PERANGKAT RPP SMK KEARSIPAN KELAS XI / SEMESTER I Kompetensi Dasar: Mengidentifikasi Tugas dan Azas-Azas Kearsipan Penyusun: Dina Camila (150412607181) PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI
PERANGKAT RPP SMK
KEARSIPAN
KELAS XI / SEMESTER I
Kompetensi Dasar:
Mengidentifikasi Tugas dan Azas-Azas Kearsipan
Penyusun:
Dina Camila
(150412607181)
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah swt karena berkat limpahan rahmat, hidayah, serta karunia-Nya sehingga saya dapat menyusun perangkat rencana pembelajaran Mata Pelajaran SMK Perkantoran “Kearsipan”.
Penyusunan perangkat pembelajaran ini dibuat dalam rangka memenuhi tugas akhir Matakuliah Pengembangan Pembelajaran Berbasis TIK. Saya mengucapkan terimakasih kepada Bapak
Drs. H. Mohammad Arief,M.Si, yang telah membimbing saya pada matakuliah Pengembangan Media Pembelajaran Berbasis TIK.
Saya menyadari bahwa dalam penyusunan perangkat rencana pembelajaran ini masih jauh dari sempurna baik materi maupun cara penulisannya. Namun dengan demikian, saya telah berupaya sebaik-baiknya dalam penulisan perangkat ini. Oleh karena itu, kritik dan saran dari pembaca sangat saya harapkan untuk menyempurnakan perangkat Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) selanjutnya.
Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi calon guru Pendidikan Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.
DAFTAR ISI
Halama Sampul ............................................................................................1 Kata Pengantar......................................................................................................2 Daftar Isi..................................................................................................................3 Silabus......................................................................................................................4 Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)..............................................................6
A. Standar Kompetensi (SK)..................................................................................7
B. Kompetensi Inti (KI) .........................................................................................7
C. Kompetensi Dasar (KD) ...................................................................................8
D. Indikator Pencapaian Kompetensi.....................................................................8
E. Tujuan Pembelajaran.........................................................................................9
F. Materi Pembelajaran........................................................................................10
G. Pendekatan/Strategi/Model/Metode Pembelajaran..........................................10
H. Media dan Alat Belajar....................................................................................10
I. Sumber Belajar.................................................................................................10 J. Proses Belajar dan Mengajar...........................................................................11 K. Penilaian Hasil Belajar.....................................................................................14 L. Instrumen Lembar Pengamatan.......................................................................18
SILABUS
Nama Sekolah : SMK Negeri I Malang Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen Program keahlian : Administrasi Perkantoran Kls/ Semester : XI / I Alokasi Waktu : 4 x 45 menit Standar kompetensi : Mengidentifikasi Tugas dan Azas-azas Kearsipan Materi Pembelajaran Kegiatan pembelajaran Indikator Pencapaian Kompetensi Penilaian Alokasi Waktu Sumber Belajar Teknik Bentuk Instrumen Contoh InstrumenMengidentifikas i Tugas dan Azas-azas Kearsipan
Tugas-tugas kearsipan
Produk
1. Mema hami Tugas-tugas Kearsipan Tes Tes Pilihan
Ganda LP-1: Produk 4 x 45’
1. LK: Tugas-tugas Kearsipan
2. Kunci LK
3. LP 1: Produk
4. LP 2: Proses
5. LP 3: Psikomotor
6. LP 4: Pengamatan Perilaku
Proses Melaksanakan presentasi tentang tugas-tugas kearsipan yang telah didiskusikan. Peserta didik akan diamati dari segi komunikasi, sistematika
Tes Asesmen Kinerja
Proses LP-2: Proses penyampaian, wawasan,
Berkarakter
keberanian, gesture, dan
7. LP 5: Pengamatan
penilaian masing-masing
Keterampilan Sosial
Psikomotor Tes Assesmen LP-3:
8. Silabus
Mempresentasikan tugas-tugas
Kinerja Psikomotor
9. Modul
kearsipan secara efektif sesuai
Psikomotor
dengan etika berkomunikasi secara profesional Afektif: Karakter Pengamata Pengamatan LP-4:
1. Beretiket n perilaku Pengamatan
2. Sopan santun berkarakter perilaku
3. Rendah hati berkarakter
4. Bersikap menyenangkan Pengamatan LP-5:
Keterampilan Sosial Pengamata Keterampilan Pengamatan
Bertanya, menyumbang ide atau n Sosial Keterampila berpendapat, menjadi pendengar n Sosial yang baik, berkomunikasi dalam pembelajaran sejarah dan pengertian kearsipan
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran
(RPP)
Satuan Pendidikan : SMK Negeri 2 BlitarMata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran
Kelas/Semester : Kelas XI / Semester I Materi Pembelajaran : Tugas-tugas kearsipan Alokasi Waktu : 1x45 menitA. STANDAR KOMPETENSI
Kearsipan
B. KOMPETENSI INTI (KI)
KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya KI 2 Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia
KI 3 Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
C. KOMPETENSI DASAR
1. KD pada KI-1
a. Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya
b. Penerapan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif dan efisien dalam bidang kearsipan berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut
2. KD pada KI-2
a. Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, dalam materi sejarah dan pengertian kearsipan.
b. Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah.
c. Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja.
d. Memiliki sikap proaktif dan adaptif dalam melakukan kegiatan kearsipan.
3. KD pada KI-3 Mengidentifikasi tugas dan azas-azas kearsipan.
b. Psikomotor
Mempresentasikan tentang tugas-tugas kearsipan secara efektif sesuai dengan etika berkomunikasi secara profesional.
c. Afektif
a. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi :
1. Beretiket
2. Sopan santun
3. Rendah hati
4. Bersikap menyenangkan
b. Keterampilan sosial: 1. berkomunikasi 2. menjadi pendengar yang baik
3. Berpendapat
4. Bertanya
E. TUJUAN PEMBELAJARAN
a. Kognitif
1. Produk Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mengidentifikasi tugas-tugas kearsipan dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.
2. Proses
c. Afektif
1. Karakter Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter beretiket, hangat, sopan santun, rendah hati, bersikap menyenangkan dalam berkomunikasi secara lisan sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter .
2. Keterampilan Sosial Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai Membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau berpendapat,
menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi, sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.
F. MATERI PEMBELAJARAN
1. Tugas-tugas kearsipan
G. PENDEKATAN/STRATEGI/MODEL/METODE PEMBELAJARAN
Pendekatan : Scientifik Strategi : Discovery Model pembelajaran : Discovery Learning/Berkelompok Metode pembelajaran : Ceramah, Diskusi/Berkelompok, Tanya Jawab
J. PROSES BELAJAR DAN MENGAJAR Langkah Pembelajaran Sintak Model Pembelajaran Discovery Learning Deskripsi Kegiatan Alokasi Waktu
Kegitan Pendahuluan
Guru memberikan salam Guru mempersilahkan untuk berdo’a menurut keyakinan masing-masing, dipimpin oleh ketua kelas Guru melakukan presensi Mengkondisikan suasana belajar Apresiasi dengan menanyakan kesiapan belajar siswa Memotivasi peserta didik agar aktif selama pembelajaran yang berlangsung didalam kelas Menyampaikan kompetensi yang akan dicapai Menyampaikan cakupan materi dan kegiatan yang akan dilakukan Menjelaskan langkah pembelajaran, teknik pembelajaran, dan bentuk penilaian yang akan dilaksanakan Pembentukan kelompok
Menanyakan gambaran terkait tugas kearsipan serta memberikan stimulus bagi siswa untuk
10 Menit berpendapat dan memberikan ide-ide mereka
Kegiatan Inti
1. Stimulation (pemberian Memuat kegiatan :
25 Menit rangsangan) Mengamati Mengamati beberapa tugas-tugas kearsipan Menanya
2. Problem Statement (pertanyaan atau identifikasi masalah) Memberikan kesempatan peserta didik menanyakan hal yang berkaitan dengan tugas-tugas kearsipan
Mengumpulkan informasi atau mencoba
3. Data collection (pengumpulan data) Menggunakan contoh-contoh tugas-tugas kearsipan
Menalar atau mengasosiasi Menjelaskan tentang tugas-tugas kearsipan
4. Data processing (pengolahan data) Pada tahap verifikasi peserta didik mendiskusikan tentang tugas-tugas kearsipan serta memverifikasi hasil
5. Verification (pembuktian) pengolahan data-data dengan teori pada buku sumber Mengkomunikasikan
6. Generalization (menarik
Mempresentasikan tugas-tugas kearsipan kesimpulan) Kegiatan Penutup
10 Menit Guru membimbing peserta didik membuat rangkuman Guru melakukan refleksi terhadap kegiatan yang telah dilakukan Guru memberikan umpan balik Guru melakukan penilaian berupa kuis Guru merencanakan tindak lanjut (memberi tugas individu dan menyampaikan rencana pembelajaran pertemuan berikutnya) Guru mengucapkan kata maaf dan terima kasih
K. PENILAIAN HASIL BELAJAR METODE BENTUK INSTRUMEN
Sikap Lembar Pengamatan tentang sikap teliti, cermat, kritis, sistematis dan teratur dalam mengumpulkan bahan diskusi masalah tugas-tugas kearsipan
Tes Unjuk Kerja Tugas Membuat rangkuman tentang tugas-tugas kearsipan
Presentasi
Masing-masing kelompok membuat presentasi dari bahan yang telah didiskusikan. Peserta didik akan diamati dari segi komunikasi, sistematika penyampaian, wawasan, keberanian, gesture dan penilaian masing- masing.
Observasi
Pengamatan terhadap keaktivan peserta didik selama melakukan observasi dan diskusi di dalam kelas. Tes Tertulis Tes Pilihan Ganda
Melakukan tes untuk mengetahui pemahaman peserta didik tentang tugas-tugas kearsipan sebanyak 10 soal. e. Penyortiran
3. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut ....
a. Mengkode
b. Menyortir
c. Mengindeks
d. Menyimpan
e. Memeriksa
4. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut ....
a. Unit
b. Mengkode
c. Mengabjad
d. Caption
e. Mengindeks
5. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih dahulu ....
a. Pemisahan
b. Masalah
c. Pengelompokan pada isi surat.
c. Sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat.
d. Sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor.
e. Sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.7. Berikut yang bukan kelemahan dari system tanggal adalah …
a. Orang sering lupa dengan tanggal surat
terutama tanggal penyimpananb. Agar mudah mengatur letak arsip dalam
folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.c. Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.
d. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan system ini. b. 1-4-6-2-4-5
c. 1-2-6-4-3-5
d. 1-4-2-6-5-3
e. 1-4-2-5-6-3
9. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip abjad adalah … a. Penampungan
b. Penelitian
c. Penandatanganan
d. Pengindeksan
e. Pengkodean
10. Yang bukan tugas-tugas kearsipan adalah …
a. Pengindeksan
b. Penciptaan
c. Pendistribusian
d. Penyimpanan
e. Penyusutan
KUNCI JAWABAN
1. D
2. D
3. C
4. C
L. INSTRUMEN LEMBAR PENGAMATAN
1. Lembar Pengamatan Ranah Afektif (Teliti, Cermat, Kritis, Sistematis, Dan Teratur)
No Nama siswa Aspek yang dinilai
Teliti cermat kritis sistematis teratur Keterangan
Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Kriteia Nilai:
Ya : Baik
Tidak : Kurang Baik
2. Rubrik Kegiatan Diskusi
No Nama Siswa Aspek Pengamatan
Jumlah Skor
Nilai Keterangan Kerjasam a
Mengkomunikasikan pendapat Toleransi
Keaktiva n Menghargai pendapat teman
Keterangan Skor:
Masing-masing kolom diisi dengann kriteria 4 = Baik Sekali 3 = Baik 2 = Cukup 1 = Kurang
∑ Skor Perolehan
Nilai = X 100
Skor Maksimal (20) Kriteria Nilai
A = 80 – 100 : Baik Sekali B = 70 – 79 : Baik C = 60 – 69 : Cukup
D = < 60 : Kurang
3. Rubrik Penilaian Presentasi
Aspek Penilaian Jumlah
Sistematika Gesture dan No Nama Siswa
Nilai Keterangan Komunikasi Wawasan Keberanian Antusias
Skor Penyampaian Penampilan
Keterangan Skor:
Masing-masing kolom diisi dengan kriteria 4 = Baik Sekali 3 = Baik 2 = Cukup 1 = Kurang
∑ Skor Perolehan Nilai = X 100 Skor Maksimal (24)
Kriteria Nilai
A = 80 – 100 : Baik Sekali B = 70 – 79 : Baik C = 60 – 69 : Cukup D = < 60 : Kurang
4. Rubrik Penilaian Pilihan Berganda NO Nama Siswa Nilai Keterangan ∑ Skor Perolehan Nilai = X 100 Skor Maksimal Keterangan Skor:
Masing-masing kolom diisi dengan kriteria 4 = Baik Sekali
3 = Baik 2 = Cukup 1 = Kurang
Kriteria Nilai
A = 80 – 100 : Baik Sekali B = 70 – 79 : Baik C = 60 – 69 : Cukup D = < 60 : Kurang
M. PEDOMAN PENSKORAN No Nomor Soal Skor
10
A = 80 – 100 : Baik Sekali B = 70 – 79 : Baik C = 60 – 69 : Cukup D = < 60 : Kurang
Kriteria Nilai
10 Nilai =
10
10
10
9
9
10
8
8
10
7
7
6
1
3
1
10
2
2
10
3
10
6
4
4
10
5
5
10
X 100 ∑ Skor Perolehan Skor Maksimal Amsyah, Zulkifly.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Nama Siswa :……………………………… No Absen :……………………………... Kelas :……………………….……... Tanggal :……………………………..
Tujuan :
1. Dapat mengetahui tugas-tugas kearsipan
Rumusan Masalah:
1. Apasaja tugas-tugas kearsipan ?
Langkah – langkah :
1. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, mencari tugas-tugas kearsipan dari berbagai sumber ?
2. Mempresentasikan hasil diskusi kelompok tentang tugas-tugas kearsipan
Analisis :
1. Menurut pendapat anda apa saja tugas-tugas kearsipan? .............................................................................................................................
............................................................................................................................. ..........................................................................................................................
Penciptaan arsip Pendistribusian arsip Penyimpanan arsip Penggunaan atau pengolahan arsip Pemeliharaan dan pengamanan arsip Penyusutan arsip Pemusnahan arsip
2. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip ?
Prosedur penyimpanan arsip antara lain: pengumpulan warkat, memeriksa tanda-tanda pelapasan, penetapan indeks, pemberian kode warkat, penyortiran, penyimpanan dan penataan warkat
Nama : NIS : Tanggal :
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK
1. Sebutkan tugas-tugas kearsipan !
2. Sebutkan 5 sistem penyimpanan arsip !
3. Bagaimana cara pemeliharaan arsip secara fisik ?
4. Apa yang dimaksud pendistribusian warkat ?
Kunci LP: Produk
1. Sebutkan tugas-tugas kearsipan !
Penciptaan arsip Pendistribusian arsip Penyimpanan arsip Penggunaan atau pengolahan arsip Pemeliharaan dan pengamanan arsip Penyusutan arsip Pemusnahan arsip
(ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.
Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.
4. Apa yang dimaksud pendistribusian warkat ?
kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif.
LEMBAR PENILAIAN (LP) 2: PROSES Proses: Melaksanakan presentasi tentang tugas-tugas kearsipan yang telah didiskusikan.
Peserta didik akan diamati dari segi:
a. Komunikasi
b. Sistematika penyampaian
c. Wawasan
d. Keberanian
e. Gesture tubuh
f. Penilaian masing-masing
Prosedur:
1. Guru mengintruksikan kepada siswa untuk menghitung urut dari 1 sampai dengan 5 untuk menentukan pembagian kelompok.
2. Tugasi siswa untuk mengerjakan persiapan materi yang akan dipresentasikan.
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5. Siswa diijinkan mangakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Nada Suara Kejelasan
3. Sistematika Penyampaian:
10 JUMLAH 100 Malang, April 2017
10
10
5
5
Kemampuan menjawab pertanyaan dari audiens
Penguasaan wawasan atau materi
Penyampaian materi
Pembukaan presentasi Penyampaian judul presentasi
5
Pengucapan konsonan dan vokal Pengaturan napas
5
5
5
5
5
5
Berpenampilan rapi dan sopan
Gesture tubuh
Ketenangan dalam bicara / tidak terburu-buru
Siswa Guru Mata Pelajaran
Prosedur:
1. Disediakan LCD untuk media presentasi
2. Siswa ditugasi untuk meresume atau merangkum hasil diskusi
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor
Skor Assesment No
Skor Oleh Siswa
Rincian Tugas Kinerja Oleh Guru . Maksimum
Sendiri
1. Menyiapkan rangkaian prosedur presentasi
20
2. Mengidentifikasikan kemampuan
20 kerjasama dalam kelompok
3. Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam 20 prosedur presentasi
4. Mengidentifikasikan keterampilan
20 penyampaian materi pada saat presentasi
5. Berbicara dengan ramah, tegas, hangat, bersahabat dan wajar dalam berkomunikasi 20 dengan audiens
JUMLAH 100 Siswa: Kelas: Tanggal:
Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini: D: Memerlukan perbaikan
C: Menunjukkan kemajuan
B: Memuaskan
A: Sangat baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter No Rincian Tugas Kinerja (RTK) Memerlukan perbaikan (D) Menunjukkan kemajuan (C) Memuaskan (B) Sangat baik (A)
1 Teliti, tekun, cekatan
2 Jujur
3 Sopan santun
4 Disiplin
5 Dapat dipercaya
6 Beretiket
7 Kreatif-inovatif
8 Bersikap menyenangkan Malang, April 2017 Guru Mata Pelajaran
Petunjuk:
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini: D: Memerlukan perbaikan
C: Menunjukkan kemajuan
B: Memuaskan
A: Sangat baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial Memerlukan Menunjukkan Rincian Tugas Kinerja Memuaskan Sangat No perbaikan kemajuan (RTK) (B) baik (A) (D) (C)
1 Bertanya
2 Menyumbang ide atau pendapat
3 Menjadi pendengar yang baik
4 Komunikasi Malang, April 2017 Guru Mata Pelajaran creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan- kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat.
Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas
sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan.
b. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas
desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh kumpulkan pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip.
b. Memeriksa tanda-tanda pelapasan Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file, deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas.
c. Penetapan indeks Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan yang berlaku.
d. Pemberian kode warkat Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.
e. Penyortiran Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah di tetapkan.
f. Penyimpaanan dan penataan warkat Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku. Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip antara lain: pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.
4. Penggunaan atau Pengolahan Arsip
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi dan untuk keperluan legal tertentu.
5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara : Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.
Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan
Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip
a. Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain: Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.
b. Penyerahan arsip Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:
Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/ organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.
Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia. Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun.
a. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip- arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dengan sempurna (sudah jadi abu)
b. Pencacahan Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, tidak harus selesai pada saat itu.
c. Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) di atas tumpukan arsip.
SOAL PILIHAN GANDA
Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan menyilang (X) pada
huruf a, b, c, d atau e pada lembar jawaban.1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Kartu indeks
e. Sistem Wilayah
2. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut
kegiatan ....a. Pengkodean
b. Penampungan
c. Penelitian
d. Penyimpanan
e. Penyortiran
3. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau
dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut ....a. Mengkode
b. Menyortir
c. Mengindeks
5. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka
harus membuat daftar terlebih dahulu ....a. Pemisahan
b. Masalah
c. Pengelompokan
d. Subjek
e. Klasifikasi
6. Yang dimaksud dengan Sistem Wilayah adalah …
a. Sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi.
Nama orang/badan tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.
b. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
c. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat.
d. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor.
e. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.
7. Berikut yang bukan kelemahan dari system tanggal adalah …
a. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal
1. Penampungan
2. Pengindeksan
3. Penyimpanan
4. Penelitian
5. Penyortiran
6. Pengkodean
a. 1-2-5-4-6-3
b. 1-4-6-2-4-5
c. 1-2-6-4-3-5
d. 1-4-2-6-5-3
e. 1-4-2-5-6-3
9. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip abjad adalah …
a. Penampungan
b. Penelitian
c. Penandatanganan
d. Pengindeksan
e. Pengkodean
10. Yang bukan tugas-tugas kearsipan adalah …
a. Pengindeksan
b. Penciptaan
c. Pendistribusian
8. D
9. C
10.A