipimpin oleh seorang Ketua dan Sekretaris. Pimpinan Departemen ini dibantu oleh tiga orang pegawai yang membantu tugas–tugas pimpinan departemen, serta mereka yang langsung mengurusi hal–hal yang bersifat akademik, mengatur semua persoalan yang bersangkutan dengan mahasiswa manajemen. Mereka yang selalu berhadapan langsung dengan para mahasiswa untuk membantu melayani segala kebutuhan yang menyangkut kegiatan akademik.

Pada Departemen Manajemen peranan pegawai dalam melayani mahasiswa sangat penting dan berpengaruh terhadap kegiatan sehari hari departemen manajemen. Apabila dalam sebuah lembaga pendidikan tidak terdapat pegawai untuk memberikan pelayanan kepada mahasiswa, tentu saja akan menciptakan keadaan departemen yang kondusif pada Departemen Manajemen.

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis melakukan observasi dengan judul“Peranan dan Fungsi pegawai Pegawai Didalam Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Departemen Manajemen

Dari Latar belakang di atas, dirumuskan masalah sebagai berikut: Bagaimanakah peranan dan fungsi pegawai didalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui pelaksanaan Peranan dan Fungsi Pegawai Didalam Melayani Mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Pimpinan/Dekanat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didalam meningkatkan Peranan dan Fungsi Pegawai Didalam Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Sebagai tambahan pengetahuan bagi peneliti dan masyarakat. 3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya yang akan

1. Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang beralamat di Jalan T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Pelaksanaan penelitian dimulai dari bulan Februari 2013 sampai dengan Maret 2013. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penelitian

No Kegiatan Februari 2013 Maret 2013

I II III IV I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpu

lan Data 3 Penulisan

Laporan

Sumber :Penulis (2013)

2. Jenis dan Sumber Data

a) Data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fukultas Ekonomi USU. Dapat diperoleh dengan melakukan

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

b) Data Sekunder merupakan data yang diperoleh dari berbagai buku-buku dan studi pustaka yang berkaitan dengan topik yang diteliti.

E. Metode Analisis Data a) Metode Deskriptif

Adalah cara menganalisis data yang di tujukan untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan jalan mengklarifikasikan data tersebut sehingga dapat memberikan gambaran yang lengkap mengenai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b) Metode Deduktif

Adalah bagaimana mengambil suatu kesimpulan khusus yang berlaku umum di perusahaan tersebut berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai suatu kebenaran, mengadakan perbandingan antar teori dengan kenyataan akan dapat diketahui penyimpanagn dan selanjutnya membuat kesimpulan, memberikan saran mengatasi masalah yang ada di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut.

Untuk mempermudah dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat sistematika pembahasan pada setiap bab dibagi atas beberapa sub–sub yang sesuai dengan kebutuhan penulis.

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas mengenai alasan mengapa penulis ingin mengambil judul, serta membahas mengenai perumusan masalah, manfaat dan tujuan penelitian, metoda penelitian serta mentode analisis data yang digunakan didalam penelitian.

BAB II : PROFIL ORGANISASI

Pada bab ini akan menguraikan sejarah singkat perusahaan, stuktur organisasi, pengertian ,fungsi dan peranan Pegawai, Job Diskripsion pegawai, uraian tentang pelayanan pegawai kepada kepada mahasiswa.

BAB III : PEMBAHASAN

Mengenai Peranan dan Fungsi Pegawai dalam meningkatkan Pelayanan terhadap mahasiswa dengan membandingkan teori yang telah di uraikan pada bab II terhadap pelaksanaan yang di laksanakan Pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bab ini penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang dilaksanakan dan memberikan saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara dan buat penulis sendiri.

MANAJEMEN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH : AYU ANNISA

102103010

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N

NIM : 102103010

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERAN DAN FUNGSI PEGAWAI DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA MAHASISWA DEPARTEMEN

MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : April 2013 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)

NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal : April 2013 Dekan

(Prof.Dr. Azhar Maksum,M,Ec,Ac)

NAMA : AYU ANNISA

NIM : 102103010

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERAN DAN FUNGSI PEGAWAI DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA MAHASISWA DEPARTEMEN

MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, April 2013

Menyetujui Pembimbing

(Dra.Ulfah,Msi ) NIP. 19491114 198303 2 001

Alhamdulillah wa syukurillah, segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada kita semua, khususnya kepada penulis sehingga dapat meyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Peran Dan Fungsi Pegawai Dalam Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Departemen Menajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak luput dari kekurangan baik dari segi penyusunan, tata bahasa, maupun dari segi ilmiah. Oleh karena itu penulis akan selalu menerima saran dan kritik yang bersifat membangun.

Selama proses penyelesaian Tugas Akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang hingga akhirnya penyelesaian,penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu,penulis mengucapkan terimakasih atas bantuan yang diberikan dalam bentuk subangan pikiran,tenaga support yang luar biasa .dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terimakasih kepada :

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM selaku Ketua

Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekono mi

Universitas SumateraUtara

4. Ibu Dra.Ulfah,M.Si selaku Dosen Pembimbing yang dengan sabar memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

6. Ibu Dr.Isfenti Sadalia,SE,ME selaku ketua program studi Manajemen yang telah menjadi supervisi dalam penulisan Tugas Akhir ini.

7. Teristimewa buat orang tua penulis tersayang Ayahanda Usman,SE dan Ibunda tercinta Wildani yang menjadi suri tauladan dan telah melahirkan penulis serta telah senantiasa memberikan dukungan dan mencukupi kebutuhan materil

serta keluarga besar yang selalu memberikan Doa, dukungan dan semangat kepada penulis.

9. Sahabat-sahabat terbaik penulis, Nurul Alfani, Debby Seftiany, Kiki Amelia, dan Sri wahyuni, serta teman- teman seperjuangan Penulis Marista Manik, Novrilia dan Fujinta yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan bagi Penulis.

10.Teman-teman kelompok magang Alwi, Mutia, Monalisa, Rahma dan Revina, yang telah memberikan kerjasama dan kesetia kawanan yang baik selama magang.

11.Buat teman-teman angkatan 2010 di Kesekretariatan,senang bisa berkenalan dengan kalian.

Semoga Allah selalu melimpahkan Rahmat- Nya kepada segenap pihak yang telah membantu penulis. Akhir kata, penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak.

Wassalam

Medan, April 2013 Penulis

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR TABEL... vi

DAFTAR GAMBAR... vii

BAB I : PENDAHULUAN... 1

A. LatarBelakan Masalah..……..._{... 1}

B. Perumusan Masalah... 3

C. Tujuan Penelitian... 3

D. Metode Penelitian... 3

E. Jadwal Kegiatan... 4

F. Metode Analisis Data... 5

G. Sistematika Pembahasan... 6

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI... 8

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 8

B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas SumateraUtara ... 9

C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... ... 10

D. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 10

B. Peranan dan Fungsi Pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara... 25

C. Pengertian Pelayanan... 27

D. Karakteristik Pelayanan... 29

E. Kualitas Pelayanan... 30

F. Pelayanan yang Diberikan Pegawai Terhadap Mahasiswa Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 34

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN... 37

A. Kesimpulan... 37

B. Saran... 37

Halaman

1.1 Tabel Jadwal Penelitian... 4

Halaman

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DMT&H, M.Sc.(CTM),Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM selaku Ketua

Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekono mi

Universitas SumateraUtara

4. Ibu Dra.Ulfah,M.Si selaku Dosen Pembimbing yang dengan sabar memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

6. Ibu Dr.Isfenti Sadalia,SE,ME selaku ketua program studi Manajemen yang telah menjadi supervisi dalam penulisan Tugas Akhir ini.

7. Teristimewa buat orang tua penulis tersayang Ayahanda Usman,SE dan Ibunda tercinta Wildani yang menjadi suri tauladan dan telah melahirkan penulis serta telah senantiasa memberikan dukungan dan mencukupi kebutuhan materil

dan moril, semangat serta doa kepada penulis. Semoga Ayah dan Ibu dalam lindungan Allah SWT. Amin

8. Abang dan Adik tersayang Zulfhadly, SE dan Yudi Hartoyo serta keluarga besar yang selalu memberikan Doa, dukungan dan semangat kepada penulis.

9. Sahabat-sahabat terbaik penulis, Nurul Alfani, Debby Seftiany, Kiki Amelia, dan Sri wahyuni, serta teman- teman seperjuangan Penulis Marista Manik, Novrilia dan Fujinta yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan bagi Penulis.

10.Teman-teman kelompok magang Alwi, Mutia, Monalisa, Rahma dan Revina, yang telah memberikan kerjasama dan kesetia kawanan yang baik selama magang.

11.Buat teman-teman angkatan 2010 di Kesekretariatan,senang bisa berkenalan dengan kalian.

Semoga Allah selalu melimpahkan Rahmat- Nya kepada segenap pihak yang telah membantu penulis. Akhir kata, penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak.

Wassalam

Medan, April 2013 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR TABEL... vi

DAFTAR GAMBAR... vii

BAB I : PENDAHULUAN... 1

A. LatarBelakan Masalah..……..._{... 1}

B. Perumusan Masalah... 3

C. Tujuan Penelitian... 3

D. Metode Penelitian... 3

E. Jadwal Kegiatan... 4

F. Metode Analisis Data... 5

G. Sistematika Pembahasan... 6

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI... 8

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 8

B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas SumateraUtara ... 9

C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... ... 10

D. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 10

E. Job Description... 15

BAB III : PEMBAHASAN... 24

A. Pengertian Pegawai... 24

B. Peranan dan Fungsi Pegawai pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 25

C. Pengertian Pelayanan... 27

D. Karakteristik Pelayanan... 29

E. Kualitas Pelayanan... 30

F. Pelayanan yang Diberikan Pegawai Terhadap Mahasiswa Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 34

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN... 37

A. Kesimpulan... 37

B. Saran... 37

DAFTAR TABEL

No Judul

Halaman

1.1 Tabel Jadwal Penelitian... 4

DAFTAR GAMBAR

No Judul

Halaman