MAKALAH Dam Sistem Informasi Eksekutif
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Nama Kelompok:
o Evaliana Febby T.A
o FiryalRosiana Dita
o Fitriyanti
o Idham .P
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan Ridho
dan Rahmatnya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas mata kuliah Sistem
Informasi
Eksekutif,
dengan
judul
makalah
Sistem
Informasi
Eksekutif
Perusahaan Manufaktur.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca.
Kami menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu
kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan makalah ini. Dan
semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Jombang, November 2015
Penyusun
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
1.2
Rumusan Masalah
1.3
Tujuan
BAB II PEMBAHASAN
2.1
Pengertian Sistem Informasi Eksekutif
2.2
Pengertian Perusahaan Manufaktur
2.3
Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur
2.3.1
Profil Perusahaan
2.3.2
Sistem Informasi di PT. Indah Kiat Pulp & Paper
2.3.3
Sistem Informasi Eksekutif PT. Indah Kiat Pulp & Paper
BAB III PENUTUP
3.1
Kesimpulan
3.2
Saran
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perusahaan saat ini tidak hanya menjalankan suatu aktivitas bisnis yang dinilai dari
tingkat keuntungan dan kerugian namun juga membutuhkan keseluruhan data yang
berkaitan dengan aktivitas bisnisnya. Keseluruhan data disusun secara sistematis
menjadi informasi yang bermanfaat untuk masing-masing objek pengguna. Informasi
terbagi-bagi menjadi beberapa bagian sesuai tingkatan penggunaan dalam tingkatan
organisasi. Informasi yang sifatnya detail ditujukan untuk manajemen tingkat bawah
atau teknis, informasi yang sifatnya umum ditujukan untuk manajemen tingkat atas
yang tidak membutuhkan terlalu banyak informasi. Sedangkan untuk manajemen
tingkat menegah, informasi yang disajikan merupakan gabungan informasi detail dan
informasi umum.
Sistem Informasi Eksekutif cukup berperan penting dalam suatu perusahaan, hal
ini dapat dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan cukup
menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Seiring dengan semakin pesatnya
laju informasi melalui fasilitas internet, maka kekurangan akan informasi juga semakin
terasa. Tanpa adanya sistem informasi eksekutif yang memadai, maka laju
perkembangan suatu perusahaan akan terhambat dan tidak mampu bersaing dengan
kompetitor.
Berdasarkan hal diatas, penulis mengambil judul makalah Sistem Informasi
Eksekutif pada Perusaahaan Manufaktur (Study Kasus Pada PT. Indah Kiat Pulp &
Paper Tangerang Mill).
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, maka dapat dirumuskan masalah sebagai
berikut:
1. Apa pengertian Sistem Informasi Eksekutif?
2. Apa pengertian Perusahaan Manufaktur?
3. Bagaimana penerapan Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur?
1.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan dari pembuatan makalah ini
yaitu untuk mengetahui :
1.
Pengertian Sistem Informasi Eksekutif.
2.
Pengertian Perusahaan Manufaktur.
3.
Penerapan Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur (study kasus pada PT.
Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill)
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem yang dibuat hanya untuk
digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau
perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari
seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.
Dalam membangun SIE, para eksekutif menggunakan beberapa konsep dasar
yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya
perusahaan dalam mencapain tujuannya.
Konsep Dasar SIE ada 3 yaitu :
a.
Faktor penentu keberhasilan (critcal success factor), adalah hal-hal (faktor) yang
menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Faktor-faktor
ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.
b.
Management By Exception (MBE) yaitu perbandingan antara kinerja yang
direncanakan dengan kinerja aktual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan
digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan.
c.
Model Mental. Peran utama SIE adalah membuat sari dari data dan informasi yang
volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut
penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu
gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Model tersebut memungkinkan
seseorang membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan
yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.
2.2 Pengertian Perusahaan Manufaktur
Perusahaan adalah kesatuan teknis (unit ekonomi) yang mengombinasikan
Sumber Daya Alam (tanah dan unsur-unsurnya), Sumber Daya Manusia, Modal dan
Kewirausahaan (skill) untuk menghasilkan sejumlah barang dan jasa tertentu.
Manufaktur berasal dari kata manufacture yang berarti membuat dengan tangan (manual)
atau dengan mesin sehingga menghasilkan sesuatu barang.
Sedangkan Perusahaan Manufaktur adalah perusahaan yang mengubah barang
mentah menjadi produk jadi melalui proses produksi kemudian dijual kepada
pelanggan.
2.3 Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan
Manufaktur
Study Kasus Pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill.
2.3.1 Profil Perusahaan
PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill merupakan perusahaan manufaktur
yang berdiri sejak tahun 1978. Menjadi pabrik kertas nomor satu di dunia dan terus
melampaui kepuasan pelanggan dengan terus menerus melakukan perbaikan
berkesinambungan, merupakan visi dan misi yang dipegang perusahaan.
Dengan menimbang visi dan misi perusahaan, pangsa pasar dan peluang
ekspansi, banyaknya pesaing yang bermunculan, maka diperlukan analisa mendalam
mengenai situasi pasar, kebijakan pemerintah, kendala di lapangan dan kekuatan
pesaing. Untuk itulah, sistem informasi eksekutif diperlukan untuk memenuhi harapan
perusahaan dalam mencapai visi dan misi dengan memanfaatkan berbagai informasi
internal maupun informasi exsternal yang secara aktual, cepat dan terpercaya.
Sistem Informasi Eksekutif berfungsi untuk memberikan informasi mengenai
kinerja organisasi, informasi keuangan, statistik industri, dan situasi pasar terkini untuk
dijadikan sebagai patokan dalam mengambil keputusan oleh pemimpin sesuai dengan
visi dan misi organisasi.
Pokok kegiatan organisasi berpusat pada manufaktur kertas yang ditujukan pada
pasar internasional dengan memanfaatkan fasilitas pengiriman melalui kapal di
pelabuhan Merak. Produk yang dihasilkan oleh PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang
Mill adalah kertas specialty, yaitu kertas warna dengan ukuran sheet lebar.
Struktur organisasi dari PT. Indah Kiat terbagi beberapa bagian berdasarkan
fungsionalitas, adapun struktur secara vertical, yaitu :
1. Mill Service Department
a. HRD
b. Accounting
c. General Affairs
d. Material Management
e. Procurement
2. Production Department
a.
Stock Preparation
b. Paper Machine
c.
Finishing Converting
3. Quality Assurance Environment
a.
Quality Control
b. Water Supply
c.
Quality System Control
4. Business Department
a.
Marketing
b. PPIC
c.
Document & Logistic
d. Finished Goods Warehouse
5. Engineering Department
a.
Engineering
b. Workshop
2.3.2 Sistem Informasi di PT. Indah Kiat Pulp &
Paper
A.
Sistem informasi dalam media komunikasi internal
Asia Pulp and Paper memandang komunikasi internal karyawan menjadi aset
yang sangat berharga yang harus dijaga serta dilakukan kegiatan investasi di dalamnya.
Sistem informasi yang digunakan dalam hal ini adalah sistem informasi dengan
penggunaan jaringan Lotus Note.
Lotus Note sendiri adalah media komunikasi internal perusahaan yang
dipergunakan untuk mengirim berbagai pesan perusahaan yang dapat dilakukan oleh
antar individu, individu ke kelompok, bahkan perusahaan ke kelompok.
Lotus Note memiliki kecepatan yang sangat tinggi, sehingga dapat mendukung
berbagai kegiatan komunikasi antar karyawan. Sifat dasar dan cara kerja Lotus Note
sebenarnya sama dengan email pada umumnya, namun dalam Lotus Note terdapat satu
kebijakan dimana seorang atasan dapat melihat komunikasi yang dijalankan oleh
bawahannya, sehingga seluruh kegiatan atau segala jenis bentuk komunikasi karyawan
dapat dipantau langsung oleh atasan. Hal ini untuk mempermudah atasan melakukan
pengawasan serta melakukan koordinasi dengan cepat jika ada hal-hal yang dirasa perlu
untuk dikoordinasikan dengan segera.
B.
Lotus Note mendukung Good Corporate Governance
Dalam praktek kerja sehari-hari, Asia Pulp and Paper sangat menekankan akan
pentingnya Good Corporate Governance. Hal ini berkaitan dimana perusahaan menghargai
karyawannya sebagai aset serta balasan dari prestasi karyawan. Hal menariknya adalah, Asia
Pulp and Paper sangat menekankan kejujuran dari karyawannya, dan jika terdapat sebuah
pelanggaran yang berhubungan dengan pelanggaran etik karyawan, karyawan tersebut harus
membuat surat pernyataan permintaan maaf bahwa dirinya telah melakukan pelanggaran etika
dan surat pernyataan tersebut disebarkan ke seluruh pemegang akun Lotus Note Karyawan di
unit usaha Asia Pulp and Paper di seluruh dunia yang dapat diakses serta dibaca oleh seluruh
karyawan Asia Pulp and Paper. Contoh pelanggaran etika yang biasa terjadi adalah
penyelewengan uang perusahaan yang dapat menguntungkan pribadi.
Tidak hanya dari sisi hal yang negatif, Lotus Note juga berperan dalam
pengembangan prestasi karyawan. Sebagai contoh, jika dalam satu divisi sedang
melakukan proses mengikuti lomba atau awarding, mereka melemparkan konsep yang
telah mereka miliki, dan mereka akan mendapatkan feedback langsung dari karyawan
dari divisi lainnya. Prestasi karyawan yang membanggakan juga akan disebarkan
melalui Lotus Note ke seluruh unit usaha Asia Pulp and Paper, hal ini dapat memacu
karyawan untuk lebih mengembangkan prestasinya di masa yang akan datang. Maka
dari itu dapat dikatakan bahwa sistem informasi dengan menggunakan media Lotus
Note dapat dikatakan dapat mendukung proses good corporate governance di
perusahaan yang dapat menghasilkan iklim kerja yang positif antar karyawan.
C.
Sistem informasi mendukung proses produksi
Tidak hanya dalam bidang komunikasi saja yang didukung oleh keberadaan
sistem informasi, dari sisi produksi mulai dari bahan baku sampai produk siap
didistribusikan juga tidak lepas dari peran sistem informasi yang sangat kuat. Contoh
nyatanya adalah dari mulai bahan baku selesai di panen dari lapangan, material
tersebut sampai di pabrik dengan menggunakan truk, dan begitu turun dari truk itulah,
peran sistem informasi sudah mulai digunakan. Pencatatan kayu masuk sampai dengan
penyimpanan di gudang kayu harus tercatat detail.
Dapat kita bayangkan betapa sulitnya proses pencatatan tersebut jika dilakukan
secara manual oleh manusia. Tentunya akan memakan waktu yang sangat lama dan
juga ketelitian yang sangat detail. Belum lagi, prakatek-praktek negatif seperti
pencurian kayu, dan penyelewengan kayu kepada pihak lain dapat terjadi disini. Maka
dalam hal ini peran sistem informasi menjadi bagian yang sangat penting dan juga
dapat dikatakan menjadi bagian yang sangat vital. Investasi yang ditanamkan untuk
sistem informasi di bagian produksi ini juga terbilang cukup besar, dimulai dari
perencanaan, instalasi, mempelajari, serta perawatan menjadi satu bagian yang tidak
dipisahkan.
D.
Sistem informasi mendukung proses distribusi dan penjualan
Satu hal yang sangat penting lagi adalah dalam bagian proses distribusi dan
penjualan. Pencatatan secara detail sangat dibutuhkan disini, hal ini karena besarnya
skala usaha yang dilakukan oleh Asia Pulp and Paper yang menjangkau beberapa negara
di seluruh dunia.
Proses barang keluar yang tercatat untuk didistribusikan adalah barang yang
keluar dari pabrik dimana produk tersebut siap didistribusikan. Misalnya, barang
tersebut keluar dari pabrik PT. Lontar Papyrus Pulp and Paper Industry akan
didistribusikan ke wilayah negara Singapura dan Malaysia berarti barang tersebut akan
tercatat keluar dari pabrik PT. Lontar Papyrus Pulp and Paper Industry dan hasil
penjualannya akan tercatat sebagai pemasukan bagi PT. Lontar Papyrus Pulp and Paper
Industry.
Klasifikasi barang keluar dari masing-masing pabrik ini perlu dilakukan, karena
hal ini juga dipakai sebagai pengukuran kinerja serta besarnya pemasukan yamg
dihasilkan dari masing-masing pabrik sebagai prestasi karyawan dari masing-masing
pabrik-pabrik tersebut.
Namun tentunya, barang yang keluar dari masing-masing pabrik juga diketahui
dan tercatat oleh kantor pusat. Hal ini dilakukan sebagai bahan monitoring kantor
pusat, agar seluruh kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan tidak keluar
dari standart operasional procedure (SOP) perusahaan dan tetap dalam koridor yang
diinginkan oleh manajemen kantor pusat.
2.3.3 Sistem Informasi Eksekutif PT. Indah Kiat
Pulp & Paper
Sistem Informasi Eksekutif cukup berperan penting dalam perusahaan, hal ini
dapat dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan cukup
menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Misalnya dalam Sistem informasi
dalam media komunikasi internal, para eksekutif dapat melihat komunikasi yang
dijalankan oleh bawahannya, sehingga seluruh kegiatan atau segala jenis bentuk
komunikasi karyawan dapat dipantau langsung oleh atasan. Hal ini untuk
mempermudah atasan melakukan pengawasan serta melakukan koordinasi dengan
cepat jika ada hal-hal yang dirasa perlu untuk dikoordinasikan dengan segera.
Dengan Lotus Note, para eksekutif dapat mengetahui kejujuran dari karyawannya, dan
jika terdapat sebuah pelanggaran yang berhubungan dengan pelanggaran etik karyawan,
karyawan tersebut harus membuat surat pernyataan permintaan maaf bahwa dirinya telah
melakukan pelanggaran etika dan surat pernyataan tersebut disebarkan ke seluruh pemegang
akun Lotus Note. Contoh pelanggaran etika yang biasa terjadi adalah penyelewengan uang
perusahaan yang dapat menguntungkan pribadi.
Tidak hanya dari sisi hal yang negatif, Lotus Note juga berperan dalam
pengembangan prestasi karyawan. Sebagai contoh, jika dalam satu divisi sedang
melakukan proses mengikuti lomba atau awarding, mereka melemparkan konsep yang
telah mereka miliki, dan mereka akan mendapatkan feedback langsung dari karyawan
dari divisi lainnya.
Dengan adanya Lotus Note, eksekutif juga dapat mengambil keputusan jika ada
karyawan yang melanggar etika akan diberi sanksi, dan jika ada karyawan yang berprestasi maka
akan diberi penghargaan.
Sistem informasi mendukung proses distribusi dan penjualan, eksekutif dapat
mengetahui klasifikasi barang keluar dari masing-masing pabrik, hal ini dipakai sebagai
pengukuran kinerja serta besarnya pemasukan yamg dihasilkan dari masing-masing pabrik
sebagai prestasi karyawan dari masing-masing pabrik-pabrik tersebut.
Pada intinya sistem informasi yang dijalankan oleh Asia Pulp and Paper telah membawa
dampak yang positif bagi perusahaan. Sistem informasi Eksekutif dirasakan dapat menunjang
kebutuhan data perusahaan dan dapat mempermudah para eksekutif dalam melakukan
pengawasan berbagai aspek dan dalam pengambilan keputusan. Hal ini tentunya sejalan dengan
tujuan utama dari diterapkannya sistem informasi di perusahaan guna mempermudah perusahaan
dalam melakukan koordinasi dan untuk meningkatkan profit dari perusahaan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem Informasi Eksekutif
(SIE) adalah sistem yang dibuat hanya untuk
digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau
perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari
seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.
Perusahaan Manufaktur adalah perusahaan yang mengubah barang mentah
menjadi produk jadi melalui proses produksi kemudian dijual kepada pelanggan.
Sistem Informasi Eksekutif cukup berperan penting pada PT. Inda Kiat Pulp & Paper
Tangerang Mill, hal ini dapat dilihat dari Sistem informasi Eksekutif yang dapat menunjang
kebutuhan data perusahaan dan dapat mempermudah para eksekutif dalam melakukan
pengawasan berbagai aspek dan dalam pengambilan keputusan. Hal ini tentunya sejalan dengan
tujuan utama dari diterapkannya sistem informasi di perusahaan guna mempermudah perusahaan
dalam melakukan koordinasi dan untuk meningkatkan profit dari perusahaan.
3.2 Saran
Didalam Sistem Informasi Eksekutif, pasti terdapat kelebihan dan kekurangan.
Maka diperlukan pengembangan secara terus menerus untuk memperbaiki kelemahan
dari sistem informasi eksekutif yang dipergunakan. Diharapkan kelak, dengan adanya
pengembangan Sistem Informasi Eksekutif, dapat mempertahankan keakuratan
informasi yang disajikan.
DAFTAR PUSTAKA
________(2012).http://www.othe.org/ilmupengetahuan/ekonomi/2237/pengertiandifinisiartisistem-informasi-eksekutif-sie/, diakses pada tanggal 31 Oktober 2015
Riadi,Muclisin.(2014) http://www.kajianpustaka.com/2014/01/industri-manufaktur.html,
diakses pada tanggal 31 Oktober 2015.
________(2015) http://www.berpendidikan.com/2015/06/pengertian-perusahaan-jasadagang-manufaktur-perseorangan-terlengkap.html, diakses pada tanggal 31 Oktober 2015
Indah, Monica . (2013). http://mon2nic.blogspot.co.id/2013/12/sistem-informasi-manajemenasia-pulp.html, diakses pada tanggal 1 November 2015
www.asiapulppaper.com, diakses pada tanggal 1 November 2015
Nama Kelompok:
o Evaliana Febby T.A
o FiryalRosiana Dita
o Fitriyanti
o Idham .P
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan Ridho
dan Rahmatnya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas mata kuliah Sistem
Informasi
Eksekutif,
dengan
judul
makalah
Sistem
Informasi
Eksekutif
Perusahaan Manufaktur.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca.
Kami menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu
kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan makalah ini. Dan
semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Jombang, November 2015
Penyusun
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
1.2
Rumusan Masalah
1.3
Tujuan
BAB II PEMBAHASAN
2.1
Pengertian Sistem Informasi Eksekutif
2.2
Pengertian Perusahaan Manufaktur
2.3
Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur
2.3.1
Profil Perusahaan
2.3.2
Sistem Informasi di PT. Indah Kiat Pulp & Paper
2.3.3
Sistem Informasi Eksekutif PT. Indah Kiat Pulp & Paper
BAB III PENUTUP
3.1
Kesimpulan
3.2
Saran
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perusahaan saat ini tidak hanya menjalankan suatu aktivitas bisnis yang dinilai dari
tingkat keuntungan dan kerugian namun juga membutuhkan keseluruhan data yang
berkaitan dengan aktivitas bisnisnya. Keseluruhan data disusun secara sistematis
menjadi informasi yang bermanfaat untuk masing-masing objek pengguna. Informasi
terbagi-bagi menjadi beberapa bagian sesuai tingkatan penggunaan dalam tingkatan
organisasi. Informasi yang sifatnya detail ditujukan untuk manajemen tingkat bawah
atau teknis, informasi yang sifatnya umum ditujukan untuk manajemen tingkat atas
yang tidak membutuhkan terlalu banyak informasi. Sedangkan untuk manajemen
tingkat menegah, informasi yang disajikan merupakan gabungan informasi detail dan
informasi umum.
Sistem Informasi Eksekutif cukup berperan penting dalam suatu perusahaan, hal
ini dapat dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan cukup
menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Seiring dengan semakin pesatnya
laju informasi melalui fasilitas internet, maka kekurangan akan informasi juga semakin
terasa. Tanpa adanya sistem informasi eksekutif yang memadai, maka laju
perkembangan suatu perusahaan akan terhambat dan tidak mampu bersaing dengan
kompetitor.
Berdasarkan hal diatas, penulis mengambil judul makalah Sistem Informasi
Eksekutif pada Perusaahaan Manufaktur (Study Kasus Pada PT. Indah Kiat Pulp &
Paper Tangerang Mill).
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, maka dapat dirumuskan masalah sebagai
berikut:
1. Apa pengertian Sistem Informasi Eksekutif?
2. Apa pengertian Perusahaan Manufaktur?
3. Bagaimana penerapan Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur?
1.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan dari pembuatan makalah ini
yaitu untuk mengetahui :
1.
Pengertian Sistem Informasi Eksekutif.
2.
Pengertian Perusahaan Manufaktur.
3.
Penerapan Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur (study kasus pada PT.
Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill)
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem yang dibuat hanya untuk
digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau
perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari
seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.
Dalam membangun SIE, para eksekutif menggunakan beberapa konsep dasar
yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya
perusahaan dalam mencapain tujuannya.
Konsep Dasar SIE ada 3 yaitu :
a.
Faktor penentu keberhasilan (critcal success factor), adalah hal-hal (faktor) yang
menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Faktor-faktor
ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.
b.
Management By Exception (MBE) yaitu perbandingan antara kinerja yang
direncanakan dengan kinerja aktual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan
digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan.
c.
Model Mental. Peran utama SIE adalah membuat sari dari data dan informasi yang
volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut
penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu
gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Model tersebut memungkinkan
seseorang membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan
yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.
2.2 Pengertian Perusahaan Manufaktur
Perusahaan adalah kesatuan teknis (unit ekonomi) yang mengombinasikan
Sumber Daya Alam (tanah dan unsur-unsurnya), Sumber Daya Manusia, Modal dan
Kewirausahaan (skill) untuk menghasilkan sejumlah barang dan jasa tertentu.
Manufaktur berasal dari kata manufacture yang berarti membuat dengan tangan (manual)
atau dengan mesin sehingga menghasilkan sesuatu barang.
Sedangkan Perusahaan Manufaktur adalah perusahaan yang mengubah barang
mentah menjadi produk jadi melalui proses produksi kemudian dijual kepada
pelanggan.
2.3 Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan
Manufaktur
Study Kasus Pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill.
2.3.1 Profil Perusahaan
PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill merupakan perusahaan manufaktur
yang berdiri sejak tahun 1978. Menjadi pabrik kertas nomor satu di dunia dan terus
melampaui kepuasan pelanggan dengan terus menerus melakukan perbaikan
berkesinambungan, merupakan visi dan misi yang dipegang perusahaan.
Dengan menimbang visi dan misi perusahaan, pangsa pasar dan peluang
ekspansi, banyaknya pesaing yang bermunculan, maka diperlukan analisa mendalam
mengenai situasi pasar, kebijakan pemerintah, kendala di lapangan dan kekuatan
pesaing. Untuk itulah, sistem informasi eksekutif diperlukan untuk memenuhi harapan
perusahaan dalam mencapai visi dan misi dengan memanfaatkan berbagai informasi
internal maupun informasi exsternal yang secara aktual, cepat dan terpercaya.
Sistem Informasi Eksekutif berfungsi untuk memberikan informasi mengenai
kinerja organisasi, informasi keuangan, statistik industri, dan situasi pasar terkini untuk
dijadikan sebagai patokan dalam mengambil keputusan oleh pemimpin sesuai dengan
visi dan misi organisasi.
Pokok kegiatan organisasi berpusat pada manufaktur kertas yang ditujukan pada
pasar internasional dengan memanfaatkan fasilitas pengiriman melalui kapal di
pelabuhan Merak. Produk yang dihasilkan oleh PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang
Mill adalah kertas specialty, yaitu kertas warna dengan ukuran sheet lebar.
Struktur organisasi dari PT. Indah Kiat terbagi beberapa bagian berdasarkan
fungsionalitas, adapun struktur secara vertical, yaitu :
1. Mill Service Department
a. HRD
b. Accounting
c. General Affairs
d. Material Management
e. Procurement
2. Production Department
a.
Stock Preparation
b. Paper Machine
c.
Finishing Converting
3. Quality Assurance Environment
a.
Quality Control
b. Water Supply
c.
Quality System Control
4. Business Department
a.
Marketing
b. PPIC
c.
Document & Logistic
d. Finished Goods Warehouse
5. Engineering Department
a.
Engineering
b. Workshop
2.3.2 Sistem Informasi di PT. Indah Kiat Pulp &
Paper
A.
Sistem informasi dalam media komunikasi internal
Asia Pulp and Paper memandang komunikasi internal karyawan menjadi aset
yang sangat berharga yang harus dijaga serta dilakukan kegiatan investasi di dalamnya.
Sistem informasi yang digunakan dalam hal ini adalah sistem informasi dengan
penggunaan jaringan Lotus Note.
Lotus Note sendiri adalah media komunikasi internal perusahaan yang
dipergunakan untuk mengirim berbagai pesan perusahaan yang dapat dilakukan oleh
antar individu, individu ke kelompok, bahkan perusahaan ke kelompok.
Lotus Note memiliki kecepatan yang sangat tinggi, sehingga dapat mendukung
berbagai kegiatan komunikasi antar karyawan. Sifat dasar dan cara kerja Lotus Note
sebenarnya sama dengan email pada umumnya, namun dalam Lotus Note terdapat satu
kebijakan dimana seorang atasan dapat melihat komunikasi yang dijalankan oleh
bawahannya, sehingga seluruh kegiatan atau segala jenis bentuk komunikasi karyawan
dapat dipantau langsung oleh atasan. Hal ini untuk mempermudah atasan melakukan
pengawasan serta melakukan koordinasi dengan cepat jika ada hal-hal yang dirasa perlu
untuk dikoordinasikan dengan segera.
B.
Lotus Note mendukung Good Corporate Governance
Dalam praktek kerja sehari-hari, Asia Pulp and Paper sangat menekankan akan
pentingnya Good Corporate Governance. Hal ini berkaitan dimana perusahaan menghargai
karyawannya sebagai aset serta balasan dari prestasi karyawan. Hal menariknya adalah, Asia
Pulp and Paper sangat menekankan kejujuran dari karyawannya, dan jika terdapat sebuah
pelanggaran yang berhubungan dengan pelanggaran etik karyawan, karyawan tersebut harus
membuat surat pernyataan permintaan maaf bahwa dirinya telah melakukan pelanggaran etika
dan surat pernyataan tersebut disebarkan ke seluruh pemegang akun Lotus Note Karyawan di
unit usaha Asia Pulp and Paper di seluruh dunia yang dapat diakses serta dibaca oleh seluruh
karyawan Asia Pulp and Paper. Contoh pelanggaran etika yang biasa terjadi adalah
penyelewengan uang perusahaan yang dapat menguntungkan pribadi.
Tidak hanya dari sisi hal yang negatif, Lotus Note juga berperan dalam
pengembangan prestasi karyawan. Sebagai contoh, jika dalam satu divisi sedang
melakukan proses mengikuti lomba atau awarding, mereka melemparkan konsep yang
telah mereka miliki, dan mereka akan mendapatkan feedback langsung dari karyawan
dari divisi lainnya. Prestasi karyawan yang membanggakan juga akan disebarkan
melalui Lotus Note ke seluruh unit usaha Asia Pulp and Paper, hal ini dapat memacu
karyawan untuk lebih mengembangkan prestasinya di masa yang akan datang. Maka
dari itu dapat dikatakan bahwa sistem informasi dengan menggunakan media Lotus
Note dapat dikatakan dapat mendukung proses good corporate governance di
perusahaan yang dapat menghasilkan iklim kerja yang positif antar karyawan.
C.
Sistem informasi mendukung proses produksi
Tidak hanya dalam bidang komunikasi saja yang didukung oleh keberadaan
sistem informasi, dari sisi produksi mulai dari bahan baku sampai produk siap
didistribusikan juga tidak lepas dari peran sistem informasi yang sangat kuat. Contoh
nyatanya adalah dari mulai bahan baku selesai di panen dari lapangan, material
tersebut sampai di pabrik dengan menggunakan truk, dan begitu turun dari truk itulah,
peran sistem informasi sudah mulai digunakan. Pencatatan kayu masuk sampai dengan
penyimpanan di gudang kayu harus tercatat detail.
Dapat kita bayangkan betapa sulitnya proses pencatatan tersebut jika dilakukan
secara manual oleh manusia. Tentunya akan memakan waktu yang sangat lama dan
juga ketelitian yang sangat detail. Belum lagi, prakatek-praktek negatif seperti
pencurian kayu, dan penyelewengan kayu kepada pihak lain dapat terjadi disini. Maka
dalam hal ini peran sistem informasi menjadi bagian yang sangat penting dan juga
dapat dikatakan menjadi bagian yang sangat vital. Investasi yang ditanamkan untuk
sistem informasi di bagian produksi ini juga terbilang cukup besar, dimulai dari
perencanaan, instalasi, mempelajari, serta perawatan menjadi satu bagian yang tidak
dipisahkan.
D.
Sistem informasi mendukung proses distribusi dan penjualan
Satu hal yang sangat penting lagi adalah dalam bagian proses distribusi dan
penjualan. Pencatatan secara detail sangat dibutuhkan disini, hal ini karena besarnya
skala usaha yang dilakukan oleh Asia Pulp and Paper yang menjangkau beberapa negara
di seluruh dunia.
Proses barang keluar yang tercatat untuk didistribusikan adalah barang yang
keluar dari pabrik dimana produk tersebut siap didistribusikan. Misalnya, barang
tersebut keluar dari pabrik PT. Lontar Papyrus Pulp and Paper Industry akan
didistribusikan ke wilayah negara Singapura dan Malaysia berarti barang tersebut akan
tercatat keluar dari pabrik PT. Lontar Papyrus Pulp and Paper Industry dan hasil
penjualannya akan tercatat sebagai pemasukan bagi PT. Lontar Papyrus Pulp and Paper
Industry.
Klasifikasi barang keluar dari masing-masing pabrik ini perlu dilakukan, karena
hal ini juga dipakai sebagai pengukuran kinerja serta besarnya pemasukan yamg
dihasilkan dari masing-masing pabrik sebagai prestasi karyawan dari masing-masing
pabrik-pabrik tersebut.
Namun tentunya, barang yang keluar dari masing-masing pabrik juga diketahui
dan tercatat oleh kantor pusat. Hal ini dilakukan sebagai bahan monitoring kantor
pusat, agar seluruh kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan tidak keluar
dari standart operasional procedure (SOP) perusahaan dan tetap dalam koridor yang
diinginkan oleh manajemen kantor pusat.
2.3.3 Sistem Informasi Eksekutif PT. Indah Kiat
Pulp & Paper
Sistem Informasi Eksekutif cukup berperan penting dalam perusahaan, hal ini
dapat dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan cukup
menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Misalnya dalam Sistem informasi
dalam media komunikasi internal, para eksekutif dapat melihat komunikasi yang
dijalankan oleh bawahannya, sehingga seluruh kegiatan atau segala jenis bentuk
komunikasi karyawan dapat dipantau langsung oleh atasan. Hal ini untuk
mempermudah atasan melakukan pengawasan serta melakukan koordinasi dengan
cepat jika ada hal-hal yang dirasa perlu untuk dikoordinasikan dengan segera.
Dengan Lotus Note, para eksekutif dapat mengetahui kejujuran dari karyawannya, dan
jika terdapat sebuah pelanggaran yang berhubungan dengan pelanggaran etik karyawan,
karyawan tersebut harus membuat surat pernyataan permintaan maaf bahwa dirinya telah
melakukan pelanggaran etika dan surat pernyataan tersebut disebarkan ke seluruh pemegang
akun Lotus Note. Contoh pelanggaran etika yang biasa terjadi adalah penyelewengan uang
perusahaan yang dapat menguntungkan pribadi.
Tidak hanya dari sisi hal yang negatif, Lotus Note juga berperan dalam
pengembangan prestasi karyawan. Sebagai contoh, jika dalam satu divisi sedang
melakukan proses mengikuti lomba atau awarding, mereka melemparkan konsep yang
telah mereka miliki, dan mereka akan mendapatkan feedback langsung dari karyawan
dari divisi lainnya.
Dengan adanya Lotus Note, eksekutif juga dapat mengambil keputusan jika ada
karyawan yang melanggar etika akan diberi sanksi, dan jika ada karyawan yang berprestasi maka
akan diberi penghargaan.
Sistem informasi mendukung proses distribusi dan penjualan, eksekutif dapat
mengetahui klasifikasi barang keluar dari masing-masing pabrik, hal ini dipakai sebagai
pengukuran kinerja serta besarnya pemasukan yamg dihasilkan dari masing-masing pabrik
sebagai prestasi karyawan dari masing-masing pabrik-pabrik tersebut.
Pada intinya sistem informasi yang dijalankan oleh Asia Pulp and Paper telah membawa
dampak yang positif bagi perusahaan. Sistem informasi Eksekutif dirasakan dapat menunjang
kebutuhan data perusahaan dan dapat mempermudah para eksekutif dalam melakukan
pengawasan berbagai aspek dan dalam pengambilan keputusan. Hal ini tentunya sejalan dengan
tujuan utama dari diterapkannya sistem informasi di perusahaan guna mempermudah perusahaan
dalam melakukan koordinasi dan untuk meningkatkan profit dari perusahaan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem Informasi Eksekutif
(SIE) adalah sistem yang dibuat hanya untuk
digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau
perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari
seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.
Perusahaan Manufaktur adalah perusahaan yang mengubah barang mentah
menjadi produk jadi melalui proses produksi kemudian dijual kepada pelanggan.
Sistem Informasi Eksekutif cukup berperan penting pada PT. Inda Kiat Pulp & Paper
Tangerang Mill, hal ini dapat dilihat dari Sistem informasi Eksekutif yang dapat menunjang
kebutuhan data perusahaan dan dapat mempermudah para eksekutif dalam melakukan
pengawasan berbagai aspek dan dalam pengambilan keputusan. Hal ini tentunya sejalan dengan
tujuan utama dari diterapkannya sistem informasi di perusahaan guna mempermudah perusahaan
dalam melakukan koordinasi dan untuk meningkatkan profit dari perusahaan.
3.2 Saran
Didalam Sistem Informasi Eksekutif, pasti terdapat kelebihan dan kekurangan.
Maka diperlukan pengembangan secara terus menerus untuk memperbaiki kelemahan
dari sistem informasi eksekutif yang dipergunakan. Diharapkan kelak, dengan adanya
pengembangan Sistem Informasi Eksekutif, dapat mempertahankan keakuratan
informasi yang disajikan.
DAFTAR PUSTAKA
________(2012).http://www.othe.org/ilmupengetahuan/ekonomi/2237/pengertiandifinisiartisistem-informasi-eksekutif-sie/, diakses pada tanggal 31 Oktober 2015
Riadi,Muclisin.(2014) http://www.kajianpustaka.com/2014/01/industri-manufaktur.html,
diakses pada tanggal 31 Oktober 2015.
________(2015) http://www.berpendidikan.com/2015/06/pengertian-perusahaan-jasadagang-manufaktur-perseorangan-terlengkap.html, diakses pada tanggal 31 Oktober 2015
Indah, Monica . (2013). http://mon2nic.blogspot.co.id/2013/12/sistem-informasi-manajemenasia-pulp.html, diakses pada tanggal 1 November 2015
www.asiapulppaper.com, diakses pada tanggal 1 November 2015