Sistem Akuntansi Utang 1

SISTEM AKUNTANSI UTANG
Sistem Retur Pembelian
a. deskripsi kegiatan
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian
barang yg sudah dibeli kepada pemasoknya.

b. fungsi yg terkait
1. fungsi gudang
2. fungsi pembelian

3. fungsi pengiriman
4. fungsi akuntansi

c. dokumen yg digunakan
1. memo debit
2. laporan pengiriman barang

d. catatan akuntansi yg digunakan
1. jurnal retur pembelian atau jurnal umum
2. kartu persediaan

3. kartu utang

e. jaringan prosedur yg membentuk sistem
1. prosedur perintah retur pembelian
2. prosedur pengiriman barang ke pemasok

3. prosedur pencatatan utang
1

f. unsur pengendalian intern
Organisasi
1.
2.

fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi
pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yg lain. Tidak ada transaksi retur
pembelian yg dilaksanakan secara lengkap hanya oleh 1 fungsi tsb.

Sistem otorisasi & prosedur pencatatan

3.
4.
5.
6.

memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman
pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debit
yg didukung dgn laporan pengiriman barang
pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi

Praktik yg sehat
7.
8.
9.

memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya
dipertanggung-jawabkan oleh fungsi pembelian
laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman
catatan yg berfungsi sbg buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dgn

rekening kontrol utang dalam buku besar

2

g. bagan alir dokumen sistem retur pembelian
Bagian Pembelian

Bagian Pengiriman
1

Mulai

Laporan 1
penerimaan
barang

Membuat
memo
debit

6
5
4
3
2
Memo 1
debit
1
2
3

Bagian Gudang

N

2
2

Memo 3
debit

Menerima barang
dari Bagian
Gudang &
mengirimkannya

Mengirimkan
barang ke
Bagian
Pengiriman

Membuat
laporan
pengiriman
barang

Memo 3
debit

5

Memo debit 4
2
Laporan 1
penerimaan
barang
Dikirim ke
pemasok sbg
packing slip

Kartu
gudang

N

3

4
N

Bagian Jurnal

Bagian Utang
3

6

4

2

7

1

LPB

Membandingkan
kuantitas dalam
LPB dgn memo
debit

LPB

1
Mengisi
harga
pokok
persediaan

Memo 2
debit

LPB

1
2

7
Dikirim ke
pemasok

1

Memo 2
debit

Memo 1
debit
Jurnal
retur
pembelian

1

Memo 2
debit
LPB

Memo 2
debit

5

Surat
pengantar

Memo 1
debit
LPB

Bagian Kartu
Persediaan

5

N

Arsip bukti
kas keluar
yg belum
dibayar

Kartu
persediaan

6

4

Prosedur Pencatatan Utang
Account Payable Procedure
Metode
Pencatatan Utang

Voucher Payable Procedure

Account Payable Procedure
a. dokumen yg digunakan
1. faktur dari pemasok
2. kuitansi tanda terima uang yg ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat
pemberitahuan (remittance advice) yg dikirim ke pemasok, yg berisi keterangan
untuk apa pembayaran tsb dilakukan

b. catatan akuntansi yg digunakan
1. kartu utang  digunakan untuk mencatat mutasi & saldo utang kepada tiap kreditur
2. jurnal pembelian  digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
3. jurnal pengeluaran kas  digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang
& pengeluaran kas yg lain
5

c. prosedur pencatatan utang pada Account Payable Procedure
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
1.
2.

faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian
informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting ke dalam kartu utang yg
diselenggarakan untuk setiap kreditur

Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
3.
4.

cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas
informasi dalam jurnal pengeluaran kas yg bersangkutan dgn pembayaran utang diposting ke dalam kartu utang

Faktur dari
pemasok

Jurnal
pembelian

Pencatatan
transaksi
timbulnya
utang
Kartu
utang

Kuitansi
dari
pemasok

Jurnal
pengeluaran
kas

Pencatatan
transaksi
pembayaran
utang

6

Voucher Payable Procedure
a. dokumen yg digunakan
1. bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar & cek
Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher paybale procedure. :
Formulir ini mempunyai 3 fungsi :
• sebagai surat perintah kpd Bagian Kasa untuk melakukan pengeluaran kas
sejumlah yg tercantum di dalamnya
• sebagai pemberitahuan kpd kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai
remittance advice)
• sebagai media untuk dasar pencatatan utang & persediaan atau distribusi lain

b. catatan akuntansi yg digunakan
1. register bukti kas keluar (voucher register)
2. register cek (check register)

c. prosedur pencatatan utang pada Voucher Payable Procedure
1. one time voucher procedure
a. one time voucher procedure dgn dasar tunai (cash basis)
b. one time voucher procedure dgn dasar waktu (accrual basis)
2. built up voucher procedure
7

1.a. One time voucher procedure dgn dasar tunai (cash basis)

Faktur
1
dari
pemasok

2

3
Faktur disimpan
sementara menunggu
jatuh temponya

T

Membuat
bukti kas
keluar

Faktur

Bukti kas 1
keluar

Jurnal
pengeluaran
kas

Dikirim ke
kreditur bersama
dgn cek

2

N

Pada saat
jatuh tempo

3
3

A

8

1.b. One time voucher procedure dgn dasar waktu (accrual basis)
1

Faktur
dari
pemasok

Membuat bukti
kas keluar
SOP
2

Mengisi
cek
3

3

Faktur

Bukti kas 1
keluar

Bukti kas 1
keluar

2

3

Cek
A
Faktur

Bukti kas 1
keluar

2

3

Register
bukti kas
keluar
1

Register
cek

Dikirim ke
pemasok

N

A

9

2. Built up voucher procedure
Faktur
dari pemasok

Faktur
dari pemasok

Mencatat faktur
dalam bukti kas
keluar

Bukti kas 1
keluar

Bukti kas keluar
diambil dari arsip
pada saat akan
dilakukan
pembayaran

2

3

Arsip bukti kas keluar yg
belum dibayar merupakan
catatan utang yg
diselenggarakan atas
dasar waktu

A

Bukti kas 1
keluar

Register
bukti kas
keluar

2

3

Dikirim ke Bagian Kasa pada saat
bukti kas keluar jatuh tempo

10

Distribusi Pembelian
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yg tercantum dalam media (faktur dari
pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tsb untuk keperluan pembuatan
laporan.
Distribusi pembelian adalah prosedur peringkasan pendebitan yg timbul dari transaksi
pembelian & pembayarannya untuk penyusunan laporan & pencatatan dalam jurnal.
Hampir semua debit dari transaksi pembelian menyangkut persediaan & biaya.
Dalam perusahaan yg kecil, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian terutama
bersumber dari : jurnal pengeluaran kas.
Dalam perusahaan yg besar, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian bersumber dari:
• register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian , atau dari
• distribusi faktur yg diterima dari pemasok
Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yg umum dipakai untuk pendebitan yg timbul dari
transaksi pembelian & pembayarannya sbb :
1. untuk bahan baku
a. jenis bahan baku
b. produk yg menggunakan bahan baku tsb
c. kombinasi diantara keduanya
2. untuk suku cadang
a. jenis suku cadang
3. untuk biaya yg berasal dari pembelian jasa
a. menurut jenis biaya
b. menurut fungsi atau pusat pertanggung-jawaban
11
c. kombinasi jenis & pusat pertanggung-jawaban

Metode Distribusi Pembelian
Metode distribusi:
1. metode jurnal berkolom
2. metode rekening berkolom
3. metode rekening tunggal

1.

4. metode tiket tunggal
5. metode distribusi dgn komputer

Metode jurnal berkolom
a. jurnal pengeluaran kas
b. jurnal pembelian

a.

c. register bukti kas keluar

jurnal pengeluaran kas
Faktur dari
pemasok

A

Pada saat faktur
jatuh tempo

Faktur dari
pemasok
Jurnal
pengeluaran
kas berkolom

Jurnal pengeluaran kas
berkolom merupakan alat
distribusi
Buku besar

Laporan
keuangan
12

b.

jurnal pembelian
Faktur dari
pemasok

Jurnal
pembelian

Distribusi pembelian dilakukan
atas dasar waktu (accrual basis)

Buku besar

c.

Laporan
keuangan

register bukti kas keluar
Bukti kas
keluar

Register bukti
kas keluar
Membuat
rekapitulasi register
bukti kas keluar
Rekapitulasi
register bukti kas
keluar

Buku
pembantu

Laporan
keuangan
13

2.

Metode rekening berkolom
Bukti kas
keluar

Register bukti
kas keluar
Laporan
keuangan

Rekening
berkolom

5.

Metode distribusi dgn komputer
Kerangka kode rekening biaya
1

2

Jenis Biaya

3

4

5

6

Pusat
Pertanggungjawaban

7

8

Produk

14

3.

Metode rekening tunggal
Faktur

Sortasi
faktur

Pre-list tape
Faktur

Faktur yg disortasi
menurut klasifikasi
rekening tunggal

Rekening
tunggal

Menjumlah
posting dalam
rekening tunggal

Rekapitulasi
posting dalam
rekening tunggal

Laporan
keuangan

Dibandingkan untuk
membuktikan ketelitian
posting ke dalam
rekening tunggal

Buku
besar

15

4.

Metode tiket tunggal
Bukti kas
keluar

Membuat tiket
tunggal dari
bukti kas keluar

Tiket
tunggal

Tiket
tunggal

N
Membuat
rekapitulasi
tiket tunggal

Membuat
rekapitulasi
tiket tunggal

Rekapitulasi
tiket tunggal

Rekapitulasi
tiket tunggal

Posting

Menurut
nomor
rekening

Pada akhir bulan
tiket tunggal
diambil dari arsip

Buku
besar

Bukti kas
keluar

Summary strip
berfungsi
sebagai laporan
16