Konversi Sistem Informasi Tugas Individu (1)

Konversi Sistem Informasi

Tugas Individu Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)

Disusun oleh: Bagus Sundoro (P 056133812.54E)

MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Januari 2015

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI..............................................................................................................................2
BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................................3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA................................................................................................4
BAB III PEMBAHASAN..........................................................................................................5
3.1.

Konversi Langsung (Direct Conversion).....................................................................5

3.2.

Konversi Paralel (Parallel Conversion).......................................................................5

3.3.

Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)..................................................................5

3.4.

Konversi Pilot (Pilot Conversion)...............................................................................6

3.5.

Metode untuk Mengkonversi File atau Database........................................................6

BAB IV PENUTUP.................................................................................................................10
DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................11

2

BAB I PENDAHULUAN
Di era teknologi informasi seperti sekarang ini, kebutuhan terhadap teknologi informasi
sudah menjadi hal yang mendasar khususnya bagi dunia usaha agar bisa bersaing dengan
perusahaan lain. Dengan kata lain hampir seluruh bidang usaha mulai dari usaha kecil dan
menengah (UKM) sampai perusahaan multinasional telah memanfaatkan teknologi informasi
dan komunikasi dalam kegiatan usahanya. Banyak sekali keuntungan yang diperoleh
perusahaan dengan memanfaatkan information technology (IT) antara lain:






IT dapat memperluas pangsa pasar.
IT dapat meningkatkan efisiensi operasional dan waktu.
IT dapat mengurangi biaya produksi dan operasional.
IT dapat memberikan keunggulan kompetitif.
IT dapat memberikan peluang bisnis baru.

Perusahaan yang berorientasi kepada laba (profit oriented) pasti menginginkan bisa
menghasilkan laba sebesar-besarnya dengan biaya yang sekecil-kecilnya. Perusahaan yang
paling efisienlah yang akan bisa memenangkan persaingan. Dengan banyaknya keuntungan
dan manfaat yang diperoleh perusahaan sebagaimana tersebut di atas maka tidak bisa
dipungkiri bahwa IT menjadi sangat penting dan dibutuhkan oleh sebagian besar perusahaan
agar mereka bisa menjadi lebih efisien dan menjadi pemimpin di dalam pasarnya (market
leader).
Seiring dengan perkembangan bisnis perusahaan dan perkembangan teknologi
informasi maka banyak perusahaan yang melakukan perubahan atau penyesuaian system
informasi agar bisa menunjang kegiatan bisnisnya menjadi lebih efisien dan efektif. Ketika
sebuah perusahaan melakukan perubahan system informasi maka perusahaan tersebut harus
melalui tahapan yang dikenal dengan konversi system informasi yaitu suatu proses untuk
merubah, mengganti atau menyesuaikan system lama menjadi system baru. Bagaimanakah
caranya konversi system informasi dapat dilakukan? Jawaban pertanyaan tersebut akan
dijelaskan pada bab-bab selanjutnya.

3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Konversi system informasi merupakan tahapan yang dilakukan untuk mengganti sistem

yang lama atau proses perubahan dari system lama ke sistem baru. Tingkat kesulitan dan
kompleksitas dalam proses pengkonversian dari system lama ke sistem baru tergantung pada
sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak yang sudah jadi dan siap
pakai dan yang akan dijalankan pada komputer baru, maka proses konversi relatif lebih
mudah. Akan tetapi jika system baru merupakan perangkat lunak yang dibuat berdasarkan
permintaan atau pesanan (customize), database server baru, perangkat computer baru,
jaringan baru dan perubahan yang cukup signifikan dalam dalam bisnis prosesnya, maka
proses konversi menjadi lebih sulit.
Menurut Efrem G. Mallach dalam jurnal internasionalnya, “On the information
technology (IT) side, conversion can involve hardware, operating system (OS), database
management system (DBMS) and the database it supports, and/or application portfolio”.
Menentukan metodologi untuk konversi sistem informasi tidaklah mudah karena harus
memperhatikan dan mempertimbangkan lima aspek IT. Sebuah sistem informasi terdiri dari
lima komponen yaitu: hardware, software, data, prosedure and manusia (Kroenke 1981;
Kroenke 2009). Konversi terhadap salah satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lain.
Sebagai contoh konversi terhadap database akan mempengaruhi penggunaan prosedur dan
aplikasi baru membutuhkan perubahan spesifikasi hardware.
Dalam setiap konversi system informasi tidak akan pernah lepas dari konversi datanya.
Menurut Thomson Reuters Elite sebuah IT Consultant, “In simplest terms, data conversion is
the process of moving a firm’s existing data into the new data format required by any new

business application software and database”.
Berdasarkan literature dari para ahli IT, ada 4 cara atau metodologi yang yang biasanya
diadaptasi oleh perusahaan dalam melakukan konversi sistem informasi yaitu konversi
langsung, paralel, pilot, dan bertahap. Pilihan perusahaan bergantung pada kebutuhan dan
kondisi yang ada di lapangan. Bisa juga karena alasan meminimalisir resiko tapi memerlukan
banyak biaya atau sebaliknya. Namun demikian, metodologi yang banyak digunakan adalah
konversi paralel dan konversi bertahap (phased conversion strategy). Keempat metode
konversi ini akan dijelaskan lebih detail pada bab selanjutnya.

4

BAB III PEMBAHASAN
3.1. Konversi Langsung (Direct Conversion)
Metode konversi langsung dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama
terlebih dahulu dan kemudian menggantikannya dengan sistem baru. Metode ini
merupakan cara yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah
pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama. Apabila konversi
telah dilakukan, maka tidak ada cara untuk kembali lagi ke sistem lama. Pendekatan
dengan metode konversi ini akan bermanfaat apabila :
 Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.

 Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
 Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
 Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara
sistem – sistem tersebut tidak berarti.
3.2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Pada metode konversi parallel, sistem baru dan sistem lama sama-sama
dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk
menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini
merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal,
karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu
pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa
période waktu dan kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode konversi paralel,
output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya
direkonsiliasi.
Kelebihan dari metode ini adalah memberikan tingkat perlindingan yang tinggi
kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Sedangkan kelemahannya adalah besarnya
biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem
rangkap tersebut. Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel,
maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan
peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.

3.3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Konversi bertahap dilakukan dengan cara menggantikan suatu bagian dari system
lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti
kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan
dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan
seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti
ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode Konversi Phase-in, sistem
5

baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang
lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan
memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk
menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.
Metode ini mempunyai kelebihan yaitu kecepatan perubahan dalam organisasi
tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit
demi sedikit selama période waktu yang luas. Sedangkan kelemahannya adalah
keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan
sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi,
sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.
3.4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi
tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka
akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan
risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah
yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi
sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.
Kelebihan metode konversi Pilot (Pilot Conversion) adalah resiko lebih rendah
dibandingkan metode konversi langsung, biaya lebih rendah dibandingkan metode
parallel, dan cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W.
3.5. Metode untuk Mengkonversi File atau Database
Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada keberhasilan konversi data
yang harus dilakukan untuk perpindahan dari sistem lama ke sistem baru. Dengan adanya
konversi sistem maka database yang lama juga harus dimodifikasi setidaknya dalam
beberapa aspek berikut ini:
 Format databse
 Isi database
 Media penyimpanan database
Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk melakukan konversi file atau
database yaitu:
1. Konversi File Total.

Jenis konversi file ini dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi
sistem di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa
dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file
dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem
komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan
secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record
6

tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data
(misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu
mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang
bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut,
perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi:
 File Master. Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu
file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.
 File Transaksi. File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system
individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama
selama pengujian sistem informasi.
 File Indeks. File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file
master. File indeks baru hams diciptakan kapan saja file master yang

berhubungan dengannya mengalami konversi.
 File Tabel. File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi seiama konversi sistem.
File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.
 File Backup. Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi
database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data.
Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus
diciptakan.
2. Konversi File Gradual
Jenis konversi file ini terutama digunakan dengan metode konversi sistem paralel dan
phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya
konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.
Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit
demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan
beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas
tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :
 Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
 Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account
receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika
record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
 Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama

diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di
update.
 Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada
file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru
disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

7

Sebagaimana telah disebutkan pada bab sebelumnya, kompleksitas dan tingkat kesulitan
proses perubahan atau penggantian sistem lama ke sistem baru dipengaruhi oleh 5 komponen
sistem informasi yaitu: software, database, hardware, prosedur dan manusia. Konversi sistem
informasi dari sistem lama ke sistem yang baru dapat mengalami kegagalan dan berakibat
fatal karena :
 Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.
 Sistem baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya,
sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru
mempersulit kinerja yang sudah ada.
 Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
 Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan
sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan
kebutuhan pengguna.
 Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar
perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan
teknologi tersebut.
 Level kematangan perusahaan terhadap IT masih rendah.
Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru
maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan
menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja),
kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi
karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Untuk itu agar kegagalan dalam
konversi sistem informasi dapat dihindari maka perlu dilakukan langkah-langkah berikut ini:
1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang
belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti
yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan
perusahaan mengetahui tentang IT/sedikit tentang IT, sehingga dia paham apa yang ingin
dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan IT ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung
pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara
subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini
mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus
segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat
perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai
maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek
pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis
informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan
mengambil empat langkah berikut :
8

 Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job
enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan
membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan
mereka.
 Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud
perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan
penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
 Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan
manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampakdampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal
dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
 Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi
kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada
mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi
kebutuhan mereka

9

BAB IV PENUTUP
Konversi sistem informasi sangat lazim dan banyak dilakukan oleh perusahaanperusahaan untuk membantu mencapai tujuan perusahaan tersebut. Konversi sistem informasi
merupakan suatu proses untuk mengganti sistem lama dengan menerapkan atau
mengimplementasikan suatu sistem baru. Konversi sistem informasi dapat dilakukan dengan
4 cara atau metode yaitu::
1. Konversi langsung (cut over atau direct conversion )
2. Konversi paralel (parallel run conversion)
3. Konversi pilot (pilot conversion)
4. Konversi bertahap (phase-in conversion)
Setiap terjadi konversi sistem informasi maka pada saat itu juga pasti terjadi konversi
file atau database. Keberhasilan konversi sistem informasi sangat tergantung dari
keberhasilan konversi database. Setidaknya ada 3 aspek yang harus diperhatikan dalam
konversi database yaitu format database, isi database, dan media penyimpanan database. Ada
dua jenis metode konversi database yaitu konversi total dan konversi gradual.

10

DAFTAR PUSTAKA
http://agustrijaya.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/konversi-system-informasi/
Efrem G. Mallach, University of Massachusetts Dartmouth, USA, International Journal of
Enterprise Information Systems, Volume 5, Issue 1 edited by Angappa Gunasekaran ©
2009, IGI Global
Thomson Reuters Elite, ROADMAP FOR SUCCESS THE 3E DATA CONVERSION
PROCESS, © 2012 Thomson Reuters L-334447/10-12
O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth
edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.

11