Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku U
11th Seminar on Intelligent Technology and Its Applications, SITIA 2010
ISSN: 2087-331X
Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Untuk
Meningkatkan Efisiensi Produksi
Pada Industri Suku Cadang Handtractor
Fajar Astuti Hermawati1), Roenadi Koesdijarto2)
1) Jurusan Teknik I n f or m a t i ka U n t a g, Surabaya 60119, email: f a jar a st ut i @yahoo.com
2) Jurusan Teknik I n f or m a t i ka U n t a g, Surabaya 60119, email: d a d i e k @yahoo.com
Abstrak – Di desa Ngingas Waru Sidoarjo
terdapat sentra industri kecil kerajinan logam.
Salah satunya adalah CV Lancar Jaya yang
memproduksi suku cadang (sparepart) traktor
tangan (handtractor). Sistem produksi yang
dilakukan di industri ini sangat tergantung
pada ketersediaan bahan baku yang berupa
besi dan plat. Untuk menyelesaikan
permasalahan yang dihadapi, dibuat suatu
sistem informasi sebagai alat bantu untuk
pengelolaan dan sumber informasi yang cepat
dan akurat. Sistem informasi ini terdiri dari
modul pembelian bahan baku, modul penjualan
barang jadi, modul penggunaan bahan baku
(produksi), modul pemesanan barang jadi,
modul pembayaran hutang/piutang dan modul
akuntansi. Kelebihan dari sistem informasi ini
adalah pada modul pemakaian bahan baku
yang dapat menghitung jumlah bahan baku
yang dibutuhkan untuk memproduksi barang
jadi dalam jumlah tertentu, sehingga IKM
dapat membeli atau memesan bahan baku
sesuai dengan kebutuhan produksi hariannya.
Dan juga dapat memberikan informasi stok
bahan baku yang kosong serta jumlah
persediaan barang jadi.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Stok Bahan
Baku.
1. PENDAHULUAN
IKM adalah pengusaha kecil yang ingin
meningkatkan efisiensi dan efektifitas guna
meningkatkan produktifitas usahanya. Menurut
Ahmadi [1], umumnya masalah produksi yang
dihadapi oleh usaha kecil dan menengah
(UKM) Indonesia tidak cocok bila dipecahkan
melalui penerapan mesin yang berteknologi
canggih. Berkaitan dengan produktifitas usaha,
I Nyoman Sutantra [4] mengatakan bahwa
suatu usaha baru bisa dikatakan produktif jika
usaha tersebut dapat dilaksanakan secara
efisien dan efektif atau dapat menggunakan
sumber daya yang seminimal mungkin dengan
hasil sebaik mungkin. Jadi kalau ingin
meningkatkan produktifitas suatu usaha dapat
dilakukan dengan meningkatkan efisiensi dan
efektifitasnya.
Di desa Ngingas Waru Sidoarjo terdapat
sentra industri kecil kerajinan logam. Salah
satunya adalah CV Lancar Jaya
yang
memproduksi suku cadang (spare part) traktor
tangan (handtractor). Produk industri kecil
mitra (IKM) yang berupa suku cadang
handtractor mempunyai kualitas yang cukup
bagus dan berhasil menjadi mitra dari
perusahaan asing yaitu PT Yamindo Pandaan
sebagai pemberi order suku cadang. IKM akan
memproduksi sesuai dengan jumlah pesanan
dari PT Yamindo dalam jangka waktu yang
telah disepakati bersama. Jumlah pesanan ke
IKM mempunyai kecenderungan yang terus
meningkat dari tahun ke tahun. Untuk saat ini,
jumlah pesanan untuk satu kali order sebesar
2000 unit suku cadang.
Sistem produksi yang dilakukan di
industri ini sangat tergantung pada ketersediaan
bahan baku yang berupa besi dan plat. Keluhan
utama dari IKM adalah harga dari bahan baku
yang berubah-ubah dalam hitungan hari,
sedangkan pembukuan neraca keuangan masih
dilakukan secara manual, pihak pimpinan
kesulitan memperkirakan laba atau total
pengeluaran pada produksi sebelumnya,
sehingga
IKM
mengalami
kesulitan
memperkirakan harga jual yang harus
disepakati dengan pihak pemberi order, karena
harga jual harus ditentukan di awal kontrak dan
tidak boleh berubah sampai akhir kontrak.
Akibatnya IKM harus mencari penyedia bahan
baku yang mau memberi harga yang mendekati
harga perhitungan di awal kontrak agar order
dapat
terpenuhi
tanpa
memperkecil
keuntungan, yang tentunya cukup memakan
waktu sehingga produksi tidak bisa dimulai
tepat waktu. Hal ini tentunya akan berimbas
pada ketepatan penyelesaian pesanan sesuai
11th Seminar on Intelligent Technology and Its Applications, SITIA 2010
dengan waktu yang ditentukan dalam kontrak.
Untuk mengejar waktu yang telah disepakati,
IKM akan melakukan kerja lembur yang
tentunya akan memperbesar biaya produksi
karena adanya tambahan gaji lembur karyawan
dan penggunaan listrik di luar jam kerja.
Sehingga IKM sangat memerlukan suatu
sistem kontrol terhadap tersediaanya bahan
baku secara tepat dan cepat. Dimana dalam
sistem tersebut dapat memberikan informasi
tentang
ketersediaan
dan
perhitungan
kebutuhan pembelian bahan baku serta
perhitungan rugi laba produksi sebelumnya,
sehingga pihak pimpinan dapat cepat
mengambil keputusan kapan dan berapa bahan
baku yang harus disediakan untuk menjalankan
produksi sesuai dengan pesanan dan
kemampuan keuangan IKM. Dengan cepatnya
pengambilan keputusan, maka produksi dapat
berjalan tepat waktu dan efisien. Sistem
merupakan kumpulan elemen-elemen yang
saling terkait dan bekerja sama untuk
memproses masukan (input) yang ditujukan
kepada sistem tersebut dan mengelolah
masukan tersebut sampai menghasilkan
keluaran (output) yang diinginkan. Suatu
sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan
ISSN: 2087-331X
sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat
menentukan dalam mengidefinisikan masukan
yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang
dihasilkan[2].
Sebuah sistem informasi
persediaan bahan baku yang diharapkan dapat
membantu meningkatkan efisiensi produksi
pada IKM tersebut. Dalam sistem informasi ini
juga terdapat fasilitas untuk mencatat semua
transaksi
pembelian
dan
penjualan,
ketersediaan bahan baku, serta pencatatan
pengeluaran produksi yang lain dalam sebuah
neraca keuangan. Disamping ini dapat
mencetak laporan harian maupun bulanan
dengan lebih cepat dan mudah.
2. BAHAN DAN METODE
2.1. ANALISA PROSES
Dalam pembuatan sistem ini dirancang
dan dibuat suatu sistem yang terpadu mengenai
pengumpulan informasi yang berhubungan
dengan proses input data, proses pemesanan,
proses penjualan, proses produksi, proses
pembelian bahan baku dan proses pengolahan
data serta laporan seperti terlihat pada DFD
gambar 1.
Administrator
Pelanggan
Supplier
Dt Bahan,
Dt Barang
Dt Pelanggan
Dt Pelanggan
Dt Pelanggan
1
Proses Input
Data
Dt Bahan,
Dt Barang
Dt Supplier
Dt Barang
Dt Bahan
Dt Supplier
Dt Pelanggan
Dt Supplier
Dt Stok Bahan
2
Proses
Pemesanan
Dt
Dt
an
es an
Pemesanan
P em
Dt Transaksi
Pemesanan
3
Proses
Penjualan
Dt penjualan
4
Proses
Produksi
Dt jurnal
penjualan
5
Proses
Pembelian
Dt
Penggunaan
Bahan Baku
Dt Transaksi
Penggunaan
Bahan Baku
Dt Transaksi
Penjualan
Dt Pembelian
Dt Transaksi
Pembelian
Dt Pembelian
Dt Penjualan
Laporan
Pimpinan
6
Proses
Pengolahan
data dan
laporan
Dt buku besar
Buku Besar
Gambar 1. DFD keseluruhan proses
Secara garis besar alur data dari sistem
transaksi adalah sebagai berikut :
1) Penjualan atau pemesanan barang
Customer memesan barang dengan surat
pemesanan barang melalui fax atau datang
langsung. Customer juga bisa melakukan
pembelian langsung jika terdapat stok
barang
yang
diinginkan.
Dengan
terjadinya penjualan maka pendapatan
perusahaan akan bertambah dan persedian
barang akan berkurang.
11th Seminar on Intelligent Technology and Its Applications, SITIA 2010
2) Pembelian Bahan Baku dan Penggunaan
Bahan Baku
Pembelian bahan baku ke supplier
dilakukan jika terdapat pemesanan barang
oleh pelanggan atau jika akan dilakukan
produksi barang untuk stok. Jumlah dan
jenis bahan yang dibeli disesuaikan
dengan jenis barang yang akan diproduksi
dan dapat dihitung sebelum melakukan
pembelian bahan baku. IKM bisa membeli
dalam jumlah lebih besar dari kebutuhan
tapi tidak bisa lebih kecil dari kebutuhan
produksi. Bahan baku yang dibeli
digunakan untuk produksi tercatat dalam
transaksi penggunaan bahan baku. Dengan
terjadinya pembelian bahan baku maka
pengeluaran perusahaan akan bertambah
dan persedian bahan baku akan
bertambah. Dan dengan terjadinya
penggunaan bahan baku maka persediaan
bahan baku akan berkurang.
3) Pembayaran
Sistem pembayaran dalam hal ini dapat
dilakukan cash maupun utang. Dimana
setiap
pembayaran
utang
akan
mendapatkan nota penjualan, kemudian
dari pelanggan tersebut akan diberi nota
bayar. Bila sudah waktu penagihan maka
IKM akan menagih ke pelanggan. Begitu
juga dengan pembelian bahan baku yang
ISSN: 2087-331X
dilakukan dengan utang. Dengan proses
tersebut maka akan terjadinya laporan
keuangan.
Proses dan pelaporan data mencakup
kegiatan pencatatan, penggolongan dan
pengiktisaran. Pencatatan transaksi berarti
mengumpulkan data secara kronologis.
Penggolongan transaksi penting agar penyajian
dapat diringkaskan. Dan pengiktisaran adalah
menyajikan informasi yang telah digolong–
golongkan kedalam bentuk laporan seperti
yang diiginkan pemakai.
2.2. PEMODELAN DATA
Pemodelan data yang digunakan dalam
sistem informasi ini menggunakan ERD
(Entity Relationship Diagram) [3]. Dalam
pembangunan aplikasi yang berhubungan erat
dengan data,maka ERD adalah salah satu
sarana yang sangat dibutuhkan karena dapat
mempermudah pembangunan aplikasi. Selain
itu ERD juga dapat digunakan sebagai acuan
untuk pengembangan aplikasi selanjutnya.
Gambaran hubungan antar data yang
digunakan dalam sistem informasi ini dapat
dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Entity Relation Diagram
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil utama dari penelitian ini adalah
sebuah sistem informasi persediaan bahan
baku yang terdiri dari modul pembelian bahan
baku, modul penjualan barang jadi, modul
penggunaan bahan baku (produksi), modul
pemesanan barang jadi, modul pembayaran
hutang/piutang dan modul akuntansi, yang
difokuskan pada perhitungan kebutuhan bahan
baku untuk proses produksi. Bentuk dari form
11th Seminar on Intelligent Technology and Its Applications, SITIA 2010
ISSN: 2087-331X
penggunaan bahan baku dapat dilihat pada
gambar3.
Gambar 4. Pemilihan No Order
Gambar 3. Form Pemakaian Bahan Baku
Form ini digunakan untuk memprediksi
kebutuhan bahan baku atau penggunaan bahan
baku dalam produksi. Seperti yang terlihat
pada gambar 3, untuk memproduksi produk
Garu ukuran 30cm sebanyak 10 buah
membutuhkan tiga jenis bahan baku yaitu plat,
plat panjang dan plat tipis. Jumlah bahan yang
dibutuhkan
(kolom
jumlah_bahan)
menggambarkan jumlah bahan untuk
memproduksi 10 buah garu. Pada form ini
juga terdapat perkiraan harga untuk membeli
bahan baku tersebut berdasarkan pada harga
pembelian bahan baku sebelumnya.
Untuk menghitung penggunaan bahan
baku dalam proses produksi, terdapat dua
pilihan jenis barang yang akan diproduksi
yaitu barang pesanan atau barang non-pesanan
(non-order) yang biasanya dibuat untuk
keperluan persediaan (stok). Jika produksi
dilakukan untuk barang pesanan, maka
diperlukan data pesanan untuk mengetahui
jenis barang yang dipesan dengan cara
memilih NO ORDER, seperti pada gambar 4.
Setelah memilih nomor order, sistem
akan menampilkan hanya data barang yang
dipesan sesuai dengan nomor pemesanan,
seperti yang terlihat pada gambar 5. Hal ini
akan
mempermudah
pengguna
untuk
menentukan jenis barang (produk) yang akan
diproduksi.
Data bahan baku yang muncul pada form
pemakaian bahan baku ini, diperoleh dari data
barang jadi yang didalamnya terdapat
pemasukan data bahan dan jumlah yang
dibutuhkan untuk memproduksi satu barang
jadi tersebut, seperti pada gambar 6.
Gambar 5. Pemilihan Jenis Barang Sesuai Pesanan
Gambar 6. Form Barang Jadi
Keuntungan dari sistem ini adalah IKM
dapat membeli atau memesan bahan baku
sesuai dengan kebutuhan produksi hariannya.
Sehingga diharapkan dapat meningkatkan
efisiensi produksinya.
Selain itu sistem ini menyediakan
fasilitas untuk melihat jumlah persediaan
bahan baku ataupun barang jadi, yang akan
mempermudah IKM untuk mengontrol stok
barang atau bahan yang dimiliki. Pada form
stok barang jadi, diberikan fasilitas pencarian
barang tertentu sesuai dengan kode, nama,
jumlah stok atau harga dari barang yang akan
dicari, seperti terlihat pada gambar 7.
Sedangkan untuk kontrol stok bahan
baku, sistem memberikan laporan jumlah stok
11th Seminar on Intelligent Technology and Its Applications, SITIA 2010
bahan baku yang kosong, sehingga IKM dapat
segera menyediakan bahan baku yang
dibutuhkan
yang
diharapkan
dapat
meningkatkan efektifitas produksinya, seperti
yang terlihat pada gambar 8
Gambar 7. Stok Barang Jadi
ISSN: 2087-331X
handtractor. Sistem informasi ini terdiri dari
modul pembelian bahan baku, modul
penjualan barang jadi, modul penggunaan
bahan baku (produksi), modul pemesanan
barang
jadi,
modul
pembayaran
hutang/piutang
dan
modul
akuntansi.
Kelebihan dari sistem informasi ini adalah
pada modul pemakaian bahan baku yang dapat
menghitung jumlah bahan baku yang
dibutuhkan untuk memproduksi barang jadi
dalam jumlah tertentu, sehingga IKM dapat
membeli atau memesan bahan baku sesuai
dengan kebutuhan produksi hariannya. Dan
juga dapat memberikan informasi stok bahan
baku yang kosong serta jumlah persediaan
barang jadi.
Meskipun demikian, sistem informasi
ini masih memiliki beberapa kekurangan yaitu
dalam menghitung penggunaan bahan baku
yang dibutuhkan dalam produksi, hanya bisa
digunakan untuk menghitung produksi satu
jenis barang jadi dalam jumlah tertentu.
5. UCAPAN TERIMA KASIH
Gambar 8. Stok Bahan Baku
Sistem informasi ini sudah diuji dan
dipasang di komputer IKM milik bapak
Sholihin.
Komputer
yang
digunakan
mempunyai spesifikasi teknik sebagai berikut
Processor Pentium III
RAM 128 Mb
HardDisk 20 G
Mouse / Keyboard
Sedangkan perangkat lunak pendukung lain
yang diperlukan untuk menjalankan system
informasi ini adalah sebagai berikut :
Sistem Operasi : Windows XP
Profesional
Sistem Database : SQL Server 2000
Sistem Pendukung
: Java
SDK 1.4.2.
4. KESIMPULAN
Untuk mengatasi permasalahan yang
dihadapi IKM dalam hal penyediaan bahan
baku yang diperlukan dalam produksi dan
pembukuan semua transaksi yang dilakukan
oleh IKM maka dibuat suatu sistem informasi
persediaan bahan baku untuk meningkatkan
efisiensi produksi pada industri suku cadang
Mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan Nasional yang
telah membiayai program ini melalui
Surat Perjanjian Pelaksanaan Penelitian
Nomor : 152/SP2H/PPM/DP2M/IV2009
Tanggal 1 April 2009
2. Rektor Universitas 17 Agustus 1945
Surabaya
3. Ketua
Lembaga
Penelitian
dan
Pengabdian
kepada
Masyarakat
Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
4. Dekan Fakultas Teknik Universitas 17
Agustus 1945 Surabaya
5. Ketua Jurusan Teknik Informatika
Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
6. Bapak Sholihin, pemilik IKM, CV Lancar
Jaya di Ngingas, Waru, Sidoarjo
7. Semua pihak yang membantu kelancaran
program ini.
DAFTAR REFERENSI
[1] Ahmadi Fuad (2001), Karakteristik
Teknologi Tepat Guna Dalam Industri
Skala Usaha Kecil dan Menengah di
Jawa Timur. Makalah yang disampaikan
dalam rangka pelatihan produktifitas
usaha kecil di Unesa, tanggal 26 Juli 2001
11th Seminar on Intelligent Technology and Its Applications, SITIA 2010
[2] Andri Krismanto(2001), Perancangan
Sistem Informasi dan Aplikasi, Gavana
Media, Yogyakarta
[3] Jogiyanto HM(2004), Analisa dan Desain
Sistem Informasi Akutansi, Tata
sutabri, S. Kom., MM, Andi, Yogyakarta.
ISSN: 2087-331X
[4] Nyoman Sutantra I (2001), Produktifitas
Sistem Produksi dan Teknologi.
Makalah yang disampaikan dalam rangka
pelatihan produktifitas usaha kecil di
Unesa.
Tanggal
26
Juli
2001
ISSN: 2087-331X
Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Untuk
Meningkatkan Efisiensi Produksi
Pada Industri Suku Cadang Handtractor
Fajar Astuti Hermawati1), Roenadi Koesdijarto2)
1) Jurusan Teknik I n f or m a t i ka U n t a g, Surabaya 60119, email: f a jar a st ut i @yahoo.com
2) Jurusan Teknik I n f or m a t i ka U n t a g, Surabaya 60119, email: d a d i e k @yahoo.com
Abstrak – Di desa Ngingas Waru Sidoarjo
terdapat sentra industri kecil kerajinan logam.
Salah satunya adalah CV Lancar Jaya yang
memproduksi suku cadang (sparepart) traktor
tangan (handtractor). Sistem produksi yang
dilakukan di industri ini sangat tergantung
pada ketersediaan bahan baku yang berupa
besi dan plat. Untuk menyelesaikan
permasalahan yang dihadapi, dibuat suatu
sistem informasi sebagai alat bantu untuk
pengelolaan dan sumber informasi yang cepat
dan akurat. Sistem informasi ini terdiri dari
modul pembelian bahan baku, modul penjualan
barang jadi, modul penggunaan bahan baku
(produksi), modul pemesanan barang jadi,
modul pembayaran hutang/piutang dan modul
akuntansi. Kelebihan dari sistem informasi ini
adalah pada modul pemakaian bahan baku
yang dapat menghitung jumlah bahan baku
yang dibutuhkan untuk memproduksi barang
jadi dalam jumlah tertentu, sehingga IKM
dapat membeli atau memesan bahan baku
sesuai dengan kebutuhan produksi hariannya.
Dan juga dapat memberikan informasi stok
bahan baku yang kosong serta jumlah
persediaan barang jadi.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Stok Bahan
Baku.
1. PENDAHULUAN
IKM adalah pengusaha kecil yang ingin
meningkatkan efisiensi dan efektifitas guna
meningkatkan produktifitas usahanya. Menurut
Ahmadi [1], umumnya masalah produksi yang
dihadapi oleh usaha kecil dan menengah
(UKM) Indonesia tidak cocok bila dipecahkan
melalui penerapan mesin yang berteknologi
canggih. Berkaitan dengan produktifitas usaha,
I Nyoman Sutantra [4] mengatakan bahwa
suatu usaha baru bisa dikatakan produktif jika
usaha tersebut dapat dilaksanakan secara
efisien dan efektif atau dapat menggunakan
sumber daya yang seminimal mungkin dengan
hasil sebaik mungkin. Jadi kalau ingin
meningkatkan produktifitas suatu usaha dapat
dilakukan dengan meningkatkan efisiensi dan
efektifitasnya.
Di desa Ngingas Waru Sidoarjo terdapat
sentra industri kecil kerajinan logam. Salah
satunya adalah CV Lancar Jaya
yang
memproduksi suku cadang (spare part) traktor
tangan (handtractor). Produk industri kecil
mitra (IKM) yang berupa suku cadang
handtractor mempunyai kualitas yang cukup
bagus dan berhasil menjadi mitra dari
perusahaan asing yaitu PT Yamindo Pandaan
sebagai pemberi order suku cadang. IKM akan
memproduksi sesuai dengan jumlah pesanan
dari PT Yamindo dalam jangka waktu yang
telah disepakati bersama. Jumlah pesanan ke
IKM mempunyai kecenderungan yang terus
meningkat dari tahun ke tahun. Untuk saat ini,
jumlah pesanan untuk satu kali order sebesar
2000 unit suku cadang.
Sistem produksi yang dilakukan di
industri ini sangat tergantung pada ketersediaan
bahan baku yang berupa besi dan plat. Keluhan
utama dari IKM adalah harga dari bahan baku
yang berubah-ubah dalam hitungan hari,
sedangkan pembukuan neraca keuangan masih
dilakukan secara manual, pihak pimpinan
kesulitan memperkirakan laba atau total
pengeluaran pada produksi sebelumnya,
sehingga
IKM
mengalami
kesulitan
memperkirakan harga jual yang harus
disepakati dengan pihak pemberi order, karena
harga jual harus ditentukan di awal kontrak dan
tidak boleh berubah sampai akhir kontrak.
Akibatnya IKM harus mencari penyedia bahan
baku yang mau memberi harga yang mendekati
harga perhitungan di awal kontrak agar order
dapat
terpenuhi
tanpa
memperkecil
keuntungan, yang tentunya cukup memakan
waktu sehingga produksi tidak bisa dimulai
tepat waktu. Hal ini tentunya akan berimbas
pada ketepatan penyelesaian pesanan sesuai
11th Seminar on Intelligent Technology and Its Applications, SITIA 2010
dengan waktu yang ditentukan dalam kontrak.
Untuk mengejar waktu yang telah disepakati,
IKM akan melakukan kerja lembur yang
tentunya akan memperbesar biaya produksi
karena adanya tambahan gaji lembur karyawan
dan penggunaan listrik di luar jam kerja.
Sehingga IKM sangat memerlukan suatu
sistem kontrol terhadap tersediaanya bahan
baku secara tepat dan cepat. Dimana dalam
sistem tersebut dapat memberikan informasi
tentang
ketersediaan
dan
perhitungan
kebutuhan pembelian bahan baku serta
perhitungan rugi laba produksi sebelumnya,
sehingga pihak pimpinan dapat cepat
mengambil keputusan kapan dan berapa bahan
baku yang harus disediakan untuk menjalankan
produksi sesuai dengan pesanan dan
kemampuan keuangan IKM. Dengan cepatnya
pengambilan keputusan, maka produksi dapat
berjalan tepat waktu dan efisien. Sistem
merupakan kumpulan elemen-elemen yang
saling terkait dan bekerja sama untuk
memproses masukan (input) yang ditujukan
kepada sistem tersebut dan mengelolah
masukan tersebut sampai menghasilkan
keluaran (output) yang diinginkan. Suatu
sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan
ISSN: 2087-331X
sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat
menentukan dalam mengidefinisikan masukan
yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang
dihasilkan[2].
Sebuah sistem informasi
persediaan bahan baku yang diharapkan dapat
membantu meningkatkan efisiensi produksi
pada IKM tersebut. Dalam sistem informasi ini
juga terdapat fasilitas untuk mencatat semua
transaksi
pembelian
dan
penjualan,
ketersediaan bahan baku, serta pencatatan
pengeluaran produksi yang lain dalam sebuah
neraca keuangan. Disamping ini dapat
mencetak laporan harian maupun bulanan
dengan lebih cepat dan mudah.
2. BAHAN DAN METODE
2.1. ANALISA PROSES
Dalam pembuatan sistem ini dirancang
dan dibuat suatu sistem yang terpadu mengenai
pengumpulan informasi yang berhubungan
dengan proses input data, proses pemesanan,
proses penjualan, proses produksi, proses
pembelian bahan baku dan proses pengolahan
data serta laporan seperti terlihat pada DFD
gambar 1.
Administrator
Pelanggan
Supplier
Dt Bahan,
Dt Barang
Dt Pelanggan
Dt Pelanggan
Dt Pelanggan
1
Proses Input
Data
Dt Bahan,
Dt Barang
Dt Supplier
Dt Barang
Dt Bahan
Dt Supplier
Dt Pelanggan
Dt Supplier
Dt Stok Bahan
2
Proses
Pemesanan
Dt
Dt
an
es an
Pemesanan
P em
Dt Transaksi
Pemesanan
3
Proses
Penjualan
Dt penjualan
4
Proses
Produksi
Dt jurnal
penjualan
5
Proses
Pembelian
Dt
Penggunaan
Bahan Baku
Dt Transaksi
Penggunaan
Bahan Baku
Dt Transaksi
Penjualan
Dt Pembelian
Dt Transaksi
Pembelian
Dt Pembelian
Dt Penjualan
Laporan
Pimpinan
6
Proses
Pengolahan
data dan
laporan
Dt buku besar
Buku Besar
Gambar 1. DFD keseluruhan proses
Secara garis besar alur data dari sistem
transaksi adalah sebagai berikut :
1) Penjualan atau pemesanan barang
Customer memesan barang dengan surat
pemesanan barang melalui fax atau datang
langsung. Customer juga bisa melakukan
pembelian langsung jika terdapat stok
barang
yang
diinginkan.
Dengan
terjadinya penjualan maka pendapatan
perusahaan akan bertambah dan persedian
barang akan berkurang.
11th Seminar on Intelligent Technology and Its Applications, SITIA 2010
2) Pembelian Bahan Baku dan Penggunaan
Bahan Baku
Pembelian bahan baku ke supplier
dilakukan jika terdapat pemesanan barang
oleh pelanggan atau jika akan dilakukan
produksi barang untuk stok. Jumlah dan
jenis bahan yang dibeli disesuaikan
dengan jenis barang yang akan diproduksi
dan dapat dihitung sebelum melakukan
pembelian bahan baku. IKM bisa membeli
dalam jumlah lebih besar dari kebutuhan
tapi tidak bisa lebih kecil dari kebutuhan
produksi. Bahan baku yang dibeli
digunakan untuk produksi tercatat dalam
transaksi penggunaan bahan baku. Dengan
terjadinya pembelian bahan baku maka
pengeluaran perusahaan akan bertambah
dan persedian bahan baku akan
bertambah. Dan dengan terjadinya
penggunaan bahan baku maka persediaan
bahan baku akan berkurang.
3) Pembayaran
Sistem pembayaran dalam hal ini dapat
dilakukan cash maupun utang. Dimana
setiap
pembayaran
utang
akan
mendapatkan nota penjualan, kemudian
dari pelanggan tersebut akan diberi nota
bayar. Bila sudah waktu penagihan maka
IKM akan menagih ke pelanggan. Begitu
juga dengan pembelian bahan baku yang
ISSN: 2087-331X
dilakukan dengan utang. Dengan proses
tersebut maka akan terjadinya laporan
keuangan.
Proses dan pelaporan data mencakup
kegiatan pencatatan, penggolongan dan
pengiktisaran. Pencatatan transaksi berarti
mengumpulkan data secara kronologis.
Penggolongan transaksi penting agar penyajian
dapat diringkaskan. Dan pengiktisaran adalah
menyajikan informasi yang telah digolong–
golongkan kedalam bentuk laporan seperti
yang diiginkan pemakai.
2.2. PEMODELAN DATA
Pemodelan data yang digunakan dalam
sistem informasi ini menggunakan ERD
(Entity Relationship Diagram) [3]. Dalam
pembangunan aplikasi yang berhubungan erat
dengan data,maka ERD adalah salah satu
sarana yang sangat dibutuhkan karena dapat
mempermudah pembangunan aplikasi. Selain
itu ERD juga dapat digunakan sebagai acuan
untuk pengembangan aplikasi selanjutnya.
Gambaran hubungan antar data yang
digunakan dalam sistem informasi ini dapat
dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Entity Relation Diagram
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil utama dari penelitian ini adalah
sebuah sistem informasi persediaan bahan
baku yang terdiri dari modul pembelian bahan
baku, modul penjualan barang jadi, modul
penggunaan bahan baku (produksi), modul
pemesanan barang jadi, modul pembayaran
hutang/piutang dan modul akuntansi, yang
difokuskan pada perhitungan kebutuhan bahan
baku untuk proses produksi. Bentuk dari form
11th Seminar on Intelligent Technology and Its Applications, SITIA 2010
ISSN: 2087-331X
penggunaan bahan baku dapat dilihat pada
gambar3.
Gambar 4. Pemilihan No Order
Gambar 3. Form Pemakaian Bahan Baku
Form ini digunakan untuk memprediksi
kebutuhan bahan baku atau penggunaan bahan
baku dalam produksi. Seperti yang terlihat
pada gambar 3, untuk memproduksi produk
Garu ukuran 30cm sebanyak 10 buah
membutuhkan tiga jenis bahan baku yaitu plat,
plat panjang dan plat tipis. Jumlah bahan yang
dibutuhkan
(kolom
jumlah_bahan)
menggambarkan jumlah bahan untuk
memproduksi 10 buah garu. Pada form ini
juga terdapat perkiraan harga untuk membeli
bahan baku tersebut berdasarkan pada harga
pembelian bahan baku sebelumnya.
Untuk menghitung penggunaan bahan
baku dalam proses produksi, terdapat dua
pilihan jenis barang yang akan diproduksi
yaitu barang pesanan atau barang non-pesanan
(non-order) yang biasanya dibuat untuk
keperluan persediaan (stok). Jika produksi
dilakukan untuk barang pesanan, maka
diperlukan data pesanan untuk mengetahui
jenis barang yang dipesan dengan cara
memilih NO ORDER, seperti pada gambar 4.
Setelah memilih nomor order, sistem
akan menampilkan hanya data barang yang
dipesan sesuai dengan nomor pemesanan,
seperti yang terlihat pada gambar 5. Hal ini
akan
mempermudah
pengguna
untuk
menentukan jenis barang (produk) yang akan
diproduksi.
Data bahan baku yang muncul pada form
pemakaian bahan baku ini, diperoleh dari data
barang jadi yang didalamnya terdapat
pemasukan data bahan dan jumlah yang
dibutuhkan untuk memproduksi satu barang
jadi tersebut, seperti pada gambar 6.
Gambar 5. Pemilihan Jenis Barang Sesuai Pesanan
Gambar 6. Form Barang Jadi
Keuntungan dari sistem ini adalah IKM
dapat membeli atau memesan bahan baku
sesuai dengan kebutuhan produksi hariannya.
Sehingga diharapkan dapat meningkatkan
efisiensi produksinya.
Selain itu sistem ini menyediakan
fasilitas untuk melihat jumlah persediaan
bahan baku ataupun barang jadi, yang akan
mempermudah IKM untuk mengontrol stok
barang atau bahan yang dimiliki. Pada form
stok barang jadi, diberikan fasilitas pencarian
barang tertentu sesuai dengan kode, nama,
jumlah stok atau harga dari barang yang akan
dicari, seperti terlihat pada gambar 7.
Sedangkan untuk kontrol stok bahan
baku, sistem memberikan laporan jumlah stok
11th Seminar on Intelligent Technology and Its Applications, SITIA 2010
bahan baku yang kosong, sehingga IKM dapat
segera menyediakan bahan baku yang
dibutuhkan
yang
diharapkan
dapat
meningkatkan efektifitas produksinya, seperti
yang terlihat pada gambar 8
Gambar 7. Stok Barang Jadi
ISSN: 2087-331X
handtractor. Sistem informasi ini terdiri dari
modul pembelian bahan baku, modul
penjualan barang jadi, modul penggunaan
bahan baku (produksi), modul pemesanan
barang
jadi,
modul
pembayaran
hutang/piutang
dan
modul
akuntansi.
Kelebihan dari sistem informasi ini adalah
pada modul pemakaian bahan baku yang dapat
menghitung jumlah bahan baku yang
dibutuhkan untuk memproduksi barang jadi
dalam jumlah tertentu, sehingga IKM dapat
membeli atau memesan bahan baku sesuai
dengan kebutuhan produksi hariannya. Dan
juga dapat memberikan informasi stok bahan
baku yang kosong serta jumlah persediaan
barang jadi.
Meskipun demikian, sistem informasi
ini masih memiliki beberapa kekurangan yaitu
dalam menghitung penggunaan bahan baku
yang dibutuhkan dalam produksi, hanya bisa
digunakan untuk menghitung produksi satu
jenis barang jadi dalam jumlah tertentu.
5. UCAPAN TERIMA KASIH
Gambar 8. Stok Bahan Baku
Sistem informasi ini sudah diuji dan
dipasang di komputer IKM milik bapak
Sholihin.
Komputer
yang
digunakan
mempunyai spesifikasi teknik sebagai berikut
Processor Pentium III
RAM 128 Mb
HardDisk 20 G
Mouse / Keyboard
Sedangkan perangkat lunak pendukung lain
yang diperlukan untuk menjalankan system
informasi ini adalah sebagai berikut :
Sistem Operasi : Windows XP
Profesional
Sistem Database : SQL Server 2000
Sistem Pendukung
: Java
SDK 1.4.2.
4. KESIMPULAN
Untuk mengatasi permasalahan yang
dihadapi IKM dalam hal penyediaan bahan
baku yang diperlukan dalam produksi dan
pembukuan semua transaksi yang dilakukan
oleh IKM maka dibuat suatu sistem informasi
persediaan bahan baku untuk meningkatkan
efisiensi produksi pada industri suku cadang
Mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan Nasional yang
telah membiayai program ini melalui
Surat Perjanjian Pelaksanaan Penelitian
Nomor : 152/SP2H/PPM/DP2M/IV2009
Tanggal 1 April 2009
2. Rektor Universitas 17 Agustus 1945
Surabaya
3. Ketua
Lembaga
Penelitian
dan
Pengabdian
kepada
Masyarakat
Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
4. Dekan Fakultas Teknik Universitas 17
Agustus 1945 Surabaya
5. Ketua Jurusan Teknik Informatika
Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
6. Bapak Sholihin, pemilik IKM, CV Lancar
Jaya di Ngingas, Waru, Sidoarjo
7. Semua pihak yang membantu kelancaran
program ini.
DAFTAR REFERENSI
[1] Ahmadi Fuad (2001), Karakteristik
Teknologi Tepat Guna Dalam Industri
Skala Usaha Kecil dan Menengah di
Jawa Timur. Makalah yang disampaikan
dalam rangka pelatihan produktifitas
usaha kecil di Unesa, tanggal 26 Juli 2001
11th Seminar on Intelligent Technology and Its Applications, SITIA 2010
[2] Andri Krismanto(2001), Perancangan
Sistem Informasi dan Aplikasi, Gavana
Media, Yogyakarta
[3] Jogiyanto HM(2004), Analisa dan Desain
Sistem Informasi Akutansi, Tata
sutabri, S. Kom., MM, Andi, Yogyakarta.
ISSN: 2087-331X
[4] Nyoman Sutantra I (2001), Produktifitas
Sistem Produksi dan Teknologi.
Makalah yang disampaikan dalam rangka
pelatihan produktifitas usaha kecil di
Unesa.
Tanggal
26
Juli
2001