ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENT SEBAGAI FASILITAS KNOWLEDGE SHARING BAGI STARBUCKS COFFEE INDONESIA (STUDI KASUS PADA PT. SARI COFFEE INDONESIA) - Binus e-Thesis
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
_________________________________________________________________________
Program Studi Ganda Sistem Informasi - Manajemen
Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENT
SEBAGAI FASILITAS KNOWLEDGE SHARING
BAGI STARBUCKS COFFEE INDONESIA
(STUDI KASUS PADA PT.SARI COFFEE INDONESIA)
Merrynda Lyanova 0600662333
ABSTRAK Seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini telah berkembang teknologi internet. Dengan teknologi internet, sekarang ini sudah banyak perusahaan yang memanfaatkannya untuk pengelolaan data, informasi dan knowledge. Pengelolaan tersebut secara umum merupakan implementasi dari knowledge management. Berdasarkan perkembangan teknologi informasi dan sistem informasi dengan menggunakan internet sekarang ini knowledge management dapat diterapkan dalam perusahaan sehingga menjadi knowledge management system.
Starbucks Coffee Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
food and beverages dan memiliki 42 cabang di Indonesia. Starbucks Coffee dikelola
secara khusus oleh PT.Sari Coffee Indonesia. Perusahaan ini memiliki karyawan yang umumnya berusia muda, sehingga turn over karyawan dalam perusahaan sangat tinggi. Dengan banyaknya cabang yang tersebar di seluruh Indonesia sampai saat ini perusahaan masih belum memiliki sarana untuk mengelola secara khusus pengetahuan yang ada di dalam perusahaan.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan aplikasi knowledge yang dapat memfasilitasi pembelajaran antar karyawan internal
management system
dimana sistem ini secara khusus akan memfasilitasi knowledge sharing antar karyawan secara elektronik. Implementasi dari hasil sistem ini akan berpengaruh pada peningkatan pengetahuan dari individu karyawan dan kinerja para karyawan yang lebih baik dalam menjalankan pekerjaannya.
Kata kunci : Data, Informasi, Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management System, Internet.
KATA PENGANTAR
Pertama, penulis ingin mengucapkan syukur Alhamdullilah kepada ALLAH SWT, atas segala rahmat dan ridho-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya.
Walaupun tugas membuat skripsi ini terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan.
Penulis juga ingin mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu penyusunan skripsi ini, antara lain :
1. Orang tua dan seluruh keluarga penulis yang selalu mendukung penulis, baik dukungan moral maupun finansial agar penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik
2. Bapak Wahyu Sardjono,S.Si.,MM dan Bapak Donny Budhi Utoyo,St.,MSi sebagai dosen pembimbing yang telah memberikan pengarahan, kritikan dan saran membangun dalam penulisan skripsi ini.
3. Avolina Raharjanti selaku Operational Manager PT. Sari Coffee Indonesia, yang telah memberikan kesempatan dan kepercayaan bagi penulis untuk dapat mengerjakan dan menyelesaikan skripsi ini.
4. Rani Aditya selaku Store Manager Starbucks Coffee yang telah banyak membantu dengan menyediakan waktu untuk membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi.
5. Virani Sriwijayanti selaku Learning and Development Manager PT. Sari Coffee Indonesia, yang telah membantu kelancaran proses penyelesaian skripsi.
6. Bapak Win Ce, S.Kom,MM yang telah membantu memberikan pengarahan langkah-langkah pembuatan skripsi.
7. Bapak H.Imam Djajono,Ir.,MM yang telah membantu memberikan pengarahan dalam mengerjakan skripsis ini.
8. Ajeng Fitrianingtyas dan Mas Ervin, yang sangat membantu penulis dengan meminjamkan komputernya untuk dipergunakan sementara waktu.
9. Teman baik penulis Layla, Yurika Liona, Willy Suteja, Yulius, Erline, Yosiana, Agus, Jati, Ayu, Vicky, Liliani, dan Irsan yang selalu mendukung dan membantu untuk menyelesaikan skripsi ini.
10. Seluruh teman dari kelas 09PAY, yang selalu memberikan dukungan penuh dalam penulisan skripsi ini.
11. Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara.
12. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.app. Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberi kepercayaan dan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti kuliah dan menyelesaikan skripsi.
13. Seluruh karyawan Starbucks Coffee Pasaraya Grande (Mba Nur, Mas Budi,, Mas Harry, Melani, Lola, Eka, Harun, Dana, Mas Eko ) yang telah mendukung penulis dalam pembuatan skripsi ini.
14. Teman baik penulis dari SMU, Petra, Mela, Bianda, Ira, Dea, Ame, Kartika, Nadia, Citra, Kinta, yang selalu mendukung penulis dalam mengerjakan skripsi ini.
15. Semua pihak yang telah terlibat dan tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu sehingga dapat terselesaikannya penulisan skripsi ini.
Jakarta, 20 Januari 2007 Penulis Merrynda Lyanova 0600662333
DAFTAR ISI
2.1.8 Apache Web Server
9
2.1.4 Pengertian Internet
9
2.1.5 Pengertian Intranet 10
2.1.6 PHP
10
2.1.7 MySQL
12
13
8
2.1.9 Pengertian Data, Informasi dan Knowledge
14
2.1.10 Pengertian Manajemen dan Fungsi Manajemen
17
2.1.11 Pengertian Kowledge Management
18
2.1.12 Tipe Knowledge dalam Organisasi
19
2.1.3 Pengertian Database
Halaman Abstrak iv
Prakata v Daftar Tabel xi
1.3 Tujuan dan Manfaat
Daftar Gambar xii
Daftar Lampiran xiv
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
3
4
8
1.4 Metodologi Penelitian
4
1.5 Sistematika Penulisan
6 BAB 2 LANDASAN TEORI
8
2.1 Teori Teori Dasar
8
2.1.1 Pengertian Sistem
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi
2.2 Teori -Teori Khusus
3.1 Sejarah Perusahaan
45
47
2.2.9.2 Kendala Knowledge Sharing 47
2.2.10 Objektif Knowledge Management System
49
2.2.11 Arsitektur Knowledge Management System
52
2.3 Kerangka Teori
54 BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN
55
55
2.2.9 Knowledge Sharing and Distribution
3.2 Visi dan Misi Starbucks Coffee
59
3.3 Evolusi dari Starbucks Logo
60
3.4 Struktur Organisasi PT.Sari Coffee Indonesia
63
3.4.1 Struktur Organisasi dalam Retail Store 66
3.4.2 Deskripsi kerja, Wewenang dan Tanggung Jawab
67
3.5 Analisis Lingkungan Perusahaan
2.2.9.1 Prinsip-prinsip Knowledge Sharing
43
20 Internet
27
2.2.1.1 Aplikasi Internet
20
2.2.1.2 Business Value dari Internet dan Intranet 21
2.2.2 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
22
2.2.2.1 Rich Picture 22
2.2.2.2 Problem Domain 22
2.2.2.3 Application Domain
24
2.2.4 Delapan Elemen Lingkungan
2.2.5 Analisis Rantai Nilai Porter
2.2.8.3 Learning Organization dalam Perusahaan
2.2.6 Proses Inti Knowledge Management
29
31
2.2.7 Knowledge Goal
35
2.2.8 Knowledge Development
40
2.2.8.1 Individual Learning Development 40
2.2.8.2 Kondisi yang Mendukung Inovasi
41
71
3.6.1 Primary Activities Starbucks Coffee Indonesia
77
3.6.2 Support Activities Starbucks Coffee Indonesia
80
3.7 Proses Bisnis pada Bagian Operasional Starbucks Coffee
87 Indonesia
3.8 Analisis Knowledge Perusahaan
94
3.8.1 Structural Knowledge
94
3.8.2 Functional Knowledge
98
3.8.3 Behavioural Knowledge 101
3.9 Penyelarasan Knowledge Goals dengan Knowledge dalam 105 Perusahaan
3.10 Permasalahan yang dihadapi 106
3.11 Usulan Pemecahan Masalah 106
3.12 Penggunaan Knowledge Management System 108
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENT 109
4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management 109
4.2 Pemetaan Fitur Knowledge Management System 114
4.3 Pengelompokkan Informasi 117
4.3.1 Announcement 117
4.3.2 Problem Documentation 118
4.3.3 Discussion Board 118
4.3.4 Add User 119
4.4 Rancangan Sistem 120
4.4.1 Class Diagram 120
4.4.2 Use Case Diagram 125
4.4.3 Sequence 131
4.5 Rancangan Layar 148
4.5.1 Rancangan Layar Login 148
4.5.4 Rancangan Layar Problem Documentation 153
4.5.5 Rancangan Layar Discussion Board 156
4.5.6 Rancangan Layar Announcement 161
4.5.7 Rancangan Layar Messages 165
4.5.8 Rancangan Layar Add New Member 170
4.5.9 Rancangan Layar Find Member 171 BAB5 KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan 173
5.2 Saran 174
DAFTAR PUSTAKA 176
RIWAYAT HIDUP 178
LAMPIRAN 179
FOTOKOPI SURAT SURVEI 210
DAFTAR TABEL
Tabel 4.14 Class Forum TopicClass Problem Category
121
Tabel 4.11 Class Problem Sub-Category 122Tabel 4.12 Class Problem Documentation 122Tabel 4.13 Class Forum Category122
123
Tabel 4.9 Class EmployeeTabel 4.15 Class Forum Messages123
Tabel 4.16 Class Inbox123
Tabel 4.17 Class Outbox124
121 Tabel 4.10
Tabel 4.8 Pengelompokkan Data dalam Fitur Add User 119Halaman
39
Tabel 2.1 Aktivitas Dalam Problem Domain Analysis22 Tabel 2.2 Tabel 2.3 Tabel 2.4
Aktifitas Dalam Application Domain Analysis
Knowledge Management Goals
Objektif Sistem Knowledge Management
24
51 Tabel 3.1 Penyelarasan Knowledge Goals dengan Knowledge dalam Perusahaan
Tabel 4.7 Field dalam Fitur Add User 119105
Tabel 4.1 Pemetaan Fitur Knowledge Management System 114Tabel 4.2 Field dalam Fitur Announcement 117Tabel 4.3 Field dalam Problem Documentation 118Tabel 4.4 Pengelompokkan Data dari Fitur Problem Documentation 118Tabel 4.5 Field – Field dalam Fitur Discussion board 118Tabel 4.6 Pengelompokkan Data dalam Fitur Discussion board 119Tabel 4.18 Penjelasan Use Case Diagram 130DAFTAR GAMBAR
49
System
Gambar 4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management108
93 Gambar 3.9 Rich Picture Penggunaan Knowledge Management System Dalam Perusahaan
86 Gambar 3.8 Rich Picture Proses Bisnis Retail Store Starbucks Coffee Indonesia
66 Gambar 3.7 Rantai Nilai Porter Starbucks Coffee
65 Gambar 3.6 Struktur Organisasi dalam Retail Store Starbucks Coffee
63 Gambar 3.5 Struktur Organisasi PT. Sari Coffee Indonesia
62 Gambar 3.4 Logo Starbucks Tahun 1992 - Sekarang
Gambar 3.3 Logo Starbucks Tahun 1987 - 199261 Gambar 3.2 Logo Il Giornale Coffee Shop 61
53 Gambar 3.1 Logo Starbucks Tahun 1971 - 1987
50
Arsitektur umum dari Sistem
Halaman
System
Sistematika dari Knowledge Sharing Arsitektur Teknologi untuk Knowledge Management
46 Gambar 2.10 Gambar 2.11 Gambar 2.12
Effect on Customer Satisfaction
42 Gambar 2.9 Sharing and Distribution of Knowledge as an Indirect
32 Gambar 2.8 Knowledge Creation And Competitive Advantage
30 Gambar 2.7 Building Blocks Of Knowledge Management
27 Gambar 2.6 Rantai Nilai Porter
Gambar 2.5 Delapan Elemen Lingkungan Perusahaan25 Gambar 2.4 Notasi Pada Sequence Diagram 26
23 Gambar 2.3 Notasi Dasar Untuk Use Case Diagram
16 Gambar 2.2 Notasi Dasar Untuk Class Diagram
Knowledge
Gambar 2.1 The Relationships Between Data, Information and110
Gambar 4.2 Class DiagramGambar 4.23 Rancangan Layar Reply to Topic 159Gambar 4.17 Rancangan Layar Latest Topic 152Gambar 4.18 Rancangan Layar Problem Documentation untuk User 153Gambar 4.19 Rancangan Layar Problem Documentation untuk Admin 155Gambar 4.20 Rancangan Layar Discussion Board 156Gambar 4.21 Rancangan Layar Topic Discussion Board 157Gambar 4.22 Rancangan Layar Detail Topic Discussion Board 158Gambar 4.24 Rancangan Layar Discussion Board untuk Admin 160Gambar 4.15 Rancangan Layar Halaman Login 148Gambar 4.25 Rancangan Layar Announcement untuk User 161Gambar 4.26 Rancangan Layar Content Announcement 162Gambar 4.27 Rancangan Layar Announcement untuk Admin 163Gambar 4.28 Rancangan Layar Add New Announcement 164Gambar 4.29 Rancangan Layar Inbox 165Gambar 4.30 Rancangan Layar Content Inbox 166Gambar 4.16 Rancangan Layar Home 150Gambar 4.14 Sequence Diagram merubah Password 147120
Gambar 4.8 Sequence Diagram Pengelolaan Problem Documentation oleh AdminUse Case Diagram
Gambar 4.4 Sequence Login131
Gambar 4.5 Sequence Announcement oleh User 133Gambar 4.6 Sequence Pengelolaan Announcement oleh Admin 134Gambar 4.7 Sequence Diagram Problem Documentation oleh User 136138 Gambar 4.9
Gambar 4.13 Sequence Diagram Fitur Add User oleh Admin 146Sequence Diagram Messaging
140
Gambar 4.10 Sequence Diagram Discussion Board untuk User 142Gambar 4.11 Sequence Diagram Discussion Board untuk Admin 144Gambar 4.12
Sequence Diagram Find User
145