SISTEM WEB PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU YANG MENGGUNAKAN METODE MRP UNTUK PENGADAAN DAN MEMPERTAHANKAN KONTINUITAS PRODUKSI.

BAHAN BAKU YANG MENGGUNAKAN METODE MRP UNTUK PENGADAAN DAN MEMPERTAHANKAN KONTINUITAS PRODUKSI

SKRIPSI

Diajukan Oleh :

RINA DWI PRATIWI 0534010196

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM WEB PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU YANG MENGGUNAKAN METODE MRP UNTUK PENGADAAN DAN MEMPERTAHANKAN KONTINUITAS PRODUKSI

Disusun Oleh :

RINA DWI PRATIWI 0534010196

Telah disetujui untuk mengikuti Ujian Negara Lisan Gelombang III Tahun Akademik 2010/2011

Pembimbing Utama

Basuki Rahmat, S.Si, MT NPT. 269 070 640 209

Pembimbing Pendamping

Doddy Ridwandono, S.Kom NPT. 378 050 70 218

Mengetahui

Ketua Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jawa Timur

Basuki Rahmat, S.Si, MT NPT. 269 070 640 209

SKRIPSI

SISTEM WEB PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU YANG MENGGUNAKAN METODE MRP UNTUK PENGADAAN DAN MEMPERTAHANKAN KONTINUITAS PRODUKSI

Disusun Oleh :

RINA DWI PRATIWI

0534010196

Telah dipertahankan di hadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri Universitas

Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur Pada Tanggal ...

Pembimbing : Tim Penguji :

1.

Basuki Rahmat, S.Si, MT NPT. 269 070 640 209

1.

Ir. Purnomo Edi Sasongko, MP NIP. 030 194 662

2.

Doddy Ridwandono, S.Kom NPT. 378 050 70 218

2.

Hj. Asti Dwi Irfianti, S,Kom, M,Ko NPT. 37 805 070 218

3.

Ir. Kartini,MT NIP. 030 212 016

Mengetahui,

Dekan Fakultas Teknologi Industri

Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur

Ir. Sutiyono, MT NIP. 030 191 025

YAYASAN KESEJAHTERAAN PENDIDIKAN DAN PERUMAHAN UPN “VETERAN” JAWA TIMUR

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

KETERANGAN REVISI

Kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa mahasiswa berikut :

Nama : Rina Dwi Pratiwi

NPM : 0534010196

Jurusan : Teknik Informatika

Telah mengerjakan revisi / tidak ada revisi*) pra rencana (desain) / skripsi ujian lisan gelombang II, TA 2010/2011 dengan judul :

” SISTEM WEB PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU YANG MENGGUNAKAN METODE MRP UNTUK PENGADAAN DAN MEMPERTAHANKAN KONTINUITAS PRODUKSI ”

Surabaya, ………… 2010 Dosen Penguji yang memerintahkan revisi :

1)

Ir. Purnomo Edi Sasongko, MP NIP. 030 194 662.

2)

Hj. Asti Dwi Irfianti, S,Kom, M,Ko NPT. 37 805 070 218

{ }

3)

Ir. Kartini, MT NIP. 030 212 016

{ }

Mengetahui, Pembimbing Utama

Basuki Rahmat, S.Si, MT NPT. 269 070 640 209

Pembimbing Pendamping

Doddy Ridwandono, S.Kom NPT. 378 050 70 218

ABSTRAKSI

Perusahaan ini merupakan industri pembuatan berbagai macam produksi. Sistem pra produksi saat ini belum menerapkan sistem perencanaan dan pengendaliaan terhadap kebutuhan bahan baku secara sempurna. Selama ini sudah ada suatu siatem manual yang dapat mengendalikan waktu pemesanan, namun dinilai oleh pihak manajemen perusahaan masih kurang sempurna, sehingga masih sering kekurangan bahan baku, yang dsapat menyebabkan keterlambatan proses produksi ataupun kelebihan persediaan bahan baku di gudang akibat pengiriman dating terlalu awal. Bila hal ini dibiarkan akan merugikan bagi perusahaan, sehingga perlu adanya suatu metode yang dapat memberikan solusi permasalahan pada perusahaan khususnya dibidang persediaan bahan baku.

Salah satu metode di dalam manajemen material adalah Material

Requirements Planning (MRP). Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem

MRP yang dapat merancangkan permintaan material pada perusahaan. Material

Requirements Planning adalah suatu metode untuk menentukan apa, kapan dan

berapa jumlah komponen dan material yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan dari suatu perencanaan produksi. Sistem Material Requirements Planning mengakomodasikan safety stock sebagai cara untuk mengantisipasi ketidak pastian dari pada kebutuhan material tersebut. Safety stock diakomodasikan dalam bentuk tambahan dari jumlah bahan baku yang harus dipesan pada saat ukuran pesanan. Pembimbing I : Basuki Rahmat, S.Si, MT

Pembimbing II : Doddy Ridwandono, S.Kom Penyusun : Rina Dwi Pratiwi

Diharapkan dengan penerapan sistem aplikasi ini dapat membantu kegiatan administrasi dan perencanaan bahan baku untuk proses produksi dapat dilakukan dengan baik sehingga dapat memproduksi secara lancar dan meningkatkan kualitas pelayanan dengan adanya ready stock serta membantu manajemen dalam mengambil kebijakan/ keputusan bisnis yang terkait dengan perencanaan bahan.

kata kunci: Material Requirements Planning (MRP), Safety stock, Ready stock

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “SISTEM WEB PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU YANG MENGGUNAKAN METODE MRP UNTUK PENGADAAN DAN MEMPERTAHANKAN KONTINUITAS PRODUKSI”

Tujuan disusun Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program Strata Satu (S1) pada jurusan Teknik Informatika, Fakultas

karena itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebasar-basarnya kepada :

1. Bapak Ir. Sutyono, MT selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran ” Jawa Timur, atas segala bentuk dukungna dan motivasinya sehingga dapat terselesaikan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Basuki Rahmat, S.Si, MT selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur, dalam membantu memberi jalan keluar dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

3. Bapak Basuki Rahmat, S.Si, MT selaku dosen pembimbing I di jurusan Teknik Informatika Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur, yang telah memberikan arahan, bimbingan, serta motivasi sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

4. Bapak Doddy Ridwandono, S,Kom selaku dosen pembimbing II di jurusan Teknik Informatika Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur, yang banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini hingga lulus.

5. Bapak Ir. Purnomo Edi Sasongko, MP, Ibu Hj. Asti Dwi Irfianti, S.Kom, M.Kom, dan Ibu Kartini, IR, MT selaku dosen penguji ujian Lesan yang telah memberikan banyak kritik dan saran serta memberikan wawasan yang lebih luas.

6. Kedua orang tua dan anggota keluarga tercinta dirumah yang telah memberikan dorongan baik moril maupun materil sehingga tugas akhir atau skripsi ini dapat terselesaikan.

7. Teman-teman angkatan 2005, yang menjadi tempat refresing saling bercanda di pantai ataupun kantin, bersama menghilangkan penat dalam mengerjakan tugas akhir ini.

8. Untuk semua yang telah membantu terselesaikan tugas akhit ini yang belum disebutkan diatas mohon maaf.

Penulis sabagai manusia biasa pasti mempunyai keterbatasan dan banyak sekali kekurangan, terutama dalam pembuatan laporan ini. Untuk itu penulis sangat membutuhkan kritik dan saran yang membangun dalam memperbaiki penulisan laporan ini.

Surabaya, Desember 2010

BAB I PENDAHULUAN

I.I LATAR BELAKANG

Perusahaan bergerak dalam bidang produksi pembuatan roti. Dalam melakukan kegiatan produksinya perusahaan ini memerlukan banyak bahan baku. Seiring dengan perkembangan perusahaan, juga diikuti dengan banyaknya permintaan sakn konsimen dalam jumlah yang besar. Perusahaan ini hendaknya dapat mengikuti perkembangan yang terjadi serta menyesuaikan dengan keadaan yang ada sehingga kelangsungan produksi agar perusahaan dapat tercapai. Fungsi terpenting dari perusahaan adalah perencanaan dan pengendalian produksi, tugas dari bagian tersebut adalah mengkoordinasikan bagian seperti bahan baku, pekerja, mesin dan peralatan sedemikian rupa sehingga dapat memproduksi dengan efektif dan efisien. Fungsi dari bangian ini diantaranya merencanakan produksi yang tepat sehingga kekurangan atau kelebihan barang dapat diminimalkan biaya produksi dan juga berusaha untuk dapat mengantisipasi permintaan konsumen dimasa mendatang.

Sekarang ini proses perhitungan kebutuhan material (bahan baku) dan pemesanannya pada perusahaan ini masih dilakukan secara manual. Masalah yang sering terjadi dalam proses produksi adalah bahan baku yang ada di gudang terkadang tidak mencukupi kebutuhan produksi atau pada waktu tertentu terkadang perusahaan

tersebut megalami kelebihan stok sehingga stok yang ada di gudang dapat mengalami kerusakan. Sehingga saat ini pihak perusahaan memutuskan untuk meminimalkan jumlah stok yang ada. Bertitik tolak dari latar belakang yang ada turut mengantisipasi atau mencegah agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan persediaan bahan baku pada perusahaan akibat adanya jumlah permintaan yang cenderung tidak menentu, sehingga perlu adanya suatu metode yang dapat memberikan solusi permasalahan pada perusahaan khususnya dibidang persediaan bahan baku.

Banyaknya metode dalam manajemen material yang dapat digunakan untuk menentukan waktu dan volume pengadaan material, mengharuskan para pengambil keputusan menguasai setiap metode pengadaan material dalam mamajemen material, mengetahui kelebihan dan kekurangan setiap metode serta dapat menggunakan metode yang tepat sesuai dengan yang keadaan yang dihadapi. Salah satu metode di dalam manajemen material adalah Material Requirement Planning (MRP) yaitu suatu metode pemesanan material dengan merencanakan persediaan bahan baku. Untuk penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada bab selanjutnya. Oleh karena itu dalam Tugas Akhir ini akan dibuat program untuk mengenai perencanaan kebutuhan material yang dibutuhkan dalam proses produksi sehingga proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan tidak mendapat hambatan. Program ini dapat memberikan informasi informasi bill of material produk, memberikan informasi penjadwalan material dan bahan penolang yang harus dipesan beserta dengan jumlah dan

untuk menunjang pengambilan keputusan bagi manager. Diharapkan dengan penerapan sistem web ini dapat membantu kegiatan administrative dan produksi sehingga memperlancar kegiatan perusahaan dan menghasilkan laporan yang mendukung pembuatan keputusan.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas dapat dirumuskan beberapa permasalahan antara lain :

1). Bagaimana mengetahui banyaknya material yang dibutuhkan perusahaan untuk kelangsungan proses produksi?

2). Bagaimana manager dapat memutuskan waktu yang tepat untuk memesan suatu bahan?

3). Bagaimana membuat suatu aplikasi yang dapat mengetahui jumlah stok barang secara tepat dan cepat?

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dari pembuatan sistem web adalah sebagai berikut: 1). Menggunakan metode MRP (Material Resources Planning).

2). Hal yang berhubungan dengan masalah stock barang.

3). Aplikasi ini dibuat dan dikembangkan dalam bentuk bahasa pemrograman PHP.

4). Database dalam aplikasi ini menggunakan My SQL.

5). Desain Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram menggunakan Power Designer 11.

6). Desain Tampilan From menggunakan Microsoft Visio 2003. 7). Aplikasi ini hanya digunakan pada jaringan local.

1.4 Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dari aplikasi sistem ini adalah membuat suatu program aplikasi, sehingga :

1). Pengolahan dan pengelolaan perencanaan bahan baku untuk proses produksi dapat dilakukan dengan baik.

2). Dapat meningkatkan kualitas pelanyanan demi memberikan kepuasan kepada para pelanggan dengan adanya ready stok.

3). Membantu manajemen dalam mengambil kebijakan / keputusan bisnis.

1.5 Keuntungan Sistem Bagi Pengguna

Keuntungan yang dapat diperoleh dari pembuatan aplikasi sistem web ini adalah:

1). Mempermudah manajemen perusahaan dalam merencanakan kebutuhan bahan baku yang digunakan dalam proses produksi.

2). Mempermudah manajemen perusahaan mengetahui waktu yang tepat untuk memesan bahan baku yang digunakan dalam proses produksi.

1.6 Metodologi Pembuatan Skripsi

Metodelogi penelitian adalah metode apa saja yang mendukung untuk digunakan dalam penyelesaian penyusunan Tugas Akhir ini. Sehingga penyusunannya terstruktur.

Bab I : Pendahuluan

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, permasalahan yang dihadapi, ruang lingkup masalah, batasan masalah, tujuan yang hendak dicapai, metode pembahasan yang digunakan serta sistematika penulisan.

Bab II : Landasan Teori

Bab ini berisi teori-teori Material Requirement Planning atau Perencanaan Kebutuhan Bahan dan juga teori mengenai Sistem Informasi yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam Tugas akhir ini. Hal ini sangat penting, sebab merupakan landasan dalam pemecahan masalah dan sebagai alat ukur untuk membandingkan keadaan perusahaan dengan teori-teori tersebut. Bab III : Analisis dan Desain Sistem

Bab ini akan dijelaskan tentang gambaran aliran sistem serta perancangan dan desain sistem dengan menggunakan Data Flow

Diagram, Entity Relational Diagram, Flow Chart da perancangan

file – file database yang akan dipakai dan diperlukan oleh sistem. Bab IV : Implementasi sistem

Bab ini berisi tentang setting awal penggunaan database dan implementasi interface pada aplikasi yang dibuat

Bab V : Kesimpulan dan Saran

Bab ini berisi kesimpulan dari keseluruhan Tugas Akhir dan saran – saran yang dapat dijadikan bahan masukan yang berarti bagi perusahaan untuk pengembangan sistem selanjutnya.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Latar Belakang

Sebelum tahun 1960 tidak satupun terdapat metode yang memuaskan dalam proses pengendalian persediaan terhadap item permintaan yang saling bergantungan. Sistem persediaan formal dalam suatu perusahaan masih didasarkan pada sistem order point dengan menerapkan metode tradisional yang tidak formal dan simpang siur khususnya dalam menangani material yang sifatnya saling bergantungan.

Sekitar tahun 1960 komputer mulai dipakai dalam bidang manajemen persediaan. Dengan demikian maka komputerisasi pengendalian persediaan telah mengawali bidang manajemen persediaan yang lebih baik dan efisien. Kesulitan-kesulitan yang biasanya terjadi dalam pelaksanaan manajemen persediaan tradisional telah teratasi dengan dikenalnya suatu pendekatan sistem persediaan yang terperinci dan lebih baik, yang dikenal dengan Material Requirement Planning (MRP), Yang ditemukan oleh Joseph Orlicky dari J.I Case Company. Sistem MRP telah memiliki popularitas dalam bidang Industri yang memanfaatkan kemampuan komputer melaksanakan perencanaan dan pengendalian persediaan dengan memperhatikan hubungan antara item persediaan, sehingga pengolahannya dapat lebih efisien dalam menentukan kebutuhan material secara cepat dan tepat. Komputerisasi MRP mula-mula dikembangkan di lingkungan APICS (American Production and Inventory

Manajemen pengendalian bahan merupakan suatu masalah yang penting dalam komunikasi industri. Kerumitan yang sering timbul dalam proses pengendalian bahan ini berbanding langsung dengan jumlah barang dalam persediaan dan dengan jumlah transaksi yang harus dicatat untuk mengikuti gerakan bahan, tetap menjaga derajat pengendalian yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran. Sistem persediaan dalam suatu operasi atau lingkungan manufaktur memiliki beberapa karakteristik tertentu yang sangat mempengaruhi terhadap kebijaksanaan dalam perencanaan material. Pertanyaan mendasar yang sering timbul dalam situasi kebijaksanaan persediaan tersebut adalah berapa jumlah dan kapan dilakukan pemesanan, untuk memenuhi produksi yang diinginkan sesuai dengan perencanaan dalam MPS (Master Production

Schedule). Jawaban pertanyaan tersebut tergantung dari sifat demand dari persediaan.

Suatu demand dikatakan independent apabila sesuai dengan pengalaman, dimana demand terhadap permintaan barang tersebut tidak bergantungan dengan barang-barang lain. Demikian sebaliknya suatu demand dikatakan dependent apabila barang-barang tersebut merupakan bagian yang terpadu dari barang yang lain (ada hubungan fisik).

Dalam situasi manufaktur, permintaan akan bahan baku, komponen, sub-rakitan dan sebagainya bergantung pada rencana produksi untuk produk akhir. Kebutuhan produksi untuk produk akhir, selanjutnya ditentukan oleh ramalan penjualan. Sasaran manajerial dalam menggunakan perencanaan kebutuhan bahan adalah menghindari kehabisan persediaan sehingga produksi berjalan mulus, sesuai rencana dan menekan

digunakan dilingkungan manufaktur yang melibatkan suatu proses assembling, dimana kebanyakan permintaan terhadap barang bersifat bergantungan, sehingga tidak diperlukan peramalan pada tingkat barang (komponen) ini. Pertanyaan yang pertama dari hal diatas dapat terpenuhi jika kita mengetahui saat kebutuhan terpenuhi sesuai dengan MPS dan LeadTime. Secara global hasil informasi yang diperoleh dalam proses MRP sangat menunjang dalam perencanaan CRP (Capacity

Requirement Planning) untuk tercapainya suatu sistem pengendalian aktifitas

produksi yang lebih baik. Rencana kebutuhan bahan baku bersifat tidak statis. Karena sistem MRP semakin terintegrasi dengan konsep JIT (Just-In-Time) maka dibahas sebagai berikut:

1). MRP Dinamis

Jika terjadi perubahan bill of material dengan cara merubah rancangan, jadwal dan proses produksi, maka sistem MRP berubah yaitu pada saat perubahan terhadap MPS (Master Production Schedule). Tanpa menghiraukan penyebab perubahan, model MRP dapat dimanipulasi untuk merefleksikan perubahan yang terjadi sehingga jadwal dapat diperbaharui. Perubahan seringkali terjadi secara berkala yang biasa disebut sistem nervousness yang dapat menimbulkan bencana di bagian pembelian dan produksi. Oleh karena itu konsekuensinya karyawan di bagian operasional diharapkan dapat mengurangi nervousness dengan mengevaluasi kebutuhan dan pengaruh perubahan sebelum membatalkan permintaan ke bagian lain. Untuk membatasi sistem nervousness, tersedia dua alat yaitu: Pagar waktu (Time

2). MRP dan JIT

MRP dapat dinyatakan sebagai teknik perencanaan dan penjadwalan, sedangkan JIT dapat dinyatakan sebagai cara menggerakkan bahan baku secara cepat. Kedua konsep tersebut dapat diintegrasikan secara efektif dengan melalui:

a) Tahap pertama, paket MRP dikurangi misalnya yang semula mingguan menjadi harian atau jam-jamman. Paket dalam hal ini diartikan sebagai unit waktu dalam sistem MRP.

b) Tahap kedua, rencana penerimaan yang merupakan bagian rencana pemesanan perusahaan dalam sistem MRP dikomunikasikan melalui perakitan untuk tujuan produksi secara berurutan.

c) Tahap ketiga, pergerakan persediaan di pabrik berdasarkan JIT.

d) Tahap keempat, setelah produksi selesai, dipindahkan ke persediaan seperti biasa. Penerimaan produk ini menurunkan jumlah yang dibutuhkan untuk rencana pemesanan selanjutnya pada sistem MRP. e) Tahap terakhir menggunakan back flush yang berarti menggunakan bill

of material untuk mengurangi persediaan, berdasarkan pada

penyelesaian produksi suatu produk. 3. Pendekatan Just – In – Time (JIT)

Tujuan JIT : Agar meminimumkan biaya persediaan dan penanganan (keamanan dan asuransi).

Manajemen material adalah "Suatu sistem yang mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas untuk merencanakan dan mengawasi volume dan waktu terhadap pengadaan material melalui penerimaan/perolehan, perubahan bentuk, dan perpindahan dari bahan mentah, bahan yang sedang dalam proses dan bahan jadi." Keuntungan penggunaan manajemen material adalah sebagai berikut :

1). Pengontrolan dari persediaan menjadi lebih mudah dan sederhana. 2). Pekerjaan di bidang administrasi berkurang banyak.

3). Berbagai permasalahan dari jadwal pengiriman, permintaan darurat dan penyimpanan dapat diminimalkan.

Perencanaan material secara detail dilakukan dengan MRP, yaitu penggabungan aktifitas yang mempengaruhi koordinasi dari status usaha didalam perusahaan. Hal terpenting di dalam perencanaan material secara detail adalah hubungan antara perencanaan, pembelian dengan permintaan yang meliputi penjualan dan distribusi. Penggabungan MRP dan JIT menghasilkan jadwal utama yang baik dan gambaran kebutuhan yang akurat dari sistem MRP dan penurunan persediaan barang dalam proses. Meski demikian, penggunaan sistem MRP dengan paket kecil saja sudah bisa sangat efektif dalam mengurangi persediaan.

Pada dasarnya MRP terdiri dari jadwal induk produksi, daftar material, dan catatan persediaan. Berdasarkan informasi dari jadwal induk produksi diketahui permintaan suatu produk akhir. Lantas, dengan mengetahui komponen yang membentuk produk akhir, status persediaan, waktu tenggang untuk memesan bahan

maupun merakit komponen disusun suatu perencanaan kebutuhan dari komponen yang diperlukan. Output MRP tidak lain berbentuk jadwal pesanan pembelian komponen kepada supplier atau bagian produksi dalam pengerjaan perakitan komponen tertentu. Terbersit ingin merencanakan kebutuhan barang dalam produksi maka teringat Material Requirements Planning salah satu solusinya.Agar program MRP dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan data jadwal induk yang didapat berdasarkan pemesanan dan ramalan, struktur produksi dan catatan bahan serta status persediaan yang nantinya terupdate dari hasil program MRP tersebut. Sedangkan output dari program MRP sendiri tersebut berupa laporan. (Lunn, Terry and Susan A. Neff, 1992)

2.2 Pengertian dan Perkembangan MRP

MRP selalu berkembang sesuai dengan tuntutan perkembangan teknologi dan tuntutan terhadap sistem perusahaan maka sampai saat ini MRP dibagi menjadi 4 bagian dan tidak tertutup, kemungkinan untuk masa yang akan datang. Keempat bagian tersebut adalah :

1). Material Requirement Planning (MRP) dapat didefenisikan sebagai suatu

teknik atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan. (Dependent demand

b) Perusahaan dapat menghindari kehabisan persediaan barang c) Perusahaan mengetahui kebutuhan material dimasa depan

d) Tanggapan yang lebih cepat terhadap perubahan dan pergeseran pasar. MRP adalah sebuah teknik yang digunakan ketika suatu barang merupakan komponen dari yang lainnya, untuk menghitung kebutuhan barang produksi. Selain itu juga membuat beberapa asumsi mengenai karakteristik yang digunakan dalam produksi. MRP dikembangkan pada tahun 1960 oleh Joseph Prlicky dari J.I Case Company. MRP adalah suatu strategi material proaktif, yaitu daripada menunggu hingga saat memesan, MRP melihat ke masa depan dan mengidentifikasi material yang akan diperlukan jumlahnya dan tanggal diperlukannya.

2). Material Requirement Planning II (MRPII), Oliver Wight dan George

Plossl, partner konsultan, merupakan perluasan konsep MRP atas area manufaktur, mengintegrasikan semua proses di dalam manufaktur yang berhubungan dengan manajemen material. Sehingga MRP dapat mencakup area-area perusahaan lain. Hasil perluasan konsep tersebut dinamakan MRP II, dan arti dari singkatan tersebut berubah menjadi Manufacturing resource

planning (Perencanaan Sumber Manufaktur).

Manfaat MRP-II

a) Penggunaan sumber daya yang lebih efisien 1). Mengurangi inventori

2). Lebih sedikit waktu idle 3). Lebih sedikit kemacetan

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Latar Belakang

Sebelum tahun 1960 tidak satupun terdapat metode yang memuaskan dalam proses pengendalian persediaan terhadap item permintaan yang saling bergantungan. Sistem persediaan formal dalam suatu perusahaan masih didasarkan pada sistem order point dengan menerapkan metode tradisional yang tidak formal dan simpang siur khususnya dalam menangani material yang sifatnya saling bergantungan.

Sekitar tahun 1960 komputer mulai dipakai dalam bidang manajemen persediaan. Dengan demikian maka komputerisasi pengendalian persediaan telah mengawali bidang manajemen persediaan yang lebih baik dan efisien. Kesulitan-kesulitan yang biasanya terjadi dalam pelaksanaan manajemen persediaan tradisional telah teratasi dengan dikenalnya suatu pendekatan sistem persediaan yang terperinci dan lebih baik, yang dikenal dengan Material Requirement Planning (MRP), Yang ditemukan oleh Joseph Orlicky dari J.I Case Company. Sistem MRP telah memiliki popularitas dalam bidang Industri yang memanfaatkan kemampuan komputer melaksanakan perencanaan dan pengendalian persediaan dengan memperhatikan hubungan antara item persediaan, sehingga pengolahannya dapat lebih efisien dalam menentukan kebutuhan material secara cepat dan tepat. Komputerisasi MRP mula-mula dikembangkan di lingkungan APICS (American Production and Inventory

Manajemen pengendalian bahan merupakan suatu masalah yang penting dalam komunikasi industri. Kerumitan yang sering timbul dalam proses pengendalian bahan ini berbanding langsung dengan jumlah barang dalam persediaan dan dengan jumlah transaksi yang harus dicatat untuk mengikuti gerakan bahan, tetap menjaga derajat pengendalian yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran. Sistem persediaan dalam suatu operasi atau lingkungan manufaktur memiliki beberapa karakteristik tertentu yang sangat mempengaruhi terhadap kebijaksanaan dalam perencanaan material. Pertanyaan mendasar yang sering timbul dalam situasi kebijaksanaan persediaan tersebut adalah berapa jumlah dan kapan dilakukan pemesanan, untuk memenuhi produksi yang diinginkan sesuai dengan perencanaan dalam MPS (Master Production

Schedule). Jawaban pertanyaan tersebut tergantung dari sifat demand dari persediaan.

Suatu demand dikatakan independent apabila sesuai dengan pengalaman, dimana demand terhadap permintaan barang tersebut tidak bergantungan dengan barang-barang lain. Demikian sebaliknya suatu demand dikatakan dependent apabila barang-barang tersebut merupakan bagian yang terpadu dari barang yang lain (ada hubungan fisik).

Dalam situasi manufaktur, permintaan akan bahan baku, komponen, sub-rakitan dan sebagainya bergantung pada rencana produksi untuk produk akhir. Kebutuhan produksi untuk produk akhir, selanjutnya ditentukan oleh ramalan penjualan. Sasaran manajerial dalam menggunakan perencanaan kebutuhan bahan adalah menghindari kehabisan persediaan sehingga produksi berjalan mulus, sesuai rencana dan menekan investasi persediaan bahan baku dan barang setengah jadi.

Sistem MRP diproses untuk memenuhi akan kebutuhan yang sifatnya dependent. Berdasarkan uraian diatas, maka jelaslah bahwa MRP lebih banyak

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

digunakan dilingkungan manufaktur yang melibatkan suatu proses assembling, dimana kebanyakan permintaan terhadap barang bersifat bergantungan, sehingga tidak diperlukan peramalan pada tingkat barang (komponen) ini. Pertanyaan yang pertama dari hal diatas dapat terpenuhi jika kita mengetahui saat kebutuhan terpenuhi sesuai dengan MPS dan LeadTime. Secara global hasil informasi yang diperoleh dalam proses MRP sangat menunjang dalam perencanaan CRP (Capacity

Requirement Planning) untuk tercapainya suatu sistem pengendalian aktifitas

produksi yang lebih baik. Rencana kebutuhan bahan baku bersifat tidak statis. Karena sistem MRP semakin terintegrasi dengan konsep JIT (Just-In-Time) maka dibahas sebagai berikut:

1). MRP Dinamis

Jika terjadi perubahan bill of material dengan cara merubah rancangan, jadwal dan proses produksi, maka sistem MRP berubah yaitu pada saat perubahan terhadap MPS (Master Production Schedule). Tanpa menghiraukan penyebab perubahan, model MRP dapat dimanipulasi untuk merefleksikan perubahan yang terjadi sehingga jadwal dapat diperbaharui. Perubahan seringkali terjadi secara berkala yang biasa disebut sistem nervousness yang dapat menimbulkan bencana di bagian pembelian dan produksi. Oleh karena itu konsekuensinya karyawan di bagian operasional diharapkan dapat mengurangi nervousness dengan mengevaluasi kebutuhan dan pengaruh perubahan sebelum membatalkan permintaan ke bagian lain. Untuk membatasi sistem nervousness, tersedia dua alat yaitu: Pagar waktu (Time

2). MRP dan JIT

MRP dapat dinyatakan sebagai teknik perencanaan dan penjadwalan, sedangkan JIT dapat dinyatakan sebagai cara menggerakkan bahan baku secara cepat. Kedua konsep tersebut dapat diintegrasikan secara efektif dengan melalui:

a) Tahap pertama, paket MRP dikurangi misalnya yang semula mingguan menjadi harian atau jam-jamman. Paket dalam hal ini diartikan sebagai unit waktu dalam sistem MRP.

b) Tahap kedua, rencana penerimaan yang merupakan bagian rencana pemesanan perusahaan dalam sistem MRP dikomunikasikan melalui perakitan untuk tujuan produksi secara berurutan.

c) Tahap ketiga, pergerakan persediaan di pabrik berdasarkan JIT.

d) Tahap keempat, setelah produksi selesai, dipindahkan ke persediaan seperti biasa. Penerimaan produk ini menurunkan jumlah yang dibutuhkan untuk rencana pemesanan selanjutnya pada sistem MRP. e) Tahap terakhir menggunakan back flush yang berarti menggunakan bill

of material untuk mengurangi persediaan, berdasarkan pada

penyelesaian produksi suatu produk. 3. Pendekatan Just – In – Time (JIT)

Pendekatan Just – In – Time (JIT) menjaga arus material melalui pabrik

hingga minimum dengan menjadwalkan material agar tiba di stasiun kerja “tepat pada waktunya”

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

Tujuan JIT : Agar meminimumkan biaya persediaan dan penanganan (keamanan dan asuransi).

Manajemen material adalah "Suatu sistem yang mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas untuk merencanakan dan mengawasi volume dan waktu terhadap pengadaan material melalui penerimaan/perolehan, perubahan bentuk, dan perpindahan dari bahan mentah, bahan yang sedang dalam proses dan bahan jadi." Keuntungan penggunaan manajemen material adalah sebagai berikut :

1). Pengontrolan dari persediaan menjadi lebih mudah dan sederhana. 2). Pekerjaan di bidang administrasi berkurang banyak.

3). Berbagai permasalahan dari jadwal pengiriman, permintaan darurat dan penyimpanan dapat diminimalkan.

Perencanaan material secara detail dilakukan dengan MRP, yaitu penggabungan aktifitas yang mempengaruhi koordinasi dari status usaha didalam perusahaan. Hal terpenting di dalam perencanaan material secara detail adalah hubungan antara perencanaan, pembelian dengan permintaan yang meliputi penjualan dan distribusi. Penggabungan MRP dan JIT menghasilkan jadwal utama yang baik dan gambaran kebutuhan yang akurat dari sistem MRP dan penurunan persediaan barang dalam proses. Meski demikian, penggunaan sistem MRP dengan paket kecil saja sudah bisa sangat efektif dalam mengurangi persediaan.

Pada dasarnya MRP terdiri dari jadwal induk produksi, daftar material, dan catatan persediaan. Berdasarkan informasi dari jadwal induk produksi diketahui permintaan suatu produk akhir. Lantas, dengan mengetahui komponen yang membentuk produk akhir, status persediaan, waktu tenggang untuk memesan bahan

maupun merakit komponen disusun suatu perencanaan kebutuhan dari komponen yang diperlukan. Output MRP tidak lain berbentuk jadwal pesanan pembelian komponen kepada supplier atau bagian produksi dalam pengerjaan perakitan komponen tertentu. Terbersit ingin merencanakan kebutuhan barang dalam produksi maka teringat Material Requirements Planning salah satu solusinya.Agar program MRP dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan data jadwal induk yang didapat berdasarkan pemesanan dan ramalan, struktur produksi dan catatan bahan serta status persediaan yang nantinya terupdate dari hasil program MRP tersebut. Sedangkan output dari program MRP sendiri tersebut berupa laporan. (Lunn, Terry and Susan A. Neff, 1992)

2.2 Pengertian dan Perkembangan MRP

MRP selalu berkembang sesuai dengan tuntutan perkembangan teknologi dan tuntutan terhadap sistem perusahaan maka sampai saat ini MRP dibagi menjadi 4 bagian dan tidak tertutup, kemungkinan untuk masa yang akan datang. Keempat bagian tersebut adalah :

1). Material Requirement Planning (MRP) dapat didefenisikan sebagai suatu

teknik atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan. (Dependent demand

items).

Manfaat MRP

a) Perusahaan dapat mengelola materialnya secara lebih efisien

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

b) Perusahaan dapat menghindari kehabisan persediaan barang c) Perusahaan mengetahui kebutuhan material dimasa depan

d) Tanggapan yang lebih cepat terhadap perubahan dan pergeseran pasar. MRP adalah sebuah teknik yang digunakan ketika suatu barang merupakan komponen dari yang lainnya, untuk menghitung kebutuhan barang produksi. Selain itu juga membuat beberapa asumsi mengenai karakteristik yang digunakan dalam produksi. MRP dikembangkan pada tahun 1960 oleh Joseph Prlicky dari J.I Case Company. MRP adalah suatu strategi material proaktif, yaitu daripada menunggu hingga saat memesan, MRP melihat ke masa depan dan mengidentifikasi material yang akan diperlukan jumlahnya dan tanggal diperlukannya.

2). Material Requirement Planning II (MRPII), Oliver Wight dan George

Plossl, partner konsultan, merupakan perluasan konsep MRP atas area manufaktur, mengintegrasikan semua proses di dalam manufaktur yang berhubungan dengan manajemen material. Sehingga MRP dapat mencakup area-area perusahaan lain. Hasil perluasan konsep tersebut dinamakan MRP II, dan arti dari singkatan tersebut berubah menjadi Manufacturing resource

planning (Perencanaan Sumber Manufaktur).

Manfaat MRP-II

a) Penggunaan sumber daya yang lebih efisien 1). Mengurangi inventori

2). Lebih sedikit waktu idle 3). Lebih sedikit kemacetan

b) Perencanaan prioritas lebih baik 1). Memulai produksi lebih cepat 2). Jadwal fleksible

c) Meningkatkan pelayanan pelanggan 1). Sesuai tanggal pengiriman 2). Meningkatkan kualitas

3). Kemungkinan harga lebih rendah d) Meningkatkan semangat kerja pegawai e) Manajemen informasi yang lebih baik

f) Mengintegrasikan MRP dengan semua sistem yang mempengaruhi pengelolaan material, meliputi :

1). Sistem Organisasional 2). Sistem informasi akuntansi

Gambar 2.1 Sistem MRP II

3). Material Requirement Planning III (MRPIII), proses ini diperluas didalam

tingkat akurasi peramalan permintaan, penggunaan secara tepat dan baik peramalan permintaan (forecast Demand), akan dapat secara otomatis dan tepat melakukan perubahan terhadap Master Production Schedule. Apabila

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

Master Production Schedule telah penuh atau tidak dapat lagi melakukan Work Order maka system MRPIII ini dapat melakukan rekomendasi terhadap

permintaan.

4). Material Requirement Planning 9000 (MRP9000), MRP9000 sudah merupakan tawaran yang benar-benar merupakan sistem yang lengkap dan terintegrasi dengan system management manufacturing. Kemampuan sistem MRP9000 didalam manufacturing, termasuk juga Inventory, penjualan, perencanaan, Pembuatan, dan Pembelian dengan mengunakan General

Ledger, dan sebuah Administrasi, dan Executive Information System (EIS)

secara graphical dalam membuat sebuah keputusan untuk permasalahan

manufacture.

MRP itu sendiri adalah suatu metode untuk menentukan apa, kapan dan berapa jumlah komponen dan material yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan dari suatu perencanaan produksi. Sasaran MRP adalah menghindari kehabisan persediaan sehingga produksi berjalan sesuai rencana. Untuk menjalankan sistem MRP, ada tiga elemen utama yang harus dimasukkan,yaitu:

1). Jadwal induk produksi (Master Production Schedule / MPS)

2). Jumlah kebutuhan material (Bill of Materials / BOM) 3). Status persediaan (Inventory Status)

Dalam jadwal induk produksi diuraikan bahan jadi yang akan diproduksi, yaitu meliputi waktu dan jumlah produksi. Jumlah kebutuhan material berisi jumlah pembentuk bahan jadi, baik bahan mentah maupun bahan yang dibeli jadi. Status persediaan berisi informasi tentang persediaan material, order pembelian dan order

pekerjaan Dari input data ke dalam sistem MRP akan didapat beberapa informasi sebagai berikut :

1). Kebutuhan komponen/material pada periode-periode dalam jangka waktu tertentu (Gross Requirement).

2). Komponen/material yang harus disediakan pada awal produksi (Overdue). 3). Status persediaan komponen/material pada akhir suatu periode (Projected

On Hand ).

4). Jumlah komponen/material yang harus disediakan pada awal suatu periode (Planned Order).

Pada metode MRP terdapat beberapa hal yang mendasar, yaitu : 1). Permintaan material bersifat tergantung (dependent).

2). Filosofi pemesanan sesuai permintaan.

3). Ramalan/perkiraan berdasarkan Master Production Schedule. 4). Konsep pengawasan meliputi semua item.

5). Lot sizing bersifat beragam.

6). Memenuhi kebutuhan produksi.

7). Tipe persediaan adalah bahan mentah atau setengah jadi.

Sebagai alat perencana dan pengontrol yang merupakan metode efektif dalam manajemen persediaan, MRP memberikan beberapa keuntungan, yaitu :

1). Investasi persediaan dapat ditekan serendah mungkin.

2). Perencanaan dapat dilakukan secara detail dan dapat berubah sesuai keadaan.

3). Penyediaan data untuk masa mendatang dengan basis tiap item.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

4). Pengontrolan persediaan dapat dilakukan setiap saat. 5). Jumlah pemesanan berdasarkan kebutuhan.

6). Fokus pada waktu kebutuhan material.

Safety Stocks adalah sejumlah persediaan lebih yang digunakan untuk

memenuhi kebutuhan apabila terjadi fluktuasi permintaan.

Material Requirement Planning adalah suatu set teknik yang dipakai untuk

merencanakan pembuatan atau pembelian Sub-Assembly, komponen dan bahan baku yang diperlukan untuk melaksanakan Master Production Schedule (MPS).

MRP merupakan sistem yang dirancang secara khusus untuk situasi permintaan bergelombang yang secara tipikal, karena permintaan tersebut dependen. Sedangkan tujuan MRP antara lain adalah :

1). Menjamin tersedianya material, item atau komponen saat dibutuhkan untuk memenuhi jadwal produksi, dan menjamin tersedianya produk jadi bagi konsumen.

2). Menjaga tingkat persediaan pada kondisi minimum.

Gambar 2.2 Sistem MRP

Berdasarkan gambar diatas, maka dapat di uraikan sebagai berikut : a) Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)

Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.

b) Tahap II: Close-Loop MRP

Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.

c) Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)

Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

d) Tahap IV: Enterprise Resource Planning

Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.

e) Tahap V: Extended ERP (ERP II)

Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih kompleks dari ERP sebelumnya. (Nasution, 1992)

2.2.1 Perluasan MRP

Akhir-akhir ini telah banyak terjadi pengembangan konsep MRP, pada bagian ini akan dibahas secara singkat tiga pengembangan tersebut, yaitu:

1). Close loop MRP

Close loop MRP adalah sebuah sistem yang memberikan umpan balik pada perencanaan kapasitas, jadwal produksi induk dan rencana produksi sehingga perencanaan dapat di jaga validitasnya untuk sepanjang waktu.

2). Capacity Planning

Dengan mengacu pada pengertian Close-loop MRP, umpan balik tentang beban kerja diperoleh dari tiap pusat kerja. Pelaporannya disebut Load

Report yang menggambarkan persyaratan sumber daya dalam pusat kerja

untuk semua pekerjaan yang berjalan yang dialamatkan pada pusat kerja. Konsep Capacity Planning merupakan pengembangan close-loop MRP dimana perencana produksi menjalankan pekerjaan diantara periode waktu

dalam pesanan secara beban yang halus (smooth) atau pada akhirnya membawanya dalam kapasitas.

Komponen – komponen perencanaan kebutuhan material:

a) Sistem penjadwalan produksi – menghasilkan master jadwal produksi yang mencakup lead time terpanjang ditambah waktu produksi terpanjang. b) Sistem MRP – menguraikan tagihan material. Mengubah kebutuhan bruto

menjadi kebutuhan netto.

c) Sistem perencanaan kebutuhan kapasitas bekerja dengan sistem MRP untuk menjaga produksi dalam kapasitas pabrik. Menghasilkan output: melaporkan dan merencanakan jadwal pemesanan.

d) Sistem pelepasan pesanan menghasilkan laporan untuk lantai kerja dan pembelian.

Gambar 2.3 Bagan Pemesanan Kembali 2.2.2 Prasyarat dan Asumsi MRP

Secara umum dapat dikatakan bahwa tujuan dari MRP adalah menghasilkan informasi persediaan yang mampu digunakan untuk mendukung melakukan tindakan

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

secara tepat dalam berproduksi. Agar MRP dapat berfungsi dan dioperasionalisasikan dengan efektif ada beberapa persyaratan dan asumsi yang harus dipenuhi. Adapun persyaratan yang dimaksud adalah :

1). Tersedianya Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule), yaitu suatu rencana produksi yang menetapkan jumlah serta waktu suatu produk akhir harus tersedia sesuai dengan jadwal yang harus diproduksi. Jadwal Induk Produksi ini biasanya diperoleh dari hasil peramalan kebutuhan melalui tahapan perhitungan perencanaan produksi yang baik, serta jadwal pemesanan produk dari pihak konsumen.

2). Setiap item persediaan harus mempunyai identifikasi yang khusus. Hal ini disebabkan karena biasanya MRP bekerja secara komputerisasi dimana jumlah komponen yang harus ditangani sangat banyak, maka pengklasifikasian atas bahan, bagian atas bahan, bagian komponen, perakitan setengah jadi dan produk akhir haruslah terdapat perbedaan yang jelas antara satu dengan yang lainnya.

3). Tersedianya struktur produk pada saat perencanaan. Dalam hal ini tidak diperlukan struktur produk yang memuat semua item yang terlibat dalam pembuatan suatu produk apabila itemnya sangat banyak dan proses pembuatannya sangat kompleks. Walaupun demikian, yang penting struktur produk harus mampu menggambarkan secara detail langkah-langkah suatu produk untuk dibuat, sejak dari bahan baku sampai menjadi produk jadi. 4). Tersedianya catatan tentang persediaan untuk semua item yang menyatakan

Selain syarat diatas, terdapat beberapa asumsi yang diperlukan untuk menghasilkan suatu sistem pengoperasian MRP secara efektif yaitu :

1). Adanya suatu sistem data file yang saling berintegrasi serta ditunjang oleh adanya program komputer yang terpadu dengan melibatkan data status persediaan dan data tentang struktur produk. Data file ini perlu dijaga ketelitiannya, kelengkapannya serta selalu Up to Date sesuai dengan keperluan.

2). Waktu ancang-ancang (Lead time) untuk semua item diketahui, paling tidak dapat diperkirakan. Dalam hal ini waktu ancang-ancang dapat berupa interval waktu antara saat pemesanan dilakukan sampai saat barang tiba dan siap digunakan, tapi dapat pula berupa waktu proses pembuatan dari satu stasiun kerja untuk item atau komponen tersebut.

3). Setiap komponen yang diperlukan dalam proses assembling haruslah berada dalam pengendalian. Dalam proses manufactur ini berarti kita mampu memonitor setiap tahapan proses/perubahan yang dialami setiap item.

4). Semua item untuk suatu perakitan dapat disediakan pada saat suatu pesanan untuk perakitan tersebut dilakukan. Sehingga penentuan jumlah, waktu kebutuhan kotor dari suatu perakitan dapat dilakukan.

5). Setiap pengadaan pemakaian komponen bersifat diskrit. Misalnya bahan dibutuhkan 50 komponen, maka rencana kebutuhan bahan mampu membuat rencana agar dapat menyediakan 50 komponen tersebut dan dipakai tanpa kurang atau lebih.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

6). Perlu menetapkan bahwa proses pembuatan suatu item tidak tergantung terhadap proses pembuatan item yang laiinya. Hal ini berarti dapat dimulai dan diakhiri tanpa tergantung pada proses yang lainnya. (Nasution, 1992) 2.2.3 Tujuan MRP

Suatu sistem MRP pada dasarnya bertujuan untuk merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi untuk mendukung aksi yang tepat baik berupa pembatalan pesanan, pesan ulang, atau penjadwalan ulang. Aksi ini sekaligus merupakan suatu pegangan untuk melakukan pembelian atau produksi. Ada 4 macam yang menjadi ciri utama MRP, yaitu:

1). Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat, kapan suatu pekerjaan akan selesai (material harus tersedia) untuk memenuhi permintaan produk yang dijadwalkan berdasarkan MPS yang direncanakan.

2). Menentukan kebutuhan minimal setiap item, dengan menentukan secara tepat sistem penjadwalan.

3). Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan, dengan memberikan indikasi kapan pemesanan atau pembatalan suatu pesanan harus dilakukan.

4). Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan.

Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dijadwalkan pada waktu yang dikehendaki, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melaksanakan rencana penjadwalan ulang (jika mungkin) dengan menentukan prioritas pesanan yang realistis. Seandainya penjadwalan ulang ini masih tidak

memungkinkan untuk memenuhi pesanan, maka pembatalan terhadap suatu pesanan harus dilakukan.

Kunci keberhasilan dari faktor diatas haruslah ditunjang dengan suatu sistem pengontrolan aliran bahan yang tepat untuk memenuhi jadwal permintaan konsumen, yang didukung dengan sistem komputerisasi sebagai alat pembantu dalam memudahkan proses pelaksanaannya. Sehubungan dengan pengontrolan atas bahan/item yang dimaksudkan, rencana kebutuhan bahan sebagai suatu sistem komputerisasi, berfungsi seperti timbangan yang berfungsi menyeimbangkan antara kebutuhan dan kemampuan memenuhi kebutuhan dari setiap item. Rencana kebutuhan bahan memberikan indikasi apabila terjadi ketidakseimbangan antara kebutuhan dan kemampuan. Besarnya kebutuhan digambarkan oleh jadwal induk produksi, struktur produk dan status persediaan.

Besarnya kemampuan untuk memenuhi suatu kebutuhan, dicerminkan oleh besarnya barang setengah jadi, persediaan yang ada dan pesanan/pembelian yang akan datang kemudian. Ketelitian atas perkiraan akan kemampuan ini tergantung pada ketelitian pencatatan atas ketiga sumber informasi tersebut.

Tujuan dari sistem MRP adalah menghasilkan unit-unit pada saat dibutuhkan, tanpa stock pengaman dan tanpa antisipasi pesanan mendatang berikutya. Prosedur demikian konsisten dengan asas ukuran lot yang kecil, rutin, persediaan rendah dan permintaan dependen. Akan tetapi apabila biaya pemesanan nya signifikan atau manajemen tidak dapat menerapkan falsafah JIT maka lot standar bisa jadi merupakan teknik yang berbiaya banyak. (Nasution, 1992)

2.2.4 Input MRP

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

MRP memiliki beberapa komponen utama, terdiri dari sistem :

1). Master Production Schedule System (MPS)

MPS adalah suatu media perencanaan, memberitahukan apa yang bisa dan apa yang harus diproduksi yang digunakan untuk menyeimbangkan antara kebutuhan konsumen dengan kemampuan produksi perusahaan. pengertiannya adalah pembuatan jadwal secara terperinci tentang apa material atau komponen apa yang harus tersedia untuk membuat suatu produk? Jadwal harus mengikuti rencana produksi yang telah ditentukan untuk semua output dalam suatu satuan waktu tertentu, yang didalamnya sudah termasuk variasi input, rencana keuangan, permintaan konsumen, kapabilitas rekayasa, fluktuasi persediaan, kinerja pemasok dan pertimbangan lainnya. Jadwal utama dapat diwujudkan dalam:

a) Produk akhir yang proses produksinya berkelanjutan (memproduksi agar dapat menyimpan).

b) Pesanan konsumen dalam perusahaan.

c) Modul dalam perusahaan yang proses produksinya berulang.

MPS merepresentasikan permintaan atau kebutuhan yang akan datang. Metode dalam penyusunan permintaan atau kebutuhan ini beraneka ragam tergantung dari tipe bisnisnya. Dalam produksi untuk menyimpan dalam stok, kebutuhan yang akan datang umumnya disusun berdasarkan perkiraan dari kebutuhan yang lalu. Dalam produksi untuk memenuhi order. Order dari konsumen menjadi representasi dari total kebutuhan akan produksi. Sumber – sumber yang menimbulkan kebutuhan akan produksi :

a) Customer Order b) Dealer Order

c) Kebutuhan dari Gudang d) Kebutuhan dari Service e) Peramalan

f) Stock yang tersedia g) Pemesanan Bahan

Merupakan suatu rencana produksi yang menggambarkan hubungan antara kuantitas setiap jenis produk akhir yang diinginkan dengan waktu penyediaannya. Secara garis besar pembuatan suatu MPS biasanya dilakukan atas tahapan-tahapan sebagai berikut :

a) Identifikasi sumber permintaan dan jumlahnya, sehingga dapat diketahui besarnya permintaan produk akhir setiap periodenya.

b) Menentukan besarnya kapasitas produksi dan kecepatan operasi yang diperlukan untuk memenuhi permintaan yang telah diidentifikasikan, perencanaan ini biasanya dilakukan pada tingkat agregat, sehingga masih merupakan perencanaan global.

c) Menyusun rencana rinci dari setiap produk akhir yang akan dibuat. Tahap ini merupakan penjabaran dari rencana agregat (global) sehingga akan didapat rencana produksi setiap produk akhir yang dibuat dan perioda waktu pembuatannya.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

d) Hal penting yang diperhatikan dalam menyusun MPS adalah menentukan panjang horison waktu perencanaan (Planning Horison) , yaitu banyaknya periode waktu yang ingin diliput dalam penjadwalan

2). Bill Of Material

Merupakan informasi dari penyusunan MRP untuk memproduksi suatu produk tentang material apa saja yang dibutuhkan baik yang dibuat sendiri maupun material yang dibeli pihak supplier. Informasi ini diperoleh dengan menggambarkan dalam struktur produk sehingga pada akhirnya data tentang material apa yang dibutuhkan dan berapa banyaknya untuk membentuk suatu produk dapat diperoleh secara detail.

BOM adalah merupakan daftar dari komponen–komponen bahan yang dibutuhkan untuk membuat suatu barang jadi (produk). sebuah daftar jumlah komponen, campuran bahan, dan bahan baku yang diperlukan untuk membuat suatu produk. Bill Of Material tidak hanya menspesifikasikan produksi, tapi juga berguna untuk pembebanan biaya, dan dapat dipakai sebagai daftar bahan yang harus dikeluarkan untuk karyawan produksi atau perakitan. Bill Of Material digunakan dengan cara ini, biasanya dinamakan daftar pilih. Adapun jenis BOM adalah:

1). Modular Bills yaitu bill of material yang dapat diatur di seputar modul

produk, modul merupakan komponen yang dapat diproduksi dan dirakit menjadi satu unit produk.

2). Bill untuk perencanaan diciptakan agar dapat menugaskan induk buatan

untuk komponen, biasanya sub-sub perakitan yang hanya ada untuk sementara waktu.

3). Low-level coding atas suatu bahan dalam bill of material diperlukan apabila

ada produk yang serupa, supaya dapat membedakannya diberikan kode. Setiap barang inventori harus diidentifikasikan dengan sebuah part number (nomor barang) seperti pemberian kode untuk bahan – bahan yang digunakan dalam proses produksi, dengan tujuan untuk memberikan nama yang unik untuk masing–masing barang yang berbeda. Cara – cara dalam pemberian nomor barang :

a) Random yaitu pemberian nomor yang digunakan hanya sebagai pengenal saja tanpa memiliki arti lain.

b) Significant yaitu pemberian nomor berdasarkan identifikasi suatu barang.

Seperti jenis, satuan, bentuk dan lainnya.

c) Semisignificant yaitu penggabungan dari cara Random dan Significant.

3). Data stok inventori

Suatu perusahaan umumnya memiliki dua macam data inventori, yaitu : 1). Manufacturing Inventory, terdiri dari :

a) Raw Materials

b) Semifinished Component Parts c) Finished Component Parts d) Sub assemblies

e) Component parts in process f) Subassemblies in process

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

2). Distribution Inventory, terdiri dari :

a) Complete product di gudang

b) Complete product di transit 4). Lead Time

Merupakan waktu yang dibutuhkan oleh material dari saat order sampai material itu diterima. Berapa lama waktu untuk mendapatkan komponen. Oleh karena itu manajemen harus menentukan kapan produk diperlukan, sehingga dapat menentukan waktu pembelian, produksi dan perakitan. Lead time terdiri dari dua yaitu lead time pembelian untuk material yang dibeli dari supplier dan lead time produksi untuk material yang diproduksi sendiri. MRP membutuhkan data berupa waktu untuk mendapatkan Material dari Supplier dan waktu produksi dari masing – masing hasil produksi. (Nasution, 1992)

2.2.5 Komponen penyusun MRP 1). Gross Requirements (GR)

Untuk produk akhir. GR menyatakan MPS sedangkan untuk komponen– komponen pada level berikutnya menyatakan jumlah yang dibutuhkan untuk memenuhi MPS.

2). On Hand Inventory

Menyatakan jumlah persediaan pada periode tertentu 3). Net Requirements (NR)

4). Planned Order Receipts (POR)

Menyatakan jumlah yang harus diterima atau diproduksi pada periode tertentu

5). Planned Order Release (PORE)

Menyatakan kapan order terhadap suatu komponen diletakkan atau dilepaskan sedemikian sehingga komponen tersebut tersedia pada saat yang dibutuhkan.

6). Status Persediaan Menggambarkan keadaan dari setiap komponen atau Menggambarkan keadaan dari setiap komponen atau material yang ada dalam persediaan, yang berkaitan dengan :

a) Jumlah persediaan yang dimiliki pada setiap periode (on hand

inventory)

b) Jumlah barang yang sedang dipesan dan kapan pesanan tersebut akan datang (on order Inventory)

c) Waktu ancang – ancang (lead time) dari setiap bahan. Status persediaan ini harus diketahui untuk setiap bahan atau item dan diperbaharui setiap terjadi perubahan untuk menghindari adanya kekeliruan dalam perencanaan.

7). Struktur Produk Merupakan kaitan antara produk dengan komponen

Merupakan kaitan antara produk dengan komponen penyusunnya. Informasi yang dilengkapi untuk setiap komponen ini meliputi :

a) Jenis komponen

b) Jumlah yang dibutuhkan

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

c) Tingkat penyusunannya

2.2.6 Output MRP

Keluaran MRP sekaligus juga mencerminkan kemampuan dan ciri dari MRP, yaitu :

1). Recommendation of planned order release (Rekomendasi jadwal

pemesanan) atau Planned Order Schedule (Jadwal Pesanan Terencana) adalah penentuan jumlah kebutuhan material serta waktu pemesanannya untuk masa yang akan datang.

2). Future planned order schedules (Jadwal order masa yang akan datang).

3). Item status analysis backup data (Data analisa terhadap status suatu

barang).

4). Performance Report (Laporan Penampilan) suatu tampilan yang

menunjukkan sejauh mana sistem bekerja, kaitannya dengan kekosongan stock dan ukuran yang lain.

2.2.7 Tipe MRP

Dalam manejemen material dikenal 2 tipe dasar dari sistem MRP, Yaitu : 1). Sistem Regeneratif

2). Sistem Net Change.

Perbedaan utama dari kedua sistem tersebut terletak pada frekwensi perencanaan ulang. Pada sistem regeneratif, sering didapat pelaksanaan perencanaan ulang secara periodik (biasanya mingguan), dan pada saat kapan dilakakukan perencanaan ulang tersebut. Dalam perencanaan MPS pada sistem ini, semua permintaan kebutuhan di exsplode secara lengkap dalam proses batch mulai dari produk akhir sampai bahan mentah yang dibeli dan dilakukan secara periode. Berdasarkan proses ini kebutuhan kotor dan kebutuhan bersih dari setiap item persediaan dihitung terlebih dahulu dan selanjutnya dilakukan penjadwalan pesanan. Proses keseluruan dilakukan secara level by level, yang diawali dari level produk yang tinggi sampai yang renda. Sistem ini cocok digunakan untuk situasi dimana frekwensi perencanaan ulang rendah, untuk pabrik yang memproses seperti batch. Keuntungan dari sistem ini adalah penggunaan alat pemrosesan data akan lebih efisien, baik untuk digunakan pada suatu lingkungan yang stabil.Kerugiannya adalah tidak terlampau peka terhadap ketidakseimbangan antara kebutuhan dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Pada sistem Net Change merupakan sistem yang relatif baru. Konsep ini pada dasarnya adalah merupakan proses eksplosion hanya dilakukan apabila terjadi perubahaan dalam MPS atau keadaan persediaan atau sistem persediaan untuk semua item. Keuntungan sistem ini adalah akan selalu

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

memberikan catatan yang Up to date dan sangat baik diterapkan dalam situasi dan lingkungan dimana situasi sangat tidak menentu dan berubah-ubah (Nasution, 1992).

2.2.8 Faktor – faktor kesulitan dalam MRP

Terdapat 5 faktor utama yang mempengaruhi tingkat kesulitan dalam MRP yaitu :

1). Struktur Produk

Pada dasarnya struktur produk yang kompleks dapat menyebabkan terjadinya proses MRP seperti Net, Lot, Offset, dan Explode yang berulang-ulang, yang dilakukukan satu persatu dari atas sampai kebawah berdasarkan tingkatannya dalam suatu struktur produk tersebut. Kesulitan tersebut sering banyak ditemukan dalam proses Lot sizing, dimana penentuan Lot Size pada tingkat yang lebih bawah perlu membutuhkan teknik yang sangat sulit (multi level lot sizing tecnique)

2). Lot Sizing.

Dalam suatu proses MRP, terdapat berbagai macam penentuan teknik lot sizing yang diterapkan, sebab proses lotting ini merupakan salah satu fundamen yang penting dalam suatu sistem rencana kebutuhan bahan. Pemakaian serta pemilihan teknik-teknik lot sizing yang tepat sesuai dengan situasi perusahaan akan sangat membantu dan mempengaruhi keefektifan dari rencana kebutuhan bahan sehingga dapat memperoleh hasil yang lebih memuaskan.

Hingga kini telah banyak dikembangkan oleh para ahli mengenai teknik-teknik penetapan ukuran lot. Sampai saat ini teknik ukuran lot dapat dibagi menjadi 4 bagian besar, yaitu :

1). Teknik ukuran lot untuk satu tingkat dengan kapasitas tak terbatas. 2). Teknik ukuran lot satu tingkat dengan kapasitas terbatas.

3). Teknik ukuran lot banyak tingkat dengan kapasitas tak terbatas. 4). Teknik ukuran lot banyak tingkat dengan kapasitas terbatas.

Dilihat dari cara pendekatan pemecahan masalah, juga terdapat dua aliran, yaitu pendekatan level by level dan period by period. Nampak jelas dalam hal ini bahwa teknik lot sizing masih dalam tehap perkembangan, khususnya untuk kasus

multi level

3). Lead Time

Suatu proses perakitan tidak dapat dilakukan apabila item-item yang diperlukan dalam proses perakitan tersebut tidak tersedia dilokasi perakitan pada saat diperlukan. Dalam proses tersebut perlu diperhitungkan masalah

networknya yang dilakukan berdasarkan lintasan kritis, saat paling awal,

atau saat paling lambat, atau suatu item dapat selesai. Persoalan yang penting dari masalah ini bukan hanya penentuan ukuran lot size pada setiap

level akan tetapi perlu mempertimbangkan masalah lead time serta networknya yang ada.

4). Kebutuhan yang Berubah

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

Salah satu keunggulan MRP dibanding dengan teknik lainnya adalah mampu merancang suatu sistem yang peka terhadap perubahan-perubahan, baik yang datangnya dari luar maupun dari dalam perusahaan itu sendiri. Kepekaan ini bukan tidak akan menimbulkan masalah. Adanya perubahaan kebutuhan akan produk akhir tidak hanya mempengaruhi kebutuhan akan jumlah penentuan jumlah kebutuhan yang diinginkan, akan tetapi juga tempo pemesanan yang ada.

5). Komponen Umum

Komponen umum yang dimaksudkan dalam hal ini adalah komponen yang dibutuhkan oleh lebih dari satu induknya. Komponen umum tersebut dapat menimbulkan suatu kesulitan dalam proses perencanaan kebutuhan bahan khususnya dalam proses netting dan lot sizing. Kesulitan-kesulitan tersebut akan semakin terasa apabila komponen umum tersebut ada pada level yang berbeda. (Lunn, Terry and Susan A. Neff, 1992)

2.3 Sistem Informasi

Suatu sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang teritegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (Raymond McLeod, Jr, 2001)

Sistem adalah kumpulan dari obyek – obyek yang saling bergantung dan berinteraksi satu dengan yang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam perkembangan selanjutnya, teknologi informasi berkembang menjadi teknologi informasi berbasis komputer yaitu suatu teknologi informasi yang menggabungkan antara manusia dan komputer dengan menggunakan teknologi yang ada dalam pengolahan dan

penyediaan data guna mendapatkan informasi yang berguna untuk mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan. Lingkungan sistem adalah segala komponen yang berada di luar sistem dan mempunyai pengaruh terhadap sistem tersebut.

Komponen – komponen dari sistem meliputi : a) Entity yaitu pengamatan dari sistem.

b) Attribut yaitu perlengkapan – perlengkapan dari entity.

c) Event yaitu kejadian sesaat yang mengubah keadaan sistem.

d) Activity yaitu menyatakan suatu proses selama interval waktu tertentu.

e) State yaitu suatu variable yang diperlukan untuk menggambarkan

keadaan dari sistem pada suatu waktu.

f) f. Endogenous yaitu activity dan event yang berada dalam sistem.

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan sesuatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Jadi Sistem Informasi adalah Suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambil keputusan dan pengendalian didalam organisasi. (Lucas JR, Henry C., 1987)

2.3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi dapat dihasilkan dari sistem infomasi (information system) atau disebut juga processing system atau information processing system atau information

generation system. Sistem informasi menurut Jhon Burch dan Gary Grundnitski

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

(1986) adalah “suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen atau blok-blok yang berinteraksi satu sama lain membentuk satu kesatuan mencapai sasaran”.

Komponen atau blok-blok yang dimaksud adalah: 1). Blok Input

Adalah data yag digunakan dalam memasukkan sistem informasi yang termasuk media dan metode.

2). Blok Model

Adalah rangkaian gabungan antara prosedur logika dan model matematika yang akan mengolah data input, sehingga diperoleh output yang

diinginkan. 3). Blok Teknologi

Adalah merupakan kotak alat dalam sistem informasi yang diperoleh untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data.

4). Blok Output

Adalah hasil dari sistem informasi berupa informasi yang berkualitas dari dokumentasi yang bermanfaat untuk manajemen dan seluruh

pemakaian sistem 5). Blok Database

Adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain yang tersimpan dan bertanggung jawab mengolah serta mengumpulkan data.(Kristianto, 2003:64)

2.3.2 Tingkat kegunaan Sistem Informasi

Berdasarkan tingkat kegunaan sistem informasi dapat dibagi sebagai berikut : 1). Level 1 Sistem Informasi sebagai Sistem Pemrosesan Data (Data

Procesing System)

a) Memproses sejumlah besar data untuk transaksi bisnis rutin.

b) Terdapat data entry ke sistem dan laporan transaksi dengan sedikit membutuhkan keputusan.

2). Level 2 Sistem Informasi sebagai Sistem Informasi Manajemen (Management Information System)

a) Menyusun Laporan secara periodik untuk kontrol, perencanaan, dan membuat keputusan.

b) Merupakan interaksi antar orang, software, tidak dapat menggantikan sistem pemrosesan data karena merupakan bagiannya

c) Tidak sekedar memproses data namun termasuk analisis keputusan dan membuat keputusan.

d) Laporan bersifat umum untuk semua bagian perusahaan.

3). Level 3 Sistem Informasi sebagai Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System)

a) Mendukung pengambil keputusan dengan menyusun informasi pada kebutuhan tertentu.

b) Sama dengan MIS keduanya tergantung pada database sebagai sumber data.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

c) Program yang dibuat khusus untuk orang tertentu atau grup tertentu pengambil keputusan.

4). Level 4 Sistem Informasi sebagai Expert System dan Artificial

Inteligent System

a) Menangkap keahlian tiruan dari pembuat keputusan dalam menyelesaikan masalah.

b) Expert system menggunakan pendekatan Artificial Inteligent yaitu

membuat mesin seakan-akan punya kepandaian untuk menyelesaikan masalah secara beralasan sesuai dengan pemikiran manusia.(Kristianto, 2003)

2.4 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram adalah sebuah alat untuk menggambarkan suatu aliran data melalui proses yang berkaitan dan menjelaskan arus data dari informasi yang terjadi secara terstruktur dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol. Data Flow Diagram suatu cara yang dapat digunakan dalam mendokumentasikan suatu proses. Empat simbol Data Flow Diagram :

a) Kesatuan Luar (External Entity)

Simbol ini memberikan sistem data input dan menerima data output. b) Proses (Process)

Simbol ini melambangkan proses yang mengubah input menjadi output. c) Arus data (Data Flow)

Simbol ini digunakan untuk menghubungkan proses dengan proses, proses dengan input, dan proses dengan output.

d) Penyimpanan Data (Data Store)

Simbol ini digunakan untuk menyimpan data baik dari input maupun output. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan DFD :

1). Nama proses dalam context diagram harus sama dengan nama sistem. 2). Tiap DFD harus muat dalam satu halaman.

3). Tiap simbol harus diberi nama unik dan konstan dalam perpindahan level. 4). Hindari garis perpotongan

5). DFD harus memiliki output.

6). Tiap proses harus memiliki input dan output.

7).Tiap data store hanya boleh menerima input dan memberikan output ke proses apa saja.

8). Data Flow tidak boleh menghubungkan external entity dengan data store atau dengan entity lain secara langsung.

2.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD adalah diagram yang dipakai untuk mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas dan hubungannya, merupakan peralatan pembuatan model data yang paling fleksibel.

ERD Menggambarkan relasi atau hubungan antar entitas yang ada, di mana terdapat pembagian 2 jenis hubungan, yaitu :

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

a) Obligator : Bila semua anggota dari suatu entity harus berpartisipasi atau

memiliki hubungan dengan entity yang lain.

b) Non-Obligator : Bila tidak semua anggota dari suatu entity harus

berpartisipasi atau memiliki hubungan dengan entity yang lain. 2.6 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian adalah metode yang mendukung untuk digunakan dalam penyelesaian penyusunan Tugas Akhir. Sehingga penyusunannya terstruktur.

2.6.1 Langkah – langkah dalam pengerjaan Tugas Akhir : 1). Studi Literatur tentang :

1.1) Teori tentang analisa sistem.

1.2) Teori tentang sistem manajemen Database.

1.3) Konsep – konsep dalam MRP (Material Requirement Planning). 2). Pengumpulan data yang diperlukan sebagai berikut :

2.1) Bill Of Material masing – masing barang produksi.

2.2) Data bahan produksi perusahaan. 2.3) Data penjualan dalam periode tertentu.

3). Langkah – langkah yang dilakukan dalam pengumpulan data :

3.1) Wawancara dengan melakukan tanya jawab dengan pemilik perusahaan dan koordinator tiap bagian tentang sistem pengadaan

material dan produksi.

3.2) Observasi di dalam perusahaan untuk mengetahui alur pra produksi dalam perusahaan.

4.1) Pembuatan Flowchart.

4.2) Pembuatan Data Flow Diagram (DFD). 4.3) Perencanaan tabel – tabel yang akan dibuat. 4.4) Perencanaan MRP perusahaan atau Desain I/O.

BAB III

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

3.1 Analisa Sistem

Dalam bab ini akan dibahas mengenai analisis dan perencanaan sistem web perencanaan dan pengendalia persediaan bahan baku yang menggunakan metode MRP untuk menurunkan biaya pengadaan dan mempertahankan kontinuitas produksi.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

Sistem ini nantinya digunakan untuk memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk melakukan kegiatan produksinya.

3.2 Perancanagan Sistem

Perancangan sistem ini membahas Flowchart, DFD (Data Flow Diagram), CDM (Conceptual Data Model), PDM (Physical Data Model), DBMS (Database

Manajemen Sistem), Perancangan Antarmuka.

3.2.1 Flowchart

Bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Flowchart juga merupakan :

a) Bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. b) Menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedure yang ada didalam sistem. c) Menunjukkan apa yang dikerjakan disistem.

Tujuan utamanya penggunaan flowchart adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian sacara sederhan, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol standar. Tahap penyelesaian masalah yang disajikan harus jelas, sederhana, efektif dan tepat.

Flowchart yang akan dijelaskan dibawah ini mengenai proses dari pembuatan sistem web perencanaan dan pengendalian persediaan bahan baku yang mempunyai fungsi yang berbeda-beda, antara lain adalah sebagai berikut :

Gambar 3.1 Flowchart Sistem Web Perancangan dan Pengendalian

Dalam flowchart di atas digambarkan pengguna harus melalui tahap login untuk menggunakan sistem web perencanaan dan pengendalian persediaan bahan baku.

3.2.1.1Flowchart Pengguna Admin

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

Pada flowchart diatas menggambarkan bahwa pengguna pada level admin dapat mengubah profile, menambah data dan mengubah setting.

3.3 Desain Sistem

Dengan melihat dan menganalisis sistem yang sedang berjalan saat ini, maka dilakukan suatu prosedur pengembangan yaitu denngan menyusun desain sistem yang sudah terkomputerisasi. Dijelaskan sebagai berikut :

3.3.1 Contex Diagram

Merupakan pengembangan proses yang tertinggi dalam tingkatan (level) dan berhubungan dengan beberapa entity yang terlibat langsung dengan pengelolahan data dalam sistem yang dibuat. Context diagram yang dimaksud mengacu pada gambar 3.3 dimana proses terhubung dengan 3 (tiga) entity yaitu bag. Produksi, bag. Gudang serta Pimpinan.

Data flow diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan arus data dalam sistem secara terstruktur dan jelas dengan menggunakan notasi – notasi.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

Gambar 3.3 Contex Diagram

Pada contex diagram seperti pada gambar 3.2 terdapat tiga entity yaitu Pimpinan, Bag. Produksi dan Bag. Gudang. Pimpinan mendapatkan input berupa PB (Penerimaan Barang), Laporan Persediaan dan Lap

oran Kadaluwarsa. Bag. Produksi mendapat input berupa data barang dan jenis barang. Sedangkan untuk Bag. Gudang Input berupa permintan barang, data persediaan bahan, jenis bahan, data barang, laporan barang kadaluarsa, laporan persediaan dan tanda terima bahan.

Gambar 3.4 DFD Level 0

DFD Level 0 seperti pada gambar 3.4 memiliki proses Sub Sistem Data, Transaksi, dan Pembuatan Laporan. Selain itu juga terdapat dua data storage (table) yaitu Barang dan TTB

Gambar 3.5 DFD Level 1 Sub Sistem Transaksi

Pada yaitu Sub Sistem Transaksi seperti pada gambar 3.5 terdapat dua proses yaitu Pengeluaran Barang dan Permintaan dan Penerimaan Barang.

3.3.2 Desain Database

Desain database digunakan untuk merancang database yang akan digunakan pada sebuah sistem. Desain database ini dibuat dengan menggunakan PowerDesigner 6 untuk menggambarkan CDM (Conceptual Data Modeling) dan hasil generate-nya adalah PDM (Physical Data Modeling).

3.3.2.1 Conceptual Data Model

CDM menggambarkan keseluruhan struktur logis dari suatu database yang mana tidak terikat pada perangkat lunak atau struktur penyimpanan database. Model konseptual pada umumnya berisi objek data belum diterapkan pada database secara fisik. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 3.6

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

Memiliki

Mempunyai

Terdiri Berisi

SPB No Invoic es Tgl Keluar

Jenis Bahan Kode Bahan Inis ial Nama Bahan Pers ediaan Kode Inis ial Kemasan Jumlah TTB No Faktur Tgl Mas uk Bahan Jumlah Kemasan Kadaluarsa PERMINTAA N Kode_Permintaan Tgl_Permintaan Bahan Jumlah Keterangan

Gambar 3.6 Conceptual Data Model

3.3.2.2 Physical Data Model

PDM menggambarkan implementasi struktur data dan Query secara fisik PDM merupakan hasil generate dari CDM (Conceptual Data Model). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.7

KODE_BAHAN = KODE_BAHAN

NO_FAKTUR = NO_FAKTUR NO_FAKTUR = NO_FAKTUR

KODE_BAHAN = KODE_BAHAN NO_INVOICES = NO_INVOICES

SPB

NO_INV OICES v arc har(10)

TGL_KELUA R date

JENIS_BAHA N

KODE_BAHA N c har(10)

NO_FAKTUR v arc har(10)

INISIA L v arc har(5)

NAMA_BAHAN v arc har(25)

PERSEDIAA N_

KODE numeric (4)

KODE_BAHA N c har(10)

INISIA L v arc har(5)

KEMASA N_ v arc har(10)

JUMLAH numeric (5)

TTB

NO_FAKTUR v arc har(10)

TGL_MA SUK date

BAHAN v arc har(20)

JUMLAH numeric (5)

KEMASA N_ v arc har(10)

KADALUARSA date

PERMINTAA N

KODE_PERMINTA AN v arc har(5)

NO_FAKTUR v arc har(10)

TGL_PERMINTA A N_ date

BAHAN_ v arc har(20)

JUMLAH numeric (5)

KETERA NGA N v arc har(25)

BERISI

NO_INV OICES v arc har(10)

KODE_BAHA N c har(10)

Gambar 3.7 Physical Data Model 3.3.3 Database Manajemen Sistem (DBMS)

Struktur file merupakan penggambaran deskripsi dari field-field pada proses perencanaan database yang terwujud dalam bentuk table beserta keterangan yang diperlukan antara lain :

a). Nama : Jenis Bahan

Fungsi : Menyimpan data jenis bahan Primary Key : KODE_JENIS BAHAN

Tabel 3.1 Tabel Jenis Bahan

Field Type Length Keterangan

KODE_JENIS_BAHAN INTEGER 10 Kode jenis bahan INISISAL VARCHAR 5 Inisial jenis bahan

NAMA VARCHAR 25 Nama jenis bahan

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

b). Nama : Penerimaan

Fungsi : Menyimpan data penerimaan Primary Key : KODE_PENERIMAAN

Tabel 3.2 Tabel Penerimaan

Field Type Length Keterangan

KODE_PENERIMAAN INTEGER 10 Kode penerimaan

TANGGAL DATE - Tanggal penerimaan

NAMA_BAHAN VARCHAR 25 Nama bahan

JUMLAH NUMBER - Jumlah bahan

KEMASAN VARCHAR 20 Kemasan bahan KADALUARSA DATE - Kadaluarsa bahan

c). Nama : Permintaan

Fungsi : Menyimpan data Permintaan Primary Key : KODE_PERMINTAAN

Tabel 3.3 Tabel Permintaan

Field Type Length Keterangan

KODE_PERMINTAAN INTEGER 11 Kode permintaan

TANGGAL DATE - Tanggal permintaan

NAMA_BAHAN VARCHAR 25 Nama bahan

JUMLAH VARCHAR 11 Jumlah bahan

d). Nama : Bahan

Fungsi : Menyimpan data bahan Primary Key : KODE_BAHAN

Tabel 3.4 Tabel Bahan

Field Type Length Keterangan

ID_BAHAN INTEGER 11 Id bahan

ID_JENIS_BAHAN INTEGER 11 Id jenis bahan

KODE_BAHAN VARCHAR 10 Kode bahan

NAMA VARCHAR 20 Nama bahan

ISI INTEGER 11 Isi bahan

ID_SATUAN INTEGER 11 Id satuan ID_KEMASAN INTEGER 11 Id kemasan

3.3.4 Perancangan Antarmuka

Perancangan antarmuka merupakan perancangan halaman aplikasi yang berinteraksi langsung dengan pengguna. Antarmuka / Interface didesain sesuai dengan kebutuhan system sehingga user dapat dengan mudah menjalankan aplikasi. Adapun perancangan antarmuka yang akan dibuat adalah sebagai berikut :

3.3.4.1 Perancangan Antarmuka Menu Utama

Desain antarmuka untuk menu utama dimulai dari admin melakukan login setelah itu masuk ke halaman utama dengan menu – menu antara lain : Data, Profil

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

dan Pengaturan. Rancanagan desain antarmuka untuk user admin untuk lebih jelasnya lagi dapat dilihat pada Gambar 3.8 di bawah ini.

Gambar 3.8 Hirarki Menu Utama

3.3.4.2 Perancangan Antarmuka Menu Data

Desain antarmuka untuk menu data yang dimulai dari user melakukan login ke system kemudian masuk ke halaman menu data antara lain : laporan persediaan, laporan bahan kadaluarsa, tanda terima bahan, permintaan bahan, pengaturan bahan, pengaturan jenis bahan dan Kebutuhan Bersih. Rancangan desain antarmuka untuk menu data untuk lebih jelasnya lagi dapat dilihat pada Gambar 3.9 di bawah ini.

Gambar 3.9 Hirarki Menu Data

Desain antarmuka untuk menu pengaturan dimulai dari user melakukan login ke sistem kemudian masuk ke halaman menu pengaturan antara lain : pengaturan user dan pengaturan user group. Rancangan desain antarmuka untuk menu pengaturan untuk lebih jelasnya lagi dapat dilihat pada Gambar 3.10 di bawah ini.

Gambar 3.10 Hirarki Menu Pengaturan

BAB IV

IMPLEMENTASI SISTEM

4.1 Kebutuhan Sistem

Sebelum menjalankan program atau aplikasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain kebutuhan sistem akan perangkat keras (hardware) dan

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

perangkat lunak (software), serta langkah-langkah yang harus dilakukan untuk dapat melakukan installasi aplikasi agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

4.1.1 Perangkat Sistem

Peralatan yang digunakan untuk semua proses yang dikerjakan dari keseluruhan transaksi yang ada dan termasuk pembuatan laporan adalah menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak.

Adapun perangkat keras yang digunakan dalam pengembangan sistem ini adalah: a) Processor Intel(R)

b) Memory 1114 MB RAM c) HardDisk 120 GB

d) Monitor 15”

Sedangkan perangkat lunak yang digunkan adalah : 1). Sistem Operasi Microsoft Windows 2003 2). Macromedia Dreamweaver Version 8.0

3). Xampp Version 1.6.6a mencakup di dalamnya Apache 2.2.8 dan MySQL 5.0.51a

4). Mozilla Firefox Version 3.5.1 5). Power Designer Version 6.0.0

6). Microsoft Office Visio Professional 2003 service Pack 1

4.2 Implementasi Basis Data

Pada bagian ini akan dibahas mengenai implementasi basis data dari perancangan yang telah dibuat sebelumnya. Implementasi basis data ini terdiri dari

beberapa proses yang telah dibahas sebelumnya. Berikut ini adalah urutan proses dari perancangan yang telah dibuat :

4.2.1 Data Masukan

Data masukan adalah data-data yang tersimpan didalam database yang digunakan untuk inputan kedalam perangkat lunak. Data-data tersebut diantaranya adalah :

4.2.1.1 Data Tabel Jenis Bahan

Pada data table jenis bahan atribut yang terlihat adalah : ID sebagai (primary

key), KODE, INISIAL, NAMA. Contoh data tabel jenis bahan seperti pada Gambar

4.1 di bawah ini.

Gambar 4.1 Data Tabel Jenis Bahan 4.2.1.2Data Tabel Penerimaan

Pada data tabel penerimaan atribut yang terlihat adalah : ID sebagai (primary

key), TGL, ID_BAHAN, JUMLAH, TGL_KADALUARSA. Contoh data tabel

penerimaan seperti pada Gambar 4.2 di bawah ini.

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

Gambar 4.2 Data Tabel Penerimaan 4.2.1.3Data Tabel Permintaan

Pada data tabel penerimaan atribut yang terlihat adalah : ID sebagai (primary

key), TGL, ID_BAHAN, JUMLAH, ID_KETERANGAN. Contoh data tabel

permintaan seperti pada Gambar 4.3 di bawah ini.

Gambar 4.3 Data Tabel Permintaan 4.2.1.4 Data Tabel Bahan

Pada data tabel bahan atribut yang terlihat adalah : ID sebagai (primary

key),ID_JENIS_BAHAN, KODE, NAMA, ISI, ID_SATUAN, ID_KEMASAN.

 

Gambar 5.5 Uji Coba – Form Tanda Terima Bahan

5.2.6 Form Laporan Persediaan

Form digunakan untuk mengetahui stok barang yang ada. Berikut ini adalah uji coba untuk laporan persediaan antara lain adalah.

Gambar 5.6 Uji Coba – Form Laporan Persediaan

5.2.7 Form Laporan Bahan Kadaluwarsa

Form laporan menampilkan data bahan yang akan kadaluwarsa Berikut ini adalah uji coba untuk data bahan kadaluarsa antara lain adalah :

 

Gambar 5.7 Uji Coba – Bahan Kadaluarsa

5.2.8 Form Kebutuhan Bersih

Pada kebutuhan bersih untuk menghitung bahan yang akan dipakai agar tidak memperbanyak stok digudang. Berikut ini adalah uji coba untuk Form kebutuhan bersih antara lain adalah :

 

BAB VI

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Dari tugas akhir ini dapat ditarik beberapa kesimpulan, antara lain :

1. Cara untuk mengendalikan persediaan bahan baku supaya tidak menumpuk

atau terlalu banyak.

2. Cara untuk mengetahui kapan barang itu kadaluarsa atau expired agar dapat

mempertahankan kontinuitas produksi.

3. Aplikasi metode MRP memberikan cumulative material investment yang

lebih rendah daripada pengeluaran perusahaan, sehingga investasi untuk pengadaan material dapat ditekan agar tidak ada sisa stok material diluar.

6.2 Saran

1. Penggunaan metode MRP yang menerapkan sistem low inventory kurang sesuai apabila ada fluktuasi harga material serta diskon untuk pembelian dalam jumlah besar.

2. Pada metode MRP, waktu pengadaan material sangat bergantung pada lead

time sehingga apabila lead time tidak pasti, penggunaan metode MRP akan

DAFTAR PUSTAKA

Budi Permana, Microsoft Access 2000, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 1999. Fogarty, Donald W., John H. Blackkstone and Thomas R Haoffman, Production &

Inventory Management, South-Western Publishing Co., Ohio, 1991.

George, W.P., Material requirement planning ( 2nd Ed.), Singapore: McGRAW HILL,

1994.

Kristianto, Andri, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media, Yogyakarta, 2003.

Kusumo Suryo Ario Drs., Buku Latihan Pemrograman Database dengan Visual

Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2003.

Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, dan Implementasi Sistem Informasi, Edisi Tiga, Erlangga, Jakarta, 1987.

Lunn, Tery and Susan A. Neff, Integrating Material requirement Planning and

Modern Business, The Busness One, Irwin, Illionis, 1992.

Madcoms, 2003, Aplikasi Database & Crystal Report pada Visual Basic 6.0, ANDI OFFSET, Yogyakarta, 2003.

Nasution, Arman Hakim, Perencanaan & Pengendalian Persediaan, Teknik Industri – ITS, 1992.

O’Leary, D.E., Enterprise Resource Planning Systems, Cambridge University Press. Cambridge. 2000.

Orlicky, Joseph., MRP, 2nd edition, McGraw- Hill Inc, New York, 1994.

Schonberger, Richard J., Operation Management: Productivity and Quality, 2nd edition, Business Publications Inc., Texas, 1985.

Sipper, D., dan Bulfin, Jr., Production Planning Control and Integration, Mc.Graw Hill, 1997.

Vollmann, Thomas E., William L. Berry., D. Clay Whybark., Integrated Production