Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Perancangan dan Pembuatan Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit PT. Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang T0 552011008 BAB IV

20

HASIL DAN ANALISIS

1.1. Analisis

Bagian pembelian PT. Purinusa Ekapersada Bawen_– Semarang merupakan bagian yang menerima penagihan dari pemasok. Setiap ada tagihan yang masuk, bagian ini sering kali harus memeriksa antara surat jalan dan faktur masuk dengan purchase ordersecara manual. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui apakah barang yang sudah dikirim benar-benar sesuai dengan pesanan yang tercatat dalampurchase order.

Selain itu dalam hal pembayaran ataupun pelunasan sendiri sering mengalami keterlambatan, sehingga pemasok akan menghubungi bagian pembelian untuk menagih pembayaran jika barang yang telah terpenuhi belum terbayarkan sesuai dengan jatuh temponya. Hal ini dikarenakan tidak adanya sistem informasi untuk mencatat setiap tagihan yang masuk dari pemasok.

Maka pada bagian ini, memerlukan sebuah sistem informasi untuk melakukan pencatatan surat jalan dan faktur yang masuk dan sekaligus pengingat pembayaran sesuai dengan periode yang telah ditentukan, yang mana dalam satu bulan dilakukan dua kali pembayaran yaitu setiap tanggal 10 dan tanggal 25. Sistem Pencatatan ini dibuat untuk lebih mempermudah pekerjaan dalam pemeriksaan tagihan danpurchase order.

1.2. Kebutuhan

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka diperlukan Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit yang telah didesain sedemikian rupa untuk

sistem ini diperlukan juga data-data yang terkait dengan sistem.

Untuk software atau perangkat lunak aplikasi pengingat ini dibuat menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2005 dan Microsoft Access 2003 sebagai basis data. Sehingga penerapannya hanya cukup meng-installsistem pengingat tersebut.

1.3. Perancangan

Perancangan basis data diperlukan agar dapat memiliki basis data fisik yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dan cepat dalam mengakses. Untuk itu dalam merancang Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit, diperlukan pula rancangan database yang sesuai dengan kebutuhan dalam sistem. Berikut Data Flow Diagram (DFD) dan desain basis data untuk menampung data yang diperlukan dalam sistem ini.

1.3.1. Data Flow Diagram (DFD)

Gambar 4.3.1.1 DFD Level 0

Gambar 4.3.1.2 DFD Level 1

Gambar 4.3.1.3 DFD Level 2

1.3.2. Entity Relationship Diagram (ERD)

Sedangkan ERD-nya didapat sebagai berikut:

1.3.3. Perancangan Database

Sistem Informasi diciptakan memiliki stuktur basis data yang terdiri dari beberapa tabel. Tabel-tabel tersebut berisi field-fieldyang berguna untuk menampung atau menyimpan data dari sistem tersebut. Berikut ini adalah tabel-tabel yang diusulkan dalam membangun Perancangan dan Pembuatan Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit:

1. T_PO

Tabel 4.3.3.1. Tabel Purchase Order

Field Name Type Size Descripition

No_PO Number Long Integer Nomor Purchase Order (Primery Key) Tgl_PO Date/Time Medium Date Tanggal pembuatan PO

ID_Vendor Text 10 Kode vendor

2. T_DetailPO

Tabel 4.3.3.2. Tabel Detail Purchase Order

Field Name Type Size Description

No_PO Number Long Integer Nomor Purchase Order ID_Material Number Long Integer Nomor material

QTY Number Long Integer Jumlah barang yang dipesan

No_Faktur Text 20 No faktur yang diterima

QTY_Faktur Number Long Integer QTY barang yang dipenuhi dalam faktur

Hrg_Faktur Currency General Number

Harga satuan yang tertulis dalam faktur

3. T_ Faktur

Tabel 4.3.3.3. Tabel Faktur Masuk

Field Name Type Size Description

No_Faktur Text 20 Nomor faktur yang diterima (Primery Key)

No_SJ Text 20 Nomor surat jalan

Tgl_Jth_Tempo Date/Time Medium Date Tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan

Nama_Material Text 50 Nama barang sesuai barang yang dipesan

QTY Number Long Integer Jumlah barang sesuai pesanan di PO Total_Hrg Currency General

Number

Total harga yang ada di faktur

4. T_SJ

Tabel 4.3.3.4. Tabel Surat Jalan Masuk

Field Name Type Size Description

No_SJ Text 20 Nomor surat jalan (Primery Key)

Tgl_SJ Date/Time Medium Date Tanggal surat jalan dan sesuai dengan faktur

5. T_Barang

Tabel 4.3.3.5. Tabel Baramg

Field Name Type Size Description

ID_Material Number Long Integer Kode barang

Nama_Material Text 50 Nama barang yang ada atau dipesan dan dibeli

6. T_Supplier

Tabel 4.3.3.6. Tabel Supplier

Field Name Type Size Description

ID_Vendor Text 10 ID perusahaan yang sudah dijadikan sebagai pemasok (Pirmery Key)

sebagai pemasok

Alamat Text 50 Alamat pemasok

Kota Text 25 Kota dari pemasok

Kode_Pos Text 10 Kode pos dari alamat pemasok

No_Tlp Text 15 Nomor telepon perusahaan pemasok

No_Fax Text 15 Nomor Fax perusahaan pemasok

1.3.3 Rancangan Relasi Antar Tabel

Berdasarkan tabel-tabel yang diusulkan maka diperoleh rancangan relasi antar tabel sebagai berikut:

Gambar 4.3.3.1 Perancangan Relasi Antar Tabel

1.3.4 PerancanganInterface

Berdasarkan rancangan databasedi atas maka desain gambar form yang terdapat dalam sistem pengingat pembayaran jatuh tempo PT. Purinusa Ekapersada Bawen _– Semarang dirancang sebagai berikut:

Gambar 4.3.4.2 Perancangan Form Menu Utama

Gambar 4.3.4.3 Perancangan Form Surat Jalan

Gambar 4.3.4.5 Perancangan Form Faktur Masuk

Gambar 4.3.4.7 Perancangan Form Data Pemasok

1.4 Implementasi

Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit PT. Purinusa Ekapersada Bawen _– Semarang, memiliki beberapa tampilan form atau yang sering dikenal dengan istilah user interface. User interface berguna untuk sarana memudahkan user dalam mengolah dan mengkases data tanpa harus masuk ke dalam basis data secara langsung. Berikut adalah penjelasan singkat mengenai fungsi dan cara menggunakan form-form yang terdapat dalam Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit di PT. Purinusa Ekapersada Bawen _– Semarang.

1.4.1. Impelmentasi Relasi Antar Tabel

Setelah melakukan rancangan database, maka didapatkan hubungan antar tabel sebagai berikut:

Gambar 4.4.1Relasi Antar Tabel

1.4.2. Implementasi Form

Berikut ini merupakan form yang dihasilkan setelah merancang:

1. Form Login

Form Login terdiri dari username dan password. Form ini dirancang untuk menjaga keamanan sistem informasi agar tidak semua orang dapat mengkases, user harus mengisi usernamedanpassword.

Jikausermemasukkanusernamedanpassworddengan benar lalu menekan tombol OK maka akan masuk ke form utama. Sebaliknya, jika username dan atau password yang dimasukkan salah, maka muncul peringatan bahwa data yang dimasukkan salah.

Tombol cancel merupakan tombol yang memiliki fungsi membatalkan proses login untuk keluar dari sistem ini.

Gambar 4.4.2Form Login

2. Form Menu Utama

Form menu utama merupakan form yang akan muncul pertama setelah proses login berhasil. Form ini dibuat untuk memudahkan user dalam memilih menu yang ada dalam Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit.

Selain itu, di dalam form ini digunakan untuk menampung fom-form yang tersedia pada sistem Pencatatan Pembelian. Sistem ini akan bekerja secara urut yang dimulai dari penginputan data di form surat jalan kemudian dilanjutkan di form purchase order lalu di form faktur dan terakhir adalah form alarm. Selain itu pada form utama ini juga menampung form barang dan form pemasok.

Gambar 4.4.3 Form Menu Utama

Berikut ini adalah tampilan dan penjelasan singkat form-form yang ada di dalam form menu utama:

3. Form Surat Jalan

Menu Surat Jalan dihubungkan dengan form surat jalan. Form surat jalan merupakan tahapan awal user untuk menampilkan alarm jatuh tempo. Di dalam form ini user akan menginputkan data surat jalan yang berisi nomor surat jalan.

4. Form Purchase Order Belum Terpenuhi

Setelah proses menginputan data surat jalan pada form surat jalan, maka proses selanjutnya yaitu form purchase order akan menampilkan data yang diambil dari T_DetailPO. Form ini akan menampilkan data PO yang belum terpenuhi oleh pemasok. User dapat langsung memilih lebih dari satu PO dengan cara menekan tombol ctrl dan menekan/klik data yang dibutuhkan lalu klik tombol NEXT untuk melanjutkan proses sistem.

5. Form Faktur

Data PO yang telah dipilih pada form purchase orderbelum terpenuhi, secara otomatis akan muncul di form faktur beserta data surat jalan yang telah diinputkan terlebih dahulu. Pada form ini, user bisa mengubah kuantias barang dan harga satuan. Jika user menekan tombol SAVE, maka proses selanjutnya yaitu, data-data yang telah diinput akan tersimpan di dalamdatabase. Data yang tersimpan diantaranya adalah data surat jalan, data PO yang telah terpilih olehuserdan data faktur. Maka data pada formpurchase orderbelum terpenuhi yang telah dipilih olehuser, otomatis tidak akan muncul kembali pada form PO.

Gambar 4.4.6 Form Faktur Masuk

6. Form Alarm

Setelah proses penginputan data telah selesai maka pada form alarm, akan memunculkan data nomor faktur dan tanggal jatuh tempo dari masing-masing faktur yang telah terpilih dan tersimpan dari form faktur. Di dalam form ini user tidak perlu mengatur lagi, karena data nomor faktur dan tanggul jatuh tempo otomatis muncul sendiri.

Gambar 4.4.7 Form Alarm

7. Form Supplier

Form ini dirancang untuk menampung dan memanipulasi data pemasok. Di dalam form ini terdapat beberapa fungsi tombol diantarnya adalah:

• Tombolsearch(cari) digunakan untuk mencari data supplier. Di dalam tombol ini, ada dua alternatif untuk mencari data yang diperlukan oleh user, yaitu mencari berdasarkan ID Vendor atau berdasarkan Nama Vendor.

• Tombolinsertdigunakan untuk menambahkan data pemasok didatabase.

• Tombol save (simpan). Setelah user mengklik tombol insert maka tombol saveakan aktif dan data pemasok yang akan ditambahkan pada database dapat disimpan dengan cara memilih tombolsaveini.

• Tombol edit, dipakai untuk meng-updatedata pemasok bila ada perubahan data.

• Tombol delete (hapus) berfungsi untuk menghapus data pemasok yang ingin dihapus olehuser.

Gambar 4.4.8 Form Data Pemasok

8. Form Barang

Form barang digunakan untuk menampilkan data barang yang ada. Di dalam form ini tersedia tombol cari dengan dua alternatif yaitu pencarian dengan ID Material atau Nama Barang.

Form barang juga memiliki tombol insert dan save untuk menambah serta menyimpan data didatabase. Selain itu tombolcanceljuga tersedia dalam form ini, yang berfungsi untuk menunda data yang tidak jadi ditambahkan didatabase.

Gambar 4.4.3 Form Menu Utama

Berikut ini adalah tampilan dan penjelasan singkat form-form yang ada di dalam form menu utama:

3. Form Surat Jalan

Menu Surat Jalan dihubungkan dengan form surat jalan. Form surat jalan merupakan tahapan awal user untuk menampilkan alarm jatuh tempo. Di dalam form ini user akan menginputkan data surat jalan yang berisi nomor surat jalan.

4. Form Purchase Order Belum Terpenuhi

Setelah proses menginputan data surat jalan pada form surat jalan, maka proses selanjutnya yaitu form purchase order akan menampilkan data yang diambil dari T_DetailPO. Form ini akan menampilkan data PO yang belum terpenuhi oleh pemasok. User dapat langsung memilih lebih dari satu PO dengan cara menekan tombol ctrl dan menekan/klik data yang dibutuhkan lalu klik tombol NEXT untuk melanjutkan proses sistem.

5. Form Faktur

Data PO yang telah dipilih pada form purchase orderbelum terpenuhi, secara otomatis akan muncul di form faktur beserta data surat jalan yang telah diinputkan terlebih dahulu. Pada form ini, user bisa mengubah kuantias barang dan harga satuan. Jika user menekan tombol SAVE, maka proses selanjutnya yaitu, data-data yang telah diinput akan tersimpan di dalamdatabase. Data yang tersimpan diantaranya adalah data surat jalan, data PO yang telah terpilih olehuserdan data faktur. Maka data pada formpurchase orderbelum terpenuhi yang telah dipilih olehuser, otomatis tidak akan muncul kembali pada form PO.

Gambar 4.4.6 Form Faktur Masuk

6. Form Alarm

Setelah proses penginputan data telah selesai maka pada form alarm, akan memunculkan data nomor faktur dan tanggal jatuh tempo dari masing-masing faktur yang telah terpilih dan tersimpan dari form faktur. Di dalam form ini user tidak perlu mengatur lagi, karena data nomor faktur dan tanggul jatuh tempo otomatis muncul sendiri.

Gambar 4.4.7 Form Alarm

7. Form Supplier

Form ini dirancang untuk menampung dan memanipulasi data pemasok. Di dalam form ini terdapat beberapa fungsi tombol diantarnya adalah:

• Tombolsearch(cari) digunakan untuk mencari data supplier. Di dalam tombol ini, ada dua alternatif untuk mencari data yang diperlukan oleh user, yaitu mencari berdasarkan ID Vendor atau berdasarkan Nama Vendor.

• Tombolinsertdigunakan untuk menambahkan data pemasok didatabase.

• Tombol save (simpan). Setelah user mengklik tombol insert maka tombol saveakan aktif dan data pemasok yang akan ditambahkan pada database dapat disimpan dengan cara memilih tombolsaveini.

• Tombol edit, dipakai untuk meng-updatedata pemasok bila ada perubahan data.

• Tombol delete (hapus) berfungsi untuk menghapus data pemasok yang ingin dihapus olehuser.

Gambar 4.4.8 Form Data Pemasok

8. Form Barang

Form barang digunakan untuk menampilkan data barang yang ada. Di dalam form ini tersedia tombol cari dengan dua alternatif yaitu pencarian dengan ID Material atau Nama Barang.

Form barang juga memiliki tombol insert dan save untuk menambah serta menyimpan data didatabase. Selain itu tombolcanceljuga tersedia dalam form ini, yang berfungsi untuk menunda data yang tidak jadi ditambahkan didatabase.