Prosedur pelaksanaan tamu check-in dan check-out pada kantor depan hotel madani medan
1
PROSEDUR PELAKSANAAN TAMU CHECK - IN DAN
CHECK -OUT PADA KANTOR DEPAN HOTEL MADANI MEDAN
KERTAS KARYA
OLEH
CHAIRINA ELFANI DAMANIK
122204082
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
2
3
ABSTRAK
Perhotelan merupakan bagian dari pendukung kegiatan usaha yang memiliki
peran penting, yaitu menyediakan akomodasi penginapan,makan dan minum serta
jasa-jasa lainnya. Front office Hotel Madani Medan harus bersikap sopan santundan
ramah dalam penanganan penerimaan keberangkatan tamu individual dan rombongan
yang datang melalui reservasi maupun datang secara langsung ke hotel. Bagian dalam
kantor depan yang pertama sekali menyambut tamu dan memberikan salam kepada
tamu, memberikan atau mengeluarkan kunci kepada tamu, kantor depan hotel yang
letaknya di bagian depan tepatnya tidak begitu jauh dari pintu depan hotel atau lobby
hotel. Proses check-in dan check-out sebagai salah satu yang dikelola di kantor depan
hotel madani medan. Proses check-in dan check-out merupakan suatu proses yang
dilalui ketika tamu hendak menginap di hotel maupun ketika tamu meninggalkan
hotel.
Keywords : front office,check-in,check-out
i
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT atas
ridho dan karunia-Nya penulis dapat meneyelesaikan dan menyusun kertas karya
yang berjudul “Prosedur pelaksanaan tamu check-in dan check-out pada kantor
depan hotel madani medan”
kertas karya ini sebagai salah satu syarat untuk
menyelesaikan studi pada program diploma III pariwisata khususnya Bidang keahlian
perhotelan di Fakulta Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan kertas
karya ini. Oleh karena itu, Penulis mengahrapkan saran dan masukan yang bersifat
membangun demi kesempurnaan kertas karya ini. Semoga kertas karya ini dapat
bermanfaat bagi penuli dan para pembaca.
Pada kesempatan ini,
penulis mengucapkan terima kasih dan
penghargaan kepada :
1. Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara , Dr. Syahron
Lubis, M.A beserta jajarannya.
2. Ketua Program Studi D-III Pariwisata, Arwina Sufika S.E.,M.si.
3. Koordinator Bidang Keahlian Perhotelan , Muadi Suratmo S.E.,M.si.
4. Koko Sujatmoko,S.E., M.si , Selaku dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan bimbingan serta arahan dalam penyelesaikan kertas karya ini.
5. Drs. Gustanto, M.Hum , Selaku dosen pembaca yang telah memperhatikan
penulisan dan memberikan masukan kepada penulis dalam kertas karya ini.
ii
6. Seluruh Dosen D-III pariwisata universitas sumatera utara yang telah
memberikan ilmu kepada penulis sejak awal perkuliahan hingga penulis
dapat menyelesaikan perkuliahan.
7. Seluruh staff karyawan Front Office Departemen Hotel Madani Medan
yang telah membantu penuli dalam melaksanakan kegiatan PKL (Praktik
Kerja Lapangan).
8. Penulis persembahkan terima kasih sebesar-besarnya kepada orangtua saya,
Ayahnda Zulfanda P. Damanik S.H, SpN dan Ibunda Nur Ellysma T.
Wahyuni S.H yang telah banyak memberikan materi,kasih sayang,doa dan
bimbingannya yang diberikan kepada sejak penulis kecil hingga akhirnya
penulis menyelesaikan perkuliahan ini.
9. Eyangkung, Eyangputri,Opung doli dan Opung boru penulis, Alm. H. DR.
Rm. Soestyo , Almh. Hj. Ellyna Nur , H.M. Aman Damanik dan Hj. N.R.
Siregar yang dari awalbeliau telah mendukung dan memotivasi hingga
akhirnya penulis menyelesaikan kertas karya ini.
10. Rekan Terdekat Indra Amri S.T yang telah banyak memberikan ide-ide
serta selalu mendukung, memberikan motivasi dalam penyelesaian kertas
karya ini.
11. Kepada teman semasa Praktik Kerja Lapangan di Hotel Madani Medan
Hanifatul Jannah,Suparningsih Dan Sri rezeki A.
12. Kepada teman-teman perhotelan stambuk 2012 Fitria Melfrinda, Nada
Khumairah, Syafithry Hasibuan,Ayomi G. Tambunan, Jenny Gultom, Putri
iii
13. Febrisa dan teman-teman yang tidak dapat penulis sebutkan,atas bantuan
serta dukungannya dalam penulisan kertas karya ini.
Akhirnya denga segala kerendahan hati, penulis berharap semoga Allah
SWT. Membalas semua kebaikan yang telah diberikan oleh semua pihak yang turut
membantu sehingga Kertas Karya ini dapat selesai
Medan, September 2015
Penulis
Chairina Elfani Damanik
122204082
iv
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK.......................................................................................
i
KATA PENGANTAR ...................................................................
ii
DAFTAR ISI ..................................................................................
v
BAB I : PENDAHULUAN
1.1. Alasan Pemilihan Judul ...........................................................
1
1.2. Batasan Masalah ......................................................................
3
1.3. Tujuan Penulisan .....................................................................
3
1.4. Metode Penelitian .....................................................................
4
1.5. Sistematika Penulisan ...............................................................
4
BAB II : URAIAN TEORITIS
2.1. Pengertian Front Office ...........................................................
6
2.2. Fungsi Kantor Depan Hotel .....................................................
7
2.3. Peran Kantor Depan Hotel ........................................................
10
2.4. Pengertian Check-in .................................................................
11
2.5. Pengertian Check-out ...............................................................
12
2.6. Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis .................................
13
2.7. Syarat-Syarat Resepsionis .......................................................
14
v
2.8. Hubungan Kerja antar Front Office Departement dengan
Departement yang lain ...........................................................
15
2.8.1. Front OfficeDepartementdengan Housekeeping
Departement .............................................................................
15
2.8.2. Front OfficeDepartementdengan Food & Beverage
Departement ............................................................................. 15
2.8.3. Front OfficeDepartementdengan Engineering &
MaintenanceDepartement ......................................................
16
2.8.4. Front OfficeDepartementdengan Accounting
Departement ........................................................................... 16
2.8.5. Front OfficeDepartementdenganSales&
Marketing Departement.............................................. 17
BAB III : TINJAUAN UMUM PELAKSANAAAN PKL DI FRONT
OFFICE DEPARTEMENT DI HOTEL MADANI MEDAN
3.1. Sejarah Hotel Madani Medan ..................................................
18
3.2. Profil Hotel Madani Medan .....................................................
19
3.3. Visi dan Misi Hotel Madani Medan ........................................
19
3.4. Klasifikasi Hotel ......................................................................
20
3.4.1 Berdasarkan Komponen HargaKamar ..........................
20
3.4.2 Size (Berdasarkan Ukuran Besar Kamar) ......................
20
3.4.3 Berdasarkan Lokasi .......................................................
21
3.4.4 Berdasarkan Lamanya Buka..........................................
21
vi
3.4.5 Berdasarkan Kelas .........................................................
21
3.4.6 Berdasarkan Fasilitasdan Tingkat Pelayanan ................
21
3.5. Fasilitas Yang dimiliki Hotel Madani Medan .........................
22
3.6. StrukturOrganisasiFront office Department di Hotel Madani
Medan .......................................................................................
27
BABIV : PROSEDUR PELAKSANAAN TAMU CHECK-IN
DAN CHECK-OUT PADA KANTOR DEPAN HOTEL
MADANI MEDAN
4.1. Fungsi dan Peran Kantor Depan Hotel ....................................
28
4.1.1 Fungsi Kantor Depan Hotel........................................
28
4.1.2 Peran Kantor Depan Hotel..........................................
28
4.2. Prosedur Check-in Tamu Perorangan .....................................
31
4.3. Prosedur Tamu Check-in Tamu Rombongan ..........................
32
4.4. Prosedur Tamu Check-out .......................................................
34
4.5. Prosedur Kerjasama Front Office dengan Bagian Lain ...........
35
4.5.1. Front Office Departementdengan Housekeeping
Department ...................................................................
35
4.5.2. Front OfficeDepartementdengan Food & Beverage
Department ...................................................................
35
4.5.3. Front OfficeDepartementdengan Engineering &
Maintenance Department .............................................
vii
36
4.5.4. Front Office Departementdengan Accounting
Department ...................................................................
37
4.5.5. Front Office Departementdengan Sales &Marketing
Department ...................................................................
4.6.PermasalahandanPenanganannya ..............................................
37
38
BAB V : PENUTUP
5.1. Kesimpulan ..............................................................................
39
5.2. Saran ........................................................................................
40
DAFTAR PUSTAKA
viii
PROSEDUR PELAKSANAAN TAMU CHECK - IN DAN
CHECK -OUT PADA KANTOR DEPAN HOTEL MADANI MEDAN
KERTAS KARYA
OLEH
CHAIRINA ELFANI DAMANIK
122204082
PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
2
3
ABSTRAK
Perhotelan merupakan bagian dari pendukung kegiatan usaha yang memiliki
peran penting, yaitu menyediakan akomodasi penginapan,makan dan minum serta
jasa-jasa lainnya. Front office Hotel Madani Medan harus bersikap sopan santundan
ramah dalam penanganan penerimaan keberangkatan tamu individual dan rombongan
yang datang melalui reservasi maupun datang secara langsung ke hotel. Bagian dalam
kantor depan yang pertama sekali menyambut tamu dan memberikan salam kepada
tamu, memberikan atau mengeluarkan kunci kepada tamu, kantor depan hotel yang
letaknya di bagian depan tepatnya tidak begitu jauh dari pintu depan hotel atau lobby
hotel. Proses check-in dan check-out sebagai salah satu yang dikelola di kantor depan
hotel madani medan. Proses check-in dan check-out merupakan suatu proses yang
dilalui ketika tamu hendak menginap di hotel maupun ketika tamu meninggalkan
hotel.
Keywords : front office,check-in,check-out
i
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT atas
ridho dan karunia-Nya penulis dapat meneyelesaikan dan menyusun kertas karya
yang berjudul “Prosedur pelaksanaan tamu check-in dan check-out pada kantor
depan hotel madani medan”
kertas karya ini sebagai salah satu syarat untuk
menyelesaikan studi pada program diploma III pariwisata khususnya Bidang keahlian
perhotelan di Fakulta Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan kertas
karya ini. Oleh karena itu, Penulis mengahrapkan saran dan masukan yang bersifat
membangun demi kesempurnaan kertas karya ini. Semoga kertas karya ini dapat
bermanfaat bagi penuli dan para pembaca.
Pada kesempatan ini,
penulis mengucapkan terima kasih dan
penghargaan kepada :
1. Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara , Dr. Syahron
Lubis, M.A beserta jajarannya.
2. Ketua Program Studi D-III Pariwisata, Arwina Sufika S.E.,M.si.
3. Koordinator Bidang Keahlian Perhotelan , Muadi Suratmo S.E.,M.si.
4. Koko Sujatmoko,S.E., M.si , Selaku dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan bimbingan serta arahan dalam penyelesaikan kertas karya ini.
5. Drs. Gustanto, M.Hum , Selaku dosen pembaca yang telah memperhatikan
penulisan dan memberikan masukan kepada penulis dalam kertas karya ini.
ii
6. Seluruh Dosen D-III pariwisata universitas sumatera utara yang telah
memberikan ilmu kepada penulis sejak awal perkuliahan hingga penulis
dapat menyelesaikan perkuliahan.
7. Seluruh staff karyawan Front Office Departemen Hotel Madani Medan
yang telah membantu penuli dalam melaksanakan kegiatan PKL (Praktik
Kerja Lapangan).
8. Penulis persembahkan terima kasih sebesar-besarnya kepada orangtua saya,
Ayahnda Zulfanda P. Damanik S.H, SpN dan Ibunda Nur Ellysma T.
Wahyuni S.H yang telah banyak memberikan materi,kasih sayang,doa dan
bimbingannya yang diberikan kepada sejak penulis kecil hingga akhirnya
penulis menyelesaikan perkuliahan ini.
9. Eyangkung, Eyangputri,Opung doli dan Opung boru penulis, Alm. H. DR.
Rm. Soestyo , Almh. Hj. Ellyna Nur , H.M. Aman Damanik dan Hj. N.R.
Siregar yang dari awalbeliau telah mendukung dan memotivasi hingga
akhirnya penulis menyelesaikan kertas karya ini.
10. Rekan Terdekat Indra Amri S.T yang telah banyak memberikan ide-ide
serta selalu mendukung, memberikan motivasi dalam penyelesaian kertas
karya ini.
11. Kepada teman semasa Praktik Kerja Lapangan di Hotel Madani Medan
Hanifatul Jannah,Suparningsih Dan Sri rezeki A.
12. Kepada teman-teman perhotelan stambuk 2012 Fitria Melfrinda, Nada
Khumairah, Syafithry Hasibuan,Ayomi G. Tambunan, Jenny Gultom, Putri
iii
13. Febrisa dan teman-teman yang tidak dapat penulis sebutkan,atas bantuan
serta dukungannya dalam penulisan kertas karya ini.
Akhirnya denga segala kerendahan hati, penulis berharap semoga Allah
SWT. Membalas semua kebaikan yang telah diberikan oleh semua pihak yang turut
membantu sehingga Kertas Karya ini dapat selesai
Medan, September 2015
Penulis
Chairina Elfani Damanik
122204082
iv
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK.......................................................................................
i
KATA PENGANTAR ...................................................................
ii
DAFTAR ISI ..................................................................................
v
BAB I : PENDAHULUAN
1.1. Alasan Pemilihan Judul ...........................................................
1
1.2. Batasan Masalah ......................................................................
3
1.3. Tujuan Penulisan .....................................................................
3
1.4. Metode Penelitian .....................................................................
4
1.5. Sistematika Penulisan ...............................................................
4
BAB II : URAIAN TEORITIS
2.1. Pengertian Front Office ...........................................................
6
2.2. Fungsi Kantor Depan Hotel .....................................................
7
2.3. Peran Kantor Depan Hotel ........................................................
10
2.4. Pengertian Check-in .................................................................
11
2.5. Pengertian Check-out ...............................................................
12
2.6. Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis .................................
13
2.7. Syarat-Syarat Resepsionis .......................................................
14
v
2.8. Hubungan Kerja antar Front Office Departement dengan
Departement yang lain ...........................................................
15
2.8.1. Front OfficeDepartementdengan Housekeeping
Departement .............................................................................
15
2.8.2. Front OfficeDepartementdengan Food & Beverage
Departement ............................................................................. 15
2.8.3. Front OfficeDepartementdengan Engineering &
MaintenanceDepartement ......................................................
16
2.8.4. Front OfficeDepartementdengan Accounting
Departement ........................................................................... 16
2.8.5. Front OfficeDepartementdenganSales&
Marketing Departement.............................................. 17
BAB III : TINJAUAN UMUM PELAKSANAAAN PKL DI FRONT
OFFICE DEPARTEMENT DI HOTEL MADANI MEDAN
3.1. Sejarah Hotel Madani Medan ..................................................
18
3.2. Profil Hotel Madani Medan .....................................................
19
3.3. Visi dan Misi Hotel Madani Medan ........................................
19
3.4. Klasifikasi Hotel ......................................................................
20
3.4.1 Berdasarkan Komponen HargaKamar ..........................
20
3.4.2 Size (Berdasarkan Ukuran Besar Kamar) ......................
20
3.4.3 Berdasarkan Lokasi .......................................................
21
3.4.4 Berdasarkan Lamanya Buka..........................................
21
vi
3.4.5 Berdasarkan Kelas .........................................................
21
3.4.6 Berdasarkan Fasilitasdan Tingkat Pelayanan ................
21
3.5. Fasilitas Yang dimiliki Hotel Madani Medan .........................
22
3.6. StrukturOrganisasiFront office Department di Hotel Madani
Medan .......................................................................................
27
BABIV : PROSEDUR PELAKSANAAN TAMU CHECK-IN
DAN CHECK-OUT PADA KANTOR DEPAN HOTEL
MADANI MEDAN
4.1. Fungsi dan Peran Kantor Depan Hotel ....................................
28
4.1.1 Fungsi Kantor Depan Hotel........................................
28
4.1.2 Peran Kantor Depan Hotel..........................................
28
4.2. Prosedur Check-in Tamu Perorangan .....................................
31
4.3. Prosedur Tamu Check-in Tamu Rombongan ..........................
32
4.4. Prosedur Tamu Check-out .......................................................
34
4.5. Prosedur Kerjasama Front Office dengan Bagian Lain ...........
35
4.5.1. Front Office Departementdengan Housekeeping
Department ...................................................................
35
4.5.2. Front OfficeDepartementdengan Food & Beverage
Department ...................................................................
35
4.5.3. Front OfficeDepartementdengan Engineering &
Maintenance Department .............................................
vii
36
4.5.4. Front Office Departementdengan Accounting
Department ...................................................................
37
4.5.5. Front Office Departementdengan Sales &Marketing
Department ...................................................................
4.6.PermasalahandanPenanganannya ..............................................
37
38
BAB V : PENUTUP
5.1. Kesimpulan ..............................................................................
39
5.2. Saran ........................................................................................
40
DAFTAR PUSTAKA
viii