Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang
(Studi Kasus di Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan
Kawasan Pertambangan)
Shiyami Milwandhari, S.Kom
Jurusan Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia
Jl. Sariasih No.54 Sarijadi Bandung 40151
Telepon (022) 2009579 ext 138
e-mail : [email protected]
ABSTRAK
Inventarisasi barang merupakan kegiatan untuk melakukan penghitungan, pencatatan,
pendaftaran, dan penilaian terhadap semua barang milik negara berdasarkan Keputusan
Menteri Keuangan No. Kep. 225/MK/V/4/1971, Penatausahaan barang milik/kekayaan negara
perlu dilaksanakan dan mendapat perhatian secara sungguh-sungguh, karena bila tidak
mendapat perhatian akan merugikan negara. Oleh karena itu perlu dibangun suatu sistem
informasi sebagai pendukung kegiatan penatausahaan inventaris barang.
Metode pengembangan system dalam merancang Sistem Informasi Inventaris Barang
ini menggunakan Structural Analysis and Design. Sistem informasi ini dirancang berbasiskan
web yang mampu menangani pengelolaan klasifikasi barang, pengelolaan kodefikasi barang,
pengelolaan data barang masuk dan penghapusan barang, dan pengelolaan laporan barang.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Inventaris Barang, Structural Analysis and Design, web
nomor urut pendaftaran barang, dan pengumpulan
dan mendafar barang yang dinyatakan rusak berat.
Seluruh kegiatan ini dilaksanakan di tengah
keterbatasan dalam pengelolaan data secara
komputerisasi menggunakan sistem perangkat
lunak lotus. System tersebut tidak memberikan
hasil kerja yang optimal dengan terjadinya
penumpukan data yang tidak tersimpan secara
terstruktur sehingga dalam pengolahan dan
pengelolaan data tidak bekerja secara efektif dan
efisien.
Dengan melihat adanya keterbatasan sistem
dalam pengolahan data inventaris barang ini maka
diperlukan Perancangan Sistem Informasi
Inventaris Barang yang dapat memberikan
kemudahan proses pengolahan data inventaris
barang, sehingga membantu meningkatkan kinerja
sub bagian rumah tangga dan membantu dalam
menyediakan informasi mengenai data inventaris
barang.
Perumusan Masalah
1.
PENDAHULUAN
Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan
Kawasan Pertambangan merupakan salah satu
unit kerja dibawah Direktorat Jenderal Geologi
dan Sumber Daya Mineral, Departemen Energi
dan Sumber Daya Mineral. Salah satu fungsi dari
Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan
Kawasan Pertambangan adalah pelaksanaan
urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat,
dimana Sub Bagian Rumah Tangga yang
memiliki tugas pokok dalam mengelola data
inventaris barang .
Informasi mengenai barang masuk dan
barang keluar
demikian
penting untuk
membukukan secara tertib barang hasil
pengadaaan, dapat memberikan informasi dalam
melaksanakan perencanaan penentuan kebutuhan
barang, dan mengetahui secara pasti jumlah dan
nilai kekayaan Negara. Penatausahaan barang
milik/kekayaan negara perlu dilaksanakan dan
mendapat perhatian secara sungguh-sungguh,
karena bila tidak mendapat perhatian akan
merugikan Negara.
Dengan demikian sub bagian rumah tangga
pun dituntut untuk dapat bekerja lebih efektif dan
efisien dalam melakukan setiap kegiatan
inventarisasi barang seperti; penghitungan barang,
penilaian kondisi dan nilai barang, pemberian
Masalah-masalah yang dapat dirumuskan
pada unit rumah tangga DTLGKP dalam
menangani pengelolaan inventarisasi barang
adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana
membuat
otomasi
proses
pengklasifikasian barang kedalam golongan
dan bidang kelompok barang tertentu.
1
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
2. Bagaimana membuat kodefikasi setiap barang
masuk dapat dilakukan dengan otomasi
penyimpanan dan pencarian data.
3. Bagaimana membuat pengelolaan setiap
barang masuk dapat terintegrasi dengan
pengelolaan pengalokasian barang ke daftar
inventaris ruangan.
4. Bagaimana membuat pengelolaan setiap
barang keluar dapat tercatat dalam riwayat
daftar inventaris ruangan.
a.
b.
c.
Tujuan
Tujuan dari perancangan system informasi
inventaris barang ini adalah sebagai berikut :
1. Merancang proses penyimpanan data
master barang dengan sistem parent-child
untuk setiap golongan, bidang, kelompok
dan sub kelompok barang tertentu
2. Merancang tampilan antarmuka yang
dapat membuat proses kodefikasi
dilakukan secara otomasi sesuai dengan
klasifikasi barang yang telah ditentukan
3. Merancang table barang masuk yang
terintegrasi dengan setiap unit dan
ruangan.
4. Merancang riwayat penghapusan barang
di setiap daftyar inventaris ruangan.
2.
Menganalisa
dokumen-dokumen
hasil survey untuk menentukan ruang
lingkup dan mengetahui prosesproses apa saja yang akan ditangani
oleh sistem.
Menganalisa
keterkaitan
antar
dokumen-dokumen.
Menganalisa alur perolehan data
yang terdapat pada dokumendokumen
untuk
mengetahui
hubungan antara sistem dengan
sistem luar yang terkait
3. Tahap Perancangan Sistem
Tahap ini bertujuan untuk memenuhi
kebutuhan pemakai dan memberikan
gambaran yang jelas dan rancang bangun
yang lengkap kepada pemrogram atau
ahli-ahli teknik yang terlibat. Oleh karena
itu dalam tahap perancangan sistem ini
dilaksanakan
penggambaran,
perencanaan, dan pembuatan sketsa yang
utuh
mengenai
sistem
hasil
pengembangan sistem yang sudah ada
Perancangan sistem dilakukan melalui
langkah-langkah :
a. Melakukan penanganan prosesproses yang dibutuhkan dalam
perancangan
b. Memahami bagaimana sistem yang
akan dikembangkan bekerja untuk
mencapai tujuannya
Melakukan perancangan relasi-relasi data
yang akan digunakan dalam perancangan
system
METODOLOGI PENELITIAN
1. Tahap Survey
Pengkajian sistem yang sudah ada secara
umum dilaksanakan dalam tahap ini.
Pengkajian sistem tersebut dapat berupa
proses-proses dalam sistem, tujuan sistem,
ataupun laporan-laporan perencanaan sistem
bahkan mengenai hardware dan softwarenya.
Pengkajian sistem dilakukan dengan cara :
a. Mempelajari struktur organisasi.
b. Memperoleh
keadaaan
sebenarnya
tentang data lapangan, data atribut serta
data lainnya, kebutuhan pengguna, serta
hardware dan software.
c. Mengidentifikasi proses-proses, dan
aturan-aturan pada sistem.
Pencarian data dan informasi dari system
dalam tahap survey ini dilakukan dengan cara
wawancara dan pengumpulan dokumentasi
2. Tahap Analisis Sistem
Secara spesifik langkah-langkah dalam
tahap analisis sistem pada Direktorat Tata
Lingkungan
Geologi
dan
Kawasan
Pertambangan adalah :
3.
TINAJAUAN PUSTAKA
a. Konsep dasar sistem informasi
Sistem Informasi didefinisikan oleh
Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
sebagai berikut :
Sistem Infromasi adalah suatu sistem di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.(Robert A.
Leitch / K. Roscoe Davis, Accounting
Information
System,(New
Jersy:
Prentice-Hall,1983),hal 6)
2
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
b. Alat pengembangan sistem
: aliran data/informasi
Untuk menterjemahkan konsep diatas,
maka diperlukan suatu alat untuk
memodelkan suatu sistem baik pada
tahap
analisis
dan
pada
tahap
peerancangan. Pemodelan sistem yang
didasarkan pada pendekatan secara
struktural mencakup tiga sudut pandang
yaitu :
: sistem
data store
1. Model Proses
a. Diagram Konteks (Context Diagram)
c. Daftar Kejadian (Event List)
Event list merupakan suatu daftar
naratif kejadian yang berasal dari luar
system yang menyebabkan system
melakukan respon terhadap kejadiankejadian tersebut (Edward Yourdon,
Modern Structured Analysis, Hal 340).
Event List dapat dikatakan sebagai
stimuli yang menggerakan system.
Diagram Konteks merupakan bagian
dari data flow diagram yang berada
pada level paling tinggi. Berfungsi
untuk menggambarkan hubungan
sistem dengan lingkungan luar.
Context diagram diwakili dengan
sebuah lingkaran tunggal yang saling
memiliki
hubungan
dengan
lingkungannya. Komponen-komponen
yang dipakai pada context diagram
sama dengan komponen yang dipakai
pada penggambaran DFD.
2. Model Data
Entity-Relationship Diagram adalah
suatu model yang menjelaskan layout
penyimpanan data pada suatu abstraksi
level tinggi, Dengan kata lain, E-R
Diagram merupakan diagram yang
menggambarkan model data yang
digunakan dalam suatu sistem secara
keseluruhan.
b. Diagram Arus Data (Data Flow
Diagram)
Dalam menggambarkan sistem perlu
dilakukan
pembentukan
simbol,
berikut ini simbol-simbol yang
digunakan dalam Data Flow Diagram
(DFD) dengan mengacu pada notasi
DeMarco-yourdon :
4.
ANALISA SISTEM
Adapun kegiatan dalam pembuatan Sistem
Informasi inventaris barang ini diperlukan suatu
analisa terhadap sistem, analisa formulir, analisa
pengkodean, dan analisa penanganan proses.
a. Analisa Sistem
Event List
1
Prcs_8
entity 2
entity 1
Flow 2
flow 1
: Komponen penyimpanan data
flow 3
data store
keterangan :
: external entity
(pihak luar dari sistem)
No.
Nama Event
1.
UPB (Unit Pengelola Barang) melakukan
opname pisik barang hasil pembelian
panitia
Pegawai gudang melakukan kodefikasi
barang hasil opname pisik UPB
Pegawai gudang melakukan pengalokasian
barang hasil kodefikasi
UPB melakukan penilaian dan penelitian
barang yang akan dihapus
UPB
melaporkan
rencana
usul
penghapusan pada PPBI
PPBI (Pembantu Penguasa Barang
Inventaris) mengajukan penghapusan
barang kepada Pebin (Pembina Barang
2.
3.
4.
5.
6.
3
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
dt_brgKeluar
req_la poran
LMBT_ PPBI
LT_PPBI
req_la poran
dokumentasiInventaris
pembuatan laporan
Pgw G udang
UPB
dt_brgHslOpnamePisik
UPB
req_laporan
3
LMBT_UPB
LT_UPB
dt_brg Baru
+
pengelolaan
baran g baru
1
dt_brg HslOpnamePisik
dt_brgLayakHapu s
tembusanStatusSKPB[1]
tembusanStatusSKPB[0]
req_laporan
dt_statusBrg
dt_brgLayakHapus
LMBT_UPB
dt_brgBaru
LT_UPB
dt_brgMskTeralok asi
dt_brgLayakHapus
LMBT_PPBI
LT_PPBI
dt_kod eBrg
+
PPBI
dt_s ta tusBrg
dt_brgHslOpnamePisik
s tat usSKPB[ 1]
s tat usSKPB[ 0]
tembu sanStatusSKPB[1]
tembu sanStatusSKPB[0]
SI INVENTARIS BARANG
DTLGKP
PGW
GUDANG
dt_brg Msk
req_laporan
dt_usulanBrgHapus
dt_brgHslOpnamePisik
dt_brgKodefikasi
dt_BrgHapus
ds_Ko deBarang
0
ds_BIBI
ds_DIR
req_laporan
SKPB
dt_usulanBrgHapus
LMBT_Pebin
LT_Pebin
dt_brg MskKeluar
LT_Pe bin
PEBIN
LMBT_Pebin
dt_lok asiBrg
Context Diagram
dt_brg Keluar
Pebin
PPBI
dt_brg LayakHapus
dt_brgHapus
dt_usulanBrgHapus
s tatus SKPB[1]
s tatus SKPB[0]
dt_usulanBrgHapu s
SKPB
10.
+
9.
pengelolaan baran g lama
8.
DFD Level 1
Inventaris)
Pebin
menetapkan/menyetujui/menolak
usulan penghapusan yang diajukan oleh
PPBI
PPBI
melaksanakan
tindak
lanjut
penghapusan
Pegawai gudang melakukan dokumentasi
inventaris barang yang diserahkan pada
UPB, PPBI dan Pebin
2
7.
ISSN : 1979-8342
DFD Level 2 Proses 1
UPB
ds _DIR
[dt _brgBaru]
[dt _brgMskTeralokas i]
1.1
1.3
Opname
PIs ik
Pengalokasian
Barang
ds _KodeBarang
[dt_brgHslOpnamePisik]
[dt _kodeBrg]
[dt _brgMsk]
1.2
Pgw
Gudang
4
[dt_brgHslOpnamePisik]
Kodef ik asi
Barang
[dt _brgKodefikasi]
ds _BIBI
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
DFD Level 2 Proses 2
e. Kotak 8 dan 9 menunjukan kode subsub kelompok barang
2.1
cek status
barang
ds_DIR
ds_BIBI
[dt_lokasiBrg]
d. Analisa Penanganan Proses
[dt_brgKeluar]
[dt_statusBrg]
No.
Proses
1
2.4
UPB
[dt_brgLayakHapus]
2.2
pengajuan
permohonan
penghapusan
barang
penghapusan
barang
[dt_brgLayakHapus]
dt_usulanBrgHapus
PPBI
[dt_brgHapus]
1.1
1.2
[dt_brgKeluar]
[dt_usulanBrgHapus]
Pebin
statusSKPB[1]
statusSKPB[0]
[SKPB]
2.3
memo status
ajuan
penghapusan
barang
Pgw
Gudang
1.3
tembusanStatusSKPB[1]
tembusanStatusSKPB[0]
b.
No.
Proses
2.1
Analisa Formulir
Nama
formulir
Fungsi
Frekuensi
Rangkap
Sumber
Tujuan
Isi
c.
2
Buku Induk Barang Inventaris
2.2
Menyimpan data barang masuk dan
keluar
Setiap terjadi pembelian dan
penghapusan barang
3
Unit Pengelola Barang
UPB, PPBI, dan Pebin
Nomor urut, tgl. Pembukuan, nama
barang/sub-sub kelompok, kode
sub-sub kelompok, merk/tipe, T/K,
uraian, jumlah barang, satuan,
jumlah, kondisi, keterangan
2.3
2.4
3
5.
Nama Proses
Manual
Pengelolaan
barang baru
Opname pisik
Kodefikasi
barang
Pengalokasian
barang
Pengelolaan
barang lama
Nama Proses
√
Cek
status
barang
Pengajuan
permohonan
penghapusan
barang
Memo status
ajuan
permohonan
barang
Penghapusan
barang
Pembuatan
laporan
√
Otomasi
√
√
√
√
Manual
Otomasi
√
√
√
√
PERANCANGAN
a. Perancangan proses
Untuk
melakukan
perancangan
terhadap sistem tidak jauh berbeda dengan
tahap analisa yaitu menggunakan Event List,
Context Diagram, Data Flow Diagram
(DFD), dan ER- Diagram
Event List
No.
Nama Event
1. Pegawai gudang melakukan validasi
2 hak akses
3. Pegawai gudang melakukan kodefikasi
4. barang
gudang
melakukan
5. Pegawai
pengalokasian barang
Pegawai gudang melakukan Pendataan
barang keluar.
Pegawai
gudang
melakukan
Analisa Pengkodean
Menurut keputusan Menteri Keuangan No.
195/KMK.01/1982 bahwa cara membuat kode
barang milik / kekayaan Negara harus
mengikuti petunjuk dari Menteri Keuangan.
Yang terdiri dari 9 (sembilan)digit yang
susunannya sebagai berikut :
Penjelasan :
a. Kotak 1 menunjukan kode golongan
barang
b. Kotak 2 dan 3 menunjukan kode
bidang barang
c. Kotak 4 dan 5 menunjukan kode
kelompok barang
d. Kotak 6 dan 7 menunjukan kode sub
kelompok barang
5
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
DFD Level 2 Proses 3
dokumentasi inventaris barang yang
diserahkan pada Pejabat (UPB, PPBI
dan Pebin)
3.2
[dt_brgMskTeralokasi]
Context Diagram
[dt_unit]
pengalokasian
barang
ds _Unit
ds_ruang
ds_kdBrg
[dt_brgMs k]
3.1
id_login
pas sword
dt_brgHslOpnamePi sik
dr_brgkeluar
valid
0
SI
IN VENTA RIS
BARA NG
DTLGKP
dt_pgwGudang
pgw
gudang
[dt_kdBrg]
[dt_brgKodefikas i]
ds _BrgMsk
LT
LMBT
[dt_brgHslOpnamePisik]
pejabat
+
valid
inval id
id_l ogin
password
dt_brgHapus
kodef ikasi
barang
req_laporan
pgw
gudang
DFD Level 2 Proses 4
DFD Level 1
dt_lokasiBrg
ds_ruang
penghapusan
barang keluar
dt_ lok asiBrg
[LMBT]
LT
5
PEMBUATAN
LAPORAN
ds_BrgKeluar
dt_brgKeluar
4.1
pejabat
[req_laporan]
ds_ruang
[dt_lokasiBrg]
ds_BrgKeluar
[dt_brgHapus]
[dt_brgKeluar]
ds_Unit
dt_ brgMs kTeralokas i
PENGELOLAAN
DATABARANG
MASUK
dt_ kdBrg
3
+
dt_unit
dt_ brgMs k
ds_BrgMs k
pendataan
barang keluar
Perancangan Basis Data
Untuk menggambarkan perancangan
basis data menggunakan Entity-Relationship
Diagram serta tools tambahan yaitu
Conceptual Data Model (CDM) untuk
memodelkan data secara konseptual dan
Physical Data Model (PDM) untuk
memodelkan data-data yang sudah terbentuk
berupa table-tabel yang berelasi satu sama
lainnya.
dt_ brgHs lOpnamePis ik
valid
pgw gudang
b.
1
PENGOLAHAN
DATA VALIDASI
PEGAWAI
GUDANG
id_login
password
pgw
gudang
[dt_pgwGudang]
valid
2
invalid
id_login
password
dt_ pgwGudang
id_login
passw ord
PGW
id_login
password
VALIDASI
USER
dt_brgKeluar
valid
ds_kdBrg
dt_ brgHapus
dt_brgKodefikasi
[valid]
+
4
PENGELOLA
AN DATA
BARAN G
KELUAR
dt_ brgMSk
dt_brgKeluar
4.2
[dt_brgKeluar]
6
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
Physical Data Model
ER-Diagram
UNIT
ID_UNIT
KD_DEPARTEMEN
KD_ESELON1
KD_ESELON2
KD_PROPINSI
KD_UPB
NO_KELUAR
NO_MSK
TGL_KELUAR
MERK_KELUAR
DISERAHKAN
KONDISI_KELUAR
JML_KELUAR
SATUAN_KELUAR
HARGA_KELUAR
TOTAL_KELUAR
DICATAT_DLM
KET_KELUAR
NUMERIC
NUMERIC(2)
NUMERIC(2)
NUMERIC(2)
NUMERIC(1)
NUMERIC(3)
BRGKELUAR
NUMERIC
NUMERIC
DATE
VARCHAR(25)
VARCHAR(50)
VARCHAR(2)
INTEGER
INTEGER
DOUBLE PRECISION
DOUBLE PRECISION
VARCHAR(4)
VARCHAR(255)
NO_MSK = NO_MSK
ID_UNIT = ID_UNIT
RUANG
NO_MSK
NUMERIC
ID_UNIT
NUMERIC
NO_RUANG
NUMERIC(3)
NAMA_RUANG VARCHAR(15)
THN_PERIKSA DATE
JML_BRG
INTEGER
Conceptual Data Model
brg
id_brg
gol
bid
kel
sub_kel
sub_sub_kel
nama
NO_MSK = NO_MSK
NO_MSK
ID_PGW
ID_BRG
TGL_MSK
MERK_MSK
TERIMA
KONDISI_MSK
JML_MSK
SATUAN_MSK
HARGA_MSK
TOTAL_MSK
DICATAT_DLM
KET_MSK
STATUS_BRG
BRGMSK
NUMERIC
CHAR(9)
INTEGER
DATE
VARCHAR(25)
VARCHAR(50)
VARCHAR(2)
INTEGER
INTEGER
DOUBLE PRECISION
DOUBLE PRECISION
VARCHAR(4)
VARCHAR(255)
VARCHAR(6)
ID_PGW = ID_PGW
ID_BRG = ID_BRG
dimi liki
brgMsk
unit
id_unit
kd_departemen
kd_eselon1
kd_eselon2
kd_propinsi
kd_UPB
ruang
no_msk
tgl_msk
merk_msk
terima
kondisi_msk
jml_msk
satuan_msk
harga_msk
total_msk
dicatat_dlm
ket_msk
status_brg
ID_BRG
GOL
BID
KEL
SUB_KEL
SUB_SUB_KEL
NAMA
brgKeluar
mempunyai
no_keluar
tgl_keluar
merk_keluar
diserahkan
kondisi_keluar
jml_keluar
satuan_keluar
harga_keluar
total_keluar
dicatat_dlm
ket_keluar
c.
BRG
NUMERIC
NUMERIC(2)
NUMERIC(2)
NUMERIC(2)
NUMERIC(2)
NUMERIC(3)
VARCHAR(35)
Perancangan Antarmuka
mencatat
Antarmuka Tambah Data Kode Barang
Pegawai
id_pgw
NIP
User_name
passwords
7
PEGAWAI
ID_PGW
NUMERIC
NIP
NUMERIC(10)
USER_NAME VARCHAR(10)
PASSWORDS VARCHAR(10)
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
Antarmuka Tambah Data Barang Masuk dan
Keluar
6. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil perancangan Sistem
Inventaris Barang ini maka dapat disimpulkan
sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang dirancang mampu
mengklasifikasikan
barang
kedalam
golongan dan bidang kelompok barang
tertentu.
2. Sistem informasi yang dirancang mampu
mengolah kodefikasi setiap barang masuk
dengan menetapkan kode-kode yang telah
ditentukan.
3. Sistem informasi yang dirancang mampu
menangani pengelolaan data barang
masuk kedalam daftar inventaris ruangan.
4. Sistem informasi yang dirancang mampu
menangani riwayat pengelolaan setiap
data barang yang keluar.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Software Engineering, A practitioner’s
Approach, roger S. Prresman, Mc. Grwathill,
2001.
[2] Moekijat, Drs “Pengantar Sistem informasi
Manajemen”, remadja Karya CV, Bandung,
1986.
[3] Edward Yourdon “Modern Structured
Analysis”, Prentice-Hall International, New
York, 1988.
[4] Fathansyah, Ir “Basis Data”, Informatika,
Bandung, 1999.
[5] Sadewo RM, Drs “Pembinaan Administrasi
Barang / Milik Kekayaan Negara Beserta
Peraturan dan perundang-undangan yang
berlaku”, CV. Panca Usaha, Jakarta, 1997
8
April 2010
ISSN : 1979-8342
Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang
(Studi Kasus di Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan
Kawasan Pertambangan)
Shiyami Milwandhari, S.Kom
Jurusan Manajemen Informatika Politeknik Pos Indonesia
Jl. Sariasih No.54 Sarijadi Bandung 40151
Telepon (022) 2009579 ext 138
e-mail : [email protected]
ABSTRAK
Inventarisasi barang merupakan kegiatan untuk melakukan penghitungan, pencatatan,
pendaftaran, dan penilaian terhadap semua barang milik negara berdasarkan Keputusan
Menteri Keuangan No. Kep. 225/MK/V/4/1971, Penatausahaan barang milik/kekayaan negara
perlu dilaksanakan dan mendapat perhatian secara sungguh-sungguh, karena bila tidak
mendapat perhatian akan merugikan negara. Oleh karena itu perlu dibangun suatu sistem
informasi sebagai pendukung kegiatan penatausahaan inventaris barang.
Metode pengembangan system dalam merancang Sistem Informasi Inventaris Barang
ini menggunakan Structural Analysis and Design. Sistem informasi ini dirancang berbasiskan
web yang mampu menangani pengelolaan klasifikasi barang, pengelolaan kodefikasi barang,
pengelolaan data barang masuk dan penghapusan barang, dan pengelolaan laporan barang.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Inventaris Barang, Structural Analysis and Design, web
nomor urut pendaftaran barang, dan pengumpulan
dan mendafar barang yang dinyatakan rusak berat.
Seluruh kegiatan ini dilaksanakan di tengah
keterbatasan dalam pengelolaan data secara
komputerisasi menggunakan sistem perangkat
lunak lotus. System tersebut tidak memberikan
hasil kerja yang optimal dengan terjadinya
penumpukan data yang tidak tersimpan secara
terstruktur sehingga dalam pengolahan dan
pengelolaan data tidak bekerja secara efektif dan
efisien.
Dengan melihat adanya keterbatasan sistem
dalam pengolahan data inventaris barang ini maka
diperlukan Perancangan Sistem Informasi
Inventaris Barang yang dapat memberikan
kemudahan proses pengolahan data inventaris
barang, sehingga membantu meningkatkan kinerja
sub bagian rumah tangga dan membantu dalam
menyediakan informasi mengenai data inventaris
barang.
Perumusan Masalah
1.
PENDAHULUAN
Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan
Kawasan Pertambangan merupakan salah satu
unit kerja dibawah Direktorat Jenderal Geologi
dan Sumber Daya Mineral, Departemen Energi
dan Sumber Daya Mineral. Salah satu fungsi dari
Direktorat Tata Lingkungan Geologi dan
Kawasan Pertambangan adalah pelaksanaan
urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat,
dimana Sub Bagian Rumah Tangga yang
memiliki tugas pokok dalam mengelola data
inventaris barang .
Informasi mengenai barang masuk dan
barang keluar
demikian
penting untuk
membukukan secara tertib barang hasil
pengadaaan, dapat memberikan informasi dalam
melaksanakan perencanaan penentuan kebutuhan
barang, dan mengetahui secara pasti jumlah dan
nilai kekayaan Negara. Penatausahaan barang
milik/kekayaan negara perlu dilaksanakan dan
mendapat perhatian secara sungguh-sungguh,
karena bila tidak mendapat perhatian akan
merugikan Negara.
Dengan demikian sub bagian rumah tangga
pun dituntut untuk dapat bekerja lebih efektif dan
efisien dalam melakukan setiap kegiatan
inventarisasi barang seperti; penghitungan barang,
penilaian kondisi dan nilai barang, pemberian
Masalah-masalah yang dapat dirumuskan
pada unit rumah tangga DTLGKP dalam
menangani pengelolaan inventarisasi barang
adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana
membuat
otomasi
proses
pengklasifikasian barang kedalam golongan
dan bidang kelompok barang tertentu.
1
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
2. Bagaimana membuat kodefikasi setiap barang
masuk dapat dilakukan dengan otomasi
penyimpanan dan pencarian data.
3. Bagaimana membuat pengelolaan setiap
barang masuk dapat terintegrasi dengan
pengelolaan pengalokasian barang ke daftar
inventaris ruangan.
4. Bagaimana membuat pengelolaan setiap
barang keluar dapat tercatat dalam riwayat
daftar inventaris ruangan.
a.
b.
c.
Tujuan
Tujuan dari perancangan system informasi
inventaris barang ini adalah sebagai berikut :
1. Merancang proses penyimpanan data
master barang dengan sistem parent-child
untuk setiap golongan, bidang, kelompok
dan sub kelompok barang tertentu
2. Merancang tampilan antarmuka yang
dapat membuat proses kodefikasi
dilakukan secara otomasi sesuai dengan
klasifikasi barang yang telah ditentukan
3. Merancang table barang masuk yang
terintegrasi dengan setiap unit dan
ruangan.
4. Merancang riwayat penghapusan barang
di setiap daftyar inventaris ruangan.
2.
Menganalisa
dokumen-dokumen
hasil survey untuk menentukan ruang
lingkup dan mengetahui prosesproses apa saja yang akan ditangani
oleh sistem.
Menganalisa
keterkaitan
antar
dokumen-dokumen.
Menganalisa alur perolehan data
yang terdapat pada dokumendokumen
untuk
mengetahui
hubungan antara sistem dengan
sistem luar yang terkait
3. Tahap Perancangan Sistem
Tahap ini bertujuan untuk memenuhi
kebutuhan pemakai dan memberikan
gambaran yang jelas dan rancang bangun
yang lengkap kepada pemrogram atau
ahli-ahli teknik yang terlibat. Oleh karena
itu dalam tahap perancangan sistem ini
dilaksanakan
penggambaran,
perencanaan, dan pembuatan sketsa yang
utuh
mengenai
sistem
hasil
pengembangan sistem yang sudah ada
Perancangan sistem dilakukan melalui
langkah-langkah :
a. Melakukan penanganan prosesproses yang dibutuhkan dalam
perancangan
b. Memahami bagaimana sistem yang
akan dikembangkan bekerja untuk
mencapai tujuannya
Melakukan perancangan relasi-relasi data
yang akan digunakan dalam perancangan
system
METODOLOGI PENELITIAN
1. Tahap Survey
Pengkajian sistem yang sudah ada secara
umum dilaksanakan dalam tahap ini.
Pengkajian sistem tersebut dapat berupa
proses-proses dalam sistem, tujuan sistem,
ataupun laporan-laporan perencanaan sistem
bahkan mengenai hardware dan softwarenya.
Pengkajian sistem dilakukan dengan cara :
a. Mempelajari struktur organisasi.
b. Memperoleh
keadaaan
sebenarnya
tentang data lapangan, data atribut serta
data lainnya, kebutuhan pengguna, serta
hardware dan software.
c. Mengidentifikasi proses-proses, dan
aturan-aturan pada sistem.
Pencarian data dan informasi dari system
dalam tahap survey ini dilakukan dengan cara
wawancara dan pengumpulan dokumentasi
2. Tahap Analisis Sistem
Secara spesifik langkah-langkah dalam
tahap analisis sistem pada Direktorat Tata
Lingkungan
Geologi
dan
Kawasan
Pertambangan adalah :
3.
TINAJAUAN PUSTAKA
a. Konsep dasar sistem informasi
Sistem Informasi didefinisikan oleh
Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
sebagai berikut :
Sistem Infromasi adalah suatu sistem di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.(Robert A.
Leitch / K. Roscoe Davis, Accounting
Information
System,(New
Jersy:
Prentice-Hall,1983),hal 6)
2
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
b. Alat pengembangan sistem
: aliran data/informasi
Untuk menterjemahkan konsep diatas,
maka diperlukan suatu alat untuk
memodelkan suatu sistem baik pada
tahap
analisis
dan
pada
tahap
peerancangan. Pemodelan sistem yang
didasarkan pada pendekatan secara
struktural mencakup tiga sudut pandang
yaitu :
: sistem
data store
1. Model Proses
a. Diagram Konteks (Context Diagram)
c. Daftar Kejadian (Event List)
Event list merupakan suatu daftar
naratif kejadian yang berasal dari luar
system yang menyebabkan system
melakukan respon terhadap kejadiankejadian tersebut (Edward Yourdon,
Modern Structured Analysis, Hal 340).
Event List dapat dikatakan sebagai
stimuli yang menggerakan system.
Diagram Konteks merupakan bagian
dari data flow diagram yang berada
pada level paling tinggi. Berfungsi
untuk menggambarkan hubungan
sistem dengan lingkungan luar.
Context diagram diwakili dengan
sebuah lingkaran tunggal yang saling
memiliki
hubungan
dengan
lingkungannya. Komponen-komponen
yang dipakai pada context diagram
sama dengan komponen yang dipakai
pada penggambaran DFD.
2. Model Data
Entity-Relationship Diagram adalah
suatu model yang menjelaskan layout
penyimpanan data pada suatu abstraksi
level tinggi, Dengan kata lain, E-R
Diagram merupakan diagram yang
menggambarkan model data yang
digunakan dalam suatu sistem secara
keseluruhan.
b. Diagram Arus Data (Data Flow
Diagram)
Dalam menggambarkan sistem perlu
dilakukan
pembentukan
simbol,
berikut ini simbol-simbol yang
digunakan dalam Data Flow Diagram
(DFD) dengan mengacu pada notasi
DeMarco-yourdon :
4.
ANALISA SISTEM
Adapun kegiatan dalam pembuatan Sistem
Informasi inventaris barang ini diperlukan suatu
analisa terhadap sistem, analisa formulir, analisa
pengkodean, dan analisa penanganan proses.
a. Analisa Sistem
Event List
1
Prcs_8
entity 2
entity 1
Flow 2
flow 1
: Komponen penyimpanan data
flow 3
data store
keterangan :
: external entity
(pihak luar dari sistem)
No.
Nama Event
1.
UPB (Unit Pengelola Barang) melakukan
opname pisik barang hasil pembelian
panitia
Pegawai gudang melakukan kodefikasi
barang hasil opname pisik UPB
Pegawai gudang melakukan pengalokasian
barang hasil kodefikasi
UPB melakukan penilaian dan penelitian
barang yang akan dihapus
UPB
melaporkan
rencana
usul
penghapusan pada PPBI
PPBI (Pembantu Penguasa Barang
Inventaris) mengajukan penghapusan
barang kepada Pebin (Pembina Barang
2.
3.
4.
5.
6.
3
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
dt_brgKeluar
req_la poran
LMBT_ PPBI
LT_PPBI
req_la poran
dokumentasiInventaris
pembuatan laporan
Pgw G udang
UPB
dt_brgHslOpnamePisik
UPB
req_laporan
3
LMBT_UPB
LT_UPB
dt_brg Baru
+
pengelolaan
baran g baru
1
dt_brg HslOpnamePisik
dt_brgLayakHapu s
tembusanStatusSKPB[1]
tembusanStatusSKPB[0]
req_laporan
dt_statusBrg
dt_brgLayakHapus
LMBT_UPB
dt_brgBaru
LT_UPB
dt_brgMskTeralok asi
dt_brgLayakHapus
LMBT_PPBI
LT_PPBI
dt_kod eBrg
+
PPBI
dt_s ta tusBrg
dt_brgHslOpnamePisik
s tat usSKPB[ 1]
s tat usSKPB[ 0]
tembu sanStatusSKPB[1]
tembu sanStatusSKPB[0]
SI INVENTARIS BARANG
DTLGKP
PGW
GUDANG
dt_brg Msk
req_laporan
dt_usulanBrgHapus
dt_brgHslOpnamePisik
dt_brgKodefikasi
dt_BrgHapus
ds_Ko deBarang
0
ds_BIBI
ds_DIR
req_laporan
SKPB
dt_usulanBrgHapus
LMBT_Pebin
LT_Pebin
dt_brg MskKeluar
LT_Pe bin
PEBIN
LMBT_Pebin
dt_lok asiBrg
Context Diagram
dt_brg Keluar
Pebin
PPBI
dt_brg LayakHapus
dt_brgHapus
dt_usulanBrgHapus
s tatus SKPB[1]
s tatus SKPB[0]
dt_usulanBrgHapu s
SKPB
10.
+
9.
pengelolaan baran g lama
8.
DFD Level 1
Inventaris)
Pebin
menetapkan/menyetujui/menolak
usulan penghapusan yang diajukan oleh
PPBI
PPBI
melaksanakan
tindak
lanjut
penghapusan
Pegawai gudang melakukan dokumentasi
inventaris barang yang diserahkan pada
UPB, PPBI dan Pebin
2
7.
ISSN : 1979-8342
DFD Level 2 Proses 1
UPB
ds _DIR
[dt _brgBaru]
[dt _brgMskTeralokas i]
1.1
1.3
Opname
PIs ik
Pengalokasian
Barang
ds _KodeBarang
[dt_brgHslOpnamePisik]
[dt _kodeBrg]
[dt _brgMsk]
1.2
Pgw
Gudang
4
[dt_brgHslOpnamePisik]
Kodef ik asi
Barang
[dt _brgKodefikasi]
ds _BIBI
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
DFD Level 2 Proses 2
e. Kotak 8 dan 9 menunjukan kode subsub kelompok barang
2.1
cek status
barang
ds_DIR
ds_BIBI
[dt_lokasiBrg]
d. Analisa Penanganan Proses
[dt_brgKeluar]
[dt_statusBrg]
No.
Proses
1
2.4
UPB
[dt_brgLayakHapus]
2.2
pengajuan
permohonan
penghapusan
barang
penghapusan
barang
[dt_brgLayakHapus]
dt_usulanBrgHapus
PPBI
[dt_brgHapus]
1.1
1.2
[dt_brgKeluar]
[dt_usulanBrgHapus]
Pebin
statusSKPB[1]
statusSKPB[0]
[SKPB]
2.3
memo status
ajuan
penghapusan
barang
Pgw
Gudang
1.3
tembusanStatusSKPB[1]
tembusanStatusSKPB[0]
b.
No.
Proses
2.1
Analisa Formulir
Nama
formulir
Fungsi
Frekuensi
Rangkap
Sumber
Tujuan
Isi
c.
2
Buku Induk Barang Inventaris
2.2
Menyimpan data barang masuk dan
keluar
Setiap terjadi pembelian dan
penghapusan barang
3
Unit Pengelola Barang
UPB, PPBI, dan Pebin
Nomor urut, tgl. Pembukuan, nama
barang/sub-sub kelompok, kode
sub-sub kelompok, merk/tipe, T/K,
uraian, jumlah barang, satuan,
jumlah, kondisi, keterangan
2.3
2.4
3
5.
Nama Proses
Manual
Pengelolaan
barang baru
Opname pisik
Kodefikasi
barang
Pengalokasian
barang
Pengelolaan
barang lama
Nama Proses
√
Cek
status
barang
Pengajuan
permohonan
penghapusan
barang
Memo status
ajuan
permohonan
barang
Penghapusan
barang
Pembuatan
laporan
√
Otomasi
√
√
√
√
Manual
Otomasi
√
√
√
√
PERANCANGAN
a. Perancangan proses
Untuk
melakukan
perancangan
terhadap sistem tidak jauh berbeda dengan
tahap analisa yaitu menggunakan Event List,
Context Diagram, Data Flow Diagram
(DFD), dan ER- Diagram
Event List
No.
Nama Event
1. Pegawai gudang melakukan validasi
2 hak akses
3. Pegawai gudang melakukan kodefikasi
4. barang
gudang
melakukan
5. Pegawai
pengalokasian barang
Pegawai gudang melakukan Pendataan
barang keluar.
Pegawai
gudang
melakukan
Analisa Pengkodean
Menurut keputusan Menteri Keuangan No.
195/KMK.01/1982 bahwa cara membuat kode
barang milik / kekayaan Negara harus
mengikuti petunjuk dari Menteri Keuangan.
Yang terdiri dari 9 (sembilan)digit yang
susunannya sebagai berikut :
Penjelasan :
a. Kotak 1 menunjukan kode golongan
barang
b. Kotak 2 dan 3 menunjukan kode
bidang barang
c. Kotak 4 dan 5 menunjukan kode
kelompok barang
d. Kotak 6 dan 7 menunjukan kode sub
kelompok barang
5
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
DFD Level 2 Proses 3
dokumentasi inventaris barang yang
diserahkan pada Pejabat (UPB, PPBI
dan Pebin)
3.2
[dt_brgMskTeralokasi]
Context Diagram
[dt_unit]
pengalokasian
barang
ds _Unit
ds_ruang
ds_kdBrg
[dt_brgMs k]
3.1
id_login
pas sword
dt_brgHslOpnamePi sik
dr_brgkeluar
valid
0
SI
IN VENTA RIS
BARA NG
DTLGKP
dt_pgwGudang
pgw
gudang
[dt_kdBrg]
[dt_brgKodefikas i]
ds _BrgMsk
LT
LMBT
[dt_brgHslOpnamePisik]
pejabat
+
valid
inval id
id_l ogin
password
dt_brgHapus
kodef ikasi
barang
req_laporan
pgw
gudang
DFD Level 2 Proses 4
DFD Level 1
dt_lokasiBrg
ds_ruang
penghapusan
barang keluar
dt_ lok asiBrg
[LMBT]
LT
5
PEMBUATAN
LAPORAN
ds_BrgKeluar
dt_brgKeluar
4.1
pejabat
[req_laporan]
ds_ruang
[dt_lokasiBrg]
ds_BrgKeluar
[dt_brgHapus]
[dt_brgKeluar]
ds_Unit
dt_ brgMs kTeralokas i
PENGELOLAAN
DATABARANG
MASUK
dt_ kdBrg
3
+
dt_unit
dt_ brgMs k
ds_BrgMs k
pendataan
barang keluar
Perancangan Basis Data
Untuk menggambarkan perancangan
basis data menggunakan Entity-Relationship
Diagram serta tools tambahan yaitu
Conceptual Data Model (CDM) untuk
memodelkan data secara konseptual dan
Physical Data Model (PDM) untuk
memodelkan data-data yang sudah terbentuk
berupa table-tabel yang berelasi satu sama
lainnya.
dt_ brgHs lOpnamePis ik
valid
pgw gudang
b.
1
PENGOLAHAN
DATA VALIDASI
PEGAWAI
GUDANG
id_login
password
pgw
gudang
[dt_pgwGudang]
valid
2
invalid
id_login
password
dt_ pgwGudang
id_login
passw ord
PGW
id_login
password
VALIDASI
USER
dt_brgKeluar
valid
ds_kdBrg
dt_ brgHapus
dt_brgKodefikasi
[valid]
+
4
PENGELOLA
AN DATA
BARAN G
KELUAR
dt_ brgMSk
dt_brgKeluar
4.2
[dt_brgKeluar]
6
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
Physical Data Model
ER-Diagram
UNIT
ID_UNIT
KD_DEPARTEMEN
KD_ESELON1
KD_ESELON2
KD_PROPINSI
KD_UPB
NO_KELUAR
NO_MSK
TGL_KELUAR
MERK_KELUAR
DISERAHKAN
KONDISI_KELUAR
JML_KELUAR
SATUAN_KELUAR
HARGA_KELUAR
TOTAL_KELUAR
DICATAT_DLM
KET_KELUAR
NUMERIC
NUMERIC(2)
NUMERIC(2)
NUMERIC(2)
NUMERIC(1)
NUMERIC(3)
BRGKELUAR
NUMERIC
NUMERIC
DATE
VARCHAR(25)
VARCHAR(50)
VARCHAR(2)
INTEGER
INTEGER
DOUBLE PRECISION
DOUBLE PRECISION
VARCHAR(4)
VARCHAR(255)
NO_MSK = NO_MSK
ID_UNIT = ID_UNIT
RUANG
NO_MSK
NUMERIC
ID_UNIT
NUMERIC
NO_RUANG
NUMERIC(3)
NAMA_RUANG VARCHAR(15)
THN_PERIKSA DATE
JML_BRG
INTEGER
Conceptual Data Model
brg
id_brg
gol
bid
kel
sub_kel
sub_sub_kel
nama
NO_MSK = NO_MSK
NO_MSK
ID_PGW
ID_BRG
TGL_MSK
MERK_MSK
TERIMA
KONDISI_MSK
JML_MSK
SATUAN_MSK
HARGA_MSK
TOTAL_MSK
DICATAT_DLM
KET_MSK
STATUS_BRG
BRGMSK
NUMERIC
CHAR(9)
INTEGER
DATE
VARCHAR(25)
VARCHAR(50)
VARCHAR(2)
INTEGER
INTEGER
DOUBLE PRECISION
DOUBLE PRECISION
VARCHAR(4)
VARCHAR(255)
VARCHAR(6)
ID_PGW = ID_PGW
ID_BRG = ID_BRG
dimi liki
brgMsk
unit
id_unit
kd_departemen
kd_eselon1
kd_eselon2
kd_propinsi
kd_UPB
ruang
no_msk
tgl_msk
merk_msk
terima
kondisi_msk
jml_msk
satuan_msk
harga_msk
total_msk
dicatat_dlm
ket_msk
status_brg
ID_BRG
GOL
BID
KEL
SUB_KEL
SUB_SUB_KEL
NAMA
brgKeluar
mempunyai
no_keluar
tgl_keluar
merk_keluar
diserahkan
kondisi_keluar
jml_keluar
satuan_keluar
harga_keluar
total_keluar
dicatat_dlm
ket_keluar
c.
BRG
NUMERIC
NUMERIC(2)
NUMERIC(2)
NUMERIC(2)
NUMERIC(2)
NUMERIC(3)
VARCHAR(35)
Perancangan Antarmuka
mencatat
Antarmuka Tambah Data Kode Barang
Pegawai
id_pgw
NIP
User_name
passwords
7
PEGAWAI
ID_PGW
NUMERIC
NIP
NUMERIC(10)
USER_NAME VARCHAR(10)
PASSWORDS VARCHAR(10)
IMPROVE Vol.2 No.1
April 2010
ISSN : 1979-8342
Antarmuka Tambah Data Barang Masuk dan
Keluar
6. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil perancangan Sistem
Inventaris Barang ini maka dapat disimpulkan
sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang dirancang mampu
mengklasifikasikan
barang
kedalam
golongan dan bidang kelompok barang
tertentu.
2. Sistem informasi yang dirancang mampu
mengolah kodefikasi setiap barang masuk
dengan menetapkan kode-kode yang telah
ditentukan.
3. Sistem informasi yang dirancang mampu
menangani pengelolaan data barang
masuk kedalam daftar inventaris ruangan.
4. Sistem informasi yang dirancang mampu
menangani riwayat pengelolaan setiap
data barang yang keluar.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Software Engineering, A practitioner’s
Approach, roger S. Prresman, Mc. Grwathill,
2001.
[2] Moekijat, Drs “Pengantar Sistem informasi
Manajemen”, remadja Karya CV, Bandung,
1986.
[3] Edward Yourdon “Modern Structured
Analysis”, Prentice-Hall International, New
York, 1988.
[4] Fathansyah, Ir “Basis Data”, Informatika,
Bandung, 1999.
[5] Sadewo RM, Drs “Pembinaan Administrasi
Barang / Milik Kekayaan Negara Beserta
Peraturan dan perundang-undangan yang
berlaku”, CV. Panca Usaha, Jakarta, 1997
8