JURNAL ILMIAH STRUKTUR PENGENDALIAN INTE
STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN
PENJUALAN KREDIT SERVIS DAN SUKU CADANG
PADA PT. NASMOCO PEMUDA SEMARANG
Adora Aline Alfiana, *)1 Didiek Susilo Tamtomo, *)2 Sri Hardiningsih H.S.
Program Studi DIII Akuntansi, Jurusan Akuntansi
Politeknik Negeri Semarang, Jl. Prof. H. Soedarto, S.H. Tembalang, Semarang 50275
ABSTRAK
Tugas Akhir ini disusun dengan tujuan untuk mengidentifikasi pemahaman atas struktur
pengendalian intern penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang
dan untuk mengaplikasikan komponen struktur pengendalian intern tersebut sesuai dengan
kerangka COSO. Pengumpulan data menggunakan metode kuesioner, wawancara dan observasi.
Penulisan Tugas Akhir menggunakan metode deskripsi dan eksposisi. Pemahaman pengendalian
intern yang diperoleh didokumentasikan dalam bentuk kuesioner pengendalian intern, flowchart
dan narasi untuk masing-masing prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit servis dan
suku cadang. Hasil pembahasan menunjukkan pengaplikasian struktur pengendalian intern
penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang sesuai kerangka COSO
yang memuat lima komponen pengendalian.
Kata Kunci: Struktur Pengendalian Intern, Penjualan Kredit.
ABSTRACT
The purposes of this Final Project are to identify the comprehension of internal control structure
of service and spare part credit sales at PT. Nasmoco Pemuda Semarang and to apply the
component of its internal control structure based on COSO Framework. The data collection
methods are questionnaire, interview and observation. The writing methods of this final project
are description and exposition. The comprehension of internal control structure is documented in
comprehension of internal control questionnaire, flowchart and narrative memorandum for each
procedure which composes the service and spare part credit sales system. Study result showed the
application of internal control structure of service and spare part credit sales at PT. Nasmoco
Pemuda Semarang based on COSO Framework which consist of five internal control structure
components.
Keywords: Internal Control Structure, Credit Sales.
1
2
Dosen Pembimbing I
Dosen Pembimbing II
PENDAHULUAN
dan suku cadang di PT. Nasmoco Pemuda
Semarang sesuai dengan kerangka COSO.
Latar Belakang Masalah
TINJAUAN PUSTAKA
PT. Nasmoco Pemuda Semarang merupakan
perusahaan yang bergerak dalam bisnis
penjualan mobil Toyota dan menyediakan
layanan purna jualnya (after sales) serta
penjualan suku cadang kendaraan. Dalam
rangka meningkatkan pelayanan servis
kendaraan dan mempermudah transaksi
dengan pelanggan, PT. Nasmoco Pemuda
membuat kebijakan berupa pemberian kredit
untuk penjualan jasa servis dan suku cadang
kendaraan. Kebijakan tersebut selain
menambah penghasilan PT. Nasmoco
Pemuda, namun juga menimbulkan beberapa
risiko yang dapat menghambat pencapaian
tujuan perusahaan.
Risiko yang timbul dari adanya penjualan
kredit servis dan suku cadang dapat
disebabkan oleh faktor internal perusahaan
seperti buruknya sistem penjualan kredit dan
faktor eksternal seperti debitur yang tidak
dapat melunasi kewajibannya. Risiko-risiko
yang timbul dapat diminimalisir dengan
menerapkan pengendalian yang baik
terhadap sistem penjualan kredit.
COSO
(Committe
of
Sponsoring
Organizations of the Treadway Commision )
telah
menerbitkan
sebuah
model
pengendalian intern yang dapat digunakan
oleh perusahaan atau organisasi untuk
menilai sistem pengendalian mereka.
Pengendalian intern yang diaplikasikan
sesuai dengan kerangka COSO dapat
memberikan gambaran yang utuh atas
kelima komponen unsur pengendalian yang
saling berhubungan. Sistem penjualan kredit
servis dan suku cadang PT. Nasmoco
Pemuda
memerlukan
suatu
struktur
pengendalian intern yang diaplikasikan
sesuai dengan kerangka COSO dan harus
dipahami oleh seluruh personil perusahaan
yang terlibat.
Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan
Jurnal
Ilmiah
ini
adalah
untuk
mengidentifikasi
pemahaman
terhadap
struktur pengendalian intern penjualan kredit
servis dan suku cadang PT. Nasmoco
Pemuda
Semarang
serta
untuk
mengaplikasikan
komponen
struktur
pengendalian intern penjualan kredit servis
Struktur Pengendalian Intern
Salah satu tujuan dibentuknya sebuah sistem
ialah
membantu
manajemen
dalam
mengorganisir berjalannya aktivitas bisnis.
Pengendalian terhadap sistem yang dibentuk
sangat diperlukan untuk menjamin bahwa
sistem tersebut telah dilaksanakan secara
efektif. COSO mendefinisikan pengendalian
intern sebagai sebuah proses yang dijalankan
oleh dewan komisaris, manajemen dan
personil lain entitas yang didesain untuk
memberikan keyakinan memadai tentang
pencapaian tiga tujuan. Dari definisi
pengendalian intern yang telah dibahas
sebelumnya, terdapat konsep dasar yang
dapat ditarik, salah satu konsep dasar
tersebut menurut Mulyadi (2009:180) ialah
“pengendalian intern ditujukan untuk
mencapai tujuan yang saling berkaitan:
pelaporan keuangan,
kepatuhan dan
operasi”.
Komponen Pengendalian Intern Menurut
COSO
COSO
(Committe
of
Sponsoring
Organizations of the Treadway Commision )
dalam kerangka pengendalian internnya
menyebutkan
bahwa
terdapat
lima
komponen pengendalian, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
2. Penaksiran Risiko
3. Aktivitas Pengendalian
4. Informasi dan Komunikasi
5. Pemantauan
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan
pengendalian
merupakan
pondasi keberhasilan pengendalian intern
suatu organisasi. Lingkungan pengendalian
mencakup sub unsur berikut:
1.
Integritas dan Nilai Etika
Nilai etika dalam organisasi dituangkan
dalam bentuk aturan atau standar
perilaku bagi personil organisasi.
2.
Komitmen terhadap Kompetensi
Apabila aspek kompetensi diabaikan,
maka
berpotensi
mengakibatkan
ketidakmampuan
personil
dalam
mencapai sasaran kinerjanya.
3.
4.
Dewan Direksi dan Komite Audit
Keterlibatan dan keaktifan manajemen
puncak dan dewan direksi memainkan
peranan penting dalam pengendalian
intern.
Filosofi dan Gaya Operasi
Filosofi memuat apa yang seharusnya
dikerjakan dan apa yang seharusnya
tidak dikerjakan oleh perusahaan dan
menjadi sebuah keyakinan dasar
perusahaan dan para personilnya.
Sedangkan gaya operasi merupakan
gagasan manajer tentang bagaimana
menjalankan operasional suatu entitas.
5.
Struktur Organisasi
Sebuah struktur organisasi perusahaan
mendefinisikan
garis
wewenang,
tanggung jawab dan pelaporan.
6.
Pendelegasian
Wewenang
dan
Tanggung Jawab
Adanya pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab yang jelas akan dapat
mengalokasikan sumber daya yang
dimiliki
untuk
mempercepat
pencapaian tujuan organisasi.
7.
Kebijakan dan Praktik Sumber Daya
Manusia
Perusahaan harus lebih memperhatikan
prosedur rekruitmen, mutasi dan
pengembangan karir untuk para
karyawannya, sehingga secara tidak
langsung dapat menumbuhkan loyalitas
dan efisiensi kerja.
Penaksiran Risiko
Penilaian risiko merupakan kegiatan
penilaian atas kemungkinan kejadian yang
mengancam pencapaian tujuan dan sasaran
organisasi. Organisasi harus menyadari dan
waspada terhadap berbagai risiko yang
dihadapinya. Oleh karena itu, sebuah
organisasi harus menetapkan serangkaian
tujuan yang terintegrasi dengan kegiatan
operasionalnya sehingga organisasi dapat
beroperasi sebagaimana mestinya.
Aktivitas Pengendalian
Suatu entitas memerlukan kebijakan dan
prosedur untuk memberikan keyakinan
bahwa tujuan organisasi akan tercapai.
“Aktivitas pengendalian adalah kebijakan
dan prosedur yang dibuat untuk memberikan
keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat
manajemen telah dilaksanakan.” (Mulyadi,
2009:189).
Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi memungkinkan
personil organisasi untuk memperoleh dan
menukar informasi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan,
mengelola
dan
mengendalikan
kegiatan
organisasi.
Kehandalan dan relevansi informasi harus
diidentifikasi, ditangkap, diproses dan
dikomunikasikan dengan pihak yang
berhubungan dengan operasi, keuangan dan
ketaatan sehingga memungkinkan untuk
menjalankan dan mengendalikan organisasi.
Pemantauan
Seluruh kegiatan operasional organisasi
harus dipantau dan dilakukan modifikasi
seperlunya. “Pemantauan pengendalian
intern adalah suatu proses penilaian kualitas
kinerja pengendalian intern dalam suatu
periode tertentu.” (Pusdiklatwas BPKP,
2009:51).
Pemahaman atas Pengendalian Intern
Struktur pengendalian intern harus dipahami
tidak hanya oleh manajemen puncak
maupun pimpinan organisasi saja melainkan
oleh seluruh personil organisasi. “Setiap
orang dalam organisasi bertanggung jawab
terhadap, dan menjadi bagian dari,
pengendalian intern organisasi” (Mulyadi,
2009:181). Dikarenakan setiap personil
organisasi mempunyai tanggung jawab
dalam pelaksanaan pengendalian intern,
maka pemahaman yang baik mengenai
pengendalian intern itu sendiri wajib
dimiliki oleh seluruh personil.
Dokumentasi
atas
Pengendalian Intern
Pemahaman
personil
organisasi
yang
memiliki
pemahaman yang baik akan pengendalian
intern tercermin dari informasi yang mampu
mereka berikan mengenai rancangan
berbagai kebijakan dan prosedur dalam
setiap unsur pengendalian serta pelaksanaan
kebijakan dan prosedur tersebut dalam
kegiatan operasional organisasi. Menurut
Mulyadi (2009:200), ada tiga cara yang
biasa digunakan oleh auditor untuk
mendokumentasikan informasi mengenai
pengendalian intern yang berlaku dalam
perusahaan yaitu:
1. Kuesioner pengendalian intern
Kuesioner pengendalian intern biasanya
disusun untuk tiap-tiap siklus dalam
perusahaan yang diperiksa, misalnya
siklus pendapatan, siklus penggajian,
siklus pembelian, siklus biaya dan siklus
kas.
2. Bagan alir atau flowchart
Pendokumentasian
pemahaman
pengendalian intern dalam bentuk bagan
alir dilakukan dengan menggambarkan
deskripsi pengendalian intern suatu
organisasi
dengan
simbol-simbol
tertentu.
3. Uraian tertulis atau narasi
Informasi tentang pengendalian intern
dapat
dikumpulkan
dengan
cara
membuat uraian tertulis atau narasi
mengenai arus transasksi, catatan-catatan
yang diselenggarakan dan pembagian
tanggung jawab yang ada di perusahaan.
Penjualan Kredit
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi
penjualan barang dan jasa yang dapat
dilakukan secara tunai maupun kredit.
Menurut Mulyadi (2014:202), “Dalam
transaksi penjualan kredit, jika order dari
pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman
barang atau penyerahan jasa, untuk jangka
waktu tertentu perusahaan memiliki piutang
kepada pelanggannya”.
Dikarenakan bahan pembahasan tidak dapat
seluruhnya diperoleh dari data primer, maka
digunakan pula data sekunder. Data
sekunder yang digunakan yaitu data olahan
berupa gambaran umum perusahaan.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan
yaitu:
1. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan karyawan
di bagian purna jual dan administrasi PT.
Nasmoco Pemuda Semarang.
2. Kuesioner
Pertanyaan pada kuesioner
yang
diajukan, ditujukan untuk lingkup
penjualan kredit servis dan suku cadang
pada PT. Nasmoco Pemuda Semarang.
3. Observasi
Pengamatan
langsung
dilakukan
terhadap penerapan sistem penjualan
kredit servis dan suku cadang oleh para
personil
PT.
Nasmoco
Pemuda
Semarang serta dokumen-dokumen yang
terkait.
Metode Penulisan
Metode penulisan yang digunakan yaitu:
METODOLOGI
Pengertian Metodologi
Metodologi berasal dari kata “Metode” dan
“Logos” sehingga dapat diartikan sebagai
cara melakukan sesuatu dangan mengunakan
pikiran secara seksama untuk mencapai
suatu tujuan (Narbuko dan Ahmadi, 2012:1).
Klasifkasi Data
1. Metode Deskripsi
Melalui metode ini dapat diuraikan
mengenai gambaran umum PT. Nasmoco
Pemuda Semarang termasuk di dalamnya
sejarah singkat, struktur organisasi, visi,
misi dan filosofi.
2. Metode Eksposisi
Metode ini digunakan untuk menjelaskan
struktur pengendalian intern penjualan
kredit servis dan suku cadang dan
pemahaman karyawan PT. Nasmoco
Pemuda Semarang terhadap struktur
pengendalian tersebut.
Ditinjau dari jenis data menurut sifatnya,
data yang digunakan berupa data kualitatif.
Data kualitatif yang digunakan berupa
gambaran umum PT. Nasmoco Pemuda
Semarang
dan
komponen
struktur
pengendalian intern penjualan kredit servis
dan suku cadang PT. Namsoco Pemuda
Semarang.
Sejarah Singkat PT. Nasmoco Pemuda
Semarang
Ditinjau dari jenis data menurut sumbernya,
data yang digunakan berupa data primer dan
sekunder. Data primer yang digunakan yaitu
hasil observasi dan wawancara mengenai
komponen pengendalian intern dalam sistem
penjualan kredit servis dan suku cadang
pada PT. Nasmoco Pemuda Semarang dan
kuesioner pengendalian intern.
Kesamaan visi, cara pandang serta kebulatan
tekad dari Bapak A.H. Budi, Bapak Hadi
Soejanto, Bapak Bambang Budi Hariono
dan Bapak H. Zoebaidi Maksoem
menghasilkan kesepakatan untuk mendirikan
PT. New Ratna Dewi Motor pada tanggal 15
April 1961 yang merupakan cikal bakal New
Ratna Motor. Sebagai upaya untuk
PEMBAHASAN
meningkatkan pelayanan bagi pelanggan,
PT. Ratna Dewi Motor Company
menawarkan jasa purna jual (pelayanan
bengkel dan suku cadang) disamping
penjualan unit. Tekad ini diwujudkan
dengan membuka showroom, bengkel dan
penjualan suku cadang di Jl. M.H. Thamrin
14-16 Semarang pada tahun 1984.
Seiring dengan berkembangnya usaha, pada
tanggal 1 April 1972 PT. Ratna Dewi Motor
Company menempai gedung baru di Jl.
Pemuda 72 Semarang dan pada tanggal 30
Agustus 1972 PT. Ratna Dewi Motor
ditunjuk sebagai dealer utama PT. Toyota
Astra Motor untuk wilayah Jawa Tengah –
Daerah Istimewa Yogyakarta. Untuk
membuat perusahaan lebih responsif serta
menciptakan dinamisasi berorganisasi, PT.
Ratna Dewi Motor Company pada tanggal
22 Desember 1973 mengubah nama menjadi
PT. New Ratna Motor. Nasmoco merupakan
singkatan dari New Asiatic Motor Company
dan termasuk dalam anak perusahaan PT.
New Ratna Motor.
1. Meningkatkan profesionalisme karyawan
dengan berbasiskan teknologi modern
untuk memberikan totalitas kepuasan
pelanggan dan menghasilkan keuntungan
yang optimal bagi pemegang saham.
2. Terus
berupaya
meningkatkan
kesejahteraan karyawan, serta ikut
berperan dalam kepedulian lingkungan
dan sosial.
Selain Visi dan Misi, PT. Nasmoco Pemuda
Semarang memiliki Catur Marga yang
dijadikan sebagai filosofi atau pedoman
karyawan dalam menjalankan kegiatan
operasional perusahaan. Filosofi tersebut
yaitu:
1. Perusahaanku adalah sawah ladangku.
2. Pembaharuan untuk kemajuan harus
kulakukan,
3. Hari ini saya harus lebih baik dari hari
kemarin.
4. Kemajuan
perusahaan
adalah
kesejahteraan bagi karyawan.
Struktur Organisasi
Unit Usaha
PT. Nasmoco Pemuda Semarang beroperasi
pada tiga sektor usaha yaitu:
1. Penjualan (Sales)
PT. Nasmoco Pemuda Semarang sebagai
cabang dari Nasmoco Group menjual
mobil merek Toyota dan menjadi dealer
yang menyalurkan kendaraan langsung
kepada pembeli.
Struktur organisasi PT. Nasmoco Pemuda
Semarang memuat seluruh divisi dan entitas
yang ada di PT. Nasmoco Pemuda
Semarang. Struktur organisasi PT. Nasmoco
Pemuda Semarang terdapat pada gambar
berikut
2. Servis (Service)
Terdapat dua jenis servis di PT.
Nasmoco Pemuda Semarang, yaitu
general repair dan body repair . General
repair merupakan pelayanan servis
berkala dan perbaikan umum. Sedangkan
body repair merupakan servis khusus
untuk perbaikan body kendaraan.
3. Suku Cadang (Spare Part)
Dalam rangka mendukung pelayanan
servis, PT. Nasmoco Pemuda juga
menyediakan kebutuhan suku cadang
bagi pelanggan.
Visi, Misi dan Filosofi
Visi PT. Nasmoco Pemuda Semarang ialah
menjadi pelaku bisnis di bidang otomotif
yang profesional, berkualitas dan sebagai
pemimpin pasar di era globalisasi.
Misi PT. Nasmoco Pemuda Semarang ialah:
Pemahaman
Mengenai
Struktur
Pengendalian Intern Penjualan Kredit
Servis dan Suku Cadang PT. Nasmoco
Pemuda Semarang
Dalam menilai seberapa baik pemahaman
terhadap pengendalian intern penjualan
kredit servis dan suku cadang, telah
dilakukan wawancara terhadap entitas yang
bersangkutan dan observasi secara langsung
terhadap dokumen dan catatan yang
digunakan serta pembuatan kuesioner.
Kuesioner Pengendalian Intern
Kuesioner
pengendalian
intern
atas
penjualan kredit servis dan suku cadang
disusun dalam bentuk pertanyaan dengan
jawaban “ya” atau “tidak”. Kuesioner
diberikan
kepada
responden
yang
merupakan entitas yang terkait dalam
kegiatan penjualan kredit servis dan suku
cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang
khususnya bagian purna jual (after sales)
dan administrasi.
Kuesioner disusun berdasarkan jawaban dari
responden yang merupakan entitas yang
terkait dengan penjualan kredit servis dan
suku cadang dan dianggap memiliki
kapasitas yang sesuai dengan komponen
pengendalian yang dimuat dalam kuesioner
tersebut. Jumlah pertanyaan dalam kuesioner
berjumlah 22 pertanyaan, dengan seluruh
pertanyaan
terjawab
“ya”.
Pendokumentasian pemahaman melalui
kuesioner tersebut menunjukkan bahwa
struktur pengendalian intern penjualan kredit
servis dan suku cadang pada PT. Nasmoco
Pemuda Semarang telah dipahami dengan
baik serta telah diterapkan secara memadai
karena telah memenuhi lima komponen
pengendalian intern, baik oleh pihak
manajemen maupun karyawan PT. Nasmoco
Pemuda Semarang.
Jaringan Prosedur yang
Sistem
Membentuk
Untuk memudahkan pendokumentasian
pemahaman pengendalian intern dalam
bentuk bagan alir atau flowchart, perlu
diketahui terlebih dahulu jaringan prosedur
yang membentuk sistem penjualan kredit
servis dan suku cadang. Berdasarkan hasil
dari kegiatan wawancara terhadap entitas
yang terkait serta hasil pengamatan atas
kegiatan penjualan kredit servis dan suku
cadang, dapat diketahui jaringan prosedur
yang membentuk sistem penjualan kredit
servis dan suku cadang PT. Nasmoco
Pemuda Semarang. Jaringan prosedur yang
membentuk sistem penjualan kredit dan
suku cadang tersebut yaitu:
1.
Prosedur Pengajuan Kredit Servis dan
Suku Cadang.
Prosedur ini memuat aktivitas pengajuan
persetujuan kredit servis oleh calon
debitur kepada pihak PT. Nasmoco
Pemuda Semarang.
2. Prosedur Pengerjaan Servis.
Prosedur pengerjaan servis merupakan
tahapan pengerjaan servis kendaraan
termasuk di dalamnya tahapan user
menyampaikan pesanan pekerjaan servis
untuk kendaraannya kepada petugas,
distribusi dan pemakaian suku cadang.
3. Prosedur
Pencatatan
Biaya
dan
Penagihan.
Prosedur ini dilaksanakan setelah
pekerjaan servis diselesaikan. Pada tahap
ini, petugas mencatat biaya pekerjaan
servis dan suku cadang, adanya tahapan
otorisasi atas dokumen keluaran oleh
kepala bagian, penyusunan dokumen
tagihan, pengirimannya kepada debitur
dan penagihan piutang servis.
4. Prosedur Pencatatan Pelunasan Piutang
Servis.
Prosedur pencatatan pelunasan piutang
servis merupakan tahapan pencatatan
pelunasan piutang ke dalam sistem.
Bagan Alir atau Flowchart
Bentuk pendokumentasian atas pemahaman
pengendalian intern dapat dilakukan dengan
penyusunan bagan alir atau flowchart.
Flowchart berikut ini disusun berdasarkan
hasil observasi kegiatan penjualan kredit
servis dan suku cadang di PT. Nasmoco
Pemuda Semarang serta
wawancara
terhadap entitas
yang bersangkutan,
dikarenakan tidak semua prosedur dapat
dipahami melalui kegiatan observasi.
Melalui flowchart, dapat dilihat secara
menyeluruh alur kegiatan dan alur dokumen
yang terdapat dalam sistem penjualan kredit
servis dan suku cadang.
Pendokumentasian
pemahaman
pengendalian intern kredit servis dan suku
cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang
melalui flowchart dapat dilihat pada gambar
berikut
1. Flowchart prosedur pengajuan kredit
servis dan suku cadang.
4. Flowchart pencatatan pelunasan piutang
servis.
2. Flowchart pengerjaan servis kendaraan.
Uraian Tertulis atau Narasi
Pendokumentasian
pemahaman
pengendalian intern menggunakan uraian
tertulis atau narasi disusun berdasarkan hasil
observasi dan wawancara di lingkungan PT.
Nasmoco Pemuda Semarang. Banyaknya
prosedur dan dokumen yang membentuk
sistem penjualan kredit servis dan suku
cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang
membuat penyusunan narasi dijabarkan
dalam tiap-tiap prosedur, sehingga dapat
mempermudah dalam menangkap alur
kegiatan dan dokumen dalam sistem
tersebut.
Komponen Struktur Pengendalian Intern
Penjualan Kredit Servis dan Suku
Cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang
sesuai dengan Kerangka COSO
3. Flowchart pencatatan biaya dan penagihan.
Komponen struktur pengendalian intern
penjualan kredit servis dan suku cadang PT.
Nasmoco Pemuda Semarang yang telah
dipenuhi dan diaplikasikan sesuai dengan
kerangka COSO yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian terbentuk dari
perilaku manajemen serta seluruh
karyawan PT. Nasmoco Pemuda
Semarang dan mempengaruhi kesadaran
mereka akan pentingnya penerapan
pengendalian intern tersebut di setiap
kegiatan
operasional
perusahaan.
Lingkungan pengendalian penjualan
kredit servis dan suku cadang PT.
Nasmoco Pemuda Semarang terdiri atas
sub unsur berikut:
a.
Integritas dan nilai etika
Bagian yang terlibat dalam sistem
penjualan kredit servis dan suku
cadang PT. Nasmoco Pemuda
Semarang, yaitu bagian purna jual
(after sales) dan administrasi,
memiliki peraturan yang sudah
ditetapkan oleh manajemen baik
secara tertulis maupun dalam bentuk
konvensi.
Peraturan
tersebut
mencakup hal mendasar mengenai
kepegawaian, jam kerja, dan etikaetika lain.
b.
c.
Komitmen terhadap kompetisi
Sistem
perekrutan
dan
pengembangan
karir
di
PT.
Nasmoco
Pemuda
Semarang
senantiasa
menggunakan
basis
kompetensi.
Latar
belakang
pendidikan yang disyaratkan pihak
manajemen PT. Nasmoco Pemuda
Semarang untuk karyawan bagian
purna jual dan administrasi sangat
jelas untuk tiap entitasnya, yaitu
minimal SLTA atau sederajat untuk
bagian purna jual dan Diploma III
untuk bagian administrasi. Hal
tersebut telah diterapkan secara
konsisten dalam setiap perekrutan
karyawan.
Partisipasi dewan direksi dan komite
audit
Di lingkungan PT. Nasmoco
Pemuda Semarang belum terdapat
suatu dewan direksi maupun komite
audit. Hal tersebut dikarenakan PT.
Nasmoco Pemuda Semarang belum
termasuk perusahaan go public
sehingga peran komite audit dirasa
belum diperlukan. Namun dalam
rangka pengawasan berlangsungnya
pengendalian intern di PT. Nasmoco
Pemuda Semarang, terdapat audit
internal yang dilakukan setiap 3
bulan sekali. Audit internal ini
dilakukan oleh kantor pusat PT.
New Ratna Motor untuk setiap
kantor cabangnya.
d.
Filosofi dan gaya operasi
Terdapat sebuah Catur Marga di PT.
Nasmoco Pemuda Semarang yang
dijadikan sebagai filosofi atau
keyakinan dasar para karyawan
dalam bekerja. Catur Marga tersebut
telah menjadi bagian dari kegiatan
operasional perusahaan, terbukti
dengan selalu dilafalkannya Catur
Marga dalam setiap sesi apel pagi.
e.
Struktur organisasi
PT. Nasmoco Pemuda Semarang
memiliki struktur organisasi yang
memisahkan tugas dan tanggung
jawab sesuai dengan kebutuhan
organisasi.
Dengan
dikepalai
seorang Kepala Cabang, struktur
organisasi PT. Nasmoco Pemuda
Semarang membagi entitas menjadi
tiga bagian utama yaitu Penjualan
(Sales), Administrasi dan Servis atau
Bengkel.
f.
Pendelegasian
wewenang
dan
tanggung jawab
Sebagai bentuk perluasan atau
pengembangan
dari
struktur
organisasi yang telah ada, pihak
manajemen PT. Nasmoco Pemuda
Semarang secara jelas menjabarkan
dan memisahkan fungsi mulai dari
proses pengajuan kredit servis,
pencatatan biaya servis hingga
pencatatan
pelunasan,
dengan
melibatkan bagian administrasi dan
purna jual yang masing-masing
dikepalai oleh seorang kepala
bagian.
g.
Kebijakan dan praktik SDM
Pentingnya peran karyawan dalam
pencapaian
tujuan
perusahaan
membuat PT. Nasmoco Pemuda
Semarang sangat memperhatikan
prosedur rekruitmen, mutasi dan
pengembangan karir karyawan.
Terbukti
dari
diberlakukannya
standar minimal pendidikan untuk
calon karyawan PT. Nasmoco
Pemuda Semarang, adanya pelatihan
atau training berkala untuk para
karyawan dan mutasi sesuai dengan
bagian dan kompetensi masingmasing karyawan secara konsisten.
2. Penaksiran risiko
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui
bahwa risiko tidak tertagihnya piutang
dapat terjadi karena faktor eksternal
perusahaan seperti ketidakmampuan
debitur dalam melunasi kewajibannya
serta faktor internal seperti kesalahan
pengiriman dokumen tagihan. Selain
tidak tertagihnya piutang servis, terdapat
beberapa risiko lain yang dapat terjadi
yaitu adanya kesalahan pencatatan order
servis dan keabsahan pesanan pelanggan,
kesalahan dalam penagihan dan adanya
tindakan manipulasi data serta pencurian
kas hasil pelunasan piutang servis.
Risiko-risiko tersebut juga memiliki
pengaruh
yang
besar
terhadap
ketercapaian tujuan perusahaan.
3. Aktivitas pengendalian
Berdasarkan
hasil
observasi
dan
wawancara, diketahui terdapat beberapa
aktivitas pengendalian dalam kegiatan
penjualan kredit servis dan suku cadang
PT. Nasmoco Pemuda Semarang, antara
lain sebagai berikut:
a. Adanya dokumen perjanjian servis
yang mengikat secara hukum dalam
proses registrasi pemberian kredit.
Dalam dokumen tersebut dijelaskan
pula
persyaratan, termin kredit,
teknis penagihan beserta dokumen
yang perlu dilampirkan dalam proses
servis.
b. Dilakukannya follow up kepada
debitur yang memiliki catatan kredit
buruk oleh bagian piutang secara
tegas.
c. Mewajibkan user melampirkan SPK
(Surat Perintah Kerja) untuk setiap
pengerjaan
servis
kendaraan.
Sehingga meminimalisir adanya
ketidaksesuaian pengerjaan servis
dengan pemintaan pelanggan.
d. Data
pelanggan
kredit
telah
dilindungi oleh sistem, sehingga
meminimalisir adanya user yang
memalsukan identitas.
e. Adanya
proses
otorisasi
dan
pengecekan untuk setiap jenis
dokumen penagihan.
f. Terdapat pemisahan fungsi dalam
sistem penjualan kredit servis dan
suku cadang. Pemisahan fungsi
dimulai dari fungsi persetujuan
kredit, fungsi penjualan servis, fungsi
piutang, fungsi pencatatan pelunasan
dan fungsi akuntansi.
g. Pelunasan piutang dianjurkan melalui
transfer ke rekening perusahaan.
h. Pengendalian melalui sistem NIS
Service dan NIS Accounting. Tidak
semua karyawan dapat mengakses
sistem tersebut dan setiap transaksi
terekam identitas petugas yang
menginput.
4. Informasi dan komunikasi
Bentuk informasi berupa bukti atau
dokumen yang terkait dalam aktivitas
penjualan kredit servis dan suku cadang.
Dokumen tersebut antara lain dokumen
perjanjian kerjasama servis atau PKS,
Surat Perintah Kerja (SPK), Service
Order , Service Invoice, Supply Sip, Surat
Tagihan, Kwitansi, Faktur Pajak dan
Tanda Terima Pembayaran. Bagianbagian yang terlibat dalam aktivitas
komunikasi dan penyampaian informasi
penjualan kredit servis dan suku cadang
adalah:
a. User
b. Debitur
c. Service Advisor
d. Billing
e. Bagian Piutang
f. Finance
g. Collector
h. Kepala Bengkel
i. Wakil Kepala Bengkel
j. ADH
k. Kepala Cabang
5. Pemantauan
Pemantauan pelaksanaan penjualan
kredit servis dan suku cadang dilakukan
oleh manajemen puncak perusahaan,
dalam hal ini ialah Kepala Cabang dan
Kepala Bagian PT. Nasmoco Pemuda
Semarang, khusunya bagian administrasi
(ADH) dan bagian servis (Kepala
Bengkel). Kepala Cabang bertanggung
jawab atas kegiatan operasional kantor
cabang termasuk di dalamnya ialah
kegiatan penjualan kredit servis dan suku
cadang. Sedangkan Kepala Bagian
bertanggung jawab atas kinerja karyawan
di bawah arahannya. Pemantauan juga
dilakukan oleh kantor pusat PT. New
Ratna Motor melalui audit internal yang
dilakukan setiap tiga bulan sekali di
setiap kantor cabang.
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah
dilakukan, kesimpulan yang dapat diambil
adalah sebagai berikut:
1. Struktur pengendalian intern penjualan
kredit servis dan suku cadang PT.
Nasmoco Pemuda Semarang telah ada
dan dipahami dengan baik oleh pihak
manajemen dan personil lain yang
berkaitan dengan sistem penjualan kredit
servis dan suku cadang tersebut, terbukti
dengan telah dilakukannya pengamatan
secara langsung dan kegiatan wawancara
terhadap
personil
terkait,
serta
pendokumentasian
pemahaman
pengendalian intern dalam bentuk
kuesioner pengendalian intern dengan
seluruh jawaban “ya”, penyusunan
diagram alir atau flowchart tiap-tiap
prosedur yang membentuk sistem
penjualan kredit servis dan suku cadang
dan uraian tertulis atau narasi yang
disusun secara sistematis.
2. Struktur pengendalian intern penjualan
kredit servis dan suku cadang PT.
Nasmoco Pemuda Semarang telah
diaplikasikan sesuai dengan kerangka
COSO, terbukti dengan telah termuatnya
lima komponen pengendalian yang
terdiri dari lingkungan pengendalian,
penaksiran risiko, aktivitas pengendalian,
informasi
dan
komunikasi
serta
pemantauan.
Pelaksanaan
struktur
pengendalian tersebut telah dilakukan
secara memadai, dilihat dari kuesioner
pengendalian intern penjualan kredit
servis dan suku cadang yang mendapat
jawaban “ya” untuk seluruh pertanyaan
yang diajukan.
DAFTAR PUSTAKA
Alek dan Achmad H.P. 2011. Bahasa
Indonesia untuk Perguruan Tinggi .
Jakarta: Kencana.
Arens, Alvin A., Randal J. Elder, dan Mark
S. Beasley. 2008. Auditing dan Jasa
Assurance Pendekatan Terintegrasi
Jilid 1 Edisi Keduabelas. Jakarta:
Erlangga.
COSO. 2013. Internal Control – Integrated
Framework Executive Summary.
New York: AICPA.
Hadi,
Syamsul. 2009.
Metodologi
Penelitian
Kuantitatif
untuk
Akuntansi
dan
Keuangan .
Yogyakarta: Ekonisia.
Institut Akuntan Publik Indonesia. 2011.
Standar Profesional Akuntan Publik.
Jakarta: Salemba Empat.
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi.
Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu
Manajemen YKPN.
Mulyadi. 2014. Sistem Akuntansi. Jakarta:
Salemba Empat.
-------- . 2009. Auditing Buku 1 . Jakarta:
Salemba Empat.
Mustafa, Zainal. 2009. Mengurai Variabel
Hingga Instrumentasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Narbuko, Cholid dan Abu Achmadi. 2012.
Metodologi Penelitian . Jakarta: PT.
Bumi Aksara.
Pusdiklatwas BPKP. 2009. Modul 1
Gambaran Umum SPIP & Modul 2
Lingkungan Pengendalian Diklat
Sistem
Pengendalian
Intern
Pemerintah
(SPIP).
Bogor:
Pusdiklatwas BPKP.
Wuisan, J. Stevani. 2013. “Analisis
Efektifitas
Pengendalian
Intern
Piutang Lease pada PT. Finansia
Multifinance Tomohon”. Jurnal
EMBA. Volume 1, Nomor 4,
Manado.
PENJUALAN KREDIT SERVIS DAN SUKU CADANG
PADA PT. NASMOCO PEMUDA SEMARANG
Adora Aline Alfiana, *)1 Didiek Susilo Tamtomo, *)2 Sri Hardiningsih H.S.
Program Studi DIII Akuntansi, Jurusan Akuntansi
Politeknik Negeri Semarang, Jl. Prof. H. Soedarto, S.H. Tembalang, Semarang 50275
ABSTRAK
Tugas Akhir ini disusun dengan tujuan untuk mengidentifikasi pemahaman atas struktur
pengendalian intern penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang
dan untuk mengaplikasikan komponen struktur pengendalian intern tersebut sesuai dengan
kerangka COSO. Pengumpulan data menggunakan metode kuesioner, wawancara dan observasi.
Penulisan Tugas Akhir menggunakan metode deskripsi dan eksposisi. Pemahaman pengendalian
intern yang diperoleh didokumentasikan dalam bentuk kuesioner pengendalian intern, flowchart
dan narasi untuk masing-masing prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit servis dan
suku cadang. Hasil pembahasan menunjukkan pengaplikasian struktur pengendalian intern
penjualan kredit servis dan suku cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang sesuai kerangka COSO
yang memuat lima komponen pengendalian.
Kata Kunci: Struktur Pengendalian Intern, Penjualan Kredit.
ABSTRACT
The purposes of this Final Project are to identify the comprehension of internal control structure
of service and spare part credit sales at PT. Nasmoco Pemuda Semarang and to apply the
component of its internal control structure based on COSO Framework. The data collection
methods are questionnaire, interview and observation. The writing methods of this final project
are description and exposition. The comprehension of internal control structure is documented in
comprehension of internal control questionnaire, flowchart and narrative memorandum for each
procedure which composes the service and spare part credit sales system. Study result showed the
application of internal control structure of service and spare part credit sales at PT. Nasmoco
Pemuda Semarang based on COSO Framework which consist of five internal control structure
components.
Keywords: Internal Control Structure, Credit Sales.
1
2
Dosen Pembimbing I
Dosen Pembimbing II
PENDAHULUAN
dan suku cadang di PT. Nasmoco Pemuda
Semarang sesuai dengan kerangka COSO.
Latar Belakang Masalah
TINJAUAN PUSTAKA
PT. Nasmoco Pemuda Semarang merupakan
perusahaan yang bergerak dalam bisnis
penjualan mobil Toyota dan menyediakan
layanan purna jualnya (after sales) serta
penjualan suku cadang kendaraan. Dalam
rangka meningkatkan pelayanan servis
kendaraan dan mempermudah transaksi
dengan pelanggan, PT. Nasmoco Pemuda
membuat kebijakan berupa pemberian kredit
untuk penjualan jasa servis dan suku cadang
kendaraan. Kebijakan tersebut selain
menambah penghasilan PT. Nasmoco
Pemuda, namun juga menimbulkan beberapa
risiko yang dapat menghambat pencapaian
tujuan perusahaan.
Risiko yang timbul dari adanya penjualan
kredit servis dan suku cadang dapat
disebabkan oleh faktor internal perusahaan
seperti buruknya sistem penjualan kredit dan
faktor eksternal seperti debitur yang tidak
dapat melunasi kewajibannya. Risiko-risiko
yang timbul dapat diminimalisir dengan
menerapkan pengendalian yang baik
terhadap sistem penjualan kredit.
COSO
(Committe
of
Sponsoring
Organizations of the Treadway Commision )
telah
menerbitkan
sebuah
model
pengendalian intern yang dapat digunakan
oleh perusahaan atau organisasi untuk
menilai sistem pengendalian mereka.
Pengendalian intern yang diaplikasikan
sesuai dengan kerangka COSO dapat
memberikan gambaran yang utuh atas
kelima komponen unsur pengendalian yang
saling berhubungan. Sistem penjualan kredit
servis dan suku cadang PT. Nasmoco
Pemuda
memerlukan
suatu
struktur
pengendalian intern yang diaplikasikan
sesuai dengan kerangka COSO dan harus
dipahami oleh seluruh personil perusahaan
yang terlibat.
Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan
Jurnal
Ilmiah
ini
adalah
untuk
mengidentifikasi
pemahaman
terhadap
struktur pengendalian intern penjualan kredit
servis dan suku cadang PT. Nasmoco
Pemuda
Semarang
serta
untuk
mengaplikasikan
komponen
struktur
pengendalian intern penjualan kredit servis
Struktur Pengendalian Intern
Salah satu tujuan dibentuknya sebuah sistem
ialah
membantu
manajemen
dalam
mengorganisir berjalannya aktivitas bisnis.
Pengendalian terhadap sistem yang dibentuk
sangat diperlukan untuk menjamin bahwa
sistem tersebut telah dilaksanakan secara
efektif. COSO mendefinisikan pengendalian
intern sebagai sebuah proses yang dijalankan
oleh dewan komisaris, manajemen dan
personil lain entitas yang didesain untuk
memberikan keyakinan memadai tentang
pencapaian tiga tujuan. Dari definisi
pengendalian intern yang telah dibahas
sebelumnya, terdapat konsep dasar yang
dapat ditarik, salah satu konsep dasar
tersebut menurut Mulyadi (2009:180) ialah
“pengendalian intern ditujukan untuk
mencapai tujuan yang saling berkaitan:
pelaporan keuangan,
kepatuhan dan
operasi”.
Komponen Pengendalian Intern Menurut
COSO
COSO
(Committe
of
Sponsoring
Organizations of the Treadway Commision )
dalam kerangka pengendalian internnya
menyebutkan
bahwa
terdapat
lima
komponen pengendalian, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
2. Penaksiran Risiko
3. Aktivitas Pengendalian
4. Informasi dan Komunikasi
5. Pemantauan
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan
pengendalian
merupakan
pondasi keberhasilan pengendalian intern
suatu organisasi. Lingkungan pengendalian
mencakup sub unsur berikut:
1.
Integritas dan Nilai Etika
Nilai etika dalam organisasi dituangkan
dalam bentuk aturan atau standar
perilaku bagi personil organisasi.
2.
Komitmen terhadap Kompetensi
Apabila aspek kompetensi diabaikan,
maka
berpotensi
mengakibatkan
ketidakmampuan
personil
dalam
mencapai sasaran kinerjanya.
3.
4.
Dewan Direksi dan Komite Audit
Keterlibatan dan keaktifan manajemen
puncak dan dewan direksi memainkan
peranan penting dalam pengendalian
intern.
Filosofi dan Gaya Operasi
Filosofi memuat apa yang seharusnya
dikerjakan dan apa yang seharusnya
tidak dikerjakan oleh perusahaan dan
menjadi sebuah keyakinan dasar
perusahaan dan para personilnya.
Sedangkan gaya operasi merupakan
gagasan manajer tentang bagaimana
menjalankan operasional suatu entitas.
5.
Struktur Organisasi
Sebuah struktur organisasi perusahaan
mendefinisikan
garis
wewenang,
tanggung jawab dan pelaporan.
6.
Pendelegasian
Wewenang
dan
Tanggung Jawab
Adanya pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab yang jelas akan dapat
mengalokasikan sumber daya yang
dimiliki
untuk
mempercepat
pencapaian tujuan organisasi.
7.
Kebijakan dan Praktik Sumber Daya
Manusia
Perusahaan harus lebih memperhatikan
prosedur rekruitmen, mutasi dan
pengembangan karir untuk para
karyawannya, sehingga secara tidak
langsung dapat menumbuhkan loyalitas
dan efisiensi kerja.
Penaksiran Risiko
Penilaian risiko merupakan kegiatan
penilaian atas kemungkinan kejadian yang
mengancam pencapaian tujuan dan sasaran
organisasi. Organisasi harus menyadari dan
waspada terhadap berbagai risiko yang
dihadapinya. Oleh karena itu, sebuah
organisasi harus menetapkan serangkaian
tujuan yang terintegrasi dengan kegiatan
operasionalnya sehingga organisasi dapat
beroperasi sebagaimana mestinya.
Aktivitas Pengendalian
Suatu entitas memerlukan kebijakan dan
prosedur untuk memberikan keyakinan
bahwa tujuan organisasi akan tercapai.
“Aktivitas pengendalian adalah kebijakan
dan prosedur yang dibuat untuk memberikan
keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat
manajemen telah dilaksanakan.” (Mulyadi,
2009:189).
Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi memungkinkan
personil organisasi untuk memperoleh dan
menukar informasi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan,
mengelola
dan
mengendalikan
kegiatan
organisasi.
Kehandalan dan relevansi informasi harus
diidentifikasi, ditangkap, diproses dan
dikomunikasikan dengan pihak yang
berhubungan dengan operasi, keuangan dan
ketaatan sehingga memungkinkan untuk
menjalankan dan mengendalikan organisasi.
Pemantauan
Seluruh kegiatan operasional organisasi
harus dipantau dan dilakukan modifikasi
seperlunya. “Pemantauan pengendalian
intern adalah suatu proses penilaian kualitas
kinerja pengendalian intern dalam suatu
periode tertentu.” (Pusdiklatwas BPKP,
2009:51).
Pemahaman atas Pengendalian Intern
Struktur pengendalian intern harus dipahami
tidak hanya oleh manajemen puncak
maupun pimpinan organisasi saja melainkan
oleh seluruh personil organisasi. “Setiap
orang dalam organisasi bertanggung jawab
terhadap, dan menjadi bagian dari,
pengendalian intern organisasi” (Mulyadi,
2009:181). Dikarenakan setiap personil
organisasi mempunyai tanggung jawab
dalam pelaksanaan pengendalian intern,
maka pemahaman yang baik mengenai
pengendalian intern itu sendiri wajib
dimiliki oleh seluruh personil.
Dokumentasi
atas
Pengendalian Intern
Pemahaman
personil
organisasi
yang
memiliki
pemahaman yang baik akan pengendalian
intern tercermin dari informasi yang mampu
mereka berikan mengenai rancangan
berbagai kebijakan dan prosedur dalam
setiap unsur pengendalian serta pelaksanaan
kebijakan dan prosedur tersebut dalam
kegiatan operasional organisasi. Menurut
Mulyadi (2009:200), ada tiga cara yang
biasa digunakan oleh auditor untuk
mendokumentasikan informasi mengenai
pengendalian intern yang berlaku dalam
perusahaan yaitu:
1. Kuesioner pengendalian intern
Kuesioner pengendalian intern biasanya
disusun untuk tiap-tiap siklus dalam
perusahaan yang diperiksa, misalnya
siklus pendapatan, siklus penggajian,
siklus pembelian, siklus biaya dan siklus
kas.
2. Bagan alir atau flowchart
Pendokumentasian
pemahaman
pengendalian intern dalam bentuk bagan
alir dilakukan dengan menggambarkan
deskripsi pengendalian intern suatu
organisasi
dengan
simbol-simbol
tertentu.
3. Uraian tertulis atau narasi
Informasi tentang pengendalian intern
dapat
dikumpulkan
dengan
cara
membuat uraian tertulis atau narasi
mengenai arus transasksi, catatan-catatan
yang diselenggarakan dan pembagian
tanggung jawab yang ada di perusahaan.
Penjualan Kredit
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi
penjualan barang dan jasa yang dapat
dilakukan secara tunai maupun kredit.
Menurut Mulyadi (2014:202), “Dalam
transaksi penjualan kredit, jika order dari
pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman
barang atau penyerahan jasa, untuk jangka
waktu tertentu perusahaan memiliki piutang
kepada pelanggannya”.
Dikarenakan bahan pembahasan tidak dapat
seluruhnya diperoleh dari data primer, maka
digunakan pula data sekunder. Data
sekunder yang digunakan yaitu data olahan
berupa gambaran umum perusahaan.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan
yaitu:
1. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan karyawan
di bagian purna jual dan administrasi PT.
Nasmoco Pemuda Semarang.
2. Kuesioner
Pertanyaan pada kuesioner
yang
diajukan, ditujukan untuk lingkup
penjualan kredit servis dan suku cadang
pada PT. Nasmoco Pemuda Semarang.
3. Observasi
Pengamatan
langsung
dilakukan
terhadap penerapan sistem penjualan
kredit servis dan suku cadang oleh para
personil
PT.
Nasmoco
Pemuda
Semarang serta dokumen-dokumen yang
terkait.
Metode Penulisan
Metode penulisan yang digunakan yaitu:
METODOLOGI
Pengertian Metodologi
Metodologi berasal dari kata “Metode” dan
“Logos” sehingga dapat diartikan sebagai
cara melakukan sesuatu dangan mengunakan
pikiran secara seksama untuk mencapai
suatu tujuan (Narbuko dan Ahmadi, 2012:1).
Klasifkasi Data
1. Metode Deskripsi
Melalui metode ini dapat diuraikan
mengenai gambaran umum PT. Nasmoco
Pemuda Semarang termasuk di dalamnya
sejarah singkat, struktur organisasi, visi,
misi dan filosofi.
2. Metode Eksposisi
Metode ini digunakan untuk menjelaskan
struktur pengendalian intern penjualan
kredit servis dan suku cadang dan
pemahaman karyawan PT. Nasmoco
Pemuda Semarang terhadap struktur
pengendalian tersebut.
Ditinjau dari jenis data menurut sifatnya,
data yang digunakan berupa data kualitatif.
Data kualitatif yang digunakan berupa
gambaran umum PT. Nasmoco Pemuda
Semarang
dan
komponen
struktur
pengendalian intern penjualan kredit servis
dan suku cadang PT. Namsoco Pemuda
Semarang.
Sejarah Singkat PT. Nasmoco Pemuda
Semarang
Ditinjau dari jenis data menurut sumbernya,
data yang digunakan berupa data primer dan
sekunder. Data primer yang digunakan yaitu
hasil observasi dan wawancara mengenai
komponen pengendalian intern dalam sistem
penjualan kredit servis dan suku cadang
pada PT. Nasmoco Pemuda Semarang dan
kuesioner pengendalian intern.
Kesamaan visi, cara pandang serta kebulatan
tekad dari Bapak A.H. Budi, Bapak Hadi
Soejanto, Bapak Bambang Budi Hariono
dan Bapak H. Zoebaidi Maksoem
menghasilkan kesepakatan untuk mendirikan
PT. New Ratna Dewi Motor pada tanggal 15
April 1961 yang merupakan cikal bakal New
Ratna Motor. Sebagai upaya untuk
PEMBAHASAN
meningkatkan pelayanan bagi pelanggan,
PT. Ratna Dewi Motor Company
menawarkan jasa purna jual (pelayanan
bengkel dan suku cadang) disamping
penjualan unit. Tekad ini diwujudkan
dengan membuka showroom, bengkel dan
penjualan suku cadang di Jl. M.H. Thamrin
14-16 Semarang pada tahun 1984.
Seiring dengan berkembangnya usaha, pada
tanggal 1 April 1972 PT. Ratna Dewi Motor
Company menempai gedung baru di Jl.
Pemuda 72 Semarang dan pada tanggal 30
Agustus 1972 PT. Ratna Dewi Motor
ditunjuk sebagai dealer utama PT. Toyota
Astra Motor untuk wilayah Jawa Tengah –
Daerah Istimewa Yogyakarta. Untuk
membuat perusahaan lebih responsif serta
menciptakan dinamisasi berorganisasi, PT.
Ratna Dewi Motor Company pada tanggal
22 Desember 1973 mengubah nama menjadi
PT. New Ratna Motor. Nasmoco merupakan
singkatan dari New Asiatic Motor Company
dan termasuk dalam anak perusahaan PT.
New Ratna Motor.
1. Meningkatkan profesionalisme karyawan
dengan berbasiskan teknologi modern
untuk memberikan totalitas kepuasan
pelanggan dan menghasilkan keuntungan
yang optimal bagi pemegang saham.
2. Terus
berupaya
meningkatkan
kesejahteraan karyawan, serta ikut
berperan dalam kepedulian lingkungan
dan sosial.
Selain Visi dan Misi, PT. Nasmoco Pemuda
Semarang memiliki Catur Marga yang
dijadikan sebagai filosofi atau pedoman
karyawan dalam menjalankan kegiatan
operasional perusahaan. Filosofi tersebut
yaitu:
1. Perusahaanku adalah sawah ladangku.
2. Pembaharuan untuk kemajuan harus
kulakukan,
3. Hari ini saya harus lebih baik dari hari
kemarin.
4. Kemajuan
perusahaan
adalah
kesejahteraan bagi karyawan.
Struktur Organisasi
Unit Usaha
PT. Nasmoco Pemuda Semarang beroperasi
pada tiga sektor usaha yaitu:
1. Penjualan (Sales)
PT. Nasmoco Pemuda Semarang sebagai
cabang dari Nasmoco Group menjual
mobil merek Toyota dan menjadi dealer
yang menyalurkan kendaraan langsung
kepada pembeli.
Struktur organisasi PT. Nasmoco Pemuda
Semarang memuat seluruh divisi dan entitas
yang ada di PT. Nasmoco Pemuda
Semarang. Struktur organisasi PT. Nasmoco
Pemuda Semarang terdapat pada gambar
berikut
2. Servis (Service)
Terdapat dua jenis servis di PT.
Nasmoco Pemuda Semarang, yaitu
general repair dan body repair . General
repair merupakan pelayanan servis
berkala dan perbaikan umum. Sedangkan
body repair merupakan servis khusus
untuk perbaikan body kendaraan.
3. Suku Cadang (Spare Part)
Dalam rangka mendukung pelayanan
servis, PT. Nasmoco Pemuda juga
menyediakan kebutuhan suku cadang
bagi pelanggan.
Visi, Misi dan Filosofi
Visi PT. Nasmoco Pemuda Semarang ialah
menjadi pelaku bisnis di bidang otomotif
yang profesional, berkualitas dan sebagai
pemimpin pasar di era globalisasi.
Misi PT. Nasmoco Pemuda Semarang ialah:
Pemahaman
Mengenai
Struktur
Pengendalian Intern Penjualan Kredit
Servis dan Suku Cadang PT. Nasmoco
Pemuda Semarang
Dalam menilai seberapa baik pemahaman
terhadap pengendalian intern penjualan
kredit servis dan suku cadang, telah
dilakukan wawancara terhadap entitas yang
bersangkutan dan observasi secara langsung
terhadap dokumen dan catatan yang
digunakan serta pembuatan kuesioner.
Kuesioner Pengendalian Intern
Kuesioner
pengendalian
intern
atas
penjualan kredit servis dan suku cadang
disusun dalam bentuk pertanyaan dengan
jawaban “ya” atau “tidak”. Kuesioner
diberikan
kepada
responden
yang
merupakan entitas yang terkait dalam
kegiatan penjualan kredit servis dan suku
cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang
khususnya bagian purna jual (after sales)
dan administrasi.
Kuesioner disusun berdasarkan jawaban dari
responden yang merupakan entitas yang
terkait dengan penjualan kredit servis dan
suku cadang dan dianggap memiliki
kapasitas yang sesuai dengan komponen
pengendalian yang dimuat dalam kuesioner
tersebut. Jumlah pertanyaan dalam kuesioner
berjumlah 22 pertanyaan, dengan seluruh
pertanyaan
terjawab
“ya”.
Pendokumentasian pemahaman melalui
kuesioner tersebut menunjukkan bahwa
struktur pengendalian intern penjualan kredit
servis dan suku cadang pada PT. Nasmoco
Pemuda Semarang telah dipahami dengan
baik serta telah diterapkan secara memadai
karena telah memenuhi lima komponen
pengendalian intern, baik oleh pihak
manajemen maupun karyawan PT. Nasmoco
Pemuda Semarang.
Jaringan Prosedur yang
Sistem
Membentuk
Untuk memudahkan pendokumentasian
pemahaman pengendalian intern dalam
bentuk bagan alir atau flowchart, perlu
diketahui terlebih dahulu jaringan prosedur
yang membentuk sistem penjualan kredit
servis dan suku cadang. Berdasarkan hasil
dari kegiatan wawancara terhadap entitas
yang terkait serta hasil pengamatan atas
kegiatan penjualan kredit servis dan suku
cadang, dapat diketahui jaringan prosedur
yang membentuk sistem penjualan kredit
servis dan suku cadang PT. Nasmoco
Pemuda Semarang. Jaringan prosedur yang
membentuk sistem penjualan kredit dan
suku cadang tersebut yaitu:
1.
Prosedur Pengajuan Kredit Servis dan
Suku Cadang.
Prosedur ini memuat aktivitas pengajuan
persetujuan kredit servis oleh calon
debitur kepada pihak PT. Nasmoco
Pemuda Semarang.
2. Prosedur Pengerjaan Servis.
Prosedur pengerjaan servis merupakan
tahapan pengerjaan servis kendaraan
termasuk di dalamnya tahapan user
menyampaikan pesanan pekerjaan servis
untuk kendaraannya kepada petugas,
distribusi dan pemakaian suku cadang.
3. Prosedur
Pencatatan
Biaya
dan
Penagihan.
Prosedur ini dilaksanakan setelah
pekerjaan servis diselesaikan. Pada tahap
ini, petugas mencatat biaya pekerjaan
servis dan suku cadang, adanya tahapan
otorisasi atas dokumen keluaran oleh
kepala bagian, penyusunan dokumen
tagihan, pengirimannya kepada debitur
dan penagihan piutang servis.
4. Prosedur Pencatatan Pelunasan Piutang
Servis.
Prosedur pencatatan pelunasan piutang
servis merupakan tahapan pencatatan
pelunasan piutang ke dalam sistem.
Bagan Alir atau Flowchart
Bentuk pendokumentasian atas pemahaman
pengendalian intern dapat dilakukan dengan
penyusunan bagan alir atau flowchart.
Flowchart berikut ini disusun berdasarkan
hasil observasi kegiatan penjualan kredit
servis dan suku cadang di PT. Nasmoco
Pemuda Semarang serta
wawancara
terhadap entitas
yang bersangkutan,
dikarenakan tidak semua prosedur dapat
dipahami melalui kegiatan observasi.
Melalui flowchart, dapat dilihat secara
menyeluruh alur kegiatan dan alur dokumen
yang terdapat dalam sistem penjualan kredit
servis dan suku cadang.
Pendokumentasian
pemahaman
pengendalian intern kredit servis dan suku
cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang
melalui flowchart dapat dilihat pada gambar
berikut
1. Flowchart prosedur pengajuan kredit
servis dan suku cadang.
4. Flowchart pencatatan pelunasan piutang
servis.
2. Flowchart pengerjaan servis kendaraan.
Uraian Tertulis atau Narasi
Pendokumentasian
pemahaman
pengendalian intern menggunakan uraian
tertulis atau narasi disusun berdasarkan hasil
observasi dan wawancara di lingkungan PT.
Nasmoco Pemuda Semarang. Banyaknya
prosedur dan dokumen yang membentuk
sistem penjualan kredit servis dan suku
cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang
membuat penyusunan narasi dijabarkan
dalam tiap-tiap prosedur, sehingga dapat
mempermudah dalam menangkap alur
kegiatan dan dokumen dalam sistem
tersebut.
Komponen Struktur Pengendalian Intern
Penjualan Kredit Servis dan Suku
Cadang PT. Nasmoco Pemuda Semarang
sesuai dengan Kerangka COSO
3. Flowchart pencatatan biaya dan penagihan.
Komponen struktur pengendalian intern
penjualan kredit servis dan suku cadang PT.
Nasmoco Pemuda Semarang yang telah
dipenuhi dan diaplikasikan sesuai dengan
kerangka COSO yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian terbentuk dari
perilaku manajemen serta seluruh
karyawan PT. Nasmoco Pemuda
Semarang dan mempengaruhi kesadaran
mereka akan pentingnya penerapan
pengendalian intern tersebut di setiap
kegiatan
operasional
perusahaan.
Lingkungan pengendalian penjualan
kredit servis dan suku cadang PT.
Nasmoco Pemuda Semarang terdiri atas
sub unsur berikut:
a.
Integritas dan nilai etika
Bagian yang terlibat dalam sistem
penjualan kredit servis dan suku
cadang PT. Nasmoco Pemuda
Semarang, yaitu bagian purna jual
(after sales) dan administrasi,
memiliki peraturan yang sudah
ditetapkan oleh manajemen baik
secara tertulis maupun dalam bentuk
konvensi.
Peraturan
tersebut
mencakup hal mendasar mengenai
kepegawaian, jam kerja, dan etikaetika lain.
b.
c.
Komitmen terhadap kompetisi
Sistem
perekrutan
dan
pengembangan
karir
di
PT.
Nasmoco
Pemuda
Semarang
senantiasa
menggunakan
basis
kompetensi.
Latar
belakang
pendidikan yang disyaratkan pihak
manajemen PT. Nasmoco Pemuda
Semarang untuk karyawan bagian
purna jual dan administrasi sangat
jelas untuk tiap entitasnya, yaitu
minimal SLTA atau sederajat untuk
bagian purna jual dan Diploma III
untuk bagian administrasi. Hal
tersebut telah diterapkan secara
konsisten dalam setiap perekrutan
karyawan.
Partisipasi dewan direksi dan komite
audit
Di lingkungan PT. Nasmoco
Pemuda Semarang belum terdapat
suatu dewan direksi maupun komite
audit. Hal tersebut dikarenakan PT.
Nasmoco Pemuda Semarang belum
termasuk perusahaan go public
sehingga peran komite audit dirasa
belum diperlukan. Namun dalam
rangka pengawasan berlangsungnya
pengendalian intern di PT. Nasmoco
Pemuda Semarang, terdapat audit
internal yang dilakukan setiap 3
bulan sekali. Audit internal ini
dilakukan oleh kantor pusat PT.
New Ratna Motor untuk setiap
kantor cabangnya.
d.
Filosofi dan gaya operasi
Terdapat sebuah Catur Marga di PT.
Nasmoco Pemuda Semarang yang
dijadikan sebagai filosofi atau
keyakinan dasar para karyawan
dalam bekerja. Catur Marga tersebut
telah menjadi bagian dari kegiatan
operasional perusahaan, terbukti
dengan selalu dilafalkannya Catur
Marga dalam setiap sesi apel pagi.
e.
Struktur organisasi
PT. Nasmoco Pemuda Semarang
memiliki struktur organisasi yang
memisahkan tugas dan tanggung
jawab sesuai dengan kebutuhan
organisasi.
Dengan
dikepalai
seorang Kepala Cabang, struktur
organisasi PT. Nasmoco Pemuda
Semarang membagi entitas menjadi
tiga bagian utama yaitu Penjualan
(Sales), Administrasi dan Servis atau
Bengkel.
f.
Pendelegasian
wewenang
dan
tanggung jawab
Sebagai bentuk perluasan atau
pengembangan
dari
struktur
organisasi yang telah ada, pihak
manajemen PT. Nasmoco Pemuda
Semarang secara jelas menjabarkan
dan memisahkan fungsi mulai dari
proses pengajuan kredit servis,
pencatatan biaya servis hingga
pencatatan
pelunasan,
dengan
melibatkan bagian administrasi dan
purna jual yang masing-masing
dikepalai oleh seorang kepala
bagian.
g.
Kebijakan dan praktik SDM
Pentingnya peran karyawan dalam
pencapaian
tujuan
perusahaan
membuat PT. Nasmoco Pemuda
Semarang sangat memperhatikan
prosedur rekruitmen, mutasi dan
pengembangan karir karyawan.
Terbukti
dari
diberlakukannya
standar minimal pendidikan untuk
calon karyawan PT. Nasmoco
Pemuda Semarang, adanya pelatihan
atau training berkala untuk para
karyawan dan mutasi sesuai dengan
bagian dan kompetensi masingmasing karyawan secara konsisten.
2. Penaksiran risiko
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui
bahwa risiko tidak tertagihnya piutang
dapat terjadi karena faktor eksternal
perusahaan seperti ketidakmampuan
debitur dalam melunasi kewajibannya
serta faktor internal seperti kesalahan
pengiriman dokumen tagihan. Selain
tidak tertagihnya piutang servis, terdapat
beberapa risiko lain yang dapat terjadi
yaitu adanya kesalahan pencatatan order
servis dan keabsahan pesanan pelanggan,
kesalahan dalam penagihan dan adanya
tindakan manipulasi data serta pencurian
kas hasil pelunasan piutang servis.
Risiko-risiko tersebut juga memiliki
pengaruh
yang
besar
terhadap
ketercapaian tujuan perusahaan.
3. Aktivitas pengendalian
Berdasarkan
hasil
observasi
dan
wawancara, diketahui terdapat beberapa
aktivitas pengendalian dalam kegiatan
penjualan kredit servis dan suku cadang
PT. Nasmoco Pemuda Semarang, antara
lain sebagai berikut:
a. Adanya dokumen perjanjian servis
yang mengikat secara hukum dalam
proses registrasi pemberian kredit.
Dalam dokumen tersebut dijelaskan
pula
persyaratan, termin kredit,
teknis penagihan beserta dokumen
yang perlu dilampirkan dalam proses
servis.
b. Dilakukannya follow up kepada
debitur yang memiliki catatan kredit
buruk oleh bagian piutang secara
tegas.
c. Mewajibkan user melampirkan SPK
(Surat Perintah Kerja) untuk setiap
pengerjaan
servis
kendaraan.
Sehingga meminimalisir adanya
ketidaksesuaian pengerjaan servis
dengan pemintaan pelanggan.
d. Data
pelanggan
kredit
telah
dilindungi oleh sistem, sehingga
meminimalisir adanya user yang
memalsukan identitas.
e. Adanya
proses
otorisasi
dan
pengecekan untuk setiap jenis
dokumen penagihan.
f. Terdapat pemisahan fungsi dalam
sistem penjualan kredit servis dan
suku cadang. Pemisahan fungsi
dimulai dari fungsi persetujuan
kredit, fungsi penjualan servis, fungsi
piutang, fungsi pencatatan pelunasan
dan fungsi akuntansi.
g. Pelunasan piutang dianjurkan melalui
transfer ke rekening perusahaan.
h. Pengendalian melalui sistem NIS
Service dan NIS Accounting. Tidak
semua karyawan dapat mengakses
sistem tersebut dan setiap transaksi
terekam identitas petugas yang
menginput.
4. Informasi dan komunikasi
Bentuk informasi berupa bukti atau
dokumen yang terkait dalam aktivitas
penjualan kredit servis dan suku cadang.
Dokumen tersebut antara lain dokumen
perjanjian kerjasama servis atau PKS,
Surat Perintah Kerja (SPK), Service
Order , Service Invoice, Supply Sip, Surat
Tagihan, Kwitansi, Faktur Pajak dan
Tanda Terima Pembayaran. Bagianbagian yang terlibat dalam aktivitas
komunikasi dan penyampaian informasi
penjualan kredit servis dan suku cadang
adalah:
a. User
b. Debitur
c. Service Advisor
d. Billing
e. Bagian Piutang
f. Finance
g. Collector
h. Kepala Bengkel
i. Wakil Kepala Bengkel
j. ADH
k. Kepala Cabang
5. Pemantauan
Pemantauan pelaksanaan penjualan
kredit servis dan suku cadang dilakukan
oleh manajemen puncak perusahaan,
dalam hal ini ialah Kepala Cabang dan
Kepala Bagian PT. Nasmoco Pemuda
Semarang, khusunya bagian administrasi
(ADH) dan bagian servis (Kepala
Bengkel). Kepala Cabang bertanggung
jawab atas kegiatan operasional kantor
cabang termasuk di dalamnya ialah
kegiatan penjualan kredit servis dan suku
cadang. Sedangkan Kepala Bagian
bertanggung jawab atas kinerja karyawan
di bawah arahannya. Pemantauan juga
dilakukan oleh kantor pusat PT. New
Ratna Motor melalui audit internal yang
dilakukan setiap tiga bulan sekali di
setiap kantor cabang.
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah
dilakukan, kesimpulan yang dapat diambil
adalah sebagai berikut:
1. Struktur pengendalian intern penjualan
kredit servis dan suku cadang PT.
Nasmoco Pemuda Semarang telah ada
dan dipahami dengan baik oleh pihak
manajemen dan personil lain yang
berkaitan dengan sistem penjualan kredit
servis dan suku cadang tersebut, terbukti
dengan telah dilakukannya pengamatan
secara langsung dan kegiatan wawancara
terhadap
personil
terkait,
serta
pendokumentasian
pemahaman
pengendalian intern dalam bentuk
kuesioner pengendalian intern dengan
seluruh jawaban “ya”, penyusunan
diagram alir atau flowchart tiap-tiap
prosedur yang membentuk sistem
penjualan kredit servis dan suku cadang
dan uraian tertulis atau narasi yang
disusun secara sistematis.
2. Struktur pengendalian intern penjualan
kredit servis dan suku cadang PT.
Nasmoco Pemuda Semarang telah
diaplikasikan sesuai dengan kerangka
COSO, terbukti dengan telah termuatnya
lima komponen pengendalian yang
terdiri dari lingkungan pengendalian,
penaksiran risiko, aktivitas pengendalian,
informasi
dan
komunikasi
serta
pemantauan.
Pelaksanaan
struktur
pengendalian tersebut telah dilakukan
secara memadai, dilihat dari kuesioner
pengendalian intern penjualan kredit
servis dan suku cadang yang mendapat
jawaban “ya” untuk seluruh pertanyaan
yang diajukan.
DAFTAR PUSTAKA
Alek dan Achmad H.P. 2011. Bahasa
Indonesia untuk Perguruan Tinggi .
Jakarta: Kencana.
Arens, Alvin A., Randal J. Elder, dan Mark
S. Beasley. 2008. Auditing dan Jasa
Assurance Pendekatan Terintegrasi
Jilid 1 Edisi Keduabelas. Jakarta:
Erlangga.
COSO. 2013. Internal Control – Integrated
Framework Executive Summary.
New York: AICPA.
Hadi,
Syamsul. 2009.
Metodologi
Penelitian
Kuantitatif
untuk
Akuntansi
dan
Keuangan .
Yogyakarta: Ekonisia.
Institut Akuntan Publik Indonesia. 2011.
Standar Profesional Akuntan Publik.
Jakarta: Salemba Empat.
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi.
Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu
Manajemen YKPN.
Mulyadi. 2014. Sistem Akuntansi. Jakarta:
Salemba Empat.
-------- . 2009. Auditing Buku 1 . Jakarta:
Salemba Empat.
Mustafa, Zainal. 2009. Mengurai Variabel
Hingga Instrumentasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Narbuko, Cholid dan Abu Achmadi. 2012.
Metodologi Penelitian . Jakarta: PT.
Bumi Aksara.
Pusdiklatwas BPKP. 2009. Modul 1
Gambaran Umum SPIP & Modul 2
Lingkungan Pengendalian Diklat
Sistem
Pengendalian
Intern
Pemerintah
(SPIP).
Bogor:
Pusdiklatwas BPKP.
Wuisan, J. Stevani. 2013. “Analisis
Efektifitas
Pengendalian
Intern
Piutang Lease pada PT. Finansia
Multifinance Tomohon”. Jurnal
EMBA. Volume 1, Nomor 4,
Manado.