Sistem Informasi Akuntansi Keuangan Peru
Sistem Informasi Akuntansi Keuangan Perusahaan Jasa Outsourcing
Studi Kasus : PT.Cakrawala Matra Indonesia
Vivi Fitriana, Yohana Dewi Lulu W. S.Si., M.T., Heri Ribut Yuliantoro S.E.Ak
Sistem Informasi, Komputer, Politeknik Caltex Riau, 28265
[email protected], [email protected], [email protected]
Abstrak
PT.Cakrawala Matra Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa outsourcing.
Setiap perusahaan tentunya memiliki catatan dan laporan atas transaksi yang dilakukan, sehingga diperlukan
sebuah sistem yang dapat merangkum dan menghitung seluruh pencatatan tersebut. Proyek akhir ini
menyajikan sebuah Sistem Informasi Akuntansi Keuangan berbasis desktop, sehingga dapat membantu
perusahaan dalam menghasilkan laporan keuangannya. Staf keuangan akan mengolah data-data transaksi
yang ada, dan kemudian akan ditampilkan dalam bentuk laporan keuangan yang bisa dilihat oleh Admin.
Sistem ini dibangun menggunakan VB.NET sebagai bahasa pemrogramannya dan Microsoft SQL Server
2005 sebagai basisdatanya. Sistem ini dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi jika
menggunakan sistem pencatatan manual, dan tentunya dapat membantu pihak perusahaan untuk
menghasilkan laporan keuangannya.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Laporan Keuangan, VB.NET, Microsoft SQL Server 2005,
Outsourcing.
1.
Pendahuluan
Teknologi
informasi
yang
semakin
berkembang saat ini tentunya sangat membantu kita
dalam mendapatkan dan mengolah sebuah
informasi, terlebih lagi dalam dunia pekerjaan.
Penggunaan sistem berbasis komputer dalam
bidang keuangan mungkin sudah tidak asing lagi
dalam sebuah perusahaan/badan usaha, karena
keuangan merupakan faktor yang sangat
mempengaruhi tumbuh kembangnya sebuah
perusahaan. Outsourcing atau alih daya merupakan
proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja
dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar
perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan
induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi
lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu.
Biasanya outsourcing diterapkan pada perusahaan
jasa, yang kegiatan usahanya ditujukan untuk
memperoleh
pendapatan/penghasilan
melalui
pelayanan jasa-jasa tertentu, berbeda dengan
perusahaan dagang yang memperoleh pendapatan
dengan menjual produk kepada konsumen.
PT. Cakrawala Matra Indonesia adalah
perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa
outsourcing. Tentunya setiap perusahaan memiliki
catatan dan laporan atas transaksi yang dilakukan,
sehingga diperlukan sebuah sistem yang dapat
merangkum dan menghitung seluruh pencatatan
tersebut. Maka dari itu penulis ingin membuat
sebuah Sistem Informasi Akuntansi Keuangan
berbasis desktop yang akan membantu perusahaan
untuk mengatur laporan keuangannya. Aplikasi ini
menggunakan bahasa pemrograman Visual
Basic.NET dan Microsoft SQL Server 2005 untuk
basis datanya.
2.
Tinjauan Pustaka
2.1 Review Penelitian Terdahulu
Sistem informasi akuntansi ini memiliki
beberapa referensi, yaitu referensi dari review
penelitian terdahulu terhadap tugas akhir oleh
angkatan sebelumnya. Tugas akhir yang menjadi
bahan penelitian terdahulu adalah “Penyusunan
Laporan Keuangan Pada Toko Mulia Petshop
Pekanbaru” yang disusun oleh Suzanna, angkatan
2004. Dalam tugas akhir tersebut memiliki
perbedaan dengan tugas akhir yang akan dibuat,
dimana pada TA sbelumnya tidak terdapat cara
otomasi terhadap penyusunan laporan keuangan
pada toko tersebut. Kemudian Toko Mulia Petshop
tersebut merupakan sebuah badan perseorangan
yang bergerak dalam bidang jual beli barang dan
jasa yang berhubungan dengan binatang peliharaan.
Sedangkan pada TA yang akan dibuat ini, memiliki
kelebihan berupa sistem otomasi pada penyusunan
laporan keuangan pada sebuah perusahaan yang
bergerak di bidang jasa outsourcing.
2.2 Konsep Dasar Akuntansi
Jika ditinjau dari dua sisi, yaitu dari kegiatan
dan dari segi informasi yang dihasilkan dapat
disimpulkan bahwa akuntansi merupakan suatu seni
mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data
keuangan untuk mendapatkan informasi yang
bersifat keuangan yang dibutuhkan sebuah
organisasi agar dapat beroperasi secara efisien.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa akuntansi
bertujuan untuk menghasilkan informasi yang
digunakan oleh pihak-pihak di dalam perusahaan
(manajemen) dan pihak di luar perusahaan
(investor, pemegang saham, klien).
2.2.1 Akun
Transaksi-transaksi yang terjadi dalam suatu
periode sangat mempengaruhi penambahan atau
pengurangan berbagai jenis aktiva, kewajiban,
modal, pendapatan dan beban. Untuk itu diperlukan
catatan tersendiri untuk menunjukkan kenaikan
maupun penurunan setiap pos laporan keuangan
yang disebut akun (account). Klasifikasi akun-akun
tersebut antara lain :
1.
2.
3.
4.
Aktiva (assets) adalah sumber daya yang
dimiliki perusahaan yang berguna pada
waktu sekarang dan waktu yang akan
datang. Sumber daya ini dapat berbentuk
fisik ataupun hak yang mempunyai nilai
ekonomis. Contoh aktiva yaitu: kas(uang
tunai), piutang usaha, perlengkapan, beban
dibayar di muka, asuransi, peralatan, tanah,
dan hak paten.
Kewajiban (liabilities) adalah utang
kepada pihak luar (kreditor). Contoh
kewajiban yaitu: utang usaha, wesel bayar,
dan utang upah. Pembayaran kas yang
diterima sebelum jasa diberikan kepada
pembeli
mengakibatkan
terjadinya
kewajiban kepada pembeli. Komitmen
terhadap pembeli ini sering disebut
pendapatan diterima di muka (unearned
revenue).
Ekuitas atau modal pemilik (owner
equity) adalah hak pemilik terhadap aktiva
bisnis. Akun yang menunjukkan kekayaan
pemilik adalah akun modal. Akun
penarikan (prive) menunjukkan penarikan
modal yang dilakukan pemilik untuk
kepentingan pribadi.
Pendapatan (revenue) adalah peningkatan
modal pemilik yang diakibatkan oleh proses
penjualan barang atau jasa kepada pembeli.
Akuntansi membedakan antara pendapatan
yang dihasilkan dari kegiatan utama
perusahaan dan pendapatan dari luar
kegiatan utama. Pendapatan dari kegiatan
utama perusahaan disebut pendapatan
usaha. Pendapatan dari luar kegiatan utama,
misalnya sewa dan pendapatan bunga,
disebut pendapatan di luar usaha.
5.
Beban (expenses) adalah pengorbanan
ekonomis yang harus dilakukan oleh
perusahaan dalam rangka menghasilkan
pendapatan. Beban dibedakan menjadi beban
usaha dan beban lain-lain. Beban usaha adalah
biaya yang dikeluarkan dalam rangka
menjalankan kegiatan utama perusahaan.
Beban lain-lain adalah beban yang secara tidak
langsung berhubungan dengan kegiatan utama
perusahaan. (Niswonger,1999,hal.44).
Untuk tujuan penyusunan laporan keuangan,
akun-akun diatas dibedakan sebagai akun riil (real
account) dan akun nominal (nominal account).
Akun riil disajikan dalam neraca, yang terdiri dari
harta, kewajiban, dan modal. Sementara akun
nominal disajikan dalam laporan laba rugi, yang
terdiri dari akun beban dan pendapatan.
1.2.2
Jurnal
Jurnal merupakan buku harian untuk
mencatat transaksi keuangan menurut urutan
tanggal ke dalam kelompok akun debet dan akun
kredit. Jurnal disebut juga ‘book of original entry’
(buku catatan pertama), karena setiap transaksi
yang terjadi dalam perusahaan harus dicatat dahulu
dalam jurnal sebelum dibukukan dalam buku besar.
Bentuk jurnal dapat dilihat pada gambar dibawah
ini :
Gambar 2.1 Bentuk jurnal
Keterangan:
(1) Kolom tanggal digunakan untuk mencatat
tanggal, bulan, dan tahun terjadinya transaksi.
(2) Kolom akun/keterangan digunakan untuk
mencatat transaksi yang di debet dan di kredit,
disertai keterangan singkat tentang transaksi
tersebut.
(3) Kolom ref. (referensi) digunakan untuk
mencatat kode akun ketika ayat jurnal dipindahkan
ke buku besar. Sebelum dipindahkan, kolom ref.
tetap dalam keadaan kosong.
(4) Kolom debet digunakan untuk mencatat nilai
transaksi.
(5) Kolom kredit digunakan untuk mencatat nilai
transaksi.
(6) Halaman digunakan sebagai ref. pada buku
besar.
2.2.3 Buku Besar (ledger)
Buku besar adalah kumpulan akun yang
saling behubungan dan merupakan satu kesatuan
yang digunakan dalam perusahaan. Bentuk buku
besar yang dipergunakan suatu perusahaan dapat
berbeda-beda dan disesuaikan dengan kebutuhan.
Bentuk T adalah buku besar berbentuk huruf T.
Buku besar ini merupakan buku besar yang paling
sederhana dan paling banyak digunakan.
Gambar 2.2 Bentuk Buku Besar T
Proses pengelompokkan akun dari jurnal ke
buku besar disebut posting. Berikut adalah cara
melakukan posting dari Jurnal ke Buku Besar :
1. Pindahkan tanggal kejadian yang ada dalam
jurnal ke lajur tanggal pada buku besar yang
bersangkutan.
2. Pindahkan jumlah debit atau jumlah kredit
yang ada dalam jurnal ke lajur debit atau kredit
pada buku besar yang bersangkutan. Jika
menggunakan buku besar yang ada lajur
saldonya maka langsung dihitung saldonya.
3. Catat nomor kode akun ke dalam lajur
referensi sebagai tanda jumlah jurnal telah
dipindahkan ke buku besar.
Tabel 4.1 Saldo normal
Jenis
akun
Pena
mbah
an
Pengu
ranga
n
Saldo
normal
Aktiva
Debit
Kredit
Debit
Kewaji
ban
Kredit
Debit
Kredit
Modal
Kredit
Debit
Kredit
Penda
patan
Kredit
Debit
Kredit
Beban
Debit
Kredit
Debit
2.2.5 Siklus Akuntansi
Siklus akuntansi merupakan tahapan urutan
terjadinya transaksi dan peristiwa kegiatan
akuntansi dari awal sampai akhir periode akuntansi
yang bersifat terus menerus dan tidak terputus.
Siklus ini terdiri dari tahap pencatatan,
penggolongan, pengikhtisaran, dan pelaporan.
Berikut adalah gambar siklus akuntansi secara
umum :
4. Catat nomor halaman jurnal ke dalam lajur
referensi buku besar setiap pemindahbukuan
terjadi.
5. Penjelasan singkat dalam lajur "keterangan"
di jurnal, dapat dipindahkan ke lajur yang sama
di buku besar.
Gambar 2.4 Siklus akuntansi
Gambar 2.3 Proses posting
2.2.4 Saldo Normal
Jumlah kenaikan yang dicatat dalam akun
biasanya sama atau lebih besar daripada jumlah
penurunan yang tercatat dalam akun tersebut.
Karena itu, saldo normal dari semua akun
biasanya bernilai positif. Contoh: total debit
dalam aktiva biasanya akan lebih besar dari
total kredit. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada tabel dibawah ini:
2.3 Sistem Informasi Akuntansi
Informasi akuntansi/keuangan berhubungan
dengan suatu fungsi yang bertanggung jawab
terhadap arus dana ke dalam perusahaan. Dana
diperlukan untuk mendukung kegiatan pemasaran,
manufaktur dan kegiatan lainnya sehingga
pengontrolan terhadap arus dana sangat diperlukan
agar penggunannya bisa efektif. Pada dasarnya
informasi akuntansi merupakan data yang dapat
diolah sedemikian rupa, sehingga dapat dijadikan
bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Informasi memegang peran yang sangat penting
dalam suatu perusahaan untuk mengetahui kegiatan
apa yang telah terjadi di perusahaannya, melakukan
evaluasi kegiatan yang dilakukan. Apakah telah
sesuai dengan yang direncanakan dan menjamin
agar data tersebut dapat diolah secara efisien
menjadi informasi yang akurat, dapat dipercaya dan
tepat waktu sehingga dalam pengolahan data
tersebut diperlukan suatu alat yang dinamakan
sistem informasi.
Jadi Sistem Informasi Akuntansi dapat
diartikan sebagai suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah,
menganalisa dan mengkomunikasikan informasi
finansial dan pengambilan keputusan yang relevan
bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
2.5 Outsourcing
Menurut
definisi
Maurice
Greaver,
Outsourcing (Alih Daya) dipandang sebagai
tindakan
mengalihkan
beberapa
aktivitas
perusahaan dan hak pengambilan keputusannya
kepada pihak lain (outside provider), dimana
tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama.
Secara umum outsourcing merupakan proses
pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari
perusahaan induk ke perusahaan lain diluar
perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan
induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi
lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu.
3.
Perancangan
3.1 DFD
lap_neraca
lap_labarugi
lap_aruskas
3.2 Flowchart
3
Admin
Admin
data_akun
Pengolahan
Data Akun
2. Pengolahan Data Akun
Proses ini sepenuhnya dilakukan oleh admin,
seperti menambah akun dan mengubah akun yang
ada dengan mengolah data akun.
3. Edit Jurnal
Edit jurnal dilakukan oleh staf keuangan,
data berasal dari akun-akun yang telah dibuat oleh
admin sebelumnya. Data yang diolah yaitu data
jurnal, kemudian data yang telah dirubah dapat
dilihat oleh staf keuangan.
4. Input Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas
Saat staf keuangan melakukan input
transaksi penerimaan kas, maka data kas masuk
akan dicatat dalam jurnal yang kemudian akan
diposting dalam buku besar. Begitu juga saat
melakukan input transaksi pengeluaran kas, data
akan dicatat kemudian akan diposting dalam buku
besar.
5. Pengolahan Data Pegawai dan Data Klien
Proses ini dilakukan oleh staf dengan
mengolah data pegawai dan data klien, misalnya
menambah, merubah informasi, dan mengubah
status pegawai maupun klien.
6. Laporan
Admin dan staf dapat melihat seluruh
laporan keuangan yang ada, diantaranya Laporan
Laba Rugi, Laporan Laba Ditahan, Laporan Neraca,
dan Laporan Arus Kas.
pegawai
+
data_pegawai
data_user
klien
data_akun
data_login
6
data_klien
Pengolahan
Data Pegawai
akun
+
1
7
Pengolahan
Data klien
Login
2
+
Pengolahan
Data User
data_pegawai
data_jurnal
+
data_klien
data_login
data_login
data_user
9
Staf
Staf
Pilih Laporan
data_jurnal
4
user
Add Jurnal
data_jurnal
lap_perubahanmodal
ap_labarugi
lap_neraca
lap_aruskas
data_jurnal
5
lap_neraca
lap_labarugi
Posting
Buku Besar
data_jurnal
lap_aruskas
jurnal
Gambar 3.2 Flowchart admin
8
lap_labarugi
Pilih Akun
lap_neraca
lap_aruskas
Gambar 3.1 DFD level 1
Diagram diatas menggambarkan proses
apa saja yang terdapat dalam sistem yang
berhubungan dengan entity yang sama pada
diagram sebelumnya. Proses tersebut antara lain :
1. Pengolahan Data User
Pada saat admin dan staf keuangan
melakukan login pada sistem, maka data yang
digunakan adalah data login. Data user digunakan
admin untuk melakukan penambahan user, ubah
status user, dan melihat user yang telah terdaftar.
3.3
Entity Relational Diagram (ERD)
ket
Varchar(10)
status_peg
Varchar(3)
Atribut
no_klien
3.4 Tabel klien
Tipe data
Varchar
(10)
nama_klien
Varchar(40)
alamat_
klien
Varchar(50)
telpon_
klien
Varchar(15)
kota_ klien
Varchar(15)
status_klien
Varchar(3)
id-pegawai
Varchar
(10)
Keterangan
Primary
key
Foreign key
tabel
pegawai
3.5 Tabel jurnal
Gambar 3.10 Entity Relational Diagram
3.4 Tabel Database
3.1 Tabel user
Atribut
Tipe data
Keterangan
Id_jurnal
Integer (5)
Primary key
tanggal
Datetime
Tipe data
Keterangan
debit
Varchar(10)
user_id
Varchar (10)
Primary
key
kredit
Varchar(10)
ket
Varchar(15)
nama_user
Varchar(40)
no_akun
Varchar(5)
pass
Varchar(10)
status_user
Varchar(3)
hak_akses
Varchar(10)
Atribut
3.2 Tabel akun
Atribut
Tipe data
Keterangan
no_akun
Varchar (5)
Primary
key
nama_akun
Varchar(20)
saldo
Varchar(10)
3.3 Tabel pegawai
Atribut
Tipe data
Keteran
gan
Id_pegawai
Varchar (10)
Primary
key
nama_pegawai
Varchar(40)
alamat_pegaw
ai
Varchar(50)
no_telpon
Varchar(15)
Foreign key
tabel akun
4 Pengujian Dan Analisa
Dilakukan analisa sistem agar sistem dapat
berjalan sesuai tujuan dan memperoleh manfaat
yang maksimal. Adapun metode yang digunakan
untuk menganalisa sistem ini adalah melalui
kuisioner. Data yang diambil berdasarkan lembar
kuisioner yang diisi langsung oleh koresponden
(dalam hal ini adalah karyawan dari PT.Cakrawala
Matra Indonesia) yang sebelumnya telah melihat
dan menguji fasilitas yang ada pada aplikasi Sistem
Informasi Akuntansi Keuangan Perusahaan Jasa
Outsourcing ini. Jumlah koresponden yang telah
mengisi kuesioner ini adalah sebanyak 3 orang
koresponden yang merupakan karyawan dan
pemilik dari PT.Cakrawala Matra Indonesia
Adapun hasil analisa yang didapat setelah
diadakan kuesioner adalah:
1. Dari 3 orang koresponden, 2 orang diantaranya
menyatakan pemahaman mengenai ilmu
akuntansi mereka baik, sehingga tidak terlalu
mengalami kesulitan dalam menggunakan
aplikasi ini.
2. Dari 3 orang koresponden, 2 orang diantaranya
menyatakan sistem ini baik dalam membantu
3.
4.
5.
6.
pekerjaan mereka, sehingga tujuan dari
pembuatan sistem ini tercapai yaitu untuk
menyediakan suatu informasi akuntansi bagi
pihak internal perusahaan.
Dari 3 orang koresponden, 67% responden atau
2 orang diantaranya menyatakan sistem ini
sangat baik dalam mempengaruhi kinerja
perusahaan.
Dari 3 orang koresponden, 2 orang diantaranya
menyatakan mendapatkan kemudahan setelah
menggunakan sistem ini, dan 1 orang
memberikan nilai 1 atau cukup untuk
kemudahan
yang
didapatkan
setelah
menggunakan sistem ini.
Dari 3 orang koresponden, 2 orang diantaranya
menyatakan bahwa tingkat akurasi perhitungan
keuangan menggunakan sistem baik jika
dibandingkan dengan secara manual. Sehingga
manfaat pembuatan sistem ini yaitu untuk
memperbaiki informasi akuntansi yang sudah
ada secara manual, ketepatan penyajian
maupun struktur informasi telah tercapai.
Dari 3 orang koresponden, 2 orang diantaranya
menyatakan cukup untuk kelengkapan
informasi pada sistem ini dan 1 orang menilai
baik. Hal ini berarti dapat dilakukan
penambahan informasi-informasi yang terdapat
di dalam sistem ini untuk kemajuan sistem.
Dari data-data di atas, Sistem Informasi
Akuntansi ini dianggap memberikan manfaat yang
baik dibandingkan dengan sistem pencatatan
manual yang digunakan sebelumnya. PT.Cakrawala
Matra Indonesia yang sebelumnya belum memiliki
laporan keuangan secara terstruktur, kini dapat
menggunakan sistem untuk menghasilkan laporan
keuangan untuk perusahaan. Aplikasi ini dapat
mempercepat proses perhitungan laporan keuangan
dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pelaporan.
5
Kesimpulan
Setelah melakukan analisa, perancangan
dan implementasi pada aplikasi Sistem
Informasi Akuntansi Keuangan Peruasahaan
Jasa Outsourcing, dapat disimpulkan bahwa:
1.
2.
Aplikasi ini dirancang untuk membantu
PT.Cakrawala Matra Indonesia dalam
pencatatan transaksi keuangan.
Aplikasi ini membantu PT.Cakrawala
Matra Indonesia untuk dapat mengatur
kegiatan keuangan yang berhubungan
dengan perusahaan dan menghasilkannya
dalam bentuk laporan keuangan.
Daftar Pustaka:
Fees, Niswonger, Reeve, Warren. (1999). Prinsipprinsip Akuntansi. Jakarta: Erlangga.
Komunitas dan Perpustakaan Online Indonesia. (4
Mei 2006). Pengertian dan Penjelasan Dasar
Akuntansi - Definisi, Arti, Fungsi dan Kegunaan Belajar Ilmu Akutansi / Accounting. Diambil 10
Januari
2011
dari
http://organisasi.org/pengertian_dan_penjelasan_da
sar_akuntansi_definisi_arti_fungsi_dan_kegunaan_
belajar_ilmu_akutansi_accounting
Komunitas dan Perpustakaan Online Indonesia. (6
Oktober 2007). Proses Akuntansi Dasar. Diambil
14 Januari 2011 dari http://organisasi.org/prosesakuntansi-dasar-klarifikasi-pencatatan-merangkuminterpretasi-dan-pelaporan-pengetahuan-dasarakutansi
Mackenzie, Duncan dan Kent Sharkey. (2004).
Belajar Sendiri dalam 21 Hari Visual Basic.NET.
Yogyakarta: Andi.
Mitra Kerja. (24 Agustus 2010). Definisi
Outsourcing. Diambil 15 Januari 2011
darihttp://www.mitra-kerja.com/seputaroutsourcing-14/definisi-outsourcing-55/
Ramadhan, Arief. (2007). 36 Jam Belajar
Komputer : Visual Basic 2005. Jakarta : PT.Elex
Media Komputindo.
Robi’in, Bambang. (2004). Manajemen dan
Administrasi Database dengan SQL Server 2000.
Yogyakarta: Andi.
S, Alam. (2004). Akuntansi SMA untuk Kelas XI.
Jakarta: Esis.
S.R.,Soemarso. (1999). Akuntansi Suatu Pengantar:
Edisi Keempat. Jakarta: PT.Rineka Cipta.
Widjajanto, Nugroho.(2001). Sistem Informasi
Akuntansi.Jakarta:Erlangga.
Studi Kasus : PT.Cakrawala Matra Indonesia
Vivi Fitriana, Yohana Dewi Lulu W. S.Si., M.T., Heri Ribut Yuliantoro S.E.Ak
Sistem Informasi, Komputer, Politeknik Caltex Riau, 28265
[email protected], [email protected], [email protected]
Abstrak
PT.Cakrawala Matra Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa outsourcing.
Setiap perusahaan tentunya memiliki catatan dan laporan atas transaksi yang dilakukan, sehingga diperlukan
sebuah sistem yang dapat merangkum dan menghitung seluruh pencatatan tersebut. Proyek akhir ini
menyajikan sebuah Sistem Informasi Akuntansi Keuangan berbasis desktop, sehingga dapat membantu
perusahaan dalam menghasilkan laporan keuangannya. Staf keuangan akan mengolah data-data transaksi
yang ada, dan kemudian akan ditampilkan dalam bentuk laporan keuangan yang bisa dilihat oleh Admin.
Sistem ini dibangun menggunakan VB.NET sebagai bahasa pemrogramannya dan Microsoft SQL Server
2005 sebagai basisdatanya. Sistem ini dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi jika
menggunakan sistem pencatatan manual, dan tentunya dapat membantu pihak perusahaan untuk
menghasilkan laporan keuangannya.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Laporan Keuangan, VB.NET, Microsoft SQL Server 2005,
Outsourcing.
1.
Pendahuluan
Teknologi
informasi
yang
semakin
berkembang saat ini tentunya sangat membantu kita
dalam mendapatkan dan mengolah sebuah
informasi, terlebih lagi dalam dunia pekerjaan.
Penggunaan sistem berbasis komputer dalam
bidang keuangan mungkin sudah tidak asing lagi
dalam sebuah perusahaan/badan usaha, karena
keuangan merupakan faktor yang sangat
mempengaruhi tumbuh kembangnya sebuah
perusahaan. Outsourcing atau alih daya merupakan
proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja
dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar
perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan
induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi
lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu.
Biasanya outsourcing diterapkan pada perusahaan
jasa, yang kegiatan usahanya ditujukan untuk
memperoleh
pendapatan/penghasilan
melalui
pelayanan jasa-jasa tertentu, berbeda dengan
perusahaan dagang yang memperoleh pendapatan
dengan menjual produk kepada konsumen.
PT. Cakrawala Matra Indonesia adalah
perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa
outsourcing. Tentunya setiap perusahaan memiliki
catatan dan laporan atas transaksi yang dilakukan,
sehingga diperlukan sebuah sistem yang dapat
merangkum dan menghitung seluruh pencatatan
tersebut. Maka dari itu penulis ingin membuat
sebuah Sistem Informasi Akuntansi Keuangan
berbasis desktop yang akan membantu perusahaan
untuk mengatur laporan keuangannya. Aplikasi ini
menggunakan bahasa pemrograman Visual
Basic.NET dan Microsoft SQL Server 2005 untuk
basis datanya.
2.
Tinjauan Pustaka
2.1 Review Penelitian Terdahulu
Sistem informasi akuntansi ini memiliki
beberapa referensi, yaitu referensi dari review
penelitian terdahulu terhadap tugas akhir oleh
angkatan sebelumnya. Tugas akhir yang menjadi
bahan penelitian terdahulu adalah “Penyusunan
Laporan Keuangan Pada Toko Mulia Petshop
Pekanbaru” yang disusun oleh Suzanna, angkatan
2004. Dalam tugas akhir tersebut memiliki
perbedaan dengan tugas akhir yang akan dibuat,
dimana pada TA sbelumnya tidak terdapat cara
otomasi terhadap penyusunan laporan keuangan
pada toko tersebut. Kemudian Toko Mulia Petshop
tersebut merupakan sebuah badan perseorangan
yang bergerak dalam bidang jual beli barang dan
jasa yang berhubungan dengan binatang peliharaan.
Sedangkan pada TA yang akan dibuat ini, memiliki
kelebihan berupa sistem otomasi pada penyusunan
laporan keuangan pada sebuah perusahaan yang
bergerak di bidang jasa outsourcing.
2.2 Konsep Dasar Akuntansi
Jika ditinjau dari dua sisi, yaitu dari kegiatan
dan dari segi informasi yang dihasilkan dapat
disimpulkan bahwa akuntansi merupakan suatu seni
mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data
keuangan untuk mendapatkan informasi yang
bersifat keuangan yang dibutuhkan sebuah
organisasi agar dapat beroperasi secara efisien.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa akuntansi
bertujuan untuk menghasilkan informasi yang
digunakan oleh pihak-pihak di dalam perusahaan
(manajemen) dan pihak di luar perusahaan
(investor, pemegang saham, klien).
2.2.1 Akun
Transaksi-transaksi yang terjadi dalam suatu
periode sangat mempengaruhi penambahan atau
pengurangan berbagai jenis aktiva, kewajiban,
modal, pendapatan dan beban. Untuk itu diperlukan
catatan tersendiri untuk menunjukkan kenaikan
maupun penurunan setiap pos laporan keuangan
yang disebut akun (account). Klasifikasi akun-akun
tersebut antara lain :
1.
2.
3.
4.
Aktiva (assets) adalah sumber daya yang
dimiliki perusahaan yang berguna pada
waktu sekarang dan waktu yang akan
datang. Sumber daya ini dapat berbentuk
fisik ataupun hak yang mempunyai nilai
ekonomis. Contoh aktiva yaitu: kas(uang
tunai), piutang usaha, perlengkapan, beban
dibayar di muka, asuransi, peralatan, tanah,
dan hak paten.
Kewajiban (liabilities) adalah utang
kepada pihak luar (kreditor). Contoh
kewajiban yaitu: utang usaha, wesel bayar,
dan utang upah. Pembayaran kas yang
diterima sebelum jasa diberikan kepada
pembeli
mengakibatkan
terjadinya
kewajiban kepada pembeli. Komitmen
terhadap pembeli ini sering disebut
pendapatan diterima di muka (unearned
revenue).
Ekuitas atau modal pemilik (owner
equity) adalah hak pemilik terhadap aktiva
bisnis. Akun yang menunjukkan kekayaan
pemilik adalah akun modal. Akun
penarikan (prive) menunjukkan penarikan
modal yang dilakukan pemilik untuk
kepentingan pribadi.
Pendapatan (revenue) adalah peningkatan
modal pemilik yang diakibatkan oleh proses
penjualan barang atau jasa kepada pembeli.
Akuntansi membedakan antara pendapatan
yang dihasilkan dari kegiatan utama
perusahaan dan pendapatan dari luar
kegiatan utama. Pendapatan dari kegiatan
utama perusahaan disebut pendapatan
usaha. Pendapatan dari luar kegiatan utama,
misalnya sewa dan pendapatan bunga,
disebut pendapatan di luar usaha.
5.
Beban (expenses) adalah pengorbanan
ekonomis yang harus dilakukan oleh
perusahaan dalam rangka menghasilkan
pendapatan. Beban dibedakan menjadi beban
usaha dan beban lain-lain. Beban usaha adalah
biaya yang dikeluarkan dalam rangka
menjalankan kegiatan utama perusahaan.
Beban lain-lain adalah beban yang secara tidak
langsung berhubungan dengan kegiatan utama
perusahaan. (Niswonger,1999,hal.44).
Untuk tujuan penyusunan laporan keuangan,
akun-akun diatas dibedakan sebagai akun riil (real
account) dan akun nominal (nominal account).
Akun riil disajikan dalam neraca, yang terdiri dari
harta, kewajiban, dan modal. Sementara akun
nominal disajikan dalam laporan laba rugi, yang
terdiri dari akun beban dan pendapatan.
1.2.2
Jurnal
Jurnal merupakan buku harian untuk
mencatat transaksi keuangan menurut urutan
tanggal ke dalam kelompok akun debet dan akun
kredit. Jurnal disebut juga ‘book of original entry’
(buku catatan pertama), karena setiap transaksi
yang terjadi dalam perusahaan harus dicatat dahulu
dalam jurnal sebelum dibukukan dalam buku besar.
Bentuk jurnal dapat dilihat pada gambar dibawah
ini :
Gambar 2.1 Bentuk jurnal
Keterangan:
(1) Kolom tanggal digunakan untuk mencatat
tanggal, bulan, dan tahun terjadinya transaksi.
(2) Kolom akun/keterangan digunakan untuk
mencatat transaksi yang di debet dan di kredit,
disertai keterangan singkat tentang transaksi
tersebut.
(3) Kolom ref. (referensi) digunakan untuk
mencatat kode akun ketika ayat jurnal dipindahkan
ke buku besar. Sebelum dipindahkan, kolom ref.
tetap dalam keadaan kosong.
(4) Kolom debet digunakan untuk mencatat nilai
transaksi.
(5) Kolom kredit digunakan untuk mencatat nilai
transaksi.
(6) Halaman digunakan sebagai ref. pada buku
besar.
2.2.3 Buku Besar (ledger)
Buku besar adalah kumpulan akun yang
saling behubungan dan merupakan satu kesatuan
yang digunakan dalam perusahaan. Bentuk buku
besar yang dipergunakan suatu perusahaan dapat
berbeda-beda dan disesuaikan dengan kebutuhan.
Bentuk T adalah buku besar berbentuk huruf T.
Buku besar ini merupakan buku besar yang paling
sederhana dan paling banyak digunakan.
Gambar 2.2 Bentuk Buku Besar T
Proses pengelompokkan akun dari jurnal ke
buku besar disebut posting. Berikut adalah cara
melakukan posting dari Jurnal ke Buku Besar :
1. Pindahkan tanggal kejadian yang ada dalam
jurnal ke lajur tanggal pada buku besar yang
bersangkutan.
2. Pindahkan jumlah debit atau jumlah kredit
yang ada dalam jurnal ke lajur debit atau kredit
pada buku besar yang bersangkutan. Jika
menggunakan buku besar yang ada lajur
saldonya maka langsung dihitung saldonya.
3. Catat nomor kode akun ke dalam lajur
referensi sebagai tanda jumlah jurnal telah
dipindahkan ke buku besar.
Tabel 4.1 Saldo normal
Jenis
akun
Pena
mbah
an
Pengu
ranga
n
Saldo
normal
Aktiva
Debit
Kredit
Debit
Kewaji
ban
Kredit
Debit
Kredit
Modal
Kredit
Debit
Kredit
Penda
patan
Kredit
Debit
Kredit
Beban
Debit
Kredit
Debit
2.2.5 Siklus Akuntansi
Siklus akuntansi merupakan tahapan urutan
terjadinya transaksi dan peristiwa kegiatan
akuntansi dari awal sampai akhir periode akuntansi
yang bersifat terus menerus dan tidak terputus.
Siklus ini terdiri dari tahap pencatatan,
penggolongan, pengikhtisaran, dan pelaporan.
Berikut adalah gambar siklus akuntansi secara
umum :
4. Catat nomor halaman jurnal ke dalam lajur
referensi buku besar setiap pemindahbukuan
terjadi.
5. Penjelasan singkat dalam lajur "keterangan"
di jurnal, dapat dipindahkan ke lajur yang sama
di buku besar.
Gambar 2.4 Siklus akuntansi
Gambar 2.3 Proses posting
2.2.4 Saldo Normal
Jumlah kenaikan yang dicatat dalam akun
biasanya sama atau lebih besar daripada jumlah
penurunan yang tercatat dalam akun tersebut.
Karena itu, saldo normal dari semua akun
biasanya bernilai positif. Contoh: total debit
dalam aktiva biasanya akan lebih besar dari
total kredit. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada tabel dibawah ini:
2.3 Sistem Informasi Akuntansi
Informasi akuntansi/keuangan berhubungan
dengan suatu fungsi yang bertanggung jawab
terhadap arus dana ke dalam perusahaan. Dana
diperlukan untuk mendukung kegiatan pemasaran,
manufaktur dan kegiatan lainnya sehingga
pengontrolan terhadap arus dana sangat diperlukan
agar penggunannya bisa efektif. Pada dasarnya
informasi akuntansi merupakan data yang dapat
diolah sedemikian rupa, sehingga dapat dijadikan
bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Informasi memegang peran yang sangat penting
dalam suatu perusahaan untuk mengetahui kegiatan
apa yang telah terjadi di perusahaannya, melakukan
evaluasi kegiatan yang dilakukan. Apakah telah
sesuai dengan yang direncanakan dan menjamin
agar data tersebut dapat diolah secara efisien
menjadi informasi yang akurat, dapat dipercaya dan
tepat waktu sehingga dalam pengolahan data
tersebut diperlukan suatu alat yang dinamakan
sistem informasi.
Jadi Sistem Informasi Akuntansi dapat
diartikan sebagai suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah,
menganalisa dan mengkomunikasikan informasi
finansial dan pengambilan keputusan yang relevan
bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
2.5 Outsourcing
Menurut
definisi
Maurice
Greaver,
Outsourcing (Alih Daya) dipandang sebagai
tindakan
mengalihkan
beberapa
aktivitas
perusahaan dan hak pengambilan keputusannya
kepada pihak lain (outside provider), dimana
tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama.
Secara umum outsourcing merupakan proses
pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari
perusahaan induk ke perusahaan lain diluar
perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan
induk bisa berupa vendor, koperasi ataupun instansi
lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu.
3.
Perancangan
3.1 DFD
lap_neraca
lap_labarugi
lap_aruskas
3.2 Flowchart
3
Admin
Admin
data_akun
Pengolahan
Data Akun
2. Pengolahan Data Akun
Proses ini sepenuhnya dilakukan oleh admin,
seperti menambah akun dan mengubah akun yang
ada dengan mengolah data akun.
3. Edit Jurnal
Edit jurnal dilakukan oleh staf keuangan,
data berasal dari akun-akun yang telah dibuat oleh
admin sebelumnya. Data yang diolah yaitu data
jurnal, kemudian data yang telah dirubah dapat
dilihat oleh staf keuangan.
4. Input Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas
Saat staf keuangan melakukan input
transaksi penerimaan kas, maka data kas masuk
akan dicatat dalam jurnal yang kemudian akan
diposting dalam buku besar. Begitu juga saat
melakukan input transaksi pengeluaran kas, data
akan dicatat kemudian akan diposting dalam buku
besar.
5. Pengolahan Data Pegawai dan Data Klien
Proses ini dilakukan oleh staf dengan
mengolah data pegawai dan data klien, misalnya
menambah, merubah informasi, dan mengubah
status pegawai maupun klien.
6. Laporan
Admin dan staf dapat melihat seluruh
laporan keuangan yang ada, diantaranya Laporan
Laba Rugi, Laporan Laba Ditahan, Laporan Neraca,
dan Laporan Arus Kas.
pegawai
+
data_pegawai
data_user
klien
data_akun
data_login
6
data_klien
Pengolahan
Data Pegawai
akun
+
1
7
Pengolahan
Data klien
Login
2
+
Pengolahan
Data User
data_pegawai
data_jurnal
+
data_klien
data_login
data_login
data_user
9
Staf
Staf
Pilih Laporan
data_jurnal
4
user
Add Jurnal
data_jurnal
lap_perubahanmodal
ap_labarugi
lap_neraca
lap_aruskas
data_jurnal
5
lap_neraca
lap_labarugi
Posting
Buku Besar
data_jurnal
lap_aruskas
jurnal
Gambar 3.2 Flowchart admin
8
lap_labarugi
Pilih Akun
lap_neraca
lap_aruskas
Gambar 3.1 DFD level 1
Diagram diatas menggambarkan proses
apa saja yang terdapat dalam sistem yang
berhubungan dengan entity yang sama pada
diagram sebelumnya. Proses tersebut antara lain :
1. Pengolahan Data User
Pada saat admin dan staf keuangan
melakukan login pada sistem, maka data yang
digunakan adalah data login. Data user digunakan
admin untuk melakukan penambahan user, ubah
status user, dan melihat user yang telah terdaftar.
3.3
Entity Relational Diagram (ERD)
ket
Varchar(10)
status_peg
Varchar(3)
Atribut
no_klien
3.4 Tabel klien
Tipe data
Varchar
(10)
nama_klien
Varchar(40)
alamat_
klien
Varchar(50)
telpon_
klien
Varchar(15)
kota_ klien
Varchar(15)
status_klien
Varchar(3)
id-pegawai
Varchar
(10)
Keterangan
Primary
key
Foreign key
tabel
pegawai
3.5 Tabel jurnal
Gambar 3.10 Entity Relational Diagram
3.4 Tabel Database
3.1 Tabel user
Atribut
Tipe data
Keterangan
Id_jurnal
Integer (5)
Primary key
tanggal
Datetime
Tipe data
Keterangan
debit
Varchar(10)
user_id
Varchar (10)
Primary
key
kredit
Varchar(10)
ket
Varchar(15)
nama_user
Varchar(40)
no_akun
Varchar(5)
pass
Varchar(10)
status_user
Varchar(3)
hak_akses
Varchar(10)
Atribut
3.2 Tabel akun
Atribut
Tipe data
Keterangan
no_akun
Varchar (5)
Primary
key
nama_akun
Varchar(20)
saldo
Varchar(10)
3.3 Tabel pegawai
Atribut
Tipe data
Keteran
gan
Id_pegawai
Varchar (10)
Primary
key
nama_pegawai
Varchar(40)
alamat_pegaw
ai
Varchar(50)
no_telpon
Varchar(15)
Foreign key
tabel akun
4 Pengujian Dan Analisa
Dilakukan analisa sistem agar sistem dapat
berjalan sesuai tujuan dan memperoleh manfaat
yang maksimal. Adapun metode yang digunakan
untuk menganalisa sistem ini adalah melalui
kuisioner. Data yang diambil berdasarkan lembar
kuisioner yang diisi langsung oleh koresponden
(dalam hal ini adalah karyawan dari PT.Cakrawala
Matra Indonesia) yang sebelumnya telah melihat
dan menguji fasilitas yang ada pada aplikasi Sistem
Informasi Akuntansi Keuangan Perusahaan Jasa
Outsourcing ini. Jumlah koresponden yang telah
mengisi kuesioner ini adalah sebanyak 3 orang
koresponden yang merupakan karyawan dan
pemilik dari PT.Cakrawala Matra Indonesia
Adapun hasil analisa yang didapat setelah
diadakan kuesioner adalah:
1. Dari 3 orang koresponden, 2 orang diantaranya
menyatakan pemahaman mengenai ilmu
akuntansi mereka baik, sehingga tidak terlalu
mengalami kesulitan dalam menggunakan
aplikasi ini.
2. Dari 3 orang koresponden, 2 orang diantaranya
menyatakan sistem ini baik dalam membantu
3.
4.
5.
6.
pekerjaan mereka, sehingga tujuan dari
pembuatan sistem ini tercapai yaitu untuk
menyediakan suatu informasi akuntansi bagi
pihak internal perusahaan.
Dari 3 orang koresponden, 67% responden atau
2 orang diantaranya menyatakan sistem ini
sangat baik dalam mempengaruhi kinerja
perusahaan.
Dari 3 orang koresponden, 2 orang diantaranya
menyatakan mendapatkan kemudahan setelah
menggunakan sistem ini, dan 1 orang
memberikan nilai 1 atau cukup untuk
kemudahan
yang
didapatkan
setelah
menggunakan sistem ini.
Dari 3 orang koresponden, 2 orang diantaranya
menyatakan bahwa tingkat akurasi perhitungan
keuangan menggunakan sistem baik jika
dibandingkan dengan secara manual. Sehingga
manfaat pembuatan sistem ini yaitu untuk
memperbaiki informasi akuntansi yang sudah
ada secara manual, ketepatan penyajian
maupun struktur informasi telah tercapai.
Dari 3 orang koresponden, 2 orang diantaranya
menyatakan cukup untuk kelengkapan
informasi pada sistem ini dan 1 orang menilai
baik. Hal ini berarti dapat dilakukan
penambahan informasi-informasi yang terdapat
di dalam sistem ini untuk kemajuan sistem.
Dari data-data di atas, Sistem Informasi
Akuntansi ini dianggap memberikan manfaat yang
baik dibandingkan dengan sistem pencatatan
manual yang digunakan sebelumnya. PT.Cakrawala
Matra Indonesia yang sebelumnya belum memiliki
laporan keuangan secara terstruktur, kini dapat
menggunakan sistem untuk menghasilkan laporan
keuangan untuk perusahaan. Aplikasi ini dapat
mempercepat proses perhitungan laporan keuangan
dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pelaporan.
5
Kesimpulan
Setelah melakukan analisa, perancangan
dan implementasi pada aplikasi Sistem
Informasi Akuntansi Keuangan Peruasahaan
Jasa Outsourcing, dapat disimpulkan bahwa:
1.
2.
Aplikasi ini dirancang untuk membantu
PT.Cakrawala Matra Indonesia dalam
pencatatan transaksi keuangan.
Aplikasi ini membantu PT.Cakrawala
Matra Indonesia untuk dapat mengatur
kegiatan keuangan yang berhubungan
dengan perusahaan dan menghasilkannya
dalam bentuk laporan keuangan.
Daftar Pustaka:
Fees, Niswonger, Reeve, Warren. (1999). Prinsipprinsip Akuntansi. Jakarta: Erlangga.
Komunitas dan Perpustakaan Online Indonesia. (4
Mei 2006). Pengertian dan Penjelasan Dasar
Akuntansi - Definisi, Arti, Fungsi dan Kegunaan Belajar Ilmu Akutansi / Accounting. Diambil 10
Januari
2011
dari
http://organisasi.org/pengertian_dan_penjelasan_da
sar_akuntansi_definisi_arti_fungsi_dan_kegunaan_
belajar_ilmu_akutansi_accounting
Komunitas dan Perpustakaan Online Indonesia. (6
Oktober 2007). Proses Akuntansi Dasar. Diambil
14 Januari 2011 dari http://organisasi.org/prosesakuntansi-dasar-klarifikasi-pencatatan-merangkuminterpretasi-dan-pelaporan-pengetahuan-dasarakutansi
Mackenzie, Duncan dan Kent Sharkey. (2004).
Belajar Sendiri dalam 21 Hari Visual Basic.NET.
Yogyakarta: Andi.
Mitra Kerja. (24 Agustus 2010). Definisi
Outsourcing. Diambil 15 Januari 2011
darihttp://www.mitra-kerja.com/seputaroutsourcing-14/definisi-outsourcing-55/
Ramadhan, Arief. (2007). 36 Jam Belajar
Komputer : Visual Basic 2005. Jakarta : PT.Elex
Media Komputindo.
Robi’in, Bambang. (2004). Manajemen dan
Administrasi Database dengan SQL Server 2000.
Yogyakarta: Andi.
S, Alam. (2004). Akuntansi SMA untuk Kelas XI.
Jakarta: Esis.
S.R.,Soemarso. (1999). Akuntansi Suatu Pengantar:
Edisi Keempat. Jakarta: PT.Rineka Cipta.
Widjajanto, Nugroho.(2001). Sistem Informasi
Akuntansi.Jakarta:Erlangga.