Pengaruh Iklim Organisasi dan Motivasi terhadap Kinerja Dokter dalam Pengisian Rekam Medis di Rumah Sakit Bhayangkara Tingkat II Medan

BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia
2.1.1 Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut

Flippo

(2000),

manajemen

sumber

daya

manusia

adalah

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas pengadaan tenaga
kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan
kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi
dan masyarakat.
Manajemen sumber daya manusia juga bisa dilihat secara mendalam menurut
Gomes (2000), manajemen sumber daya manusia berasal dari dua pengertian utama
yaitu (1) manajemen dan (2) sumber daya manusia. Manajemen berasal dari kata to
manage yang artinya mengatur, mengurus, melaksanakan, dan mengelola. Sedangkan
sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya yang terdapat di organisasi,
meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.
2.1.2 Sumber Daya Manusia
Rumah Sakit Bhayangkara Tingkat II Medan memiliki SDM dengan
perincian: tenaga medis sebanyak 35 orang, tenaga paramedis sebanyak 96 orang,
tenaga paramedis non perawat sebanyak 17 orang dan tenaga non medis sebanyak 62
orang (Urmin Rumah Sakit Bhayangkara Medan, 2011)

Universitas Sumatera Utara

2.2 Teori Tentang Kinerja
2.2.1 Pengertian Kinerja

Menurut Robbins (2002), kinerja merupakan pencapaian yang optimal sesuai
dengan potensi yang dimiliki seorang karyawan merupakan hal yang selalu menjadi
perhatian para pemimpin organisasi. Kinerja ini menggambarkan sejauh mana
aktivitas seseorang dalam melaksanakan tugas dan berusaha dalam mencapai tujuan
yang ditetapkan.
Menurut Triffin dan MacCormick (1979), kinerja individu berhubungan
dengan individual variable dan situational variable. Perbedaan individu akan
menghasilkan kinerja yang berbeda pula. Individual variabel adalah variabel yang
berasal dari dalam diri individu yang bersangkutan, misalnya kemampuan,
kepentingan, dan kebutuhan-kebutuhan tertentu. Sedangkan situational variable
adalah variabel yang bersumber dari situasi pekerjaan yang lebih luas (lingkungan
organisasi), misalnya pelaksanaan supervisi, karakteristik pekerjaan, hubungan
dengan sekerja dan pemberian imbalan.
Sementara kinerja menurut Mangkunegara (2002), adalah hasil kerja secara
kuantitas dan kualitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Baik tidaknya
karyawan dalam menjalankan tugas yang diberikan perusahaan dapat diketahui
dengan melakukan penilaian terhadap kinerja karyawannya. Penilaian kinerja
merupakan alat yang sangat berpengaruh untuk mengevaluasi kerja karyawan bahkan
dapat memotivasi dan mengembangkan karyawan.

Universitas Sumatera Utara

2.2.2 Faktor-faktor yang Memengaruhi Kinerja
Mangkunegara (2002), mengemukakan bahwa faktor yang memengaruhi
kinerja adalah faktor kemampuan (ability) dan faktor motivasi (motivation).
a. Faktor Kemampuan (ability).
Karyawan yang memiliki pengetahuan yang memadai untuk jabatnnya dan
terampil dalam mengerjakan pekerjaannya sehari-hari, maka ia lebih mudah untuk
mencapai kinerja yang diharapkan.
b. Faktor Motivasi (motivation).
Motivasi terbentuk dari sikap karyawan dalam menghadapi situasi kerja. Motivasi
merupakan kondisi yang terarah untuk mencapai tujuan kerja atau organisasi.
Pimpinan organisasi sangat menyadari adanya perbedaan kinerja antara satu
karyawan dengan karyawan lainnya yang berada dibawah pengawasannya. Secara
garis besar, perbedaan kinerja ini disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor individu
dan situasi kerja. Menurut Gibson et al. (1996), ada tiga perangkat variabel yang
memengaruhi kinerja seseorang, yaitu:
1. Variabel Individual, terdiri dari:
a) Kemampuan dan Keterampilan

Kondisi mental dan fisik seseorang dalam menjalankan suatu aktivitas atau
pekerjaan.
b) Latar belakang

Universitas Sumatera Utara

Kondisi dimasa lalu yang memengaruhi karakteristik dan sikap mental
seseorang, biasanya dipengaruhi oleh faktor keturunan serta pengalaman dimasa
lalu.
c) Demografis
Kondisi kependudukan yang berlaku pada individu atau karyawan, dimana
lingkungan sekitarnya akan membentuk pola tingkah laku individu tersebut
berdasarkan adat atau norma sosial yang berlaku.
2. Variabel Organisasional, terdiri dari:
a) Sumber Daya
Sekumpulan potensi atau kemampuan organisasi yang dapat diukur dan dinilai,
seperti sumber daya alam, sumber daya manusia.
b) Kepemimpinan
Suatu seni mengkoordinasi yang dilakukan oleh pimpinan dalam memotivasi
pihak lain untuk meraih tujuan yang diinginkan oleh organisasi.

c) Imbalan
Balas jasa yang diterima oleh pegawai atau usaha yang telah dilakukan di dalam
proses aktivitas organisasi dalam jangka waktu tertentu secara intrinsik maupun
ekstrinsik.
d) Struktur
Hubungan wewenang dan tanggungjawab antar individu di dalam organisasi,
dengan karakteristik tertentu dan kebutuhan organisasi.

Universitas Sumatera Utara

e) Desain Pekerjaan
Job Description yang diberikan kepada pegawai, apakah pegawai dapat
melakukan pekerjaan sesuai dengan job description.
3. Variabel Psikologis, terdiri dari:
a) Persepsi
Suatu proses kognitif yang digunakan oleh seseorang untuk menafsirkan dan
memahami dunia sekitarnya.
b) Sikap
Kesiapsiagaan mental yang dipelajari dan diorganisir melalui pengalaman dan
mempunyai pengaruh tertentu atas cara tanggap seseorang terhadap orang lain.

c) Kepribadian
Pola perilaku dan proses mental yang unik, mencirikan seseorang.
d) Belajar
Proses yang dijalani seseorang dari tahap tidak tahu menjadi tahu dan
memahami akan sesuatu terutama yang berhubungan dengan organisasi dan
pekerjaan.
2.2.3 Penilaian Kinerja
Menurut Simamora (2004), penilaian kinerja (performance appraisal) adalah
prosesnya organisasi mengevaluasi pelaksanaan kerja individu. Penilaian kinerja
memberikan mekanisme penting bagi manajemen untuk digunakan dalam
menjelaskan tujuan-tujuan dan standar kinerja individu di waktu berikutnya.
Sedangkan menurut Rivai (2005), penilaian kinerja merupakan kajian sistematis

Universitas Sumatera Utara

tentang kondisi kerja karyawan yang dilaksanakan secara formal yang dikaitkan
dengan standar kerja yang telah ditentukan perusahaan. Penilaian kinerja merupakan
proses yang dilakukan perusahaan dalam mengevaluasi kinerja pekerjaan seseorang,
meliputi dimensi kinerja karyawan dan akuntabilitas.
Rivai (2005), mengemukakan pada dasarnya ada 2 (dua) model penilaian

kinerja :
1. Penilaian Kinerja Berorientasi Masa Lalu
(a) Skala Peringkat (Rating Scale)
Metode ini merupakan metode yang paling tua yang digunakan dalam
penilaian prestasi, di mana para penilai diharuskan melakukan suatu penilaian
yang berhubungan dengan hasil kerja karyawan dalam skala-skala tertentu,
mulai dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi.
(b) Daftar Pertanyaan (Checklist)
Metode ini menggunakan formulir isian yang menjelaskan beraneka macam
tingkat perilaku bagi suatu pekerjaan tertentu. Penilai hanya perlu kata atau
pertanyaan yang mengambarkan karakteristik dan hasil kerja karyawan.
Keuntungan dari cheklist adalah biaya yang murah, pengurusannya mudah,
penilai hanya membutuhkan pelatihan yang sederhana dan distandarisasi.
(c) Metode dengan Pilihan Terarah
Metode ini dirancang untuk meningkatkan objektivitas dan mengurangi
subjektivitas dalam penilaian. Salah satu sasaran dasar pendekatan pilihan ini
adalah untuk mengurangi dan menyingkirkan kemungkinan berat sebelah

Universitas Sumatera Utara

penilaian dengan memaksa suatu pilihan antara pernyataan-pernyataan
deskriptif yang kelihatannya mempunyai nilai yang sama.
(d) Metode Peristiwa Kritis (Critical Incident Method)
Metode ini bermanfaat untuk memberi karyawan umpan balik yang terkait
langsung dengan pekerjaannya.
(e) Metode Catatan Prestasi
Metode ini berkaitan erat dengan metode peristiwa kritis, yaitu catatan
penyempurnaan, yang banyak digunakan terutama oleh para profesional,
misalnya penampilan, kemampuan berbicara, peran kepemimpinan dan
aktivitas lain yang berhubungan dengan pekerjaan.
(f) Skala Peringkat dikaitkan dengan Tingkah Laku (Behaviorally Anchored
Rating Scale=BARS)
Penggunaan metode ini menuntut diambilnya 3 (tiga) langkah, yaitu:
1) Menentukan skala peringkat penilaian prestasi kerja
2) Menentukan kategori prestasi kerja dengan skala peringkat
3) Uraian prestasi kerja sedemikian rupa sehingga kecenderungan perilaku
karyawan yang dinilai dengan jelas.
(g) Metode Peninjauan Lapangan (Field Review Method)
Di sini penilai turun ke lapangan bersama-sama dengan ahli dari SDM.
Spesialis SDM mendapat informasi dari atasan langsung perihal karyawannya,

lalu mengevaluasi berdasarkan informasi tersebut.

Universitas Sumatera Utara

(h) Tes dan Observasi Prestasi Kerja (Performance Test and Observation)
Karyawan dinilai, diuji kemampuannya, baik melalui ujian tertulis yang
menyangkut berbagai hal seperti tingkat pengetahuan tentang prosedur dan
mekanisme kerja yang telah ditetapkan dan harus ditaati atau melalui ujian
parktik yang langsung diamati oleh penilai.
(i) Pendekatan Evaluasi Komparatif (Comparative Evaluation Approach)
Metode ini mengutamakan perbandingan prestasi kerja seseorang dengan
karyawan lain yang menyelenggarakan kegiatan sejenis.
2. Penilaian Kinerja Berorientasi Masa Depan
a. Penilaian Diri Sendiri (Self Appraisal)
Penilaian diri sendiri adalah penilaian yang dilakukan oleh karyawan sendiri
dengan harapan karyawan tersebut dapat lebih mengenal kekuatan-kekuatan
dan kelemahan dirinya sehingga mampu mengidentifikasi aspek-aspek
perilaku kerja yang perlu diperbaiki pada masa yang akan datang.
b. Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by Objective)
Merupakan suatu bentuk penilaian di mana karyawan dan penyelia bersamasama menetapkan tujuan-tujuan atau sasaran-sasaran pelaksanaan kerja

karyawan secara individu di waktu yang akan datang.
c. Penilaian dengan Psikolog
Penilaian ini lazimnya dengan teknik terdiri atas wawancara, tes psikologi,
diskusi-diskusi dengan penyelia-penyelia.

Universitas Sumatera Utara

3. Organisasi dengan Tingkat Manajemen Majemuk
Pada organisasi dengan tingkat manajeman majemuk, personel biasanya dinilai
oleh manajer yang tingkatnya lebih tinggi. Penilaian termasuk yang dilakukan
oleh penyelia atau atasan langsung kepadanya laporan kerja personel
disampaikan. Penilaian ini dapat juga melibatkan manajer lini unit lain. Sebagai
contoh, personel bagian pembelian dapat dinilai oleh manajer produksi sebagai
sebagai pemakai barang yang dibeli. Hal ini normal terjadi bila interaksi antara
personel dan unit lain cukup tinggi. Sebaiknya penggunaan penilaian atasan dari
bagian lain dibatasi, hanya pada situasi kerja kelompok dimana individu sering
melakukan interaksi. Pada penilaian manajer, biasanya dilakukan oleh beberapa
atasan manajer dengan tingkat lebih tinggi yang sering bekerja sama dalam
kelompok kerja. Penilaian kerja kelompok akan sangat bernilai jika penilaian
dilakukan dengan bebas dan kemudian dilakukan mufakat dengan diskusi. Hasil

penilaian akhir seharusnya tidak dihubungkan dengan kemungkinan adanya
perbedaaan pendapat diantara penilai. Penilaian kelompok dapat menghasilkan
gambaran total kinerja personel lebih tepat, tetapi kemungkinan terjadi bias
dengan kecenderungan penilaian lebih tinggi sehingga menghasilkan penilaian
yang merata. Penilaian atasan langsung sangat penting dari seluruh sistem
penilaian kinerja. Hal ini disebabkan karena madah untuk memperoleh hasil
penilaian atasan dan dapat diterima oleh akal sehat. Para atasan merupakan orang
yang tepat untuk mengamati dan menilai kinerja bawahannya. Oleh sebab itu,

Universitas Sumatera Utara

seluruh sistem penilaian umumnya sangat tergantung pada evaluasi yang
dilakukan oleh atasan (Rivai, 2005).
2.2.4 Tujuan Penilaian Kinerja
Menurut Simamora (2004), tujuan penilaian kinerja digolongkan kedalam
tujuan evaluasi dan tujuan pengembangan.
a. Tujuan Evaluasi
Melalui pendekatan evaluatif, dilakukan penilaian kinerja masa lalu seorang
karyawan. Evaluasi yang digunakan untuk menilai kinerja adalah rating deskriptif.
Hasil evaluasi digunakan sebagai data dalam mengambil keputusan-keputusan
mengenai promosi dan kompensasi sebagai penghargaan atas peningkatan kinerja
karyawan.
b. Tujuan Pengembangan
Pendekatan pengembangan diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan
di masa yang akan datang. Aspek pengembangan dari penilaian kinerja mendorong
perbaikan karyawan dalam menjalankan pekerjaannya.
2.2.5 Manfaat Penilaian Kinerja
Manfaat penilaian kinerja yang dikemukakan oleh Mulyadi (1997), yaitu:
1. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui pemotivasian
karyawan secara maksimum.
2. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti
promosi, transfer dan pemberhentian.

Universitas Sumatera Utara

3. Mengidentifikasi

kebutuhan

pelatihan dan

pengembangan karyawan dan

menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan karyawan.
4. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan mereka
menilai kinerja mereka.
5. Menyediakan suatu dasar distribusi penghargaan
2.3 Pengertian Iklim Organisasi
Istilah iklim organisasi (organizational climate) pertama kalinya dipakai oleh
Kurt Lewin pada tahun 1930-an, yang menggunakan istilah iklim psikologi
(psychological climate), kemudian istilah iklim organisasi dipakai oleh R. Tagiuri dan
G. Litwin. Menurut Tagiuri dan Litwin dalam Wirawan (2007) bahwa “Iklim
organisasi merupakan kualitas lingkungan internal yang secara relatif terus
berlangsung, dialami oleh anggota organisasi, memengaruhi perilaku setiap
anggotanya”.
Litwin dan Stringer dalam Wirawan (2007) iklim organisasi sebagai :
“…a concept describing the subjective nature or quality of the organizational
environment. Its properties can be perceived or experienced by members of the
organization and reported by them in an appropriate questionnaire”.
Menurut Al Shammari dalam Haryanti (2005), iklim organisasi adalah sebagai
suatu set dari sifat-sifat terukur (measurable properties) dari lingkungan kerja yang
dirasakan atau dilihat secara langsung atau tidak langsung oleh orang hidup yang
bekerja dilingkungan tersebut dan diasumsikan memengaruhi motivasi dan prilaku
mereka. Sedangkan Reichers dan Scheneider dalam Shadur, et al. (1999) berpendapat
bahwa iklim organisasi (organizational climate) mengacu pada persepsi bersama dari

Universitas Sumatera Utara

kebijakan, praktek, dan prosedur organisasi secara informal dan formal. Jadi dapat
dikatakan bahwa iklim organisasi merupakan suatu keadaan atau ciri-ciri atau sifatsifat yang menggambarkan suatu lingkungan psikologis organisasi-organisasi yang
dirasakan oleh orang yang berada dalam lingkungan organisasi tersebut.
Menurut Simamora (2004), “iklim organisasi terdiri dari hubungan antar
karyawan dan kombinasi antara nilai dan tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan.”
Simamora lebih melihat iklim organisasi sebagai sinergisitas antara hubungan antara
karyawan dengan nilai dan tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan.
Menurut Gilmer (1984), iklim organisasi merupakan keadaan di dalam
organisasi dimana setiap anggotanya saling berinteraksi, membatasi dan mengenali
satu sama lain serta menentukan kualitas kerja sama, pengembangan anggota
organisasi dan efisiensi yang akan mengubah tujuan menjadi hasil. Sedangkan
menurut Gibson et al. (1996), menggunakan istilah iklim organisasi untuk
menggambarkan lingkungan atau situasi dari organisasi. Istilah Iklim organisasi dapat
juga dipergunakan untuk menggambarkan iklim psikologis atau kepribadian
organisasi.
Mathis dan Jakson (2002) menjelaskan bahwa iklim organisasi merupakan
perasaan karyawan terhadap perusahaan serta aspek-aspek yang ada di dalamnya.
Penelitian mengenai iklim organisasi dapat digunakan untuk mengidentifikasi
perubahan-perubahan yang dibutuhkan demi kemajuan perusahaan. Menurut Davis
dan Newstrom (1996), iklim organisasi adalah lingkungan manusia dimana para
karyawan melakukan pekerjaan mereka. Para karyawan mengharapkan imbalan dan

Universitas Sumatera Utara

kepuasan atas dasar persepsi mereka terhadap iklim organisasi. Sedangkan Nitisemito
(2000) mengungkapkan bahwa iklim organisasi adalah segala sesuatu yang ada
disekitar para pekerja yang dapat memengaruhi dirinya dalam menjalankan tugastugas yang dibebankan. Menurut Nitisemito, iklim organisasi sebagian besar
ditentukan oleh sikap manajemen terhadap organisasi serta bagaimana hubungan
antar karyawan dan antar kelompok dalam suatu organisasi.
Berdasarkan uraian-uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa iklim
organisasi adalah persepsi karyawan terhadap lingkungan organisasi dimana
karyawan melaksanakan pekerjaan mereka, yang dapat memengaruhi karyawan
dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
Iklim organisasi dapat memberikan suatu dinamika kehidupan dalam
organisasi dan sangat berpengaruh terhadap sumber data manusianya (Shadur, et al,
1999). Elemen-elemen seperti sikap, nilai-nilai serta motif-motif yang dimiliki
seorang individu mempunyai peranan penting dalam proses konseptual iklim
organisasi. Selain itu, iklim organisasi dirasakan sebagai suatu yang bermanfaat bagi
kebutuhan individu, misalnya iklim yang memperhatikan kepentingan pegawai, antar
pegawai adanya hubungan yang harmonis dan berorientasi pada prestasi, maka
dengan demikian dapat diharapkan bahwa tingkat prilaku pegawai atau pegawai yang
mengarah pada tujuan kebutuhan dan motivasi pribadi itu tinggi.
Menurut Pines (1982), iklim kerja sebuah organisasi dapat diukur melalui 4
(empat) dimensi sebagai berikut:

Universitas Sumatera Utara

a. Dimensi psikologikal, yaitu meliputi variabel seperti beban kerja, kurang otonomi,
kurang pemenuhan sendiri (self-fulfilment clershif ), dan kurang inovasi.
b. Dimensi struktural, yaitu meliputi variabel seperti fisik, bunyi dan tingkat
keserasian antara keperluan kerja dan struktur fisik.
c. Dimensi sosial, yaitu meliputi aspek interaksi dengan klien (dari segi kuantitas dan
ciri-ciri permasalahannya), rekan sejawat (tingkat dukungan dan kerja sama dan
dukungan penyelia).
d. Dimensi birokratik, yaitu meliputi undang-undang dan peraturan-peraturan konflik
peranan dan kekaburan peranan.
Iklim organisasi memengaruhi praktik dan kebijakan SDM yang diterima oleh
anggota organisasi. Perlu diketahui bahwa setiap organisasi akan memiliki iklim
organisasi yang berbeda. Keanekaragaman pekerjaan yang dirancang didalam
organisasi atau sifat individu yang ada akan menggambarkan perbedaan tersebut.
Semua organisasi tentu memiliki strategi dalam mengelola SDM. Iklim organisasi
yang terbuka memacu pegawai untuk mengutarakan kepentingan dan ketidakpuasan
tanpa adanya rasa takut akan tindakan balasan dan perhatian. Ketidakpuasan seperti
itu dapat ditangani dengan cara yang positif dan bijaksana.
Iklim keterbukaan bagaimanapun juga hanya tercipta jika semua anggota
memiliki tingkat keyakinan yang tinggi dan mempercayai keadilan tindakan iklim
organisasi penting untuk diciptakan karena merupakan persepsi seorang tentang apa
yang diberikan oleh organisasi dan dijadikan dasar bagi penentuan tingkah laku

Universitas Sumatera Utara

anggota selanjutnya. Iklim ditentukan oleh seberapa baik anggota diarahkan,
dibangun dan dihargai oleh organisasi.
Menurut Kolb dan Rubin (1984) terdapat tujuh aspek yang dapat
mengidentifikasikan iklim organisasi dalam suatu perusahaan, yaitu:
a. Konformitas
Konformitas terbentuk karena adanya perasaaan yang sama di antara para
karyawan mengenai suasana kerja, yaitu banyaknya peraturan, prosedur dan hukum
dalam menjalankan pekerjaan.
2. Tanggung jawab
Setiap anggota dalam organisasi atau karyawan memiliki tanggung jawab
masing-masing untuk mewujudkan tujuan perusahaan.
3. Standar
Tekanan dari organisasi pada kualitas tampilan serta membuat produknya
terkenal, membuat karyawan merasa tertantang untuk menjalankan komitmen.
4. Imbalan
Perasaan dari karyawan, bahwa kerja keras karyawan pasti akan diketahui dan
mendapatkan imbalan yang pantas atas usahanya.
5. Kejelasan organisasi
Perasaan para karyawan bahwa perusahaan, terorganisir dengan baik serta
memiliki tujuan yang jelas.
6. Dukungan dan Kehangatan
Persahabatan di antara seluruh anggota organisasi merupakan nilai yang
sangat penting untuk membentuk hubungan yang baik dalam lingkungan kerja.

Universitas Sumatera Utara

7. Kepemimpinan
Karyawan menerima kepemimpinan yang ada dalam perusahaan dan segala
keputusannya. Mereka menyadari bahwa terpilihnya seorang pemimpin pasti
berdasarkan keahlian yang dimilikinya.
Sementara Lussier dalam Barkah (2002) menyatakan bahwa:
1. Struktur merupakan tingkat paksaan yang dirasakan pegawai karena adanya
peraturan dan prosedur yang terstruktur dan tersusun.
2. Responsibility merupakan tingkat pengawasan yang dilakukan organisasi dan
dirasakan oleh para pegawai.
3. Reward merupakan tingkat penghargaan yang diberikan atas usaha pegawai.
4. Warnt berkaitan dengan tingkat kepuasan pegawai yang berkaitan dengan
kepegawaian dalam organisasi.
5. Support berkaitan dengan dukungan kepada pegawai di dalam melaksakan tugastugas organisasi. Dukungan seperti dapat berasal dari pimpinan ataupun rekan
kerja.
6. Organizatiol identity and loyalty berkaitan dengan perasaan bangga akan
keberadaannya dalam organisasi dan kesetiaan yang ditunjukkan selama masa
kerjanya.
7. Risk berkaitan dengan pegawai diberi ruang untuk melakukan atau mengambil
risiko dalam menjalankan tugas sebagai sebuah tantangan.

Universitas Sumatera Utara

2.3.1 Faktor-Faktor yang Memengaruhi Iklim Organisasi
Iklim organisasi merupakan konsep sistem yang mencerminkan keseluruhan
gaya hidup suatu organisasi, oleh karena itu perusahaan harus memperhatikan
beberapa faktor berikut ini, karena iklim organisasi dapat berdampak pada kinerja
karyawan. Untuk membangun iklim organisasi yang dapat menciptakan hubungan
yang baik di antara individu, Davis (1996) memaparkan bahwa terdapat 4 faktor
penting, yaitu:
a. Hubungan yang saling menguntungkan
Kunci dari konsep hubungan antar manusia adalah adanya hubungan yang
saling menguntungkan antar sesama manusia, baik itu antara pimpinan dan karyawan,
maupun hubungan yang baik antar sesama karyawan. Karyawan merasa apabila
mereka memiliki hubungan yang baik dengan organisasi, maka mereka akan dapat
memenuhi kebutuhan-kebutuhan mereka.
b. Perbedaan antar individu
Pihak manajemen akan menghasilkan kepuasan kerja pada karyawan jika
mereka dapat memperlakukan karyawannya secara berbeda-beda, karena pada
dasarnya setiap manusia memiliki karakteristik masing-masing yang unik.
c. Motivasi
Semua perilaku manusia disebabkan oleh sesuatu hal. Suatu hal tersebut akan
mengarahkan individu dalam berperilaku untuk menghasilkan kepuasan dalam
pemenuhan kebutuhan mereka. Oleh karena itu, dengan adanya kepuasan kerja, maka
baik karyawan maupun pimpinan akan terpenuhi kebutuhannya masing-masing.

Universitas Sumatera Utara

d. Martabat manusia
Martabat manusia merupakan etis dasar dalam menjalin hubungan antar
manusia. Martabat manusia yang dirasakan oleh karyawan tidak sepenuhnya
diberikan oleh pihak manajemen, tetapi dihasilkan juga dari perasaan dalam diri
karyawan terhadap lingkungan organisasi yang sesuai.

2.4 Teori tentang Motivasi
2.4.1 Pengertian Motivasi
Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan, dan
memelihara perilaku manusia akibat interaksi individu dengan situasi. Umumnya
orang-orang yang termotivasi akan melakukan usaha yang lebih besar daripada yang
tidak melakukan. Kata motivasi berasal dari kata motivation, yang dapat diartikan
sebagai dorongan yang ada pada diri seseorang untuk bertingkah laku mencapai suatu
tujuan tertentu (Rivai, 2004). Motivasi adalah daya pendorong yang mengakibatkan
seseorang anggota organisasi mau dan rela mengerahkan kemampuan dalam bentuk
keahlian atau ketrampilan, tenaga dan waktunya untuk menyelenggarakan berbagai
kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya dan menunaikan kewajibannya dalam
rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi yang ditentukan (Siagian,
2004). Sedangkan Gerungan (2000), menambahkan bahwa motivasi adalah
penggerak, alasan-alasan, atau dorongan dalam diri manusia yang menyebabkan
dirinya melakukan suatu tindakan/bertingkah laku.
Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa motivasi
merupakan suatu penggerak atau dorongan-dorongan yang terdapat dalam diri

Universitas Sumatera Utara

manusia yang dapat menimbulkan, mengarahkan, dan mengorganisasikan tingkah
lakunya. Hal ini terkait dengan upaya untuk memenuhi kebutuhan yang dirasakan,
baik kebutuhan fisik maupun kebutuhan rohani.
Istilah motivasi mengandung tiga hal yang amat penting, yaitu:
a) Pemberian motivasi berkaitan langsung dengan usaha pencapaian tujuan dan
berbagai sasaran organisasional. Tersirat pada pandangan ini bahwa dalam tujuan
dan sasaran organisasi telah tercakup tujuan dan sasaran pribadi anggota
organisasi. Pemberian motivasi hanya akan efektif apabila dalam diri bawahan
yang digerakkan terdapat keyakinan bahwa dengan tercapainya tujuan maka
tujuan pribadi akan ikut pula tercapai.
b) Motivasi merupakan proses keterkaitan antara usaha dan pemuasan kebutuhan
tertentu. Usaha merupakan ukuran intensitas kemauan seseorang. Apabila
seseorang termotivasi, maka akan berusaha keras untuk melakukan sesuatu.
c) Kebutuhan adalah keadaan internal seseorang yang menyebabkan hasil usaha
tertentu menjadi menarik. Artinya suatu kebutuhan yang belum terpuaskan
menciptakan ketegangan yang pada gilirannya menimbulkan dorongan tertentu
pada diri seseorang.
Gitosudarmo dan Sudita (1997), menyatakan motivasi atau dorongan kepada
karyawan untuk bersedia bekerja sama demi tercapainya tujuan bersama atau tujuan
perusahaan ini terdapat dua macam yaitu: (a) motivasi finansial yaitu dorongan yang
dilakukan dengan memberikan imbalan finansial kepada karyawan. Imbalan tersebut
sering disebut Insentif; dan (b). motivasi non finansial yaitu dorongan yang

Universitas Sumatera Utara

diwujudkan tidak dalam bentuk finansial, akan tetapi berupa hal-hal seperti pujian,
penghargaan, pendekatan manusiawi dan lain sebagainya.
Teori motivasi yang dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut:
a. Hierarki Kebutuhan Menurut Maslow.
Robbin (2002), teori ini mula-mula dipelopori oleh Maslow pada tahun 1954.
Ia menyatakan bahwa manusia mempunyai berbagai keperluan dan mencoba
mendorong untuk bergerak memenuhi keperluan tersebut. Keperluan itu wujud dalam
beberapa tahap kepentingan. Setiap manusia mempunyai keperluan untuk memenuhi
kepuasan diri dan bergerak memenuhi keperluan tersebut. Lima hierarki keperluan
mengikut Maslow adalah kebutuhan: (1) Faali (fisiologis): antara lain rasa lapar,
haus, perlindungan (pakaian dan perumahan), sex dan kebutuhan ragawi lain, (2)
Keamanan : antara lain keselamatan dan perlindungan terhadap kerugian fisik dan
emosional, (3) Sosial: mencakup kasih sayang, rasa dimiliki, diterima baik, dan
persahabatan, (4) Penghargaan : mencakup faktor rasa hormat internal seperti hargadiri, otonomi, dan prestasi; dan faktor hormat ekstemal seperti status, pengakuan, dan
perhatian. (5) Aktualisasi-diri: dorongan untuk menjadi apa yang ia mampu menjadi;
mencakup pertumbuhan, mencapai potensialnya, dan pemenuhan diri.
Maslow memisahkan kelima kebutuhan sebagai kategori tinggi dan kategori
rendah, kebutuhan faali dan kebutuhan keamanan digambarkan sebagai kebutuhan
kategori rendah dan kebutuhan sosial dan kebutuhan akan penghargaan, dan
aktualisasi diri sebagai kebutuhan kategori tinggi. Pembedaan antara kedua kategori
ini berdasarkan alasan bahwa kebutuhan kategori tinggi dipenuhi secara internal

Universitas Sumatera Utara

(di dalam diri orang itu). Sedangkan kebutuhan kategori rendah terutama dipenuhi
secara eksternal (dengan upah, kontrak serikat buruh, dan masa kerja).
2.4.2 Jenis-Jenis Motivasi
Handoko (2001), motivasi terdiri atas: (a) motivasi intrinsik, yaitu motivasi
yang berfungsinya tanpa rangsangan dari luar, karena dalam diri individu tersebut
sudah ada dorongan untuk melakukan tindakan, dan (b) motivasi ekstrinsik, yaitu
motivasi yang berfungsinya karena disebabkan oleh adanya faktor pendorong dari
luar diri individu.
Herzberg dalam (Hasibuan, 2005), menjelaskan bahwa motivasi pada
prinsipnya berkaitan dengan kepuasan dan ketidak puasan kerja. Dalam hal ini
kepuasan kerja atau perasaan positif disebut sebagai hygien. Secara terinci
dikemukakan

faktor-faktor

yang

menimbulkan

ketidakpuasan

dikalangan

karyawan atau bawahan.

2.4.3 Faktor-Faktor yang Memengaruhi Motivasi
Faktor motivasi dibedakan menjadi dua, yang pertama dinamakan situasi
motivasi yang “subjective” atau faktor intrinsik dan yang kedua adalah faktor
“objective” atau faktor ekstrinsik.
Faktor-faktor intrinsik adalah faktor-faktor yang timbul dari individu petugas
dengan pekerjaanya yang sering disebut pula sebagai “job content factor”. Faktor
tersebut diantaranya meliputi keberhasilan dalam melaksanakan tugas, memperoleh
pengakuan atas prestasinya, memperoleh tanggung jawab yang lebih besar dan
memperoleh kemajuan kedudukan melalui promosi jabatan. Sejauh mana semuanya

Universitas Sumatera Utara

itu dapat terpenuhi secara positif bagi petugas, maka sejauh itu pula dorongan/daya
motivasinya untuk bekerja bagi tercapainya tujuan organisasi
Herzberg dalam Hasibuan (2005), menyatakan bahwa faktor-faktor yang
memengaruhi motivasi seorang karyawan ada yang bersifat internal dan eksternal.
Faktor yang bersifat internal (motivator factor), antara lain:
1) Tanggung jawab (Responsibility).
Setiap orang ingin diikutsertakan dan ngin diakui sebagai orang yang berpotensi,
dan pengakuan ini akan menimbulkan rasa percaya diri dan siap memikul
tanggung jawab yang lebih besar.
2) Prestasi yang diraih (Achievement)
Setiap orang menginginkan keberhasilan dalam setiap kegiatan. Pencapaian
prestasi dalam melakukan suatu pekerjaan akan menggerakkan yang bersangkutan
untuk melakukan tugas-tugas berikutnya.
3) Pengakuan orang lain (Recognition)
Pengakuan terhadap prestasi merupakan alat motivasi yang cukup ampuh, bahkan
bisa melebihi kepuasan yang bersumber dari kompensasi.
4) Pekerjaan itu sendiri (The work it self)
Pekerjaan itu sendiri merupakan faktor motivasi bagi pegawai untuk berforma
tinggi. Pekerjaan atau tugas yang memberikan perasaan telah mencapai sesuatu,
tugas itu cukup menarik, tugas yang memberikan tantangan bagi pegawai,
merupakan faktor motivasi, karena keberadaannya sangat menentukan bagi
motivasi untuk berforma tinggi.

Universitas Sumatera Utara

5) Kemungkinan Pengembangan (The possibility of growth)
Karyawan hendaknya diberi kesempatan untuk meningkatkan kemampuannya
misalnya melalui pelatihan-pelatihan, kursus dan juga melanjutkan jenjang
pendidikannya. Hal ini memberikan kesempatan kepada karyawan untuk tumbuh
dan berkembang sesuai dengan rencana karirnya yang akan mendorongnya lebih
giat dalam bekerja.
6) Kemajuan (Advancement)
Peluang untuk maju merupakan pengembangan potensi diri seorang pagawai
dalam melakukan pekerjaan, karena setiap pegawai menginginkan adanya
promosi kejenjang yang lebih tinggi, mendapatkan peluang untuk meningkatkan
pengalaman dalam bekerja. Peluang bagi pengembangan potensi diri akan
menjadi motivasi yang kuat bagi pegawai untuk bekerja lebih baik.
Sedangkan yang berhubungan dengan faktor ketidakpuasan dalam bekerja
menurut Herzberg dalam Luthans (2003), dihubungkan oleh faktor ekstrinsik antara
lain :
1). Gaji
Tidak ada satu organisasipun yang dapat memberikan kekuatan baru kepada
tenaga kerjanya atau meningkatkan produktivitas, jika tidak memiliki sistem
kompensasi yang realitis dan gaji bila digunakan dengan benar akan memotivasi
pegawai.

Universitas Sumatera Utara

2). Keamanan dan keselamatan kerja.
Kebutuhan akan keamanan dapat diperoleh melalui kelangsungan kerja.
3). Kondisi kerja
Dengan kondisi kerja yang nyaman, aman dan tenang serta didukung oleh
peralatan yang memadai, karyawan akan merasa betah dan produktif dalam
bekerja sehari-hari.
4). Hubungan kerja
Untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik, haruslah didukung oleh
suasana atau hubungan kerja yang harmonis antara sesama pegawai maupun
atasan dan bawahan.
5). Prosedur perusahaan.
Keadilan dan kebijakasanaan dalam mengahadapi pekerja, serta pemberian
evaluasi dan informasi secara tepat kepada pekerja juga merupakan pengaruh
terhadap motivasi pekerja.
6). Status
Merupakan posisi atau peringkat yang ditentukan secara sosial yang diberikan
kepada kelompok atau anggota kelompok dari orang lain Status pekerja
memengaruhi motivasinya dalam bekerja. Status pekerja yang diperoleh dari
pekerjaannya antara lain ditunjukkan oleh klasifikasi jabatan, hak-hak istimewa
yang diberikan serta peralatan dan lokasi kerja yang dapat menunjukkan
statusnya.
2.4.4 Manfaat Motivasi

Universitas Sumatera Utara

Manfaat motivasi yang utama adalah menciptakan gairah kerja, sehingga
produktivitas kerja meningkat. Sementara itu manfaat yang diperoleh karena bekerja
dengan orang-orang yang termotivasi adalah pekerjaan dapat diselesaikan dengan
tepat. Artinya pekerjaan diselesaikan sesuai standar yang ditetapkan dan dalam skala
waktu yang sudah ditentukan, serta orang senang melakukan pekerjaannya.
Sesuatu yang dikerjakan dengan adanya motivasi yang mendorongnya akan
membuat orang senang melakukannya. Orang pun akan merasa dihargai atau diakui,
hal ini terjadi karena pekerjaannya itu betul-betul berharga bagi orang yang
termotivasi, sehingga orang tersebut akan bekerja keras. Hal ini dimaklumi karena
dorongan yang begitu tinggi menghasilkan sesuai target yang mereka tetapkan.
Kinerjanya akan dipantau oleh individu yang bersangkutan dan tidak akan
membutuhkan terlalu banyak pengawasan serta semangat juangnya akan tinggi (Arep
dan Tanjung, 2003).

2.5 Rekam Medis
2.5.1 Sejarah Rekam Medis
Sejarah rekam medis di mulai pada zaman batu (paleolithic) lebih kurang
2500 SM dengan ditemukannya lukisan purba tentang trephinasi dan amputasi di
dinding gua di Spanyol, hal ini menunjukkan bahwa sejak zaman pra sejarah praktik
rekam medis dilakukan bersamaan dengan praktik kedokteran (Depkes RI, 1997).
Praktik kedokteran secara ilmu pengetahuan modern dimulai sejak zaman
Hipocrates pada 460 SM. Hipocrates sebagai Bapak ilmu kedokteran banyak menulis

Universitas Sumatera Utara

tentang pengobatan, observasi penelitian yang cermat dan sampai saat ini dianggap
benar. Hasil pemeriksaan pasiennya (rekam medis) hingga kini masih dapat dibaca
oleh para dokter sehingga kecermatan cara kerja Hipocrates dalam pengelolaan rekam
medisnya sangat menguntungkan para dokter sekarang (Depkes RI, 1997).
Pada tahun 1137, rekam medis pertama kali dilaksanakan di Rumah Sakit
St. Bathelomew di London. Di Indonesia, kegiatan pencatatan mulai dilakukan pada
masa pra kemerdekaan, hanya saja masih belum dilaksanakan dengan baik,
penataannya mengikuti sistem informasi yang benar (Depkes RI, 1997). Dengan
dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1960, kepada semua petugas
kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia kedokteran, termasuk berkas rekam
medis. Kemudian pada tahun 1972 dengan surat Keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 034/Birhup/1972, ada kejelasan bagi rumah sakit
menyangkut kewajiban untuk menyelenggarakan rekam medis kesehatan. Pada bab I
pasal 3 menyatakan bahwa guna menunjang terselenggaranya rencana induk (master
plan) yang baik (Depkes RI, 1997), maka setiap rumah sakit :
a. Mempunyai dan merawat statistik yang terkini.
b. Membuat rekam medis yang berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan.
Maksud

dan

tujuan

dari

peraturan-peraturan

tersebut

adalah

agar

penyelenggaraan rekam medis dapat berjalan dengan baik di institusi pelayanan
kesehatan termasuk rumah sakit. Kurun waktu tahun 1972-1989 penyelenggaraan
rekam medis di rumah sakit belum berjalan sebagaimana yang diharapkan melalui

Universitas Sumatera Utara

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 749a/MENKES/PER/
XV/1989 tentang rekam medis yang telah direvisi menjadi Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/ 2008 ini perlu
dipertegas kembali tentang pengelolaan rekam medis yang merupakan landasan
hukum semua tenaga medis dan paramedis di rumah sakit yang terlibat di dalam
penyelenggaraan rekam medis di sarana pelayanan kesehatan (Peraturan Menteri
Kesehatan RI. No 269, Tahun 2008).
Menurut Depkes RI (1997), pengelolaan rekam medis di suatu rumah sakit
harus dilaksanakan secara benar, karena dalam rekam medis terkandung nilai-nilai
vital. Nilai-nilai yang terkandung dalam dokumen rekam medis, nilai-nilai tersebut
dinamakan “ALFREDS Values” tersebut diartikan sebagai berikut:
1. Nilai Administrasi (Administration Value)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga
medis dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2. Nilai Hukum (Legal Value)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam
rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk
menegakkan keadilan.
3. Nilai Keuangan (Financial Value)

Universitas Sumatera Utara

Setiap pemeriksaan, baik pemeriksaan fisik oleh dokter, pemeriksaan
penunjang medik (laboratorium, radiologi dan rehabilitasi medik), diagnostik dan
pengobatan semuanya bernilai dengan biaya (cost) yang harus dikeluarkan demikian
pula jasa pelayanan yang diberikan merupakan hak yang melekat pada dokter.
Pendukung pembiayaan dan pembayaran tersebut merupakan nilai financial dalam
dokumen rekam medis.
4. Nilai Penelitian (Research Value)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. Berbagai penelitian yang
bersumber dari dokumen rekam medis dapat dilakukan dari berbagai bidang keilmuan
administrasi, hukum, kedokteran, keuangan, keperawatan, gizi dan lain-lain.
5. Nilai Pendidikan (Education Value)
Pengertian nilai pendidikan berkaitan erat dengan penelitian oleh karena dari
hasil penelitian mendidik untuk melakukan perubahan atau juga perbaikan kearah
penyempurnaan pelayanan yang bermutu. Hasil penyempurnaan sistem pengisian
rekam medis yang segera mendidik dokter melaksanakan kepatuhan mengisi rekam
medis tepat waktu.
6. Aspek Dokumentasi (Documentation Value)
Dokumentasi rekam medis menjadi sumber ingatan yang senantiasa
diperlukan. Pendokumentasian rekam medis haruslah baik dan tepat sehingga mudah
diperoleh kembali jika diperlukan.
7. Aspek Medis (Service)

Universitas Sumatera Utara

Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut
dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus
diberikan kepada seorang pasien.
2.5.2 Pengertian
Rekam medis menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien. Sedangkan menurut Departemen Kesehatan
Republik Indonesia, rekam medis adalah keterangan baik yang, tertulis/terekam
tentang identitas pasien, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa segala
pelayanan dan tindakan yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik di rawat
jalan, rawat inap, dan gawat darurat.
Pengertian rekam medis menurut IFHRO (International Federation Health
Record Organization) : a health record contains all information about a patient, his
illness and treatment and the end entries in it are recorded in the order in which
event of care occours. Rekam medis berisi semua informasi mengenai pasien,
penyakit, pengobatan, dan rekaman yang didalamnya sesuai dengan urutan
pelayanan/perawatan).
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas, anamnesis, diagnosis pengobatan, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan
pelayanan lain yang diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan
meliputi pendaftaran pasien yang dimulai dari tempat penerimaan pasien, kemudian
bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menganalisa, mengolah, dan menjamin
kelengkapan berkas rekam medis dari unit rawat jalan, unit rawat inap, unit gawat
darurat, dan unit penunjang lainnya (Hatta, 2008).

Universitas Sumatera Utara

Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar
pencatatan, akan tetapi pengertian tersebut sebagai suatu sistem penyelenggaraan
rekam medis, sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah satu
kegiatan dari penyelenggaran rekam medis. Rekam medis adalah fakta yang berkaitan
dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang
tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut
(Huffman, 1999).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/
MENKES/PER/III/2008, yang diwajibkan untuk membuat rekam medis adalah
tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan langsung kepada pasien, sebagai
berikut :
a. Tenaga medis (dokter dan dokter gigi),
b. Tenaga keperawatan (perawat dan bidan),
c. Tenaga kefarmasian (apoteker, analisa farmasi, dan asisten apoteker),
d. Tenaga kesehatan masyarakat (administrator kesehatan),
e. Tenaga gizi (nutrisionis dan dietis),
f. Tenaga keterapian fisik (fisioterapis),
g. Tenaga keteknisian medis (radiografer teknisi elektromedis analis kesehatan dan
perekam medis).
Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang
diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan
cerminan kerja sama lebih dari satu orang tenaga kesehatan. Rekam medis juga dapat
diartikan “Keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas,

Universitas Sumatera Utara

anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan, dan tindakan
medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang di rawat inap, rawat
jalan maupun pelayanan unit gawat darurat”.
Tujuan dari rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa
didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib
administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Tertib
administrasi merupakan salah satu faktor dalam menentukan upaya pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Tujuan rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog
dengan kegunaan rekam medis itu sendiri.
2.5.3 Standar Rekam Medis
Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
333/MENKES/SK/XII/1999, tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit, Standar
Pelayanan Rekam Medis dan Manajemen Informasi Kesehatan antara lain ditetapkan
sebagai berikut:
1. Rumah sakit harus menyelenggarakan manajemen informasi kesehatan yang
bersumber pada rekam medis yang handal dan profesional.
2. Adanya panitia rekam medis dan manajemen informasi kesehatan yang
bertanggung jawab pada pimpinan rumah sakit dengan tugas sebagai berikut :
a. Menentukan standar dan kebijakan pelayanan.
b. Mengusulkan bentuk formulir rekam medis.
c. Menganalisis tingkat kualitas informasi dan rekam medis rumah sakit.

Universitas Sumatera Utara

d. Menentukan jadwal dan materi rapat rutin panitia rekam medis dan manajemen
informasi kesehatan
3. Unit rekam medis dan manajemen informasi kesehatan di pimpin oleh seorang
kepala dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman yang sesuai.
4. Unit rekam medis dan manajemen informasi kesehatan mempunyai lokasi
sedemikian rupa sehingga pengambilan dan distribusi rekam medis lancar.
5. Ruang kerja harus memadai bagi kepentingan staf, penyimpanan rekam medis,
penempatan (microfilm, computer, printer, etc) dengan pengertian :
a. Ruang penyimpanan cukup untuk berkas rekam medis aktif yang masih
digunakan.
b. Ruang penyimpanan cukup untuk berkas rekam medis non aktif yang tidak lagi
digunakan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
6. Ruang yang harus cukup menjamin bahwa rekam medis aktif dan non aktif tidak
hilang, rusak, atau diambil oleh yang tidak berhak.
7. Rekam medis adalah sumber manajemen informasi kesehatan yang handal yang
memuat informasi yang cukup, tepat waktu, akurat, dan dapat dipercaya bagi
semua rekaman pasien rawat jalan, rawat inap, atau gawat darurat dan pelayanan
lainnya.
8. Harus ada sistem identifikasi, indeks, dan sistem dokumentasi yang memudahkan
pencarian rekam medis dengan pelayanan 24 jam.
9. Harus ada kebijakan informasi dalam rekam medis agar tidak hilang, rusak, atau
digunakan oleh orang yang tidak berhak.

Universitas Sumatera Utara

10. Dokter, perawat, dan tenaga kesehatan lainnya bertanggung jawab akan
kebenaran dan ketepatan pengisian rekam medis. Hal ini diatur dalam anggaran
dasar peraturan dan panduan kerja rumah sakit, adalah sebagai berikut :
a. Riwayat penyakit dan hasil pemeriksaan sudah harus lengkap dalam 24 jam
setelah pasien dirawat dan sebelum tindakan operasi.
b. Tindakan pembedahan dan prosedur lain harus segera dilaporkan setelah
tindakan paling lambat pada hari yang sama.
c. Termasuk ringkasan keluar (resume medis sudah harus dilengkapi paling
lambat 14 hari setelah pasien pulang) kecuali bila tes dan atau otopsi belum
ada.
d. Semua rekam medis diberi kode dan indeks dalam waktu 14 hari setelah pasien
pulang.
11. Harus ada kebijakan rumah sakit mengenai rekam medis baik rekam medis aktif
maupun yang non aktif.
12. Ada kebijakan dan peraturan prosedur yang dapat ditinjau setiap 3 tahun
13. Rekam medis harus rinci bagi berbagai kepentingan :
a. Ada informasi efektif antar dokter dan perawat atau tenaga kesehatan.
b. Konsulen mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
c. Dokter lain dapat menilai pelayanan pasien.
d. Dapat menilai kualitas pelayanan secara retrospektif.
e. Pasien mendapatkan informasi yang berkesinambungan tentang perawatannya.
14. Pengisian rekam medis hanya dilakukan oleh yang berhak di rumah sakit, pasien
yang masuk diberi catatan tanggal, jam, dan nama pemeriksa.

Universitas Sumatera Utara

15. Singkatan dan simbol dipakai, diakui, dan berlaku umum.
16. Semua laporan asli oleh tenaga kesehatan disimpan dalam rekam medis.
17. Tiap rekam medis meliputi identifikasi pasien :
a. Nomor rekam medis atau nomor registrasi.
b. Nama lengkap pasien.
c. Alamat lengkap.
d. Orang yang perlu dihubungi
18. Tanda peringatan atau bahaya, misalnya pasien alergi sesuatu harus ditulis di
sampul depan berkas rekam medis.
19. Rekam medis mencantumkan diagnosa sementara dan diagnosa akhir saat pasien
pulang.
20. Rekam medis mencakup riwayat pasien yang berkaitan dengan kondisi penyakit
pasien yang meliputi :
a. Riwayat penyakit keluarga
b. Keadaan sosial
c. Riwayat dan perjalanan penyakit dan keadaan sekarang
22. Setiap pemberi pelayanan kesehatan oleh para petugas kesehatan wajib disertai
dengan pemberian catatan pada berkas rekam medis.
23. Rekam medis atau persalinan atau operasi atau anestesi, diatur dengan ketentuan
khusus. Rekam medis penyakit kronis, penyakit menahun memiliki prosedur
manajemen informasi kesehatan secara khusus.
24. Setiap diagnosa/tindakan khusus pasien diberi kode klasifikasi penyakit
berdasarkan standar yang berlaku.

Universitas Sumatera Utara

25. Dalam waktu 14 hari setelah pasien pulang, ringkasan keluar (resume medis)
sudah harus dilengkapi.
26. Pasien rujukan harus disertai informasi alasan rujukan.
27. Pelayanan rekam medis merupakan bagian dari program pengendalian mutu
rumah sakit.
2.5.4 Isi Rekam Medis
Isi catatan medis disesuaikan dengan kebutuhan pemakainya, khususnya
lembar rekam medis rawat inap berisi sebagai berikut seperti yang dipaparkan
Huffman (1999); JCAHO (Joint on Accreditation of Healthcare Organizations);
Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 :
a. Identitas pasien, terdiri dari nama lengkap pasien, umur, nama suami/ayah, jenis
kelamin, tempat dan tanggal lahir, nomor rekam medis, agama, pekerjaan, nomor
kartu penduduk, alamat, dan nomor telepon rumah untuk memudahkan penyusunan
dan penemuan kembali berkas rekam medis.
b. Tahun kunjungan atau tahun dirawat terakhir, untuk mempermudah mencari
(mengklasifikasi) berkas rekam medis yang sudah tidak aktif.
c. Tanda (+) untuk pasien yang meninggal, ditulis dibelakang nama pasien pada
sampul luar depan dan berkas rekam medis pasien yang meninggal menandakan
bahwa berkas tersebut sudah tidak aktif.
d. Catatan mengenai data kesehatan pasien, meliputi penyebab sakit, penentuan
tindakan terapi, rehabilitasi, riwayat pasien dan keluarga, riwayat sakit,

Universitas Sumatera Utara

pemeriksaan fisik, perawatan dan terapi obat terakhir, hasil konsultasi, dan lainlain.
e. Perintah doter atau rencana perawatan, dokter menuliskan perkembangan pasien,
penemuan medis, rencana perawatan, hasil tes, dan kondisi umum pasien. Perintah
dokter ini harus diberi tanggal dan ditandatangani.
f. Catatan perkembangan, catatan ini mengindikasikan kondisi dan respon pasien
terhadap perawatan.
g. Penelusuran spesial atau pemeriksaan yang dilakukan seperti hasil laboratorium,
radiologi, patologi, dan lain-lain.
h. Catatan perawat dan diagram grafik, perawat mencatat semua pengamatan,
pengobatan, perawatan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien.
i. Formulir operasi anestesi dan recovery, berisi persetujuan bedah, laporan pra dan
post anastesi, laporan operasi, dan laporan lain yang relevan.
j. Lembar kontrol istimewa seperti catatan/laporan persalinan, identitas bayi.
k. Ringkasan keluar/resume, berisi kondisi pasien saat keluar, prognosis, perawatan
pasien kembali kontrol untuk follow up. Pada lembar depan ditandatangani oleh
dokter untuk menunjukkan tanggung jawab terhadap informasi yang telah
dituliskan.
l. Formulir informed consent atau formulir persetujuan tindakan medis yang
ditandatangani pasien atau suami atau ayah yang bersangkutan sebelum dokter
melakukan tindakan tertentu.

Universitas Sumatera Utara

2.5.5 Kerahasiaan Rekam Medis
Kerahasiaan isi rekam medis berupa identitas, diagnosis, riwayat penyakit,
riwayat pemeriksaan, dan riwayat pengoba