Analisis Pengelolaan Arsip di Bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta Tahun Ajaran 2015/2016 BAB 0
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA
SMA REGINA PACIS SURAKARTA
TAHUN AJARAN 2015 / 2016
SKRIPSI
Oleh :
FISKAWATI DERATE ASPRILA
K7412081
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
Juni 2016
i
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini
Nama
: Fiskawati Derate Asprila
NIM
: K7412081
Program Studi
: Pendidikan Administrasi Perkantoran
menyatakan bahwa skripsi saya berjudul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP
DI BAGIAN TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN
AJARAN 2015 / 2016” ini benar-benar merupakan hasil karya saya sendiri.
Selain itu, sumber informasi yang dikutip dari penulis lain telah disebutkan dalam
teks dan dicantumkan dalam daftar pustaka.
Apabila pada kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan skripsi ini hasil
jiplakan, saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan saya.
Surakarta, Juni 2016
Yang membuat pernyataan
Fiskawati Derate Asprila
ii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA
SMA REGINA PACIS SURAKARTA
TAHUN AJARAN 2015 / 2016
Oleh :
FISKAWATI DERATE ASPRILA
K7412081
Skripsi
diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar
Sarjana Pendidikan pada Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
Juni 2016
iii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
Nama
: Fiskawati Derate Asprila
NIM
: K7412081
Judul Skripsi
: Analisis Pengelolaan Arsip Di Bagian Tata Usaha SMA
Regina Pacis Surakarta Tahun Ajaran 2015 / 2016
Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Persetujuan Pembimbing
Pembimbing I,
Pembimbing II,
Drs. Ign. Wagimin, M.Si
Susantiningrum, S.Pd.,
NIP 19510510 197603 1 003
SE.,M.ABNIP 19761229 200501
2 002
iv
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
: Fiskawati Derate Asprila
NIM
: K7412081
Judul Skripsi : Analisis Pengelolaan Arsip Di Bagian Tata Usaha SMA Regina
Pacis Surakarta Tahun Ajaran 2015 / 2016
Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta pada hari
Jumat, 17 Juni 2016dengan hasil LULUS dengan revisi maksimal 3 bulan. Skripsi
telah direvisi dan mendapat persetujuan dari Tim Penguji.
Persetujuan hasil revisi oleh Tim Penguji:
Nama Penguji
Tanda Tangan
Tanggal
Ketua
: Dr. Wiedy Murtini, M.Pd
_______________
_________
Sekretaris
: Dra. Patni Ningharjanti, M.Pd
_______________
_________
Anggota I
: Drs. Ign. Wagimin, M.Si
_______________
_________
Anggota II
: Susantiningrum, S.Pd.,SE.,M.AB
_______________
_________
Skripsi disahkan oleh Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran pada
Hari
:
Tanggal
:
Mengesahkan
Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Kepala Program Studi
Universitas Sebelas Maret,
Pendidikan Adm. Perkantoran,
Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd
Dr. Andre N. Rahmanto, S.Sos.,M.Si
NIP 19610124 198702 1 001
NIP 19770715 200501 1 002
v
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Fiskawati Derate Asprila. ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN
TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN AJARAN
2015/2016. Skripsi. Surakarta, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pengetahuan
Universitas Sebelas Maret Surakarta. Juni 2016.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) Pengelolaan kearsipan di
bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta tahun ajaran 2015/2016, (2)
Hambatan-hambatan yang dialami bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis dalam
melakukan pengelolaan kearsipan dan (3) Upaya-upaya yang dilakukan untuk
mengatasi hambatan dalam pengelolaan kearsipan di bagian Tata Usaha SMA
Regina Pacis Surakarta.
Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan
metode penelitian studi kasus tunggal terpancang. Sumber data yang digunakan
informan, lokasi penelitian dan arsip atau dokumen. Teknik pengambilan subyek
penelitian yang digunakan adalah snowball sampling. Teknik pengumpulan data
yang digunakan adalah wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Teknik uji
validitas data menggunakan triangulasi data dan triangulasi metode. Teknik
analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa (1) Pengelolaan
arsip di bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta tahun ajaran 2015/2016
meliputi: (a) Pegawai Arsip (Man) yang berjumlah 3 orang dan tidak ada yang
memiliki latar belakang pendidikan di bidang kearsipan. (b) Jenis-jenis Arsip
(Material) yang terdiri dari arsip aktif, arsip in aktif dan arsip statis. (c) Fasilitas
Arsip (Machine) yang terdiri dari peralatan (komputer, printer, mesin fotocopy,
stempel, stapler, remover, perforator, filling cabinet, almari arsip, Air Conditioner
(AC), meja kerja dan kursi pegawai) dan perlengkapan (kertas, bolpoin, buku
agenda surat masuk dan keluar, amplop surat dan ordner). Ruang arsip telah
memperhatikan aspek warna, suara, udara dan cahaya. (d) Anggaran Arsip
(Money) berasal dari orang tua murid yang dikelola oleh pihak Komite Sekolah.
(e) Metode Pengarsipan (Method) yang terdiri dari penciptaan arsip (pembuatan
konsep surat), pemanfaatan arsip (pengurusan surat masuk dan surat keluar dan
pengkodean arsip), penyimpanan arsip, retrieval (peminjaman dan penemuan
kembali) dan disposisi arsip (penyelamatan,penyusutan dan pemusnahan). (2)
Hambatan yang ditemui dalam pengelolaan arsip adalah kurangnya sarana dan
prasarana dalam penyimpanan arsip dan minimnya pengetahuan pegawai tentang
kearsipan. (3) Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam
pengelolaan arsip adalah mengajukan laporan tentang hambatan yang dialami
kepada pihak Yayasan, menggunakan sarana dan prasarana yang ada dengan
semaksimal mungkin dan melakukan sharing pendapat dan pengalaman antar
pegawai arsip.
Kata kunci : arsip, pengelolaan arsip, kearsipan
vi
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
FiskawatiDerateAsprila. THE ANALYSIS OF RECORDS MANAGEMENT IN
THE ADMINISTRATION OF REGINA PACIS SENIOR HIGH SCHOOL IN
THE ACADEMIC YEAR OF 2015/2016. Skripsi. Surakarta, Faculty of Teacher
Training and Education Sebelas Maret University. June 2016.
This aimof this study is to determine: (1) The records management at the
Administration of Regina Pacis Senior High School Surakarta academic year
2015/2016, (2) Obstacles experienced by the administration of Regina Pacis
Senior High School in managing records and (3) Efforts that are done to
overcome the obstacles in the rechords management at the Administration of
Regina Pacis Senior High School Surakarta.
The method used in this study is qualitative descriptive with embedded
case study strategy. The sources of the data are informants, research sites and
archives or documents. The sampling techniques used snowball sampling. Data
collection techniques used are interviews, observation and documentation. Data
validity used are triangulation source and triangulation method. Data analysis
technique used is analysis interactive model.
Based on the results of this study can be concluded that: (1) The
implementations of records management in the Administration ofRegina Pacis
Senior High School Surakarta academic year 2015/2016 areas follows: (a)
Employees Archive (Man) totaling 3 people and no one has an educational
background in the field of archives. (b) Types of Archives (Material) consisting of
active archive, the archive in active and archives. (c) Facility Archive (Machine),
which consists of equipment (computers, printers, photocopiers, stamp, stapler,
remover, perforator, filing cabinet, filing cabinet, Air Conditioner (AC), a work
desk and chair employees) and supplies (paper , pens, diary incoming and
outgoing mail, envelope and ordner). Archive space has the aspect of color,
sound, air and light. (d) Budget Archive (Money) comes from parents who are
managed by the School Committee. (e) Method Archiving (Method) which
consists of the creation of the archive (drafting the letter), the utilization of
archives (processing of incoming and outgoing mail and coding archives), archive
storage, retrieval (borrowing and rediscovery) and disposition of records (salvage,
shrinkage and extermination). (2) Obstacles encountered in records management
are the lack of facilities and infrastructure in the archival storage and the
incopetent of records officers. (3) Efforts that were made to overcome the
obstacles in the records management are by reporting the obstacles experienced to
the Foundation, maximizing existing infrastructure and sharing the opinions and
experiences among the records officers.
Keywords: records, records management, archives.
vii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Diberkatilah orang yang mengandalkan Tuhan, yang menaruh harapannya pada
Tuhan!”
(Yeremia 17:7)
“If you can’t fly, then run, if you can’t run, then walk, if you can’t walk, then
crawl, but whatever you do, you have to keep moving forward”
(Martin Luther King)
“Bukan tentang seberapa besar mimpi yang dimiliki seseorang, tetapi seberapa
besar usaha yang dilakukan untuk mencapainya”
(Askan Setiabudi)
viii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Karya ini kupersembahkan untuk :
1. Papa dan Mama tercinta atas doa, semangat
dan yang telah mendengar keluh kesahku
2. Mbak Maya, Mas Yoga, Mbak Silvi atas
dukungan dan doanya
3. Ponakan tante yang luar biasa, Gama dan
David
4. Farida, Intani dan Uul atas dukungannya dan
yang selalu memberi semangat
5. Rekan-rekan PAP angkatan 2012
6. Almamater
ix
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur peneliti panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga peneliti dapat menyelesaikan
skripsi dengan judul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN
TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN AJARAN
2015 / 2016”.
Skripsi ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan untuk
mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan pada Program Studi Pendidikan
Administrasi Perkantoran, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas
Sebelas Maret Surakarta. Peneliti menyadari bahwa terselesaikannya skripsi ini
tidak terlepas dari bantuan, bimbingan, dan pengarahan dari berbagai pihak.
Untuk itu peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Prof. Dr. Joko Nurkamto, S.Pd, M.Pd, selaku Dekan Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
2. Dr. Andre N. Rahmanto, S.Sos, M.Si selaku Ketua Program Studi Pendidikan
Administrasi Perkantoran yang telah memberikan ijin penulisan skripsi ini
3. Drs. Ignatius Wagimin, M.Si selaku pembimbing I atas kesabaran,
bimbingan, dan arahannya selama bimbingan skripsi
4. Susantiningrum, S.Pd, S.E., M.AB selaku pembimbing II yang telah
memberikan bimbingan dan pengarahan
5. Maria Budi Priyarti, M.Pd selaku Kepala SMA Regina Pacis Surakarta yang
telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian
6. Ibu Theresia Erwinda selaku Kepala Tata Usaha di SMA Regina Pacis
Surakarta yang telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan
penelitian ini, serta kepada seluruh pegawai Tata Usaha SMA Regina Pacis
Surakarta yang membantu penulisan skripsi ini.
7. Papa, Mama, Mas, Mbak yang dengan setia memberikan dukungan, semangat
dan selalu mendoakan
8. Rekan-rekan seperjuangan PAP angkatan 2012
x
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
9. Semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu per satu yang telah
membantu dalam penyelesaian skripsi ini.
Peneliti menyadari dalam penulisan skripsi ini masih terdapat kekurangan,
namun peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada
umumnya dan perkembangan ilmu pengetahuan pada khususnya.
Surakarta, Juni 2016
Peneliti
xi
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL..........................................................................
i
HALAMAN PERNYATAAN ...........................................................
ii
HALAMAN PENGAJUAN ...............................................................
iii
HALAMAN PERSETUJUAN ...........................................................
iv
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................
v
HALAMAN ABSTRAK ....................................................................
vi
HALAMAN MOTTO ........................................................................
viii
HALAMAN PERSEMBAHAN.........................................................
ix
KATA PENGANTAR .......................................................................
x
DAFTAR ISI ......................................................................................
xii
DAFTAR GAMBAR .........................................................................
xiv
DAFTAR TABEL ..............................................................................
xv
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................
xvi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ...............................................
1
B. Rumusan Masalah .........................................................
5
C. Tujuan Penelitian ..........................................................
6
D. Manfaat Penelitian ........................................................
6
BAB II KAJIAN PUSTAKA
A. Kajian Teori ..................................................................
8
B. Kerangka Berpikir.........................................................
40
BAB III METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian .......................................
42
B. Pendekatan dan Metode Penelitian ...............................
42
C. Data dan Sumber Data ..................................................
44
D. Teknik Pengambilan Subjek Penelitian ........................
45
E. Teknik Pengumpulan Data............................................
46
F. Teknik Uji Validitas Data .............................................
48
xii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
G. Teknik Analisis Data ....................................................
50
H. Prosedur Penelitian .......................................................
51
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian .............................................................
53
B. Pembahasan ..................................................................
92
BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
A. Simpulan .......................................................................
104
B. Implikasi .......................................................................
108
C. Saran .............................................................................
109
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................
111
LAMPIRAN .......................................................................................
114
xiii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Halaman
1 Jenis-jenis Arsip ............................................................................
14
2 Siklus Hidup Arsip ........................................................................
17
3 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Tanggal .........................
24
4 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Abjad ............................
25
5 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Masalah ........................
26
6 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Nomor...........................
28
7 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Wilayah ........................
29
8 Bagan Kerangka Berpikir...............................................................
40
9Bagan Analisis Data .........................................................................
51
10 Bagan Prosedur Penelitian ..........................................................
52
11 Cara Pemberian Nomor Agenda Surat Keluar ............................
79
xiv
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel
Halaman
1 Daftar Fasilitas Arsip ....................................................................
68
2 Buku Agenda Surat Masuk ...........................................................
76
3 Disposisi ........................................................................................
76
4 Buku Agenda Surat Keluar ...........................................................
79
xv
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
Halaman
1
Jadwal Pelaksanaan dan Penyusunan Skripsi ..................................
114
2
Guide Pertanyaan .............................................................................
115
3
Field Note.........................................................................................
117
4
Struktur Organisasi ..........................................................................
128
5
Foto Kegiatan ...................................................................................
129
6
Surat Permohonan Izin Menyusun Skripsi ......................................
134
7
Surat Izin Menyusun Skripsi ............................................................
135
8
Surat Permohonan Izin Penelitian kepada Rektor............................
136
9
Surat Permohonan Izin Penelitian kepada SMA Regina Pacis ........
137
10 Surat Keterangan telah melakukan penelitian..................................
138
xvi
commit to user
digilib.uns.ac.id
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA
SMA REGINA PACIS SURAKARTA
TAHUN AJARAN 2015 / 2016
SKRIPSI
Oleh :
FISKAWATI DERATE ASPRILA
K7412081
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
Juni 2016
i
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini
Nama
: Fiskawati Derate Asprila
NIM
: K7412081
Program Studi
: Pendidikan Administrasi Perkantoran
menyatakan bahwa skripsi saya berjudul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP
DI BAGIAN TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN
AJARAN 2015 / 2016” ini benar-benar merupakan hasil karya saya sendiri.
Selain itu, sumber informasi yang dikutip dari penulis lain telah disebutkan dalam
teks dan dicantumkan dalam daftar pustaka.
Apabila pada kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan skripsi ini hasil
jiplakan, saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan saya.
Surakarta, Juni 2016
Yang membuat pernyataan
Fiskawati Derate Asprila
ii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA
SMA REGINA PACIS SURAKARTA
TAHUN AJARAN 2015 / 2016
Oleh :
FISKAWATI DERATE ASPRILA
K7412081
Skripsi
diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar
Sarjana Pendidikan pada Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
Juni 2016
iii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
Nama
: Fiskawati Derate Asprila
NIM
: K7412081
Judul Skripsi
: Analisis Pengelolaan Arsip Di Bagian Tata Usaha SMA
Regina Pacis Surakarta Tahun Ajaran 2015 / 2016
Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Persetujuan Pembimbing
Pembimbing I,
Pembimbing II,
Drs. Ign. Wagimin, M.Si
Susantiningrum, S.Pd.,
NIP 19510510 197603 1 003
SE.,M.ABNIP 19761229 200501
2 002
iv
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
: Fiskawati Derate Asprila
NIM
: K7412081
Judul Skripsi : Analisis Pengelolaan Arsip Di Bagian Tata Usaha SMA Regina
Pacis Surakarta Tahun Ajaran 2015 / 2016
Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta pada hari
Jumat, 17 Juni 2016dengan hasil LULUS dengan revisi maksimal 3 bulan. Skripsi
telah direvisi dan mendapat persetujuan dari Tim Penguji.
Persetujuan hasil revisi oleh Tim Penguji:
Nama Penguji
Tanda Tangan
Tanggal
Ketua
: Dr. Wiedy Murtini, M.Pd
_______________
_________
Sekretaris
: Dra. Patni Ningharjanti, M.Pd
_______________
_________
Anggota I
: Drs. Ign. Wagimin, M.Si
_______________
_________
Anggota II
: Susantiningrum, S.Pd.,SE.,M.AB
_______________
_________
Skripsi disahkan oleh Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran pada
Hari
:
Tanggal
:
Mengesahkan
Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Kepala Program Studi
Universitas Sebelas Maret,
Pendidikan Adm. Perkantoran,
Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd
Dr. Andre N. Rahmanto, S.Sos.,M.Si
NIP 19610124 198702 1 001
NIP 19770715 200501 1 002
v
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Fiskawati Derate Asprila. ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN
TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN AJARAN
2015/2016. Skripsi. Surakarta, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pengetahuan
Universitas Sebelas Maret Surakarta. Juni 2016.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) Pengelolaan kearsipan di
bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta tahun ajaran 2015/2016, (2)
Hambatan-hambatan yang dialami bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis dalam
melakukan pengelolaan kearsipan dan (3) Upaya-upaya yang dilakukan untuk
mengatasi hambatan dalam pengelolaan kearsipan di bagian Tata Usaha SMA
Regina Pacis Surakarta.
Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan
metode penelitian studi kasus tunggal terpancang. Sumber data yang digunakan
informan, lokasi penelitian dan arsip atau dokumen. Teknik pengambilan subyek
penelitian yang digunakan adalah snowball sampling. Teknik pengumpulan data
yang digunakan adalah wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Teknik uji
validitas data menggunakan triangulasi data dan triangulasi metode. Teknik
analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa (1) Pengelolaan
arsip di bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta tahun ajaran 2015/2016
meliputi: (a) Pegawai Arsip (Man) yang berjumlah 3 orang dan tidak ada yang
memiliki latar belakang pendidikan di bidang kearsipan. (b) Jenis-jenis Arsip
(Material) yang terdiri dari arsip aktif, arsip in aktif dan arsip statis. (c) Fasilitas
Arsip (Machine) yang terdiri dari peralatan (komputer, printer, mesin fotocopy,
stempel, stapler, remover, perforator, filling cabinet, almari arsip, Air Conditioner
(AC), meja kerja dan kursi pegawai) dan perlengkapan (kertas, bolpoin, buku
agenda surat masuk dan keluar, amplop surat dan ordner). Ruang arsip telah
memperhatikan aspek warna, suara, udara dan cahaya. (d) Anggaran Arsip
(Money) berasal dari orang tua murid yang dikelola oleh pihak Komite Sekolah.
(e) Metode Pengarsipan (Method) yang terdiri dari penciptaan arsip (pembuatan
konsep surat), pemanfaatan arsip (pengurusan surat masuk dan surat keluar dan
pengkodean arsip), penyimpanan arsip, retrieval (peminjaman dan penemuan
kembali) dan disposisi arsip (penyelamatan,penyusutan dan pemusnahan). (2)
Hambatan yang ditemui dalam pengelolaan arsip adalah kurangnya sarana dan
prasarana dalam penyimpanan arsip dan minimnya pengetahuan pegawai tentang
kearsipan. (3) Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam
pengelolaan arsip adalah mengajukan laporan tentang hambatan yang dialami
kepada pihak Yayasan, menggunakan sarana dan prasarana yang ada dengan
semaksimal mungkin dan melakukan sharing pendapat dan pengalaman antar
pegawai arsip.
Kata kunci : arsip, pengelolaan arsip, kearsipan
vi
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
FiskawatiDerateAsprila. THE ANALYSIS OF RECORDS MANAGEMENT IN
THE ADMINISTRATION OF REGINA PACIS SENIOR HIGH SCHOOL IN
THE ACADEMIC YEAR OF 2015/2016. Skripsi. Surakarta, Faculty of Teacher
Training and Education Sebelas Maret University. June 2016.
This aimof this study is to determine: (1) The records management at the
Administration of Regina Pacis Senior High School Surakarta academic year
2015/2016, (2) Obstacles experienced by the administration of Regina Pacis
Senior High School in managing records and (3) Efforts that are done to
overcome the obstacles in the rechords management at the Administration of
Regina Pacis Senior High School Surakarta.
The method used in this study is qualitative descriptive with embedded
case study strategy. The sources of the data are informants, research sites and
archives or documents. The sampling techniques used snowball sampling. Data
collection techniques used are interviews, observation and documentation. Data
validity used are triangulation source and triangulation method. Data analysis
technique used is analysis interactive model.
Based on the results of this study can be concluded that: (1) The
implementations of records management in the Administration ofRegina Pacis
Senior High School Surakarta academic year 2015/2016 areas follows: (a)
Employees Archive (Man) totaling 3 people and no one has an educational
background in the field of archives. (b) Types of Archives (Material) consisting of
active archive, the archive in active and archives. (c) Facility Archive (Machine),
which consists of equipment (computers, printers, photocopiers, stamp, stapler,
remover, perforator, filing cabinet, filing cabinet, Air Conditioner (AC), a work
desk and chair employees) and supplies (paper , pens, diary incoming and
outgoing mail, envelope and ordner). Archive space has the aspect of color,
sound, air and light. (d) Budget Archive (Money) comes from parents who are
managed by the School Committee. (e) Method Archiving (Method) which
consists of the creation of the archive (drafting the letter), the utilization of
archives (processing of incoming and outgoing mail and coding archives), archive
storage, retrieval (borrowing and rediscovery) and disposition of records (salvage,
shrinkage and extermination). (2) Obstacles encountered in records management
are the lack of facilities and infrastructure in the archival storage and the
incopetent of records officers. (3) Efforts that were made to overcome the
obstacles in the records management are by reporting the obstacles experienced to
the Foundation, maximizing existing infrastructure and sharing the opinions and
experiences among the records officers.
Keywords: records, records management, archives.
vii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Diberkatilah orang yang mengandalkan Tuhan, yang menaruh harapannya pada
Tuhan!”
(Yeremia 17:7)
“If you can’t fly, then run, if you can’t run, then walk, if you can’t walk, then
crawl, but whatever you do, you have to keep moving forward”
(Martin Luther King)
“Bukan tentang seberapa besar mimpi yang dimiliki seseorang, tetapi seberapa
besar usaha yang dilakukan untuk mencapainya”
(Askan Setiabudi)
viii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Karya ini kupersembahkan untuk :
1. Papa dan Mama tercinta atas doa, semangat
dan yang telah mendengar keluh kesahku
2. Mbak Maya, Mas Yoga, Mbak Silvi atas
dukungan dan doanya
3. Ponakan tante yang luar biasa, Gama dan
David
4. Farida, Intani dan Uul atas dukungannya dan
yang selalu memberi semangat
5. Rekan-rekan PAP angkatan 2012
6. Almamater
ix
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur peneliti panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga peneliti dapat menyelesaikan
skripsi dengan judul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN
TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN AJARAN
2015 / 2016”.
Skripsi ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan untuk
mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan pada Program Studi Pendidikan
Administrasi Perkantoran, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas
Sebelas Maret Surakarta. Peneliti menyadari bahwa terselesaikannya skripsi ini
tidak terlepas dari bantuan, bimbingan, dan pengarahan dari berbagai pihak.
Untuk itu peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Prof. Dr. Joko Nurkamto, S.Pd, M.Pd, selaku Dekan Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
2. Dr. Andre N. Rahmanto, S.Sos, M.Si selaku Ketua Program Studi Pendidikan
Administrasi Perkantoran yang telah memberikan ijin penulisan skripsi ini
3. Drs. Ignatius Wagimin, M.Si selaku pembimbing I atas kesabaran,
bimbingan, dan arahannya selama bimbingan skripsi
4. Susantiningrum, S.Pd, S.E., M.AB selaku pembimbing II yang telah
memberikan bimbingan dan pengarahan
5. Maria Budi Priyarti, M.Pd selaku Kepala SMA Regina Pacis Surakarta yang
telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian
6. Ibu Theresia Erwinda selaku Kepala Tata Usaha di SMA Regina Pacis
Surakarta yang telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan
penelitian ini, serta kepada seluruh pegawai Tata Usaha SMA Regina Pacis
Surakarta yang membantu penulisan skripsi ini.
7. Papa, Mama, Mas, Mbak yang dengan setia memberikan dukungan, semangat
dan selalu mendoakan
8. Rekan-rekan seperjuangan PAP angkatan 2012
x
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
9. Semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu per satu yang telah
membantu dalam penyelesaian skripsi ini.
Peneliti menyadari dalam penulisan skripsi ini masih terdapat kekurangan,
namun peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada
umumnya dan perkembangan ilmu pengetahuan pada khususnya.
Surakarta, Juni 2016
Peneliti
xi
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL..........................................................................
i
HALAMAN PERNYATAAN ...........................................................
ii
HALAMAN PENGAJUAN ...............................................................
iii
HALAMAN PERSETUJUAN ...........................................................
iv
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................
v
HALAMAN ABSTRAK ....................................................................
vi
HALAMAN MOTTO ........................................................................
viii
HALAMAN PERSEMBAHAN.........................................................
ix
KATA PENGANTAR .......................................................................
x
DAFTAR ISI ......................................................................................
xii
DAFTAR GAMBAR .........................................................................
xiv
DAFTAR TABEL ..............................................................................
xv
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................
xvi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ...............................................
1
B. Rumusan Masalah .........................................................
5
C. Tujuan Penelitian ..........................................................
6
D. Manfaat Penelitian ........................................................
6
BAB II KAJIAN PUSTAKA
A. Kajian Teori ..................................................................
8
B. Kerangka Berpikir.........................................................
40
BAB III METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian .......................................
42
B. Pendekatan dan Metode Penelitian ...............................
42
C. Data dan Sumber Data ..................................................
44
D. Teknik Pengambilan Subjek Penelitian ........................
45
E. Teknik Pengumpulan Data............................................
46
F. Teknik Uji Validitas Data .............................................
48
xii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
G. Teknik Analisis Data ....................................................
50
H. Prosedur Penelitian .......................................................
51
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian .............................................................
53
B. Pembahasan ..................................................................
92
BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
A. Simpulan .......................................................................
104
B. Implikasi .......................................................................
108
C. Saran .............................................................................
109
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................
111
LAMPIRAN .......................................................................................
114
xiii
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Halaman
1 Jenis-jenis Arsip ............................................................................
14
2 Siklus Hidup Arsip ........................................................................
17
3 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Tanggal .........................
24
4 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Abjad ............................
25
5 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Masalah ........................
26
6 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Nomor...........................
28
7 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Wilayah ........................
29
8 Bagan Kerangka Berpikir...............................................................
40
9Bagan Analisis Data .........................................................................
51
10 Bagan Prosedur Penelitian ..........................................................
52
11 Cara Pemberian Nomor Agenda Surat Keluar ............................
79
xiv
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel
Halaman
1 Daftar Fasilitas Arsip ....................................................................
68
2 Buku Agenda Surat Masuk ...........................................................
76
3 Disposisi ........................................................................................
76
4 Buku Agenda Surat Keluar ...........................................................
79
xv
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
Halaman
1
Jadwal Pelaksanaan dan Penyusunan Skripsi ..................................
114
2
Guide Pertanyaan .............................................................................
115
3
Field Note.........................................................................................
117
4
Struktur Organisasi ..........................................................................
128
5
Foto Kegiatan ...................................................................................
129
6
Surat Permohonan Izin Menyusun Skripsi ......................................
134
7
Surat Izin Menyusun Skripsi ............................................................
135
8
Surat Permohonan Izin Penelitian kepada Rektor............................
136
9
Surat Permohonan Izin Penelitian kepada SMA Regina Pacis ........
137
10 Surat Keterangan telah melakukan penelitian..................................
138
xvi
commit to user