SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN. docx
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN
PADA PT.UNITED TRACTORS,Tbk
CABANG MEDAN
PROPOSAL
Di Susun
Oleh :
NAMA
NPM
JENJANG
: ERRY MARLINA PARDEDE
: 0902004
: D III-AKUNTANSI
Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika Komputer
STMIK BUDI DARMA
MEDAN
2011
DAFTAR ISI
ABSTRAK………………………………………………………………………………………………………
………….i
KATA PENGANTAR
………………………………………………………………………………………………..ii
DAFTARISI……………………………………………………………………………………………………
……….iii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 1.1 Latar Belakang
Masalah……………………………………………………………………………..1
1.2 Rumusan
Masalah……………………………………………………………………………………………3
1.3 Batasan
Masalah………………………………………………………………………………………………3
1.4 Tujuan dan Manfaat
Penelitian…………………………………………………………………………..3
1.4.1Tujuan Penelitian……………………………………………………………………………4
1.4.2 Manfaat Penelitian……………………………………………………………………4
1.5 Metode
Penelitian…………………………………………………………………………………………….5
1.5.1 Tempat & Waktu Penelitian………………………………………………………6
1.5.2 Jenis Dan Sumber Data……………………………………………………………6
1.5.3 Metode Pengumpulan Data………………………………………………………7
1.5.4 Metode Analisis Data……………………………………………………….7
1.6 Sistematika
Penulisan……………………………………………………………………………………..8
BAB II
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Umum Perusahaan …………………………………………………………………………
7
2.2 Visi ………………………………………………………………………………………………………
9
2.3 Misi
…………………………………………………………………………………………………………..9
2.4 Struktur Organisasi …………………………………………………………………………..9
2.5 Tugas,Wewenang, dan Tanggung Jawab …………………………………………………10
2.6 Bidang Kerja …………………………………………………………………………………………12
2.7 Logo
……………………………………………………………………………………………………….14
2.8 Lokasi Penelitian …………………………………………………………………………………..14
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Sistem informasi……………………………………………………………………..15
3.1.1 Pengertian Sistem…………………………………………………………………..15
3.1.2 Pengertian Informasi…………………………………………………………15
3.1.3 Pengertian Sistem Informasi…………………………………………….16
3.2 Konsep Akuntansi Penjualan…………………………………………………………16
3.2.1 Pengertian Akuntansi ……………………………………………………….17
3.2.2 Pengertian penjualan…………………………….. ………………………………17
3.3 Alat Bantu Perancangan Sistem……………………………………………………..18
3.3.1 Konsep Bahan Pemrograman……………………………………………….19
3.3.2 Mysql…………………………………………………………………………..19
3.3.3 Crystal Report………………………………………………………………..29
3.3.4
Visual Basic……………………………………………………………………30
3.4
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan…………………………………………………31
3.5
Penggolongan Sistem Informasi akuntansi Penjualan……………………………….32
3.5.1 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit………………………..33
3.5.2 Sistem Informasi Akuntansi penjualan Tunai……………………..34
BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan
………………………………………………………….36
4.1.1 Prosedur PengolahanData ………………………………………………….36
4.1.2 Bagan Alir Dokumen …………………………………………………..38
BAB V
1.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
……………………………………………………………………………………………………….43
2.
Saran
………………………………………………………………………………………………………………..43
DAFTAR PUSTAKA
BIOGRAFI PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada dasarnya perusahaan didirikan untuk mencapai berbagai tujuan salah satunya
adalah menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan untuk mendapat laba. Semakin
pesatnya perkembangan ekonomi sejalan dengan perkembangan dunia usaha, maka
dalam suatu perusahaan terdapat beberapa faktor yang menuntut pihak manajemen
untuk bekerja lebih efisien agar mampu bersaing dan mempertahankan perusahaan
yaitu faktor internal dan eksternal. Dalam menjalankan kegiatan operasi suatu
perusahaan semakin luas pimpinan tidaklah terlepas dari berbagai masalah, baik
dibidang manajemen, produksi, penjualan, pengelolahan kas, dan juga sistem
informasi yang dibutuhkan. Tanpa sistem informasi suatu organisasi perusahaan tidak
dapat merencanakan dan mengawasi aktivitas yang kompleks.
Dari berbagai macam bidang diatas, sangat diperlukan prosedur dan sistem yang
memadai sehingga menjamin kelancaran informasi yang diperlukan dan menjaga
kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan. Sistem tersebut melibatkan fungsifungsi yang ada pada sistem penjualan seperti, fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi
gudang, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. Fungsi-fungsi tersebut ditunjukkan
dengan adanya formulir-formulir yang dibuat untuk setiap fungsi, seperti faktur
penerimaan kas pada fungsi kas, faktur penjualan pada fungsi penjualan, surat barang
keluar pada fungsi gudang, dan faktur-faktur lain untuk melakukan kesalahan dan
produk yang dihasilkannya, sebagai patokannya yaitu semakin tinggi penjualan maka
semakin sehat dan semakin menguntungkan suatu perusahaan yang berarti peluang
untuk memperoleh laba juga semakin besar. Pada sistem akuntansi penjualan perlu
diciptakan suatu hubungan sehingga seluruh penjualan dan segala pemasukan dari
penjualan dapat dicatat secara wajar supaya tidak kecurangan antara sipenerima
barang dan sipenjual barang.
Suatu perusahaan baik perusahaan dagang maupun industri tidak terlepas dari
kegiatan penjualan, penjualan tersebut dapat dikenal dengan dua sistem yakni, sistem
penjualan kredit. Dalam prosedur transaksi penjualan memiliki tiga prosedur dalam
perusahaan yakni : prosedur penjualan tunai, prosedur penjualan kredit, dan prosedur
penerima kas. Oleh karena itu perusahaan dapat menentukan bagaimana prosedur
yang harus diterapkan oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat melakukan
persaingan dan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Dimana
penjualan juga sangat berguna dalam penyampaian informasi demi penentuan
keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai laba, dengan adanya sistem akuntansi
penjualan yang baik akan memperlancar kegiatan operasional perusahaan khususnya
kegiatan penjualan.
Sistem informasi akuntansi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan sebaagai
sarana menciptakan sistem pengawasan dalam suatu perusahaan, maka penulis
tertaruk mengambil judul “Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT United
Tractors Cabang Medan”
1.2 Rumusan Masalah
Sistem informasi akuntansi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan dimana
dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan yang baik maka akan
memperlancar kegiatan operasional perusahaan. Sehubungan dengan itu, penulis
mencoba untuk mengidentifikasi masalah sebagai berikut : “ Apakah sistem Informasi
Penjualan Pada PT United Tractors Tbk Cabang Medan sudah efektif ?”.
1.3 Batasan Masalah
Pembatasan masalah yang digunakan adalah sebuah pembatasan yang bertujuan agar
dalam pembatasan lebih terarah dan sesuai dengan tujuan yang akan di capai. Dalam
hal ini, penulis hanya mengidentifikasi mengenai apakah sistem informasi akuntansi
penjualan sudah efektif ?. Maka penulis membatasi masalah dalam penelitian ini yaitu :
“ Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Suku Cadang ( Spare Part ) “.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis mengadakan penelitian ini adalah :
Untuk mengetahui gambaran yang jelas tentang Apakah Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan pada PT United Tractors Tbk Cabang Medan sudah efektif.
1.4.2 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1.Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis dalam penelitian tentang
pelaksanaan
sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan sebagai bahan masukan bagi
penulis mengenai
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan.
b. Memberikan gambaran tentang prosedur Sistem Informasi Akuntasi Penjualan.
2. Bagi Perusahaan
a. Sebagai bahan masukan bagi pihak perusahaan yang dapat dijadikan sebagai dasar
dalam
pemecahan suatu masalah yang sedang di hadapi oleh perusahaan,
b. Untuk mengetahui secara jelas keadaan manajemen PT United Tractors Tbk Cabang
Medan dalam menangani penjualan.
3. Bagi STMIK BUDI DARMA Medan
a. Sebagai bahan acuan bagi peneliti lain yang meneliti pada kajian yang sama
khususnya
mahasiswa/i jurusan Akuntansi guna perkembangan karya ilmiah dimasa
yang akan datang.
1.5 Metode Penelitian
1.5.1Tempat dan Waktu Penelitian
Adapun tempat penelitian dan jadwal penelitian yang digunakan oleh penulis adalah
sebagai
berikut :
a. Tempat Penelitian
penulis melakukan penelitian di PT United Tractors Tbk Cabang Medan yang
beralamat Jl.
Raya Tanjung Morawa Km. 10 Medan 20148.
b. Waktu Penelitian
penelitian ini dilakukan selam 4 bulan, terhitung bulan Oktober sampai dengan
Februari
2012.
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
N
Kegiatan Penelitian
o
1
Pengajuan Surat Izin
2
Pengumpulan Data
3
Analisa Data
4
Penyusunan Tugas Akhir
5
Pengajuan & Sidang Meja
WAKTU PELAKSANAN
‘Novembe
‘Desember
‘Januari
‘Februari
r 2011
2011
2012
2012
1 2
1
3 4
2
3
4
1
2
3
4 1
2
3
4
Hijau
1.5.2 Jenis dan Sumber Data
a. Jenis Data
Dalam penyelesaian tugas akhir ini, jenis data yang penulis gunakan untuk mendukung
penelitian adalah data primer dan data sekunder. Adapun devinisi dari data primer dan
data sekunder adalah sebagai berikut :
1. Data Primer
Menurut Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : “ Data primer adalah data yang
didapat dari sumber pertama baik dari individu atau perseorangan seperti hasil
wawancara atau hasil
pengisian kuesioner yang biasa dilakukan oleh peneliti “.
2. Data Sekunder
Menurut Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : “ Data sekunder adalah data primer
yang
telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data
primer atau pihak lain
misalnya dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram “.
b. Sumber Data
Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, sumber data yang penulis gunakan untuk
mendukung
penelitian adalah data internal dan data eksternal. Adapun definisi
dari data internal dan
eksternal adalah sebagai berikut :
1. Data Internal
Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : “ Data internal merupakan data yang didapat
dari dalam perusahaan atau organisasi di mana riset dilakukan”.
Dalam penelitian ini data internal yang diperoleh seperti sejarah perusahaan, struktur
organisasi perusahaan, visi dan misi perusahaan serta dokumen-dokumen yang di
gunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan.
1.5.3 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dipakai dalam penyusunan tugas akhir ini adalah
sebagai
berikut :
1. Wawancara
Menurut Mardalis ( 2008 : 64 ) menyatakan bahwa :
Wawancara ( Interview ) adalah metode pengumpulan data yang digunakan peneliti
untuk
mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui bercakap-cakap dan
berhadapan muka dengan orang yang dapat memberikan keterangan pada sipeneliti.
2. Pengamatan
Menurut Mardalis ( 2008 : 63 ) menyatakan bahwa :
Pengamatan ( Observasi ) merupakan hasil perbuatan jiwa secara aktif dan openuh
perhatian
untuk mernyadari adanya sesuatu rangsangan tertentu yang
diinginkan, atau suatu studi yang
disengaja dan sistematis tentang keadaan /
fenomena sosial dan gejala-gejala psikis dengan jalan mengamati dan mencatat.
1.5.4 Metode Analisis Data
Adapun metode yang digunakan penulis dalam penelitian adalah metode analisis
deskriptif.
Menurut Sugiono ( 2005 : 11 ) menyatakan bahwa :
Penelitian deskricftif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel
mandiri, baik satu variabel atau lebih ( independen ) tanpa membuat perbandingan,
atau
menghubungkan antara variabel satu dengan variabel yang lain.
Metode deskriftif bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah
berlangsung
pada saat riset dilakukan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memperoleh gambaran secara keseluruhan dari penyusunan tugas akhir ini,
maka penulis memberikan sistematika penulisan yang terbagi dalam rangkaian dari
beberapa bab, yang pada setiap bab terdiri dari sub-sub yaitu :
BAB I
: PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis membahas masalah latar belakang maslah yang dihadapi,
rumusan dan batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,
metode penelitian
BAB II
dan
sistematika penulisan.
: LANDASAN TEORI
Dalam bab ini penulis membahas uraian tentang teori-teori yang menjelaskan
permasalahan yang akan diteliti secara ringkas.
BAB III
: GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
Dalam bab ini penulis membahas uraian singkat mengenai obyek penelitian seperti
sejarah singkat perusahaan,struktur organisasi,kegiatan umum perusahaan,visi dan
misi perusahaan pada PT United Tractors TBK cabang medan.
BAB IV
: ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam bab ini penulis membahas uraian tentang data khusus yang berkaitan
dengan analisa dan perancangan sistem yang telah ditentukan.
BAB V
: KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dari uraian-uraian dalam bab-bab sebelumnya,
kemudian penulis mencoba untuk memberikan saran-saran sehubungan dengan
penyusunan penelitian tugas akhir ini yang dimaksudkan bahan masukan.
ALUR PROSES PENJUALAN SUKU CADANG SECARA KREDIT
Pelaksana
Proses
Mulai
Permohonan Kredit
Keterangan
Secara tertulis menggunakan Nota Aplikasi
kredit ( NAK ). Permohonan dalam NAK
Part Sales
dilengkapi dengan data-data pendukung
Support
seperti :
( PSS )
a. Akte pendirian perusahaan dan
perubahannya.
b. Lap. Keuangan 2 tahun terakhir.
c. Rekening Koran.
d. KTP, SIUP, NPWP, TDP.
e. Surat Perintah & Kontrak Kerja.
f. Catatan penting kredit-kredit sebelumnya.
Komite
Analisa Kredit
Kredit
Analisa dilakukan oleh komite kredit.
Wewenang pemberian kredit :
• ≤ 300 juta → Komite Kredit Cabang.
• > 300 juta → Komite Kredit HO.
Komite
Konfirmasi Kredit
Kredit
Adalah persetujuan / penolakan atas
permohonan kredit yang diajukan.
Jenis konfirmasi kredit :
r. Persetujuan tak bersyarat.
s. Persetujuan bersyarat.
t. Penolakan PKPS.
PDH / SDH
Pembukuan Dokumen
Jangka waktu adalah 1 tahun dan
Perjanjian Kredit ( PKPS )
diperpanjang secara otomstis untuk tahun
berikutnya.
ADH, PBSA
Pembekuan Kredit dan
Pencarian Kembali
Kredit pelanggaran dapat dibekukan
apabila Nilai & aging A/R telah melebihi
limit.
Pencairan kembali dilakukan oleh PBSA &
SBA Dept.
PBSA
Perjanjian Kredit
(Parts
Overhaul
suku cadang & jasa perbaikan sebagai
Bussiness
Atau Part
bagian proses overhaul atau pembelian
Support
Commodity / Supply
Adm)
Bila pelanggan membutuhkan transaksi
part
Commodity / Supply, maka dibuatkan
perjanjian tersendiri.
PBSA
Penambahan Limit Kredit
Otorisasi penambahan limit kredit dilakukan
oleh PBSA
Dilakukan apabila :
– Limit PKPS bertambah
– Perjanjian Kredit Overhaul / Part
Commodity / Supply telah disetujui.
PDH, SDH,
Piutang Kredit
ADH,
Harus dimonitor sampai kredit terbayar.
Monitor dilakukan secara harian &
Cresal,
mingguan.
PBSA
Apabila pelanggan tidak melunasi kreditnya
sesuai kesepakatan, maka dibuat surat
teguran sampai tiga kali.
ADH, Cresal
Dept
Pembayaran
Posting pembayaran dilakukan pada hari
yang sama dengan tanggal uang diterima
oleh Kasir.
Selesai
BAB II
GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
2.1
Sejarah Singkat Perusahaan
PT United Tractors Tbk didirikan di indonesia pada tanggal 13 oktober 1972 dengan
nama PT. Inter Astra Motor Works, berdasarkan Akta Pendirian No 69 oleh Notaris
Djojo Muljadi, SH.
Akta pendirian tersebut telah disahkan oleh Mentri Kehakiman Republik Indonesia
dalam surat keputusan No. Y.A.5/34/8 tanggal 6 februari 1973 dan telah diumumkan
dalam Lembaran Berita Negara No. 31, Tambahan No. 81 tanggal 17 april 1973.
Perusahaan memulai kegiatan operasinya pada tahun 1973 dengan ruang lingkup
perusahaan dan anak perusahaan meliputi penjualan serta penyewaan alat-alat berat,
kontraktor penambangan dan batu bara. Perusahaan berkedudukan di jakarta dan
mempunyai 18 cabang, 10 kantor lokasi dan kantor perwakilan yang tersebar
diseluruh indonesia, salah satunya adalah kantor cabang medan.
Untuk menyelenggarakan usaha perseroan dibidang industri PT United Tractors
mendirikan beberapa perusahaan anak, yaitu :
1.
PT. Pamaperdana Nusantara; kontraktor pertambangan
2.
PT. Komatsu Indonesia; pabrik pembuatan dan perakitan alat-alat besar komatsu
3.
PT. Pandu Dayatama Patria; pabrik pembuatan dan perakitan mesin alat-alat
besar.
4.
PT. United Tractors Pandu Engineering; pabrik pembuatan komponen alat-alat
besar.
5.
PT. Bereau Coal; Kontraktor Pertambangan
6.
PT. Traktor Nusantara; Perusahaan yang menjual alat-alat berat.
Meningkatnya peranan kayu sebagai komoditi ekspor, maka terjadi peningkatan
penjualan dan populasi alat-alat berat. Pada tahun 1972, Heavy Equipment Divison PT.
Astra Internasional Inc
berubah menjadi badan hukum baru dengan nama PT United Tractors Tbk.
Pada tahun 1974 United TractorsTbk Cabang Medan menempati kantor, warehouse
dan workshop baru di Jl. Sisingamangaraja No. 8 Medan dan hanya mempunyai
wilayah kerja di Sumatera Utara dan Aceh, karena di Sumatera Barat dan Riau telah
dibentuk cabang padang dan cabang pekanbaru. Pembangunan yang kian pesat,
peningkatan ekspor dan dibukanya proyek-proyek raksasa Asahan dan LNG Arun,
memyebabkan kegiatan PT United Tractors Tbk Cabang Medan ikut meningkat pesat
dan berpartisipasi disemua sektor, antara lain aktifnya Rental Department dalam
pembangunan LNG Arun dan proyek Asahan dengan armada 40 alat-alat berat.
Peningkatan usaha tersebut menyebabkan perusahaan membutuhkan kantor,
warehouse dan workshop baru yang lebih besar dan luas, maka dibangunlah kantor
baru di Jl. Raya Tanjung Morawa Km.10 Medan 20148 pada awal tahun 1980 dan
selesai pada bulan juni 1981.
Bidang-bidang usaha paling utama yang dilakukan oleh PT United Tractors Tbk
Cabang Medan adalah :
Administrasi Department, yaitu mengatur segala administrasi kebutuhan baik untuk
pengeluaran internal maupun external dan membukukan segala administrasi dari
pemasukan penjualan spare parts, jasa maupun unit.
Sales Consultant, yaitu menjual alat-alat berat yang diageni dan membantu
memberikan saran-saran atau konsultasi mengenai jumlah armada, model, aplikasi
dan produksi alat-alat yang dijual kepada konsumen.
Parts Departement, yaitu menjual Suku Cadang ( Spare Parts ) yang diageni oleh PT
United Tractors Tbk Cabang Medan dan memberikan kemudahan-kemudahan kepada
pelanggan dalam hal kebutuhan Suku Cadang ( Spare Parts ).
Service Department, yaitu melaksanakan after sales service pada alat-alat yang dijual
dan memberikan jasa-jasa perbaikan alat-alat di workshop ataupun di job site serta
memberikan saran-saran dan petunjuk tentang tatacara perawatan dan pengoperasian
alat-alat berat kepada pelanggan.
Rental Department, yaitu menyewakan alat-alat berat kepada klien. Tetapi sejak tahun
1982, PT United Tractors Tbk Cabang Medan tidak lagi melakukan aktivitas
penyewaan. Hal ini dikarenakan klien-klien yang sering menyewa alat-alat berat PT
United Tractors Tbk Cabang Medan sudah memiliki alat-alat berat sendiri. Walaupun
ada klien yang menyewa jangka waktu penyewan relatif singkat.
PT United Tractors Tbk Cabang Medan mempunyai tujuan untuk mencapai kepuasan
pelanggan dan mengoptimalisasikan investasi yang ditanamkan melalui produk dan
pelayanan yang diberikan. Perusahaan ini mempunyai motto “ We Serve Better “
artinya kami memberikan pelayanan yang lebih baik.
2.2
Struktur Organisasi Perusahaan
Semakin besar suatu perusahaan, maka permasalahan yang dihadapi oleh seorang
pimpinan akan semakin kompleks. Oleh sebab itu, harus diadakan pembagian tugas,
tanggung jawab dan wewenang terhadap setiap karyawan, dapat dinyatakan dalam
suatu struktur organisasi dan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
perusahaan. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT United Tractors Tbk Cabang
Medan menerapkan suatu struktur organisasi yang berbentuk garis, dimana
kekuasaan dari setiap bagian organisasi tercermin sebagai rantai perintah, yaitu
perintah yang diberikan langsung oleh atasannya masing-masing.
Adapaun struktur PT United Tractors Tbk Cabang Medan dapat dilihat pada gambar
berikut ini :
Gambar 3.2. Struktur Organisasi PT. United Tractors Tbk, Cabang Medan
Sumber: PT. United Tractors Tbk, Cabang Medan ( 2011 )
Struktur organisasi dalam PT United Tractors Tbk Cabang Medan dibuat agar setiap
karyawan dapat mengetahui tugasnya masing-masing sehingga tidak ada terjadi
kesalahpahaman dalam bekerja, dan agar setiap karyawan dapat mengetahui kepada
siapa dia harus bertanggung jawab atas pekerjaanya. Hal ini dilakukan untuk
menghindari tumpang tindih dalam bekerja sehingga tidak ada karyawan yang
dirugikan atas pekerjaan yang bukan menjadi tanggung jawabnya.
Uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat pada
struktur organisasi PT United Tractors Tbk Cabang Medan, adalah sebagai berikut :
1.
Kepala Cabang ( Branch Manager ) adalah bertugas memimpin dan membina
para bawahannya dan bertanggung jawab atas semua yang terjadi didalam
menjalankan perusahaan untuk cabang medan dan mempunyai tanggung jawab
terhadap President Manager yang ada di kantor pusat jakarta.
2.
Kepala bagian Administrasi ( Administration Departement Head ) adalah bertugas
melaksanakan semua hal yang menyangkut administrasi cabang; mengawasi dan
mengatur keluar masuknya uang dicabang, melaksanakan tugas-tugas bidang
personalia dicabang serta mengawasi dan memenuhi kebutuhan akan peralatan
dan perlengkapan kantor. Kepala bagian administrasi ini bertanggung jawab
langsung kepada kepala bagian cabang.
3.
Kepala Bagian Penjualan ( Sales Department Head ) adalah bertugas menjual
alat-alat yang diageni oleh PT United Tractors Tbk ; membantu memberikan saransaran dan konsultasi tentang jumlah armada, model, aplikasi dan produksi alatalat berat, membantu pengusaha lemah dengan menyediakan alat-alat selesai
rekondisi dengan mutu tunggi tetapi harga ekonomis. Kepala bagian penjualan ini
bertanggung jawab langsung kepada bagian cabang.
4.
Kepala bagian suku cadang (Part Departement Head) adalah bertugas
menyediakan suku cadang (spare part) dari produk yang diagenin oleh PT.United
Tractors Tbk ; memberikan kemudahan-kemudahan kepada para pelanggan dalam
kebutuhan suku cadang (spare part), memberikan konsultasi ke job site pelanggan
untuk membantu dalam masalah pergudangan dan inventory spare
part, mengadakan kunjungan-kunjungan rutin kepada pelanggan untuk
mengetahui kebutahan dan kesulitan-kesulitan dalam suku cadang (spare
part),menunjang kegiatan bagian pelayanan (service departement), kepala bagian
suku cadang bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang.
5.
Kepala bagian servis (service departemant head) adalah bertugas
melaksanakan after sales service pada alat-alat berat yang dijual oleh bagian
penjualan ; memberikan jasa-jasa perbaikan alat-alat berat
diworkshop ataupun di job site, memberikan petunjuk dan saran-saran tentang
cara-cara perawatan, operasi alat-alat barat kepada pelanggan, melaksanakan
program-program yang menunjang operasi alat-alat berat pelanggan, menunjang
kegiatan bagian penjualan dan bagian suku cadang(spare part),kepala bagian
servis bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang.
6.
Site Operation Head ( SOH ) bertugas menanda-tanganin invoce.faktur pajak dan
SPB jika PDH/ADH berhalangan dan memastikan tugas PDH,ADH, COP dan kasir
bejalan sesuai aturan dan tanggung jawab wewenang mereka.
7.
Customer Order Processor (COP) bertugas melaksanakan proses di SAP untuk
transaksi tunai, memastikan bahwa pelanggan membawa order pembelian yang
ditandatangani berwenang di perusahaan pelanggan,menyerahkan suku cadang
kepada pelanggan setelah pembayaran diterima kasir dengan penerbitan bukti
posting SAP oleh kasir dan telah dihubungkan cap “LUNAS”.
8.
Kasir bertugas memproses pembayaran di SAP pada hari yang sama dengan
tanggal penerimaan, menerbitkan bukti posting SAP setelah pembayaran dari
pelanggan diterima.
3.3 Visi Dan Misi perusahaan
a. Visi Perusahaan
Visi PT. United Tractors Tbk adalah menjadi distributor alat berat terkemuka di
wilayah regional yang berfokus kepada pelanggan serta mewujudkan prinsip the
lowest life time cost per total autput melalui upaya kolaboratif dan segi produk maupun
jasa purnal jual.
b. Misi Perusahaan
Misi PT United Tractors Tbk yaitu menjadi perusahaan yang:
1.
Men-transformasi pelanggan dengan manfaatkan pemahaman yang utuh melalui
interaksi berkelanjutan.
2.
Menciptakan peluang bagi insan perusahaan untuk dapat meningkatkan status
sosial dan aktualisasi diri melalui kinerjanya.
3.
Menghasilkan nilai tambah yang berkelanjutan bagi para pemegang saham.
4.
Memberi sumbangan yang bermakna bagi kesejahteraan bangsa.
PADA PT.UNITED TRACTORS,Tbk
CABANG MEDAN
PROPOSAL
Di Susun
Oleh :
NAMA
NPM
JENJANG
: ERRY MARLINA PARDEDE
: 0902004
: D III-AKUNTANSI
Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika Komputer
STMIK BUDI DARMA
MEDAN
2011
DAFTAR ISI
ABSTRAK………………………………………………………………………………………………………
………….i
KATA PENGANTAR
………………………………………………………………………………………………..ii
DAFTARISI……………………………………………………………………………………………………
……….iii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 1.1 Latar Belakang
Masalah……………………………………………………………………………..1
1.2 Rumusan
Masalah……………………………………………………………………………………………3
1.3 Batasan
Masalah………………………………………………………………………………………………3
1.4 Tujuan dan Manfaat
Penelitian…………………………………………………………………………..3
1.4.1Tujuan Penelitian……………………………………………………………………………4
1.4.2 Manfaat Penelitian……………………………………………………………………4
1.5 Metode
Penelitian…………………………………………………………………………………………….5
1.5.1 Tempat & Waktu Penelitian………………………………………………………6
1.5.2 Jenis Dan Sumber Data……………………………………………………………6
1.5.3 Metode Pengumpulan Data………………………………………………………7
1.5.4 Metode Analisis Data……………………………………………………….7
1.6 Sistematika
Penulisan……………………………………………………………………………………..8
BAB II
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Umum Perusahaan …………………………………………………………………………
7
2.2 Visi ………………………………………………………………………………………………………
9
2.3 Misi
…………………………………………………………………………………………………………..9
2.4 Struktur Organisasi …………………………………………………………………………..9
2.5 Tugas,Wewenang, dan Tanggung Jawab …………………………………………………10
2.6 Bidang Kerja …………………………………………………………………………………………12
2.7 Logo
……………………………………………………………………………………………………….14
2.8 Lokasi Penelitian …………………………………………………………………………………..14
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Sistem informasi……………………………………………………………………..15
3.1.1 Pengertian Sistem…………………………………………………………………..15
3.1.2 Pengertian Informasi…………………………………………………………15
3.1.3 Pengertian Sistem Informasi…………………………………………….16
3.2 Konsep Akuntansi Penjualan…………………………………………………………16
3.2.1 Pengertian Akuntansi ……………………………………………………….17
3.2.2 Pengertian penjualan…………………………….. ………………………………17
3.3 Alat Bantu Perancangan Sistem……………………………………………………..18
3.3.1 Konsep Bahan Pemrograman……………………………………………….19
3.3.2 Mysql…………………………………………………………………………..19
3.3.3 Crystal Report………………………………………………………………..29
3.3.4
Visual Basic……………………………………………………………………30
3.4
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan…………………………………………………31
3.5
Penggolongan Sistem Informasi akuntansi Penjualan……………………………….32
3.5.1 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit………………………..33
3.5.2 Sistem Informasi Akuntansi penjualan Tunai……………………..34
BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan
………………………………………………………….36
4.1.1 Prosedur PengolahanData ………………………………………………….36
4.1.2 Bagan Alir Dokumen …………………………………………………..38
BAB V
1.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
……………………………………………………………………………………………………….43
2.
Saran
………………………………………………………………………………………………………………..43
DAFTAR PUSTAKA
BIOGRAFI PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada dasarnya perusahaan didirikan untuk mencapai berbagai tujuan salah satunya
adalah menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan untuk mendapat laba. Semakin
pesatnya perkembangan ekonomi sejalan dengan perkembangan dunia usaha, maka
dalam suatu perusahaan terdapat beberapa faktor yang menuntut pihak manajemen
untuk bekerja lebih efisien agar mampu bersaing dan mempertahankan perusahaan
yaitu faktor internal dan eksternal. Dalam menjalankan kegiatan operasi suatu
perusahaan semakin luas pimpinan tidaklah terlepas dari berbagai masalah, baik
dibidang manajemen, produksi, penjualan, pengelolahan kas, dan juga sistem
informasi yang dibutuhkan. Tanpa sistem informasi suatu organisasi perusahaan tidak
dapat merencanakan dan mengawasi aktivitas yang kompleks.
Dari berbagai macam bidang diatas, sangat diperlukan prosedur dan sistem yang
memadai sehingga menjamin kelancaran informasi yang diperlukan dan menjaga
kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan. Sistem tersebut melibatkan fungsifungsi yang ada pada sistem penjualan seperti, fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi
gudang, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. Fungsi-fungsi tersebut ditunjukkan
dengan adanya formulir-formulir yang dibuat untuk setiap fungsi, seperti faktur
penerimaan kas pada fungsi kas, faktur penjualan pada fungsi penjualan, surat barang
keluar pada fungsi gudang, dan faktur-faktur lain untuk melakukan kesalahan dan
produk yang dihasilkannya, sebagai patokannya yaitu semakin tinggi penjualan maka
semakin sehat dan semakin menguntungkan suatu perusahaan yang berarti peluang
untuk memperoleh laba juga semakin besar. Pada sistem akuntansi penjualan perlu
diciptakan suatu hubungan sehingga seluruh penjualan dan segala pemasukan dari
penjualan dapat dicatat secara wajar supaya tidak kecurangan antara sipenerima
barang dan sipenjual barang.
Suatu perusahaan baik perusahaan dagang maupun industri tidak terlepas dari
kegiatan penjualan, penjualan tersebut dapat dikenal dengan dua sistem yakni, sistem
penjualan kredit. Dalam prosedur transaksi penjualan memiliki tiga prosedur dalam
perusahaan yakni : prosedur penjualan tunai, prosedur penjualan kredit, dan prosedur
penerima kas. Oleh karena itu perusahaan dapat menentukan bagaimana prosedur
yang harus diterapkan oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat melakukan
persaingan dan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Dimana
penjualan juga sangat berguna dalam penyampaian informasi demi penentuan
keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai laba, dengan adanya sistem akuntansi
penjualan yang baik akan memperlancar kegiatan operasional perusahaan khususnya
kegiatan penjualan.
Sistem informasi akuntansi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan sebaagai
sarana menciptakan sistem pengawasan dalam suatu perusahaan, maka penulis
tertaruk mengambil judul “Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT United
Tractors Cabang Medan”
1.2 Rumusan Masalah
Sistem informasi akuntansi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan dimana
dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan yang baik maka akan
memperlancar kegiatan operasional perusahaan. Sehubungan dengan itu, penulis
mencoba untuk mengidentifikasi masalah sebagai berikut : “ Apakah sistem Informasi
Penjualan Pada PT United Tractors Tbk Cabang Medan sudah efektif ?”.
1.3 Batasan Masalah
Pembatasan masalah yang digunakan adalah sebuah pembatasan yang bertujuan agar
dalam pembatasan lebih terarah dan sesuai dengan tujuan yang akan di capai. Dalam
hal ini, penulis hanya mengidentifikasi mengenai apakah sistem informasi akuntansi
penjualan sudah efektif ?. Maka penulis membatasi masalah dalam penelitian ini yaitu :
“ Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Suku Cadang ( Spare Part ) “.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis mengadakan penelitian ini adalah :
Untuk mengetahui gambaran yang jelas tentang Apakah Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan pada PT United Tractors Tbk Cabang Medan sudah efektif.
1.4.2 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1.Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis dalam penelitian tentang
pelaksanaan
sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan sebagai bahan masukan bagi
penulis mengenai
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan.
b. Memberikan gambaran tentang prosedur Sistem Informasi Akuntasi Penjualan.
2. Bagi Perusahaan
a. Sebagai bahan masukan bagi pihak perusahaan yang dapat dijadikan sebagai dasar
dalam
pemecahan suatu masalah yang sedang di hadapi oleh perusahaan,
b. Untuk mengetahui secara jelas keadaan manajemen PT United Tractors Tbk Cabang
Medan dalam menangani penjualan.
3. Bagi STMIK BUDI DARMA Medan
a. Sebagai bahan acuan bagi peneliti lain yang meneliti pada kajian yang sama
khususnya
mahasiswa/i jurusan Akuntansi guna perkembangan karya ilmiah dimasa
yang akan datang.
1.5 Metode Penelitian
1.5.1Tempat dan Waktu Penelitian
Adapun tempat penelitian dan jadwal penelitian yang digunakan oleh penulis adalah
sebagai
berikut :
a. Tempat Penelitian
penulis melakukan penelitian di PT United Tractors Tbk Cabang Medan yang
beralamat Jl.
Raya Tanjung Morawa Km. 10 Medan 20148.
b. Waktu Penelitian
penelitian ini dilakukan selam 4 bulan, terhitung bulan Oktober sampai dengan
Februari
2012.
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
N
Kegiatan Penelitian
o
1
Pengajuan Surat Izin
2
Pengumpulan Data
3
Analisa Data
4
Penyusunan Tugas Akhir
5
Pengajuan & Sidang Meja
WAKTU PELAKSANAN
‘Novembe
‘Desember
‘Januari
‘Februari
r 2011
2011
2012
2012
1 2
1
3 4
2
3
4
1
2
3
4 1
2
3
4
Hijau
1.5.2 Jenis dan Sumber Data
a. Jenis Data
Dalam penyelesaian tugas akhir ini, jenis data yang penulis gunakan untuk mendukung
penelitian adalah data primer dan data sekunder. Adapun devinisi dari data primer dan
data sekunder adalah sebagai berikut :
1. Data Primer
Menurut Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : “ Data primer adalah data yang
didapat dari sumber pertama baik dari individu atau perseorangan seperti hasil
wawancara atau hasil
pengisian kuesioner yang biasa dilakukan oleh peneliti “.
2. Data Sekunder
Menurut Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : “ Data sekunder adalah data primer
yang
telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data
primer atau pihak lain
misalnya dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram “.
b. Sumber Data
Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, sumber data yang penulis gunakan untuk
mendukung
penelitian adalah data internal dan data eksternal. Adapun definisi
dari data internal dan
eksternal adalah sebagai berikut :
1. Data Internal
Umar ( 2005 : 42 ) menyatakan bahwa : “ Data internal merupakan data yang didapat
dari dalam perusahaan atau organisasi di mana riset dilakukan”.
Dalam penelitian ini data internal yang diperoleh seperti sejarah perusahaan, struktur
organisasi perusahaan, visi dan misi perusahaan serta dokumen-dokumen yang di
gunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan.
1.5.3 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dipakai dalam penyusunan tugas akhir ini adalah
sebagai
berikut :
1. Wawancara
Menurut Mardalis ( 2008 : 64 ) menyatakan bahwa :
Wawancara ( Interview ) adalah metode pengumpulan data yang digunakan peneliti
untuk
mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui bercakap-cakap dan
berhadapan muka dengan orang yang dapat memberikan keterangan pada sipeneliti.
2. Pengamatan
Menurut Mardalis ( 2008 : 63 ) menyatakan bahwa :
Pengamatan ( Observasi ) merupakan hasil perbuatan jiwa secara aktif dan openuh
perhatian
untuk mernyadari adanya sesuatu rangsangan tertentu yang
diinginkan, atau suatu studi yang
disengaja dan sistematis tentang keadaan /
fenomena sosial dan gejala-gejala psikis dengan jalan mengamati dan mencatat.
1.5.4 Metode Analisis Data
Adapun metode yang digunakan penulis dalam penelitian adalah metode analisis
deskriptif.
Menurut Sugiono ( 2005 : 11 ) menyatakan bahwa :
Penelitian deskricftif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel
mandiri, baik satu variabel atau lebih ( independen ) tanpa membuat perbandingan,
atau
menghubungkan antara variabel satu dengan variabel yang lain.
Metode deskriftif bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah
berlangsung
pada saat riset dilakukan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memperoleh gambaran secara keseluruhan dari penyusunan tugas akhir ini,
maka penulis memberikan sistematika penulisan yang terbagi dalam rangkaian dari
beberapa bab, yang pada setiap bab terdiri dari sub-sub yaitu :
BAB I
: PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis membahas masalah latar belakang maslah yang dihadapi,
rumusan dan batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,
metode penelitian
BAB II
dan
sistematika penulisan.
: LANDASAN TEORI
Dalam bab ini penulis membahas uraian tentang teori-teori yang menjelaskan
permasalahan yang akan diteliti secara ringkas.
BAB III
: GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
Dalam bab ini penulis membahas uraian singkat mengenai obyek penelitian seperti
sejarah singkat perusahaan,struktur organisasi,kegiatan umum perusahaan,visi dan
misi perusahaan pada PT United Tractors TBK cabang medan.
BAB IV
: ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam bab ini penulis membahas uraian tentang data khusus yang berkaitan
dengan analisa dan perancangan sistem yang telah ditentukan.
BAB V
: KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dari uraian-uraian dalam bab-bab sebelumnya,
kemudian penulis mencoba untuk memberikan saran-saran sehubungan dengan
penyusunan penelitian tugas akhir ini yang dimaksudkan bahan masukan.
ALUR PROSES PENJUALAN SUKU CADANG SECARA KREDIT
Pelaksana
Proses
Mulai
Permohonan Kredit
Keterangan
Secara tertulis menggunakan Nota Aplikasi
kredit ( NAK ). Permohonan dalam NAK
Part Sales
dilengkapi dengan data-data pendukung
Support
seperti :
( PSS )
a. Akte pendirian perusahaan dan
perubahannya.
b. Lap. Keuangan 2 tahun terakhir.
c. Rekening Koran.
d. KTP, SIUP, NPWP, TDP.
e. Surat Perintah & Kontrak Kerja.
f. Catatan penting kredit-kredit sebelumnya.
Komite
Analisa Kredit
Kredit
Analisa dilakukan oleh komite kredit.
Wewenang pemberian kredit :
• ≤ 300 juta → Komite Kredit Cabang.
• > 300 juta → Komite Kredit HO.
Komite
Konfirmasi Kredit
Kredit
Adalah persetujuan / penolakan atas
permohonan kredit yang diajukan.
Jenis konfirmasi kredit :
r. Persetujuan tak bersyarat.
s. Persetujuan bersyarat.
t. Penolakan PKPS.
PDH / SDH
Pembukuan Dokumen
Jangka waktu adalah 1 tahun dan
Perjanjian Kredit ( PKPS )
diperpanjang secara otomstis untuk tahun
berikutnya.
ADH, PBSA
Pembekuan Kredit dan
Pencarian Kembali
Kredit pelanggaran dapat dibekukan
apabila Nilai & aging A/R telah melebihi
limit.
Pencairan kembali dilakukan oleh PBSA &
SBA Dept.
PBSA
Perjanjian Kredit
(Parts
Overhaul
suku cadang & jasa perbaikan sebagai
Bussiness
Atau Part
bagian proses overhaul atau pembelian
Support
Commodity / Supply
Adm)
Bila pelanggan membutuhkan transaksi
part
Commodity / Supply, maka dibuatkan
perjanjian tersendiri.
PBSA
Penambahan Limit Kredit
Otorisasi penambahan limit kredit dilakukan
oleh PBSA
Dilakukan apabila :
– Limit PKPS bertambah
– Perjanjian Kredit Overhaul / Part
Commodity / Supply telah disetujui.
PDH, SDH,
Piutang Kredit
ADH,
Harus dimonitor sampai kredit terbayar.
Monitor dilakukan secara harian &
Cresal,
mingguan.
PBSA
Apabila pelanggan tidak melunasi kreditnya
sesuai kesepakatan, maka dibuat surat
teguran sampai tiga kali.
ADH, Cresal
Dept
Pembayaran
Posting pembayaran dilakukan pada hari
yang sama dengan tanggal uang diterima
oleh Kasir.
Selesai
BAB II
GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
2.1
Sejarah Singkat Perusahaan
PT United Tractors Tbk didirikan di indonesia pada tanggal 13 oktober 1972 dengan
nama PT. Inter Astra Motor Works, berdasarkan Akta Pendirian No 69 oleh Notaris
Djojo Muljadi, SH.
Akta pendirian tersebut telah disahkan oleh Mentri Kehakiman Republik Indonesia
dalam surat keputusan No. Y.A.5/34/8 tanggal 6 februari 1973 dan telah diumumkan
dalam Lembaran Berita Negara No. 31, Tambahan No. 81 tanggal 17 april 1973.
Perusahaan memulai kegiatan operasinya pada tahun 1973 dengan ruang lingkup
perusahaan dan anak perusahaan meliputi penjualan serta penyewaan alat-alat berat,
kontraktor penambangan dan batu bara. Perusahaan berkedudukan di jakarta dan
mempunyai 18 cabang, 10 kantor lokasi dan kantor perwakilan yang tersebar
diseluruh indonesia, salah satunya adalah kantor cabang medan.
Untuk menyelenggarakan usaha perseroan dibidang industri PT United Tractors
mendirikan beberapa perusahaan anak, yaitu :
1.
PT. Pamaperdana Nusantara; kontraktor pertambangan
2.
PT. Komatsu Indonesia; pabrik pembuatan dan perakitan alat-alat besar komatsu
3.
PT. Pandu Dayatama Patria; pabrik pembuatan dan perakitan mesin alat-alat
besar.
4.
PT. United Tractors Pandu Engineering; pabrik pembuatan komponen alat-alat
besar.
5.
PT. Bereau Coal; Kontraktor Pertambangan
6.
PT. Traktor Nusantara; Perusahaan yang menjual alat-alat berat.
Meningkatnya peranan kayu sebagai komoditi ekspor, maka terjadi peningkatan
penjualan dan populasi alat-alat berat. Pada tahun 1972, Heavy Equipment Divison PT.
Astra Internasional Inc
berubah menjadi badan hukum baru dengan nama PT United Tractors Tbk.
Pada tahun 1974 United TractorsTbk Cabang Medan menempati kantor, warehouse
dan workshop baru di Jl. Sisingamangaraja No. 8 Medan dan hanya mempunyai
wilayah kerja di Sumatera Utara dan Aceh, karena di Sumatera Barat dan Riau telah
dibentuk cabang padang dan cabang pekanbaru. Pembangunan yang kian pesat,
peningkatan ekspor dan dibukanya proyek-proyek raksasa Asahan dan LNG Arun,
memyebabkan kegiatan PT United Tractors Tbk Cabang Medan ikut meningkat pesat
dan berpartisipasi disemua sektor, antara lain aktifnya Rental Department dalam
pembangunan LNG Arun dan proyek Asahan dengan armada 40 alat-alat berat.
Peningkatan usaha tersebut menyebabkan perusahaan membutuhkan kantor,
warehouse dan workshop baru yang lebih besar dan luas, maka dibangunlah kantor
baru di Jl. Raya Tanjung Morawa Km.10 Medan 20148 pada awal tahun 1980 dan
selesai pada bulan juni 1981.
Bidang-bidang usaha paling utama yang dilakukan oleh PT United Tractors Tbk
Cabang Medan adalah :
Administrasi Department, yaitu mengatur segala administrasi kebutuhan baik untuk
pengeluaran internal maupun external dan membukukan segala administrasi dari
pemasukan penjualan spare parts, jasa maupun unit.
Sales Consultant, yaitu menjual alat-alat berat yang diageni dan membantu
memberikan saran-saran atau konsultasi mengenai jumlah armada, model, aplikasi
dan produksi alat-alat yang dijual kepada konsumen.
Parts Departement, yaitu menjual Suku Cadang ( Spare Parts ) yang diageni oleh PT
United Tractors Tbk Cabang Medan dan memberikan kemudahan-kemudahan kepada
pelanggan dalam hal kebutuhan Suku Cadang ( Spare Parts ).
Service Department, yaitu melaksanakan after sales service pada alat-alat yang dijual
dan memberikan jasa-jasa perbaikan alat-alat di workshop ataupun di job site serta
memberikan saran-saran dan petunjuk tentang tatacara perawatan dan pengoperasian
alat-alat berat kepada pelanggan.
Rental Department, yaitu menyewakan alat-alat berat kepada klien. Tetapi sejak tahun
1982, PT United Tractors Tbk Cabang Medan tidak lagi melakukan aktivitas
penyewaan. Hal ini dikarenakan klien-klien yang sering menyewa alat-alat berat PT
United Tractors Tbk Cabang Medan sudah memiliki alat-alat berat sendiri. Walaupun
ada klien yang menyewa jangka waktu penyewan relatif singkat.
PT United Tractors Tbk Cabang Medan mempunyai tujuan untuk mencapai kepuasan
pelanggan dan mengoptimalisasikan investasi yang ditanamkan melalui produk dan
pelayanan yang diberikan. Perusahaan ini mempunyai motto “ We Serve Better “
artinya kami memberikan pelayanan yang lebih baik.
2.2
Struktur Organisasi Perusahaan
Semakin besar suatu perusahaan, maka permasalahan yang dihadapi oleh seorang
pimpinan akan semakin kompleks. Oleh sebab itu, harus diadakan pembagian tugas,
tanggung jawab dan wewenang terhadap setiap karyawan, dapat dinyatakan dalam
suatu struktur organisasi dan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
perusahaan. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT United Tractors Tbk Cabang
Medan menerapkan suatu struktur organisasi yang berbentuk garis, dimana
kekuasaan dari setiap bagian organisasi tercermin sebagai rantai perintah, yaitu
perintah yang diberikan langsung oleh atasannya masing-masing.
Adapaun struktur PT United Tractors Tbk Cabang Medan dapat dilihat pada gambar
berikut ini :
Gambar 3.2. Struktur Organisasi PT. United Tractors Tbk, Cabang Medan
Sumber: PT. United Tractors Tbk, Cabang Medan ( 2011 )
Struktur organisasi dalam PT United Tractors Tbk Cabang Medan dibuat agar setiap
karyawan dapat mengetahui tugasnya masing-masing sehingga tidak ada terjadi
kesalahpahaman dalam bekerja, dan agar setiap karyawan dapat mengetahui kepada
siapa dia harus bertanggung jawab atas pekerjaanya. Hal ini dilakukan untuk
menghindari tumpang tindih dalam bekerja sehingga tidak ada karyawan yang
dirugikan atas pekerjaan yang bukan menjadi tanggung jawabnya.
Uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat pada
struktur organisasi PT United Tractors Tbk Cabang Medan, adalah sebagai berikut :
1.
Kepala Cabang ( Branch Manager ) adalah bertugas memimpin dan membina
para bawahannya dan bertanggung jawab atas semua yang terjadi didalam
menjalankan perusahaan untuk cabang medan dan mempunyai tanggung jawab
terhadap President Manager yang ada di kantor pusat jakarta.
2.
Kepala bagian Administrasi ( Administration Departement Head ) adalah bertugas
melaksanakan semua hal yang menyangkut administrasi cabang; mengawasi dan
mengatur keluar masuknya uang dicabang, melaksanakan tugas-tugas bidang
personalia dicabang serta mengawasi dan memenuhi kebutuhan akan peralatan
dan perlengkapan kantor. Kepala bagian administrasi ini bertanggung jawab
langsung kepada kepala bagian cabang.
3.
Kepala Bagian Penjualan ( Sales Department Head ) adalah bertugas menjual
alat-alat yang diageni oleh PT United Tractors Tbk ; membantu memberikan saransaran dan konsultasi tentang jumlah armada, model, aplikasi dan produksi alatalat berat, membantu pengusaha lemah dengan menyediakan alat-alat selesai
rekondisi dengan mutu tunggi tetapi harga ekonomis. Kepala bagian penjualan ini
bertanggung jawab langsung kepada bagian cabang.
4.
Kepala bagian suku cadang (Part Departement Head) adalah bertugas
menyediakan suku cadang (spare part) dari produk yang diagenin oleh PT.United
Tractors Tbk ; memberikan kemudahan-kemudahan kepada para pelanggan dalam
kebutuhan suku cadang (spare part), memberikan konsultasi ke job site pelanggan
untuk membantu dalam masalah pergudangan dan inventory spare
part, mengadakan kunjungan-kunjungan rutin kepada pelanggan untuk
mengetahui kebutahan dan kesulitan-kesulitan dalam suku cadang (spare
part),menunjang kegiatan bagian pelayanan (service departement), kepala bagian
suku cadang bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang.
5.
Kepala bagian servis (service departemant head) adalah bertugas
melaksanakan after sales service pada alat-alat berat yang dijual oleh bagian
penjualan ; memberikan jasa-jasa perbaikan alat-alat berat
diworkshop ataupun di job site, memberikan petunjuk dan saran-saran tentang
cara-cara perawatan, operasi alat-alat barat kepada pelanggan, melaksanakan
program-program yang menunjang operasi alat-alat berat pelanggan, menunjang
kegiatan bagian penjualan dan bagian suku cadang(spare part),kepala bagian
servis bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang.
6.
Site Operation Head ( SOH ) bertugas menanda-tanganin invoce.faktur pajak dan
SPB jika PDH/ADH berhalangan dan memastikan tugas PDH,ADH, COP dan kasir
bejalan sesuai aturan dan tanggung jawab wewenang mereka.
7.
Customer Order Processor (COP) bertugas melaksanakan proses di SAP untuk
transaksi tunai, memastikan bahwa pelanggan membawa order pembelian yang
ditandatangani berwenang di perusahaan pelanggan,menyerahkan suku cadang
kepada pelanggan setelah pembayaran diterima kasir dengan penerbitan bukti
posting SAP oleh kasir dan telah dihubungkan cap “LUNAS”.
8.
Kasir bertugas memproses pembayaran di SAP pada hari yang sama dengan
tanggal penerimaan, menerbitkan bukti posting SAP setelah pembayaran dari
pelanggan diterima.
3.3 Visi Dan Misi perusahaan
a. Visi Perusahaan
Visi PT. United Tractors Tbk adalah menjadi distributor alat berat terkemuka di
wilayah regional yang berfokus kepada pelanggan serta mewujudkan prinsip the
lowest life time cost per total autput melalui upaya kolaboratif dan segi produk maupun
jasa purnal jual.
b. Misi Perusahaan
Misi PT United Tractors Tbk yaitu menjadi perusahaan yang:
1.
Men-transformasi pelanggan dengan manfaatkan pemahaman yang utuh melalui
interaksi berkelanjutan.
2.
Menciptakan peluang bagi insan perusahaan untuk dapat meningkatkan status
sosial dan aktualisasi diri melalui kinerjanya.
3.
Menghasilkan nilai tambah yang berkelanjutan bagi para pemegang saham.
4.
Memberi sumbangan yang bermakna bagi kesejahteraan bangsa.