Makalah Komunikasi Dalam Organisasi 2
Makalah Komunikasi Dalam Organisasi
TUGAS SOFTSKILL
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
NAMA
: ANGGA PRASETYA
NPM
: 1405160124
KELAS
: 4 –C MALAM
M.KULIAH : PRILAKU ORGANISASI
MATERI : BAB-8 KOMUNIKASI
JURUSAN : EKONOMI MANAJEMEN
DOSEN
: FATIMAH , AULIA,SE,MM
UNIVERSITAS MUHAMADIYAH
SUMATERA UTARA
PTA 2014/2015
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan tanda rasa syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang
telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI. Makalah ini disusun
sebagai salah satu tugas dari Teori Organisasi Umum.
Penulis menyadari bahwa didalam penyelesaian makalah ini masih terdapat
banyak kekurangan yang disebabkan oleh keterbatasan data dan kemampuan penulis
yang masih dalam tahap belajar. Untuk itu penulis sangat menghargai setiap saran dan
kritik untuk perbaikan dan pengembangan makalah ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga makalah ini dapat berguna untuk
mahasiswa/i Universitas muhamadiyah sumatera utara pada khususnya dan pihak yang
akan menggunakan makalah ini untuk berbagai hal pada umumnya, dan sekaligus
dapat bermanfaat untuk mahasiswa/i Universitas muhamadiyah sumatera utara.
medan, 9 april 2015
penulis,
ANGGA PRASETYA
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
BAB II PEMBAHASAN
Definisi Komunikasi
Komunikasi secara Umum
Komunikasi menurut para ahli
Unsur-Unsur Komunikasi
Tahap-Tahap Berkomunikasi
Definisi Organisasi
Organisasi secara Umum
Organisasi menurut para ahli
Komunikasi dalam Organisasi
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Proses Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi Internal
Komunikasi Eksternal
Gaya Komunikasi dalam Organisasi
Bentuk Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi Berdasarkan Bentuk
Komunikasi Berdasarkan Sasaran
Komunikasi Berdasarkan Arah Pesan
Peran Komunikasi dalam organisasi
Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
BAB III PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain
dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan
suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial
dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun
organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk
kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahannya.
Komunikasi tidak hanya penting untuk manusia tetapi juga penting untuk sistem
pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan, memotivasi, memonitor
atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba
mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh
pihak manajemen perusahaan dapat berjalanlebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau
yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku manajer di
dalam mengelola perusahaan.
Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi perilaku berhubungan dalam lingkungan
pengendalian manajemen. Perilaku berpengaruh dalam desain sistem pengendalian
manajemen untuk membantu mengendalikan, memotivasi manajemen dalam mengambil
keputusan dan memonitor perilaku yang dapat mengendalikan aktivitas-aktivitas yang terjadi
dalam sebuah organisasi. Sistem pengendalian manajemen adalah sejumlah struktur
komunikasi yang saling berhubungan yang mengklasifikasikan proses informasi yang dapat
membantu manajer dalam mengkoordinasi bagiannya untuk mengubah perilaku dalam
pencapaian tujuan organisasi yang diharapkan pada dasar yang berkesinambungan
(Maciarriello dan Kirby, 1994). Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik jelas perlu
adanya komunikasi yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam organisasi tersebut.
Komunikasi yang baik akan menimbulkan saling pengertian dan kenyamanan dalam bekerja.
1.2
RUMUSAN MASALAH
1. Apa definisi komunikasi?
2. Apa unsur-unsur dalam Komunikasi?
3. Bagaimana tahap-tahap berkomunikasi?
4. Apa definisi Organisasi?
5. Apa komunikasi dalam organisasi?
6. Apa fungsi komunikasi dalam organisasi?
7. Bagaimana proses komunikasi dalam organisasi?
8. Bagaimana gaya komunikasi dalam organisasi?
9. Apa Bentuk Komunikasi dalam Organisasi?
10. Bagaimana peranan komunikasi dalam organisasi?
11. Apa saja hambatan komunikasi dalam organisasi?
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
2.1.1
Definisi Komunikasi
Komunikasi secara Umum
Komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok,
organisasi, dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan
lingkungan dan orang lain.
2.1.2
1.
Komunikasi menurut para ahli
Himstreet & Baty
Komunikasi adalah suatu proses penukaran informasi antar individu melalui suatu sistem
yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
2. The Odorson & The Dorson
Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebgai sikap atau emosi dari seseorang
kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol.
3. Charles H. Cooley
Komunikasi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan
mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam
waktu.
2.2
1.
2.
Unsur-Unsur Komunikasi
Komunikator / Pengirim / Sender
Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan.
Komunikator bisa tunggal, kelompok atau organisasi pengirim berita. Komunikator
bertanggung jawab dalam hal mengirim berita dengan jelas, memilih media yang cocok untuk
menyampaikan pesan tersebut, dan meminta kejelasan pesan telah diterima dengan baik.
Untuk itu, seorang komunikator dalam menyampaikan pesan atau informasi harus
memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi, apa yang akan dia sampaikan dan
bagaimana cara menyampaikannya.
Komunikan / Penerima / Receiver
Merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator. Dalam
proses komunikasi, penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang
disampaikan dengan baik dan benar. Penerima pesan juga memberikan umpan balik kepada
pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti secara
sempurna.
3. Saluran / Media / Channel
Merupakan saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada
komunikasi dan sebaliknya. Pesan dapat berupa kata-kata atau tulisan, tiruan, gambaran atau
perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda
seperti telepon, televisi, fax, photo copy, email, sandi morse, smartphone, sms, dan
sebagainya. Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang
akan disampaikan (Wursanto, 1994).
2.3
1.
2.
3.
4.
5.
6.
2.4.1
Tahap-Tahap Berkomunikasi
Tahap Ideasi
Tahap ideasi (ideation), yaitu proses pencipataan gagasan atau informasi yang dilakukan
oleh komunikator.
Tahap Ecoding
Tahap encoding adalah gagasan atau informasi disusun dalam serangkain bentuk simbol
atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran
dan media komunikasi yang akan digunakan. Simbol atau sandi dapat berbentuk kata-kata
(lisan maupun tertulis), gambar (poster atau grafik), atau tindakan.
Tahap Pengiriman
Tahap pengiriman (transmitting) adalah gagasan atau pesan-pesan yang telah disimbolkan
atau disandikan (encoded) melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam
organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar,
dan bertindak. Saluran yang dilalui pesan-pesan disebut media komunikasi. saluran dan
media komunikasinya dapat berbentuk lisan (telepon, temu-muka langsung) atau tertulis
(papan pengumuman, poster dan buku pedoman), mengalir kebawah (memo dan instruksi
tertulis), keatas (kotak saran, grievance prosedure, laporan prestasi kerja), atau ke
samping (panitia, pertemuan antar departemen), formal (diskripsi jabatan dan prosedur kerja,
konferensi) atau informal (ngobrol makan siang di kafetaria perusahaan), dan aliran satu arah
(laporan tahunan yang dipublikasikan) atau dua arah (konferensi, wawancara pemutusan
hubungan kerja).
Tahap Penerimaan.
Setelah pesan dikirimkan melalui media komunikasi, maka diterima oleh komunikan.
Penerimaan
pesan
ini
dapat
melalui
proses mendengarkan, membaca,
atau mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya.
Jika informasi atau pesan berbentuk komunikasi lisan, maka seringkali kegagalan dalam
mendengarkan dan berkonsentrasi mengakibatkan hilangnya pesan-pesan tersebut.
Tahap Encoding
Tahap encoding adalah di mana pesan-pesan yang diterima diinterprestaikan, dibaca,
diartikan, dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui suatu proses berpikir.
Pikiran manusia, sistem memori mekanis, instink binatang, dan proses berpikir lainnya
berfungsi sebagai mekanisme decoding. Dalam tahap decoding ini dapat terjadi
ketidaksesuaian atau bahkan penolakan terhadap gagasan atau idea yang di”encoding” oleh
komunikator dikarenakan adanya hambatan teknis, dan lebih-lebih adanya perbedaan persepsi
antara komunikator dan persepsi komunikan dalam hal arti kata atau semantik.
Tahap Tindakan
Tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai respon terhadap pesan-pesan yang
diterimanya merupakan tahap terakhir dalam suatu proses komunikasi. Dalam tahap ini,
respon komunikan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi
tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain. Jika setiap pesan yang dikirimkan
komunikator menghasilkan respon tindakan seperti apa yang diharapkan, maka dapat
dikatakan telah terjadi komunikasi yang efektif.
2.4
Definisi Organisasi
Organisasi secara Umum
Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam
suatu wadah untuk tujuan bersama.
2.4.2
1.
Organisasi menurut para ahli
Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di
bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
2. James D. Mooney
Organisasi adalah bentuj setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Chester I. Bernard
Organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih.
4. Stephen P. Robbins
Organisasi adalah kesatuan (entity) social yang dikoordinasikan secara sadar, dengan
sebuah batasan yang relative dapat diindentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relative terus
menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
2.5
2.6
2.6.1
1.
a.
Komunikasi dalam Organisasi
Istilah “komunikasi” ini berasal dari bahasa Latin, yaitu dari kata “communis” yang
berarti “sama” (common). Jika kita akan mengkomunikasikan suatu idea atau gagasan, maka
kita harus menetapkan terlebih dahulu suatu dasar titik-temu yang sama untuk mencapai
suatu pemahaman atau pengertian. Komunikasi juga sebagai suatu tindakan mendorong pihak
lain untuk menginterpretasikan suatu idea dalam suatu cara yang diinginkan oleh pembicara
atau penulis.
Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi
organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya
organisasi.Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan
yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal
dan horizontal.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Organisasi menurut para ahli
Sendjaja
Fungsi Informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya,
seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih
banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan)
membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi
tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
b. Fungsi Regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
1. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka
yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga
memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya.
2. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak
boleh untuk dilaksanakan.
c.
d.
2.
a.
b.
c.
d.
3.
a.
b.
c.
d.
e.
2.7
2.7.1
Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak
pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab
pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang
lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti
penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan
oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa
istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.
Scott dan T.R. Mitchell
Kendali, control, pengawasan.
Motivasi.
Pengungkapan emosional.
Informasi.
Thayer
Memberi informasi.
Membujuk.
Memerintah.
Memberi instruksi.
Mengintegrasikan organisasi.
Proses Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi Internal
Proses komunikasi di antara para pengurus dan anggota dalam ruang lingkup suatu
organisasi, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal
dan vertikal, sehingga kerja organisasi dapat berjalan. Komunikasi internal terdiri atas empat
bagian, yaitu :
1. Downward Communication (komunikasi dari atas ke bawah) :
Komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajer atau
supervisor mengirimkan pesan kepada bawahannya.
Fungsi komunikasi dari atas ke bawah antara lain :
a.
Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja.
b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan.
c.
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.
d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Metode komunikasi dari atas ke bawah antara lain :
a.
Metode tulisan.
b. Metode lisan.
c.
Metode tulisan diikuti lisan.
d. Metode lisan diikuti tulisan.
2. Upward Communication (komunikasi dari bawah ke atas) :
Komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.
Fungsi komunikasi dari bawah ke atas antara lain :
a.
Penyampaian informai tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.
b. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak
dapat diselesaikan oleh bawahan.
c.
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya
segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi
dari bawah. Alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat sulit dan rumit :
a.
Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
b. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai.
c.
Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai.
d. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan
pegawai.
3. Horizontal Communication (komunikasi sesama) :
Komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki
kedudukan yang setara.
Fungsi komunikasi sesama antara lain :
a.
Memperbaiki koordinasi tugas.
b. Upaya pemecahan masalah.
c.
Saling berbagi informasi.
d. Upaya pemecahan konflik.
e.
Membina hubungan dan mempererat kekeluargaan melalui kegiatan bersama.
4. Interline Communication (komunikasi lintas saluran) :
Komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf
biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung
jawabmereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Kondisi yang harus dipenuhi dalam
komunikasi lintas-saluran :
a.
Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih
dahulu dari atasannya langsung.
b. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil
komunikasinya kepada atasannya.
2.7.2
Komunikasi Eksternal
Proses komunikasi di antara para pengurus dan anggota suatu organisasi dengan orang
atau masyarakat umum.
1. Komunikasi dari organisasi kepada masyarakat.
Contohnya : konferensi pers, iklan, brosur
2. Komunikasi dari masyarakat kepada organisasi.
Contohnya : menerima saran kritik, hotline customer service 24 jam
2.8
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Gaya Komunikasi dalam Organisasi
The Controlling Style
controlling style communication ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud
untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orangorang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah
atau one-way communications.
The equalitarian style
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap
anggota organnisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat
dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian,
memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style
of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara
lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).
The Structuring Style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis
maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan
pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada
keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan
organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut mereka
bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu
merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka
penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim
pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan
(action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru
kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
The Relinguishing Style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat
ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim
pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
The Withdrawal Style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi,
artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi
dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang
dihadapi oleh orang-orang tersebut.
2.9
2.9.1
a.
Bentuk Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi Berdasarkan Bentuk
Komunikasi Langsung
Komunikasi langsung tanpa menggunakan alat. Komunikasi berbentuk kata-kata,
gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat.
Contoh : Berbicara langsung kepada seseorang.
b. Komunikasi Tidak Langsung
Komunikasi tidak langsung biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat
gandakan jumlah penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis
waktu.
Contoh : Radio, televisi.
2.9.2
Komunikasi Berdasarkan Sasaran
a.
Komunikasi Massa
Komunikasi massa adalah komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah
yang besar.
Syarat-syarat komunikasi massa :
a.
Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele.
b. Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami.
c.
Bentuk gambar yang baik.
d. Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar radio.
b. Komunikasi kelompok
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang
umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.
Contoh : Perawat dengan pengunjung puskesmas.
c.
Komunikasi Perorangan
Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka atau bisa dapat juga
melalui telepon.
Contoh : perawat dengan pasien.
2.9.3
Komunikasi Berdasarkan Arah Pesan
a.
Komunikasi satu arah
Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang disampaikan oleh sumber kepada sasaran
tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya.
Contoh : Radio.
b. Komunikasi Timbal Balik
Komunikasi timbale balik adalah komunikasi yang disampaikan kepada sasaran dan
sasaran memberikan umpan balik.
Contoh : komunikasi kelompok atau komunikasi perorangan.
2.10
2.11
1.
a.
Peran Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting agar tidak terjadinya salah
penyampaian informasi antar anggota dalam suatu organisasi dan agar tercapainya tujuan
tertentu. Sebuah interaksi yang bertujuan untuk menyatukan dan mensinkronkan seluruh
aspek untuk kepentingan bersama sangat dibutuhkan dalam sebuah tujuan berorganisasi.
Dengan kata lain, tanpa adanya sebuah interaksi yang baik niscaya sebuah organisasi tidak
akan mencapai tujuannya. Interaksi disini adalah mutlak meliputi seluruh anggota organisasi
yang dapat berupa penyampaian-penyampaian informasi, instruksi tugas kerja atau mungkin
pembagian tugas kerja. Interaksi sebenarnya adalah proses hubungan komunikasi antara 2
orang atau lebih dimana orang yang satu bertindak sebagai pemberi informasi dan orang yang
lain berperan sebagai penerima informasi. Intinya, korelasinya harus melibatkan dan terfokus
kepada orang-orang itu sendiri dalam suatu organisasi. Dengan kata lain, dapat disimpulkan
komunikasi dapat dibilang juga sebagai proses penyampaian informasi yang berguna untuk
mengkoordinasikan lingkungan dan orang lain demi mencapai suatu tujuan.
Sebuah bentuk organisasi pasti mengedepankan sebuah komunikasi agar tercipta hasil
yang selaras. Biasanya proses komunikasi dalam suatu organisasi meliputi atasan dan
bawahan dengan penyampaian yang terarah dari suatu atasan ke bawahannya yang sematamata semua berorientasi berdasarkan organisasi.
Tujuan komunikasi dalam sebuah organisasi sangat memberikan banyak manfaat secara
langsung yaitu memudahkan para anggota bekerja dari instruksi-instruksi yang diberikan dari
atasan dan untuk mengurangi kesalahpahaman yang biasa terjadi dan memang sudah melekat
pada suatu organisasi. Apabila semua bawahan dan atasan dapat berinteraksi dengan baik,
maka seluruh kesalahpahaman yang beresiko mungkin akan berkurang, karena tiap manusia
mempunyai cara penyampaian komunikasi yang berbeda-beda secara verbal. Dengan
demikian semua pelaku organisasi harus berbicara, bertindak satu sama lain guna untuk
membangun suatu lingkungan kondusif dan mengetahui situasi-situasi yang akan terjadi
diluar dugaan karena kesalahan komunikasi sekecil apapun pasti akan berakibat fatal.
Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Hambatan dari Proses Komunikasi
Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi
dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
b. Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang
dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan
antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
c.
Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi,
misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
d.
Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si
penerima
e.
Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima
/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi
lebih lanjut.
f.
Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa
adanya akan tetapi memberikan interpretative, Hambatan tidak tepat waktu atau tidak jelas
dan sebagainya.
2.
Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat
komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang
tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3.
Hambatan Semantik
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan
dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas atau berbelitbelit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa (bahasa
daerah, nasional, maupun internasional).
4.
Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya;
perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan,
sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si
penerima pesan yang hendak disampaikan.
5.
Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
2.12
Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
1.
Gunakan umpan-balik
Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya,
sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.
2.
Kenali si penerima berita
a.
Bagaimana latar belakang pendidikannya,
b.
Bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,
c.
Sejauh mana minat dan perasaan.
3.
Rencanakan secara teliti
Pertimbangkan baik-baik, misalnya : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan.
2.13
Contoh Studi Kasus
Pengaruh komunikasi dalam organisasi terhadap kinerja karyawan melalui kepuasan
kerja (studi kasus pada karyawan bagian produksi Pabrik Kertas CV Setia Kawan
Tulungagung).
Komunikasi dalam organisasi, kepuasan kerja, kinerja. Dewasa ini telah banyak
organisasi yang berdiri dan berkembang sukses baik dalam skala kecil maupun besar.
Organisasi sendiri merupakan suatu alat dimana orang-orang mempersatukan kecakapan dan
usaha mereka untuk mencapai tujuan bersama. Sering dijumpai bahwa karyawan kurang
terpuaskan hatinya dalam melaksanakan tugasnya karena informasi mengenai prosedur kerja
yang disampaikan pimpinan kurang dapat dipahami. Sehingga karyawan cenderung merasa
khawatir, segan, dan takut dalam melaksanakan tugasnya.
Dengan adanya perasaan-perasaan tersebut dalam melaksanakan tugas mengakibatkan
kinerja karyawan menjadi menurun. Salah satu jalan mengatasi semua ini adalah dengan
saluran komunikasi. Studi kasus ini bertujuan untuk mengkaji lebih mendalam tentang
komunikasi dalam organisasi yang ada di Pabrik Kertas CV Setia Kawan Tulungagung guna
meningkatkan kinerja karyawan melalui kepuasan kerja.
Berdasarkan wacana diatas disarankan antara atasan dengan bawahan pada Pabrik
Kertas CV Setia Kawan Tulungagung lebih sering meningkatkan koordinasi (mengadakan
sharing) sehingga setiap kegiatan akan berjalan dengan baik karena dapat mengerti perasaan
karyawan mulai dari masalah pekerjaan, rekan sekerja, sampai masalah kesesuaian
upah, secara periodik para atasan (direktur, manager, kepala bagian)lebih sering terjun
langsung ke lapangan sehingga dapat meningkatkan kepuasan dan kinerja, pimpinan
memperhatikan keluhan-keluhan dari para karyawan.
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari dalam aspek
apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan sehari-hari, dalam
kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan agar sebuah system atau
komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan lebih baik.
Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan/informasi diantara
beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim, pesan/informasi
saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan balik kepada pengirim
untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima.
Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia adalah makhluk social yang saling
membutuhkan antara satu dengan yang lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus memiliki
dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam berkomunikasi. Dalam proses kita
juga harus ingat bahwa terdapat banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.
Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti
apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan
dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan
nonverbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi nonverbal atau bahasa (gerak
tubuh). Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan san mendapatkan
umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan timbale balik antara
pemberi informasi serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yang
mutualisme antara keduanya.
3.2 SARAN
Dengan disusunnya makalah ini, maka pembaca atau mahasiswa dapat mengerti dan
memahami pentingnya arti komunikasi dalam organisasi, didalam kehidupan berorganisasi
atau dikehidupan sehri-hari yang membutuhkan komunikasi.
Semoga makalah ini dapat diterima dan dimengerti serta berguna bagi pembaca atau
mahasiswa, dalam makalah ini kami mohon maaf jika ada tulisan kami atau bahasa
kami kurang berkenan, dengan demikian kami mengharapkan kritik dan saran atas tulisan
kami agar bisa membangun dan memotivasi kami agar membuat tulisan jauh lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
http://alvitaprima.blogspot.com/2013/05/-komunikasi-dalam-organisasi_23.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi
http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi
http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi
http://radenmasyonatanpandukristanto.blogspot.com/2013/05/peran-komunikasi-dalamorganisasi.html
irham fahmi prilaku organisasi buku
TUGAS SOFTSKILL
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
NAMA
: ANGGA PRASETYA
NPM
: 1405160124
KELAS
: 4 –C MALAM
M.KULIAH : PRILAKU ORGANISASI
MATERI : BAB-8 KOMUNIKASI
JURUSAN : EKONOMI MANAJEMEN
DOSEN
: FATIMAH , AULIA,SE,MM
UNIVERSITAS MUHAMADIYAH
SUMATERA UTARA
PTA 2014/2015
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan tanda rasa syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang
telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI. Makalah ini disusun
sebagai salah satu tugas dari Teori Organisasi Umum.
Penulis menyadari bahwa didalam penyelesaian makalah ini masih terdapat
banyak kekurangan yang disebabkan oleh keterbatasan data dan kemampuan penulis
yang masih dalam tahap belajar. Untuk itu penulis sangat menghargai setiap saran dan
kritik untuk perbaikan dan pengembangan makalah ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga makalah ini dapat berguna untuk
mahasiswa/i Universitas muhamadiyah sumatera utara pada khususnya dan pihak yang
akan menggunakan makalah ini untuk berbagai hal pada umumnya, dan sekaligus
dapat bermanfaat untuk mahasiswa/i Universitas muhamadiyah sumatera utara.
medan, 9 april 2015
penulis,
ANGGA PRASETYA
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
BAB II PEMBAHASAN
Definisi Komunikasi
Komunikasi secara Umum
Komunikasi menurut para ahli
Unsur-Unsur Komunikasi
Tahap-Tahap Berkomunikasi
Definisi Organisasi
Organisasi secara Umum
Organisasi menurut para ahli
Komunikasi dalam Organisasi
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Proses Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi Internal
Komunikasi Eksternal
Gaya Komunikasi dalam Organisasi
Bentuk Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi Berdasarkan Bentuk
Komunikasi Berdasarkan Sasaran
Komunikasi Berdasarkan Arah Pesan
Peran Komunikasi dalam organisasi
Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
BAB III PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain
dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan
suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial
dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun
organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk
kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahannya.
Komunikasi tidak hanya penting untuk manusia tetapi juga penting untuk sistem
pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan, memotivasi, memonitor
atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba
mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh
pihak manajemen perusahaan dapat berjalanlebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau
yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku manajer di
dalam mengelola perusahaan.
Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi perilaku berhubungan dalam lingkungan
pengendalian manajemen. Perilaku berpengaruh dalam desain sistem pengendalian
manajemen untuk membantu mengendalikan, memotivasi manajemen dalam mengambil
keputusan dan memonitor perilaku yang dapat mengendalikan aktivitas-aktivitas yang terjadi
dalam sebuah organisasi. Sistem pengendalian manajemen adalah sejumlah struktur
komunikasi yang saling berhubungan yang mengklasifikasikan proses informasi yang dapat
membantu manajer dalam mengkoordinasi bagiannya untuk mengubah perilaku dalam
pencapaian tujuan organisasi yang diharapkan pada dasar yang berkesinambungan
(Maciarriello dan Kirby, 1994). Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik jelas perlu
adanya komunikasi yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam organisasi tersebut.
Komunikasi yang baik akan menimbulkan saling pengertian dan kenyamanan dalam bekerja.
1.2
RUMUSAN MASALAH
1. Apa definisi komunikasi?
2. Apa unsur-unsur dalam Komunikasi?
3. Bagaimana tahap-tahap berkomunikasi?
4. Apa definisi Organisasi?
5. Apa komunikasi dalam organisasi?
6. Apa fungsi komunikasi dalam organisasi?
7. Bagaimana proses komunikasi dalam organisasi?
8. Bagaimana gaya komunikasi dalam organisasi?
9. Apa Bentuk Komunikasi dalam Organisasi?
10. Bagaimana peranan komunikasi dalam organisasi?
11. Apa saja hambatan komunikasi dalam organisasi?
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
2.1.1
Definisi Komunikasi
Komunikasi secara Umum
Komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok,
organisasi, dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan
lingkungan dan orang lain.
2.1.2
1.
Komunikasi menurut para ahli
Himstreet & Baty
Komunikasi adalah suatu proses penukaran informasi antar individu melalui suatu sistem
yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
2. The Odorson & The Dorson
Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebgai sikap atau emosi dari seseorang
kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol.
3. Charles H. Cooley
Komunikasi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan
mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam
waktu.
2.2
1.
2.
Unsur-Unsur Komunikasi
Komunikator / Pengirim / Sender
Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan.
Komunikator bisa tunggal, kelompok atau organisasi pengirim berita. Komunikator
bertanggung jawab dalam hal mengirim berita dengan jelas, memilih media yang cocok untuk
menyampaikan pesan tersebut, dan meminta kejelasan pesan telah diterima dengan baik.
Untuk itu, seorang komunikator dalam menyampaikan pesan atau informasi harus
memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi, apa yang akan dia sampaikan dan
bagaimana cara menyampaikannya.
Komunikan / Penerima / Receiver
Merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator. Dalam
proses komunikasi, penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang
disampaikan dengan baik dan benar. Penerima pesan juga memberikan umpan balik kepada
pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti secara
sempurna.
3. Saluran / Media / Channel
Merupakan saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada
komunikasi dan sebaliknya. Pesan dapat berupa kata-kata atau tulisan, tiruan, gambaran atau
perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda
seperti telepon, televisi, fax, photo copy, email, sandi morse, smartphone, sms, dan
sebagainya. Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang
akan disampaikan (Wursanto, 1994).
2.3
1.
2.
3.
4.
5.
6.
2.4.1
Tahap-Tahap Berkomunikasi
Tahap Ideasi
Tahap ideasi (ideation), yaitu proses pencipataan gagasan atau informasi yang dilakukan
oleh komunikator.
Tahap Ecoding
Tahap encoding adalah gagasan atau informasi disusun dalam serangkain bentuk simbol
atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran
dan media komunikasi yang akan digunakan. Simbol atau sandi dapat berbentuk kata-kata
(lisan maupun tertulis), gambar (poster atau grafik), atau tindakan.
Tahap Pengiriman
Tahap pengiriman (transmitting) adalah gagasan atau pesan-pesan yang telah disimbolkan
atau disandikan (encoded) melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam
organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar,
dan bertindak. Saluran yang dilalui pesan-pesan disebut media komunikasi. saluran dan
media komunikasinya dapat berbentuk lisan (telepon, temu-muka langsung) atau tertulis
(papan pengumuman, poster dan buku pedoman), mengalir kebawah (memo dan instruksi
tertulis), keatas (kotak saran, grievance prosedure, laporan prestasi kerja), atau ke
samping (panitia, pertemuan antar departemen), formal (diskripsi jabatan dan prosedur kerja,
konferensi) atau informal (ngobrol makan siang di kafetaria perusahaan), dan aliran satu arah
(laporan tahunan yang dipublikasikan) atau dua arah (konferensi, wawancara pemutusan
hubungan kerja).
Tahap Penerimaan.
Setelah pesan dikirimkan melalui media komunikasi, maka diterima oleh komunikan.
Penerimaan
pesan
ini
dapat
melalui
proses mendengarkan, membaca,
atau mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya.
Jika informasi atau pesan berbentuk komunikasi lisan, maka seringkali kegagalan dalam
mendengarkan dan berkonsentrasi mengakibatkan hilangnya pesan-pesan tersebut.
Tahap Encoding
Tahap encoding adalah di mana pesan-pesan yang diterima diinterprestaikan, dibaca,
diartikan, dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui suatu proses berpikir.
Pikiran manusia, sistem memori mekanis, instink binatang, dan proses berpikir lainnya
berfungsi sebagai mekanisme decoding. Dalam tahap decoding ini dapat terjadi
ketidaksesuaian atau bahkan penolakan terhadap gagasan atau idea yang di”encoding” oleh
komunikator dikarenakan adanya hambatan teknis, dan lebih-lebih adanya perbedaan persepsi
antara komunikator dan persepsi komunikan dalam hal arti kata atau semantik.
Tahap Tindakan
Tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai respon terhadap pesan-pesan yang
diterimanya merupakan tahap terakhir dalam suatu proses komunikasi. Dalam tahap ini,
respon komunikan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi
tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain. Jika setiap pesan yang dikirimkan
komunikator menghasilkan respon tindakan seperti apa yang diharapkan, maka dapat
dikatakan telah terjadi komunikasi yang efektif.
2.4
Definisi Organisasi
Organisasi secara Umum
Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam
suatu wadah untuk tujuan bersama.
2.4.2
1.
Organisasi menurut para ahli
Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di
bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
2. James D. Mooney
Organisasi adalah bentuj setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Chester I. Bernard
Organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih.
4. Stephen P. Robbins
Organisasi adalah kesatuan (entity) social yang dikoordinasikan secara sadar, dengan
sebuah batasan yang relative dapat diindentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relative terus
menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
2.5
2.6
2.6.1
1.
a.
Komunikasi dalam Organisasi
Istilah “komunikasi” ini berasal dari bahasa Latin, yaitu dari kata “communis” yang
berarti “sama” (common). Jika kita akan mengkomunikasikan suatu idea atau gagasan, maka
kita harus menetapkan terlebih dahulu suatu dasar titik-temu yang sama untuk mencapai
suatu pemahaman atau pengertian. Komunikasi juga sebagai suatu tindakan mendorong pihak
lain untuk menginterpretasikan suatu idea dalam suatu cara yang diinginkan oleh pembicara
atau penulis.
Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi
organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya
organisasi.Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan
yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal
dan horizontal.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Organisasi menurut para ahli
Sendjaja
Fungsi Informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya,
seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih
banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan)
membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi
tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
b. Fungsi Regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
1. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka
yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga
memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya.
2. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak
boleh untuk dilaksanakan.
c.
d.
2.
a.
b.
c.
d.
3.
a.
b.
c.
d.
e.
2.7
2.7.1
Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak
pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab
pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang
lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti
penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan
oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa
istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.
Scott dan T.R. Mitchell
Kendali, control, pengawasan.
Motivasi.
Pengungkapan emosional.
Informasi.
Thayer
Memberi informasi.
Membujuk.
Memerintah.
Memberi instruksi.
Mengintegrasikan organisasi.
Proses Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi Internal
Proses komunikasi di antara para pengurus dan anggota dalam ruang lingkup suatu
organisasi, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal
dan vertikal, sehingga kerja organisasi dapat berjalan. Komunikasi internal terdiri atas empat
bagian, yaitu :
1. Downward Communication (komunikasi dari atas ke bawah) :
Komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajer atau
supervisor mengirimkan pesan kepada bawahannya.
Fungsi komunikasi dari atas ke bawah antara lain :
a.
Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja.
b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan.
c.
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.
d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Metode komunikasi dari atas ke bawah antara lain :
a.
Metode tulisan.
b. Metode lisan.
c.
Metode tulisan diikuti lisan.
d. Metode lisan diikuti tulisan.
2. Upward Communication (komunikasi dari bawah ke atas) :
Komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.
Fungsi komunikasi dari bawah ke atas antara lain :
a.
Penyampaian informai tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.
b. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak
dapat diselesaikan oleh bawahan.
c.
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya
segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi
dari bawah. Alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat sulit dan rumit :
a.
Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.
b. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai.
c.
Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai.
d. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan
pegawai.
3. Horizontal Communication (komunikasi sesama) :
Komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki
kedudukan yang setara.
Fungsi komunikasi sesama antara lain :
a.
Memperbaiki koordinasi tugas.
b. Upaya pemecahan masalah.
c.
Saling berbagi informasi.
d. Upaya pemecahan konflik.
e.
Membina hubungan dan mempererat kekeluargaan melalui kegiatan bersama.
4. Interline Communication (komunikasi lintas saluran) :
Komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf
biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung
jawabmereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Kondisi yang harus dipenuhi dalam
komunikasi lintas-saluran :
a.
Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih
dahulu dari atasannya langsung.
b. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil
komunikasinya kepada atasannya.
2.7.2
Komunikasi Eksternal
Proses komunikasi di antara para pengurus dan anggota suatu organisasi dengan orang
atau masyarakat umum.
1. Komunikasi dari organisasi kepada masyarakat.
Contohnya : konferensi pers, iklan, brosur
2. Komunikasi dari masyarakat kepada organisasi.
Contohnya : menerima saran kritik, hotline customer service 24 jam
2.8
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Gaya Komunikasi dalam Organisasi
The Controlling Style
controlling style communication ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud
untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orangorang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah
atau one-way communications.
The equalitarian style
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap
anggota organnisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat
dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian,
memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style
of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara
lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).
The Structuring Style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis
maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan
pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada
keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan
organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut mereka
bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu
merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka
penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim
pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan
(action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru
kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
The Relinguishing Style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat
ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim
pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.
The Withdrawal Style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi,
artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi
dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang
dihadapi oleh orang-orang tersebut.
2.9
2.9.1
a.
Bentuk Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi Berdasarkan Bentuk
Komunikasi Langsung
Komunikasi langsung tanpa menggunakan alat. Komunikasi berbentuk kata-kata,
gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat.
Contoh : Berbicara langsung kepada seseorang.
b. Komunikasi Tidak Langsung
Komunikasi tidak langsung biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat
gandakan jumlah penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis
waktu.
Contoh : Radio, televisi.
2.9.2
Komunikasi Berdasarkan Sasaran
a.
Komunikasi Massa
Komunikasi massa adalah komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah
yang besar.
Syarat-syarat komunikasi massa :
a.
Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele.
b. Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami.
c.
Bentuk gambar yang baik.
d. Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar radio.
b. Komunikasi kelompok
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang
umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.
Contoh : Perawat dengan pengunjung puskesmas.
c.
Komunikasi Perorangan
Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka atau bisa dapat juga
melalui telepon.
Contoh : perawat dengan pasien.
2.9.3
Komunikasi Berdasarkan Arah Pesan
a.
Komunikasi satu arah
Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang disampaikan oleh sumber kepada sasaran
tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya.
Contoh : Radio.
b. Komunikasi Timbal Balik
Komunikasi timbale balik adalah komunikasi yang disampaikan kepada sasaran dan
sasaran memberikan umpan balik.
Contoh : komunikasi kelompok atau komunikasi perorangan.
2.10
2.11
1.
a.
Peran Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting agar tidak terjadinya salah
penyampaian informasi antar anggota dalam suatu organisasi dan agar tercapainya tujuan
tertentu. Sebuah interaksi yang bertujuan untuk menyatukan dan mensinkronkan seluruh
aspek untuk kepentingan bersama sangat dibutuhkan dalam sebuah tujuan berorganisasi.
Dengan kata lain, tanpa adanya sebuah interaksi yang baik niscaya sebuah organisasi tidak
akan mencapai tujuannya. Interaksi disini adalah mutlak meliputi seluruh anggota organisasi
yang dapat berupa penyampaian-penyampaian informasi, instruksi tugas kerja atau mungkin
pembagian tugas kerja. Interaksi sebenarnya adalah proses hubungan komunikasi antara 2
orang atau lebih dimana orang yang satu bertindak sebagai pemberi informasi dan orang yang
lain berperan sebagai penerima informasi. Intinya, korelasinya harus melibatkan dan terfokus
kepada orang-orang itu sendiri dalam suatu organisasi. Dengan kata lain, dapat disimpulkan
komunikasi dapat dibilang juga sebagai proses penyampaian informasi yang berguna untuk
mengkoordinasikan lingkungan dan orang lain demi mencapai suatu tujuan.
Sebuah bentuk organisasi pasti mengedepankan sebuah komunikasi agar tercipta hasil
yang selaras. Biasanya proses komunikasi dalam suatu organisasi meliputi atasan dan
bawahan dengan penyampaian yang terarah dari suatu atasan ke bawahannya yang sematamata semua berorientasi berdasarkan organisasi.
Tujuan komunikasi dalam sebuah organisasi sangat memberikan banyak manfaat secara
langsung yaitu memudahkan para anggota bekerja dari instruksi-instruksi yang diberikan dari
atasan dan untuk mengurangi kesalahpahaman yang biasa terjadi dan memang sudah melekat
pada suatu organisasi. Apabila semua bawahan dan atasan dapat berinteraksi dengan baik,
maka seluruh kesalahpahaman yang beresiko mungkin akan berkurang, karena tiap manusia
mempunyai cara penyampaian komunikasi yang berbeda-beda secara verbal. Dengan
demikian semua pelaku organisasi harus berbicara, bertindak satu sama lain guna untuk
membangun suatu lingkungan kondusif dan mengetahui situasi-situasi yang akan terjadi
diluar dugaan karena kesalahan komunikasi sekecil apapun pasti akan berakibat fatal.
Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Hambatan dari Proses Komunikasi
Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi
dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
b. Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang
dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan
antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
c.
Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi,
misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
d.
Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si
penerima
e.
Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima
/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi
lebih lanjut.
f.
Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa
adanya akan tetapi memberikan interpretative, Hambatan tidak tepat waktu atau tidak jelas
dan sebagainya.
2.
Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat
komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang
tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3.
Hambatan Semantik
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan
dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas atau berbelitbelit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa (bahasa
daerah, nasional, maupun internasional).
4.
Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya;
perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan,
sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si
penerima pesan yang hendak disampaikan.
5.
Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
2.12
Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
1.
Gunakan umpan-balik
Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya,
sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.
2.
Kenali si penerima berita
a.
Bagaimana latar belakang pendidikannya,
b.
Bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,
c.
Sejauh mana minat dan perasaan.
3.
Rencanakan secara teliti
Pertimbangkan baik-baik, misalnya : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan.
2.13
Contoh Studi Kasus
Pengaruh komunikasi dalam organisasi terhadap kinerja karyawan melalui kepuasan
kerja (studi kasus pada karyawan bagian produksi Pabrik Kertas CV Setia Kawan
Tulungagung).
Komunikasi dalam organisasi, kepuasan kerja, kinerja. Dewasa ini telah banyak
organisasi yang berdiri dan berkembang sukses baik dalam skala kecil maupun besar.
Organisasi sendiri merupakan suatu alat dimana orang-orang mempersatukan kecakapan dan
usaha mereka untuk mencapai tujuan bersama. Sering dijumpai bahwa karyawan kurang
terpuaskan hatinya dalam melaksanakan tugasnya karena informasi mengenai prosedur kerja
yang disampaikan pimpinan kurang dapat dipahami. Sehingga karyawan cenderung merasa
khawatir, segan, dan takut dalam melaksanakan tugasnya.
Dengan adanya perasaan-perasaan tersebut dalam melaksanakan tugas mengakibatkan
kinerja karyawan menjadi menurun. Salah satu jalan mengatasi semua ini adalah dengan
saluran komunikasi. Studi kasus ini bertujuan untuk mengkaji lebih mendalam tentang
komunikasi dalam organisasi yang ada di Pabrik Kertas CV Setia Kawan Tulungagung guna
meningkatkan kinerja karyawan melalui kepuasan kerja.
Berdasarkan wacana diatas disarankan antara atasan dengan bawahan pada Pabrik
Kertas CV Setia Kawan Tulungagung lebih sering meningkatkan koordinasi (mengadakan
sharing) sehingga setiap kegiatan akan berjalan dengan baik karena dapat mengerti perasaan
karyawan mulai dari masalah pekerjaan, rekan sekerja, sampai masalah kesesuaian
upah, secara periodik para atasan (direktur, manager, kepala bagian)lebih sering terjun
langsung ke lapangan sehingga dapat meningkatkan kepuasan dan kinerja, pimpinan
memperhatikan keluhan-keluhan dari para karyawan.
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari dalam aspek
apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan sehari-hari, dalam
kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan agar sebuah system atau
komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan lebih baik.
Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan/informasi diantara
beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim, pesan/informasi
saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan balik kepada pengirim
untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima.
Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia adalah makhluk social yang saling
membutuhkan antara satu dengan yang lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus memiliki
dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam berkomunikasi. Dalam proses kita
juga harus ingat bahwa terdapat banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.
Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti
apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan
dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan
nonverbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi nonverbal atau bahasa (gerak
tubuh). Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan san mendapatkan
umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan timbale balik antara
pemberi informasi serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yang
mutualisme antara keduanya.
3.2 SARAN
Dengan disusunnya makalah ini, maka pembaca atau mahasiswa dapat mengerti dan
memahami pentingnya arti komunikasi dalam organisasi, didalam kehidupan berorganisasi
atau dikehidupan sehri-hari yang membutuhkan komunikasi.
Semoga makalah ini dapat diterima dan dimengerti serta berguna bagi pembaca atau
mahasiswa, dalam makalah ini kami mohon maaf jika ada tulisan kami atau bahasa
kami kurang berkenan, dengan demikian kami mengharapkan kritik dan saran atas tulisan
kami agar bisa membangun dan memotivasi kami agar membuat tulisan jauh lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
http://alvitaprima.blogspot.com/2013/05/-komunikasi-dalam-organisasi_23.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi
http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi
http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi
http://radenmasyonatanpandukristanto.blogspot.com/2013/05/peran-komunikasi-dalamorganisasi.html
irham fahmi prilaku organisasi buku