BI04-SAPK-BKD INSTANSI-KONTROL DAN SUPERVISI

B

ADAN

K

EPEGAWAIAN

N

EGARA

BKN

N

ATIONAL

C

IVIL

S

ERVICE

I

NFORMATION

S

YSTEM

NCSIS

B

UKU

P

ANDUAN

S

ISTEM

A

PLIKASI

P

ELAYANAN

K

EPEGAWAIAN

(SAPK)

K

ONTROL DAN

S

UPERVISI

(BKD/I

NSTANSI

)

NAMA DOKUMEN : BI04-SAPK-BKDINSTANSI-KONTROLDANSUPERVISI.DOC

EDISI : 01.00

SINOPSIS MANUAL

Pusat

Kode User Profile Sinopsis

PU01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan.

PU02 KP BKD/Instansi Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP.

PU03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

PU04 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

PU05 Tim Administrasi

Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

PU06 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP.

PU07 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS.

PU08 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

PU09 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

PU10 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis.

PU11 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

PU12 Direktorat Status Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data.

PU13 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan

rekapitulasi.

PU14 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

PU15 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

PU16 Administrator BKN Pusat Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi

yang digunakan.

Kanreg

Kode User Profile Sinopsis

KR01 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

KR02 Tim Administrasi

Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

KR03 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP.

KR04 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun.

KR05 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

KR06 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

KR07 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis.

KR08 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

KR09 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan

rekapitulasi.

KR10 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

KR11 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

KR12 Administrator BKN Kanreg Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi

yang digunakan.

BKD/Instansi

Kode User Profile Sinopsis

BI01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan.

BI02 KP BKD/Instansi Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP.

BI03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

BI04 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan

rekapitulasi.

BI05 Peremajaan Data

BKD/Instansi

Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

BI06 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

BI07 Administrator

BKD/Instansi

Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

Daftar Isi

1. SOP LAYANAN KONTROL DAN SUPERVISI ... 1

1.1. MEKANISME PADA KONTROL DAN SUPERVISI ... 1

2. KONTROL DAN SUPERVISI ... 2

2.1. LOGIN ... 2

2.2. DASBOR ... 3

2.3. VERIFIKASI DOKUMEN ... 7

2.4. CETAK ULANG DOKUMEN ... 9

2.5. REKAPITULASI ... 11

2.6. DAFTAR NOTA PERSETUJUAN ... 12

2.7. DAFTAR PENETAPAN NIP ... 14

1.

SOP

L

AYANAN

K

ONTROL DAN

S

UPERVISI

1.1.

M

EKANISME PADA

K

ONTROL DAN

S

UPERVISI

 Sistem menampilkan rekap penanganan berkas yang telah diproses ataupun yang akan diproses oleh profil.

 Sistem menampilkan rekap kinerja user dan jenis prosedur.

 Sistem dapat melakukan verifikasi dokumen yang menggunakan

barcode.

 Sistem dapat melakukan pencetakan ulang dokumen .

 Sistem dapat menampilkan daftar nota persetujuan.

2.

K

ONTROL DAN

S

UPERVISI

Kontrol dan Supervisi adalah salah satu menu aplikasi SAPK yang menampilkan data informasi :

- Dasbor.

- Verifikasi Dokumen. - Cetak Ulang Dokumen. - Rekapitulasi.

- Daftar Nota Persetujuan. - Daftar Penetapan NIP.

2.1.

L

OGIN

Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu [https://hr.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut:

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing,

kemudian tekan tombol .

Setelah login dengan user login masing-masing, maka akan tampil halaman utama seperti gambar di bawah ini.

2.2.

D

ASBOR

Dasbor adalah submenu yang menampilkan: a. Status Berkas :

o Status Berkas.

o Detil berkas.

b. Kinerja Penanganan berkas berdasarkan :

o Pegawai.

o Berkas yang sudah diproses.

o Berkas yang belum diproses.

Untuk membuka tampilan submenu dasbor dengan menekan tombol kemudian

tampil submenu berikut :

Untuk membuka halaman berkas, maka pilih ‘Berkas’ yang berada di menu ‘Dasbor’. Kemudian akan tampil halaman utama menu tersebut.

Untuk prosedur Berkas dapat dilihat di level BKD, Kanreg ataupun level Pusat. Untuk pencarian PNS dapat dilakukan dengan :

- Memasukan isian kolom “ - Memasukan NIP Baru, atau - Nama, atau

- Tempat Lahir, atau - Tanggal lahir

- Meng-kombinasikan dari semua pencarian - Menggunakan barcode reader

Untuk melanjutkan pencarian dengan menekan tombol atau tekan tombol

untuk membatalkan proses.

Selanjutkan akan muncul daftar informasi PNS/CPNS dengan field yang ditampilkan : - Nip Baru

- Nip Lama - Nama

- Tempat Lahir - Tanggal Lahir - Golongan - Instansi Kerja - Instansi Induk

Kemudian pilih salah satu PNS/CPNS yang ditampilkan lalu tekan ‘Berkas’ dan ‘Catatan Berkas’ selanjutkan sistem akan menampilkan informasi status dan detil berkas untuk PNS/CPNS yang dipilih, seperti tampilan berikut :

Untuk membuka halaman kinerja, maka pilih ‘Kinerja’ yang berada di menu ‘Dasbor’. Kemudian akan tampil halaman utama menu tersebut.

Untuk prosedur Kinerja dapat dilihat di level BKD, Kanreg ataupun level Pusat. Informasi yang ditampilkan pada submenu Kinerja berdasarkan :

- Pegawai

- Berkas yang telah diproses - Berkas yang akan diproses

Untuk mengakses kinerja pegawai dengan memasukan nama instansi, kemudian memilih ‘Pegawai’ selanjutnya masukan :

- Tanggal awal - Tanggal Selesai

- Pilih kategori sebagai berikut

- Pilih hasil dalam

- Kemudian tekan tombol ‘Muat Ulang’, - Selanjutnya pilih berdasarkan :

o Pegawai, maka tampilan sebagai berikut :

o Jenis Prosedur, maka tampilan berikut :

Untuk mengakses kinerja Berkas yang telah diproses dengan memasukan nama instansi, kemudian memilih ‘Berkas yang telah diproses oleh profil’ selanjutnya :

- Masukan Tanggal mulai - Masukan Tanggal selesai

- Pilihan Kategori

Untuk mengakses kinerja Berkas yang telah diproses dengan memasukan nama instansi, kemudian memilih ‘Berkas yang akan diproses oleh profil’ selanjutnya :

- Pilihan Kategori

- Kemudian tekan tombol , maka tampil sebagai berikut :

2.3.

V

ERIFIKASI

D

OKUMEN

Sistem dapat menampilkan data PNS/CPNS dan dapat juga melakukan verifikasi keaslian

dokumen. Untuk dapat mengakses submenu ini dengan memilih ,

kemudian masukan kode barcode pada kolom dokumen barcode dan tekan tombol atau menggunakan barcode reader maka akan tampil menu berikut :

Dokumen yang benar akan tampil seperti tampilan diatas, tetapi jika dokumen tidak benar maka akan ada pemberitahuan bahwa dokumen tersebut tidak berlaku seperti tampilan gambar berikut :

2.4.

C

ETAK

U

LANG

D

OKUMEN

Submenu ini dapat melakukan pen-cetakan ulang dokumen yang dihasilkan oleh sistem.

Untuk mengakses submenu ini dengan menekan tombol ,

kemudian:

- Masukan nomor NIP PNS/CPNS yang akan dicetak ulang dokumennya, kemudian tekan tombol , maka akan tampil data PNS/CPNS tersebut :

o Nama PNS/CPNS

o Instansi

o Satuan Kerja

o Golongan

- Selanjutnya masukan alas an cetak ulang dokumen - Kemudian pilih jenis dokumen yang akan dicetak

- Selanjut nya tekan tombol untuk melanjutkan proses cetak atau tekan

tombol untuk membatalkan.

- Berikut tampilan dokumen hasil cetak ulang.

2.5.

R

EKAPITULASI

Submenu ini menampilkan laporan rekapitulasi : - Pengadaan,

- Kenaikan Pangkat, dan - Pensiun

Untuk mengakses sub menu ini dengan memilih tombol , kemudian tampil

menu berikut :

Langkah menampilkan rekapitulasi sebagai berikut : - Masukan tahun rekap

- Pilih Instansi

- Pilih Kategori yang terdiri dari :

o Pengadaan

o Kenaikan Pangkat

o Pensiun

- Tekan tombol untuk menampilkan hasil cetak atau tekan tombol

untuk membatalkan. Berikut tampilan data rekapitulasi :

Berikut tampilan hasil cetak rekapitulasi :

2.6.

D

AFTAR

N

OTA

P

ERSETUJUAN

Submenu ini menampilkan daftar nota persetujuan yang dibuat oleh sistem, untuk dapat

mengakses submenu ini dengan memilih tombol , kemudian

Langkah-langkah menampilkan daftar mota persetujuan kp sebagai berikut : - Pilih jenis KP, yang terdiri dari :

o Semua KP

o Reguler

o Pilihan (Jabatan Struktural)

o Pilihan (Jabatan Fungsional Tertentu)

o Pilihan (Penyesuaian Ijasah)

o Pilihan (Sedang melaksanakan tugas belajar)

o Pilihan (Setelah selesai tugas belajar)

o Pilihan (Diperbantukan/dipekerjakan instansi lain)

o Pilihan (Penemuan baru)

o Pilihan (Prestasi luar biasa)

o Pilihan (Pejabat Negara)

o Pilihan (Selama DPK/DPB)

- Masukan instansi kerja dengan cara memilih memasukan inputan berdasarkan kode ataupun nama instansi, seperti gambit berikut:

- Pilih periode KP - Masukan Yth - Masukan Up.

- Kemudian tekan tombol untuk menampilkan hasil cetak atau tekan

tombol untuk membatalkan.

Berikut tampilan hasil cetak daftar nota persetujuan :

2.7.

D

AFTAR

P

ENETAPAN

NIP

Submenu ini menampilkan daftar penetapan NIP yang dibuat oleh sistem, untuk dapat

mengakses submenu ini dengan memilih tombol , kemudian berikut

tampilan :

Langkah-langkah untuk menampilkan daftar penetapan NIP sebagai berikut :

- Masukan tahun laporan - Masukan Yth

- Masukan Up.

- Kemudian tekan tombol untuk menampilkan hasil cetak atau tekan

tombol untuk membatalkan.

3.

L

AMPIRAN

PELAPORAN KESALAHAN

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management Sistem). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsidari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta dll).

8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project

Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822

email:TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik

Deskripsikan Isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu upload file tersebut sebagai lampiran).

2.5.

R

EKAPITULASI

Submenu ini menampilkan laporan rekapitulasi : - Pengadaan,

- Kenaikan Pangkat, dan - Pensiun

Untuk mengakses sub menu ini dengan memilih tombol , kemudian tampil menu berikut :

Langkah menampilkan rekapitulasi sebagai berikut : - Masukan tahun rekap

- Pilih Instansi

- Pilih Kategori yang terdiri dari : o Pengadaan

o Kenaikan Pangkat o Pensiun

- Tekan tombol untuk menampilkan hasil cetak atau tekan tombol

untuk membatalkan. Berikut tampilan data rekapitulasi :

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Kontrol dan Supervisi

BI04-SAPK-BKD INSTANSI-KONTROL DAN SUPERVISI.doc

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Berikut tampilan hasil cetak rekapitulasi :

2.6.

D

AFTAR

N

OTA

P

ERSETUJUAN

Submenu ini menampilkan daftar nota persetujuan yang dibuat oleh sistem, untuk dapat

mengakses submenu ini dengan memilih tombol , kemudian

Langkah-langkah menampilkan daftar mota persetujuan kp sebagai berikut : - Pilih jenis KP, yang terdiri dari :

o Semua KP

o Reguler

o Pilihan (Jabatan Struktural)

o Pilihan (Jabatan Fungsional Tertentu) o Pilihan (Penyesuaian Ijasah)

o Pilihan (Sedang melaksanakan tugas belajar) o Pilihan (Setelah selesai tugas belajar)

o Pilihan (Diperbantukan/dipekerjakan instansi lain) o Pilihan (Penemuan baru)

o Pilihan (Prestasi luar biasa) o Pilihan (Pejabat Negara) o Pilihan (Selama DPK/DPB)

- Masukan instansi kerja dengan cara memilih memasukan inputan berdasarkan kode ataupun nama instansi, seperti gambit berikut:

- Pilih periode KP - Masukan Yth - Masukan Up.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Kontrol dan Supervisi

BI04-SAPK-BKD INSTANSI-KONTROL DAN SUPERVISI.doc

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

- Kemudian tekan tombol untuk menampilkan hasil cetak atau tekan

tombol untuk membatalkan.

Berikut tampilan hasil cetak daftar nota persetujuan :

2.7.

D

AFTAR

P

ENETAPAN

NIP

Submenu ini menampilkan daftar penetapan NIP yang dibuat oleh sistem, untuk dapat

mengakses submenu ini dengan memilih tombol , kemudian berikut

tampilan :

Langkah-langkah untuk menampilkan daftar penetapan NIP sebagai berikut :

- Masukan instansi kerja dengan cara memilih memasukan inputan berdasarkan kode ataupun nama instansi, seperti gambit berikut:

- Masukan tahun laporan - Masukan Yth

- Masukan Up.

- Kemudian tekan tombol untuk menampilkan hasil cetak atau tekan

tombol untuk membatalkan.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Kontrol dan Supervisi

BI04-SAPK-BKD INSTANSI-KONTROL DAN SUPERVISI.doc

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

3.

L

AMPIRAN

PELAPORAN KESALAHAN

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management Sistem). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsidari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta dll).

8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project

Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822

email:TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik Deskripsikan Isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu upload file tersebut sebagai lampiran).