Perancangan Strategik Sistem Maklumat SI (1)
Symposium of Malaysian Science and Technology Congress at USM,Penang (MSTC 2001)
Research and Development Findings For Social and Economic Development
8th-10th November 2001,Malaysia
Pengenalan
Perancangan Strategik Sistem
Maklumat (SISP) bagi Institut
Pengajian Tinggi (IPT)Satu Kajian
Perkembangan teknologi maklumat dan teknologi
elektronik hari ini menuntut organisasi perniagaan dan
bukan perniagaan untuk membuat perancangan yang teliti
bagi mencapai menjana strategi dan polisi serta membuat
perancangan yang strategik dengan kos yang lebih
efektif. Ini adalah untuk menangani perubahan yang
berlaku dalam organisasi dengan lebih berkesan. Oleh
yang demikian, Institut Pengajian Tinggi (IPT) hari ini telah
mula mengorak langkah dengan membina Perancangan
Strategik Sistem Maklumat (Strategic Information System
Planning-SISP) bagi IPT masing-masing. Namun begitu,
berdasarkan kajian literatur, terdapat dua masalah utama
yang timbul dalam melaksanakan Perancangan Strategik
Sistem Maklumat di IPT. Yang pertama adalah kerana
masalah kefahaman konsep perancangan strategik yang
mana perancangan yang dilakukan adalah perancangan
tradisional
tetapi
memanggilnya
dengan
nama
perancangan strategik dan yang kedua adalah kerana
contoh perancangan yang diikuti adalah sesuai untuk
konteks perniagaan tetapi kurang sesuai untuk konteks
universiti.
Rose Alinda, Irny Suzila, Iskandar,
Syahadah dan Hafiz
Penulis
PM. Dr. Rose Alinda Alias ialah pensyarah kanan di
Jabatan Sistem Maklumat, Fakulti Sains Komputer dan
Sistem Maklumat, Universiti Teknologi Malaysia.
1
2
3
Mohd. Iskandar Illyas, Syahadah Abdullah dan
Hafiz Selamat adalah pensyarah Jabatan Sistem
Maklumat yang terlibat dalam penyelidikan SISP bagi
IPT di Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat,
Universiti Teknologi Malaysia
4
5
Irny Suzila Ishak ialah pelajar sarjana di Jabatan
Sistem Maklumat, Fakulti Sains Komputer dan Sistem
Maklumat, Universiti Teknologi Malaysia.
Oleh itu, persoalan yang timbul sekarang adalah
apakah keperluan untuk SISP bagi Institut Pengajian
Tinggi dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan bila
diimplementasikan dalam konteks universiti. Ini kerana
kebanyakan SISP yang dihasilkan sebelum ini adalah bagi
konteks organisasi perniagaan. Dengan itu, kajian ini
adalah
satu
usaha bagi
mengkaji
bagaimana
Perancangan Strategik Sistem Maklumat bagi IPT dan
perbezaannya dengan Perancangan Strategik Sistem
Maklumat bagi organisasi perniagaan dari segi ciri-dan
peranan organisasi serta rangkakerja perancangan yang
digunakan dalam membangun SISP yang sesuai dengan
konteks organisasi. Selain daripada itu, faktor yang
menyebabkan kajian ini dilakukan adalah kerana masih
kurang penyelidikan berkaitan SISP di universiti dan
masih kurangnya literatur untuk penyelidikan akan datang.
1
E-mel: alinda@fsksm.utm.my,2iskandar@fsksm.utm.my,
syahadah@fsksm.utm.my, 4hafiz@fsksm.utm.my,
5
suzie_97@hotmail.com
3
No Telefon : 07-5575303
No. Faksimile : 07-5565044
Katakunci
Perancangan Strategik, Perancangan Strategik Sistem
Maklumat, Institut Pengajian Tinggi, ciri-ciri IPT, ciri-ciri
organisasi perniagaan
Abstrak
Dalam era teknologi maklumat yang berkembang pesat
ini, IPT seiring dengan organisasi lain telah mula
mengorak langkah untuk membuat Perancangan
Strategik Sistem Maklumat. Ini kerana banyak
perubahan telah berlaku dalam pengurusan kampus
yang menuntut perancangan yang teliti bagi mencapai
menjana strategi dan polisi serta membuat perancangan
yang strategik dengan kos yang lebih efektif.
Perancangan Strategik Sistem Maklumat (Strategic
Information System Planning-SISP) merupakan aktiviti
perancangan yang berterusan bagi memaksimumkan
kesan Teknologi Maklumat kepada organisasi yang
mana ia dapat menambah keberkesanan dan kecekapan
organisasi, selarikan dengan matlamat organisasi dan
membantu organisasi mencapai kelebihan kompetitif.
Oleh itu, kertas kerja ini membincangkan perbezaan
dalam SISP di organisasi perniagaan dan apabila
diaplikasikan di institut pengajian tinggi (IPT).
Perkembangan teknologi maklumat di IPT
Sejak dekad yang lalu, perkembangan yang
mengagumkan telah berlaku kepada teknologi maklumat,
terutama
dalam
bidang
pengkomputeran
dan
telekomunikasi. Perkembangan teknologi maklumat dan
teknologi elektronik ini telah merubah kebanyakan perkara
yang dilakukan dalam kampus. Perubahan telah berlaku
dalam banyak bidang termasuklah bidang pemasaran,
pendaftaran sehingga kepada pengajaran kimia;
perubahan dalam latihan sukan sehingga kepada
penjimatan tenaga seluruh universiti; dari pencarian buku
di perpustakaan sehingga kepada sumber manusia
kampus; dari konferens komunikasi satelit seluruh dunia di
fakulti perniagaan sehingga kepada makmal bahasa.
Perubahan ini memberi cabaran yang besar kepada
semua dari pelajar hinggalah lembaga pengurusan
atasan. (Rowley et.al, 1997). Antara perubahan yang
dibawa oleh IT dalam universiti adalah:
1
Contohnya, Lederer dan Sethi (1988) melihat SISP
sebagai proses menentukan objektif bagi pengkomputeran
organisasi dan mengenalpasti aplikasi komputer yang
berpotensi untuk dilaksanakan dalam organisasi. Wilson
(1989) pula melihat SISP sebagai strategi Sistem
Maklumat bagi mengetahui maklumat yang diperlukan
untuk
menyokong
matlamat
organisasi
dengan
menggunakan sistem komputer.
Membangunkan piawai seluruh universiti bagi
pertumbuhan dan pembangunan sistem maklumat
di universiti
Bagi membangun dan mengintegrasikan sistem
pentadbiran dan sistem sokongan akademik
dengan pembekal luar yang memerlukan kos dan
sumber, perlu suatu piawai tentang apa yang
harus dicapai oleh teknologi maklumat di
universiti.
Membangunkan KPI(Key Performance Indicators),
Matlamat, Strategi dan Polisi
Bagi mengenalpasti teknologi terkini yang
diperlukan di universiti yang membolehkan pihak
yang terlibat menjana strategi dan polisi bagi
membuat perancangan dengan kos yang lebih
efektif.
Menghasilkan peluang inovatif untuk membangun
Perkembangan teknologi membolehkan pelajar
mengetahui tentang dunia yang akan mereka
masuki, trend masa hadapan dan apa yang
diperlukan dari mereka. Pendidikan tinggi juga
membawa
kepada
pembaharuan
dalam
penyelidikan dan pengajaran.
Pada tahun 1990an, definasi SISP lebih kepada
memfokuskan kepada kelebihan kompetetif dan
keberkesanan pengurusan dengan Segars (1995)
menekankan SISP sebagai mekanisme untuk menilai
sumber teknologi, untuk mengetahui keperluan teknologi
masa depan dan tindakan yang perlu dilakukan untuk
mencapai kelebihan kompetetif. Ini disokong oleh Doherty
et al.(1999) yang menghuraikan Perancangan Strategik
Sistem Maklumat sebagai suatu aktiviti yang berterusan
bagi menentukan keutamaan dalam pembangunan Sistem
Maklumat yang diselarikan dengan objektif perniagaan
dan memberi kesan kepada kedudukan kompetetif
organisasi.
Setelah diteliti, didapati pandangan tentang SISP
adalah lebih menjurus kepada beberapa aspek yang
utama iaitu untuk memaksimumkan kesan Teknologi
Maklumat kepada organisasi, menyelarikan Teknologi
Maklumat dengan matlamat organisasi, menambah
keberkesanan dan kecekapan organisasi, mencapai
kelebihan
kompetitif
berbanding
pesaing
serta
dilaksanakan secara berterusan.
UCLA IT Strategic Planning Project (1996) telah
menggariskan isu utama teknologi maklumat
yang
berkaitan Institut Pengajian Tinggi. Antaranya ialah:
pengkomputeran dalam penyelidikan
pengkomputeran dalam pengajaran
capaian komputer pelajar
capaian perpustakaan dan capaian am
pengkomputeran pentadbiran
isu rangkaian dan desktop
pengstrukturan semula universiti
Berdasarkan pandangan-pandangan yang telah
dikaji, definasi SISP telah dijana bagi tujuan penyelidikan
ini iaitu :
"aktiviti perancangan yang berterusan dalam
memaksimumkan kesan Teknologi Maklumat kepada
organisasi yang mana ia dapat menambah keberkesanan
dan kecekapan organisasi, selari dengan matlamat
organisasi dan membantu organisasi mencapai kelebihan
kompetitif"
Perancangan Strategik Sistem Maklumat
(Strategic Information System Planning-SISP)
Pengertian
Perancangan
Sistem
Maklumat
(Information System Planning-ISP) telah banyak
mengalami perubahan sejak ia mula diperkenalkan.
Perancangan untuk pembangunan sistem maklumat iaitu
ISP secara umumnya adalah berdasarkan permintaan
pengguna dan justifikasi kewangan, telah dipraktikkan
sejak perniagaan mula terlibat dengan teknologi
maklumat( Doherty et al.,1999). Kajian mendapati, sejak
lewat tahun 1970an lagi Pengurus Sistem Maklumat telah
menggunakan Perancangan Sistem Maklumat untuk
memperbaiki komunikasi dengan pengguna Sistem
Maklumat, menggalakkan sokongan pihak atasan,
menganggar
keperluan
sumber masa
hadapan,
memperuntukkan sumber, dan mencari peluang untuk
memperbaiki prestasi jabatan Sistem Maklumat(Mc Lean
dan Soden,1977)
Perbandingan di antara SISP di organisasi
perniagaan dan IPT
Dalam era teknologi maklumat pada hari ini,
organisasi
perniagaan
telah
mengalami
banyak
perubahan. Pelbagai bentuk perancangan telah dibuat
untuk menangani perubahan semasa yang berlaku dan
mengekalkan kedudukan kompetetif dalam perniagaan.
Bermula dengan Perancangan Strategik (Strategic
Planning-SP), perancangan organisasi perniagaan
kemudian mengambilkira juga Perancangan Sistem
Maklumat (Information Systems Planning-ISP) dan
seterusnya sekarang ini Perancangan Strategik Sistem
Maklumat(Strategic Information System Planning-SISP).
Ini dapat dilihat berdasarkan kajian oleh Galliers et al.
(1994) yang SISP diletakkan sebagai salah satu isu utama
bagi
pengurus
organisasi
bagi
meningkatkan
keberkesanan perlaksanaan SISP di organisasi.
Konsep Perancangan Strategik Sistem Maklumat
(Strategic
Information
System
Planning-SISP)
berkembang sejak tahun 1980 (Lederer dan Sethi, 1988).
Perbezaan antara SISP dengan perancangan sebelum ini
adalah penekanan terhadap keselarian strategi dengan
matlamat organisasi dan kesan kompetitif organisasi
apabila membuat Perancangan Sistem Maklumat.
Kini, organisasi bukan perniagaan yang tidak
berasaskan keuntungan juga telah mula merasai
2
Ini berbeza bagi organisasi yang bermatlamatkan
keuntungan di mana matlamat perancangan strategik
sistem maklumatnya adalah untuk mencari cara supaya
dapat bersaing secara kompetitif dengan pesaingnya.
perubahan yang berlaku dan menerima desakan dari
populasinya (constituencies) untuk tidak ketinggalan
dalam melaksanakan SISP. Ini termasuklah juga IPT.
Misalnya, melihat akan kepentingan teknologi maklumat,
Kementerian Pendidikan Malaysia juga telah menetapkan
Teknologi Maklumat (Information Technology-IT) sebagai
arah tuju bagi institusi pengajian tinggi (IPT) dalam alaf
baru ini. Namun begitu kejayaan melaksanakan SISP
yang dialami oleh sektor perniagaan tidak selalunya
menjamin kejayaan yang sama akan diperolehi dalam
SISP yang dilaksanakan oleh organisasi bukan
berasaskan keuntungan di IPT. Dalam satu kajian (Wright,
1998) mendapati bahawa kurang dari separuh dari
institusi pendidikan di Amerika Syarikat mempunyai
Perancangan Strategik IT. Di samping itu, terdapat
kekurangan perancangan yang komprehensif untuk
mengeksploitasi peluang-peluang dan faedah-faedah IT
dan institusi sedang berusaha mencari aspek utama
perancangan dan infrastruktur IT. Selain daripada itu,
cabaran lain yang wujud dalam melaksanakan
Perancangan Strategik Sistem Maklumat di IPT adalah
kerana walaupun terdapat banyak alatbantu dan teknikteknik yang boleh digunakan dalam SISP, alatbantu dan
teknik-teknik SISP yang boleh digunakan bagi konteks IPT
masih terhad (Clarke, 1992).
Perbandingan
yang
dilakukan
adalah
perbandingan ciri dan peranan organisasi perniagaan dan
IPT serta perbandingan rangkakerja perancangan
strategik sistem maklumat. Huraian perbandingan itu
adalah seperti berikut:
Perbandingan ciri
perniagaan dan IPT
dan
peranan
organisasi
Berdasarkan kajian literatur didapati bahawa
terdapat perbezaan antara ciri-ciri dan fungsi/peranan IPT
dan organisasi perniagaan berasaskan keuntungan.
Perbezaan ciri-ciri dan fungsi ini membuktikan bahawa
perlunya dibangunkan SISP yang sesuai dengan konteks
organisasi. Analisis perbandingan diterangkan dalam
jadual 1.
Jadual 1: Perbandingan di antara ciri-ciri dan
fungsi/peranan IPT dan organisasi perniagaan berasaskan
keuntungan
Elemen
Apa yang dapat dilihat dalam realiti semasa,
organisasi berasaskan perniagaan yang memfokuskan
kepada keuntungan mempunyai ciri-ciri, kawalan kuasa
dan skop yang berbeza dari organisasi bukan perniagaan
yang bukan berasaskan keuntungan(Rowley et al. ,1997).
Perbezaannya yang ketara antara kedua organisasi ini
adalah dari segi ruang lingkup pilihan, lokus kawalan,
cabaran ‘niching’ dan perbezaan dalam panduan
menghasilkan perancangan. Kebanyakan Perancangan
Strategik
Sistem
Maklumat
yang
dibuat
telah
mengabaikan perbezaan ini membuat Perancangan
Strategik Sistem Maklumat mengikut garispanduan bagi
konteks perniagaan.
Jenis
Organisasi
Matlamat
Struktur
organisasi
Oleh yang demikian Perancangan Strategik
Sistem Maklumat yang dihasilkan bagi organisasi bukan
perniagaan harus mengambilkira faktor-faktor yang telah
dinyatakan. Selain itu, Perancangan Strategik Sistem
Maklumat yang dihasilkan juga harus mengambilkira
aktiviti-aktiviti bagi IPT. Organisasi perniagaan mempunyai
rantaian aktiviti yang berbeza dari IPT di mana fokus
organisasi perniagaan adalah kepada penjualan produk
atau perkhidmatan, perolehan, pengeluaran, operasi,
pemasaran dan juga perkhidmatan untuk mendapat
keuntungan manakala aktiviti di IPT adalah lebih
memfokuskan kepada bagaimana aktiviti pengajaran dan
pembelajaran, penyelidikan dan pentadbiran dapat
dilaksanakan dengan lebih cekap dan berkesan. Oleh
yang demikian, sudah tentu sistem maklumat yang
digunakan untuk menyokong aktiviti yang berbeza
mempengaruhi Perancangan Strategik Sistem Maklumat
yang hendak dibangunkan. Ini disokong oleh Clarke
(1994), yang menyatakan oleh kerana institusi pengajian
tinggi bukanlah bermatlamat untuk mengaut keuntungan,
maka
matlamat
perancangan
strategik
sistem
maklumatnya adalah untuk menambah kecekapan dan
keberkesanan universiti dalam melaksanakan aktivitinya.
Organisasi
Perniagaan
-Struktur
Keusahawanan
IPT
-Matlamat Utilitarian
Matlamat jelas dan
unik
-Berhirarki
-Matlamat
Normative
Kuasa
-Terpusat
-Kuasa
membuat
keputusan
strategik di
tangan CEO
Kumpulan
Sasaran
-Pelanggan
-Stockholder
-Orang awam
Peranan
-Peranan ke arah
ekonomi untuk
mengoptimakan
penggunaan sumber
-Democracy
-Authoritarian
-Technocratic
-Bergantung, ada
yang rutin, ada yang
tidak rutin.
Gaya
kepimpinan
Tugas
-Birokrasi
Professional
-Kurang Berhirarki
Terdapat organisasi
tidak formal yang
berkuasa di universiti
-Melibatkan banyak
stakeholders
- Kuasa membuat
keputusan strategik
melibatkan professorprofesor, lembaga senat,
Naib Canselor, pentadbir
kanan, fakulti dan
dalam kes tertentu pelajar
-Penguasa kerajaan yang
membiaya
-Pembiaya kewangan dan
pemberi faedah yang lain
-Pelajar dan keluarga
-Fakulti, pentadbir,
kakitangan
-Majikan
-Komuniti residen, komuniti
rasmi dan komuniti
perniagaan
-Peranan normative
-Bureauchratic
-Rutin
Perbezaan-perbezaan dihurai lebih lanjut lagi
dalam beberapa perbezaannya yang utama iaitu faktor
persekitaran dalaman organisasi, pengurusan organisasi
dan misi dan pelanggan organisasi.
3
untuk centralized power. Ini kerana dalam universiti yang
produk terbesarnya adalah pengajaran, penyelidikan dan
perkhidmatan yang menjadi hak eksklusif fakulti, terdapat
konsensus dalam literatur yang mengatakan perancangan
strategik pihak atasan tidak boleh dijalankan tanpa nasihat
dan persetujuan semua constituencies terutamanya
profesor-profesor.
Faktor persekitaran dalam organisasi
Perbezaan pertama IPT dengan organisasi
perniagaan adalah dari segi persekitaran dalaman
organisasi. Kebanyakan organisasi perniagaan adalah
yang berjaya bermula dengan usahawan yang mencari
cara terbaik untuk mengaplikasikan bakat yang unik atau
produk yang unik kerana ada keperluan yang jelas dalam
pasaran. Apabila perniagaan telah berkembang,
usahawan bertanggungjawab untuk memantau perubahan
dalam kehendak pasaran dan bergerak maju ke hadapan
atau bergerak secara proaktif untuk memastikan keunikan
dikekalkan dan pengembangan pasaran. Kuasa membuat
keputusan strategik di tangan CEO. Kumpulan
sasarannya pula adalah jelas iaitu terdiri daripada
pelanggan, pemegang saham dan orang awam. Maka
mudah untuk membuat keputusan untuk menghasilkan
produk yang unik yang boleh bersaing dalam pasaran.
Misi Organisasi
Pernyataan misi universiti selalunya menyatakan
secara umum bahawa institusi menyediakan pendidikan,
mengendalikan
penyelidikan,
dan
memberikan
perkhidmatan kepada masyarakat. Penyataan misi seperti
ini selalunya terlalu mudah dan umum untuk memberi
arah tujuan dalam perancangan. Pernyataan misi yang
luas selalunya menerangkan tentang domain aktiviti dan
bukan arah tuju dan tujuan institusi. Universiti juga tidak
mengawal kedudukan mereka dalam pasaran atau
memanipulasi persekitaran seperti perniagaan swasta.
Ini berbeza dengan IPT yang mempunyai banyak
stakeholders seperti berikut:
Penguasa kerajaan yang membiaya (state funding
authorities)
Pembiaya kewangan dan pemberi faedah yang lain
(other financial supporters and benefactors)
Pelajar dan keluarga (student and their families)
Fakulti,
pentadbir,
kakitangan
(Faculty,
administrators, and staff)
Majikan (Employers)
Komuniti residen, komuniti rasmi dan komuniti
perniagaan (community residents, officials, and
business)
Oleh kerana perancangan strategik untuk
menghasilkan perancangan bagi jabatan, kolej atau
universiti boleh mencapai kedudukan yang memberinya
kedudukan istimewa antara jabatan, kolej atau universiti
lain. Keadaan institusi pengajian tinggi semasa tidak
memberikan profail yang boleh dipanggil unik. Struktur
asas pengajian tinggi, terutamanya peringkat sarjana
muda bertindih di seluruh negara. Perbezaan mungkin
wujud di peringkat pasca siswazah sahaja. Beban untuk
berubah selalunya adalah kepada innovator yang
memperkenalkan metod atau arah tuju baru dalam
pengajaran, penyelidikan dan pengurusan.
Ini menyebabkan kuasa membuat keputusan
adalah ditangan stakeholder tersebut. Maka shared
governance perlu dilaksanakan. Selain daripada itu,
panduan dalam prinsip universiti adalah pelaburan jangka
panjang dalam mendidik manusia dan ini berbeza dengan
pendekatan perniagaan iaitu pendekatan bottom line.
Perubahan sukar diterima di universiti kerana kebiasaan
universiti adalah berhati-hati dengan perubahan dan
mengekalkan apa yang sedia ada. Ini menyebabkan
dalam dunia perniagaan, tempoh untuk model
perancangan strategik bagi perniagaan adalah antara 2-3
tahun manakala di universiti, ia selalunya mengambil
masa 5 tahun atau lebih. Namun kajian semula
perancangan SISP yang dibuat perlu setiap dua tahun.
Selain daripada itu, faktor lain adalah universiti tidak
mempunyai definisi pelanggan yang jelas, pelajar,
majikan, dan komuniti seluruhnya semua boleh dianggap
sebagai pelanggan. Ini menyebabkan aktiviti untuk
mendefinisikan matlamat dan mengukur keberkesanan
supaya konsisten dengan misi universiti menjadi sukar.
Perbandingan rangkakerja Perancangan
Strategik Sistem Maklumat
Selain daripada itu, perbandingan juga telah dibuat
antara rangkakerja perancangan strategik sistem
maklumat bagi organisasi perniagaan, perancangan
strategik IPT dan perancangan strategik teknologi
maklumat di IPT. Empat rangkakerja dan proses
Perancangan Sistem Maklumat telah dianalisa dalam
kajian literatur. Analisa perbandingan di antara
rangkakerja Ward dan Griffiths(1997), MAMPU(1999),
New Mexico State University (NMSU) (1998),
Commonwealth
Higher
Education
Management
Service(CHEMS) (1999) dan Perancangan Strategik IT
UCLA (1996) telah dilakukan bagi mengenalpasti
kelebihan dan kelemahan setiap rangkakerja.
Faktor Pengurusan Organisasi
Oleh kerana pengurusan universiti adalah shared
governance, penglibatan fakulti adalah kuncinya dan
membina konsensus sejak mula lagi adalah penting.
Secara amnya, kuasa dalam universiti adalah dikongsi
antara lembaga pengarah, presiden, pentadbir kanan,
fakulti dan dalam kes tertentu pelajar. Fakulti universiti
tidak boleh ‘diarah’ (i.e.command authority) seperti pekerja
di syarikat kerana centralized power di universiti tidak
begitu kuat.
Selain itu, pengurusan universiti adalah shared
governance telah menyebabkan wujudnya organisasi tidak
formal yang berkuasa di universiti yang menyukarkan
4
1. Inputs
IRCC
Princ iples
Analysis and
Rec ommenda
tions
IT Industry
Ass ess ment
Higher
Educ ation IT
Planning
Models
UCLA
Connec ted
Infras truc ture
Plan
2.Stakeholder
Needs and
Capabilities
Analysis
Needs
Identification and
priritization(Focus
Area)
-Innovative
Projec ts and
Centers
-Res earch
Computing
-Ins tructional
Computing
-Student Ac cess
Computing
-Library and
General Ac cess
Computing
-Administrative
Computing
-WAN and
Infras tructure
Support
-Des ktop and
Workstation
Support
Capabilities
Identification and
Ev olution
-Central Support
Units
-Local Support
Center Services
-IT Industry
Capabilities
-Other Sources
3. Categorize
and Prioritize
Needs
4.Alignment
of Needs and
Capabilities
Existing and
planned UCLA
Capabilities
5.UCLA IT
Strategic
Options
Strategic Directions
Technological
Strategies, Policies
and Architectures
IT Industry Current
and Future
Capabilities
Immediate/
High
Priority
Needs/
Objectives
-Innovative Projec t and
Centers
-Res earch Computing
-Ins tructional Computing
-Student Ac cess
Computing
-Library and General
Acc ess Computing
-Administrative
Computing
-WAN and Infrastruc ture
Support
-Des ktop & W orks tation
Support
IRCC
Executive
Committee
Selected
Stakeholders
Organiz ational
Strategies and Policies
-Service
Dec entralization Models
-Shared Governance
and Organizational
Alternatives
-Planning and Decision
Making Options
-Funding Strategies
-Joint Venturing and
Outs ourc ing Strategies
-Develop
and /or
Refine
Plans
-Obtain
Approval
and
Funding
-Implement
9. IT Strategic
Plan
Strategic Directions
IRCC
-Vis ion Statement for IT
Support: Future Model
-IT Princ iples
-IT s role in s upporting
the Univers ity's mis sion
Requirements to
Meet Needs
Long
Range
Needs
(1-5 years )
8.Final
Review
and
Approval
6.Preliminary
Executives
7. Draft IT
Strategic
Plan
-Vision Statement for IT
Support: Future Model
-IT Princ iples
-IT s role in s upporting
the Univers ity's mis sion
Executive
Committee
Selected
Stakeholders
Technological
Strategies, Policies
and Architectures
-Innovative Project and
Centers
-Res earch Computing
-Ins tructional Computing
-Student Ac cess
Computing
-Library and General
Acc es s Computing
-Administrative
Computing
-WAN and Infrastruc ture
Support
-Des ktop & W orks tation
Support
Organiz ational
Strategies and Policies
-Service
Dec entralization Models
-Shared Governance
and Organizational
Alternatives
-Planning and Decision
Making Options
-Funding Strategies
-Joint Venturing and
Outs ourc ing Strategies
Rajah 1: Perancangan Strategik IT UCLA (1996)
Jadual 2:Perbandingan antara Rangkakerja Perancangan
Sistem Maklumat
Persekitaran
perniagaan dan
teknikal
Strategi IS/IT
pada masa
lepas
Memulakan proses
perancangan
Memahami situasi
semasa dan
menginterpretasi
keperluan
perniagaan
Mendef inasikan dan
mengemaskini senibina
maklumat dan senibina
sistem
Menentukan strategi
IS dalam perniagaan
Menjana strategi IT
Membuat rancangan
perubahan dan kes
perniagaan
Strategi perniagaan
dan mencadangkan
program pembangunan
Rangkakerja
Perancangan
Strategik Sistem
Maklumat/
Teknologi
Maklumat (Ward
dan Griffith,
1997)
Aktiv iti
perancangan
y ang lain
Perancangan
Strategik
Teknologi
Maklumat
(MAMPU, 1999)
Perancangan
Strategik New
Mexico State
University
(1998)
Strategi IS/IT dan
Cadangan perancangan
Perancangan
Strategik bagi
Institut
Pengajian Tinggi
(Commonwealth
Higher
Education
Management
Services) 1999
Perancangan
Strategik IT di
UCLA (1996)
Rajah 2: Perancangan Strategik IS/IT (Ward, 1997)
Hasil penilaian ke atas keempat-empat rangkakerja
tersebut mendapati bahawa setiap satunya mempunyai
kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan
tersendiri.(Jadual 2 )
5
Kelebihan
Mempunyai blok binaan bagi proses
Perancangan Sistem Maklumat yang
input, output dan aktiviti proses yang jelas
Mengambilkira faktor persekitaran
dalaman dan luaran organisasi serta faktor
persekitaran dalaman dan luaran IT.
Menyediakan penerangan kaedah dan
teknik yang jelas
Rangka kerja yang jelas
Rangka kerja menunjukkan apa hasil yang
perlu dihasilkan pada setiap fasa
Menunjukkan perkara-perkara yang perlu
disentuh semasa membuat perancangan
Perancangan adalah dibuat bagi konteks
universiti
Menunjukkan pihak-pihak yang terlibat
dalam perancangan strategik bagi konteks
universiti
Mengambilkira faktor nilai dan budaya
universiti
Menunjukkan proses perancangan literatur
adalah proses berterusan
Rangka kerja yang mudah difahami
Mengambil kira faktor prestasi dan
persekitaran
Menunjukkan pihak yang perlu mengambil
tindakan bagi setiap proses
Memberi elemen input bagi perancangan
untuk konteks IPT
Memberi maklumat tentang bidang yang
harus difokus dalam SISP bagi konteks
universiti
Rangkakerja MAMPU dan rangkakerja Ward dan
Griffith didapati sesuai dalam menghasilkan perancangan
strategik sistem maklumat bagi perniagaan manakala
Perancangan Strategik IT UCLA boleh dijadikan panduan
dalam menghasilkan perancangan strategik sistem
maklumat bagi institusi pengajian tinggi. Rangkakerja
yang terperinci berkaitan IS/IT memberikan kelebihan
berbanding rangkakerja NMSU dan CHEMS yang
memfokuskan untuk perancangan strategik universiti
sahaja. MAMPU mempunyai rangkakerja perancangan
sistem maklumat yang jelas. Rangka kerja Ward dan
Griffith mempunyai kelebihan dalam mengenalpasti input,
output dan proses yang dilakukan secara sistematik.
Pencarian model perancangan strategik sistem
maklumat yang sesuai bagi konteks IPT
Antara model yang boleh dicontohi bagi membuat
perancangan
strategik
sistem
maklumat
adalah
Perancangan Strategik IT di UCLA pada tahun 1996.
UCLA telah menghasilkan model rangkakerja bagi proses
perancangan strategik IT di IPT. Selain daripada itu,
semua yang terlibat haruslah berfikir dan merancang
dengan fikiran terbuka serta bersedia untuk menggunakan
alatbantu bagi memudahkan proses perancangan.
Membuat perancangan yang melibatkan semua
dan bukan hanya melibatkan pihak atasan
Rangkakerja Ward memberi penerangan tentang
teknik dan alatbantu namun tidak diletakkan dalam model
rangkakerja. Antara teknik yang digunakan dalam
memahami situasi semasa dan menterjemah keperluan
perniagaan adalah membuat analisis maklumat aras
tinggi, analisis faktor kejayaan kritikal, analisis rantaian
nilai dan teknik inovatif. Manakala rangkakerja MAMPU
pula tidak menyenaraikan teknik dan alatbantu dalam
menghasilkan output. Di samping itu, tumpuan lebih
diberikan kepada strategi IS dalam perniagaan.
Pembinaan perancangan strategik sistem maklumat
harus mengambilkira keperluan persekitaran luaran dan
keperluan persekitaran. Oleh itu perancang strategik
sistem maklumat harus membina hubungan yang baik dan
metod perancangan yang mempertimbangkan realiti
tradisi, keadaan tertentu, fakulti, pelajar, kakitangan,
sumber dan proses pentadbiran. Maka, perancangan yang
memerlukan penglibatan semua adalah kritikal bukan
sahaja dalam membangunkan perancangan tetapi juga
dalam mengimplementasikan perancangan.
HASIL ANALISA
Perbezaan yang besar dalam perancangan strategik
sistem maklumat dalam organisasi perniagaan dan IPT
adalah keperluan untuk participative process. Dalam
peniagaan, ia tidak ada isu shared governance. Walaupun
demokrasi industri telah memberi banyak suara kepada
pekerja, namun keputusan strategik masih di tangan CEO.
Namun begitu, di universiti, aktiviti utama adalah
(pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan yang
dibawah kuasa fakulti, dan perancangan strategik tidak
boleh dilakukan tanpa nasihat professor-profesor. Maka,
perubahan yang dicadangkan adalah mengaplikasikan
participatory planning di universiti dan bukannya top-down
planning.
Hasil analisis dari perbandingan ciri dan peranan
organisasi perniagaan dan IPT dan perbandingan
rangkakerja perancangan strategik sistem maklumat
adalah
faktor-faktor
perubahan
yang
perlu
dipertimbangkan dalam SISP di universiti dan elemen
perbezaan antara SISP di universiti dan organisasi
perniagaan.
Faktor perubahan yang perlu dipertimbangkan
dalam SISP di universiti
Maka terdapat beberapa perkara yang perlu
dipertimbangkan dalam membuat perancangan strategik
sistem
maklumat.
Faktor
yang
dipertimbangkan
diterangkan lebih lanjut lagi dalam Rajah 3.
Bagi memudahkan pengimplementasian perancangan
supaya semua terlibat dan mendapat tindakbalas yang
positif, normal figure utama dan pembuat keputusan dari
fakulti dan pentadbiran harus membuat perbincangan praperancangan supaya dapat membentuk hubungan kerja
yang baik. Teknik seperti kontrak, forum terbuka,
perbincangan ‘give and take’ kumpulan dan dalam kes
tertentu latihan literatur mungkin berguna bagi menjadikan
semua ahli kritikal perancangan kepada rangkakerja
operasi yang sama dan membina lebih kepercayaan yang
lebih mendalam.
Faktor
Persekitaran
Dalaman
Organisasi
Faktor
Pengurusan
Organisasi
Faktor Perbezaan Ciri-ciri Organisasi
Perniagaan dan IPTdalam melaksanakan
Perancangan Strategik Sistem Maklumat
Misi dan
Pelanggan
Organisasi
Hubungan yang baik harus dijalin dengan komuniti
dalaman. Dialog antara institusi dengan kumpulan
sasaran luaran juga harus diteruskan. Contohnya, untuk
program pemeriksaan, institusi masih boleh berhubung
dengan alumni, penyumbang kritikal dan komuniti tertentu
yang tidak dapat dilihat dengan menyatakan fokus soalan
yang dapat membantu jawatankuasa faham bagaimana
perancangan literatur sistem maklumat ini boleh memberi
kesan kepada outcome atau hasil yang diinginkan.
Pencarian model
perancangan
strategik sistem
maklumat yang
sesuai bagi
konteks IPT
Membuat
perancangan yang
melibatkan semua
bukan hanya pihak
atasan
Mengubah paradigma
daripada SISP bagi IPT
daripada berdasarkan
pemberi perkhidmatan
kepada berdasarkan
pelanggan
perkhidmatan
Rajah 3: Perubahan yang perlu dipertimbangkan
dalam melaksanakan perancangan strategik
sistem maklumat di universiti.
6
Mengubah paradigma daripada SISP bagi IPT
daripada berdasarkan pemberi perkhidmatan
kepada berdasarkan pelanggan perkhidmatan
maklumat
organisasi
IPT adalah:
-Persekitaran
dalaman perniagaan:
strategi perniagaan
semasa, objektif,
sumber ,proses
perniagaan, budaya
perniagaan dan nilai
dalam perniagaan
-Persekitaran luaran
perniagaan: keadaan
ekonomi, industri dan
persaingan di mana
organisasi beroperasi
-Persekitaran
dalaman SM/TM:
perspektif SM/TM
semasa dalam
perniagaan,
kematangannya,
bidang yang diliputi
dalam perniagaan dan
sumbangannya,
kemahiran, sumber
dan infrastruktur
teknologi. Portfolio
aplikasi sistem
semasa, sistem
sedang dibangunkan
atau telah
diperuntukkan
kewangan untuk
dilaksanakan.
-Persekitaran luaran
SM/TM: trend
teknologi dan
peluangnya, serta
penggunaan Sistem
Maklumat/TM oleh
badan luar.
Bidang fokus
Peranan IT dalam
membantu penjualan
produk atau
perkhidmatan,
perolehan,
pengeluaran, operasi,
pemasaran dan juga
perkhidmatan untuk
mendapat keuntungan
Pendekatan
Penglibatan
jawatankuasa
dalam
perancangan
Top-down planning
Melibatkan
-CEO
-Lembaga pengarah
-Ketua jabatan
Perubahan paradigma ini harus dilakukan kerana
kumpulan sasaran dalaman dan luaran mempunyai hak
untuk menentukan hala tuju universiti dan masa
depannya. Ini menolak perspektif kumpulan sasaran
dalaman mempunyai kuasa monopoli terhadap masa
depan universiti. Oleh kerana keperluan kritikal dalam
Perancangan Strategik Sistem Maklumat, terhasil dari
tindakbalas proaktif kumpulan sasaran dalaman dan
tekanan luaran terhadap institusi, maka perubahan
paradigma dapat memandu arah perancang dalam
mengenalpasti keperluan setiap stakeholder dan
organisasi lain yang menganggap mempunyai kuasa
terhadap institusi seterusnya menselarikan aktiviti di
universiti dengan keperluan kritikal stakeholders.
Elemen yang perlu dipertimbangkan
Bagi
konteks
universiti,
rangka
kerja
perancangan literatur NMSU dan CHEMS dan rangka
kerja Perancangan Strategik IT UCLA harus diambilkira
dalam merangka perancangan sistem maklumat dalam
konteks universiti. Rangka kerja perancangan literatur
NMSU dan CHEMs menunjukkan elemen- elemen input
yang perlu dipertimbangkan bagi melaksanakan
perancangan literatur bagi universiti. Rangka kerja
Perancangan Strategik IT UCLA pula memberi elemen
input berkaitan IS/IT bagi perancangan untuk konteks IPT
serta memberi maklumat tentang bidang yang harus di
fokus dalam SISP bagi konteks universiti. Namun begitu ia
juga tidak memberi penerangan tentang alatbantu dan
teknik yang jelas.
Oleh yang demikian, rangkakerja yang terbaik
sebagai panduan merekabentuk metodologi Perancangan
Strategik Sistem Maklumat bagi IPT adalah rangka kerja
Perancangan Strategik IT UCLA. Di samping itu, elemen
dalam rangkakerja NMSU dan CHEMS seperti pihak yang
terlibat dalam perancangan strategik, mengambilkira
faktor nilai dan budaya serta mengambilkira faktor prestasi
dalam membuat perancangan juga boleh diubahsuai dan
digunakan. Elemen input dan output serta teknik dalam
melaksanakan proses perancangan strategik IS/IT Ward
serta elemen input output dalam rangkakerja MAMPU juga
boleh digunakan sebagai panduan dalam merekabentuk
metodologi Perancangan Strategik Sistem Maklumat bagi
IPT.
Berdasarkan kajian literatur dan perbandingan
rangka kerja, beberapa perbandingan telah dilakukan
antara elemen dalam rangka kerja. Hasil perbandingan
dapat dilihat dalam jadual 3.
Jadual 3: Perbezaan antara elemen dalam rangka kerja
SISP di IPT dan organisasi perniagaan.
Kriteria
Perbandingan
Elemen input
bagi membuat
perancangan
strategik sistem
Organisasi
Perniagaan
Elemen input bagi
membuat
perancangan strategik
sistem maklumat di
Institut Pengajian
Tinggi
Elemen input bagi
membuat
perancangan strategik
sistem maklumat di
7
IPT adalah :
-Hasil analisa visi
yang hendak dicapai
oleh Naib Canselor:
visi, proses dalam visi,
IT yang boleh
menyokong proses
mencapai visi
-Maklumat
persekitaran
dalaman dan luaran
universiti: strategi
semasa IPT, objektif,
sumber, proses dalam
universiti, budaya
universiti dan nilai
dalam universiti, :
keadaan IPT lain,
industri dan
persaingan di antara
IPT yang beroperasi
-Maklumat
persekitaran dalam
dan luaran IT
universiti: perspektif
SM/TM semasa dalam
universiti,
kematangannya,
bidang yang diliputi
dalam IPT dan
sumbangannya,
kemahiran, sumber
dan infrastruktur
teknologi. portfolio
aplikasi sistem
semasa, sistem
sedang dibangunkan
atau telah
diperuntukkan
kewangan untuk
dilaksanakan, industri
IT, model
perancangan IT bagi
universiti
Maklumat
perancangan
infrastruktur yang
hendak dirangkaikan
di universiti
Peranan IT dalam
membantu pengajaran
dan pembelajaran,
penyelidikan dan
pentadbiran supaya
dapat dilaksanakan
dengan lebih cekap
dan berkesan seperti
Pengkomputeran
dalam Penyelidikan,
Pengkomputeran
dalam Pengajaran,
Capaian Komputer
Pelajar, Capaian
Perpustakaan dan
Capaian Am,
Pengkomputeran
Pentadbiran, Isu
Rangkaian dan
Desktop,
Pengstrukturan
semula universiti
Participative Planning
Melibatkan
-Lembaga universiti
-Jawatankuasa
eksekutif
-Stakeholder terpilih
-Professor
serta sokongan semua
kakitangan dan pelajar
supaya dapat
Masa
membangun
dan
melaksanakaper
ancangan
strategik sistem
maklumat
Teknik
digunakan
2-3 tahun dengan
membuat kajian
semula setiap tahun
Antara teknik yang
digunakan dalam
memahami situasi
semasa dan
menterjemah
keperluan perniagaan
adalah membuat
analisa maklumat aras
tinggi, analisa faktor
kejayaan kritikal,
analisa rantaian nilai
dan teknik inovatif.
MAMPU (1999)," Information Technology Strategic
Plan(Perancangan Sistem Maklumat) for
Government Agencies".http://www.mampu.gov.my
/ ICT/ ISPlan/ Framework.htm.31/5/2001.
Mc Lean,E.R., Soden,J.V.(1977)."Strategic Planning
for MIS." New York:Wiley.
New Mexico State University.(1999)."NMSU Strategic
Planning Process". http://www.nmsu.edu/
Strategic/process.html.30/4/2001.
Robson,W.(1997)."Strategic Management and Information
Systems, An Integrated Approach."London: Pitmann
Publishing.
Rowley,D.J., Lujan.H.D and Dolence,M.G.”Strategic
Change in College and Universities”.San
Francisco: Jossey Bass Publisher.
Segars,A.H (1995)."Strategic Planning for Information
Technology: School of Thought
and Experiences From The Field". The Carrol
UCLA IT Planning Project (1996).” Key issues in
Information Technology in Higher
Education”. Coopers and Lybrand Consulting
Research Report.(1-5)
Ward,J and Griffith,P.(1997). "Strategic Planning for
Information Systems". England: John Wiley &
Sons.
Wilson,T.D.(1989).” The Implementation of
Information System Strategies in UK Companies: aims and
barriers to success, International Journal of Information
Management.9.
Wright (1998),"Campus Computing,1998 in US Higher
Education". Campus Computing,
1998.
mencapai konsensus
dan memudahkan
perlaksanaan
3-5 tahun dan
membuat kajian
semula setiap 2 tahun
Teknik seperti kontrak,
forum terbuka,
perbincangan ‘give
and take’ kumpulan
dan dalam kes
tertentu latihan
sensitiviti mungkin
berguna bagi
menjadikan semua
ahli kritikal
perancangan kepada
rangkakerja operasi
yang sama dan
membina lebih
kepercayaan yang
lebih mendalam.
Kesimpulan dan Cadangan Masa Hadapan
Perbandingan
antara
ciri-ciri
organisasi
perniagaan dan IPT serta perbandingan antara
rangkakerja SISP bagi organisasi perniagaan dan IPT
memberi sedikit sebanyak gambaran awal tentang faktorfaktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat
perancangan strategik sistem maklumat bagi konteks IPT.
Selain itu terdapat beberapa perubahan yang perlu
dilakukan dalam perlaksanaan SISP di IPT.
Walaupun penyelidikan dalam perancangan
strategik sistem maklumat bagi konteks universiti ini masih
belum mendalam, usaha sebegini diharapkan dapat
membantu IPT melaksanakan perancangan strategik
sistem maklumat mereka dengan lebih berkesan.
Cadangan bagi usaha-usaha penyelidikan pada
masa akan datang adalah untuk mengkaji kaedah,
pendekatan, teknik dan alatbantu yang sesuai bagi
perancangan strategik sistem maklumat bagi konteks IPT.
Rujukan
Commonwealth Higher Education Management Services.(1999)
."The Planning Process".Workshop on Strategic Planning in
Universities. August 3,1999
Clarke, R.(1992)."Strategic Information Systems: Retrospect and
Prospect." International Conference on Information
Systems and Organizations.19-23
Clarke, R.(1994)." The path of Development of Strategic Information
Systems Theory." http://www.anu.edu.au
/people Roger.Clarke /SOS/StratISTh.html.31/4/2001.
Doherty,N.P., Marples,C.G.,Suhaimi,A.(1999)."The relative
success of alternative approaches to strategic information
systems planning: an empirical analysis."Journal of
Strategic Information Systems.8.263-283
Lederer,A.L. and Sethi,V. (1988)."The implementation
of strategic information systems planning
methodologies." MIS Quarterly.12.445-461.
Laudon,K. and Laudon,J. (1998).”Management
Information System-New Approaches to
Organization Technology”.New York:Prentice Hall
8
View publication stats
Research and Development Findings For Social and Economic Development
8th-10th November 2001,Malaysia
Pengenalan
Perancangan Strategik Sistem
Maklumat (SISP) bagi Institut
Pengajian Tinggi (IPT)Satu Kajian
Perkembangan teknologi maklumat dan teknologi
elektronik hari ini menuntut organisasi perniagaan dan
bukan perniagaan untuk membuat perancangan yang teliti
bagi mencapai menjana strategi dan polisi serta membuat
perancangan yang strategik dengan kos yang lebih
efektif. Ini adalah untuk menangani perubahan yang
berlaku dalam organisasi dengan lebih berkesan. Oleh
yang demikian, Institut Pengajian Tinggi (IPT) hari ini telah
mula mengorak langkah dengan membina Perancangan
Strategik Sistem Maklumat (Strategic Information System
Planning-SISP) bagi IPT masing-masing. Namun begitu,
berdasarkan kajian literatur, terdapat dua masalah utama
yang timbul dalam melaksanakan Perancangan Strategik
Sistem Maklumat di IPT. Yang pertama adalah kerana
masalah kefahaman konsep perancangan strategik yang
mana perancangan yang dilakukan adalah perancangan
tradisional
tetapi
memanggilnya
dengan
nama
perancangan strategik dan yang kedua adalah kerana
contoh perancangan yang diikuti adalah sesuai untuk
konteks perniagaan tetapi kurang sesuai untuk konteks
universiti.
Rose Alinda, Irny Suzila, Iskandar,
Syahadah dan Hafiz
Penulis
PM. Dr. Rose Alinda Alias ialah pensyarah kanan di
Jabatan Sistem Maklumat, Fakulti Sains Komputer dan
Sistem Maklumat, Universiti Teknologi Malaysia.
1
2
3
Mohd. Iskandar Illyas, Syahadah Abdullah dan
Hafiz Selamat adalah pensyarah Jabatan Sistem
Maklumat yang terlibat dalam penyelidikan SISP bagi
IPT di Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat,
Universiti Teknologi Malaysia
4
5
Irny Suzila Ishak ialah pelajar sarjana di Jabatan
Sistem Maklumat, Fakulti Sains Komputer dan Sistem
Maklumat, Universiti Teknologi Malaysia.
Oleh itu, persoalan yang timbul sekarang adalah
apakah keperluan untuk SISP bagi Institut Pengajian
Tinggi dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan bila
diimplementasikan dalam konteks universiti. Ini kerana
kebanyakan SISP yang dihasilkan sebelum ini adalah bagi
konteks organisasi perniagaan. Dengan itu, kajian ini
adalah
satu
usaha bagi
mengkaji
bagaimana
Perancangan Strategik Sistem Maklumat bagi IPT dan
perbezaannya dengan Perancangan Strategik Sistem
Maklumat bagi organisasi perniagaan dari segi ciri-dan
peranan organisasi serta rangkakerja perancangan yang
digunakan dalam membangun SISP yang sesuai dengan
konteks organisasi. Selain daripada itu, faktor yang
menyebabkan kajian ini dilakukan adalah kerana masih
kurang penyelidikan berkaitan SISP di universiti dan
masih kurangnya literatur untuk penyelidikan akan datang.
1
E-mel: alinda@fsksm.utm.my,2iskandar@fsksm.utm.my,
syahadah@fsksm.utm.my, 4hafiz@fsksm.utm.my,
5
suzie_97@hotmail.com
3
No Telefon : 07-5575303
No. Faksimile : 07-5565044
Katakunci
Perancangan Strategik, Perancangan Strategik Sistem
Maklumat, Institut Pengajian Tinggi, ciri-ciri IPT, ciri-ciri
organisasi perniagaan
Abstrak
Dalam era teknologi maklumat yang berkembang pesat
ini, IPT seiring dengan organisasi lain telah mula
mengorak langkah untuk membuat Perancangan
Strategik Sistem Maklumat. Ini kerana banyak
perubahan telah berlaku dalam pengurusan kampus
yang menuntut perancangan yang teliti bagi mencapai
menjana strategi dan polisi serta membuat perancangan
yang strategik dengan kos yang lebih efektif.
Perancangan Strategik Sistem Maklumat (Strategic
Information System Planning-SISP) merupakan aktiviti
perancangan yang berterusan bagi memaksimumkan
kesan Teknologi Maklumat kepada organisasi yang
mana ia dapat menambah keberkesanan dan kecekapan
organisasi, selarikan dengan matlamat organisasi dan
membantu organisasi mencapai kelebihan kompetitif.
Oleh itu, kertas kerja ini membincangkan perbezaan
dalam SISP di organisasi perniagaan dan apabila
diaplikasikan di institut pengajian tinggi (IPT).
Perkembangan teknologi maklumat di IPT
Sejak dekad yang lalu, perkembangan yang
mengagumkan telah berlaku kepada teknologi maklumat,
terutama
dalam
bidang
pengkomputeran
dan
telekomunikasi. Perkembangan teknologi maklumat dan
teknologi elektronik ini telah merubah kebanyakan perkara
yang dilakukan dalam kampus. Perubahan telah berlaku
dalam banyak bidang termasuklah bidang pemasaran,
pendaftaran sehingga kepada pengajaran kimia;
perubahan dalam latihan sukan sehingga kepada
penjimatan tenaga seluruh universiti; dari pencarian buku
di perpustakaan sehingga kepada sumber manusia
kampus; dari konferens komunikasi satelit seluruh dunia di
fakulti perniagaan sehingga kepada makmal bahasa.
Perubahan ini memberi cabaran yang besar kepada
semua dari pelajar hinggalah lembaga pengurusan
atasan. (Rowley et.al, 1997). Antara perubahan yang
dibawa oleh IT dalam universiti adalah:
1
Contohnya, Lederer dan Sethi (1988) melihat SISP
sebagai proses menentukan objektif bagi pengkomputeran
organisasi dan mengenalpasti aplikasi komputer yang
berpotensi untuk dilaksanakan dalam organisasi. Wilson
(1989) pula melihat SISP sebagai strategi Sistem
Maklumat bagi mengetahui maklumat yang diperlukan
untuk
menyokong
matlamat
organisasi
dengan
menggunakan sistem komputer.
Membangunkan piawai seluruh universiti bagi
pertumbuhan dan pembangunan sistem maklumat
di universiti
Bagi membangun dan mengintegrasikan sistem
pentadbiran dan sistem sokongan akademik
dengan pembekal luar yang memerlukan kos dan
sumber, perlu suatu piawai tentang apa yang
harus dicapai oleh teknologi maklumat di
universiti.
Membangunkan KPI(Key Performance Indicators),
Matlamat, Strategi dan Polisi
Bagi mengenalpasti teknologi terkini yang
diperlukan di universiti yang membolehkan pihak
yang terlibat menjana strategi dan polisi bagi
membuat perancangan dengan kos yang lebih
efektif.
Menghasilkan peluang inovatif untuk membangun
Perkembangan teknologi membolehkan pelajar
mengetahui tentang dunia yang akan mereka
masuki, trend masa hadapan dan apa yang
diperlukan dari mereka. Pendidikan tinggi juga
membawa
kepada
pembaharuan
dalam
penyelidikan dan pengajaran.
Pada tahun 1990an, definasi SISP lebih kepada
memfokuskan kepada kelebihan kompetetif dan
keberkesanan pengurusan dengan Segars (1995)
menekankan SISP sebagai mekanisme untuk menilai
sumber teknologi, untuk mengetahui keperluan teknologi
masa depan dan tindakan yang perlu dilakukan untuk
mencapai kelebihan kompetetif. Ini disokong oleh Doherty
et al.(1999) yang menghuraikan Perancangan Strategik
Sistem Maklumat sebagai suatu aktiviti yang berterusan
bagi menentukan keutamaan dalam pembangunan Sistem
Maklumat yang diselarikan dengan objektif perniagaan
dan memberi kesan kepada kedudukan kompetetif
organisasi.
Setelah diteliti, didapati pandangan tentang SISP
adalah lebih menjurus kepada beberapa aspek yang
utama iaitu untuk memaksimumkan kesan Teknologi
Maklumat kepada organisasi, menyelarikan Teknologi
Maklumat dengan matlamat organisasi, menambah
keberkesanan dan kecekapan organisasi, mencapai
kelebihan
kompetitif
berbanding
pesaing
serta
dilaksanakan secara berterusan.
UCLA IT Strategic Planning Project (1996) telah
menggariskan isu utama teknologi maklumat
yang
berkaitan Institut Pengajian Tinggi. Antaranya ialah:
pengkomputeran dalam penyelidikan
pengkomputeran dalam pengajaran
capaian komputer pelajar
capaian perpustakaan dan capaian am
pengkomputeran pentadbiran
isu rangkaian dan desktop
pengstrukturan semula universiti
Berdasarkan pandangan-pandangan yang telah
dikaji, definasi SISP telah dijana bagi tujuan penyelidikan
ini iaitu :
"aktiviti perancangan yang berterusan dalam
memaksimumkan kesan Teknologi Maklumat kepada
organisasi yang mana ia dapat menambah keberkesanan
dan kecekapan organisasi, selari dengan matlamat
organisasi dan membantu organisasi mencapai kelebihan
kompetitif"
Perancangan Strategik Sistem Maklumat
(Strategic Information System Planning-SISP)
Pengertian
Perancangan
Sistem
Maklumat
(Information System Planning-ISP) telah banyak
mengalami perubahan sejak ia mula diperkenalkan.
Perancangan untuk pembangunan sistem maklumat iaitu
ISP secara umumnya adalah berdasarkan permintaan
pengguna dan justifikasi kewangan, telah dipraktikkan
sejak perniagaan mula terlibat dengan teknologi
maklumat( Doherty et al.,1999). Kajian mendapati, sejak
lewat tahun 1970an lagi Pengurus Sistem Maklumat telah
menggunakan Perancangan Sistem Maklumat untuk
memperbaiki komunikasi dengan pengguna Sistem
Maklumat, menggalakkan sokongan pihak atasan,
menganggar
keperluan
sumber masa
hadapan,
memperuntukkan sumber, dan mencari peluang untuk
memperbaiki prestasi jabatan Sistem Maklumat(Mc Lean
dan Soden,1977)
Perbandingan di antara SISP di organisasi
perniagaan dan IPT
Dalam era teknologi maklumat pada hari ini,
organisasi
perniagaan
telah
mengalami
banyak
perubahan. Pelbagai bentuk perancangan telah dibuat
untuk menangani perubahan semasa yang berlaku dan
mengekalkan kedudukan kompetetif dalam perniagaan.
Bermula dengan Perancangan Strategik (Strategic
Planning-SP), perancangan organisasi perniagaan
kemudian mengambilkira juga Perancangan Sistem
Maklumat (Information Systems Planning-ISP) dan
seterusnya sekarang ini Perancangan Strategik Sistem
Maklumat(Strategic Information System Planning-SISP).
Ini dapat dilihat berdasarkan kajian oleh Galliers et al.
(1994) yang SISP diletakkan sebagai salah satu isu utama
bagi
pengurus
organisasi
bagi
meningkatkan
keberkesanan perlaksanaan SISP di organisasi.
Konsep Perancangan Strategik Sistem Maklumat
(Strategic
Information
System
Planning-SISP)
berkembang sejak tahun 1980 (Lederer dan Sethi, 1988).
Perbezaan antara SISP dengan perancangan sebelum ini
adalah penekanan terhadap keselarian strategi dengan
matlamat organisasi dan kesan kompetitif organisasi
apabila membuat Perancangan Sistem Maklumat.
Kini, organisasi bukan perniagaan yang tidak
berasaskan keuntungan juga telah mula merasai
2
Ini berbeza bagi organisasi yang bermatlamatkan
keuntungan di mana matlamat perancangan strategik
sistem maklumatnya adalah untuk mencari cara supaya
dapat bersaing secara kompetitif dengan pesaingnya.
perubahan yang berlaku dan menerima desakan dari
populasinya (constituencies) untuk tidak ketinggalan
dalam melaksanakan SISP. Ini termasuklah juga IPT.
Misalnya, melihat akan kepentingan teknologi maklumat,
Kementerian Pendidikan Malaysia juga telah menetapkan
Teknologi Maklumat (Information Technology-IT) sebagai
arah tuju bagi institusi pengajian tinggi (IPT) dalam alaf
baru ini. Namun begitu kejayaan melaksanakan SISP
yang dialami oleh sektor perniagaan tidak selalunya
menjamin kejayaan yang sama akan diperolehi dalam
SISP yang dilaksanakan oleh organisasi bukan
berasaskan keuntungan di IPT. Dalam satu kajian (Wright,
1998) mendapati bahawa kurang dari separuh dari
institusi pendidikan di Amerika Syarikat mempunyai
Perancangan Strategik IT. Di samping itu, terdapat
kekurangan perancangan yang komprehensif untuk
mengeksploitasi peluang-peluang dan faedah-faedah IT
dan institusi sedang berusaha mencari aspek utama
perancangan dan infrastruktur IT. Selain daripada itu,
cabaran lain yang wujud dalam melaksanakan
Perancangan Strategik Sistem Maklumat di IPT adalah
kerana walaupun terdapat banyak alatbantu dan teknikteknik yang boleh digunakan dalam SISP, alatbantu dan
teknik-teknik SISP yang boleh digunakan bagi konteks IPT
masih terhad (Clarke, 1992).
Perbandingan
yang
dilakukan
adalah
perbandingan ciri dan peranan organisasi perniagaan dan
IPT serta perbandingan rangkakerja perancangan
strategik sistem maklumat. Huraian perbandingan itu
adalah seperti berikut:
Perbandingan ciri
perniagaan dan IPT
dan
peranan
organisasi
Berdasarkan kajian literatur didapati bahawa
terdapat perbezaan antara ciri-ciri dan fungsi/peranan IPT
dan organisasi perniagaan berasaskan keuntungan.
Perbezaan ciri-ciri dan fungsi ini membuktikan bahawa
perlunya dibangunkan SISP yang sesuai dengan konteks
organisasi. Analisis perbandingan diterangkan dalam
jadual 1.
Jadual 1: Perbandingan di antara ciri-ciri dan
fungsi/peranan IPT dan organisasi perniagaan berasaskan
keuntungan
Elemen
Apa yang dapat dilihat dalam realiti semasa,
organisasi berasaskan perniagaan yang memfokuskan
kepada keuntungan mempunyai ciri-ciri, kawalan kuasa
dan skop yang berbeza dari organisasi bukan perniagaan
yang bukan berasaskan keuntungan(Rowley et al. ,1997).
Perbezaannya yang ketara antara kedua organisasi ini
adalah dari segi ruang lingkup pilihan, lokus kawalan,
cabaran ‘niching’ dan perbezaan dalam panduan
menghasilkan perancangan. Kebanyakan Perancangan
Strategik
Sistem
Maklumat
yang
dibuat
telah
mengabaikan perbezaan ini membuat Perancangan
Strategik Sistem Maklumat mengikut garispanduan bagi
konteks perniagaan.
Jenis
Organisasi
Matlamat
Struktur
organisasi
Oleh yang demikian Perancangan Strategik
Sistem Maklumat yang dihasilkan bagi organisasi bukan
perniagaan harus mengambilkira faktor-faktor yang telah
dinyatakan. Selain itu, Perancangan Strategik Sistem
Maklumat yang dihasilkan juga harus mengambilkira
aktiviti-aktiviti bagi IPT. Organisasi perniagaan mempunyai
rantaian aktiviti yang berbeza dari IPT di mana fokus
organisasi perniagaan adalah kepada penjualan produk
atau perkhidmatan, perolehan, pengeluaran, operasi,
pemasaran dan juga perkhidmatan untuk mendapat
keuntungan manakala aktiviti di IPT adalah lebih
memfokuskan kepada bagaimana aktiviti pengajaran dan
pembelajaran, penyelidikan dan pentadbiran dapat
dilaksanakan dengan lebih cekap dan berkesan. Oleh
yang demikian, sudah tentu sistem maklumat yang
digunakan untuk menyokong aktiviti yang berbeza
mempengaruhi Perancangan Strategik Sistem Maklumat
yang hendak dibangunkan. Ini disokong oleh Clarke
(1994), yang menyatakan oleh kerana institusi pengajian
tinggi bukanlah bermatlamat untuk mengaut keuntungan,
maka
matlamat
perancangan
strategik
sistem
maklumatnya adalah untuk menambah kecekapan dan
keberkesanan universiti dalam melaksanakan aktivitinya.
Organisasi
Perniagaan
-Struktur
Keusahawanan
IPT
-Matlamat Utilitarian
Matlamat jelas dan
unik
-Berhirarki
-Matlamat
Normative
Kuasa
-Terpusat
-Kuasa
membuat
keputusan
strategik di
tangan CEO
Kumpulan
Sasaran
-Pelanggan
-Stockholder
-Orang awam
Peranan
-Peranan ke arah
ekonomi untuk
mengoptimakan
penggunaan sumber
-Democracy
-Authoritarian
-Technocratic
-Bergantung, ada
yang rutin, ada yang
tidak rutin.
Gaya
kepimpinan
Tugas
-Birokrasi
Professional
-Kurang Berhirarki
Terdapat organisasi
tidak formal yang
berkuasa di universiti
-Melibatkan banyak
stakeholders
- Kuasa membuat
keputusan strategik
melibatkan professorprofesor, lembaga senat,
Naib Canselor, pentadbir
kanan, fakulti dan
dalam kes tertentu pelajar
-Penguasa kerajaan yang
membiaya
-Pembiaya kewangan dan
pemberi faedah yang lain
-Pelajar dan keluarga
-Fakulti, pentadbir,
kakitangan
-Majikan
-Komuniti residen, komuniti
rasmi dan komuniti
perniagaan
-Peranan normative
-Bureauchratic
-Rutin
Perbezaan-perbezaan dihurai lebih lanjut lagi
dalam beberapa perbezaannya yang utama iaitu faktor
persekitaran dalaman organisasi, pengurusan organisasi
dan misi dan pelanggan organisasi.
3
untuk centralized power. Ini kerana dalam universiti yang
produk terbesarnya adalah pengajaran, penyelidikan dan
perkhidmatan yang menjadi hak eksklusif fakulti, terdapat
konsensus dalam literatur yang mengatakan perancangan
strategik pihak atasan tidak boleh dijalankan tanpa nasihat
dan persetujuan semua constituencies terutamanya
profesor-profesor.
Faktor persekitaran dalam organisasi
Perbezaan pertama IPT dengan organisasi
perniagaan adalah dari segi persekitaran dalaman
organisasi. Kebanyakan organisasi perniagaan adalah
yang berjaya bermula dengan usahawan yang mencari
cara terbaik untuk mengaplikasikan bakat yang unik atau
produk yang unik kerana ada keperluan yang jelas dalam
pasaran. Apabila perniagaan telah berkembang,
usahawan bertanggungjawab untuk memantau perubahan
dalam kehendak pasaran dan bergerak maju ke hadapan
atau bergerak secara proaktif untuk memastikan keunikan
dikekalkan dan pengembangan pasaran. Kuasa membuat
keputusan strategik di tangan CEO. Kumpulan
sasarannya pula adalah jelas iaitu terdiri daripada
pelanggan, pemegang saham dan orang awam. Maka
mudah untuk membuat keputusan untuk menghasilkan
produk yang unik yang boleh bersaing dalam pasaran.
Misi Organisasi
Pernyataan misi universiti selalunya menyatakan
secara umum bahawa institusi menyediakan pendidikan,
mengendalikan
penyelidikan,
dan
memberikan
perkhidmatan kepada masyarakat. Penyataan misi seperti
ini selalunya terlalu mudah dan umum untuk memberi
arah tujuan dalam perancangan. Pernyataan misi yang
luas selalunya menerangkan tentang domain aktiviti dan
bukan arah tuju dan tujuan institusi. Universiti juga tidak
mengawal kedudukan mereka dalam pasaran atau
memanipulasi persekitaran seperti perniagaan swasta.
Ini berbeza dengan IPT yang mempunyai banyak
stakeholders seperti berikut:
Penguasa kerajaan yang membiaya (state funding
authorities)
Pembiaya kewangan dan pemberi faedah yang lain
(other financial supporters and benefactors)
Pelajar dan keluarga (student and their families)
Fakulti,
pentadbir,
kakitangan
(Faculty,
administrators, and staff)
Majikan (Employers)
Komuniti residen, komuniti rasmi dan komuniti
perniagaan (community residents, officials, and
business)
Oleh kerana perancangan strategik untuk
menghasilkan perancangan bagi jabatan, kolej atau
universiti boleh mencapai kedudukan yang memberinya
kedudukan istimewa antara jabatan, kolej atau universiti
lain. Keadaan institusi pengajian tinggi semasa tidak
memberikan profail yang boleh dipanggil unik. Struktur
asas pengajian tinggi, terutamanya peringkat sarjana
muda bertindih di seluruh negara. Perbezaan mungkin
wujud di peringkat pasca siswazah sahaja. Beban untuk
berubah selalunya adalah kepada innovator yang
memperkenalkan metod atau arah tuju baru dalam
pengajaran, penyelidikan dan pengurusan.
Ini menyebabkan kuasa membuat keputusan
adalah ditangan stakeholder tersebut. Maka shared
governance perlu dilaksanakan. Selain daripada itu,
panduan dalam prinsip universiti adalah pelaburan jangka
panjang dalam mendidik manusia dan ini berbeza dengan
pendekatan perniagaan iaitu pendekatan bottom line.
Perubahan sukar diterima di universiti kerana kebiasaan
universiti adalah berhati-hati dengan perubahan dan
mengekalkan apa yang sedia ada. Ini menyebabkan
dalam dunia perniagaan, tempoh untuk model
perancangan strategik bagi perniagaan adalah antara 2-3
tahun manakala di universiti, ia selalunya mengambil
masa 5 tahun atau lebih. Namun kajian semula
perancangan SISP yang dibuat perlu setiap dua tahun.
Selain daripada itu, faktor lain adalah universiti tidak
mempunyai definisi pelanggan yang jelas, pelajar,
majikan, dan komuniti seluruhnya semua boleh dianggap
sebagai pelanggan. Ini menyebabkan aktiviti untuk
mendefinisikan matlamat dan mengukur keberkesanan
supaya konsisten dengan misi universiti menjadi sukar.
Perbandingan rangkakerja Perancangan
Strategik Sistem Maklumat
Selain daripada itu, perbandingan juga telah dibuat
antara rangkakerja perancangan strategik sistem
maklumat bagi organisasi perniagaan, perancangan
strategik IPT dan perancangan strategik teknologi
maklumat di IPT. Empat rangkakerja dan proses
Perancangan Sistem Maklumat telah dianalisa dalam
kajian literatur. Analisa perbandingan di antara
rangkakerja Ward dan Griffiths(1997), MAMPU(1999),
New Mexico State University (NMSU) (1998),
Commonwealth
Higher
Education
Management
Service(CHEMS) (1999) dan Perancangan Strategik IT
UCLA (1996) telah dilakukan bagi mengenalpasti
kelebihan dan kelemahan setiap rangkakerja.
Faktor Pengurusan Organisasi
Oleh kerana pengurusan universiti adalah shared
governance, penglibatan fakulti adalah kuncinya dan
membina konsensus sejak mula lagi adalah penting.
Secara amnya, kuasa dalam universiti adalah dikongsi
antara lembaga pengarah, presiden, pentadbir kanan,
fakulti dan dalam kes tertentu pelajar. Fakulti universiti
tidak boleh ‘diarah’ (i.e.command authority) seperti pekerja
di syarikat kerana centralized power di universiti tidak
begitu kuat.
Selain itu, pengurusan universiti adalah shared
governance telah menyebabkan wujudnya organisasi tidak
formal yang berkuasa di universiti yang menyukarkan
4
1. Inputs
IRCC
Princ iples
Analysis and
Rec ommenda
tions
IT Industry
Ass ess ment
Higher
Educ ation IT
Planning
Models
UCLA
Connec ted
Infras truc ture
Plan
2.Stakeholder
Needs and
Capabilities
Analysis
Needs
Identification and
priritization(Focus
Area)
-Innovative
Projec ts and
Centers
-Res earch
Computing
-Ins tructional
Computing
-Student Ac cess
Computing
-Library and
General Ac cess
Computing
-Administrative
Computing
-WAN and
Infras tructure
Support
-Des ktop and
Workstation
Support
Capabilities
Identification and
Ev olution
-Central Support
Units
-Local Support
Center Services
-IT Industry
Capabilities
-Other Sources
3. Categorize
and Prioritize
Needs
4.Alignment
of Needs and
Capabilities
Existing and
planned UCLA
Capabilities
5.UCLA IT
Strategic
Options
Strategic Directions
Technological
Strategies, Policies
and Architectures
IT Industry Current
and Future
Capabilities
Immediate/
High
Priority
Needs/
Objectives
-Innovative Projec t and
Centers
-Res earch Computing
-Ins tructional Computing
-Student Ac cess
Computing
-Library and General
Acc ess Computing
-Administrative
Computing
-WAN and Infrastruc ture
Support
-Des ktop & W orks tation
Support
IRCC
Executive
Committee
Selected
Stakeholders
Organiz ational
Strategies and Policies
-Service
Dec entralization Models
-Shared Governance
and Organizational
Alternatives
-Planning and Decision
Making Options
-Funding Strategies
-Joint Venturing and
Outs ourc ing Strategies
-Develop
and /or
Refine
Plans
-Obtain
Approval
and
Funding
-Implement
9. IT Strategic
Plan
Strategic Directions
IRCC
-Vis ion Statement for IT
Support: Future Model
-IT Princ iples
-IT s role in s upporting
the Univers ity's mis sion
Requirements to
Meet Needs
Long
Range
Needs
(1-5 years )
8.Final
Review
and
Approval
6.Preliminary
Executives
7. Draft IT
Strategic
Plan
-Vision Statement for IT
Support: Future Model
-IT Princ iples
-IT s role in s upporting
the Univers ity's mis sion
Executive
Committee
Selected
Stakeholders
Technological
Strategies, Policies
and Architectures
-Innovative Project and
Centers
-Res earch Computing
-Ins tructional Computing
-Student Ac cess
Computing
-Library and General
Acc es s Computing
-Administrative
Computing
-WAN and Infrastruc ture
Support
-Des ktop & W orks tation
Support
Organiz ational
Strategies and Policies
-Service
Dec entralization Models
-Shared Governance
and Organizational
Alternatives
-Planning and Decision
Making Options
-Funding Strategies
-Joint Venturing and
Outs ourc ing Strategies
Rajah 1: Perancangan Strategik IT UCLA (1996)
Jadual 2:Perbandingan antara Rangkakerja Perancangan
Sistem Maklumat
Persekitaran
perniagaan dan
teknikal
Strategi IS/IT
pada masa
lepas
Memulakan proses
perancangan
Memahami situasi
semasa dan
menginterpretasi
keperluan
perniagaan
Mendef inasikan dan
mengemaskini senibina
maklumat dan senibina
sistem
Menentukan strategi
IS dalam perniagaan
Menjana strategi IT
Membuat rancangan
perubahan dan kes
perniagaan
Strategi perniagaan
dan mencadangkan
program pembangunan
Rangkakerja
Perancangan
Strategik Sistem
Maklumat/
Teknologi
Maklumat (Ward
dan Griffith,
1997)
Aktiv iti
perancangan
y ang lain
Perancangan
Strategik
Teknologi
Maklumat
(MAMPU, 1999)
Perancangan
Strategik New
Mexico State
University
(1998)
Strategi IS/IT dan
Cadangan perancangan
Perancangan
Strategik bagi
Institut
Pengajian Tinggi
(Commonwealth
Higher
Education
Management
Services) 1999
Perancangan
Strategik IT di
UCLA (1996)
Rajah 2: Perancangan Strategik IS/IT (Ward, 1997)
Hasil penilaian ke atas keempat-empat rangkakerja
tersebut mendapati bahawa setiap satunya mempunyai
kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan
tersendiri.(Jadual 2 )
5
Kelebihan
Mempunyai blok binaan bagi proses
Perancangan Sistem Maklumat yang
input, output dan aktiviti proses yang jelas
Mengambilkira faktor persekitaran
dalaman dan luaran organisasi serta faktor
persekitaran dalaman dan luaran IT.
Menyediakan penerangan kaedah dan
teknik yang jelas
Rangka kerja yang jelas
Rangka kerja menunjukkan apa hasil yang
perlu dihasilkan pada setiap fasa
Menunjukkan perkara-perkara yang perlu
disentuh semasa membuat perancangan
Perancangan adalah dibuat bagi konteks
universiti
Menunjukkan pihak-pihak yang terlibat
dalam perancangan strategik bagi konteks
universiti
Mengambilkira faktor nilai dan budaya
universiti
Menunjukkan proses perancangan literatur
adalah proses berterusan
Rangka kerja yang mudah difahami
Mengambil kira faktor prestasi dan
persekitaran
Menunjukkan pihak yang perlu mengambil
tindakan bagi setiap proses
Memberi elemen input bagi perancangan
untuk konteks IPT
Memberi maklumat tentang bidang yang
harus difokus dalam SISP bagi konteks
universiti
Rangkakerja MAMPU dan rangkakerja Ward dan
Griffith didapati sesuai dalam menghasilkan perancangan
strategik sistem maklumat bagi perniagaan manakala
Perancangan Strategik IT UCLA boleh dijadikan panduan
dalam menghasilkan perancangan strategik sistem
maklumat bagi institusi pengajian tinggi. Rangkakerja
yang terperinci berkaitan IS/IT memberikan kelebihan
berbanding rangkakerja NMSU dan CHEMS yang
memfokuskan untuk perancangan strategik universiti
sahaja. MAMPU mempunyai rangkakerja perancangan
sistem maklumat yang jelas. Rangka kerja Ward dan
Griffith mempunyai kelebihan dalam mengenalpasti input,
output dan proses yang dilakukan secara sistematik.
Pencarian model perancangan strategik sistem
maklumat yang sesuai bagi konteks IPT
Antara model yang boleh dicontohi bagi membuat
perancangan
strategik
sistem
maklumat
adalah
Perancangan Strategik IT di UCLA pada tahun 1996.
UCLA telah menghasilkan model rangkakerja bagi proses
perancangan strategik IT di IPT. Selain daripada itu,
semua yang terlibat haruslah berfikir dan merancang
dengan fikiran terbuka serta bersedia untuk menggunakan
alatbantu bagi memudahkan proses perancangan.
Membuat perancangan yang melibatkan semua
dan bukan hanya melibatkan pihak atasan
Rangkakerja Ward memberi penerangan tentang
teknik dan alatbantu namun tidak diletakkan dalam model
rangkakerja. Antara teknik yang digunakan dalam
memahami situasi semasa dan menterjemah keperluan
perniagaan adalah membuat analisis maklumat aras
tinggi, analisis faktor kejayaan kritikal, analisis rantaian
nilai dan teknik inovatif. Manakala rangkakerja MAMPU
pula tidak menyenaraikan teknik dan alatbantu dalam
menghasilkan output. Di samping itu, tumpuan lebih
diberikan kepada strategi IS dalam perniagaan.
Pembinaan perancangan strategik sistem maklumat
harus mengambilkira keperluan persekitaran luaran dan
keperluan persekitaran. Oleh itu perancang strategik
sistem maklumat harus membina hubungan yang baik dan
metod perancangan yang mempertimbangkan realiti
tradisi, keadaan tertentu, fakulti, pelajar, kakitangan,
sumber dan proses pentadbiran. Maka, perancangan yang
memerlukan penglibatan semua adalah kritikal bukan
sahaja dalam membangunkan perancangan tetapi juga
dalam mengimplementasikan perancangan.
HASIL ANALISA
Perbezaan yang besar dalam perancangan strategik
sistem maklumat dalam organisasi perniagaan dan IPT
adalah keperluan untuk participative process. Dalam
peniagaan, ia tidak ada isu shared governance. Walaupun
demokrasi industri telah memberi banyak suara kepada
pekerja, namun keputusan strategik masih di tangan CEO.
Namun begitu, di universiti, aktiviti utama adalah
(pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan yang
dibawah kuasa fakulti, dan perancangan strategik tidak
boleh dilakukan tanpa nasihat professor-profesor. Maka,
perubahan yang dicadangkan adalah mengaplikasikan
participatory planning di universiti dan bukannya top-down
planning.
Hasil analisis dari perbandingan ciri dan peranan
organisasi perniagaan dan IPT dan perbandingan
rangkakerja perancangan strategik sistem maklumat
adalah
faktor-faktor
perubahan
yang
perlu
dipertimbangkan dalam SISP di universiti dan elemen
perbezaan antara SISP di universiti dan organisasi
perniagaan.
Faktor perubahan yang perlu dipertimbangkan
dalam SISP di universiti
Maka terdapat beberapa perkara yang perlu
dipertimbangkan dalam membuat perancangan strategik
sistem
maklumat.
Faktor
yang
dipertimbangkan
diterangkan lebih lanjut lagi dalam Rajah 3.
Bagi memudahkan pengimplementasian perancangan
supaya semua terlibat dan mendapat tindakbalas yang
positif, normal figure utama dan pembuat keputusan dari
fakulti dan pentadbiran harus membuat perbincangan praperancangan supaya dapat membentuk hubungan kerja
yang baik. Teknik seperti kontrak, forum terbuka,
perbincangan ‘give and take’ kumpulan dan dalam kes
tertentu latihan literatur mungkin berguna bagi menjadikan
semua ahli kritikal perancangan kepada rangkakerja
operasi yang sama dan membina lebih kepercayaan yang
lebih mendalam.
Faktor
Persekitaran
Dalaman
Organisasi
Faktor
Pengurusan
Organisasi
Faktor Perbezaan Ciri-ciri Organisasi
Perniagaan dan IPTdalam melaksanakan
Perancangan Strategik Sistem Maklumat
Misi dan
Pelanggan
Organisasi
Hubungan yang baik harus dijalin dengan komuniti
dalaman. Dialog antara institusi dengan kumpulan
sasaran luaran juga harus diteruskan. Contohnya, untuk
program pemeriksaan, institusi masih boleh berhubung
dengan alumni, penyumbang kritikal dan komuniti tertentu
yang tidak dapat dilihat dengan menyatakan fokus soalan
yang dapat membantu jawatankuasa faham bagaimana
perancangan literatur sistem maklumat ini boleh memberi
kesan kepada outcome atau hasil yang diinginkan.
Pencarian model
perancangan
strategik sistem
maklumat yang
sesuai bagi
konteks IPT
Membuat
perancangan yang
melibatkan semua
bukan hanya pihak
atasan
Mengubah paradigma
daripada SISP bagi IPT
daripada berdasarkan
pemberi perkhidmatan
kepada berdasarkan
pelanggan
perkhidmatan
Rajah 3: Perubahan yang perlu dipertimbangkan
dalam melaksanakan perancangan strategik
sistem maklumat di universiti.
6
Mengubah paradigma daripada SISP bagi IPT
daripada berdasarkan pemberi perkhidmatan
kepada berdasarkan pelanggan perkhidmatan
maklumat
organisasi
IPT adalah:
-Persekitaran
dalaman perniagaan:
strategi perniagaan
semasa, objektif,
sumber ,proses
perniagaan, budaya
perniagaan dan nilai
dalam perniagaan
-Persekitaran luaran
perniagaan: keadaan
ekonomi, industri dan
persaingan di mana
organisasi beroperasi
-Persekitaran
dalaman SM/TM:
perspektif SM/TM
semasa dalam
perniagaan,
kematangannya,
bidang yang diliputi
dalam perniagaan dan
sumbangannya,
kemahiran, sumber
dan infrastruktur
teknologi. Portfolio
aplikasi sistem
semasa, sistem
sedang dibangunkan
atau telah
diperuntukkan
kewangan untuk
dilaksanakan.
-Persekitaran luaran
SM/TM: trend
teknologi dan
peluangnya, serta
penggunaan Sistem
Maklumat/TM oleh
badan luar.
Bidang fokus
Peranan IT dalam
membantu penjualan
produk atau
perkhidmatan,
perolehan,
pengeluaran, operasi,
pemasaran dan juga
perkhidmatan untuk
mendapat keuntungan
Pendekatan
Penglibatan
jawatankuasa
dalam
perancangan
Top-down planning
Melibatkan
-CEO
-Lembaga pengarah
-Ketua jabatan
Perubahan paradigma ini harus dilakukan kerana
kumpulan sasaran dalaman dan luaran mempunyai hak
untuk menentukan hala tuju universiti dan masa
depannya. Ini menolak perspektif kumpulan sasaran
dalaman mempunyai kuasa monopoli terhadap masa
depan universiti. Oleh kerana keperluan kritikal dalam
Perancangan Strategik Sistem Maklumat, terhasil dari
tindakbalas proaktif kumpulan sasaran dalaman dan
tekanan luaran terhadap institusi, maka perubahan
paradigma dapat memandu arah perancang dalam
mengenalpasti keperluan setiap stakeholder dan
organisasi lain yang menganggap mempunyai kuasa
terhadap institusi seterusnya menselarikan aktiviti di
universiti dengan keperluan kritikal stakeholders.
Elemen yang perlu dipertimbangkan
Bagi
konteks
universiti,
rangka
kerja
perancangan literatur NMSU dan CHEMS dan rangka
kerja Perancangan Strategik IT UCLA harus diambilkira
dalam merangka perancangan sistem maklumat dalam
konteks universiti. Rangka kerja perancangan literatur
NMSU dan CHEMs menunjukkan elemen- elemen input
yang perlu dipertimbangkan bagi melaksanakan
perancangan literatur bagi universiti. Rangka kerja
Perancangan Strategik IT UCLA pula memberi elemen
input berkaitan IS/IT bagi perancangan untuk konteks IPT
serta memberi maklumat tentang bidang yang harus di
fokus dalam SISP bagi konteks universiti. Namun begitu ia
juga tidak memberi penerangan tentang alatbantu dan
teknik yang jelas.
Oleh yang demikian, rangkakerja yang terbaik
sebagai panduan merekabentuk metodologi Perancangan
Strategik Sistem Maklumat bagi IPT adalah rangka kerja
Perancangan Strategik IT UCLA. Di samping itu, elemen
dalam rangkakerja NMSU dan CHEMS seperti pihak yang
terlibat dalam perancangan strategik, mengambilkira
faktor nilai dan budaya serta mengambilkira faktor prestasi
dalam membuat perancangan juga boleh diubahsuai dan
digunakan. Elemen input dan output serta teknik dalam
melaksanakan proses perancangan strategik IS/IT Ward
serta elemen input output dalam rangkakerja MAMPU juga
boleh digunakan sebagai panduan dalam merekabentuk
metodologi Perancangan Strategik Sistem Maklumat bagi
IPT.
Berdasarkan kajian literatur dan perbandingan
rangka kerja, beberapa perbandingan telah dilakukan
antara elemen dalam rangka kerja. Hasil perbandingan
dapat dilihat dalam jadual 3.
Jadual 3: Perbezaan antara elemen dalam rangka kerja
SISP di IPT dan organisasi perniagaan.
Kriteria
Perbandingan
Elemen input
bagi membuat
perancangan
strategik sistem
Organisasi
Perniagaan
Elemen input bagi
membuat
perancangan strategik
sistem maklumat di
Institut Pengajian
Tinggi
Elemen input bagi
membuat
perancangan strategik
sistem maklumat di
7
IPT adalah :
-Hasil analisa visi
yang hendak dicapai
oleh Naib Canselor:
visi, proses dalam visi,
IT yang boleh
menyokong proses
mencapai visi
-Maklumat
persekitaran
dalaman dan luaran
universiti: strategi
semasa IPT, objektif,
sumber, proses dalam
universiti, budaya
universiti dan nilai
dalam universiti, :
keadaan IPT lain,
industri dan
persaingan di antara
IPT yang beroperasi
-Maklumat
persekitaran dalam
dan luaran IT
universiti: perspektif
SM/TM semasa dalam
universiti,
kematangannya,
bidang yang diliputi
dalam IPT dan
sumbangannya,
kemahiran, sumber
dan infrastruktur
teknologi. portfolio
aplikasi sistem
semasa, sistem
sedang dibangunkan
atau telah
diperuntukkan
kewangan untuk
dilaksanakan, industri
IT, model
perancangan IT bagi
universiti
Maklumat
perancangan
infrastruktur yang
hendak dirangkaikan
di universiti
Peranan IT dalam
membantu pengajaran
dan pembelajaran,
penyelidikan dan
pentadbiran supaya
dapat dilaksanakan
dengan lebih cekap
dan berkesan seperti
Pengkomputeran
dalam Penyelidikan,
Pengkomputeran
dalam Pengajaran,
Capaian Komputer
Pelajar, Capaian
Perpustakaan dan
Capaian Am,
Pengkomputeran
Pentadbiran, Isu
Rangkaian dan
Desktop,
Pengstrukturan
semula universiti
Participative Planning
Melibatkan
-Lembaga universiti
-Jawatankuasa
eksekutif
-Stakeholder terpilih
-Professor
serta sokongan semua
kakitangan dan pelajar
supaya dapat
Masa
membangun
dan
melaksanakaper
ancangan
strategik sistem
maklumat
Teknik
digunakan
2-3 tahun dengan
membuat kajian
semula setiap tahun
Antara teknik yang
digunakan dalam
memahami situasi
semasa dan
menterjemah
keperluan perniagaan
adalah membuat
analisa maklumat aras
tinggi, analisa faktor
kejayaan kritikal,
analisa rantaian nilai
dan teknik inovatif.
MAMPU (1999)," Information Technology Strategic
Plan(Perancangan Sistem Maklumat) for
Government Agencies".http://www.mampu.gov.my
/ ICT/ ISPlan/ Framework.htm.31/5/2001.
Mc Lean,E.R., Soden,J.V.(1977)."Strategic Planning
for MIS." New York:Wiley.
New Mexico State University.(1999)."NMSU Strategic
Planning Process". http://www.nmsu.edu/
Strategic/process.html.30/4/2001.
Robson,W.(1997)."Strategic Management and Information
Systems, An Integrated Approach."London: Pitmann
Publishing.
Rowley,D.J., Lujan.H.D and Dolence,M.G.”Strategic
Change in College and Universities”.San
Francisco: Jossey Bass Publisher.
Segars,A.H (1995)."Strategic Planning for Information
Technology: School of Thought
and Experiences From The Field". The Carrol
UCLA IT Planning Project (1996).” Key issues in
Information Technology in Higher
Education”. Coopers and Lybrand Consulting
Research Report.(1-5)
Ward,J and Griffith,P.(1997). "Strategic Planning for
Information Systems". England: John Wiley &
Sons.
Wilson,T.D.(1989).” The Implementation of
Information System Strategies in UK Companies: aims and
barriers to success, International Journal of Information
Management.9.
Wright (1998),"Campus Computing,1998 in US Higher
Education". Campus Computing,
1998.
mencapai konsensus
dan memudahkan
perlaksanaan
3-5 tahun dan
membuat kajian
semula setiap 2 tahun
Teknik seperti kontrak,
forum terbuka,
perbincangan ‘give
and take’ kumpulan
dan dalam kes
tertentu latihan
sensitiviti mungkin
berguna bagi
menjadikan semua
ahli kritikal
perancangan kepada
rangkakerja operasi
yang sama dan
membina lebih
kepercayaan yang
lebih mendalam.
Kesimpulan dan Cadangan Masa Hadapan
Perbandingan
antara
ciri-ciri
organisasi
perniagaan dan IPT serta perbandingan antara
rangkakerja SISP bagi organisasi perniagaan dan IPT
memberi sedikit sebanyak gambaran awal tentang faktorfaktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat
perancangan strategik sistem maklumat bagi konteks IPT.
Selain itu terdapat beberapa perubahan yang perlu
dilakukan dalam perlaksanaan SISP di IPT.
Walaupun penyelidikan dalam perancangan
strategik sistem maklumat bagi konteks universiti ini masih
belum mendalam, usaha sebegini diharapkan dapat
membantu IPT melaksanakan perancangan strategik
sistem maklumat mereka dengan lebih berkesan.
Cadangan bagi usaha-usaha penyelidikan pada
masa akan datang adalah untuk mengkaji kaedah,
pendekatan, teknik dan alatbantu yang sesuai bagi
perancangan strategik sistem maklumat bagi konteks IPT.
Rujukan
Commonwealth Higher Education Management Services.(1999)
."The Planning Process".Workshop on Strategic Planning in
Universities. August 3,1999
Clarke, R.(1992)."Strategic Information Systems: Retrospect and
Prospect." International Conference on Information
Systems and Organizations.19-23
Clarke, R.(1994)." The path of Development of Strategic Information
Systems Theory." http://www.anu.edu.au
/people Roger.Clarke /SOS/StratISTh.html.31/4/2001.
Doherty,N.P., Marples,C.G.,Suhaimi,A.(1999)."The relative
success of alternative approaches to strategic information
systems planning: an empirical analysis."Journal of
Strategic Information Systems.8.263-283
Lederer,A.L. and Sethi,V. (1988)."The implementation
of strategic information systems planning
methodologies." MIS Quarterly.12.445-461.
Laudon,K. and Laudon,J. (1998).”Management
Information System-New Approaches to
Organization Technology”.New York:Prentice Hall
8
View publication stats