ANALISA SISTEM INFORMASI KEHADIRAN KARYA

ANALISA SISTEM INFORMASI KEHADIRAN
KARYAWAN PADA PT. ASURANSI BUANA
INDEPENDENT

LAPORAN KERJA PRAKTIK
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Disusun Oleh:
NAMA : Jihan Ashari
NIM : 15100014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN
KOMPUTER SWADHARMA JAKARTA
2017

BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH
4.1.

Prosedur Sistem Berjalan

Kehadiran karyawan pada PT ASURANSI BUANA INDEPENDENT mempengaruhi
penghasilan yang didapat oleh karyawan itu sendiri. Sehingga jika karyawan tidak hadir, maka
pendapatan yang diperoleh akan berkurang.
Sistem kehadiran karyawan masih menggunakan cara yang sederhana, dimana setiap
karyawan menceklokkan kartu absen pada jam hadir kerja karyawan.
Sementara karyawan diberi peraturan jam masuk kantor yaitu pada pukul 08.00 WIB, istirahat
pukul 12.00-13.00 WIB dan waktu pulang pada pukul 17.00 WIB. Hari kerja selama 5 hari yaitu
pada hari senin – jumat. Dan ada kalanya lembur diatas jam pulang sampai dengan pukul 19.00.
Proses Kehadiran Karyawan pada PT ASURANSI BUANA INDEPENDENT adalah
sebagai berikut:
1. Proses Pendapatan
Karyawan baru memberikan data-data diri ke SDM untuk menjadi karyawan di
perusahaan tersebut, setelah itu ia mendapatkan kartu kehadiran untuk absensi harian
SDM.
2. Proses kehadiran harian
Karyawan dating mengambil kartu absensi kemudian diceklokkan pada jam hadir
karyawan (time kiping), kemudian data kehadiran harian diproses menjadi data rekap
kehadiran yang bermuara di SDM.
3. Proses pembuatan laporan kehadiran
SDM melakukan penyimpanan data untuk melakukan pembuatan laporan rekapitulasi

daftar hadir pegawai yang dibuat perbulan untuk dilaporkan kepada Manager.

4.2 Data Flow Diagram

4.2.1 Diagram Konteks

4.2.2 Diagram Level Nol

4.3 Kamus Data
Kamus Data atau Data dictionary (DD) adalah katalog fakta tentang data diri kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi.

INPUT

1. a. Nama Arus data
b. Tipe data
c. Arus data
d. Penjelasan
e. Periode
f. Struktur Data

Header
Isi

: Data diri
: Form
: Dari external entity karyawn menuju proses pendapatan karyawan
: Untuk mencatat data diri karyawan
: Setiap karyawan baru masuk
: Header + isi
= Judul_Data + Nama_karyawan + Tanggal
= Alamat + Telp + Agama + Pendidikan terakhir

2. a. Nama Arus Data
b. Bentuk Data
c. Arus Data
d. Penjelasan
e. Periode
f. Struktur Data
Header
Isi

: Kartu Absensi
: Kartu
: Dari proses kehadiran karyawan
: Untuk mengetahui kehadiran karyawan
: Setiap hari
: Header + isi
= No + Nama_Karyawan + Bagian + Bulan
= {Sakit + Izin + Alpha + Lambat + Lain-lain } +
{Tgl+ pagi[Masuk + Keluar] + Siang [Masuk +
Keluar]+Lembur[Masuk + Keluar]*Jam}

3. a. Nama Arus Data
b. Bentuk Data
c. Arus Data
d. Penjelasan
e. Periode
f. Struktur Data
Header

: Data Rekap Kehadiran Harian
: Dokumen
: Dari proses kehadiran harian menuju external entity SDM
: Untuk mengetahui data kehadiran karyawan
: Setiap hari
: Header + Isi
= Judul_Data + Hari/Tanggal

Isi
4. a. Nama Arus Data
b. Bentuk Data
c. Arus Data
d. Penjelasan
e. Periode
f. Struktur Data
Header
Isi

Footer

= { No + No_Karyawan + Unit kerja + Ketidakhadiran
[sakit keterangan dokter + cuti + permisi + mangkir]*
Keterangan}
: Data Rekap Kehadiran Bulanan
: Dokumen
: Dari proses kehadiran harian menuju penyimpanan data
kehadiran
: Untuk memberitahukan jumlah data kehadiran bulanan
: Setiap Bulan
: Header + Isi + Footer
= Judul_Data + Tanggal
= {No + Bulan + Jumlah_Karyawan + Hadir {07.30 +
07.31-07.45 + 07.46 – 08.00 + >08.01} + Tidak Hadir { Cuti +
Sakit+Dinas Luar + Mangkir} + *Keterangan}
: Jumlah + Rata-rata + paraf SDM

OUTPUT
5. a. Nama Arus Data
b. Bentuk Data
c. Arus Data

d. Penjelasan
e. Periode
f. Struktur Data
Header
Isi

: Laporan Data Kehadiran Bulanan
: Dokumen
: Dari proses 3 Pembuatan Laporan kehadiran menuju eksternal
entity Manager
: Untuk memberitahukan laporan data kehadiran bulanan
: Setiap Bulan
: Header + Isi _ Footer
= Judul_Data
= {No + Bulan + Jumlah_Karyawan + cuti + sakit +
Dispensasi + Izin + Mangkir* Keterangan}

Footer

= Jumlah + tanggal + paraf_Manager

4.4 Identifikasi Permasalahan
4.4.1 Analisa Distribusi Pekerjaan
Data Sistem kehadiran karyawan pada PT ASURANSI BUANA INDEPENDENT masih
menggunakan cara yang sederhana. Setiap divisi atau karyawan PT ASURANSI BUANA
INDEPENDENT memiliki kewajiban memenuhi tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.
Namun untuk masalah kehadiran, masih menggunakan cara sederhana dimana setiap karyawan
memasukkan kartu absen kedalam mesin absen sehingga banyak karyawan yang menitipkan
absen pada karyawan lain yang menyebabkan kurangnya kedisiplinan dalam hal datang dan
pulang kerja karyawan. Bagian pencatat waktu umumnya pun kurang disiplin dalam mengontrol
atau memonitoring kehadiran karyawan. Sehingga banyak karyawan yang tidak mengedepankan
ketepatan waktu saat datang atau pulang.

4.4.2 Analisa Teknologi
Dalam proses pencatatan absensi karyawan pada PT ASURANSI BUANA
INDEPENDENT masih menggunakan sistem manual dimana komputer digunakan untuk
pembuatan laporan.

4.4.3 Analisa Input
Dokumen-dokumen input yang digunakan dalam sistem ini adalah :

 Data diri
Kecukupan data
 Data kartu absensi
Kecukupan data

: Cukup
: Cukup

 Data rekap kehadiran harian
Kecukupan data
: Kurang
Field yang harus ditambahkan yaitu item data yang berfungsi untuk menjelaskan data kehadiran yaitu jam masuk kerja (08.01) dan
untuk data ketidakhadiran perlu ditambahkan data yang menjelaskan mengenai
dispensasi.
 Data rekap kehadiran perbulan
Kecukupan data
: Kurang
Field yang harus ditambahkan field dispensasi yang berfungsi untuk menjelaskan
mengenai dispensasi.

4.4.4 Analisa Output

Laporan output yang ada dari sistem kehadiran karyawan pada PT
ASURANSI BUANA INDEPENDENT adalah :
 Laporan Data kehadiran perbulan
Kecukupan :Cukup
4.5 Permasalahan
Sistem kehadiran yang sedang berjalan pada