Program Studi Sistem Informasi Informati
SISTEM INFORMASI PELAYANAN DESA
(SIPDA)
Nama
Nim
:
:
Candra Aditya Pinuyut
531413078
Program Studi Sistem Informasi Informatika Fakultas Teknik
Universitas Negeri Gorontalo
DAFTAR ISI
Identifikasi Masalah
……………………………………………
…
Pendahuluan
Seperti yang kita ketahui desa atau kelurahan merupakan komponen
terpenting untuk menunjang tersedianya kelengkapan semua hal yang
berhubungan dengan seluruh sistem fundamental data kependudukan dalam
suatu daerah.
Sipda Atau Sistem Informasi pelayanan desa adalah sistem yang
bertujuan untuk mempermudah atau membantu aparat-aparat desa dalam
konteks pelayanan Administrasi kependudukan sesuai dengan standar
operasional prosedur dalam penyajian layanan kepada masyarakat, untuk
menciptkan sebuah sistem yang kompleks dalam pengolahan data,menerima
inputan data(input), pengolahan data(procesing), laporan data(output).
A. ANALISIS KELEMAHAN SISTEM
a.Identifikasi masalah
Seperti yang kita ketahui bahwa Instansi Pemerintah yang berada pada
tingkat paling bawa adalah Kantor desa , dimana merupakan suatu instansi
yang melakukan pendataan pendudukan dan pelayan terhadap masyarakat
seperti :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
pelayanan pembuatan KTP(Kartu Tanda Penduduk);
Pelayanan pembuatan KK(Kartu Keluarga);
Pelayanan pembuatan Surat Pindah;
Pembuatan Akta Kelahiran;
Pembuatan Surat Nikah;
Pembuatan SKCK(Surat Keterangan Catatan Kepolisisan) dan,
Pembuatan SKTM(Surat Keterangan Tidak Mampu)
Dari beberapa hal diatas terdapat kendala pada masing-masing prosedur
pelayanan yang masih sangat kita temui seperti :
1. Kebutuhan Informasi Kependudukan yang dihasilkan belum begitu
akurat terutama dalam pemfilteran data-data tertentu untuk
memperoleh keputusan masalah.
2. Dari segi materi, sistem manual mengeluarkan banyak pengeluaran
terutama dalam pembelian kertas yang digunakan untuk pencatatan
penduduk setelah menerima pelayanan.
3. Keamanan data masih belum bisa terjamin, karena sebagian data
masih bersfitat softcopy(Microsoft Excel) dan sebagianya lagi masih
hardcopy(kertas) yang kapan saja bisa bermasalah .
4. Sistem sebelumnya masih memakan banyak waktu dalam proses
pelayanan penduduk, terutama dalam pencetakan/pembuatan surat
pengantar .
B. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
Sistem informasi Pelayanan Desa berdasarkan kebutuhan dibagi menjadi
dua yaitu :
1. KEBUTUHAN FUNGSIONAL
Sistem harus bisa melakukan penginputan data penduduk
Sistem harus bisa melakukan pencetakan surat dan ktp.
Sistem harus bisa melakukan pendataan data penduduk yang
meninggal beserta keterangan dan waktunya
Sistem harus bisa menghasilkan Laporan data penduduk secara
akurat.
Sistem harus bisa menghasilkan keputusan dari setiap masalah
kependudukan yang terjadi.
Sistem harus bisa melakukan pengubahan data penduduk apabila
ada data yang belum/tidak sesuai.
Sistem harus mencatat setiap masyarakat yang melakukan
pengurusan ktp,surat berdasarkan tanggal entri.
2. KEBUTUHAN NONFUNGSIONAL
1. Kebutuhan Oprasional
Berjalan Pada Windows XP,Windows 7, Windows 8,Linux.
Spesifikasi Komputer minimum pentium IV
Kebutuhan Memori 1GB
Kebutuhan Hardaware Pendukung Seperti Printer
Untuk Pencetakan Laporan dan Surat , Serta kebutuhan Scanner
untuk melakukan scanner surat pengantar.
2. KEBUTUHAN KINERJA
Bisa untuk melakukan proses pemfilteran data penduduk desa
berdasarkan kriteria yang ditentukan Seperti :
1.
2.
3.
4.
Data Pekerjaan
Data Tanggal Lahir
Data Status Kawin
Data Golongan Darah
5. Data Tanggal Kawin
6. Data SHDK
7. Data Pendidikan
Sistem bisa melakukan pelayanan pembuatan surat seperti
Surat Nikah
Surat Pindah
Surat Kelahiran
SKCK(Surat Keterangan Catatan Kepolisian)
SKTM(Surat Keterangan Tidak Mampu)
Surat Kematian
Sistem bisa melakukan pembuatan KTP
Sistem bisa melakukan pelayanan masyarakat seperti Pembuatan
Kartu Keluarga.
Sistem bisa melakukan pelayanan pembuatan akta kelahiran anak.
Sistem bisa melakukan penyimpanan bukti setiap surat pengantar
dari RT/RW yang di scan.
3. KEBUTUHAN KEAMANAN
a. SiPDa dilengkapi Password pada sesi database dan sesi aplikasi
b. SiPDa dilengkapi dengan modul E-Restore dimana saat database
terjadi masalah SiPDa bisa melakukan restore data sesuai tanggal
dan waktu yang ditentukan.
4. KEBUTUHAN INFORMASI
a. Terdapat menu panduan pada SiPDa yang berfungsi sebagai
manual book bagi operator
C. ANALISIS KELAYAKAN SISTEM
Analisis kelayakan adalah sebuah studi yang mempertimbangkan
terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam pembangunan sebuah sistem
sehingga dapat ditentukan layak atau tidaknya sistem tersebut.
a. Kelayakan Teknis
Dalam menganalisis suatu kelayakan teknis dari suatu sistem
yang telah dibuat yaitu meliputi pengecekan teknologi untuk bisa
mudah
digunakan
dan
juga
mudah
diperoleh
seperti
komputer,printer dan scanner.
b. Kelayakan Operasional
Kelayakan Operasional menyangkut beberapa aspek,diantaranya
Sistem yang digunakan memenuhi kebutuhan dan tujuan
organisasi tersebut seperti kemudahan akses ke data penduduk,
kemudahan dalam sisi pelayanan surat dan kemudahan dalam
memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Kemudian dari aspek perlu dipertimbangkan yaitu aspek
psikologis, yaitu aspek yang menyangkut penerimaan sistem
informasi pelayanan desa oleh aparat-aparat desar yang berada
dalam kantor Desa tersebut. Dalam penggunaan SiPDa
membutuhkan pelatihan /training kepada Operator yang ditunjuk
oleh Desa terkait.
c. Kelayakan Ekonomi
Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yang
dinamakan Cost Benefit Analysic atau Analisis Biaya Dan
Manfaat. Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah
untuk memberikan gambaran kepada Pihak Desa tentang manfaat
yang diperoleh dari sistem baru “Lebih Besar” dibandingkan
dengan biaya yang akan dikeluarkan.
Pada analisis biaya dan maanfaat pada sistem baru ini
menggunakan metode kuantitatif yang merupakan penentuan
standarisasi kelayakan proyek. Metode kuantitatif yang dapat
digunakan meliputi:
1. Analisis Paybak (Paybak Period)
2. Analisis Net Present Value
3. Return Of Invesment (ROI)
4. Interval Rate of Return (IRR)
Tabel Rincian biaya dan manfaat:
N
Rincian biaya dan
O
1
manfaat
Biaya Pengadaan
Pengadaan Hardware
Biaya Persiapan
2
Operasi
a. Persiapan
Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Rp 3.500.000
Rp. 0
Rp. 0
Rp. 0
Rp. 0
Rp 8.000.000
Rp. 0
Rp. 0
Rp. 0
Rp. 0
Rp. 0
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp. 0
1000.000
Rp
1000.000
Rp
1000.000
Rp
1000.000
Rp
400.000
Rp. 12.350.000 RP.
400.000
RP.
400.000
RP.
400.000
RP.
1.400.00
1.400.00
1.400.00
1.400.00
Software
3
4
a. Pengumpulan
Rp 100.000
Data/Kearsipan
b. Dokumentasi
c. Pelatihan
Rp 250.000
Rp 500.000
Personil
Biaya Operasional &
Perawatan
a. Perawatan
Software
b. Overhead(Listrik)
TOTAL BIAYA
0
0
0
0
(SIPDA)
Nama
Nim
:
:
Candra Aditya Pinuyut
531413078
Program Studi Sistem Informasi Informatika Fakultas Teknik
Universitas Negeri Gorontalo
DAFTAR ISI
Identifikasi Masalah
……………………………………………
…
Pendahuluan
Seperti yang kita ketahui desa atau kelurahan merupakan komponen
terpenting untuk menunjang tersedianya kelengkapan semua hal yang
berhubungan dengan seluruh sistem fundamental data kependudukan dalam
suatu daerah.
Sipda Atau Sistem Informasi pelayanan desa adalah sistem yang
bertujuan untuk mempermudah atau membantu aparat-aparat desa dalam
konteks pelayanan Administrasi kependudukan sesuai dengan standar
operasional prosedur dalam penyajian layanan kepada masyarakat, untuk
menciptkan sebuah sistem yang kompleks dalam pengolahan data,menerima
inputan data(input), pengolahan data(procesing), laporan data(output).
A. ANALISIS KELEMAHAN SISTEM
a.Identifikasi masalah
Seperti yang kita ketahui bahwa Instansi Pemerintah yang berada pada
tingkat paling bawa adalah Kantor desa , dimana merupakan suatu instansi
yang melakukan pendataan pendudukan dan pelayan terhadap masyarakat
seperti :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
pelayanan pembuatan KTP(Kartu Tanda Penduduk);
Pelayanan pembuatan KK(Kartu Keluarga);
Pelayanan pembuatan Surat Pindah;
Pembuatan Akta Kelahiran;
Pembuatan Surat Nikah;
Pembuatan SKCK(Surat Keterangan Catatan Kepolisisan) dan,
Pembuatan SKTM(Surat Keterangan Tidak Mampu)
Dari beberapa hal diatas terdapat kendala pada masing-masing prosedur
pelayanan yang masih sangat kita temui seperti :
1. Kebutuhan Informasi Kependudukan yang dihasilkan belum begitu
akurat terutama dalam pemfilteran data-data tertentu untuk
memperoleh keputusan masalah.
2. Dari segi materi, sistem manual mengeluarkan banyak pengeluaran
terutama dalam pembelian kertas yang digunakan untuk pencatatan
penduduk setelah menerima pelayanan.
3. Keamanan data masih belum bisa terjamin, karena sebagian data
masih bersfitat softcopy(Microsoft Excel) dan sebagianya lagi masih
hardcopy(kertas) yang kapan saja bisa bermasalah .
4. Sistem sebelumnya masih memakan banyak waktu dalam proses
pelayanan penduduk, terutama dalam pencetakan/pembuatan surat
pengantar .
B. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
Sistem informasi Pelayanan Desa berdasarkan kebutuhan dibagi menjadi
dua yaitu :
1. KEBUTUHAN FUNGSIONAL
Sistem harus bisa melakukan penginputan data penduduk
Sistem harus bisa melakukan pencetakan surat dan ktp.
Sistem harus bisa melakukan pendataan data penduduk yang
meninggal beserta keterangan dan waktunya
Sistem harus bisa menghasilkan Laporan data penduduk secara
akurat.
Sistem harus bisa menghasilkan keputusan dari setiap masalah
kependudukan yang terjadi.
Sistem harus bisa melakukan pengubahan data penduduk apabila
ada data yang belum/tidak sesuai.
Sistem harus mencatat setiap masyarakat yang melakukan
pengurusan ktp,surat berdasarkan tanggal entri.
2. KEBUTUHAN NONFUNGSIONAL
1. Kebutuhan Oprasional
Berjalan Pada Windows XP,Windows 7, Windows 8,Linux.
Spesifikasi Komputer minimum pentium IV
Kebutuhan Memori 1GB
Kebutuhan Hardaware Pendukung Seperti Printer
Untuk Pencetakan Laporan dan Surat , Serta kebutuhan Scanner
untuk melakukan scanner surat pengantar.
2. KEBUTUHAN KINERJA
Bisa untuk melakukan proses pemfilteran data penduduk desa
berdasarkan kriteria yang ditentukan Seperti :
1.
2.
3.
4.
Data Pekerjaan
Data Tanggal Lahir
Data Status Kawin
Data Golongan Darah
5. Data Tanggal Kawin
6. Data SHDK
7. Data Pendidikan
Sistem bisa melakukan pelayanan pembuatan surat seperti
Surat Nikah
Surat Pindah
Surat Kelahiran
SKCK(Surat Keterangan Catatan Kepolisian)
SKTM(Surat Keterangan Tidak Mampu)
Surat Kematian
Sistem bisa melakukan pembuatan KTP
Sistem bisa melakukan pelayanan masyarakat seperti Pembuatan
Kartu Keluarga.
Sistem bisa melakukan pelayanan pembuatan akta kelahiran anak.
Sistem bisa melakukan penyimpanan bukti setiap surat pengantar
dari RT/RW yang di scan.
3. KEBUTUHAN KEAMANAN
a. SiPDa dilengkapi Password pada sesi database dan sesi aplikasi
b. SiPDa dilengkapi dengan modul E-Restore dimana saat database
terjadi masalah SiPDa bisa melakukan restore data sesuai tanggal
dan waktu yang ditentukan.
4. KEBUTUHAN INFORMASI
a. Terdapat menu panduan pada SiPDa yang berfungsi sebagai
manual book bagi operator
C. ANALISIS KELAYAKAN SISTEM
Analisis kelayakan adalah sebuah studi yang mempertimbangkan
terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam pembangunan sebuah sistem
sehingga dapat ditentukan layak atau tidaknya sistem tersebut.
a. Kelayakan Teknis
Dalam menganalisis suatu kelayakan teknis dari suatu sistem
yang telah dibuat yaitu meliputi pengecekan teknologi untuk bisa
mudah
digunakan
dan
juga
mudah
diperoleh
seperti
komputer,printer dan scanner.
b. Kelayakan Operasional
Kelayakan Operasional menyangkut beberapa aspek,diantaranya
Sistem yang digunakan memenuhi kebutuhan dan tujuan
organisasi tersebut seperti kemudahan akses ke data penduduk,
kemudahan dalam sisi pelayanan surat dan kemudahan dalam
memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Kemudian dari aspek perlu dipertimbangkan yaitu aspek
psikologis, yaitu aspek yang menyangkut penerimaan sistem
informasi pelayanan desa oleh aparat-aparat desar yang berada
dalam kantor Desa tersebut. Dalam penggunaan SiPDa
membutuhkan pelatihan /training kepada Operator yang ditunjuk
oleh Desa terkait.
c. Kelayakan Ekonomi
Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yang
dinamakan Cost Benefit Analysic atau Analisis Biaya Dan
Manfaat. Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah
untuk memberikan gambaran kepada Pihak Desa tentang manfaat
yang diperoleh dari sistem baru “Lebih Besar” dibandingkan
dengan biaya yang akan dikeluarkan.
Pada analisis biaya dan maanfaat pada sistem baru ini
menggunakan metode kuantitatif yang merupakan penentuan
standarisasi kelayakan proyek. Metode kuantitatif yang dapat
digunakan meliputi:
1. Analisis Paybak (Paybak Period)
2. Analisis Net Present Value
3. Return Of Invesment (ROI)
4. Interval Rate of Return (IRR)
Tabel Rincian biaya dan manfaat:
N
Rincian biaya dan
O
1
manfaat
Biaya Pengadaan
Pengadaan Hardware
Biaya Persiapan
2
Operasi
a. Persiapan
Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Rp 3.500.000
Rp. 0
Rp. 0
Rp. 0
Rp. 0
Rp 8.000.000
Rp. 0
Rp. 0
Rp. 0
Rp. 0
Rp. 0
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp. 0
1000.000
Rp
1000.000
Rp
1000.000
Rp
1000.000
Rp
400.000
Rp. 12.350.000 RP.
400.000
RP.
400.000
RP.
400.000
RP.
1.400.00
1.400.00
1.400.00
1.400.00
Software
3
4
a. Pengumpulan
Rp 100.000
Data/Kearsipan
b. Dokumentasi
c. Pelatihan
Rp 250.000
Rp 500.000
Personil
Biaya Operasional &
Perawatan
a. Perawatan
Software
b. Overhead(Listrik)
TOTAL BIAYA
0
0
0
0