00-Presentasi Pengelolaan Kegiatan Kemahasiswaan
Pengelolaan Kegiatan
Kemahasiswaan
Surabaya, 3 Mei 2016
Tujuan
• Mengidentifikasi ruang lingkup
kegiatan kemahasiswaan;
• Menetapkan pola pengelolaan
kegiatan kemahasiswaan pada level
Ormawa; dan
• Menetapkan prosedur perijinan
kegiatan kemahasiswaan oleh
Fakultas.
Kegiatan Kemahasiswaan
Internal
Jenis Kegiatan
Kemahasiswaan
•
•
•
•
Pertemuan/ Kegiatan Organisasi;
Kompetisi;
Seminar/ Pelatihan/ Konferensi;
Kegiatan olahraga/ seni/ budaya.
Pola Pengelolaan
Planning
Kegiatan oleh Individu
• Kegiatan yang dilaksanakan oleh
individu (tidak di bawah koordinasi
BSO) dikoordinasikan langsung oleh
BEM;
• Ketentuan Pola Pengelolaan berlaku
mutatis mutandis untuk kegiatan
yang dilaksanakan oleh individu.
Prosedur Perijinan Kegiatan
• Mengacu pada Surat Edaran Dir. Mawa,
Nomor 189/UN3.4.1/KM/2016, tanggal 5
Januari 2016; ditegaskan kembali dalam
Pengumuman Dekan Fakultas Hukum, Nomor
159/UN3.1.3/KM/2016, tanggal 18 Januari 2016.
• PENTING: surat permohonan ijin beserta
dengan proposal kegiatan, diajukan paling
lambat 2 minggu (14 hari) sebelum
tanggal pelaksanaan.
Dasar Pertimbangan
Pemberian Ijin
• Kegiatan telah ditetapkan dalam perencanaan;
• Relevansi kegiatan terhadap Tridharma
Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian,
pengabdian masyarakat);
• Impact kegiatan terhadap:
- Peserta/ mahasiswa (knowledge dan softskill);
- Pengembangan Ormawa;
- Reputasi Insititusi (UNAIR dan FH UNAIR).
Implikasi Ijin Kegiatan
• Ormawa/ Pelaksana Kegiatan bertanggung jawab
penuh terhadap pelaksanaan kegiatan.
• Ormawa/ Pelaksana Kegiatan wajib segera
menyampaikan LPJ kepada WD1 paling lambat 3
minggu (21 hari) setelah kegiatan berakhir.
• Pemberian ijin kegiatan oleh WD1 TIDAK DAPAT
DIARTIKAN sebagai persetujuan tertulis atas
usulan dana yang diajukan di dalam proposal.
Bantuan dana kegiatan oleh Fakultas
sepenuhnya menjadi kewenangan WD2.
Pengendalian Sponsorship/ Donasi
Kegiatan Kemahasiswaan
• Pencarian dana kepada pihak ketiga (sponsor/
donatur) harus mendapatkan ijin dari Fakultas
u.p. WD1.
• Ormawa/ Pelaksana Kegiatan wajib
melampirkan Daftar Nominasi Sponsor/
Donatur Kegiatan (format terlampir).
• Ormawa/ Pelaksana Kegiatan wajib
melaporkan kepada Fakultas, Sponsor/
Donatur kegiatan yang telah memberikan
komitmen dukungan.
Diskusi
• LPJ Kegiatan dan LPJ Akhir Jabatan BEM setiap
kegiatan harus di LPJ-kan; LPJ BEM pada akhir
jabatan merangkum kegiatan kemahasiswaan.
• Pendanaan kegiatan kemahasiswaan di Fakultas
oleh Universitas Boleh diajukan saja, asalkan
mendapatkan ijin kegiatan dari Fakultas.
• Kegiatan individu
• Tandatangan Menteri dalam Lembar Pengesahan
cukup paraf menteri pada bagian tandatangan
Presiden BEM.
• Raker Kegiatan Kemahasiswaan dilaksanakan awal
tahun sebelum Pembahasan RKAT, tujuan untuk
menyusun rencana kegiatan.
• ALSA LC UNAIR, Munas di UNAIR, acara tahun 2017, bgmn
penganggarannya? Diajukan di tahun anggaran 2017.
• ACDC tahun 2016 ditingkatkan menjadi level nasional dengan
piala Kemenristek? Silakan diajukan di dalam proposal setelah
melakukan evaluasi terhadap kegiatan pada tahun2
sebelumnya.
• Pengajuan dana ke Universitas ruang lingkup kegiatannya dan
mekanisme pengajuannya? Diajukan saja untuk semua
kegiatan setelah mendapatkan persetujuan dari Fakultas
• Pendanaan oleh pihak ketiga apakah Fakultas bisa
menghubungkan? Fakultas akan memberikan saran saja.
• Berapa besaran anggaran untuk kegiatan yang bisa didanai
oleh Fakultas? Anggaran di dalam RKAT sebatas bantuan
• Fungsi BLM sebagai fungsi aspirasi bagaimana penyampaian
kepada Fakultas?
• Sekretariat BLM yang beralih fungsi, bagaimana mekanisme
pemulihannya?
• Kompetisi yang diikuti ILSA selain yg secara rutin diikuti,
ILSA berencana menambah kegiatan apakah dimungkinkan?
• Kegiatan ILSA ada yang bersifat tentative, bagaimana
pelaksanaannya?
• MUN dikoordinasikan oleh ILSA, apakah dimungkinkan? MUN
dikoordinasikan oleh UKM di leval UNAIR.
• Administrasi permohonan akan diperbaiki lebih lanjut oleh
Sub. Bag. MAWA
Kesimpulan
• Setiap kegiatan kemahasiswaan harus
mendapatkan ijin kegiatan dari Fakultas. Ormawa/
Pelaksana Kegiatan wajib mengajukan surat
permohonan ijin kegiatan dilampiri proposal
kegiatan paling lambat 14 hari sebelum tanggal
kegiatan.
• Fakultas berdasarkan permohonan untuk kegiatan
kemahasiswaan dapat menerbitkan:
- ijin kegiatan;
- ijin pencarian dana kepada pihak ketiga;
- surat pengantar kepada Dir. MAWA/ Dir. DIK
UNAIR;
- surat pernyataan delegasi;
- surat penugasan bagi dosen pendamping; dan
- dokumen resmi lain untuk kegiatan
Kemahasiswaan
Surabaya, 3 Mei 2016
Tujuan
• Mengidentifikasi ruang lingkup
kegiatan kemahasiswaan;
• Menetapkan pola pengelolaan
kegiatan kemahasiswaan pada level
Ormawa; dan
• Menetapkan prosedur perijinan
kegiatan kemahasiswaan oleh
Fakultas.
Kegiatan Kemahasiswaan
Internal
Jenis Kegiatan
Kemahasiswaan
•
•
•
•
Pertemuan/ Kegiatan Organisasi;
Kompetisi;
Seminar/ Pelatihan/ Konferensi;
Kegiatan olahraga/ seni/ budaya.
Pola Pengelolaan
Planning
Kegiatan oleh Individu
• Kegiatan yang dilaksanakan oleh
individu (tidak di bawah koordinasi
BSO) dikoordinasikan langsung oleh
BEM;
• Ketentuan Pola Pengelolaan berlaku
mutatis mutandis untuk kegiatan
yang dilaksanakan oleh individu.
Prosedur Perijinan Kegiatan
• Mengacu pada Surat Edaran Dir. Mawa,
Nomor 189/UN3.4.1/KM/2016, tanggal 5
Januari 2016; ditegaskan kembali dalam
Pengumuman Dekan Fakultas Hukum, Nomor
159/UN3.1.3/KM/2016, tanggal 18 Januari 2016.
• PENTING: surat permohonan ijin beserta
dengan proposal kegiatan, diajukan paling
lambat 2 minggu (14 hari) sebelum
tanggal pelaksanaan.
Dasar Pertimbangan
Pemberian Ijin
• Kegiatan telah ditetapkan dalam perencanaan;
• Relevansi kegiatan terhadap Tridharma
Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian,
pengabdian masyarakat);
• Impact kegiatan terhadap:
- Peserta/ mahasiswa (knowledge dan softskill);
- Pengembangan Ormawa;
- Reputasi Insititusi (UNAIR dan FH UNAIR).
Implikasi Ijin Kegiatan
• Ormawa/ Pelaksana Kegiatan bertanggung jawab
penuh terhadap pelaksanaan kegiatan.
• Ormawa/ Pelaksana Kegiatan wajib segera
menyampaikan LPJ kepada WD1 paling lambat 3
minggu (21 hari) setelah kegiatan berakhir.
• Pemberian ijin kegiatan oleh WD1 TIDAK DAPAT
DIARTIKAN sebagai persetujuan tertulis atas
usulan dana yang diajukan di dalam proposal.
Bantuan dana kegiatan oleh Fakultas
sepenuhnya menjadi kewenangan WD2.
Pengendalian Sponsorship/ Donasi
Kegiatan Kemahasiswaan
• Pencarian dana kepada pihak ketiga (sponsor/
donatur) harus mendapatkan ijin dari Fakultas
u.p. WD1.
• Ormawa/ Pelaksana Kegiatan wajib
melampirkan Daftar Nominasi Sponsor/
Donatur Kegiatan (format terlampir).
• Ormawa/ Pelaksana Kegiatan wajib
melaporkan kepada Fakultas, Sponsor/
Donatur kegiatan yang telah memberikan
komitmen dukungan.
Diskusi
• LPJ Kegiatan dan LPJ Akhir Jabatan BEM setiap
kegiatan harus di LPJ-kan; LPJ BEM pada akhir
jabatan merangkum kegiatan kemahasiswaan.
• Pendanaan kegiatan kemahasiswaan di Fakultas
oleh Universitas Boleh diajukan saja, asalkan
mendapatkan ijin kegiatan dari Fakultas.
• Kegiatan individu
• Tandatangan Menteri dalam Lembar Pengesahan
cukup paraf menteri pada bagian tandatangan
Presiden BEM.
• Raker Kegiatan Kemahasiswaan dilaksanakan awal
tahun sebelum Pembahasan RKAT, tujuan untuk
menyusun rencana kegiatan.
• ALSA LC UNAIR, Munas di UNAIR, acara tahun 2017, bgmn
penganggarannya? Diajukan di tahun anggaran 2017.
• ACDC tahun 2016 ditingkatkan menjadi level nasional dengan
piala Kemenristek? Silakan diajukan di dalam proposal setelah
melakukan evaluasi terhadap kegiatan pada tahun2
sebelumnya.
• Pengajuan dana ke Universitas ruang lingkup kegiatannya dan
mekanisme pengajuannya? Diajukan saja untuk semua
kegiatan setelah mendapatkan persetujuan dari Fakultas
• Pendanaan oleh pihak ketiga apakah Fakultas bisa
menghubungkan? Fakultas akan memberikan saran saja.
• Berapa besaran anggaran untuk kegiatan yang bisa didanai
oleh Fakultas? Anggaran di dalam RKAT sebatas bantuan
• Fungsi BLM sebagai fungsi aspirasi bagaimana penyampaian
kepada Fakultas?
• Sekretariat BLM yang beralih fungsi, bagaimana mekanisme
pemulihannya?
• Kompetisi yang diikuti ILSA selain yg secara rutin diikuti,
ILSA berencana menambah kegiatan apakah dimungkinkan?
• Kegiatan ILSA ada yang bersifat tentative, bagaimana
pelaksanaannya?
• MUN dikoordinasikan oleh ILSA, apakah dimungkinkan? MUN
dikoordinasikan oleh UKM di leval UNAIR.
• Administrasi permohonan akan diperbaiki lebih lanjut oleh
Sub. Bag. MAWA
Kesimpulan
• Setiap kegiatan kemahasiswaan harus
mendapatkan ijin kegiatan dari Fakultas. Ormawa/
Pelaksana Kegiatan wajib mengajukan surat
permohonan ijin kegiatan dilampiri proposal
kegiatan paling lambat 14 hari sebelum tanggal
kegiatan.
• Fakultas berdasarkan permohonan untuk kegiatan
kemahasiswaan dapat menerbitkan:
- ijin kegiatan;
- ijin pencarian dana kepada pihak ketiga;
- surat pengantar kepada Dir. MAWA/ Dir. DIK
UNAIR;
- surat pernyataan delegasi;
- surat penugasan bagi dosen pendamping; dan
- dokumen resmi lain untuk kegiatan