ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ANGGARAN PADA PT. THOMAS EXPRES - Binus e-Thesis
UNIVERS ITAS BINA NUS ANTARA
_________________________________________________________________________
Program Studi Ganda
Akuntansi - Sistem Informasi
Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007
ANALIS A DAN PERANCANGAN S IS TEM INFORMAS I ANGGARAN PADA
PT. THOMAS EXPRES
Elly Fiah NIM : 0600665581
ABS TRAK
Penelitian dilakukan pada PT. Thomas Expres, yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang, pengepakan, pengantaran cargo, jasa titipan dan lain-lain ke berbagai kota di Indonesia. PT. Thomas Expres selama ini belum membuat anggaran operasional secara lengkap, melainkan hanya memproyeksikan laba berdasarkan feeling dan historis laba. Oleh karena keadaan keuangan PT. Thomas Expres yang baik, selalu memperoleh keuntungan setiap tahunnya, maka PT. Thomas Expres tidak menganggap pembuatan anggaran sebagai suatu hal yang penting.
Namun secara tidak disadari, jika PT. Thomas Expres membuat perencanaan anggaran yang lebih matang dan menyeluruh untuk tiap periodenya, maka tidak tertutup kemungkinan bahwa PT. Thomas Expres dapat memaksimalkan kinerjanya, yang berarti meningkatkan laba. Oleh karena itu, penulis merasa perlu untuk mengusulkan penyusunan anggaran untuk tujuan perencanaan, pengawasan serta sebagai benchmark kinerja, melalui laporan kinerja, yang akan membandingkan kegiatan aktual dengan anggaran.
M etode penelitian yang dilakukan meliputi penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan. Penelitian kepustakaan dilakukan untuk mendapatkan teori yang terkait dengan topik yang dibahas. Sedangkan penelitian lapangan dilakukan dengan observasi, wawancara, penelusuran dokumen-dokumen dan pengujian terbatas atas informasi yang diperoleh dari perusahaan. Untuk perancangan sistem informasi, yang digunakan adalah metode perancangan berorientasi objek menurut M athiassen, dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6 dengan Microsoft Access XP sebagai
database engine . Perancangan dokumen menggunakan notasi UM L (Unified Model
Diagram) yang berorientasi objek dengan menggunakan Microsoft Visio 2003.Kata Kunci: anggaran, aktual, laporan kinerja, historis, sistem informasi
iv v
KAT A PENGANTAR
5. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.
11. Bapak Thomas selaku Direktur dan Bapak David selaku Manajer Utama PT.
10. Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan memberikan bimbingan selama masa pendidikan.
9. Ibu Dewanti Liem, S.Kom, selaku dosen pembimbing jurusan Sistem Informasi yang telah banyak bersabar dan bersedia meluangkan waktu, meskipun penulis sering datang terlambat atau membatalkan janji pertemuan bimbingan. Terima kasih juga atas petunjuk dan saran selama penyusunan skripsi ini.
8. Bapak Beni Madi Silalahi, Drs., MM, selaku dosen pembimbing jurusan Akuntansi yang telah memberikan banyak petunjuk dan saran bagi penulis dalam penyusunan skripsi ini, terutama dukungan motivasi di saat penulis mulai merasa malas dan kecanduan terhadap game online.
7. Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi.
6. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi.
4. Bapak Misbahul Munir,AK., MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi.
Puji syukur penulis panjatkan pada Tuhan Yang M aha Esa atas berkat dan rahmat-Nya, sehingga skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Anggaran pada PT. Thomas Expres” dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.
2. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE, MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi..
Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, MApp.Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
Pada kesempatan ini, penulis hendak menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan moril maupun materiil sehingga Skripsi ini dapat selesai. Penulis memohon maaf sebesar-besarnya jika ada nama yang tidak disebutkan, karena petunjuk Skripsi membatasi kata pengantar maksimal hanya dua halaman. Ucapan terima kasih ini penulis tujukan kepada : 1.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan–kekurangan di dalam Skripsi ini, sehingga penulis mengharapkan bantuan berupa kritik dan saran dari para dosen serta cara-cara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang.
Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan survei dan pengamatan pada PT. Thomas Expres ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan topik Skripsi.
Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Strata-1 pada Universitas Bina Nusantara dan untuk mendapatkan gelar Sarjana.
Thomas Expres yang telah memberikan ijin penelitian serta data dan informasi yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. Terima kasih atas kesabaran menjawab banyaknya pertanyaan penulis.
12. Mama atas kasih dan cintanya yang meskipun jauh, namun senantiasa terasa hangat di hati. Penulis akan selalu merindukanmu sampai kapanpun.
13. Papa, alias Acong atau Ramli, atas kesabaran dan motivasi yang tidak pernah habis, yang bahkan tidak pernah memberikan tekanan kepada penulis selama penyusunan Skripsi. Papalah yang menjadi satu-satunya alasan mengapa penulis harus lulus, supaya kita sekeluarga bisa berkumpul kembali. Semoga penulis lulus, amin.
14. Adik-adik penulis yang tidak imut, Melissa dan Meryna, atas sms-sms yang selalu menanyakan perkembangan skripsi penulis. M eskipun kita selalu bertengkar, namun sebenarnya penulis sangat menyanyangi kalian.
15. Abang penulis, Willy, yang terpaksa pasrah memberikan pemakaian komputer yang lebih sering selama penulisan skripsi, sehingga harus mengorbankan waktu bermain game. Semoga kita bisa akur.
16. Saudara-saudara yang telah memberikan dukungan moril maupun materiil, terutama Cin In ii yang bagi penulis sudah seperti Ibu sendiri, meskipun penulis sering tidak menunjukkan perhatiannya.
17. Ndok atas sindiran-sindirannya selama penulis mengalihkan waktu penyusunan skripsi ke kegiatan menonton vcd/dvd atau bermain game. Namun dukungannya selalu dirasakan oleh penulis.
18. Wiewie, atas kesabarannya membantu penulis coding dan kesediaannya telepon- teleponan hingga tiga jam untuk membantu penulis menemukan error atau saat kesulitan coding sendirian. M aafkan penulis yang selalu mengganggumu.
19. Jati dan RW yang telah bersedia membantu penulis coding selama semalaman, juga Andry atas pinjaman kamar dan komputernya. Vera, atas kata-kata “ciayo” yang selalu terdengar lewat telepon atau sms. Christine, atas segala bantuannya.
20. Teman-teman penulis, terlalu banyak dan tidak cukup disebutkan satu persatu di halaman kata pengantar. Daripada timbul kecemburuan karena tidak tercantum namanya, maka penulis memilih mencantumkannya dalam hati. Tidak terlihat, namun pasti akan terasa oleh teman-teman. Semoga kita semua lulus, bagi yang sedang menyusun skripsi, sehingga kita bisa makan-makan bersama dengan hati lega (kalau penulis lulus maksudnya).
Akhir kata, penulis berharap skripsi ini berguna bagi PT. Thomas Expres khususnya, serta dapat memberikan sumbangan yang bermanfaat bagi pembacanya. Jakarta, Januari 2007 Penulis Elly Fiah 0600665581 vi
DAFTAR IS I
Halaman Abstrak iv
Kata Pengantar v
Daftar Isi vii
Daftar Tabel x
Daftar Gambar xii
Daftar Lampiran xiv
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang Penelitian
1
1.3 Tujuan dan M anfaat Penelitian
4
1.4 M etodologi Penelitian
5
1.5 Sistematika Penulisan
6 BAB 2 LANDASAN TEORI
8
2.1 Anggaran
8
2.1.1 Pengertian Anggaran
8
2.1.2 Keunggulan dan Keterbatasan Anggaran
9
2.1.3 M acam-M acam Anggaran
11
2.1.4 Zero-Based Budgeting
15
2.2 Pengertian dan Klasifikasi Biaya
16
2.2.1 Pengertian Biaya
16
2.2.2 Klasifikasi Biaya
17
2.3 Prosedur Penyusunan Anggaran
23
2.4 Perbandingan Antara Perencanaan dan Pengendalian
28
2.5 Laporan Kinerja
29
2.5.1 Laporan Kinerja Dalam Perusahaan Non
31 M anufaktur
2.5.2 Perbedaan Laporan Kinerja Anggaran Statis dan
31 Anggaran Fleksibel
2.6 Sistem Informasi
32
2.6.1 Pengertian Sistem
32
2.6.2 Pengertian Informasi
33
2.6.3 Pengertian Sistem Informasi
34
2.6.4 Pengertian Perancangan Sistem
34
2.7 Konsep Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek
34
2.7.1 Orientasi Objek
35
2.7.2 Rich Picture
36
2.7.3 Problem Domain Analysis
36
2.7.4.1 Classes 37
2.7.4.2 Structure 38
2.7.4.3 Behavior 39
2.7.4 Application Domain Analysis
40
2.7.4.1 Usage 41
2.7.4.2 Function 43
2.7.4.3 User Interface 44
2.7.5 Architecture Design
4.4.2.4 Event 120
4.3 M enyusun Laporan Kinerja 109
4.4 Dokumentasi Analisis (Analysis Document) 111
4.4.1 The Task 111
4.4.1.1 Tujuan (Purpose) 111
4.4.1.2 Definisi Sistem (System Definition) 111
4.4.1.3 Context 113
4.4.2 The Problem Domain 116
4.4.2.1 Clusters 116
4.4.2.2 Struktur (Structure) 116
4.4.2.3 Kelas (Classes) 118
4.4.3 The Application Domain 121
90 100 104
4.4.3.1 Usage 121
4.4.3.2 Daftar Fungsi (Function List) 139
4.4.3.3 Rancangan antar muka pemakai (User
Interface)
4.4.3.4 Windows yang digunakan oleh seluruh karyawan 140 144
4.4.3.5 The Technical Platform 156
4.5 Dokumentasi Rancangan (Design Documentation) 156
4.5.1 The Task 156
4.5.1.1 Tujuan (Purpose) 156
4.5.1.2 Koreksi Terhadap Analisis (Correction to
the analysis)
4.2 Pencatatan Kegiatan Aktual 109
79
44
53
2.7.5.1 Criteria 45
2.7.5.2 Component Architecture 47
2.7.5.3 Process Architecture 49
2.7.6 Component Design
49
2.7.6.1 Model Component 50
2.7.6.2 Function Component 51
2.8 Pengertian Basis Data
52 BAB 3 GAM BARAN UMUM PERUSAHAAN
53
3.1 Latar Belakangan Pendirian PT. Thomas Expres
3.2 Badan Hukum PT. Thomas Expres
79
54
3.4 Kegiatan Operasi PT. Thomas Expres
61
3.5 Penyajian Laporan Keuangan PT. Thomas Expres
77 BAB
4 PENYUSUNAN ANGGARAN DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ANGGARAN
79 4.1 Analisa Penyusunan Anggaran Operasional pada PT. Thomas Expres
4.1.1 Anggaran Penjualan
4.1.2 Anggaran Harga Pokok Penjualan
4.1.3 Anggaran Beban Usaha
4.1.4 Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan
156
4.5.1.3 Tujuan Kualitas (Quality Goal) 157
4.5.3.5 Structure
5.2 Saran 178
5.1 Simpulan 176
BAB 5 SIM PULAN DAN SARAN 176
173 174 175
Plan )
4.5.4.3 Rencana Implementasi (Implementation
4.5.4.2 Plan for Initialing User
4.5.4.1 The System Usefulness
4.5.4 Rekomendasi (Recommendation) 173
4.5.3.7 Operation Specification 165 166 170 171
4.5.3.6 Function Component
4.5.3.4 Component
4.5.2 Technical platform 158
4.5.3.2 Process Architecture 162
4.5.3.1 Component Architecture 160
4.5.3 Architecture 160
160
Language)
4.5.2.4 Rancangan bahasa program (Design
159
interfaces)
4.5.2.3 Sistem rancangan antar muka (System
4.5.2.2 Sistem perangkat lunak (System Software) 159
4.5.2.1 Peralatan (Equipment) 158
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEI x
DAFTAR T AB EL
87 Tabel 4.6 Ringkasan Anggaran Penjualan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
121
Tabel 4.16 Tabel AktorTabel 4.15 Event Table 120Tabel 4.14 System Definition dengan kriteria FACTOR 112106
Tabel 4.13 Laporan laba rugi yang dianggarkan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres4.12 Anggaran Beban Usaha untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres 102
98 Tabel
95 Tabel 4.11 Ringkasan Anggaran Harga Pokok Penjualan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
94 Tabel 4.10 Anggaran Beban Pengepakan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
93 Tabel 4.9 Anggaran Beban Penyelesaian Handling untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
92 Tabel 4.8 Anggaran Beban Pengiriman Lainnya untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
89 Tabel 4.7 Anggaran Harga Pokok SM U untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
86 Tabel 4.5 Tanggal-tanggal event khusus tahun 2003 hingga tahun 2006
Halaman
85 Tabel 4.4 Anggaran Jasa Lainnya - Bulanan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
84 Tabel 4.3 Anggaran Jasa Titipan - Bulanan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
81 Tabel 4.2 Anggaran Penjualan SM U (DN) - Bulanan untuk tahun yang berakhir tanggal 31 Desember 2006 PT. Thomas Expres
78 Tabel 4.1 Pendapatan Aktual PT. Thomas Expres tahun 2003, 2004 dan 2005
76 Tabel 3.2 Laporan Laba Rugi PT. Thomas Expres tahun usaha yan berakhirpada tanggal 31 Desember 2005, 2004 dan 2003
Tabel 3.1 Data perwakilan PT. Thomas Expres46 Tabel 2.7 Jenis Arsitektur client-server 49
Tabel 2.6 Kriteria umum32 Tabel 2.5 Contoh Event Table 38
30 Tabel 2.4 Contoh laporan kinerja terhadap anggaran statis
29 Tabel 2.3 Laporan kinerja terhadap anggaran
12 Tabel 2.2 Waktu manajemen yang dialokasikan untuk perencanaan versus pengendalian
Tabel 2.1 Contoh anggaran laporan laba rugi statisTabel 4.17 Spesifikasi aktor M anajer Umum 122 xiTabel 4.18 Spesifikasi aktor Staf Akuntansi 123Tabel 4.28 Spesifikasi hardware untuk sistem informasi anggaran 159Tabel 4.37 “Gantt Chart” Rencana Implementasi Sistem InformasiTabel 4.36 Operation Specification Perhitungan Varians 173Tabel 4.35 Operation Specification Perhitungan Persentase Alokasi 172Tabel 4.34 Operation Specification Perhitungan Nilai Anggaran 172Tabel 4.33 Operation Specification Perhitungan Anggaran 171Tabel 4.32 Struktur data tabel FormAktualDetil 168Tabel 4.31 Struktur data tabel FormAktual 168Tabel 4.30 Struktur data tabel Anggaran 167Tabel 4.29 Struktur data tabel M s_Account 167Tabel 4.27 Checklist prioritas kriteria desain 158Tabel 4.19 Use Case Spesification untuk “M embuat Account” 128Tabel 4.26 Daftar windows user interface dan print out 141Tabel 4.25 Function List lengkap sistem informasi anggaran 139Tabel 4.24 Use Case Spesification untuk “M embuat Laporan Aktual” 132Tabel 4.23 Use Case Spesification untuk “M embuat Form Aktual” 131Kinerja” 131
Tabel 4.22 Use Case Spesification untuk “M embuat LaporanLaporan Laba Rugi yang Dianggarkan” 130
Tabel 4.21 Use Case Spesification untuk “M embuat Anggaran -M encetak Anggaran” 129
Tabel 4.20 Use Case Spesification untuk “M embuat Anggaran danAnggaran PT. Thomas Expres 175
DAFTAR GAMB AR
Gambar 4.16 Sequence diagram “M embuat Laporan Laba Rugi yangGambar 4.10 Use case diagram 124Gambar 4.11 Detil Use case “M embuat Anggaran dan M encetakAnggaran” 125
Gambar 4.12 Detil Use case “M embuat Laporan Kinerja” 126Gambar 4.13 Detil Use case “M embuat Laporan Aktual” 127Gambar 4.14 Sequence diagran “M embuat Account” 132Gambar 4.15 Sequence diagram “M embuat Anggaran dan M encetakAnggaran” 133
Dianggarkan” 134
Gambar 4.8 Statechart diagram kelas “Anggaran” 119Gambar 4.17 Sequence diagram “M embuat Form Aktual” 135Gambar 4.18 Sequence diagram “M embuat Laporan Aktual” 136Gambar 4.19 Sequence diagram “M embuat Laporan Kinerja” 137Gambar 4.20 Sequence Diagram Hubungan Antar Window 138Gambar 4.21 Navigation Diagram 143Gambar 4.22 Window ” Login” 144Gambar 4.23 Window ”Ubah Password” 144Gambar 4.24 Window ”M enu Utama” 145Gambar 4.9 Statechart diagram kelas “FormAktual” 120xii
Halaman
Component Design
Gambar 2.1 Keterkaitan anggaran induk15 Gambar 2.2 Arah aliran data anggaran dalam sistem penganggaran partisipatif
27 Gambar 2.3 Kegiatan utama dan hasil dari analisa dan perancangan orientasi objek
35 Gambar 2.4 Aktivitas pada problem domain analysis
37 Gambar 2.5 Contoh “Statechart” 40
Gambar 2.6 Aktivitas application-domain 41Gambar 2.7 Gambar 2.8
Aktifitas pada architectural design
45
Thomas Expres 117
50 Gambar 2.9 Sub activities in function-component design
51 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Thomas Expres
57 Gambar
3.2 Jaringan Kegiatan Operasi PT. Thomas Expres di Indonesia
74 Gambar 4.1 Rich Picture sistem informasi yang diusulkan 113
Gambar 4.2 M odel Cluster 116Gambar 4.3 Struktur dari “Account” 116Gambar 4.4 Struktur dari “Anggaran” 116Gambar 4.5 Struktur dari “Aktual” 117 Gambar 4.6 Class Diagram lengkap Sistem Informasi Anggaran PT.Gambar 4.7 Statechart diagram kelas “Account” 118 xiiiGambar 4.25 Window ”Account”Gambar 4.34 Deployment Diagram 162Gambar 4.40 Statechart diagram kelas “FormAktualDetail” 169Gambar 4.39 Statechart diagram kelas “FormAktual” 168Gambar 4.38 Revised Class Diagram 166Gambar 4.37 Component User Interface 165Gambar 4.36 Command Button umum 164163
Gambar 4.35 Arsitektur JaringanGambar 4.33 Component Diagram 161146
Gambar 4.32 Window ”Laporan Kinerja” 155Gambar 4.31 Window ”Laporan Aktual” 154Gambar 4.30 Window ”Form Aktual” 153Gambar 4.29 Window ”Anggaran Laporan Laba Rugi” 151Gambar 4.28 Window ”Anggaran Beban Usaha” 150Gambar 4.27 Window ”Anggaran Pendapatan Lain-Lain” 149Gambar 4.26 Window ”Anggaran Pendapatan - Penjualan SM U” 147Gambar 4.41 Function Component 170DAFTAR LAMPIRAN
xiv
Halaman Lampiran 1 Tanda Terima Pembayaran PT. Indonesia National Air
Services L.1
Lampiran 2 Surat M uatan Udara PT. (Persero) Garuda Indonesia L.2 Lampiran 3 M anifest Muatan PT. (Persero) Garuda Indonesia L.3 Lampiran 4 Surat Reservasi (Shipments Booked) L.4 Lampiran 5 Notasi yang digunakan dalam class diagram L.5 Lampiran 6 Notasi yang digunakan dalam deployment diagram L.6 Lampiran 7 Notasi yang digunakan dalam sequence diagram L.7 Lampiran 8 Notasi yang digunakan dalam statechart diagram L.8 Lampiran 9 Notasi yang digunakan dalam use case diagram L.9 Lampiran 10 Anggaran Pendapatan - Penjualan SM U dan Grafik L.10 Lampiran 11 Laporan Laba Rugi yang Dianggarkan dan Grafik L.11 Lampiran 12 Form Aktual
L.12 Lampiran 13 Laporan Aktual Detil Pendapatan dan Grafik L.13 Lampiran 14 Ringkasan Laporan Aktual L.14 Lampiran 15 Laporan Aktual Laba Rugi L.15 Lampiran 16 Laporan Kinerja Detil Pendapatan dan Grafik L.16 Lampiran 17 Ringkasan Laporan Kinerja L.17 Lampiran 18 Laporan Kinerja Laba Rugi dan Grafik L.18