Tugas Ujian Akhir Triwulan Mata Kuliah Sistem
Tugas Ujian Akhir Triwulan
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Dosen:
DR. IR. ARIF IMAM SUROSO, MSC (CS)
Disusun oleh:
IKA MEYLASARI (P056101161.45)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sebuah sistem informasi manajemen atau SIM adalah sebuah sistem
informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk
sebuah organisasi, juga memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk
fungsi manajemen dan pengambilan keputusan. Sistem informasi juga sangat
berpengaruh kepada pemimpin karena pimpinan di hadapkan kepada perubahanperubahan tertentu. SIM mencakup semua sistem manajemen yang ada di
perusahaan, termasuk Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Beberapa
manfaat atau fungsi sistem informasi1 antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi
para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem
informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem
informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan
sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk
atau pelayanan mereka.
Lingkungan bisnis telah mengalami perubahan secara fundamental.
Perubahan-perubahan tersebut menuntut perubahan peran Manajemen Sumber
Daya Manusia (MSDM) yang lebih kompleks dan lebih baik dari sebelumnya
Meningkatnya isu-isu bisnis yang terkait dengan SDM memiliki pengaruh kuat
1
http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html
2
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
pada manajer sumber daya manusia. Pengelolaan SDM dituntut lebih proaktif dan
responsif. Manajemen sumber daya manusia (MSDM) telah berubah dari fungsi
spesialisasi yang berdiri sendiri menjadi fungsi yang terintegrasi dengan seluruh
fungsi-fungsi lain dalam organisasi, untuk mencapai sasaran yang telah
ditetapkan. Berubahnya fungsi dan pusat perhatian MSDM memerlukan
perubahan kualifikasi pengelola MSDM agar dapat mengikuti perkembangan dan
memberikan tanggapan yang sesuai2. Oleh karena itu, sistem informasi
manajemen sangat penting dibangun dalam aplikasi MSDM agar terintegrasi
dengan manajemen lainnya.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human resourches
Information System (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi atau
pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan
teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitasaktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Walaupun
demikian, belum semua perusahaan menerapkan sistem ini. Salah satu alasan
mereka adalah kurangnya pengetahuan mereka mengenai pembangunan dan
pengembangan sistem ini. Oleh karena itu, pembangunan dan pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia penting untuk dijelaskan.
1.2. Tujuan Penulisan
Tulisan ini bertujuan untuk menganalisis urgensi penerapan Sistem
Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia dalam perusahaan. Setelah itu, pada
tulisan ini akan digambarkan dan dijelaskan mengenai pembangunan dan
pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia.
2
http://puslit2.petra.ac.id/ejournal/index.php/man/article/viewFile/15623/15615
3
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) didefinisikan oleh Sutanta (2003)
sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama, dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara
bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu. Sistem ini berfungsi
untuk melakukan pengolahan data, menerima masukan (input), kemudian
mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi.
Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang
berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat
itu juga maupun di masa mendatang.
Manfaat yang diperoleh antara lain mendukung kegiatan operasional,
manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya
yang ada dan tersedia guna mencapai tujuan. Agar sistem informasi manajemen
dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara efektif, Sutana (2003)
mengungkapkan bahwa perlunya diperhatikan tentang sembilan unsur penting
berikut:
1. Data yang dibutuhkan
2. Kapan data dibutuhkan
3. Siapa yang membutuhkan
4. Di mana data dibutuhkan
5. Dalam bentuk apa data dibutuhkan
6. Prioritas yang diberikan dari bermacam data
7. Prosedur atau mekanisme yang digunakan untuk memproses data
8. Bagaimana pengaturan umpan balik
9. Mekanisme evaluasi yang digunakan
Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan
informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Isi
informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional
yang ada. Ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan
4
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan
manajemen. Dengan demikian, suatu SIM yang baik harus mampu memberikan
dukungan pada proses perencanaan dan pengendalian (Sutanta, 2003).
2.2. Manajemen Sumber Daya Manusia
Aset penting yang harus dimiliki oleh organisasi atau perusahaan dan
harus diperhatikan dalam manajemen adalah tenaga kerja atau sumber daya
manusia. Samsudin (2006) mendefinisikan sumber daya manusia (SDM) sebagai
orang-orang yang bekerja di dalam organisasi. SDM adalah orang-orang yang
merancang dan menghasilkan barang atau jasa, mengawasi mutu, memasarkan
produk, mengalokasikan sumber daya finansial, serta merumuskan seluruh strategi
dan tujuan organisasi. SDM inilah yang membuat sumber daya lainnya dapat
berjalan.
Hasibuan (2006) berpendapat bahwa manajemen sumber daya manusia
(MSDM) adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar
efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan
masyarakat. Fungsi-fungsi MSDM terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan,
pengendalian,
pengadaan,
pengembangan
kompensasi,
pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian. Tujuannya ialah
agar perusahaan mendapatkan rentabilitas laba yang lebih besar dari persentase
tingkat
bunga
bank.
Karyawan
bertujuan
mendapatkan
kepuasan
dari
pekerjaannya.
Menurut Panggabean (2004), kegiatan-kegiatan di bidang SDM dapat
dilihat dari dua sudut pandang, yaitu dari sisi pekerjaan dan dari sisi pekerja. Dari
sisi pekerjaan, kegiatan-kegiatan itu terdiri atas analisis pekerjaan dan evaluasi
pekerjaan. Di sisi lain, dari sisi pekerja, kegiatan-kegiatan itu terdiri atas
pengadaan tenaga kerja, penilaian prestasi kerja, pelatihan dan pengembangan,
promosi, kompensasi, dan pemutusan hubungan kerja.
MSDM mengatur dan menetapkan program kepegawaian (Hasibuan,
2006) yang mencakup:
1.
Menetapkan jumlah, kualitas, dan penempatan tenaga kerja yang efektif
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
2.
Menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan.
3.
Menetapkan
program
kesejahteraan,
pengembangan,
promosi,
dan
pemberhentian.
4.
Meramalkan penawaran dan permintaan sumber daya manusia pada masa
yang akan datang.
5.
Memperkirakan keadaan perekonomian pada umumnya dan perkembangan
perusahaan pada khususnya.
6.
Memonitor undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas
jasa perusahaan sejenis.
7.
Memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh.
8.
Melaksanakan pendidikan, latihan, dan penilaian prestasi karyawan.
9.
Mengatur mutasi karyawan.
10. Mengatur pensiun, pemberhentian, dan pesangonnya.
6
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Perencanaan SDM baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika
informasi berikut ini diperoleh (Hasibuan, 2006):
1. Job analysis
Job analysis memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar
pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan
alat-alat yang digunakan.
2. Organisasi
Organisasi memberikan informasi tentang:
a. Tujuan yang ingin dicapai
b. Jenis organisasi
c. Dasar dan struktur organisasi
d. Rentang kendali setiap departemen
e. Pola kepemimpinan
f. Jumlah perincian serta perincian manajerial dan operasional
g. Jenis-jenis authority yang didelegasikan dalam organisasi
h. Tingkat-tingkat posisi pejabat
3. Situasi persediaan tenaga kerja
Situasi persediaan tenaga kerja memberikan informasi tentang:
a. Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM
b. Jenis-jenis, susunan umur, tingkat pendidikan, serta penyebaran atau
pemerataan tenaga kerja
c. Kebijaksanaan perburuhan dan kompensasi pemerintah
d. Sistem, kurikulum, dan tingkat-tingkat pendidikan SDM
Informasi-informasi di atas mengandung resiko yang tidak kecil apabila
tidak dikelola dengan baik. Pengelolaan informasi secara manual dapat
mengakibatkan beberapa kesalahan seperti duplikasi dan kehilangan data. Oleh
karena itu, paradigma MSDM terkini juga mengintegrasikan SIM dalam aplikasi
penerapannya. SIM dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam pengelolaan SDM
7
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
melalui pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan informasi SDM secara lebih
terstruktur dan terorganisasi. Maka dari itu, muncullah konsep Sistem Informasi
Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM).
Menurut Marimin, Tanjung, dan Prabowo (2006), Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia (SI-SDM) adalah suatu sistem yang terdiri dari software
dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi
pegawai. Aplikasi SI-SDM mempunyai peranan penting dalam menyiapkan
sumber daya manusia secara efektif dan efisien melalui tersedianya informasi
sumber daya manusia yang cepat, lengkap, dan akurat. SI-SDM dapat
memberikan beberapa keuntungan, di antaranya:
1. Sistem Teknologi Informasi (TI) memungkinkan departemen SDM berperan
aktif dalam perencanaan strategis organisasi.
2. Departemen SDM dapat mengambil perspektif global terhadap persediaan dan
kebutuhan pengembangan SDM untuk selanjutnya diinterpretasikan dengan
cara yang lebih efektif.
3. Departemen SDM dapat mengambil manfaat dari akses langsung ke sumber
data eksternal yang berisi informasi penting bagi penyusunan strategi SDM.
4. Perencanaan dan pengelolaan SDM akan lebih terarah, lebih proporsional, dan
lebih obyektif.
Marimin, Tanjung, dan Prabowo (2006) juga berpendapat bahwa Sistem
Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM) adalah prosedur
sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan
memvalidasi data yang dibutuhkan oleh organisasi tentang sumber daya manusia,
aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik unit organisasi. Penggunaan SIMSDM dapat mengotomatiskan sebagian besar pekerjaan pencatatan atau pendataan
pegawai suatu organisasi dan dapat mempermudah kinerja pegawai di departemen
SDM. Dengan sistem yang terintegrasi, SIM-SDM dapat mengurangi duplikasi
dan kesalahan dalam menyajikan informasi pegawai.
Tujuan SIM-SDM adalah meningkatkan efisiensi data tenaga kerja di
mana SDM dikumpulkan dan berhubungan dengan perencanaan SDM. SIM-SDM
mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang paling dasar adalah
otomatisasi dari pembayaran upah dan kegiatan benefit. Dengan SIM-SDM,
8
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
pencatatan waktu tenaga kerja dimasukkan ke dalam sistem, dan dimodifikasi
sesuai setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari SIM-SDM adalah
kesetaraan kesempatan bekerja.
SIM SDM dapat memberikan tiga keuntungan3, antara lain:
1. Sistem TI memungkinkan departemen SDM berperan aktif dalam perencanaan
strategis perusahaan.
2. TI mengintegrasikan dan menyimpan semua informasi SDM dalam suatu
database nasional, yang sebelumnya tersimpan di beberapa lokasi fisik yang
terpisah. Oleh karena itu, dalam proses perencanaan, departemen SDM dapat
mengambil
perspektif
global
terhadap
persediaan
dan
kebutuhan
pengembangan SDM untuk selanjutnya diinterpretasikan dengan cara yang
lebih efektif.
3. SIM SDM memfasilitasi penyimpanan dan akses ke catatan kepegawaian yang
vital bagi perusahaan. Sebagai tambahan terhadap data internal, dengan
fasilitas internet, departemen SDM dapat mengambil manfaat dari akses
langsung ke sumber data eksternal yang berisi informasi penting bagi
penyusunan strategi SDM, seperti literatur, data kependudukan, informasi
praktek-praktek SDM yang dilakukan perusahaan lain, dan aturan-aturan
ketenagakerjaan.
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki
karakteritik tertentu dalam rangka mengambil suatu keputusan. Keputusan yang
didasarkan pada informasi akurat akan memiliki kualitas yang jauh lebih tinggi
dibandingkan
dengan
keputusan
yang
hanya
berdasarkan
intuisi
saja.
Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya
Manusia adalah4:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
3
http://bluemagisteragribisnis.blogspot.com/2009/03/tiga-keuntungan-sim-sdmsetidaknyasim.html
4
http://organisasi.org/sistem-informasi-sumber-daya-manusia-sdm-hemmud-fachan-ibnu-hasan
9
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Perancangan, pembangunan, dan pengembangan SIM memerlukan
sumber daya yang relatif tidak sedikit. Oleh karena itu, pembangunan dan
pengembangan SIM harus dirancang secara tepat dan akurat. Untuk merancang
SIM-SDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan
pertanyaan-pertanyaan mengenai data yang akan diperlukan5 seperti:
1. Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orangorang dalam organisasi?
2. Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?
3. Pada format yang bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan
data perusahaan lain?
4. Siapa yang membutuhkan informasi?
5. Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan?
3.2. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Pembangunan atau pengembangan SIM-SDM dalam suatu organisasi
harus disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. Tujuan utama dari
pembangunan dan pengembangan SIM-SDM haruslah dapat “memanusiakan”
karyawan suatu organisasi dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk
membantu
melaksanakan
aktivitas
pekerjaan
sehari-hari.
Sebelum
mengembangkan atau mengganti sistem yang baru, sistem lama yang ada harus
dipahami dan dikaji kekurangan dan kelebihannya (Marimin, Tanjung, dan
Prabowo, 2006).
Dalam membuat model SIM-SDM, format umum yang digunakan sama
dengan subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan di
berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari
pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan, database
ditempatkan dalam penyimpanan komputer. Subsistem output mencerminkan arus
sumber daya manusia dalam perusahaan. McLeod (1995) menyatakan bahwa
dalam model SIM-SDM, ada beberapa subsistem yang terlibat di dalamnya, antara
lain:
1.
5
Sistem informasi akuntansi
http://www.scribd.com/doc/56431475/an-Sumber-Daya-Manusia
10
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Data yang ditangani oleh SIM-SDM merupakan campuran elemen-elemen
data personel dan data akuntansi. Contoh elemen data personel misalnya
nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah
tanggungan. Contoh elemen data akuntansi seperti upah per jam, gaji
bulanan, pendapatan kotor bulan ini, dan pajak penghasilan.
2.
Subsistem penelitian sumber daya manusia
Subsistem ini mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.
Penelitian diadakan karena informasi tertentu belum terdapat dalam SIMSDM. Contohnya adalah penelitian suksesi (calon bagi posisi tertentu),
analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian keluhan.
3.
Subsistem intelijen sumber daya manusia
Subsistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya
manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan
data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global,
masyarakat keuangan, dan pesaing. Banyak dari intelijen ini dikumpulkan
melalui sistem informal.
4.
Database SIM-SDM
Database SIM-SDM dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya
pegawai, tetapi juga organisasi dan perusahaan di lingkungan perusahaan.
Sebagian besar database ini ditempatkan pada komputer sentral perusahaan,
tetapi database lainnya berada di Divisi SDM, divisi lain, dan di luar pusat
pelayanan. Perangkat lunak yang dapat digunakan dalam manajemen
database di antaranya IMS, FOCUS, DB2, dan dBASE.
5.
Output SIM-SDM
Manajer SDM menggunakan output SIM-SDM lebih sering dari manajer
lainnya. Pemakai SIM-SDM menerima output dalam bentuk laporan periodik
dan jawaban atas database queries. Sebagian besar perangkat lunak yang
digunakan untuk output merupakan hasil pengembangan bersama antara
perusahaan dan jasa sistem informasi.
6.
Subsistem perencanaan angkatan kerja
Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan
manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang.
11
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan
bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis atau evaluasi kerja. Aplikasi
lain yang dapat digunakan adalah perencanaan dan pemodelan angkatan
kerja.
7.
Subsistem perekrutan
Penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif. Penelusuran pelamar
kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan dari pada
melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini
menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih
difokuskan pada lingkungan.
8.
Subsistem manajemen angkatan kerja
Aplikasi subsistem ini meliputi penilaian kinerja, pelatihan, pengendalian
posisi, relokasi, keahlian atau kompetensi, suksesi, dan pendisiplinan.
Manajamen angkatan kerja sangat jarang diaplikasikan. Fenomena tersebut
karena subsistem ini cukup sulit diterapkan.
9.
Subsistem kompensasi
Aplikasi yang berhubungan dengan gaji merupakan aplikasi komputer yang
paling mapan dalam bisnis. Maka dari itu, subsistem ini merupakan yang
paling
sering
diterapkan
oleh
perusahaan.
Aplikasi
yang
sering
dikembangkan dalam manajemen kompensasi mencakup peningkatan
penghargaan, gaji, kompensasi eksekutif, insentif bonus, dan kehadiran.
10. Subsistem benefit
Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar
dilaksanakan. Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan
sekedar menerapkan aplikasi yang mudah. Subsistem ini merupakan bukti
bahwa SDM telah berhasil dalam mencapai end-user computing.
11. Subsistem pelaporan lingkungan
Aplikasi yang terlingkup dalam subsistem ini antara lain catatan Equal
Employment Opportunity (EEO), analisis EEO, peningkatan serikat pekerja,
catatan kesehatan, bahan beracun, dan keluhan. Dua aplikasi EEO yang
diterapkan secara luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan
langsung kepada pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini
12
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang
berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.
Pembangunan dan atau pengembangan sistem informasi yang umum
dilakukan adalah menggunakan System Development Life Cycle (SDLC).
Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pembangunan atau pengembangan
SIM-SDM (Marimin, Tanjung, dan Prabowo, 2006) sebagai berikut:
1. Investigasi sistem
a. Pengumpulan informasi
Informasi yang dibutuhkan berupa data primer dan data sekunder. Data-data
yang telah diperoleh dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi dari sistem
informasi yang ada dan digunakan di bagian kepegawaian. Setelah itu, datadata tersebut dijadikan bahan pertimbangan perencangan SIM-SDM yang
akan dikembangkan.
b. Memahami dan mengevaluasi sistem yang ada
Proses ini bertujuan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari
sistem yang ada. Kelemahan dan kekurangan sistem yang ada perlu
diperbaiki dan disempurnakan. Di sisi lain, kelebihan sistem yang ada perlu
dipertahankan dan dimunculkan kembali dalam sistem baru.
c. Identifikasi kebutuhan pengguna
Pembangunan
atau
pengembangan
solusi
sebaiknya
menggunakan
pendekatan user centered. Tidak ada satu pun aplikasi atau user interface
yang dapat cocok untuk seluruh pengguna. Oleh karena itu, tenaga teknologi
informasi lokal memiliki kesempatan untuk berperan dalam menyediakan
solusi bagi pengguna.
d. Studi kelayakan
Tujuan utama studi kelayakan adalah mengevaluasi solusi sistem alternatif
dan mengusulkan aplikasi yang paling layak dan diinginkan dalam
pengembangan. Studi kelayakan sistem dilakukan terhadap aspek organisasi
(manajerial), aspek teknis, aspek operasional, dan aspek ekonomi. Keempat
aspek tersebut saling berkaitan.
2. Analisis sistem
13
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Tahap ini memerlukan keterlibatan manajemen eksekutif, analis sistem, dan
pengguna untuk menentukan sistem informasi yang diperlukan secara spesifik.
Hal pertama yang dilakukan adalah menentukan jenis informasi yang
dibutuhkan. Langkah selanjutnya adalah menentukan kebutuhan kapabilitas
proses informasi untuk masing-masing aktivitas sistem.
3. Laporan hasil investigasi dan analisis
Setelah melakukan investigasi dan analisis, maka diperoleh gambaran secara
detail tentang sistem yang ada. Hasil dari investigasi dan analisis sistem
tersebut dilaporkan kepada organisasi yang menginginkan perubahan sistem.
Laporan tersebut berisi:
a. Uraian alasan dan scope (batasan) investigasi dan analisis
b. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya
c. Uraian tujuan (obyektif) dan kendala sistem
d. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum etratasi dan potensi masalah
e. Uraian tentang asumsi selama proses investigasi dan analisis
f. Rekomendasi-rekomendasi sistem baru dan kebutuhannya untuk desain
awal
g. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya
4. Desain sistem
Desain sistem didefinisikan sebagai proses di mana kebutuhan-kebutuhan telah
diuraikan pada tahap analisis, kemudian diterjemahkan ke dalam model
presentasi perangkat lunak. Desain sistem terdiri dari tiga bagian, yaitu desain
user interface, desain data, dan desain proses. Langkah-langkah dasar yang
dilakukan dalam proses desain antara lain:
a. Mendefinisikan tujuan sistem
b. Membangun sebuah model konseptual
c. Menerapkan kendala-kendala organisasi
d. Mendefinisikan aktivitas pemrosesan data
5. Implementasi sistem
Program komputerisasi yang tersusun perlu diuji coba dalam waktu yang
memadai, sampai semua bagian di dalam organisasi tidak lagi menemukan
kesalahan pada program tersebut. Tahapan ini dilanjutkan hingga sistem
14
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
tersebut dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan keinginan pengguna.
Beberapa hal yang terdapat dalam tahap ini sebagai berikut:
a. Akuisisi perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan
b. Pembangunan atau modifikasi (pengembangan) perangkat lunak
c. Pelatihan bagi user
d. Dokumentasi sistem
e. Konversi sistem
6. Pemeliharaan dan evaluasi sistem
Setelah sistem berjalan, selanjutnya sistem tersebut akan terus dimonitor
untuebk terus mengetahui apakah sistem tersebut masih sesuai dengan
kebutuhan pengguna atau organisasi. Dalam tahap ini dapat juga dilakukan
evaluasi dan perbaikan atau modifikasi guna meningkatkan kemampuan (daya
guna) sistem tersebut. Masalah-masalah yang ditemukan akan dicari solusinya
secara bersama-sama.
15
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
BAB IV
KESIMPULAN
Paradigma MSDM terkini juga mengintegrasikan SIM dalam aplikasi
penerapannya. SIM dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam pengelolaan SDM
melalui pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan informasi SDM secara lebih
terstruktur dan terorganisasi. Aplikasi SI-SDM mempunyai berbagai peranan
penting, antara lain:
1.
Menyiapkan sumber daya manusia secara efektif dan efisien melalui
tersedianya informasi sumber daya manusia yang cepat, lengkap, dan akurat.
2.
Mengotomatiskan sebagian besar pekerjaan pencatatan atau pendataan
pegawai suatu organisasi dan dapat mempermudah kinerja pegawai di
departemen SDM.
3.
Mengurangi duplikasi dan kesalahan dalam menyajikan informasi pegawai.
4.
Meningkatkan efisiensi data tenaga kerja di mana SDM dikumpulkan dan
berhubungan dengan perencanaan SDM.
5.
Mengambil suatu keputusan.
Ada beberapa subsistem yang terlibat di dalam SIM-SDM, diantaranya:
1.
Sistem informasi akuntansi
2.
Subsistem penelitian sumber daya manusia
3.
Subsistem intelijen sumber daya manusia
4.
Database SIM-SDM
5.
Output SIM-SDM
6.
Subsistem perencanaan angkatan kerja
7.
Subsistem perekrutan
8.
Subsistem manajemen angkatan kerja
9.
Subsistem kompensasi
10. Subsistem benefit
11. Subsistem pelaporan lingkungan
Pembangunan dan atau pengembangan sistem informasi yang umum
dilakukan adalah menggunakan System Development Life Cycle (SDLC).
16
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pembangunan atau pengembangan
SIM-SDM sebagai berikut:
1.
Investigasi sistem
a. Pengumpulan informasi
b. Memahami dan mengevaluasi sistem yang ada
c. Identifikasi kebutuhan pengguna
d. Studi kelayakan
2.
Analisis sistem
3.
Laporan hasil investigasi dan analisis
a. Uraian alasan dan scope (batasan) investigasi dan analisis
b. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya
c. Uraian tujuan (obyektif) dan kendala sistem
d. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum etratasi dan potensi
masalah
e. Uraian tentang asumsi selama proses investigasi dan analisis
f. Rekomendasi-rekomendasi sistem baru dan kebutuhannya untuk desain
awal
g. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya
4.
Desain sistem
a. Mendefinisikan tujuan sistem
b. Membangun sebuah model konseptual
c. Menerapkan kendala-kendala organisasi
d. Mendefinisikan aktivitas pemrosesan data
5.
Implementasi sistem
a. Akuisisi perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan
b. Pembangunan atau modifikasi (pengembangan) perangkat lunak
c. Pelatihan bagi user
d. Dokumentasi sistem
e. Konversi sistem
6. Pemeliharaan dan evaluasi sistem
17
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, Malayu S. P. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi
Aksara.
Marimin, Hendri Tanjung, dan Haryo Prabowo. 2006. Sistem Informasi
Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Grasindo.
McLeod, Raymond, Jr. 1995. Sistem Informasi Manajemen: Studi Sistem
Informasi Berbasis Komputer Jilid II. Alih bahasa: Hendra Teguh.
Jakarta: Prenhallindo.
Panggabean, Mutiara Sibarani. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bogor:
Ghalia Indonesia.
Samsudin, Sadili. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Pustaka
Setia.
Sutanta, Edhy S. T. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
18
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Dosen:
DR. IR. ARIF IMAM SUROSO, MSC (CS)
Disusun oleh:
IKA MEYLASARI (P056101161.45)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sebuah sistem informasi manajemen atau SIM adalah sebuah sistem
informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk
sebuah organisasi, juga memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk
fungsi manajemen dan pengambilan keputusan. Sistem informasi juga sangat
berpengaruh kepada pemimpin karena pimpinan di hadapkan kepada perubahanperubahan tertentu. SIM mencakup semua sistem manajemen yang ada di
perusahaan, termasuk Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Beberapa
manfaat atau fungsi sistem informasi1 antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi
para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem
informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem
informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan
sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk
atau pelayanan mereka.
Lingkungan bisnis telah mengalami perubahan secara fundamental.
Perubahan-perubahan tersebut menuntut perubahan peran Manajemen Sumber
Daya Manusia (MSDM) yang lebih kompleks dan lebih baik dari sebelumnya
Meningkatnya isu-isu bisnis yang terkait dengan SDM memiliki pengaruh kuat
1
http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html
2
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
pada manajer sumber daya manusia. Pengelolaan SDM dituntut lebih proaktif dan
responsif. Manajemen sumber daya manusia (MSDM) telah berubah dari fungsi
spesialisasi yang berdiri sendiri menjadi fungsi yang terintegrasi dengan seluruh
fungsi-fungsi lain dalam organisasi, untuk mencapai sasaran yang telah
ditetapkan. Berubahnya fungsi dan pusat perhatian MSDM memerlukan
perubahan kualifikasi pengelola MSDM agar dapat mengikuti perkembangan dan
memberikan tanggapan yang sesuai2. Oleh karena itu, sistem informasi
manajemen sangat penting dibangun dalam aplikasi MSDM agar terintegrasi
dengan manajemen lainnya.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human resourches
Information System (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi atau
pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan
teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitasaktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Walaupun
demikian, belum semua perusahaan menerapkan sistem ini. Salah satu alasan
mereka adalah kurangnya pengetahuan mereka mengenai pembangunan dan
pengembangan sistem ini. Oleh karena itu, pembangunan dan pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia penting untuk dijelaskan.
1.2. Tujuan Penulisan
Tulisan ini bertujuan untuk menganalisis urgensi penerapan Sistem
Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia dalam perusahaan. Setelah itu, pada
tulisan ini akan digambarkan dan dijelaskan mengenai pembangunan dan
pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia.
2
http://puslit2.petra.ac.id/ejournal/index.php/man/article/viewFile/15623/15615
3
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) didefinisikan oleh Sutanta (2003)
sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama, dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara
bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu. Sistem ini berfungsi
untuk melakukan pengolahan data, menerima masukan (input), kemudian
mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi.
Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang
berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat
itu juga maupun di masa mendatang.
Manfaat yang diperoleh antara lain mendukung kegiatan operasional,
manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya
yang ada dan tersedia guna mencapai tujuan. Agar sistem informasi manajemen
dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara efektif, Sutana (2003)
mengungkapkan bahwa perlunya diperhatikan tentang sembilan unsur penting
berikut:
1. Data yang dibutuhkan
2. Kapan data dibutuhkan
3. Siapa yang membutuhkan
4. Di mana data dibutuhkan
5. Dalam bentuk apa data dibutuhkan
6. Prioritas yang diberikan dari bermacam data
7. Prosedur atau mekanisme yang digunakan untuk memproses data
8. Bagaimana pengaturan umpan balik
9. Mekanisme evaluasi yang digunakan
Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan
informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Isi
informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional
yang ada. Ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan
4
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan
manajemen. Dengan demikian, suatu SIM yang baik harus mampu memberikan
dukungan pada proses perencanaan dan pengendalian (Sutanta, 2003).
2.2. Manajemen Sumber Daya Manusia
Aset penting yang harus dimiliki oleh organisasi atau perusahaan dan
harus diperhatikan dalam manajemen adalah tenaga kerja atau sumber daya
manusia. Samsudin (2006) mendefinisikan sumber daya manusia (SDM) sebagai
orang-orang yang bekerja di dalam organisasi. SDM adalah orang-orang yang
merancang dan menghasilkan barang atau jasa, mengawasi mutu, memasarkan
produk, mengalokasikan sumber daya finansial, serta merumuskan seluruh strategi
dan tujuan organisasi. SDM inilah yang membuat sumber daya lainnya dapat
berjalan.
Hasibuan (2006) berpendapat bahwa manajemen sumber daya manusia
(MSDM) adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar
efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan
masyarakat. Fungsi-fungsi MSDM terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan,
pengendalian,
pengadaan,
pengembangan
kompensasi,
pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian. Tujuannya ialah
agar perusahaan mendapatkan rentabilitas laba yang lebih besar dari persentase
tingkat
bunga
bank.
Karyawan
bertujuan
mendapatkan
kepuasan
dari
pekerjaannya.
Menurut Panggabean (2004), kegiatan-kegiatan di bidang SDM dapat
dilihat dari dua sudut pandang, yaitu dari sisi pekerjaan dan dari sisi pekerja. Dari
sisi pekerjaan, kegiatan-kegiatan itu terdiri atas analisis pekerjaan dan evaluasi
pekerjaan. Di sisi lain, dari sisi pekerja, kegiatan-kegiatan itu terdiri atas
pengadaan tenaga kerja, penilaian prestasi kerja, pelatihan dan pengembangan,
promosi, kompensasi, dan pemutusan hubungan kerja.
MSDM mengatur dan menetapkan program kepegawaian (Hasibuan,
2006) yang mencakup:
1.
Menetapkan jumlah, kualitas, dan penempatan tenaga kerja yang efektif
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
2.
Menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan.
3.
Menetapkan
program
kesejahteraan,
pengembangan,
promosi,
dan
pemberhentian.
4.
Meramalkan penawaran dan permintaan sumber daya manusia pada masa
yang akan datang.
5.
Memperkirakan keadaan perekonomian pada umumnya dan perkembangan
perusahaan pada khususnya.
6.
Memonitor undang-undang perburuhan dan kebijaksanaan pemberian balas
jasa perusahaan sejenis.
7.
Memonitor kemajuan teknik dan perkembangan serikat buruh.
8.
Melaksanakan pendidikan, latihan, dan penilaian prestasi karyawan.
9.
Mengatur mutasi karyawan.
10. Mengatur pensiun, pemberhentian, dan pesangonnya.
6
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Perencanaan SDM baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika
informasi berikut ini diperoleh (Hasibuan, 2006):
1. Job analysis
Job analysis memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar
pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan
alat-alat yang digunakan.
2. Organisasi
Organisasi memberikan informasi tentang:
a. Tujuan yang ingin dicapai
b. Jenis organisasi
c. Dasar dan struktur organisasi
d. Rentang kendali setiap departemen
e. Pola kepemimpinan
f. Jumlah perincian serta perincian manajerial dan operasional
g. Jenis-jenis authority yang didelegasikan dalam organisasi
h. Tingkat-tingkat posisi pejabat
3. Situasi persediaan tenaga kerja
Situasi persediaan tenaga kerja memberikan informasi tentang:
a. Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM
b. Jenis-jenis, susunan umur, tingkat pendidikan, serta penyebaran atau
pemerataan tenaga kerja
c. Kebijaksanaan perburuhan dan kompensasi pemerintah
d. Sistem, kurikulum, dan tingkat-tingkat pendidikan SDM
Informasi-informasi di atas mengandung resiko yang tidak kecil apabila
tidak dikelola dengan baik. Pengelolaan informasi secara manual dapat
mengakibatkan beberapa kesalahan seperti duplikasi dan kehilangan data. Oleh
karena itu, paradigma MSDM terkini juga mengintegrasikan SIM dalam aplikasi
penerapannya. SIM dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam pengelolaan SDM
7
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
melalui pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan informasi SDM secara lebih
terstruktur dan terorganisasi. Maka dari itu, muncullah konsep Sistem Informasi
Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM).
Menurut Marimin, Tanjung, dan Prabowo (2006), Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia (SI-SDM) adalah suatu sistem yang terdiri dari software
dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi
pegawai. Aplikasi SI-SDM mempunyai peranan penting dalam menyiapkan
sumber daya manusia secara efektif dan efisien melalui tersedianya informasi
sumber daya manusia yang cepat, lengkap, dan akurat. SI-SDM dapat
memberikan beberapa keuntungan, di antaranya:
1. Sistem Teknologi Informasi (TI) memungkinkan departemen SDM berperan
aktif dalam perencanaan strategis organisasi.
2. Departemen SDM dapat mengambil perspektif global terhadap persediaan dan
kebutuhan pengembangan SDM untuk selanjutnya diinterpretasikan dengan
cara yang lebih efektif.
3. Departemen SDM dapat mengambil manfaat dari akses langsung ke sumber
data eksternal yang berisi informasi penting bagi penyusunan strategi SDM.
4. Perencanaan dan pengelolaan SDM akan lebih terarah, lebih proporsional, dan
lebih obyektif.
Marimin, Tanjung, dan Prabowo (2006) juga berpendapat bahwa Sistem
Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM) adalah prosedur
sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan
memvalidasi data yang dibutuhkan oleh organisasi tentang sumber daya manusia,
aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik unit organisasi. Penggunaan SIMSDM dapat mengotomatiskan sebagian besar pekerjaan pencatatan atau pendataan
pegawai suatu organisasi dan dapat mempermudah kinerja pegawai di departemen
SDM. Dengan sistem yang terintegrasi, SIM-SDM dapat mengurangi duplikasi
dan kesalahan dalam menyajikan informasi pegawai.
Tujuan SIM-SDM adalah meningkatkan efisiensi data tenaga kerja di
mana SDM dikumpulkan dan berhubungan dengan perencanaan SDM. SIM-SDM
mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang paling dasar adalah
otomatisasi dari pembayaran upah dan kegiatan benefit. Dengan SIM-SDM,
8
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
pencatatan waktu tenaga kerja dimasukkan ke dalam sistem, dan dimodifikasi
sesuai setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari SIM-SDM adalah
kesetaraan kesempatan bekerja.
SIM SDM dapat memberikan tiga keuntungan3, antara lain:
1. Sistem TI memungkinkan departemen SDM berperan aktif dalam perencanaan
strategis perusahaan.
2. TI mengintegrasikan dan menyimpan semua informasi SDM dalam suatu
database nasional, yang sebelumnya tersimpan di beberapa lokasi fisik yang
terpisah. Oleh karena itu, dalam proses perencanaan, departemen SDM dapat
mengambil
perspektif
global
terhadap
persediaan
dan
kebutuhan
pengembangan SDM untuk selanjutnya diinterpretasikan dengan cara yang
lebih efektif.
3. SIM SDM memfasilitasi penyimpanan dan akses ke catatan kepegawaian yang
vital bagi perusahaan. Sebagai tambahan terhadap data internal, dengan
fasilitas internet, departemen SDM dapat mengambil manfaat dari akses
langsung ke sumber data eksternal yang berisi informasi penting bagi
penyusunan strategi SDM, seperti literatur, data kependudukan, informasi
praktek-praktek SDM yang dilakukan perusahaan lain, dan aturan-aturan
ketenagakerjaan.
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki
karakteritik tertentu dalam rangka mengambil suatu keputusan. Keputusan yang
didasarkan pada informasi akurat akan memiliki kualitas yang jauh lebih tinggi
dibandingkan
dengan
keputusan
yang
hanya
berdasarkan
intuisi
saja.
Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya
Manusia adalah4:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
3
http://bluemagisteragribisnis.blogspot.com/2009/03/tiga-keuntungan-sim-sdmsetidaknyasim.html
4
http://organisasi.org/sistem-informasi-sumber-daya-manusia-sdm-hemmud-fachan-ibnu-hasan
9
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Perancangan, pembangunan, dan pengembangan SIM memerlukan
sumber daya yang relatif tidak sedikit. Oleh karena itu, pembangunan dan
pengembangan SIM harus dirancang secara tepat dan akurat. Untuk merancang
SIM-SDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan
pertanyaan-pertanyaan mengenai data yang akan diperlukan5 seperti:
1. Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orangorang dalam organisasi?
2. Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?
3. Pada format yang bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan
data perusahaan lain?
4. Siapa yang membutuhkan informasi?
5. Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan?
3.2. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Pembangunan atau pengembangan SIM-SDM dalam suatu organisasi
harus disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. Tujuan utama dari
pembangunan dan pengembangan SIM-SDM haruslah dapat “memanusiakan”
karyawan suatu organisasi dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk
membantu
melaksanakan
aktivitas
pekerjaan
sehari-hari.
Sebelum
mengembangkan atau mengganti sistem yang baru, sistem lama yang ada harus
dipahami dan dikaji kekurangan dan kelebihannya (Marimin, Tanjung, dan
Prabowo, 2006).
Dalam membuat model SIM-SDM, format umum yang digunakan sama
dengan subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan di
berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari
pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan, database
ditempatkan dalam penyimpanan komputer. Subsistem output mencerminkan arus
sumber daya manusia dalam perusahaan. McLeod (1995) menyatakan bahwa
dalam model SIM-SDM, ada beberapa subsistem yang terlibat di dalamnya, antara
lain:
1.
5
Sistem informasi akuntansi
http://www.scribd.com/doc/56431475/an-Sumber-Daya-Manusia
10
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Data yang ditangani oleh SIM-SDM merupakan campuran elemen-elemen
data personel dan data akuntansi. Contoh elemen data personel misalnya
nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah
tanggungan. Contoh elemen data akuntansi seperti upah per jam, gaji
bulanan, pendapatan kotor bulan ini, dan pajak penghasilan.
2.
Subsistem penelitian sumber daya manusia
Subsistem ini mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.
Penelitian diadakan karena informasi tertentu belum terdapat dalam SIMSDM. Contohnya adalah penelitian suksesi (calon bagi posisi tertentu),
analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian keluhan.
3.
Subsistem intelijen sumber daya manusia
Subsistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya
manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan
data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global,
masyarakat keuangan, dan pesaing. Banyak dari intelijen ini dikumpulkan
melalui sistem informal.
4.
Database SIM-SDM
Database SIM-SDM dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya
pegawai, tetapi juga organisasi dan perusahaan di lingkungan perusahaan.
Sebagian besar database ini ditempatkan pada komputer sentral perusahaan,
tetapi database lainnya berada di Divisi SDM, divisi lain, dan di luar pusat
pelayanan. Perangkat lunak yang dapat digunakan dalam manajemen
database di antaranya IMS, FOCUS, DB2, dan dBASE.
5.
Output SIM-SDM
Manajer SDM menggunakan output SIM-SDM lebih sering dari manajer
lainnya. Pemakai SIM-SDM menerima output dalam bentuk laporan periodik
dan jawaban atas database queries. Sebagian besar perangkat lunak yang
digunakan untuk output merupakan hasil pengembangan bersama antara
perusahaan dan jasa sistem informasi.
6.
Subsistem perencanaan angkatan kerja
Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan
manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang.
11
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan
bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis atau evaluasi kerja. Aplikasi
lain yang dapat digunakan adalah perencanaan dan pemodelan angkatan
kerja.
7.
Subsistem perekrutan
Penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif. Penelusuran pelamar
kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan dari pada
melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini
menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih
difokuskan pada lingkungan.
8.
Subsistem manajemen angkatan kerja
Aplikasi subsistem ini meliputi penilaian kinerja, pelatihan, pengendalian
posisi, relokasi, keahlian atau kompetensi, suksesi, dan pendisiplinan.
Manajamen angkatan kerja sangat jarang diaplikasikan. Fenomena tersebut
karena subsistem ini cukup sulit diterapkan.
9.
Subsistem kompensasi
Aplikasi yang berhubungan dengan gaji merupakan aplikasi komputer yang
paling mapan dalam bisnis. Maka dari itu, subsistem ini merupakan yang
paling
sering
diterapkan
oleh
perusahaan.
Aplikasi
yang
sering
dikembangkan dalam manajemen kompensasi mencakup peningkatan
penghargaan, gaji, kompensasi eksekutif, insentif bonus, dan kehadiran.
10. Subsistem benefit
Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar
dilaksanakan. Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan
sekedar menerapkan aplikasi yang mudah. Subsistem ini merupakan bukti
bahwa SDM telah berhasil dalam mencapai end-user computing.
11. Subsistem pelaporan lingkungan
Aplikasi yang terlingkup dalam subsistem ini antara lain catatan Equal
Employment Opportunity (EEO), analisis EEO, peningkatan serikat pekerja,
catatan kesehatan, bahan beracun, dan keluhan. Dua aplikasi EEO yang
diterapkan secara luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan
langsung kepada pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini
12
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang
berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.
Pembangunan dan atau pengembangan sistem informasi yang umum
dilakukan adalah menggunakan System Development Life Cycle (SDLC).
Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pembangunan atau pengembangan
SIM-SDM (Marimin, Tanjung, dan Prabowo, 2006) sebagai berikut:
1. Investigasi sistem
a. Pengumpulan informasi
Informasi yang dibutuhkan berupa data primer dan data sekunder. Data-data
yang telah diperoleh dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi dari sistem
informasi yang ada dan digunakan di bagian kepegawaian. Setelah itu, datadata tersebut dijadikan bahan pertimbangan perencangan SIM-SDM yang
akan dikembangkan.
b. Memahami dan mengevaluasi sistem yang ada
Proses ini bertujuan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari
sistem yang ada. Kelemahan dan kekurangan sistem yang ada perlu
diperbaiki dan disempurnakan. Di sisi lain, kelebihan sistem yang ada perlu
dipertahankan dan dimunculkan kembali dalam sistem baru.
c. Identifikasi kebutuhan pengguna
Pembangunan
atau
pengembangan
solusi
sebaiknya
menggunakan
pendekatan user centered. Tidak ada satu pun aplikasi atau user interface
yang dapat cocok untuk seluruh pengguna. Oleh karena itu, tenaga teknologi
informasi lokal memiliki kesempatan untuk berperan dalam menyediakan
solusi bagi pengguna.
d. Studi kelayakan
Tujuan utama studi kelayakan adalah mengevaluasi solusi sistem alternatif
dan mengusulkan aplikasi yang paling layak dan diinginkan dalam
pengembangan. Studi kelayakan sistem dilakukan terhadap aspek organisasi
(manajerial), aspek teknis, aspek operasional, dan aspek ekonomi. Keempat
aspek tersebut saling berkaitan.
2. Analisis sistem
13
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Tahap ini memerlukan keterlibatan manajemen eksekutif, analis sistem, dan
pengguna untuk menentukan sistem informasi yang diperlukan secara spesifik.
Hal pertama yang dilakukan adalah menentukan jenis informasi yang
dibutuhkan. Langkah selanjutnya adalah menentukan kebutuhan kapabilitas
proses informasi untuk masing-masing aktivitas sistem.
3. Laporan hasil investigasi dan analisis
Setelah melakukan investigasi dan analisis, maka diperoleh gambaran secara
detail tentang sistem yang ada. Hasil dari investigasi dan analisis sistem
tersebut dilaporkan kepada organisasi yang menginginkan perubahan sistem.
Laporan tersebut berisi:
a. Uraian alasan dan scope (batasan) investigasi dan analisis
b. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya
c. Uraian tujuan (obyektif) dan kendala sistem
d. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum etratasi dan potensi masalah
e. Uraian tentang asumsi selama proses investigasi dan analisis
f. Rekomendasi-rekomendasi sistem baru dan kebutuhannya untuk desain
awal
g. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya
4. Desain sistem
Desain sistem didefinisikan sebagai proses di mana kebutuhan-kebutuhan telah
diuraikan pada tahap analisis, kemudian diterjemahkan ke dalam model
presentasi perangkat lunak. Desain sistem terdiri dari tiga bagian, yaitu desain
user interface, desain data, dan desain proses. Langkah-langkah dasar yang
dilakukan dalam proses desain antara lain:
a. Mendefinisikan tujuan sistem
b. Membangun sebuah model konseptual
c. Menerapkan kendala-kendala organisasi
d. Mendefinisikan aktivitas pemrosesan data
5. Implementasi sistem
Program komputerisasi yang tersusun perlu diuji coba dalam waktu yang
memadai, sampai semua bagian di dalam organisasi tidak lagi menemukan
kesalahan pada program tersebut. Tahapan ini dilanjutkan hingga sistem
14
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
tersebut dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan keinginan pengguna.
Beberapa hal yang terdapat dalam tahap ini sebagai berikut:
a. Akuisisi perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan
b. Pembangunan atau modifikasi (pengembangan) perangkat lunak
c. Pelatihan bagi user
d. Dokumentasi sistem
e. Konversi sistem
6. Pemeliharaan dan evaluasi sistem
Setelah sistem berjalan, selanjutnya sistem tersebut akan terus dimonitor
untuebk terus mengetahui apakah sistem tersebut masih sesuai dengan
kebutuhan pengguna atau organisasi. Dalam tahap ini dapat juga dilakukan
evaluasi dan perbaikan atau modifikasi guna meningkatkan kemampuan (daya
guna) sistem tersebut. Masalah-masalah yang ditemukan akan dicari solusinya
secara bersama-sama.
15
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
BAB IV
KESIMPULAN
Paradigma MSDM terkini juga mengintegrasikan SIM dalam aplikasi
penerapannya. SIM dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam pengelolaan SDM
melalui pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan informasi SDM secara lebih
terstruktur dan terorganisasi. Aplikasi SI-SDM mempunyai berbagai peranan
penting, antara lain:
1.
Menyiapkan sumber daya manusia secara efektif dan efisien melalui
tersedianya informasi sumber daya manusia yang cepat, lengkap, dan akurat.
2.
Mengotomatiskan sebagian besar pekerjaan pencatatan atau pendataan
pegawai suatu organisasi dan dapat mempermudah kinerja pegawai di
departemen SDM.
3.
Mengurangi duplikasi dan kesalahan dalam menyajikan informasi pegawai.
4.
Meningkatkan efisiensi data tenaga kerja di mana SDM dikumpulkan dan
berhubungan dengan perencanaan SDM.
5.
Mengambil suatu keputusan.
Ada beberapa subsistem yang terlibat di dalam SIM-SDM, diantaranya:
1.
Sistem informasi akuntansi
2.
Subsistem penelitian sumber daya manusia
3.
Subsistem intelijen sumber daya manusia
4.
Database SIM-SDM
5.
Output SIM-SDM
6.
Subsistem perencanaan angkatan kerja
7.
Subsistem perekrutan
8.
Subsistem manajemen angkatan kerja
9.
Subsistem kompensasi
10. Subsistem benefit
11. Subsistem pelaporan lingkungan
Pembangunan dan atau pengembangan sistem informasi yang umum
dilakukan adalah menggunakan System Development Life Cycle (SDLC).
16
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pembangunan atau pengembangan
SIM-SDM sebagai berikut:
1.
Investigasi sistem
a. Pengumpulan informasi
b. Memahami dan mengevaluasi sistem yang ada
c. Identifikasi kebutuhan pengguna
d. Studi kelayakan
2.
Analisis sistem
3.
Laporan hasil investigasi dan analisis
a. Uraian alasan dan scope (batasan) investigasi dan analisis
b. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya
c. Uraian tujuan (obyektif) dan kendala sistem
d. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum etratasi dan potensi
masalah
e. Uraian tentang asumsi selama proses investigasi dan analisis
f. Rekomendasi-rekomendasi sistem baru dan kebutuhannya untuk desain
awal
g. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya
4.
Desain sistem
a. Mendefinisikan tujuan sistem
b. Membangun sebuah model konseptual
c. Menerapkan kendala-kendala organisasi
d. Mendefinisikan aktivitas pemrosesan data
5.
Implementasi sistem
a. Akuisisi perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan
b. Pembangunan atau modifikasi (pengembangan) perangkat lunak
c. Pelatihan bagi user
d. Dokumentasi sistem
e. Konversi sistem
6. Pemeliharaan dan evaluasi sistem
17
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, Malayu S. P. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi
Aksara.
Marimin, Hendri Tanjung, dan Haryo Prabowo. 2006. Sistem Informasi
Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Grasindo.
McLeod, Raymond, Jr. 1995. Sistem Informasi Manajemen: Studi Sistem
Informasi Berbasis Komputer Jilid II. Alih bahasa: Hendra Teguh.
Jakarta: Prenhallindo.
Panggabean, Mutiara Sibarani. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bogor:
Ghalia Indonesia.
Samsudin, Sadili. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Pustaka
Setia.
Sutanta, Edhy S. T. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
18