Presentasi SKRIPSI Sistem Informasi Pela

UJIAN KOMPREHENSIF

Sistem Informasi Pelayanan Kamar Asrama
LPMP Sumatera Barat Berbasiskan WEB

ADRIYANTO
101100199
SISTEM INFORMASI

Pendahuluan

1.1 Latar Belakan Masalah
Tiap peserta diklat yang akan melakukan penginapan di LPMP
Sumbar mengisi buku tamu yang disediakan dalam bentuk
Kertas form isian, kemudian form tersebut dikumpulkan kembali
ke petugas Tata Usaha Penginapan untuk dapat menggunakan
layanan Asrama di LPMP, Pencatatan tersebut akan dibukukan
oleh Tata usaha asrama LPMP di dalam sebuah Buku besar.
Setiap peserta yang sudah mendfatar akan mendapatkan kunci
kamar serta layanan lainnya disesuaikan dengan keinginan
peserta, Proses pencatatan Peserta Diklat seperti ini,

membutuhkan waktu yang lama, serta sangat menyulitkan saat
peserta diklat datang dalam jumlah banyak dan tiap data harus
disortir berdarakan layanan kamar yang kosong di LPMP
Sumatera Barat. Dengan cara pencatatan seperti ini, kadang
terjadi pencatatan yang ganda misal kamar di ruang A sudah
penuh tapi masih bisa di order lagi melalui catatan sehingga
terjadi Catatan Ganda pada waktu pemakaian layanan, belum
lagi waktu tunggu yang lama.

1.2 Identifkasi Masalah
Berdasarkan hasil survei yang dilakukan pada
LPMP Sumatera Barat di Bagian umum maka
dapat diidentifkasi masalah sebagai berikut:
 Membutuhkan waktu yang lama proses pencatatan
dan pengolahan data formulir tamu ke dalam buku
besar yang ditulis manual pada kertas tersebut.
 Sering terjadinya keterlambatan dalam penyajian
informasi dan laporan layanan kamar tiap
bulannya yang akan diberikan kepada pimpinan.
 Sulit menemukan data kamar kosong sehingga

kamar yang sudah terisi di order kembali oleh
resepsionis.

1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah, maka penulis
perlu membatasi permasalahan yang akan
dibahas hanya pada sistem pengelolaan layanan
kamar asrama Lembaga Penjaminan Mutu
Pendidikan Sumatera Barat.

1.4 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah,
identifkasi
masalah, batasan masalah maka dapat
dirumuskan
suatu rumusan masalah yaitu, “Bagaimana
rancangan
sistem informasi pengelolaan pelayanan kamar
asrama
LPMP Sumatera Barat dapat efektif dan efsien

dalam
pekerjaan?

1.5 Tujuan Penelitian
Penelitian yang dilakukan ini bertujuan untuk :
 Membangun dan mengembangkan sebuah sistem
informasi dan program aplikasi yang mengelola
layanan kamar secara otomatis tanpa harus
melakukan pencatatan manual pada kertas
secara cepat, tepat dan akurat.
 Untuk membantu kepala bagian administrasi dan
perlengkapan di LPMP dalam mengelola layanan
kamar asrama LPMP Sumatera Barat.
 Untuk Mengurangi kesalahan perhitungan dalam
penggunaan kamar asrama LPMP Sumatera
Barat dalam pencatatan.

1.6 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah :
 Pengembangan sistem dan dibangunnya

aplikasi ini diharapkan dapat membantu dan
memudahkan proses pengolahan data serta
membantu pimpinan dalam mengambil
keputusan.
 Lebih mudah dalam merekap laporan yang
selama ini dikerjakan secara manual di atas
kertas.
 Tidak ditemukan lagi data ganda dalam
pencatatan di asrama LPMP Sumatera Barat.

Landasan Teori
 Berisi kajian-kajian pendukung disertai

referensi-referensi para ahli
 Berisi aturan-aturan pendukung tentang
sistem yang akan dianalisis

2.1 Asrama LPMP
 Salah satu kegiatan yang dilakukan Lembaga Penjaminan

Mutu Pendidikan adalah Melaksanakan fasilitasi lembaga
pendidikan dalam pengelolaan sumber daya pendidikan
seperti penyediaan fasilitas asrama penginapan bagi
peserta diklat lembaga pendidikan dalam pengelolaan
sumber daya pendidikan di LPMP Sumatera Barat.
 Dalam melaksanakan penyediaan fasilitas asrama
penginapan bagi peserta diklat, dibutuhkan data yang
cepat, lengkap, valid dan terus diperbaharui. Dengan
ketersediaan data yang cepat, lengkap, valid dan terus
diperbaharui tersebut, maka proses fasilitasi, pelaksanaan
dan pelaporan dan evaluasi kinerja layanan kamar asrama
LPMP Sumatera Barat dapat dilaksanakan dengan lebih
terukur, tepat sasaran, efektif, efsien dan berkelanjutan.

2.2 Prosedur Pendaftaran Asrama LPMP
Dalam proses pencatatannya, Tiap peserta diklat yang akan melakukan
penginapan di LPMP Sumbar mengisi buku tamu yang disediakan
dalam bentuk Kertas form isian, kemudian form tersebut dikumpulkan
kembali ke petugas Tata Usaha Penginapan untuk dapat menggunakan
layanan Asrama di LPMP, Pencatatan tersebut akan dibukukan oleh

Tata usaha asrama LPMP di dalam sebuah Buku besar.
Setiap peserta yang sudah mendaftar kan mendapatkan kunci kamar
serta layanan lainnya disesuaikan dengan keinginan peserta, Proses
pencatatan Peserta Diklat seperti ini, membutuhkan waktu yang lama,
serta sangat menyulitkan saat peserta diklat datang dalam jumlah
banyak dan tiap data harus disortir berdarakan layanan kamar yang
kosong di LPMP Sumatera Barat. Dengan cara pencatatan seperti ini,
kadang terjadi pencatatan yang ganda misal kamar di ruang A sudah
penuh tapi masih bisa di order lagi melalui catatan sehingga terjadi
Catatan Ganda pada waktu pemakaian layanan, belum lagi waktu
tunggu yang lama.

2.3 Aturan Penggunaan Kamar Asrama LPMP
Aturan Tamu Yang Menginap di Asrama LPMP Sumatera Barat Yaitu :
 Jumlah maksimal isi kamar harus sesuai dengan bad (tempat tidur) yang tersedia didalam
kamar.
 Tamu yang berpasangan harus melihatkan bukti yang sah (surat nikah). Tidah boleh
berkunjung kekamar teman lain jenis kalau bertamu harus diruang tamu asrama.
 Tidah boleh membawa barang- barang berbahaya seperti : senjata tajam , minumam keras ,
narkoba dll.

 Tidak boleh membawa/memarkir motor kedalam asrama.
 Gerbang LPMP di kunci pada jam 23.00 wib, jadi tamu harus berada di dalam lingkungan
LPMD sebelum jam 23.00 wib diatas jam 23.00 wib tidak boleh lagi keluar masuk areal
LPMP.
 Pemakai/pengguna gedung dan asrama membayar sewa sesuai ketentuan yang berlaku di
LPMP Sumbar.
 Segala kerusakan yang teriadi diasrama/gedung (sarana dan prasarana serta kunci asrama)
akibat kelalaian pemakai menjadi tanggung iawab pemakai sendiri.
 Dilarang melakukan penambahan teman beberapa jam kemudian setelah penguna pertama
check in, kalaupun terjadi penambahan teman Sekamar harus diberitahukan kepada petugas
asrama receptionist dan piket jaga LPMP sumbar.
 Bagi Tamu yang tidak mematuhi peraturan diatas akan di Kenakan Sangsi yang berlaku di
LPMP SUMBAR.
 Demikian aturan ini untuh dapat menjadi perhatian dan di patuhi dengan sebaik-baiknya
demi ketertiban dan kenyamanan kita bersama.

Analisis Sistem

3.1 Aliran Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan

pengamatan
di
lapangan,
diperoleh gambaran secara singkat tentang
keadaan sistem dan beberapa kelemahan yang
ada, terutama dari segi aktiftas dan efsiensi
sistem yang digunakan

Aliran Sistem yang sedang berjalan

3.2 Analisis Sistem
Setelah menganalisa Aliran Sistem Informasi
Pelayanan Kamar Asrama LPMP Sumatera Barat
yang sedang berjalan maka diperoleh kendalakendala sebagai berikut:
 Proses pencatatan dan pengolahan Data Kamar
Asrama masih manual dan membutuhkan waktu
yang lama
 Sering
terjadinya
keterlambatan

dalam
penyajian informasi dan laporan yang akan
diberikan kepada pimpinan
 Ditemukannya data ganda dalam Layanan
Kamar

3.3 Hasil Analisis
Dari analisa sistem yang telah dikemukanan
diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem
yang sedang berjalan saat ini mempunyai
beberapa kekurangan dan kelemahan. Sistem
yang sedang berjalan belum menggunakan
sistem informasi. Penyimpanan data masih
berupa kertas yang di arsipkan dan belum
menggunakan database menjadi penyebab
lamanya proses pencatatan dan pendaftaran
tamu di asrama LPMP Sumbar dan terjadi
pencatatan ganda di sistem manual tersebut.
……

Sambungan……

Berdasarkan hasil analisis diatas maka
diusulkan sistem informasi Data Layanan
Kamar Asrama LPMP Sumatera Barat. Dengan
memiliki kelebihan-kelebihan sebagai berikut :
 Mencatat dan mengolah Data Layanan Kamar
LPMP Sumatera Barat, sehingga proses
pencatatan dapat dilakukan dengan cepat.
 Menyajikan informasi dan laporan Data
Layanan Kamar Asrama LPMP Sumatera
Barat yang akan diberikan kepada pimpinan
secara tepat waktu.
 Mencegah dan menghindari tersimpannya
data Tamu, data Kamar secara ganda pada
database.

3.4 Aliran Sistem Informasi yang diusulkan

PERANCANGAN SISTEM

 Rancangan global merupakan gambaran

umum akan sistem secara keseluruhan
program yang disajikan sebagai sasaran
awal untuk dapat melanjutan kerancangan
terinci. Rancangan global digunakan
untuk mempermudah dalam melakukan
perancangan secara terinci, selain itu juga
memberikan gambaran tentang hubungan
antara sub-sub sistem, juga dapat
memberikan kemudahan bagi pemakai
dalam mempelajari dan menggunakan
aplikasi dan apa saja yang dihasilkan oleh
sistem.

4.1 Hierarchy Plus Input
Output (HIPO)
 Hierarchy Plus Input Output (HIPO)

digunakan untuk menggambarkan fungsifungsi yang harus diselesaikan oleh program
berupa input yang harus digunakan dan
output yang harus dihasilkan.

Visual table of contents (VTOC) Sistem informasi
layanan kamar asrama LPMP Sumatera Barat

4.2 Data Flow Diagram (DFD)
a. Context Diagram

b. Data Flow Diagram Level I

Relasi Antar File

ERD

IMPLEMENTASI DAN HASIL SISTEM
 Tahap implementasi sistem berguna untuk

memudahkan penerapan sistem yang telah
selesai dirancang, agar entri data sampai
penyajian laporan atau informasi yang
dibutuhkan sesuai dengan prosedur yang
telah direncanakan berdasarkan modul-modul
yang telah dirancang

Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan pembahasan yang telah
dilakukan pada bab-bab sebelumnya, maka kesimpulan
yang dapat dirangkum adalah sebagai berikut:
 Proses order kamar dan pengolahan Data kamar
asrama LPMP Sumatera Barat telah dilakukan pada
komputer dengan aplikasi Pelayanan Kamar Asrama
LPMP Sumatera Barat, dan dapat dilakukan dengan
cepat.
 Kelebihan dari sistem informasi layanan kamar asrama
LPMP Sumbar
yang
diusulkan
adalah
dapat
mempermudah proses pendaftaran tamu, pembuatan
laporan dan mencegah terjadinya data ganda. Serta
pemberian laporan tamu, laporan keuangan dan
laporan ketersedian kamar dengan cepat pada
pimpinan.

Saran-saran
Berikut beberapa saran dari sistem informasi
pelayanan kamar asrama LPMP Sumatera
Barat :
 Perlunya melakukan ujicoba dan penerapan
dari sistem lama ke sistem yang baru.
 Melatih sumber daya manusia (SDM) dalam
penerapan sistem yang baru agar sistem
dapat berjalan dengan lancar.
 Perlunya pengembangan lebih lanjut terhadap
sistem informasi layanan kamar asrama LPMP
Sumbar, agar sistem informasi dapat berjalan
dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan.

Sekian dan Terima Kasih