perencanaan pesan dalam komunikasi bisni

1

BAB I
PENDAHULUAN
Keberhasilan dalam pencapaian tujuan bisnis sangat ditentukan dari bagus tidaknya
sebuah perencanaan bisnis, karena itulah pencanaan bisnis memegang peranan sangat strategis
dalam eksistensi bisnis,salah satu perencanaan dalam bisnis adalah perencanaan pesan bisnis,
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Dan dalam
penyusunan komposisi pesan bisnis harus memperhatikan cara penulisan pesan bisnis yang baik
dan benar, Proses itu sendiri terdiri dari adaptasi pesan bisnis pada kebutuhan dan harapan
audiens, kredibilitas pesan, penyusunan pesan dengan nada lugas, jelas dan padat, pemilihan kata
yang benar dan efektif, gaya kalimat yang akan mempengaruhi tekanan dalam pesan, dan yang
terakhir membuat kalimat dari tiap paragraf menjadi koheren,
Dalam adaptasi pesan bisnis pada kebutuhan dan harapan audiens, seorang komunikator
perlu melakukan analisis audiens. Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan
menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan
jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk
pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga
bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi
audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Sensitifitas audiens
harus diperhatikan dalam pembuatan pesan, sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima

dengan baik.
Kredibilitas Pesan bisnis sangat mempengaruhi persepsi audiens, kepercayaan yang
akan dibangun didasarkan pada seberapa besar anda dapat diandalkan,dan seberapa besar rasa
percaya yang dapat anda kontruksikan terhadap audiens,kepercayaan yang dibangun pada masa
lalu dan masa sekarang akan sangat berpengaruh pada kepercayaan audiens akan pesan
komunikasi bisnis anda di masa depan, kadangkala kesederhanaan yang berlebih atau kurang
percaya diri dalam menyampaikan pesan komunikasi bisnis akan mempengaruhi kredibilitas
pesan yang akan disampaikan , apabila kita yakin akan pesan yang akan disampaikan benarbenar baik maka anda harus menyampaikannya dengan penuh percaya diri, tegas, tegas dan
penuh wibawa sehingga audiens tidak ragu-ragu dalam mempercayai pada pesan yang anda
sampaikan.
Pemilihan Gaya dan Nada bahasa yang akan digunakan juga menjadi penentu dalam
penyampaian pesan bisnis, Gaya dan Nada dapat menciptakan suasana yang anda inginkan,
1

2

kehangatan nada memberikan sentuhan kepada audiens sehingga dapat menjadi kekuatan dalam
pencapaian makna yang ingin disampaikan oleh sebuah pesan, dalam konteks yang berbeda
dapat juga menciptakan variasi bahasa yang penuh dengan hasrat alamiah yang bisa ditangkap
oleh audiens.

Keberhasilan sebuah bisnis tidak terlepas dari keberhasilan dalam menjalin hubungan
anda dengan rekan bisnis anda, komunikasi yang efektif baik verbal maupun non verbal tidak
bisa tercipta dan terlaksana begitu saja, karena sedikit kesalahan dalam komunikasi bisnis maka
akan menjadi penentu kegagalan dalam bisnis anda, pesan yang disampaikan kepada rekan
bisnis kita harus benar-benar matang dalam perencanaannya sebagaimana gambaran yang
disampaikan diatas, bisnis is relationship, and relationship is the key of good networking.
Pemilihan jenis media baik sifat saluran komunikasi yang akan dipilih memiliki konteks
yang sangat berbeda, dan memiliki karakteristik yang berbeda pula, Saluran lisan memiliki
kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi
audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi,
seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur
tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat
Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat
merencanakan

dan

mengendalikan

isi

pesan.

Bentuknya

adalahsurat,

memo,

dan

proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi
baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan
bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan penulisan pesan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Tulisan pesan-pesan bisnis yang terencana dengan
baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang
perencanaan penulisan pesan-pesan bisnis .

BAB II
PEMBAHASAN

2

3

2.1

Pengertian Pesan Bisnis
Onong Effendy, menyatakan bahwa pesan adalah: “suatu komponen dalam proses

komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan seseorang dengan menggunakan lambang,
bahasa/lambang-lambang lainnya disampaikan kepada orang lain” (Effendy, 1989: 224). Pesan
secara umum ,Pesan adalah setiap pemberitahuan (pikiran dan perasaan), kata, atau komunikasi
baik secara lisan maupun tertulis yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain. Pesan bisnis
secara umum ,Pesan bisnis adalah suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim (source)
untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak tertulis, dalam penyelenggaraan
kegitan bisnis yang diterima oleh orang ataupun organisasi (receiver).
Perencanaan penulisan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis.

Proses itu sendiri terdiri dari :
1. Adaptasi Pesan pada kebutuhan dan harapan audiens
2. Membentuk kredibilitas
3. Nada dan Gaya pesan bisnis
4. Pemilihan kata yang benar dan efektif
5. Gaya kalimat pesan bisnis
6. Paragraf yang koheren.
2.1.1 Adaptasi Pesan pada Kebutuhan dan Harapan Audiens
Hubungan yang baik dengan audiens anda sangat penting untuk menjalin komunikasi
yang efektif, pesan yang akan anda buat harus dapat menawarkan suatu yang berharga dan
menarik bagi audiens, dengan mengadaptasi komunikasi anda pada kebutuhan dan harapan
audiens maka pesan anda akan memberikan memuaskan audiens anda dan meningkatkan
peluang pesan anda untuk berhasil,Ada beberapa yang perlu diperhatikan :
1. Menggunakan Sikap “Anda”
Sensitivitas audiens juga harus diperhatikan dalam penulisan pesan bisnis anda, dengan
cara

mengadopsi

sikap

“anda”

yaitu

:

sikap

berbicara

dan

menulis

dengan

istilah,minat,harapan,preferensi yang diinginkan audiens misalkan, gunakan kata “Anda” dan
“milik anda” sebagai ganti kata “saya,kami/kita” dan “milik saya,milik kami/kita” karena
penggunanaan kata “saya/kita” dalam pesan anda mempunyai kesan mementingkan diri sendiri

dan perusahaan anda dan tidak berminat pada audiens, tetapi penggunanaan kata ”anda”
membutuhkan kejelian karena apabila berlebihan maka kalimat yang digunakan terkesan kaku
dan terlalu antusias atau dibuat-buat, terutama jika dengan menggunakannya akan terdengar
3

4

otoriter atau terlalu menuduh, misalnya, kata “anda gagal mengirimkan pesanan kepada
pelanggan tepat waktu” untuk meminimalkan rasa sakit hati dapat digunakan kata pengganti
sebagai berikut “Pelanggan tidak menerima pesanan tepat waktu, mari kita cari system lain
yang dapat memastikan pengiriman tepat waktu”
2. Mempertahankan Standar Etiket
Untuk menunjukkan etiket dalam pesan bisnis kita sangatlah penting untuk mendapatkan
perhatian dan rasa hormat dari audiens,Walaupun anda mungkin tergoda untuk berkata terus
terang

kadangkala

diperlukan

untuk

memikirkannya

secara

matang

untuk

dapat

mengekspresikan fakta ke perilaku yang baik sehinggakemampuan anda dalam berdiplomasi
dengan mengendalikan emosi dapat menciptakan komunikasi yang baik dan sopan.misalnya,kata
“Lagi-lagi,anda membuat situs web ini rusak karena kemampuan pemograman anda yang tidak
kompeten” pesan tersebut dapat diganti dengan “Mari periksa kembali update situs yang
terakhir sehingga kita dapat mengetahui cara memperbaiki proses tersebut”.
Dalam konteks yang berbeda membutuhkan lebih banyak diplomasi dalam pesan yang
akan disampaikan, misalkan ketika berkomunikasi dengan orang yang mempunyai kedudukan
yang lebih tinggi atau dengan orang diluar perusahaan maka sikap bijaksana sangat diperlukan

dalam penulisan pesan, karena penulisan pesan yang menyinggung orang lain tidak dapat
langsung mendapatkan feedback dari komunikan untuk langsung memperbaiki pesan anda.
3. Menekankan sisi positif
Ada perbedaan besar antara menyampaikan pesan negative dan menjadi negative, pada
saat menghadapi situasi yang berpotensi negative, carilah cara untuk mengurangi pukulan atau
menekankan aspek positif pada situasi tersebut sehingga anda dapat mengomunikasikan berita
negative tanpa menjadi negative. Misalnya ketika renovasi gedung pada kantor pelayanan
perijinan , kata “kami minta maaf atas ketidaknyamanan anda selama waktu renovasi” diganti
dengan kata”Renovasi yang saat ini berlangsungakan membantu kami melayani anda dengan
lebih baik”
Dalam membujuk audiens agar membeli produk,membayar tagihan atau melakukan
pelayanan untuk anda maka

tekankan manfaatnya bagi mereka,jangan memfokuskan pada

kepentingan anda tetapi pada kepentingan audiens sehingga audiens dapat merespon secara
positif misalnya, kata “Kami akan memberitahu tiga agen pelaporan kartu kredit jika anda tidak
membayar denda dalam jangka waktu 10 hari” diganti dengan kata ”Membayar denda dalam
jangka waktu 10 hari akan mencegah catatan negative pada record kartu kredit anda”.

4

5

Bahasa yang lembut tidak akan mengubah fakta, tetapi bahasa tersebut akan membuat
fakta tersebut dapat lebih diterima,sehingga hindari kata-kata berkonotasi negative, sebagai
gantinya gunakan eufemisme yang penuh arti misalnya, “barang murahan” diganti dengan
“barang ekonomis”, “palsu” diganti dengan “imitasi”.
4. Menggunakan bahasa yang bebas bias
Bahasa bebas bias menghindari penggunaan kata-kata dan frasa yang menggolongkan
dan menodai orang lain secara tidak adil dan bahkan secara tidak etis dengan cara
dihubungkan dengan gender,ras,etnik,umur atau kecacatan, komunikator yang baik
berusaha sebaik mungkin untuk mengubah bahasa yang bias, misalnya :
a. Bias Gender (Businessman menjadi business manager)
b. Bias Ras/etnik (Abraham Samad adalah orang Makasar yang luar biasa tegas.
Menjadi Abraham Samad orangnya tegas)
c. Bias Umur ( Prof. Karamoy, 56 tahun baru saja mendapatkan penghargaan
Gurubesar menjadi Prof Karamoy baru saja mendapatkan gelar guru besar)
d. Bias Cacat ( Pekerja yang pincang menghadapi banyak hambatan di tempat kerja,
menjadi Pekerja yang memiliki keterbatasan fisik menghadapi banyak hambatan di

tempat kerja).

2.1.2. Membangun Kredibilitas
Kredibilitas anda mempengaruhi respon audiens pada setiap pesan anda, untuk
membangun kredibilitas dengan audiens harus mempertimbangkan Sembilan karakteristik
berikut ini :
1. Kejujuran
Menunjukkan kejujuran dan integritas akan mendapatkan penghormatan dari audiens
anda.
2. Objektivitas
Menunjukkan objektivitas dalam melihat situasi tanpa melibatkan perasaaan,
3. Kesadaran akan kebutuhan audiens
Membawa audiens untuk tahu bahwa anda memahami apa yang penting bagi mereka
4. Kepercayaan, Ilmu Pengetahuan, dan Keahlian.

5

6

Memperlihatkan simbol pendidikan anda, sertifikat professional, pelatihan khusus,
kesuksesan dimasa lalu, atau bukti riset anda untuk mendukung dan memperkuat
pesan anda.
5. Dukungan
Menggunakan bantuan seseorang yang dekat dan dipercaya oleh audiens sebagai
dukungan anda.
6. Kinerja
Audiens perlu mengetahui seberapa bagus kinerja anda dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan.
7. Kepercayaan Diri
Anda dapat menyatakan pesan secara percaya diri, tanpa terdengar sombong atau
arogan.
8. Gaya Komunikasi
Dukung pendapat anda dengan bukti, bukan istilah-istilah kosong seperti
mengagumkan,luar biasa,bukan main,sensasional,
9. Ketulusan
Tunjukkan ketulusan dalam pesan anda, jangan terlalu hiperbolis.
2.1.3. Nada dan Gaya Pesan Bisnis
Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai Nada tertentu atau kesan
secara keseluruhan.sebagian besar pesan bisnis bertujuan menggunakan gaya percakapan yang
lebih hangat, dan memiliki sentuhan hasrat alamiah tetapi masih terkesan bisnis.
Pemilihan kalimat aktif atau pasif menjadi hal penting dalam pesan bisnis, karena kalimat
aktif biasanya lebih kuat dibandingkan kalimat pasif, karena kalimat aktif menghasilkan kalimat
yang lebih pendek dan kuat, lebih bersemangat, padat dan mudah dipahami, akan tetapi konteks
yang berbeda pemilihan kalimat pasif bisa menjadi lebih efektif misalnya untuk
menghaluskanberita buruk, untuk menempatkan diri anda ke latar belakang atau meciptakan
nada tak pribadi, misalnya, kata, “barang yang dikembalikan lebih dari 90 hari tidak memenuhi
syarat pengembalian barang” lebih halus daripada kalimat aktif “ Anda tidak bisa
mengembalikan produk lebih dari 90 hari”.

2.1.4. Pemilihan kata yang benar dan efektif

6

7

Penggunaan tata bahasa meningkatkan citra anda dan efektifitas adalah pertimbangan
kedua ketika memilih kat-kata, penggunaan kata-kata fungsional(kata sambung,kata depan,kata
sandang,dan kata ganti) menyatakan hubungan diantara kata-kata isi ( katabenda, kata kerja, kata
sifat dan kata keterangan).
Kata-kata

isi

memiliki

arti

denotasi

(eksplisit,spesifik)

dan

arti

konotasi

(implicit,asosiatif), semakin abstrak suatu kata, semakin jauh kata tersebut dari dunia benda
objektif dan berwujud yang dapat dirasakan oleh panca indera, dalam komunikasi bisnis
gunakan istilah konkret dan spesifik dan gunakan abstraksi hanya ketika diperlukan.
Dengan melatih kemampuan anda menulis pesan bisnis, maka anda akan dilatih dengan
cermat untuk menemukan kata-kata yang paling kuat dalam setiap situasi, hindari kata klise
dalam tulisan anda dan gunakan jargon hanya ketika audiens sangat kenal dengan jargon
tersebut, gunakan kata yang kuat dan telah dikenal.misalnya, “pebisnis yang kaya raya” diganti
dengan ”taipan” , kata “pemilik wewenang”diganti dengan “yang bertanggungjawab”.

2.1.5 Gaya Kalimat Pesan Bisnis
Kalimat dapat dibagi kedalam empat bentuk dasar : sederhana,majemuk,kompleks, dan
majemuk kompleks ,menulis menjadi lebih efektif bila menyeimbangkan penggunaan keempat
jenis kalimat tersebut, berilah tekanan pada bagian kalimat dengan :
 Memberi lebih banyak kata pada bagian tersebut;
 Meletakkan bagian kalimat tersebut pada awal atau akhir kalimat
 Membuat bagian kalimat tersebut menjadi subjek kalimat
Misalnya,

Untuk menekankan pentingnya ketua, anda dapat menjelaskan lebih banyak mengenai orang
tersebut,
Ketua dewan komisaris, yang mempunyai banyak pengalaman dalam perjuangan pengambilalihan
perusahaan, melakukan pemungutan suara para pemegang saham.

2.1.6 Menciptakan paragraph yang menyatu dan koheren
Kesatuan dan koherensi sangat tergantung pada bagaimana cara anda menyusun
paragraph, lima teknik menyusun paragraph yang biasa digunakan adalah :
7

8

1. Ilustrasi
Memberi contoh yang menyajikan ide umum
2. Perbandingan atau kontras
Menggunakan kesamaan atau perbedaan untuk mengembangakan topic.
3. Sebab dan akibat
Berfokus pada alas an sesuatu.
4. Klasifikasi
Menunjukkan bagaimana ide umum dipecah ke kategori-kategori spesifik.
5. Masalah dan solusi
Menyajikan masalah dan kemudian mendiskusikan solusinya.

8