PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI

B

ADAN

K

EPEGAWAIAN

N

EGARA

BKN

N

ATIONAL

C

IVIL

S

ERVICE

I

NFORMATION

S

YSTEM

NCSIS

B

UKU

P

ANDUAN

S

ISTEM

A

PLIKASI

P

ELAYANAN

K

EPEGAWAIAN

(SAPK)

PENGADAAN

BKD/INSTANSI

(P

USAT

)

NAMA DOKUMEN : PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAANBKDINSTANSI.DOC

EDISI : 01.50

TANGGAL : 11JULI 2011

KNOWMENT AIE

SINOPSIS MANUAL

Pusat

Kode User Profile Sinopsis

PU01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan.

PU02 KP BKD/Instansi Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP.

PU03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

PU04 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

PU05 Tim Administrasi

Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

PU06 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP.

PU07 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS.

PU08 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

PU09 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

PU10 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis.

PU11 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

PU12 Direktorat Status Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data.

PU13 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan

rekapitulasi.

PU14 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

PU15 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

PU16 Administrator BKN Pusat Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi

yang digunakan.

Kanreg

Kode User Profile Sinopsis

KR01 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

KR02 Tim Administrasi

Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

KR03 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP.

KR04 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun.

KR05 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

KR06 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

KR07 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis.

KR08 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

KR09 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan

rekapitulasi.

KR10 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

KR11 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

KR12 Administrator BKN Kanreg Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi

yang digunakan.

BKD/Instansi

Kode User Profile Sinopsis

BI01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan.

BI02 KP BKD/Instansi Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP.

BI03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

BI04 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan

rekapitulasi.

BI05 Peremajaan Data

BKD/Instansi

Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

BI06 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

BI07 Administrator

BKD/Instansi

Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Daftar Isi

1. MEKANI SME DAN FI TUR BARU ... 1

1.1.ALUR KERJA (WORKFLOW) ... 1

1.2.MANAJEMEN BERKAS ... 1

1.3.MEKANI SME INBOX ... 1

1.4.PROFI L PENGGUNA (USER PROFI LE) ... 1

1.5.BARCODE ... 2

2. SOP LAYANAN PENGADAAN ... 3

2.1.DI AGRAM SOP ... 3

2.2.MEKANI SME PADA LAYANAN PENGADAAN ... 3

3. AKTI VI TAS PENGADAAN BKD/ I NSTANSI ... 4

3.1.LOGI N ... 4

3.2.BUAT USUL PENGADAAN ... 4

3.3.FI X BERKAS PENGADAAN... 37

3.4.PEMBERI TAHUAN TMS ... 38

3.5.CETAK SKPENGADAAN ... 40

4. FUNGSI - FUNGSI UMUM ... 45

4.1.PENCARI AN ... 45

4.2.NAVI GASI HALAMAN ... 46

4.3.LOCK ... 47

4.4.TOMBOL BARCODE ... 48

4.5.ATASAN DAN PEJABAT PENI LAI ... 49

4.6.LOKASI DAN TEMPAT LAHI R ... 52

4.7.KPPN ... 54

4.8.UNI T ORGANI SASI (UNOR) ... 55

4.9.JABATAN ... 56

4.10. TOMBOL TUTUP ... 56

4.11. TOMBOL MUAT ULANG ... 56

4.12. SESSI ON BERAKHI R... 57

1.

M

EKANISME DAN

F

ITUR

B

ARU

1.1.

ALUR KERJA (WORKFLOW)

Alur kerja adalah pemetaan serangkaian kegiatan (input-proses-output) yang dibuat berdasar pelayanan sesungguhnya di lapangan.

Alur kerja adalah cetak biru pelayanan, sehingga semua pihak yang terkait dapat mempunyai pandangan seragam secara visual tentang:

• Kegiatan (jenis, uraian, urutan dan banyaknya)

• Para pelaku/profil setiap kegiatan

• Dimensi waktu (waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap kegiatan, waktu mulai setiap layanan, tenggat waktu, periode)

• Data, informasi, laporan, semua dokumentasi yang diperlukan dan yang dihasilkan

1.2.

MANAJEMEN BERKAS

Semua data, informasi, berkas elektronis yang terkait dan berhubungan pada sebuah pelayanan dirangkum dalam sebuah folder yang intuitif dan mudah diakses.

1.3.

MEKANISME INBOX

• Inbox ditampilkan utk setiap profil sehubungan dengan prosedur Pengadaan, KP dan Pensiun.

• Inbox menampilkan semua berkas yang harus diproses oleh profil tersebut.

• Mencari berkas mudah dan cepat, karena akan ada filter tool: filter dgn nomor proposal, NIP, nama, status berkas, nama prosedur, atau kombinasi.

• Berkas akan diblok dari pengguna yang lain ketika sedang diproses. Dalam kasus pengguna sakit atau tidak ditempat ketika mengerjakan sebuah berkas, blok dapat dibuka.

• Setiap proses perubahan yang dilakukan pada berkas dicatat dalam tabel LOG untuk tujuan pengawasan.

1.4.

PROFIL PENGGUNA (USER PROFILE)

Profil adalah sebuah template peran (Role) dengan seperangkat aturan untuk pengguna aplikasi dimana ditentukan:

• Kegiatan (memeriksa dokumen, memeriksa perhitungan, mencetak SK, dll).

• Urutan kegiatan (aktifitas pertama A, apabila semua dokumen lengkap lakukan aktifitas B, jika tidak lakukan C, dst).

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

• Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang dapat/harus dilakukan pada dokumen/informasi tersebut.

1.5.

BARCODE

Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode.

Setiap dokumen akan mempunyai barcode yang berbeda, bahkan untuk dokumen yang sama tapi dicetak lagi, maka barcode dokumen pertama akan diblok, tidak berlaku lagi, hal ini untuk mengurangi modus kecurangan.

2.

SOP

L

AYANAN

P

ENGADAAN

2.1.

DIAGRAM SOP

2.2.

MEKANISME PADA LAYANAN PENGADAAN

 Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem.

 Untuk Berkas data bermasalah, Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Perbaiki Berkas Pengadaan).

 Ada profil tambahan yang menerima dan mengunggah SK yaitu Profil Penerimaan SK.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

3.

A

KTIVITAS

P

ENGADAAN

BKD/I

NSTANSI

3.1.

LOGIN

Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu [https://sapk.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut:

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing,

kemudian tekan tombol .

3.2.

BUAT USUL PENGADAAN

Usul pengadaan yang ada dapat dibuat di level Kanreg dan level pusat. Dalam membuat usul pengadaan, login user yang dipakai akan berpengaruh ke level pembuatan usul. Tapi di aplikasi, pembuatan usul pengadaan baik di level Kanreg atau level pusat memiliki cara yang sama.

Setelah login dengan user login masing-masing, maka akan tampil halaman utama seperti gambar di bawah ini.

Untuk membuka halaman membuat usul, maka pilih submenu ‘Pengadaan BKD/Instansi’ yang berada di menu ‘Inbox’. Kemudian akan tampil halaman utama menu tersebut.

Tekan ikon yang berada di kiri atas, maka akan tampil form ‘Usul Pengadaan BKD/Instansi’. Pada form tersebut, pilih prosedur yang mau dibuat. Jika user login yang dipakai adalah user Kanreg maka pada pilihan prosedur akan terdapat ‘Usul Pengadaan dari BKD Kabupaten’; sedangkan jika user login yang dipakai adalah user pusat maka ‘Usul Pengadaan dari Instansi Pusat’ akan terdapat pada pilihan prosedur.

Pilih prosedur pada pilihan yang ada, lalu akan tampil detil form usul pengadaaan.

Pada form diatas terdapat field-field dan tombol sebagai berikut:

• Instansi, berisi keterangan instansi user login.

• Satuan Kerja, berisi keterangan satuan kerja user login.

• Jenis Usul, berisi jenis usul yang akan dibuat. Pilihan yang ada pada jenis usul adalah Umum, Honorer, Sekdes dan Alih Status.

• Nomor Usul, berisi nomor usul yang akan dibuat.

• Tanggal Usul, berisi tanggal nomor usul dibuat.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

• Tombol , digunakan untuk melihat formasi dari tahun formasi

yang dipilih.

• Tombol , digunakan untuk membuat no usul sesuai dengan

kriteria yang dibuat.

Cara untuk mengisi data pada form diatas adalah:

• Pilih salah satu jenis usul yang akan dibuat pada combobox Jenis Usul.

• Masukan nilai ‘Nomor Usul’, ‘Tanggal Usul’ dan ‘Tahun Usul’ atau jika di kosongkan akan terisi oleh sistem secara otomatis saat menekan tombol

.

Sesudah mengisi data pada form diatas, kita dapat melihat formasi yang akan digunakan

dengan cara menekan tombol . Lalu akan tampil form formasi yang

berisi daftar formasi pengadaan beserta jumlah tersedia.

Setelah data yang dibutuhkan sudah diisi semua, maka tekan tombol

untuk membuat no usul dan menampilkannya di list usul pengadaan, kemudian akan tampil pesan pemberitahuan bahwa no usul sudah ditambahkan di list usul pengadaan.

Pada list usul pengadaan, no usul yang dibuat akan tampil dengan langkah prosedur ‘Buat Usul Pengadaan’.

Langkah selanjutnya dalam membuat usul pengadaan adalah menginput nama-nama yang layak masuk ke dalam usul pengadaan.

Pilih dan double-click pada nomor usul yang akan diproses, maka akan tampil form untuk menampung daftar orang yang dipilih.

Untuk mencari dan menginput orang, tekan tombol maka akan

tampil form ‘Tambah Orang Usul Pengadaan’.

Pada form diatas, terdapat dua cara untuk menginput orang yaitu: a. Mencari orang dari daftar yang sudah ada.

b. Menambah data orang baru.

a. Mencari orang dari daftar yang sudah ada.

Untuk mencari orang dari daftar yang sudah ada, tekan tombol maka akan tampil form ‘Pilih Orang’. Pada form ini, terdapat fungsi pencarian

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

kemudian tekan tombol . Setelah tampil hasil pencarian, pilih salah satu data yang sesuai lalu tekan tombol .

b. Menambah data orang baru.

Untuk menambah data orang baru, tekan tombol pada form

‘Tambah Orang Usul Pengadaan’ maka akan tampil form ‘Tambah Orang’. Pada form ini terdapat 2 tab yaitu Data Pribadi dan Data Tambahan. Setelah selesai mengisi data pada form, simpan data tersebut dengan menekan tombol

.

Pada tab Data Pribadi terdapat field-field sebagai berikut:

• Nama

• Gelar Depan

• Gelar Belakang

• Tempat Lahir, dapat dicari dengan menggunakan . Pada form ‘Cari Lokasi’ nilai default yang tampil adalah ‘Dalam Negeri’ dengan daftar propinsi yang ada. Jika ingin mencari tempat secara lebih spesifik, maka

pilih dan double-click nama propinsi tempat berada, maka akan tampil daftar kabupaten/kota yang terdapat pada propinsi yang dipilih. Demikian seterusnya sampai menemukan nama tempat yang diinginkan, lalu tekan

tombol .

•

• Tanggal Lahir

• Jenis Kelamin

• Agama

• Email

• Jenis Dokumen ID

• No Dokumen ID

• Alamat

• No HP

• No Telp

• Status Perkawinan

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

• No Surat Ket. Sehat Dokter dan tanggalnya

• No Surat Ket. Bebas Narkoba dan tanggalnya

• No Surat Ket. Kelakuan Baik dan tanggalnya

• Akte Kelahiran

• No NPWP

• Tanggal NPWP

• Bahasa.

Untuk menginput daftar bahasa yang dikuasai, tekan tombol . Kemudian akan tampil form ‘Tambah Bahasa’ dan ditampilkan daftar bahasa yang dapat dipilih. Pencarian bahasa dari daftar yang sudah ada dapat dilakukan berdasarkan ‘Kode’ dan ‘Nama’. Ketika sudah memilih kriteria pencarian, masukkan bahasa yang ingin dicari di field ‘Cari Bahasa’ lalu tekan ikon .

Pada hasil pencarian, pilih data bahasa yang ingin ditambahkan lalu tekan tombol untuk menambahkannya di daftar Bahasa.

• Pendidikan.

Untuk melihat daftar pendidikan, tekan tombol maka akan

Pada form diatas, ada beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu:  Menambah data pendidikan.

Untuk menambah data pendidikan, tekan tombol

maka field-field data pendidikan menjadi aktif. Isilah data pendidikan sesuai field yang tersedia pada form diatas.

Kemudian tekan tombol untuk menyimpan data

pendidikan, dan akan tampil pesan konfirmasi untuk menyimpan data.

Pilih tombol untuk menyimpan data pendidikan atau

tombol untuk membatalkan penyimpanan. Data yang

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

 Mengubah data pendidikan.

Centang data pendidikan yang ada di daftar, tombol

menjadi aktif dan data pendidikan yang dipilih ditampilkan di field-field data pendidikan.

Tekan tombol , maka field-field data pendidikan

menjadi aktif dan dapat diubah. Jika data pendidikan sudah diubah,

simpan perubahan tersebut dengan menekan tombol .

Lalu akan tampil pesan konfirmasi penyimpanan, pilih

pada pesan konfirmasi tersebut, maka perubahan akan tersimpan dan ditampilkan di daftar data pendidikan.

• Keluarga.

Tekan tombol pada field Keluarga, maka akan tampil form

Pada form diatas , terdapat 4 tab yaitu:  Keluarga

Tab ini digunakan untuk melihat daftar keluarga dan keterangan datanya secara singkat. Untuk melihat anggota keluarga yang diinginkan, tekan ikon pada salah satu daftar keluarga. Maka akan ditampilkan isi dari daftar keluarga yang dipilih.

Keterangan data dari daftar keluarga yang dipilih juga dapat dilihat dengan cara memilih salah satu nama yang ingin dilihat.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Maka keterangan data yang dipilih akan ditampilkan di tab ‘Data Umum’ dan tab ‘Lainnya’.

 Orang Tua

Pada tab ini ditampilkan daftar orang tua.

Untuk menginput data orangtua, pilih baris yang mau diinput,

Tekan tombol maka akan tampil form Orang.

Tekan tombol yang ada pada form untuk

melakukan pencarian data orang dan akan tampil form Orang (yang dapat digunakan untuk mencari dan menambah data).

Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu tekan

tombol untuk mencari data tersebut. Jika

pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian

dapat ditambahkan dengan menekan tombol ,

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah satu data pada hasil pencarian lalu pilih tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.

Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol

yang ada pada form Orang, lalu akan tampil form Orang (pengisian data).

Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi:

 Nama

 Gelar Depan  Gelar Belakang  Tempat Lahir

Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan menekan ikon dan akan tampil form ‘Cari Lokasi’. Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai menemukan

lokasi yang tepat lalu tekan tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir.

 Tanggal Lahir  Jenis Kelamin

 Agama

 Email

 Jenis Dokumen ID  No, Dokumen ID  Alamat

 No. HP  No. Telp

 Status Perkawinan  Akta Kelahiran  Status Hidup

Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field ‘Status Hidup’. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field ‘Status Hidup’.

 Akta Meninggal  Tgl. Meninggal

 No. NPWP

 Tanggal NPWP

Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan

menekan tombol , kemudian akan tampil pesan

konfirmasi penyimpanan.

Pilih tombol untuk melanjutkan penyimpanan, atau

tombol untuk membatalkan penyimpanan. Ketika data

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Unggah foto orang dengan menekan tombol , maka

akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen. Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol

maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil.

Tutup form Orang dengan menekan tombol dan

data yang ditambahkan ditampikan.

Simpanlah data yang diinput dengan menekan tombol , lalu akan tampil pesan konfirmasi penyimpanan.

Pilih tombol untuk melanjutkan penyimpanan, atau

tombol untuk membatalkan penyimpanan.

Data pada tab ini baru dapat ditambahkan jika status perkawinan Orang bukan ‘Belum Kawin’.

Terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu:

a. Menambah data suami/istri.

Untuk menambah data suami/istri, tekan tombol maka field-field yang ada menjadi aktif.

Jika suami/istri adalah PNS maka beri tanda centang pada field ‘PNS’, lalu lakukan pencarian data PNS dengan menekan ikon pada field ‘Nama’ dan akan tampil form ‘Cari Data PNS’. Pada form ‘Cari Data PNS’ pilih kriteria pencarian yang

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Pada hasil pencarian, pilih data yang sesuai lalu tekan tombol maka data yang dipilih ditampilkan di field Nama.

Jika suami/istri bukan PNS, maka lakukan pencarian data dengan menekan ikon pada field Nama dan akan tampil form Orang.

Tekan tombol yang ada pada form untuk

melakukan pencarian data orang dan akan tampil form Orang (yang dapat digunakan untuk mencari dan menambah data).

Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu

tekan tombol untuk mencari data tersebut.

Jika pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian dapat ditambahkan dengan menekan tombol

, maka akan tampil tambahan kriteria pencarian di form Orang.

Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah satu data pada hasil pencarian lalu pilih tombol

maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.

Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi:

 Nama

 Gelar Depan  Gelar Belakang  Tempat Lahir

Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan menekan ikon dan akan tampil form ‘Cari Lokasi’. Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai menemukan lokasi yang tepat lalu tekan tombol

maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir.

 Tanggal Lahir  Jenis Kelamin

 Agama

 Email

 Jenis Dokumen ID  No, Dokumen ID  Alamat

 No. HP  No. Telp

 Status Perkawinan  Akta Kelahiran  Status Hidup

Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field ‘Status Hidup’. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field ‘Status Hidup’.

 Akta Meninggal  Tgl. Meninggal

 No. NPWP

Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan

menekan tombol , kemudian akan tampil pesan

konfirmasi penyimpanan.

Pilih tombol untuk melanjutkan penyimpanan, atau

tombol untuk membatalkan penyimpanan. Ketika

data disimpan, tombol akan menjadi aktif.

Unggah foto orang dengan menekan tombol ,

maka akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen. Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Setelah nama ditampilkan di field Nama, tombol menjadi aktif. Isilah field-field yang tersedia di form sesuai dengan data yang ada.

Field-field yang tersedia antara lain:  Tanggal Menikah

 Akte Menikah

 Tanggal Meninggal, diisi jika suami/istri sudah meninggal.

 Akte Meninggal, diisi jika suami/istri sudah meninggal.  Tanggal Cerai, diisi jika sudah bercerai.

 Akte Cerai, diisi jika sudah bercerai.

 KARSUS

 Status

Setelah field terisi, simpanlah data tersebut dengan menekan

tombol , lalu akan tampil pesan konfirmasi

penyimpanan. Pilih tombol untuk melanjutkan

penyimpanan atau tombol untuk membatalkan

penyimpanan data. Jika data disimpan, maka data akan ditampilkan di daftar suami/istri.

b. Mengubah data suami/istri.

Pilihlah data suami/istri yang sudah ada, maka tombol akan menjadi aktif.

Tekan tombol , maka field-field yang ada akan

menjadi aktif sesuai data yang diinput. Ubah data sesuai dengan data yang seharusnya, kemudian simpan perubahan dengan

menekan tombol . Selanjutnya akan tampil

pesan konfirmasi penyimpanan, pilih untuk

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Pilih tombol untuk melanjutkan penghapusan atau

tombol untuk membatalkan penghapusan data.

Data yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar suami/istri.

 Anak

Data anak hanya bisa ditambah jika status perkawinan Orang bukan ‘Belum Menikah’.

Pada tab Anak, terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan:

a. Menambah data Anak.

Tekan tombol maka field-field akan menjadi

aktif.

Pilih ibu dari daftar yang tersedia di field Ibu. Pilih jenis anak dari daftar yang tersedia di field ‘Jenis Anak’. Untuk menginput

nama Anak, tekan ikon untuk mencari data maka

Tekan tombol yang ada pada form untuk melakukan pencarian data orang dan akan tampil form Orang (yang dapat digunakan untuk mencari dan menambah data).

Masukkan nama orang yang ingin dicari di field Nama lalu

tekan tombol untuk mencari data tersebut.

Jika pencarian data ingin lebih spesifik maka dapat kriteria pencarian dapat ditambahkan dengan menekan tombol

, maka akan tampil tambahan kriteria pencarian di form Orang.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Jika data pencarian yang dicari sudah ditemukan, pilih salah satu data pada hasil pencarian lalu pilih tombol

maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Nama.

Sedangkan jika data yang dicari tidak ditemukan, data tersebut dapat ditambahkan dengan cara menekan tombol

yang ada pada form Orang, lalu akan tampil form Orang (pengisian data).

Pada form diatas, terdapat field-field yang dapat diisi:

 Nama

 Gelar Depan  Gelar Belakang  Tempat Lahir

Untuk mengisi tempat lahir, tempat dapat dicari dengan menekan ikon dan akan tampil form ‘Cari Lokasi’. Pilih dan double-click lokasi di propinsi untuk mencari lokasi di kabupaten/kota, lakukan seterusnya sampai

menemukan lokasi yang tepat lalu tekan tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di field Tempat Lahir.

 Tanggal Lahir  Jenis Kelamin

 Agama

 Email

 Jenis Dokumen ID  No. Dokumen ID  Alamat

 No. HP  No. Telp

 Status Perkawinan  Akta Kelahiran  Status Hidup

Jika orang bersangkutan masih hidup, maka beri centang pada checkbox field ‘Status Hidup’. Sedangkan jika orang bersangkutan sudah meninggal, kosongkan checkbox field ‘Status Hidup’.

 Akta Meninggal  Tgl. Meninggal

 No. NPWP

 Tanggal NPWP

Jika data orang sudah diisi, maka data dapat disimpan dengan

menekan tombol , kemudian akan tampil pesan

konfirmasi penyimpanan.

Pilih tombol untuk melanjutkan penyimpanan, atau

tombol untuk membatalkan penyimpanan. Ketika

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Unggah foto orang dengan menekan tombol ,

maka akan tampil window untuk mencari lokasi penyimpanan dokumen. Cari dan pilih foto yang akan diunggah, pilih tombol maka foto yang dipilih akan ditampilkan di form Orang dan tampil pesan berhasil.

Tutup form Orang dengan menekan tombol dan data yang ditambahkan ditampikan di field Nama.

Setelah field terisi, simpanlah data tersebut dengan menekan

tombol , lalu akan tampil pesan konfirmasi

penyimpanan. Pilih tombol untuk melanjutkan

penyimpanan atau tombol untuk membatalkan

penyimpanan data. Jika data disimpan, maka data akan ditampilkan di daftar Anak.

b. Mengubah data Anak.

Pilih data Anak yang mau diubah, maka tombol akan aktif.

Tekan tombol , maka field-field yang ada akan

menjadi aktif sesuai data yang diinput. Ubah data sesuai dengan data yang seharusnya, kemudian simpan perubahan dengan

menekan tombol . Selanjutnya akan tampil

pesan konfirmasi penyimpanan, pilih untuk

melanjutkan penyimpanan.

c. Menghapus data Anak.

Pilih data anak yang akan dihapus, lalu tekan tombol . Maka akan tampil pesan konfirmasi penghapusan.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Pilih tombol untuk melanjutkan penghapusan atau

tombol untuk membatalkan penghapusan data.

Data yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar anak.

• Masa Kerja.

Untuk melihat masa kerja orang yang dipilih, tekan tombol pada field Masa Kerja maka akan tampil form ‘Data Masa Kerja.

a. Menambah data masa kerja.

Tekan tombol maka field-field yang ada akan menjadi

aktif. Field-field yang ada pada masa kerja:

 Jenis PMK, dapat diisi dari pilihan yang ada yaitu ‘Swasta’ atau ‘Negeri’.

 Instansi/Perusahaan.

 Tanggal Awal, diisi dengan tanggal awal bekerja di

instansi/perusahaan.

 Tanggal Akhir, diisi dengan tanggal akhir bekerja di instansi/perusahaan.

 No. Surat Keputusan.  Tgl. SK

 Masa Kerja, dihitung otomatis oleh sistem. Jika Jenis PMK ‘Swasta’ maka masa kerja hanya dihitung 50%.

 Nomor BKN.  Tgl. BKN

Setelah field-field diatas diisi maka tekan tombol

untuk menyimpannya. Kemudian tampil pesan konfirmasi

penyimpanan, pilih tombol untuk melanjutkan

penyimpanan atau tombol untuk membatalkan

penyimpanan data. Data yang disimpan akan ditampilkan di daftar masa kerja.

b. Mengubah data masa kerja.

Pilih data yang ingin diubah, tekan tombol maka field-field yang dapat diubah menjadi aktif. Sesudah melakukan perubahan,

simpanlah perubahan dengan menekan tombol . Ketika

tampil pesan konfirmasi, pilih untuk melanjutkan

peminjaman. Perubahan data langsung ditampilkan di daftar masa kerja.

c. Menghapus data masa kerja.

Untuk memilih data yang ingin dihapus, beri centang pada baris data

kemudian tekan tombol . Pemilihan data dapat

dilakukan dengan menekan tombol:

 Tombol berfungsi untuk memilih semua data yang

tersedia dengan memberikan tanda centang.

 Tombol berfungsi untuk menghilangkan centang

pada semua data.

 Tombol berfungsi untuk melakukan tindakan

pilihan yang berkebalikan dengan pilihan awal.

Sebelum data benar-benar dihapus, tampil pesan konfirmasi. Pilih

tombol untuk melanjutkan penghapusan atau tombol

untuk membatalkan penghapusan data. Data yang dihapus, tidak ditampilkan lagi di daftar masa kerja.

Setelah selesai memilih orang, data orang yang dipilih akan ditampilkan di form ‘Tambah Orang Usul Pengadaan’. Lengkapi data yang ada di form tersebut dengan mengisi

field-NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

• Lokasi Kerja, dapat dicari dengan menggunakan . Pada form ‘Cari Lokasi’ nilai default yang tampil adalah ‘Dalam Negeri’ dengan daftar propinsi yang ada. Jika ingin mencari tempat secara lebih spesifik, maka pilih dan double-click nama propinsi tempat berada, maka akan tampil daftar kabupaten/kota yang terdapat pada propinsi yang dipilih. Demikian seterusnya sampai menemukan nama tempat

yang diinginkan, lalu tekan tombol .

• Unit Kerja, dapat dicari dengan menggunakan . Pencarian dapat dilakukan berdasarkan ‘Kode’ dan ‘Nama’. Input keterangan yang ingin dicari berdasarkan kriteria pencarian yang dipilih, lalu tekan . Setelah tampil hasil pencarian, pilih salah satu baris data yang sesuai kemudian tekan tombol .

• Jenis Pegawai

• KPPN, dapat dicari dengan menggunakan . Pencarian dapat dilakukan berdasarkan ‘Kode’ dan ‘Nama’. Input keterangan yang ingin dicari berdasarkan kriteria pencarian yang dipilih, lalu tekan . Setelah tampil hasil pencarian, pilih salah satu baris data yang sesuai kemudian tekan tombol .

• Jenis Jabatan

• Jabatan

• Tingkat Pendidikan.

• Golongan Ruang Awal, terisi sesuai dengan tingkat pendidikan yang dipilih.

• Gaji Pokok, terisi sesuai dengan golongan ruang awal yang dipilih tapi masih dapat diubah.

Selanjutnya, untuk mengetahui apakah orang yang dipilih telah memenuhi syarat atau

tidak, tekan tombol . Kemudian akan tampil form ‘Cek Kondisi’ yang

berisikan kondisi dan status dari kondisi tersebut. Jika ada kondisi yang tidak memenuhi syarat maka statusnya dan pada kolom Catatan disertakan alasannya, sedangkan jika kondisi memenuhi syarat maka statusnya . Kemudian, untuk memasukkan orang ke dalam list usul pengadaan, pada form ‘Cek Kondisi’ tekan tombol .

Sebelum memproses no usul ke proses selanjutnya, list orang pada usul pengadaan dapat

dicetak dengan cara menekan tombol . Kemudian pada form ‘Konfigurasi

Pengadaan’, pilih specimen untuk menandatangani cetakan usul dan masukkan tembusan

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Hasil cetakan akan tampil seperti gambar di bawah ini:

Untuk melanjutkan proses usul ke proses selanjutnya, tekan tombol pada form list no usul. Kemudian akan tampil pesan yang menyatakan berkas telah diproses dan no usul akan hilang dari list data di Pengadaan BKD/Instansi.

Proses selanjutnya akan berada di user profile Pusat Pelayanan Terpadu dengan langkah prosedur Cek Usul.

3.3.

FIX BERKAS PENGADAAN

Berkas yang tidak lengkap dikembalikan ke Tim pembuat usul pengadaan dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas Pengadaan’.

Berkas yang dikembalikan dapat berasal dari PPT, Admin maupun Teknis. Berkas-berkas ini dapat dikirim kembali untuk diproses ulang atau dianggap selesai (dihapus).

Berikut langkah-langkah untuk menindaklanjuti berkas:

• Pilih dan double-click baris data dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas Pengadaan’. Kemudian akan tampil form ‘Pengadaan’ yang menampilkan prosedur usul pengadaan dan jenis usul yang dipilih pada header form. Di dalam form ditampilkan keterangan orang dan alasan ditolak.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

• Jika berkas ingin dianggap selesai/batal maka tekan tombol .

Lalu akan tampil form ‘Alasan BTL’, isi alasan lalu simpan alasan yang diinput. Setelah penyimpanan alasan akan tampil pesan konfirmasi untuk membatalkan berkas.

Pilih tombol ‘OK’ maka proses pembatalan berkas akan dilanjutkan dan setelahnya akan tampil pesan berhasil yang disertai hilangnya berkas yang dibatalkan dari list data di BKD/Instansi.

• Jika berkas yang tidak lengkap akan diproses ulang maka pada form Pengadaan,

tekan tombol . Kemudian akan tampil form ‘Alasan’, isi alasan

dokumen diproses ulang dan simpan alasan tersebut.

Setelah alasan disimpan, tampil pesan berhasil dan selanjutnya berkas akan diproses di Pusat Pelayanan Terpadu dengan langkah prosedur ‘Cek Berkas Lengkap’.

3.4.

PEMBERITAHUAN TMS

Berkas yang tidak memenuhi syarat akan dikembalikan ke tim yang membuat usul pengadaan dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan TMS’.

Berkas yang tidak memenuhi syarat tidak dapat dilanjutkan prosesnya dan dianggap selesai berkas. Untuk menyelesaikan berkas ini maka pilih dan double-clik data dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan TMS’. Lalu akan tampil form ‘Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat’.

Pada form diatas, ditampilkan keterangan usul dan alasan berkas tidak memenuhi syarat.

Kemudian tekan tombol maka berkas akan selesai diproses dan

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

3.5.

CETAK SK PENGADAAN

Berkas yang sudah disetujui NIP-nya akan dilanjutkan prosesnya di sini dengan langkah prosedur ‘Cetak SK Pengadaan’.

Pilih dan double-click data yang akan diproses lebih lanjut, akan tampil form ‘Cetak SK’.

Untuk mendapatkan nomor SK dapat dilakukan dengan menekan tombol . Maka sistem akan megenerate nomor SK dan menampilkannya di field ‘Nomor SK’, field ‘Tanggal SK’ otomatis terisi dengan tanggal sistem. Tombol

Hal lain yang perlu diketahui adalah field ‘Nomor SK’ dan ‘Tanggal SK’ dapat diubah dan diinput manual sesuai keinginan.

Setelah mendapatkan nomor SK, simpan nomor tersebut dengan menekan tombol . Ketika nomor SK sudah disimpan, field ‘Nomor SK’, ‘Tanggal SK’,

dan tombol menjadi tidak aktif; sebaliknya tombol

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Lanjutkan proses dengan mencetak SK. Tekan tombol untuk mencetak SK, lalu akan tampil form ‘Konfigurasi SK’ untuk memilih PNS yang akan menandatangi SK dan menginput daftar Tembusan.

Hasil cetakan akan tampil seperti gambar di bawah.

Setelah mencetak SK, tombol menjadi tidak aktif dan tombol

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Untuk melanjutkan proses ke proses selanjutnya, tekan tombol lalu

akan tampil pesan informasi.

Berkas yang sudah diproses tidak tampil lagi di list data BKD/Instansi dan selanjutnya akan diproses di Penerimaan SK BKN dengan langkah prosedur ‘Penerimaan SK CPNS/PNS’.

Pada form ‘Cetak SK’ terdapat tombol . Tombol ini digunakan untuk

mengirim berkas kembali ke tim Administrasi Pengadaan untuk membuat kembali D2. Ketika tombol ini ditekan, tampil form Alasan, isi alasan pengembalian berkas lalu simpan

alasan dengan menekan tombol .

Berkas yang dikembalikan tidak tampil lagi di list data di BKD/Instansi dan selanjutnya akan diproses di tim Administrasi Pengadaan dengan langkah prosedur ‘Cek Berkas Lengkap’.

4.

F

UNGSI

-

FUNGSI

U

MUM

Pada aplikasi SAPK terdapat beberapa fungsi umum yang dapat ditemukan hampir di seluruh menu/submenu. Berikut akan dijelaskan fungsi-fungsi umum yang terdapat di aplikasi SAPK.

4.1.

PENCARIAN

Fungsi pencarian dapat ditemukan di seluruh halaman utama menu yang berada di Inbox, seperti tampilan berikut.

Berikut keterangan untuk fungsi-fungsi pada pencarían:

• Icon digunakan untuk melakukan pencarian berdasarkan kriteria yang sudah diinput.

• Icon digunakan untuk membuang filter kriteria pencarian yang sudah diinput.

• Icon digunakan untuk menambah filter kriteria pencarian.

• Combo box digunakan untuk memilih kriteria pencarian yang

diinginkan.

• Combo box digunakan untuk memilih kondisi data kriteria pencarian

yang diinginkan.

• Textbox digunakan untuk menginput keterangan data yang ingin

dicari.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Langkah-langkah untuk mencari data berdasarkan kriteria tertentu:

• Pilih kriteria pencarían yang diinginkan dengan mengklik combo box

, lalu pilih salah satu kriteria yang tersedia.

• Pilih kondisi data yang ingin dicari dengan cara mengklik combo box , lalu pilih salah satu kondisi yang tersedia.

• Masukkan nama atau keterangan data yang ingin dicari pada text box

.

• Klik icon untuk melakukan pencarían, maka data yang sesuai dengan kriteria pencarian akan ditampilkan di list Inbox.

Catatan: pencarían dengan menggunakan kondisi “like” akan menampilkan semua data dimana data tersebut memiliki sebagian dari keterangan atau nama yang diinput di textbox.

Pencarían dengan menggunakan beberapa kriteria sekaligus dapat dilakukan dengan cara mengklik icon untuk menambahkan kriteria pencarían.

Lalu ulangi langkah-langkah untuk mencari data, maka pada hasil pencarian akan ditampilkan data-data yang sesuai dengan semua kriteria pencarian yang diinput.

Untuk menghapus kriteria pencarian yang sudah ditambahkan dapat dilakukan dengan mengklik icon yang berada di sebelah kanan icon . Sedangkan icon yang berada di sebelah kanan icon digunakan untuk menghapus semua tambahan kriteria pencarian dan akan memuat ulang data pada list Inbox.

4.2.

NAVIGASI HALAMAN

Navigasi halaman terdapat pada setiap halaman yang berada di menu Inbox.

Contoh tampilan navigasi halaman pada salah satu menu di Inbox.

Navigasi halaman dapat dibagi menjadi 4 bagian yaitu:

1. Jumlah baris data.

Bagian ini dapat dilihat di bagian bawah halaman paling kiri, yaitu yang menerangkan jumlah baris data keseluruhan yang terdapat pada menu yang dipilih. Jika dilakukan pencarian, maka akan menampilkan jumlah baris data hasil pencarían.

2. Jumlah halaman.

Bagian ini menampilkan “halaman yang sedang dilihat” dari “jumlah halaman yang ada” pada menu yang dipilih atau pada hasil pencarian,

.

Pada bagian ini terdapat beberapa icon yang dapat digunakan yaitu:

• Icon digunakan untuk kembali ke halaman 1.

• Icon digunakan untuk kembali ke 1 halaman sebelum halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 2.

• Icon digunakan untuk melihat halaman selanjutnya dari halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 4.

• Icon digunakan untuk langsung menampilkan data yang ada di halaman terakhir.

3. Ke halaman.

Bagian digunakan untuk langsung menampilkan data yang

ada di halaman tertentu tanpa harus melihat halaman per halaman. Caranya adalah dengan memasukkan nomor halaman yang ingin ditampilkan di textbox yang tersedia lalu klik icon .

Catatan: nomor halaman yang diinput tidak boleh melebihi jumlah halaman yang ada. Jika tidak, maka akan ditampilkan pesan error.

4. Jumlah baris per halaman.

Bagian digunakan untuk mengatur jumlah baris yang

ingin ditampilkan setiap halamannya. Caranya adalah dengan memasukkan jumlah baris yang ingin ditampilkan per halaman di textbox yang tersedia lalu klik icon

.

4.3.

LOCK

Fungsi lock ditampilkan dengan ikon yang berada pada tiap baris data yang sudah pernah dipilih oleh user. Contoh tampilan data yang sudah pernah dipilih oleh user.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Dengan adanya fungsi lock maka dapat diketahui petugas yang mengerjakan berkas yang

sudah di-lock. Caranya adalah dengan mendekatkan kursor ke icon pada baris data berkas yang ingin dilihat, maka akan ditampilkan nama petugas yang sedang mengerjakan berkas tersebut.

Fungsi lain dari lock adalah mengunci berkas yang sudah ditandai sehingga berkas tersebut tidak dapat diakses oleh petugas lain. Jika berkas itu dibuka maka akan tampil pesan peringatan.

Kemudian untuk membuka berkas tersebut diperlukan kode pembuka (lihat modul Administrasi) yang dapat diinput di field “Kode Pembuka” lalu klik tombol

maka icon pada berkas itu akan menghilang.

4.4.

TOMBOL BARCODE

Tombol barcode atau dapat digunakan untuk menampilkan data

tertentu berdasarkan kode barkode pada suatu dokumen. Caranya adalah dengan mengklik tombol barcode, maka akan tampil form sebagai berikut:

Klik pada field “Barcode” lalu gunakan barcode reader untuk memindai kode barcode yang ada pada dokumen. Maka akan tampil kode barcode pada field “Barcode” kemudian form secara otomatis akan tertutup dan data akan tampil pada field atau halaman yang tersedia.

4.5.

ATASAN DAN PEJABAT PENILAI

Untuk mengisi data jabatan, dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol maka akan tampil pesan konfirmasi.

Klik tombol untuk memilih data atasan dari data PNS, jika ingin memilih data

atasan Non PNS maka klik tombol .

Kemudian akan tampil form pencarían untuk data atasan (tergantung dari pilihan sebelumnya).

Untuk mencari data atasan dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang terdapat di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah satu kriteria yang tersedia misal Jabatan, maka textbox “Cari Data” akan menjadi aktif. Masukkan keterangan yang ingin dicari di texbox “Cari Data” lalu klik icon . Untuk membatalkan kriteria pencarían maka klik icon . Pada hasil pencarían akan ditampilkan semua data yang mengandung kata “yang diinput di textbox”. Pilihlah salah satu data hasil pencarían sesuai yang diinginkan lalu klik tombol

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Jika ingin membatalkan pemilihan data atasan dan kembali ke form sebelumnya maka klik

tombol .

Catatan: langkah-langkah untuk pencarían data atasan dari data PNS juga sama dengan pencarían data atasan non PNS.

Tombol digunakan untuk menambah data atasan non PNS jika

data belum terdaftar di database. Caranya adalah dengan menekan tombol tersebut, lalu akan tampil form Data Atasan Non PNS.

Pada form diatas terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu:

1. Melakukan pencarían data.

Untuk melakukan pencarían, pilih salah satu kriteria pencarían di combobox “Cari Berdasarkan” maka field Cari akan menjadi aktif. Masukkan keterangan yang ingin dicari di field Cari lalu klik tombol . Untuk membatalkan kriteria pencarían maka klik icon . Pada hasil pencarían akan ditampilkan semua data yang mengandung kata “yang diinput di textbox”.

2. Menambah data atasan.

Untuk menambah data atasan, klik tombol maka field-field diatas akan menjadi aktif. Isilah field-field yang tersedia:

• NRP, berisi keterangan NRP yang akan diinput.

• Nama, berisi keterangan nama atasan yang akan diinput.

• Jabatan, berisi keterangan jabatan yang akan diinput.

• Golongan, berisi keterangan golongan yang akan diinput.

• TMT Gol, berisi keterangan tanggal golongan yang akan diinput.

• Pangkat, berisi keterangan pangkat yang akan diinput.

• Unor, berisi keterangan unit organisasi yang akan diinput.

Kemudian simpan data yang telah diinput dengan menekan tombol maka akan tampil pesan konfirmasi.

Pilih tombol untuk melanjutkan proses penyimpanan atau tombol

untuk membatalkan pemyimpanan dan kembali ke form pengisian data. Data yang disimpan akan ditampilkan pesannya dan data akan terdaftar di list data atasan non PNS.

Jika ingin membatalkan penginputan data maka klik tombol maka

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Pilih tombol untuk melanjutkan proses pembatalan atau tombol

untuk membatalkan pembatalan dan kembali ke form pengisian data.

3. Mengubah data atasan yang sudah terdaftar.

Pilih baris data yang ingin diubah datanya lalu klik tombol maka data akan ditampilkan di bagian pengisian data. Ubahlah data sesuai perubahan yang ada lalu untuk penyimpanan atau pembatalan dapat mengikuti langkah no 2. 4. Menghapus data atasan yang ada.

Pilihlah baris data yang ingin dihapus lalu klik tombol maka akan ditampilkan pesan konfirmasi.

Pilih tombol untuk melanjutkan proses penghapusan atau tombol

untuk membatalkan penghapusan data. Data yang berhasil dihapus akan ditampilkan pesan dan data tersebut tidak terdaftar lagi di list data atasan non PNS.

5. Memilih data atasan.

Pilihlah baris data yang diinginkan lalu klik tombol maka data yang dipilih tersebut akan ditampilkan keterangannya di form Atasan.

4.6.

LOKASI DAN TEMPAT LAHIR

Untuk melakukan pencarían lokasi dapat dilakukan dengan mengklik tombol maka akan tampil form Cari Lokasi.

Pada combo box pertama, akan ditampilkan nilai default yaitu “Dalam Negeri” tapi juga terdapat pilihan lainnya.

Pilih salah satu dari pilihan yang tersedia, lalu akan ditampilkan data selanjutnya, contoh data Propinsi. Untuk memilih propinsi dapat dilakukan pencarian dengan cara memasukkan nama propinsi yang ingin dicari di textbox yang tersedia, atau dengan me-scroll halaman form.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Kemudian pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk

menampilkan data pada field Lokasi. Klik tombol untuk membatalkan

pilihan dan kembali ke form sebelumnya.

4.7.

KPPN

Untuk mencari data KPPN, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarian KPPN.

Pencarían dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combo box “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama KPPN yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarían, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarian akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian

klik tombol untuk menampilkan data di field KPPN. Jika ingin membatalkan pemilihan KPPN, klik tombol maka akan kembali ke form sebelumnya.

4.8.

UNIT ORGANISASI (UNOR)

Untuk mencari data Unor, klik tombol maka akan tampil form Unor sesuai dengan login user.

Tombol digunakan untuk mereset pencarian unor.

Pencarian unor dapat dilakukan 2 cara yaitu:

1. Mencari langsung pada struktur unor.

Untuk mencari unor secara langsung dapat dilakukan dengan mengklik icon pada baris unor maka akan ditampilkan unor-unor yang berada di bawahnya. Ulangi langkah ini sampai menemukan unor yang dicari.

2. Memasukkan unor yang dicari.

Klik pada textbox Cari maka akan ditampilkan daftar unor yang ada pada struktur unor. Pilih salah satu dari daftar yang tersedia atau masukkan nama unor yang dicari di field Cari. Lalu klik tombol maka akan ditampilkan unor yang dicari.

Jika unor yang dicari sudah ditemukan, untuk menampilkan data di field unor maka double-click pada baris data unor tersebut.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

4.9.

JABATAN

Untuk mencari data jabatan, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarían jabatan.

Pencarian dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama jabatan yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarian, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk menampilkan data di field Jabatan. Jika ingin membatalkan pemilihan Jabatan, klik tombol maka akan kembali ke form sebelumnya.

4.10.

TOMBOL TUTUP

Tombol digunakan untuk menutup form yang sedang diakses.

4.11.

TOMBOL MUAT ULANG

Tombol digunakan untuk memuat ulang halaman atau form yang

4.12.

SESSION BERAKHIR

Jika komputer dibiarkan tanpa aktifitas apapun dalam waktu beberapa menita kan muncul pesan berikut :

akan tampil jika aplikasi tidak digunakan dalam jangka waktu tertentu dengan kondisi user sudah login aplikasi.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Pengadaan BKD Instansi

PU01-SAPK-PUSAT-PENGADAAN BKD INSTANSI.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

5.

L

AMPIRAN

Pelaporan Kesalahan

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta dan lain-lain). 8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project

Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822

email:TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik

Deskripsikan Isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu upload file tersebut sebagai lampiran).

Pada combo box pertama, akan ditampilkan nilai default yaitu “Dalam Negeri” tapi juga terdapat pilihan lainnya.

Pilih salah satu dari pilihan yang tersedia, lalu akan ditampilkan data selanjutnya, contoh data Propinsi. Untuk memilih propinsi dapat dilakukan pencarian dengan cara memasukkan nama propinsi yang ingin dicari di textbox yang tersedia, atau dengan me-scroll halaman form.

Jika ingin mencari kabupaten/kota dari propinsi tertentu maka double-click pada baris data propinsi, maka akan ditampilkan daftar kabupaten/kota dari propinsi tersebut. Dan demikian seterusnya sampai menemukan lokasi yang diinginkan.

Kemudian pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk

menampilkan data pada field Lokasi. Klik tombol untuk membatalkan

pilihan dan kembali ke form sebelumnya.

4.7.

KPPN

Untuk mencari data KPPN, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarian KPPN.

Pencarían dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combo box “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama KPPN yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarían, klik icon maka akan ditampilkan

klik tombol untuk menampilkan data di field KPPN. Jika ingin membatalkan pemilihan KPPN, klik tombol maka akan kembali ke form sebelumnya.

4.8.

U

NIT

O

RGANISASI

(U

NOR

)

Untuk mencari data Unor, klik tombol maka akan tampil form Unor sesuai dengan login user.

Tombol digunakan untuk mereset pencarian unor.

Pencarian unor dapat dilakukan 2 cara yaitu: 1. Mencari langsung pada struktur unor.

Untuk mencari unor secara langsung dapat dilakukan dengan mengklik icon pada baris unor maka akan ditampilkan unor-unor yang berada di bawahnya. Ulangi langkah ini sampai menemukan unor yang dicari.

2. Memasukkan unor yang dicari.

Klik pada textbox Cari maka akan ditampilkan daftar unor yang ada pada struktur unor. Pilih salah satu dari daftar yang tersedia atau masukkan nama unor yang dicari di field Cari. Lalu klik tombol maka akan ditampilkan unor yang dicari.

Jika unor yang dicari sudah ditemukan, untuk menampilkan data di field unor maka double-click pada baris data unor tersebut.

4.9.

J

ABATAN

Untuk mencari data jabatan, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarían jabatan.

Pencarian dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama jabatan yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarian, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk menampilkan data di field Jabatan. Jika ingin membatalkan pemilihan Jabatan, klik tombol maka akan kembali ke form sebelumnya.

4.10.

T

OMBOL

T

UTUP

Tombol digunakan untuk menutup form yang sedang diakses.

4.11.

T

OMBOL

M

UAT

U

LANG

Tombol digunakan untuk memuat ulang halaman atau form yang

4.12.

S

ESSION

B

ERAKHIR

Jika komputer dibiarkan tanpa aktifitas apapun dalam waktu beberapa menita kan muncul pesan berikut :

akan tampil jika aplikasi tidak digunakan dalam jangka waktu tertentu dengan kondisi user sudah login aplikasi.

5.

L

AMPIRAN

Pelaporan Kesalahan

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta dan lain-lain). 8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project

Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822

email:TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik

Deskripsikan Isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu upload file tersebut sebagai lampiran).