LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL SISTEM MAN
LAPORAN
TEMUAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN tahun 2017
yang masih berstatus ‘Open’
I.
Pendahuluan
Sistem manajemen merupakan suatu alat yang diterapkan dalam suatu
organisasi, yang diterapkan untuk memberikan suatu transparansi mengenai
aktivitas suatu organisasi. Kegiatan diharapkan dapat memberikan kepuasan, dan
dapat memenuhi kebutuhan para pelanggan dan pasar.
Sistem manajemen yang dipakai dalam Perusahaan (SMI) meliputi ISO 9001
(sebagai dasar perbaikan yang akan dilakukan dalam Perusahaan), ISO 14001
(diterapkan oleh Perusahaan yang berpotensi mencemari lingkungan sekitarnya
dari hasil olahan produknya), SMK3 dan OHSAS 18001 (sistem manajemen
keselamatan), ISO 17025 (sistem manajemen yang mengatur manajemen
laboratorium), SMKP (sistem manajemen keselamatan Pertambangan) serta
sistem lainnya yaitu LSP (sertifikasi profesi) dan ISPS Code (kapal serta fasilitas
pelabuhan yang melayani jasa kepelabuhanan terhadap kapal yang beroperasi
secara internasional).
II.
Tujuan Audit SMSI
Sistem manajemen (mutu) bertujuan untuk menjamin kesesuaian dari suatu
proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu; memberikan
kepuasan kepada pelanggan (konsumen) melalui pemenuhan kebutuhan dan
persyaratan proses dan produk yang ditentukan pelanggan dan organisasi.
Untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan, segenap personil
organisasi dituntut untuk memliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan
tanggung jawabnya masing-masing.
Banyak sekali organisasi yang telah menerapkan ISO 9001:2008, ISO 14001:2004
dan OHSAS 18001:2007, namun sangat sedikit yang bisa merasakan manfaatnya
karena sebagian besar beranggapan bahwa sistem manajemen ini hanya sekedar
memenuhi requirement atau persyaratan yang diminta oleh ISO.
Organisasi sudah mengeluarkan biaya yang besar untuk membangun dan
menerapkan sisitem manajemen ini, tapi seolah-olah ISO ini hanya menjadi
urusan segelintir orang saja yaitu QMR (Quality Management Representative)
dan tim audit internal .
III.
Audit internal.
Fungsi audit internal adalah sebagai alat bantu bagi manajemen untuk menilai
efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pengendalian intern perusahaan, kemudian
memberikan hasil berupa saran atau rekomendasi dan memberi nilai tambah
bagi manajemen yang akan dijadikan landasan mengambil keputusan atau tindak
selanjutnya.
Tujuan dari internal audit :
1.Untuk melihat kesesuaian antara kriteria dan aktual implementasi dilapangan
2.untuk melihat potensi perbaikan berkelanjutan dari SMM yang dibangun
Untuk itu Internal Audit senantiasa menyampaikan laporan yang:
·
Objective
·
Clear (jelas)
·
Concise (singkat tetapi padat)
·
Constructive (membangun)
·
Timely (cepat waktu)
Audit internal sistem manajemen yang bernaung dibawah Departemen LGRC
memiliki tanggung jawab untuk melakukan audit sistem manajemen sesuai yang
disebutkan dalam aliea diatas.
Audit internal dilakukan sepanjang tahun pada semua Departemen secara
bergantian (tidak serentak) dan sesuai Prosedur Audit Internal yang mana
disebutkan bahwa salah satu kegiatan audit internal adalah memantau kemajuan
tindak lanjut perbaikan yang perlu dilakukan oleh auditi.
Terlampir disampaikan laporan hasil monitoring terhadap temuan pada tahun
2016 dan 2017 yang masih berstatus ‘open’ (belum ada tindak lanjut perbaikan).
Dari data monitoring bisa dijelaskan sebagai berikut :
-
IV.
Rekomendasi
Menciptakan keasadaran mutu (quality awareness) pada semua tingkat dalam
organisasi. Kesadaran mutu dapat dibangkitkan melalui serangakaian pelatihan
tentang mutu guna menjawab pertanyaan- pertanyaan: apa itu mutu, mengapa
perlu memiliki sistem manajemen mutu, apa itu manual mutu, mengapa harus
mendokumentasikan sistem manajemen mutu dalam prosedur-prosedur sistem
dan prosedur- prosedur kerja terperinci, apa itu kebijakan mutu organisasi,
mengapa memerlukan kerjasama dalam implementasi sistem manajemen mutu,
dan lain-lain.
Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui kerjasama dan komunikasi yang
lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan
pencegahan pemborosan karena operai internal menjadi lebih baik.
Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan.
Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer
organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefenisi
secara baik.
V.
Lampiran
Laporan monitoring yang telah update per Desember 2017.
TEMUAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN tahun 2017
yang masih berstatus ‘Open’
I.
Pendahuluan
Sistem manajemen merupakan suatu alat yang diterapkan dalam suatu
organisasi, yang diterapkan untuk memberikan suatu transparansi mengenai
aktivitas suatu organisasi. Kegiatan diharapkan dapat memberikan kepuasan, dan
dapat memenuhi kebutuhan para pelanggan dan pasar.
Sistem manajemen yang dipakai dalam Perusahaan (SMI) meliputi ISO 9001
(sebagai dasar perbaikan yang akan dilakukan dalam Perusahaan), ISO 14001
(diterapkan oleh Perusahaan yang berpotensi mencemari lingkungan sekitarnya
dari hasil olahan produknya), SMK3 dan OHSAS 18001 (sistem manajemen
keselamatan), ISO 17025 (sistem manajemen yang mengatur manajemen
laboratorium), SMKP (sistem manajemen keselamatan Pertambangan) serta
sistem lainnya yaitu LSP (sertifikasi profesi) dan ISPS Code (kapal serta fasilitas
pelabuhan yang melayani jasa kepelabuhanan terhadap kapal yang beroperasi
secara internasional).
II.
Tujuan Audit SMSI
Sistem manajemen (mutu) bertujuan untuk menjamin kesesuaian dari suatu
proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu; memberikan
kepuasan kepada pelanggan (konsumen) melalui pemenuhan kebutuhan dan
persyaratan proses dan produk yang ditentukan pelanggan dan organisasi.
Untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan, segenap personil
organisasi dituntut untuk memliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan
tanggung jawabnya masing-masing.
Banyak sekali organisasi yang telah menerapkan ISO 9001:2008, ISO 14001:2004
dan OHSAS 18001:2007, namun sangat sedikit yang bisa merasakan manfaatnya
karena sebagian besar beranggapan bahwa sistem manajemen ini hanya sekedar
memenuhi requirement atau persyaratan yang diminta oleh ISO.
Organisasi sudah mengeluarkan biaya yang besar untuk membangun dan
menerapkan sisitem manajemen ini, tapi seolah-olah ISO ini hanya menjadi
urusan segelintir orang saja yaitu QMR (Quality Management Representative)
dan tim audit internal .
III.
Audit internal.
Fungsi audit internal adalah sebagai alat bantu bagi manajemen untuk menilai
efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pengendalian intern perusahaan, kemudian
memberikan hasil berupa saran atau rekomendasi dan memberi nilai tambah
bagi manajemen yang akan dijadikan landasan mengambil keputusan atau tindak
selanjutnya.
Tujuan dari internal audit :
1.Untuk melihat kesesuaian antara kriteria dan aktual implementasi dilapangan
2.untuk melihat potensi perbaikan berkelanjutan dari SMM yang dibangun
Untuk itu Internal Audit senantiasa menyampaikan laporan yang:
·
Objective
·
Clear (jelas)
·
Concise (singkat tetapi padat)
·
Constructive (membangun)
·
Timely (cepat waktu)
Audit internal sistem manajemen yang bernaung dibawah Departemen LGRC
memiliki tanggung jawab untuk melakukan audit sistem manajemen sesuai yang
disebutkan dalam aliea diatas.
Audit internal dilakukan sepanjang tahun pada semua Departemen secara
bergantian (tidak serentak) dan sesuai Prosedur Audit Internal yang mana
disebutkan bahwa salah satu kegiatan audit internal adalah memantau kemajuan
tindak lanjut perbaikan yang perlu dilakukan oleh auditi.
Terlampir disampaikan laporan hasil monitoring terhadap temuan pada tahun
2016 dan 2017 yang masih berstatus ‘open’ (belum ada tindak lanjut perbaikan).
Dari data monitoring bisa dijelaskan sebagai berikut :
-
IV.
Rekomendasi
Menciptakan keasadaran mutu (quality awareness) pada semua tingkat dalam
organisasi. Kesadaran mutu dapat dibangkitkan melalui serangakaian pelatihan
tentang mutu guna menjawab pertanyaan- pertanyaan: apa itu mutu, mengapa
perlu memiliki sistem manajemen mutu, apa itu manual mutu, mengapa harus
mendokumentasikan sistem manajemen mutu dalam prosedur-prosedur sistem
dan prosedur- prosedur kerja terperinci, apa itu kebijakan mutu organisasi,
mengapa memerlukan kerjasama dalam implementasi sistem manajemen mutu,
dan lain-lain.
Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui kerjasama dan komunikasi yang
lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan
pencegahan pemborosan karena operai internal menjadi lebih baik.
Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan.
Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer
organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefenisi
secara baik.
V.
Lampiran
Laporan monitoring yang telah update per Desember 2017.