K om un ik as i L is an

  KO M UNIKASI LISAN B ab X

• or al communication

  Komunikasi Lisan ( ) mer upakan salur an yang pali ng banyak

  Komunikasi digunakan dal am bisnis.

  Per cakapan tatap muka (wawancara, pidat o, r apat, Lisan presentasi).

  Telepon. Radio, t elevisi. Pita audio dan video.

  Teleconfer ence. ₁ Vidio confer ence. ₂ KAPAN KOM UNIKASI LISAN DIGUNAKAN? KEUNGGULAN KO M UNIKASI LISAN

• Keunggulannya
• Kom unikasi lisan cocok digunakan apabila: 1. Pesan langsung dit er im a oleh kom unikan dengan lebih cepat .
• – 2. Dit unjan g oleh mim ik(ekspr esi) wajah dan ger ak t ubuh akan

  Diper lukan umpan balik secar a langsung dar i

  m em per kuat pesan yang disampaikan sehingga efekt ivit asnya penerima. lebih t inggi.

• – 3. Umpan balik dapat langsung dilihat dan dir asakan .

  Pesan r elatif seder hana.

• – Tidak memer lukan cat at an sebagai dokumen.
• Kelemahannya
• – 1. Adanya hambat an t eknis, yang menghalangi secar a t eknik

  Audiens dapat dikumpulkan dengan mudah dan

  sampainya pesan, seper t i suar a gaduh, mic m at i, kur ang ekonomis. pendengar an.

• – 2. Jika t idak diber i per hat ian, maka kem ungkin an besar poin

  Ingin mendorong int er aksi unt uk pemecahan pent ing akan hilang. masalah dan pengambilan keput usan.

  3. Audien ser ingkali menilai isi pem bicar aan ber dasar kan penampilan fisik, t anpa mendengar dulu apa yang ₃ disampaikan. ₄ KETERAMPILAN MENDENGARKAN Secar a gar is besar komunikasi lisan t edir i dua

• Unt uk menjadi pendengar yang baik var iasikan aspek, yakni bebicar a dan menyimak.

  car a anda mendengar kan agar sesuai dengan

  Ber bicar a, yait u menyampaikan infor m asi yang dilakukan secar a lisan melalui pengucapan kat a- sit uasi yang dihadapi. kat a .

• – , adalah mem ah ami dan menguasai

  M endengar kan Isi

  Mendengar kan at au menyim ak yait u menerima pesan pem bicar a. pesan secar a akt if melalui suar a dengan meng-

  , adalah mem ah ami dan

• – gunakan inder a dan juga pikir an.

  M endengar kan dengan Kr itis

  mengevaluasi ar t i pesan pem bicar a pada beber apa t in gkat ; logika ar gum en , bukt i yang kuat , konklusi yang valid,

  Ber bicar a dan menyimak dapat t er jadi implem ent asi pesan, mot if pem bicar a. dalam:

• – , adalah m em aham i

  M endengar kan dengan Empat i

  Komunikasi lisan ant ar pr ibadi yang hanya per asaan, kebut uhan, dan keinginan pem bicar a sehingga melibat kan dua or ang. anda dapat menghar gai sudut pandangn ya, t er lepas apakah

  Komunikasi lisan dalam kelompok yang anda mem punya per spekt if yang sama . melibatkan audiens yang lebih banyak.

PENDENGAR EFEKTIF PENDENGAR TIDAK EFEKTIF

• Mendengar secar a akt if • Mendengar dengan pasif
• Mencat at dengan cer mat dan lengkap • Tidak mencat at at au mencat at
• Ser i ng mel ak ukan kont ak mat a dengan pembicar a
>Mel ak ukan sedi kit at au t idak mel ak ukan kont ak m
• Tet ap fokus pada pem bicar a dan
• Membiarkan piki r annya mengembar a; per hat iannya mudah t er al ihkan.
• Menyesuai kan gaya mendengar kan
• Mendengar kan dengan gayaygsama

• Mem ber i kan isyar at nonver bal kepada pembicar a
>Gagal mem ber ik an umpan bal ik nonver bal kepada pembicar a.
• Menyim pan per t anyaan at au ket ida-
• Mem ot ong ket ika mer eka t idak set uju at au t idak menger t i .
• Mem bedakan ant ar a poin ut am a dan det ail penduk ung
• Tidak mem bedak an ant ar a poi n ut am a dan det ail penduk ung
₈ PRESENTASI BISNIS PRESENTASI BISNISPr iyat na & Ar diant o (2009:107) presentasi adalah
• Pr esentasi bisnis dapat ber upa: – Laporan kem ajuan.
• – Wawancara m edia.
• – Present asi penjualan.
• – Proposal proyek.
• – Dan lain-lain.
₉ TUJUAN PRESENTASI

  Menur ut Pur w ant o (2005:236) per siapan dal am pr esent asi bisnis meliput i:

  melakukan sesuat u at au per caya t er hadap sesuat u sesuai yang dikehendaki pr esent er .

  3. M enghibur Pendengar , adalah melakukan pembicar aan yang

  sifat n ya men ghibur t et api r elevan dan pr ofesional sehingga audience dapat menikm at i acar a t er sebut .

  4. M emper kenalkan Dir i , Pr esent asi ini biasa digunakan ket ika

  melakukan wawancar a, seper t i seseor ang yang m elamar peker jaannya kem udian ia mem per kenalkan dir inya dengan menyebut kan dat a pr ibadi dan daft ar r iwayat hidupnya kepada pihak yang m enanyakan. ¹⁰ PERSIAPAN PRESENTASI BISNIS

  2. Penguasaan dan pemanfaat an ber bagai alat bant u pr esent asi.

  1. Penguasaan t opik at au mat er i yang akan dipr esent asi kan.

  3. Menganal isi s audiens yang akan melihat dan mendengar kan pr esent asi .

  4. Menganal isi s lingkungan lokasi at au t empat pr esent asi.

  menggunakan alat bant u visual: 1. Alat bantu visual dalam bentuk t ulisan.

  2. Alat bantu visual dalam bentuk gr afik.

  Slide

  2. Pr esentasi Per suasif, adalah unt uk m engajak audiens

  1. Pr esentasi Infor mat if , adalah unt uk m en yampaikan pesan- pesan bisnis kepada audiens, unt uk mendapat kan um pan balik.

  Pr esen-t asi jenis ini biasan ya banyak mem ber ikan dat a dan infor m asi.

  3. M engingat , yait u menyimpan dalam memor i, yai t u buku cat at an sement ar a dalam ot ak.

  PROSES M ENDENGARKAN

  Bovee & Thill (2007:57), 5 (lima) langkah mendengar kan;

  1. M enerima , yait u mener i ma suar a melalui indr a pendengar an.

  2. M engint er pretasikan , yait u member i kan ar t i dar i

  suar a yang dapat dil akukan menur ut nilai, har apan, kebut uhan, dan sejar ah pr ibadi

  4. M engevaluasi , yait u mengevaluasi pesan dengan

  menjual gagasan ( selling ideas ), yait u komunikasi praktis yang ber sifat infor matif dan per suasif, dengan menguraikan infor masi secar a jelas dan diser tai suatu ajakan agar pesan/ gagasan itu diter ima khalayak.

  mener apkan ket er ampil an ber fi kir kr it i s

  5. M erespon , yait u member i r eaksi bi sa dalam bent uk

  umpan balik lisan, t epuk t angan, t er t awa, at au diam. Bar u kemudian mungkin ber t indak ber dasar kan apa yang ada dengar. ₇ Perbedaan Pendengar Efektif dan Pendengar Tidak Efektif.

  sebarangan

  pembicar aan

  kset ujuan sampai wak t u yg t epat

ALAT BANTU PRESENTASI BISNIS

• Dalam pr esent asi, pembicar a dapat
• Medi a yang digunakan ant ar a lai n; – Papan t ulis.
• – Handout.
• – Flip Char d.
• – Tr anpar ansi Over head Pr ojector.

STRUKTUR PRESENTASI

• Intr oduksi [awal] – Anda melakukan kont ak dengan audience.
• Salah sat u keunggulan dalam pr esent asi bisni s
• – Anda mengint r oduksikan pokok pembicar aan Anda dan menyat akan t ema ut amanya.
• – Ekspr esi Wajah menunjukkan per asaan seper t i sedih, senang, mar ah.
• Pengembangan [tengah] – Anda menjelaskan t ema ut ama t adi secar a mendet ail.
• – Senyuman, t er senyumlah secar a wajar dan jangan ber lebihan.
• – Ger akan Anggota Tubuh (tangan, bahu, kepala)
>– Mengembangkan t ema ut
• – Ar gumen-ar gumen bagi t ema ut ama it u.
• Kesimpulan [akhir ] – Anda mer angkumkan t ema ut ama.
• – Jangan Menggunakan Tekanan Suara atau Ekspr esi Wajah yang ber t entangan dengan kat a-kat a yang Anda ucapkan, dan yang member i kesan ber beda.
₁₄ Forum Presentasi – Member ikan r ekomendasi [bila diper lukan]. ₁₃ BAHASA TUBUH

  , r angkaian per t emuan par a wakil or ganisasi unt uk mendiskusikan dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah

  masing-masing or ang yang t er l ibat dalam r apat t er sebut har us mampu menahan di r i ser t a t idak lepas kendali dan emosional.

  3. Lepas kendali , apabila t er jadi per debat an dalam r apat . Hendaknya

  ber guna seper ti melawak, t entunya t idak akan membawa dampak yang bai k bagi pel aksanaan r apat it u sendir i.

  2. Melawak , jika r apat hanya di isi dengan obr olan-obr olan yang t idak

  kesempat an unt uk menyampaikan pendapat yang mungkin saja pendapat mer eka it u ber isi hal-hal yang dapat membantu per kembangan per usahaan.

  1. Monopoli oleh pimpinan r apat , per ser t a r apat t idak di ber ikan

  Agar r apat dpat ber jalan dengan bai k dan sesuai dengan maksud dan t ujuan dar i r apat it u sendir i , ada beber apa hal yang per lu dihindar i yang akan menjadi faktor kesalahan dalam r apat, yaitu :

  unt uk membicar akan dan mer undingkan suat u masal ah.

  , per t emuan yang diselenggar akan unt uk member ikan pengarahan singkat menjelang pelaksanaan suat u kegiat an. ₁₆

  7. Santiaji

  6. Kongr es

  [ workshop ], pertemuan para pakar yang membahas suatu karya

  5. Lokakarya

  4. Seminar , per t emuan par a pakar yang ber usaha mendapat kan kat a sepakat mengenai suat u masalah.

  , diskusi yang dilakukan oleh sekelompok or ang yang membahas suat u t opik yang menjadi per hat ian umum dihadapan hadir in, pendengar , at au pemir sa [siar an TV]. ₁₅ Forum Presentasi

  3. Diskusi Panel

  mendengar kan pendapat par a ahli mengenai suat u masalah dalam bidang t er t ent u.

  2. Simposium , per t emuan yang diselenggar akan unt uk

  yang member ikan suat u kemungkinan mencapai pemahaman ber sama yang t idak mungkin dicapai melalui komunikasi secar a t er t ulis.

  1. Konferensi , mer upakan media komunikasi t at ap muka

  memper lihatkan tekanan pada apa yang ingin kita sampaikan.

  adalah digunakannya komunikasi nonver bal

PERSIAPAN RAPAT

• Rapat adalah per t em uan dua or ang at au lebi h
• Ber dasar kan t ujuannya r apat dibedakan; – Rapat infor masional.
• – Rapat pengambilan keput usan.
• – Rapat per undingan.

PERSIAPAN RAPAT PERSIAPAN RAPAT

  4. Mengumpat , t er kadang dalam memimpi n r apat, seor ang pemimpin

  6. Menjawab per tanyaan dengan nada jengkel , memang bagi

  menggunakan teknik at au met ode r apat yang mungkin kur ang sesuai pemimpin r apat ser ing har us menjawab per t anyaan yang dengan apa yang di har apkan oleh peser t a r apat. Bagi per ser t a r apat di lont ar kan oleh peser ta r apat . Apabila per t anyaan yang di ajukan hendaknya t idak langsung appr ior y at au mengumpat -umpat kar ena t er sebut mungkin kur ang ber kenan pada di r inya ada bai knya ia t idak menyukainya. Peser t a r apat hendaknya sabar dan t et ap menahan di r i dan menjawab dengan menggunakan kat a-kat a yang mengikuti r apat sampai selesai. Dalam hal keputusan r apat t elah per suasif, t idak mer asa jengkel, emosi apal agi sampai mar ah-mar ah. di tetapkan, dan ter kadang kur ang sesuai dengan keinginan khalayak,

  7. Tidak siap , mat angnya per siapan sebelum, pada saat , dan sesudah

  maka bagi peser ta r apat dapat mener imanya secar a lapang dada at au r apat akan sangat menunjang kel ancar an r apat it u sendi r i. Per siapan ” legowo” kar ena keputusan t er sebut mer upakan hasil akhir yang di sini menyangkut , mater i, alat bant u, undangan bagi peser t a, menjadi keput usan ber sama. r uangan dan per siapan pemimpin r apat it u sendir i dalam

  

5. Member i keleluasaan ter lalu longgar , hendaknya peser t a r apat menyampaikannya. Kesemuanya it u har us di per hat ikan agar r apat

t idak di ber i kan keleluasaan yang longgar kar ena hanya akan yang ber langsung dapat ber jalan dengan lancar.

  menyebabkan ” hujan pendapat ” yang t idak akan menimbulkan suat u t itik t emu. Per lu adanya pembatasan t er hadap kei nginan par a peser t a yang ingin menyampaikan pendapat, sar an at au kr it ikan. _{19 20} PERSIAPAN RAPAT PERSIAPAN RAPAT

• Di lain pihak seorang manajer juga har us memahami

  6. Rapat diselenggar akan t anpa per encanaan yang bahwa t idak semua kar yawan menyukai r apat. baik.

• Ada beber apa sebab, mengapa kar yawan enggan atau

  7. Rapat diselenggar akan dengan alasan yang kur ang kur ang int erest mengikuti jalannya r apat : t epat.

  1. Rapat t er lalu lama.

  8. Pembahasan mater i r apat ter lalu panjang kar ena lemahnya kepemimpinan.

  2. Agenda r apat t er lalu padat .

  9. Wakt u r apat ber samaan dengan r apat yang lain.

  3. Peser ta r apat t er lalu banyak.

  10. Rapat ber akhir t anpa kesimpulan.

  4. Orang yang ber kompeten t idak hadir .

  11. Peser ta r apat hadir t anpa per siapan yang

  5. Orang yang t idakdiper lukan hadir dan merusak memadai suasana r apat . _{21 22} PERSIAPAN RAPAT M ERENCANAKAN RAPAT

• Per siapan yang baik dapat menghindar i 2 (dua)

  Bovee & Thill (2007:57) per encanaan r apat meliput i kegiat an:

  kesalahan besar pada r apat:

  1. M emutuskan Tujuan Rapat Dan M engkomunikasikan Ke Par t isipan

  1. Menyelenggar akan r apat padahal memo atau pesan lain dapat menggantikan r apat.

  Unt uk ber bagi infor masi dan mungkin koor dinasi t indakan at au unt uk pengambilan keput usan

  2. Mengadakan r apat t anpa memikir kan t ujuan

  2. M emilih Par t isipan Unt uk Ikut Rapat spesifik.

  Unt uk ber bagi infor masi dapt mengundang kelompok yang besar , namun bila unt uk pemecahan masalah

• Sebelum anda memulai memper siapkan r apat , undanglah dalam ukur an lebih t er bat as.

  pastikan bahwa r apat t er sebut benar benar dibut uhkan.

• Dalam penyelenggaraan rapat dengan sukses perlu diperhatikan kegiatan-kegiatanyang berikut:
• – Undangn rapat
• – Urutan pelaksanaan rapat
• – Pengaturan ruang rapat
• – Perlengkapan rapat
• – Akomodasi – kesehatan
₂₆ SUARA

  3. Pr onounciat ion [Lafal Ucapan], Beber apa kat a t er t ent u

  diafr agma

  [Ket er at ur an ] dan Ber suar a

  6. Speed [Kecepat an], dit ambah dengan Rit me

  mengulangi kat a-kat a, t er ut ama bila Anda menggunakan ir ama dan nada yang ber beda.

  5. Repetition [Pengulangan], Jangan r agu-r agu unt uk

  nyat a pada kat a-kat a kunci, suku-suku kat a, dan fr ase- fr ase. Pr esent asi lebih dar ipada sekedar per cakapan sehar i-har i.

  4. Enunciation [Pengucapan], Ber ilah t ekanan yang lebih

  sulit kit a lafalkan, t et api or ang lain mungkin t idak sulit melakukannya. Seper t i, pr ofesionalisme, r est r ukt ur isasi , mendiskr edit kan, dll ₂₇ SUARA

  dengan jelas. Jangan menelan at au hanya menggumamkan kat a-kat a Anda.

  M ERENCANAKAN RAPAT

  2. Ar tikulasi [Ar t ikulasi/ Kejelasan M akna], Ber bicar alah

  sampai ke bagian paling belakang r uangan t anpa har us ber t er iak. Ini akan t er bant u dengan sikap ber dir i yang t egak.

  1. Pr oject ion [pr oyeksi], Pr oyeksikan [ar ahkan] suar a Anda

  Dist r ibusikan agenda yang t elah dit ulis secar a baik ke par a par t ipsipan, ber i mer eka wakt u yg cukup unt uk memper siapkan ₂₅ M ENYELENGGARAKAN RAPAT

  4. M enyusun Agenda

  Unt uk sesi ker ja, r apat di pagi har i biasanya lebih pr odukt if dar i-pada r apat pada sesi siang har i. Per hat ikan beber apa det ail spt , pengat ur an t empat duduk, t emper at ur , akust ik, dan makanan kecil.

  3. M emilih Wakt u Dan Fasilit as

  Bovee & Thill (2007:57) per encanaan r apat meliput i kegiat an:

  [t ar ik napas, embuslah per lahan dar i dasar par u-par u dekat diafr agma sampai ke dada]. ₂₈