SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS DESKT (1)

SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS DESKTOP
DENGAN JAVA STANDARD EDITION & MySQL
DI SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI NURUL JADID
PAITON PROBOLINGGO
Syaiful Huda (09011188)
Teknik Informatika
Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid
Paiton Probolinggo
2012/2013
ABSTRAK
Pada Bagian Keuangan di lembaga Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid memiliki sistem
yang tidak terkomputerisasi. Komputer hanya dijadikan sebagai alat pengganti penulisan secara
manual. Dengan bertambahnya mahasiswa tiap tahunnya, kebutuhan akan sarana, prasarana, dan
hal-hal terkait dengan proses perkuliahan juga meningkat, hal ini berpengaruh pada kondisi
keuangan yang ada. Sistem yang ada sekarang di Bagian Keuangan kurang merespond dengan
keadaan itu.
Dari problematika di atas, ingin diterapkan sebuah sistem yang terkomputerisasi berbasis
desktop untuk proses pengelolahan data keuangan pada Bagian Keuangan di STT Nurul Jadid.
Sistem ini nantinya yang akan menyimpan, mengolah dan menampilkan semua informasi yang
berkaitan dengan keuangan di lembaga tersebut.
Di dalam proses penelitian untuk pengembangan sistem lama (manual) ke sistem baru

(terkomputerisasi) digunakan dua metode, yaitu: metode pengumpulan data dan metode
pengembangan sistem. Metode pengumpulan data dipilih untuk mengetahui data apa saja yang
nantinya akan dikelolah oleh sistem sehingga sistem yang dikembangkan akan benar-benar sesuai
dengan kebutuhan. Sedangkah untuk metode pengembangan sistem dipilih agar proses penelitian
menghasilkan sistem berupa perangkat lunak yang benar-benar berguna dan bermanfaat bagi
Bagian Keuangan.
Setelah kedua metode yang telah disebutkan diatas dilakukan akan dihasilkan sebuah sistem
yang terkomputerisasi berupa software yaitu Sistem Informasi Keuangan Berbasis Dekstop. Sistem
Informasi Keuangan Berbasis Dekstop adalah sebuah program komputer yang ditanamkan pada
komputer desktop dan dirancang bangun untuk mempermudah pekerjaan karyawan yang ada di
bagian Keuangan, serta akan menjadi solusi dari permasalahan-permasalahan yang ada dari sistem
manual yang telah ada sebelumnya.
Dari pembuatan tugas akhir ini dapat disimpulkan bahwa, sistem informasi keuangan berbasis
desktop adalah sebuah sistem terkomputerisasi yang menggantikan sistem manual yang ada di
Bagian Keuangan di STT Nurul Jadid yang sangat bermanfaat bagi lembaga tersebut, khususnya
pada Bagian Keuangan. Hal ini dapat terjadi karena kesemua proses yang ada pada sistem baru
telah terkomputerisasi.
Kata Kunci: Keuangan dan Desktop

I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Komputer merupakan salah satu dari sekian
banyak teknologi yang dimanfaatkan manusia
dalam kehidupannya. Komputer adalah suatu alat
elektronik yang melakukan beberapa tugas yaitu
menerima input, memproses input sesuai dengan
intruksi yang diberikan menyimpan perintahperintah dan hasil pengolahannya serta menyediakan output dalam bentuk informasi dengan tempo
waktu yang singkat. Bahkan untuk komputer
dengan teknologi terkini, mampu melakukannya
jauh lebih singkat lagi. Bahkan untuk beberapa
input sekaligus. Benar-benar memanjakan manusia dalam melakukan aktivitasnya.
Di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid
jika pengolahan data keuangan telah didukung
dengan sistem yang terkomputerisasi akan menghasilkan kinerja yang jauh lebih baik, sehingga
apa nantinya yang diperlukan terkait dengan
keuangan yang ada di lembaga tersebut akan
tersaji dengan cepat dan akurat. Pada kenyataanya
di lembaga tersebut sistem yang ada masih belum
sepenuhnya terkomputerisasi.
Dengan bertambahnya mahasiswa tiap tahunnya kebutuhan akan sarana-prasarana juga meningkat, hal ini sangat berpengaruh pada kondisi

keuangan yang ada dan tentunya membutuhkan
sebuah sistem yang memang handal dalam
pengelolahan keuangannya. Sistem yang ada
sekarang kurang merespond dengan keaadaan itu.
Sehingga dibutuhkannya pengembangan sistem
yang kesemuanya telah terkomputerisasi agar
tecipta sebuah disiplin administrasi keuangan
sekaligus menjadi solusi alternatif dari permasalahan-permasalahan yang timbul sebelumnya.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah dituturkan
sebelumnya, titik tekan permasalahan yang
muncul adalah:
“Bagaimana merancang dan membuat
Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop
di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid?”

1.3 Batasan Masalah
Membuat sebuah Sistem Informasi Keuangan
Berbasis Desktop di Sekolah Tinggi Teknologi
Nurul Jadid menggunakan Java Standard Edition

(Java SE) dan MySQL dengan rincian batas
sebagai berikut:
1. Input Data Unit (Bagian-bagian yang Berada
di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid).
2. Input Data BANK.
3. Input RAPB (Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja).
4. Input Ampra (Formulir Permohonan Pencairan Dana).
5. Input Keuangan Data Bank.
6. Laporan RAPB.
7. Laporan Hasil Ampra.
8. Laporan Sirkulasi Keuangan BANK.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penilitan ini adalah menghasilkan sebuah Aplikasi Keuangan terkomputerisasi yang menghasilkan sebuah disiplin administrasi keuangan sekaligus menjadi solusi
alternatif dari permasalahan-permasalahan yang
timbul sebelumnya dari sistem yamg lama.
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Penulis
Menambah wawasan akan berbagai macam
contoh kasus pembuatan Sistem Informasi

khususnya Sistem Informasi Keuangan untuk
lebih mematangkan dan mengamalkan ilmu
yang dimiliki.
2. Objek
 Mempermudah
Karayawan
Bagian
Keuangan dalam menjalankan tugasnya.
 Menghemat waktu dan biaya.
3. Akademik
Mempercepat dalam memperoleh informasi
keuangan yang dibutuhkan.

1.5 Metodologi Penelitian
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Adapun metode pengumpulan data yang
dilakukan adalah:
1. Observasi
Penelitian dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap objek yang dijadikan
tempat penelitian yaitu di bagian Keuangan

STT Nurul Jadid.
2. Inteview
Dimana pengumpulan informasi dilakukan
dengan cara wawancara secara langsung
dengan Kepala Bagian Keuangan STT Nurul
Jadid. Wawancara ini akan dapat langsung
menghasilkan data dan informasi yang dijamin
kevalidannya.
3. Studi Pustaka
Berdasarkan
literature
yang
menuliskan
tentang teori-teori yang digunakan sebagai
pemikiran yang bersifat teoritis.
4. Dokumentasi
Dokumentasi yaitu meneliti dokumen yang
berkaitan dengan proses yang berkaitan
dengan sistem.
1.5.2 Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah waterfall, metode ini diarahkan
pada analisis kebutuhan dan proses pengembangan sistem. Adapun tahapan dalam pengembangan sistem tersebut sebagai berikut:
1. Analisis Sistem
Analisis terhadap permasalahan untuk mengetahui kebutuhan serangkaian dan teknik yang
diperlukan serta menentukan batasan-batasan
sistem. Sehingga dapat menentukan cara yang
paling efektif dalam menyelesaikan masalah,
dan akan memberikan solusi sistem informasi
yang diperlukan.
2. Perancangan Sistem
Merupakan tahap selanjutnya dari analisis sistem dalam kaitan mencari atau merumuskan
alternatif-alternatif pemecahan masalah.
3. Implementasi Program
Dalam implementasi Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop di STT Nurul Jadid

menggunakan pemrograman Java SE dan MySQL.
4. Testing
Proses uji coba keberhasilan Sistem Informasi
Keuangan Berbasis Desktop STT Nurul Jadid
yang berupa software.

5. Dokumentasi
Yaitu membuat dokumentasi serta pengarsipan terhadap project dalam bentuk laporan
Tugas Akhir (TA).
II LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Keuangan Berbasis
Desktop
Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai
sistem, informasi, dan desktop sehingga menimbulkan pemahaman yang utuh mengenai pengertian dari Sistem Informasi Keuangan Berbasis
Desktop.
2.1.1 Pengertian Sistem
Di dalam mendefinisikan sebuah sistem, dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan
prosedure dan pendekatan komponen. Dengan
pendekatan prosedure, sistem adalah “Kumpulan
dari prosedure-prosedure yang mempunyai tujuan
tertentu” (Jogiyanto H.M, 2009, hal 34). Prosedure adalah urutan-urutan yang tepat dari
tahapan-tahapan intruksi yang menerangkan apa
(what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang
mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan
bagaimana (how) mengerjakannya.
Sedangkan untuk pendekatan komponen dapat diartikan “Kumpulan dari komponen yang

saling berhubungan satu dengan yang lainnya
membentuk suatu kesatuan untuk mencapai
tujuan tertentu” (Jogiyanto H.M, 2009, hal 34).
Di dalam mengartikan sebuah sistem, perlu diperhatikan mengenai apa yang paling terlihat dari
sistem itu sendiri.
Jika pada suatu sistem prosesnya lebih terlihat maka sistem yang didefinisikan dengan
pendekatan prosedure lebih tepat untuk mendefinisikan sistem. Jika fisiknya yang lebih terlihat
dari suatu sistem maka pendekatan komponen
lebih tepat untuk mendefinisikan sistem. Dengan

begitu diperoleh pengertian bahwa sistem bersifat
kondisional, tergantung apa yang nampak dari
bagian-bagian yang membentuk sebuah sistem.
2.1.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah “Data yang diolah menjadi
bentuk yang berguna bagi pemakainya” (Jogiyanto H.M, 2009, hal 6). Informasi bisa dikatakan
berguna jika memenuhi tiga aspek, yaitu:
1. Tepat kepada orangnya atau relevan (relevance).
2. Tepat waktu (timeliness).
3. Tepat nilainya atau akurat (accurate).

Pengertian lain tentang informasi adalah
“Hasil olahan data, dimana data tersebut sudah
diproses dan diinterpretasikan menjadi suatu yang
bermakna untuk pengambilan keputusan” (Kusrini, 2007, hal 4).
Dari kedua pengertian yang telah disebutkan,
informasi merupakan hasil dari pengelolahan data
yang berguna sehingga mendasari dari pengambilan keputusan. Sedangkan data dapat diartikan
sebagai deskripsi kejadian-kejadian yang terjadi
di dalam kehidupan. Data bersifat mentah dalam
artian memerlukan pemrosesan agar berguna bagi
yang memerlukan.
2.1.3 Pengertian Keuangan
Keuangan berasal dari kata uang yang diberi
imbuhan ke– dan –an. Di dalam Kamus Besar
Indonesia dalam jaringan arti kata uang adalah
“Alat tukar atau standar pengukur nilai (kesatuan
hitungan) yang sah, dikeluarkan oleh pemerintah
suatu negara berupa kertas, emas, perak, atau
logam lain yang dicetak dengan bentuk dan
gambar tertentu”.

Sedangkan imbuhan ke– dan –an adalah
salah satu dari konfiks (imbuhan tunggal yang
terjadi dari dua unsur yang terpisah). Fungsifungsi dari imbuhan ini yaitu membentuk kata
benda abstrak, konkret, pasif dan kata keadaan
atau kata sifat. Dari beberapa pengertian
mengenai pembentuk kata keuangan yang telah
disebutkan, dapat disimpulkan bahwa keuangan
adalah keadaan alat tukar yang sah.

2.1.4 Pengertian Desktop
Desktop sebenarnya sebutan yang biasa
digunakan sebagai pengganti dari komputer
desktop. Komputer desktop adalah komputer
pribadi yang ditujukan untuk penggunaan secara
umum disuatu lokasi yang berlawanan dengan
komputer portabel seperti NoteBook dan
NetBook.
Komponen-komponen penyusun komputer
desktop seperti monitor atau layar komputer,
CPU, dan keyboard terpisah satu sama lain dan
biasanya berukuran besar. Berbeda dengan komputer portabel yang komponen-komponennya disatukan dan berukuran kecil sehingga memudahkan untuk dibawa ke mana saja.
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Keuangan
Berbasis Desktop
Setelah sebelumnya dibahas mengenai pengertian tentang sistem, informasi, dan desktop
maka dapat diperoleh kesimpulan bahwa pengertian dari Sistem Informasi Keuangan Berbasis
Desktop adalah sebuah sistem yang dibuat untuk
keperluan pengelolahan data keuangan yang
bertujuan untuk memberikan informasi yang
diperlukan oleh manajer keuangan semisal dalam
pengambilan keputusan suatu urusan tertentu,
selanjutnya sistem tersebut ditanamkan pada
komputer desktop.
2.2 Keuangan Sekolah Tinggi Teknologi
Nurul Jadid
Keuangan yang berada di Sekolah Tinggi
Teknologi Nurul Jadid dikelola oleh Bagian
Keuangan. Jika dilihat dari strukturnya, Bagian
Keuangan adalah salah satu bagian staff dari
BAUK (Badan Administrasi Umum dan Keuangan). Kebutuhan-kebutuhan terkait masalah
uang dipetakan dengan tujuan untuk mengetahui
jumlah keluar masuknya uang yang ada di
lembaga tersebut.
Pemetaan kebutuhan-kebutuhan dana yang
ada di lembaga tersebut secara garis besar dibagi
menjadi dua yaitu:
1. Pengadaan Barang atau Jasa.
2. Pemeliharaan dan Perbaikan Barang.

Kedua pemetaan ini masing-masing memiliki prosedur sebagai stadarisasi operasional yang
mengacu pada Hasil Keputusan Rapat Sekolah
Tinggi Teknologi Nurul Jadid.
2.2.1 Standar Operasional Prosedur
Pengadaan Barang atau Jasa
Adapun isi dari standar operasional prosedur
pengadaan barang atau jasa adalah sebagai
berikut:
1. Tujuan
Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa Sekolah
Tinggi Teknologi Nurul Jadid bertujuan untuk
menjelaskan tentang mekanisme pengadaan
Barang atau Jasa masing-masing bagian di
Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid sesuai
dengan kebutuhan dan berpedoman pada
Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja
(RAPB), serta untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas permintaan Barang atau Jasa.
2. Ruang Lingkup
Barang atau Jasa yang akan diadakan adalah
berbasis kebutuhan tiap-tiap bagian dan
berpedoman pada Rencana Anggaran dan
Pendapatan Belanja (RAPB); yang dimaksud
bagian dalam hal ini adalah:
a. Bagian Administrasi Umum dan Keuangan
b. Bagian Sarana dan Prasarana
c. Bagian Laboratorium
d. Bagian Administrasi Akademik
e. Bagian Perpustakaan
f. Lembaga Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat
g. Program Studi Informatika dan Elektronika
3. Acuan atau Referensi
Hasil Keputusan Rapat Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid.
4. Definisi
Pembelian atau Pengadaan adalah Proses pembelian atau penggadaan alat barang inventaris
dan keperluan jasa di masing-masing bagian
disesuaikan kebutuhan dan Rencana Anggaran
Belanja (RAB) yang telah disahkan oleh Pembantu Ketua II dan Ketua Sekolah Tinggi
Teknologi Nurul Jadid.

5. Prosedur
Prosedur Pembelian atau Pengadaan Barang
atau Jasa prasarana ini meliputi kegiatankegiatan :
a. Pengajuan Form Permohonan Pengadaan
Barang atau Jasa
Formulir permohonan pengadaan Barang
atau Jasa dibuat rangkap 2 oleh kepala
bagian dan diserahkan kepada BAUK untuk
dilakukan verifikasi.
b. Pengesahan Permohonan Pengadaan Barang atau Jasa
Formulir permohonan yang telah diverifikasi oleh BAUK diajukan kepada Pembantu Ketua II untuk mendapatkan pengesahan. Khusus untuk pengadaan buku, judul
yang akan dibeli harus mendapatkan
persetujuan dari Ketua Program Studi dan
Pembantu Ketua I.
c. Pengembalian Surat Permohonan
Formulir permohonan yang telah disahkan
oleh Pembantu Ketua II diserahkan kembali
kepada kepala bagian yang mengajukan
sebagai acuan pembelian barang atau jasa.
d. Inventarisasi Barang
Barang yang telah dibeli ditujukkan terlebih
dahulu kepada Bagian Sarana dan Prasarana
untuk di inventarisir.
e. Penggunaan Barang
Setelah dilakukan proses inventarisasi barang diserahkan kepada penanggung jawab
(bagian pemakai barang).
6. Flow Prosedur
Adapun
flow/alir
dari kegiatan-kegiatan
Pembelian atau Pengadaan Barang atau Jasa
adalah sebagai berikut:
Pemohon
pengadaan
Barang

BAUK
(Verifikasi
Pengadaan)

Puket II
(Pengesahan
Permohonan)

Sarana &
Prasarana
(Inventarisir)

Pemakai Barang

Pemohon
Pengadaan
Barang

Gambar 2.1 Flow Standar Operasional
Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa

2.2.2 Standar Operasional Prosedur
Pemeliharaan Dan Perbaikan Barang
Adapun isi dari standar operasional prosedur
pemeliharaan dan perbaikan barang adalah
sebagai berikut:
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk mengatur segala
sesuatu yang berkaitan dengan pemeliharaan
dan perbaikan peralatan, sarana dan prasarana
sesuai dengan kebutuhan untuk mununjang
semua kegiatan lembaga Sekolah Tinggi
Teknologi Nurul Jadid yang bertujuan untuk
menjaga ketertiban, keamanan dan tertib
administrasi.
2. Ruang Lingkup
Rung lingkup SOP Pemeliharaan dan Perbaikan Barang mulai dari pengajuan kepada
Bagian Administrasi Umum dan Keuangan
hingga proses pemeliharaan dan perbaikan
dilakukan.
Adapun pihak yang terkait adalah:
a. Ketua STT Nurul Jadid
b. Pembantu Ketua II STT Nurul Jadid
c. Kepala Bagian Administrasi Umum dan
Keuangan
d. Bagian Sarana dan Prasarana
3. Acuan/Referensi
Hasil Keputusan Rapat Sekolah Tinggi
Teknologi Nurul Jadid
4. Definisi
a. Pemeliharaan adalah proses perawatan peralatan, sarana dan prasarana yang bertujuan untuk menjaga agar kondisi peralatan,
sarana dan prasarana tersebut dalam kondisi
baik.
b. Perbaikan adalah proses memperbaiki peralatan, sarana dan prasarana yang awalnya
dalam kondisi rusak hingga kondisi menjadi
baik.
5. Prosedur
Prosedur peminjaman alat atau barang atau
sarana dan prasarana ini meliputi kegiatankegiatan:
a. Pengajuan Surat Permohonan Pemeliharaan
dan Perbaikan

Jika terdapat peralatan, sarana dan prasarana dalam kondisi rusak atau perlu
dilakukan pemeliharaan, maka penanggung
jawab peralatan, sarana dan prasarana
tersebut mengajukan Surat Permohonan Pemeliharaan dan Perbaikan kepada Pembantu
Ketua II STT Nurul Jadid.
b. Pengesahan Permohonan Pemeliharaan dan
Perbaikan
 Peralatan, Sarana dan Prasarana yang
akan membutuhkan pemeliharaan atau
perbaikan, setelah melalui tahap pertama
yaitu pengajuan surat permohonan
pemeliharaan atau perbaikan yang ditunjukkan kepada Pembantu Ketua II Sekolah Tinggi Teknologi akan segera di
tindak lanjuti.
 Pembantu Ketua II Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid akan memeriksa surat
permohonan pemeliharaan/perbaikan tersebut dan memberikan pengesahan.
c. Proses Pemeliharaan atau Perbaikan
Setelah surat pemeliharaan atau perbaikan
disahkan oleh Pembantu Ketua II, Bagian
Administrasi Umum dan Keuangan dengan
Bagian Sarana dan Prasarana bertanggung
jawab untuk melakukan pemeliharaan atau
perbaikan barang yang dimaksud.
d. Penyerahan Barang
Barang yang telah dilakukan pemeliharaan
atau perbaikan akan dikembalikan kepada
penanggungjawab masing-masing.
6. Flow Prosedur
Adapun flow/alir dari kegiatan-kegiatan Pembelian atau Pengadaan Barang atau Jasa
ditunjukkan pada gambar 2.3.

Pengajuan Surat
Permohonan Pemeliharaan
dan Perbaikan

Pengesahan
Permohonan Pemeliharaan
dan Perbaikan

Diterima

Ditolak

Proses
pemeliharaan/
perbaikan

Surat
dikembalikan

Penyerahan
Barang

Gambar 2.3 Flow Standar Operasional
Prosedur Pemeliharaan dan Perbaikan
Barang
Dari kesemua proses yang ada di Bagian
Keuangan masih ditangani dengan cara manual,
komputer hanya dijadikan sebagai media
pencatatan saja. Hal ini dinilai kurang baik karena
pekerjaan yang dilakukan oleh manusia dalam hal
mengingat, menghitung, dan mencari data-data
keuangan yang dikelola tidak begitu baik
dibandingkan dengan komputer yang melakukannya.
Alangkah lebih baik jika aplikasi yang ada di
bagian tersebut dikomputerisasikan sehingga
akan menimbulkan manfaat-manfaat seperti kemudahan dalam melakukan tugas-tugas, kebutuhan tenaga yang semakin sedikit, kecepatan
pelaporan, dan keakuratan data yang diperoleh.
Hal ini tidak lepas dari peran komputer yang telah
dimanfaatkan oleh sekian banyak manusia di
dunia karena terbukti benar-benar membantu
manusia dalam menyelesaikan tugasnya.
2.3 Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis dan perancangan sistem merupakan
tahap selanjutnya setelah adanya kebijakan dan
perencanaan untuk membuat sistem yang baru
atau pengembangan sistem yang lama. Kebijakan
sistem (system policy) tersebut dikeluarkan oleh
manajemen puncak (top management) ketika
sistem yang lama dinilai tidak dapat memenuhi
kebutuhan atau sistem yang lama memiliki

kelemahan-kelemahan dan selayaknya untuk diperbaiki.
Setelah manajemen puncak mengeluarkan
kebijaksanaan untuk mengembangkan sistem,
langkah selanjutnya ialah perancanaan sistem.
Perencanaan sistem (system planning) meliputi
apa saja yang diperlukan untuk mendukung pengembangan sistem seperti kebutuhan-kebutuhan
fisik, tenaga kerja, dan dana yang dibutuhkan.
2.3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah “Penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya” (Jogiyanto H.
M, 2007, hal 129).
Pendefinisian lain dari analisis sistem adalah
“Pembelajaran sebuah sistem dan komponenkomponennya sebagai persyaratan system design/desain sistem, spesifikasi sistem yang baru
dan diperbaiki” (Jeffery L. Whitten, Lonnie D.
Bentley, dan Kevin C. Dittman, 2004, hal 176).
Pengembangan
sebuah
sistem meliputi
beberapa tahap untuk terciptanya suatu sistem
yang baru. Analisis sistem merupakan tahap yang
sangat penting karena jika terjadi kesalahan pada
tahap ini akan terjadi kesalahan pula di tahap
selanjutnya, contohnya pada tahap perancangan
sistem.
2.3.2 Perancangan Sistem
Dari buku yang ditulis oleh Jogiyanto H. M,
perancangan sistem atau desain sistem dapat
didefinisikan sebagai berikut menurut:
1. Robert J. Versello/John Reuter III:
“Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhankebutuhan fungsional dan persiapan untuk
rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk”.

2. John Burch & Gary Grudnitski:
“Desain sistem dapat didefinisikan sebagai
penggambaran, perencanaan dan pembuatan
sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen
yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang
utuh dan berfungsi”.
Dari kedua pengertian di atas dapat
disimpulkan bahwa perancangan sistem merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem karena
pada tahap ini kebutuhan-kebutuhan fungsional
dan persiapan untuk mengimplementasikan sistem didefinisikan dengan cara digambarkan dalam bentuk sketsa agar terlihat bagaimana suatu
sistem dibentuk dari elemen-elemen yang terpisah
selanjutnya disatukan menjadi satu kesatuan yang
utuh dan berfungsi.
Adapun beberapa alat yang digunakan untuk
merancang sistem adalah sebagai berikut:
1. Flowchart
Flowchart atau bagan alir adalah “Bagan
(chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam
program atau prosedure sistem secara logika.
Bagan alir digunakan terutama untuk alat
bantu komunikasi dan untuk dokumentasi”
(Jogiyanto H. M, 2007, hal 795).
Adapun hal-hal yang akan lebih memperinci
dari penjelasan mengenai pengertian flowchart
adalah sebagai berikut:
a. Karakteristik Flowchart
 Flowchart bersifat grafis atau menggunakan gambar-gambar sebagai simbol
untuk suatu jenis pekerjaan atau fungsi
tertentu.
 Perintah bersifat esensial, yaitu perintah
yang penting-penting saja yang ditulis
didalam flowchart.
b. Kegunaan Flowchart
 Membantu programmer mendesain program sebagai spesifikasi program, sebagai
alat verifikasi dan sekaligus untuk dokumentasi program.
 Memecahkan persoalan yang cukup
kompleks ke dalam serangkaian intruksi.
 Lebih mudah diperiksa oleh seorang
quality control (QC) program dari pada

langsung memeriksa semua kode program.
 Dapat digunakan sebagai dokumen spesifikasi proses dalam pembuatan DFD.
c. Pedoman Membuat Flowchart
 Bagan alir sebaiknya digambar dari atas
ke bawah dan dimulai dari bagian kiri
suatu halaman.
 Kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya
ditunjukkan dengan jelas.
 Harus ditunjukkan dari mana kegiatan
dimulai dan di mana berakhirnya.
 Masing-masing kegiatan di dalam bagan
alir sebaiknya digunakan suatu kata yang
mewakili suatu pekerjaan.
 Masing-masing kegiatan di dalam bagan
alir harus di dalam urutan yang semestinya.
 Kegiatan yang terpotong dan akan
disambaung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
 Gunakanlah simbol-simbol bagan alir
yang stadar.
d. Jenis-jenis Flowchart
 Bagan alir sistem (system flowchart).
 Bagan alir dokumen (document flowchart).
 Bagan alir skematik (schematic flowchart).
 Bagan alir program (program flowchart).
 Bagan alir proses (process flowchart).
e. Simbol-simbol Flowchart
Tabel 2.1 Simbol-simbol Flowchart Standar
Simbol

Fungsi

Keterangan

Dokumern

Menunjukkan dokumen
input/output baik dalam
bentuk manual maupun
mekanik.

Keyboard

Menunjukkan input
menggunakan online
keyboard.

Display

Menunjukkan output yang
ditampilakan monitor.

2. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data (DAD) adalah “Alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja
atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem
tersebut” (Jeffery L. Whitten, Lonnie D.
Bentley, dan Kevin C. Dittman, 2004, hal
326).
Adapun beberapa komponen DFD adalah:
a. Menurut Yourdan dan DeMarco:
Tabel 2.2 Komponen DFD (Yourdan dan
DeMarco)

Proses

Menunjukkan proses dari
program komputer.

Keputusan/
Decision

Digunakan untuk suatu
penyelesaian kondisi didalam
program.

Multi
Dokumentasi

Menunjukkan banyak
dokumen input/output.

Penghubung

Digunakan untuk
menunjukkan sambungan
dari bagan alir yang terputus
di halaman yang sama.

Penghubung

Digunakan untuk
menunjukkan sambungan
dari bagan alir yang terputus
di halaman yang berbeda.

Arsip Manual

File non komputer yang
diarsip secara manual.

Kegiatan
Manual

Menunjukkan pekerjaan
manual.

T itik T erminal

Untuk menunjukkan awalan
dan akhiran dari suatu bagan
alir.

Disket

Menunjukkan input /output
dengan disket .

Storage/Disket
Magnetic

Menunjukkan input /output
dengan storage/desket
magnetic.

Garis Alir

Digunakan untuk
menunjukkan arus dari
proses.

Input/Output

Digunakan untuk
menunjukkan input /output
data atau informasi.

Persiapan

Pemberian harga awal.

Pita Magnetik

Input/output yang
mengguanakan pita magnetik

Drum Magnetik

Input/output yang
menggunakan drum
magnetik.

Proses
T erdefinisi

Digunakan untuk
menunjukkan suatu operasi
yang rinciannya ditunjukkan
di tempat lain.

Hubungan
Komunikasi

Digunakan untuk
menunjukkan proses
transmisi data melalui
channel komunikasi.

Penjelasan

Menunjukkan penejelasan
dari suatu proses.

Pita Kertas
Berlubang

Input/output menggunakan
pita kertas berlubang.

Data Store

Pengrutan
Offline

Menunjukan proses
pengurutan data di luar
proses komputer.

Alur Data

Simbol

Fungsi
Terminator

Proses

Data Store

Alur Data

b. Menurut Gene dan Serson:
Tabel 2.3 Komponen DFD (Gene dan
Serson)
Simbol

Fungsi
Terminator

Proses

Keterangan dari beberapa komponen DFD
pada tabel 2.3 adalah:
a. Komponen Terminator/Entitas Luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di
lingkungan luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi atau sistem lainnya yang
berada di lingkungan luarnya yang akan
memberikan input atau menerima output
dari sistem.
b. Komponen Proses (process) adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang
masuk ke dalam proses untuk dihasilkan
arus data yang akan keluar dari proses.
Setiap proses harus diberi penjelasan yang
lengkap, meliputi:
 Identifikasi Proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu
angka yang menunjukkan nomor acuan
dari proses dan ditulis pada bagian atas
di dalam simbol proses.
 Nama Proses
Adalah menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama proses
biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja transitif (kata kerja
yang membutuhkan obyek).
c. Komponen Data Store (Simpanan Data)
adalah berfungsi untuk membuat model
sekumpulan paket data dan diberi nama
dengan kata benda jamak, misalnya Mahasiswa. Data store ini biasanya berkaitan
dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti
file atau database yang berkaitan dengan
penyimpanan secara komputerisasi, missalnya file disket, file harddisk, dan file pita
magnetik. Data store juga berkaitan dengan
penyimpanan manual seperti buku alamat,
file folder, dan agenda.
d. Komponen Alur Data (Data Flow) berfungsi untuk menerangkan perpindahan data
atau paket data/informasi dari satu bagian
sistem kebagian lainnya. Alur data perlu
diberi nama sesuai dengan data/informasi
yang dimaksud.

Adapun langkah-langkah pembuatan DFD
adalah sebagai berikut:
a. Identifikasi terlebih dahulu semua entitas
luar yang terlibat di sistem.
b. Indentifikasi semua input dan output yang
terlibat dengan entitas luar.
c. Buat Diagram Konteks (Context Diag-ram)
Diagram ini adalah diagram level tertinggi
dari DFD yang menggambarkan hubungan
sistem dengan lingkungan luarnya.
Langkah-langkah:
 Tentukan nama sistemnya.
 Tentukan batasan sistemnya.
 Tentukan terminator apa saja yang ada di
dalam sistem.
 Tentukan apa yang diterima/diberikan
oleh terminator dari/ke sistem.
 Gambarkan diagram konteksnya.
d. Buat Bagan Berjenjang
Bagan Berjenjang berfungsi untuk mendeskripsikan semua proses hingga sub-proses
yang ada di sistem.
e. Buat Diagran Level Satu
Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks.
Langkah-langkah:
 Tentukan semua proses utama yang ada
di dalam sistem.
 Tentukan apa yang diterima masingmasing proses ke/dari sistem sambil
memperhatikan konsep keseimbangan
(alur data yang keluar/masuk dari suatu
level harus sama dengan data yang
keluar/masuk pada level berikutnya).
 Apabila diperlukan, munculkan data
store (master) sebagai tujuan maupun
sumber alur data.
 Gambarkan diagram level zero dengan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Hindari perpotongan arus data.
2. Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).
f. Buat Diagram Level Satu
Diagaram ini adalah dekomposisi dari
diagram level zero.

Langkah-langkah:
 Tentukan semua proses yang lebih kecil
(sub-proses) dari proses utama yang ada
di level zero.
 Tentuk apa yang diberikan/ diterima
masing-masing sub-proses ke/dari sistem
dan
perhatikan
konsep
keseimbangannya.
 Apabila diperlukan, munculkan data
store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
 Gambarkan DFD level satu dengan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Hindari perpotongan arus data.
2. Beri nomor pada masing-masing subproses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya. Contoh:
1.1, 1.2.
g. DFD Level Dua, Tiga, dan Seterusnya
Diagram ini merupakan dekomposisi
dari diagram sebelumnya. Proses dekomposisi dilakukan hingga proses
siap ditungkan ke dalam program. Aturan yang digunakan sama dengan level
satu.
2.4 Analisis dan Perancangan Basis Data
Basis data (bahasa inggris: Database) adalah
“Kumpulan file yang saling terkait” (Jeffery L.
Whitten, Lonnie D. Bentley, dan Kevin C.
Dittman, 2004, hal 518). Sedangkan pengertian
file adalah sekumpulan record yang dibentuk dari
field-field yang disimpan di dalam database. File
yang terdapat di dalam database relasional
disebut dengan tabel.
Di dalam mengelola sebuah database
diperlukan perangkat lunak yang disebut dengan
DBMS (Database Management System) atau bisa
disebut juga dengan database engine. Pengelolahan sebuah database dibagi menjadi dua
kategori, yaitu:
1. Data Definition Language (DDL)
Adalah sebuah perintah untuk membuat,
melihat, menghapus, dan mengelola struktur
dari database.

2. Data Manipulation Language (DML)
Adalah sebuah perintah untuk membuat,
membaca, memperbaharui, dan menghapus
record-record dari database.
2.4.1 Analisis Basis Data
Tahap analisis basis data bertujuan untuk
mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pengguna
dan mengembangkan model data konseptual
untuk
menggambarkan kebutuhan pengguna
tersebut secara terstruktur. Salah satu pemodelan
data konseptual yang sering digunakan adalah
ERD (Entity Relationship Diagram) atau bisa
disebut juga dengan model E-R.
Konsep dasar model E-R adalah sebagai
berikut:
1. Entitas
Adalah “Sesuatu atau objek di dunia nyata
(real word) yang dapat dibedakan dengan
sesuatu atau objek lainnya” (Adi Nugroho,
2011, hal 55).
2. Relasi
Adalah “Hubungan antara suatu himpunan
entitas dengan himpunan entitas yang lainnya”
(Adi Nugroho, 2011, hal 56).
3. Atribut
Adalah “Properti deskriptif yang dimiliki oleh
setiap anggota dari himpunan entitas” (Adi
Nugroho, 2011, hal 55). Atribut membedakan
antara entitas satu dengan lainnya di dalam
suatu set entitas. Tidak jarang beberapa entitas
memiliki banyak atribut, namun untuk alasan
efisiensi tidak semua atributnya digunakan
dalam proses analisis basis data, namun hanya
satu atribut atau kombinasi beberapa atribut
yang sudah dianggap cukup untuk membedakan satu entitas dengan entitas lainnya yang
akan digunakan atau bisa disebut dengan
superkey. Untuk atribut yang tidak digunakan
diletakkan di dalam kamus data.
Untuk menghubungkan antara entitas, relasi,
dan atribut biasanya digunakan tanda penghubung
(link). Adapun simbol-simbol yang umum digunakan di dalam model E-R ditunjukkan pada tabel
2.4.

Tabel 2.4 Simbol-simbol ERD
Simbol

Fungsi
Entitas

Relasi

Atribut

Penghubung

Jumlah suatu entitas yang berelasi dengan
entitas lainnya disebut dengan kardinalitas relasi
yang dibagi menjadi tiga fungsi relationship,
yaitu:
1. Satu ke satu (1-1)
Satu entitas dalam suatu set entitas hanya
berelasi dengan satu entitas yang berada di
dalam set entitas lainnya.
Karyawan

1

Mengepalai

1

Bagian

Gambar 2.5 Fungsi Relationship satu ke satu
2. Satu ke banyak (1-n)
Satu entitas di dalam set entitas dapat berelasi
dengan banyak entitas yang berada di dalam
set entitas lainnya. Contoh:
Petugas

1

Melayani

n

Pembayaran

Gambar 2.6 Fungsi Relationship satu ke
banyak
3. Banyak ke banyak (n-m)
Satu entitas di dalam set entitas dapat berelasi
dengan banyak entitas yang berada di dalam
set entitas lainnya, begitu juga sebaliknya.
Contoh:
Mahasiswa

n

Membayar

m

Biaya Perkuliahan

Gambar 2.7 Fungsi Relationship banyak ke
banyak

2.4.2 Perancangan Basis Data
Secara eksplisit pemodelan data yang
dikembang selama proses analisis basis data
mengabaikan banyak permasalahan terkait teknologi basis data yang akan digunakan. Pada tahap
perancangan ini berbagai permasalahan yang ada
terkait teknologi-teknologi basis data mulai dipertimbangkan. Agar model data konseptual dapat
diimplementasikan, maka perlu kiranya melakukan pemetaan ke model data yang kompatibel
(bersesuaian) dengan DBMS yang akan digunakan.
Aktivitas perancangan basis data dibagi menjadi dua bentuk, yaitu:
1. Perancangan Basis Data Logika.
2. Perancangan Basis Data Fisik.
Pada tahap perancangan basis data secara
logika, data konseptual yang dihasilkan dari
model E-R akan ditransformasikan ke model data
logika dan dipilih untuk ditekankan pada model
relasional. Sebenarnya pada tahap ini basis data
sudah bisa diimplementasikan ke sistem basis
data yang dipilih, namun tidak dijelaskan bagaimana sebenarnya data akan diproses maupun
disimpan sehingga belum tentu tabel/relasi yang
ternormalisasi merupakan pengorganisasian data
yang terbaik jika ditinjau dari segi efisiensi akses.
Perancangan basis data secara fisik menjelaskan bagaimana menerjemahkan deskripsi logis
data ke spesifikasi teknik menyimpan (store)
serta memanggil (retrieval) data. Tujuannya
adalah terciptanya proses penyimpanan data
dengan kinerja yang baik dan memastikan integritas, keamanan, serta kemampuan pemulihan jika
terjadi kerusakan pada basis data.
2.5 Java Standard Edition
Java Standar Edition (Java SE) adalah salah
satu dari tiga macam pemrograman java yang
terfokus pada pembuatan aplikasi desktop. Adapun pembagian Java adalah sebagai berikut:
1. Java 2 Standard Edition (J2SE) untuk konsentrasi pada PC.
2. Java 2 Enterprise Edition (J2EE) untuk konsentrasi pada aplikasi server besar.

3. Java 2 Micro Edition (J2ME) untuk konsentrasi pada mobile.
Java adalah hasil kombinasi dari sejumlah
bahasa pemrograman yaitu C, C++, Object-C,
SmallTalk, dan Common LISP.
2.6 MySQL
MySQL (baca: mai-se-kyu-el) adalah sebuah
software yang tergolong DBMS (Database
Management System) yang open source dan
termasuk dari salah satu jenis database server
yang sangat terkenal. Pada awalnya MySQL
dibuat oleh sebuah perusahaan bernama TeX
yang berada di Swedia. Namun saat ini
pengembangannya berada di bawah naungan
sebuah perusahaan dengan nama MySQL AB.
Perintah SQL (Structured Query Language)
digunakan untuk mengakses MySQL. Lisensi
MySQL adalah FOSS License Excption dan ada
juga versi komersialnya. Tag MySQL adalah
“The World’s most popular open source database”.
MySQL tersedia untuk beberapa platform, di
antaranya untuk versi Windows dan versi Linux.
Untuk melakukan administrasi secara lebih
mudah terhadap MySQL, bisa menggunakan
suatu software tertentu seperti Phpmyadmin dan
Mysql Yog.
III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Setelah melakukan observasi di Bagian
Keuangan Sekolah Tinggi Teknologi (STT) Nurul
Jadid dan interview langsung kepada Kepala
Bagian Administrasi Umum dan Keuangan
(BAUK) STT Nurul Jadid, diperoleh beberapa
kelemahan dari sistem lama yang disebabkan oleh
meningkatnya mahasiswa di lembaga tersebut
yang hal ini berpengaruh pada hal-hal yang
berkaitan dengan proses perkuliahan, seperti:
1. Kebutuhan Sarana Prasarana Meningkat.
2. Kebutuhan Tenaga Pengajar (Dosen) Meningkat.

Dari kedua hal yang disebutkan sebelumnya,
sangat berpengaruh pada sistem yang ada di
lembaga tersebut, kususnya pada sistem yang ada
di Bagian Keuangan. Pada kenyataanya sistem
yang ada tidak sepenuhnya terkomputerisasi.
Bahkan komputer hanya cenderung dijadikan
sebagai alat pengganti menulis surat, laporan
keuangan, dan sebagainya.
Adapun kelemahan-kelemahan yang ada
pada sistem lama adalah sebagai berikut:
1. Lemahnya Pengarsipan Data Keuangan.
2. Sulitnya Pengelolahan Data Permohonan dan
Pencairan Dana Tidak Terduga (Sebelumnya
Tidak Tertulis Di Dalam RAPB).
3. Keterlambatan Laporan Keuangan.
Dari kelemahan-kelemahan yang telah disebutkan di atas, dikeluarkanlah kebijakan untuk
mengembangkan sistem pada Bagian Keuangan
yang ada oleh Kepala BAUK yang kesemuanya
telah terkomputerisasi agar tecipta sebuah disiplin
administrasi keuangan.
Perincian flowchart sistem keuangan yang
lama dibagi menjadi 3, yaitu:
1. Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem Lama)
2. Flowchart Pencairan Dana (Sistem Lama)
3. Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan
(Sistem Lama)

Flowchart Pencairan Dana (Sistem Lama)

Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem Lama)
Unit

Bagian Keuangan

Unit

Lembaga

Bagian Keuangan

Mulai

Form Ampra

Kebutuhan Unit

Ampra

Mengisi
Form
Ampra

Memeriksa
Ampra

BAUK

Puket II

Ketua

Mulai
2

2

RAPB
Disetujui

Rekapan
Ampra

Kebutuhan
Perunit

Membuat
RAPB

2
Memeriksa
Ampra

Rekapan
Ampra

?
Disetujui

Memeriksa
Ampra

1
Ampra

2

2

?
Semua
Item Ampra Ada Di
Dalam
RAPB

RAPB

1
RAPB

t
a

y

?
Disetujui

2
PM1

y

Merekap
RAPB

1

b

2
Rekapan
Ampra

1
Rekapan
Ampra 2

2

Memeriksa
Ampra

t

Menandatangani
Rekapan
Ampra

Merekap
Ampra

Rekapan
RAPB

2
Rekapan
Ampra

t

y
?
Disetujui

Menandatangani
Rekapan
Ampra

t
c

y

2
Rekapan
Ampra

Rekapan
Ampra
Disetujui

2

PM2

Rekapan
RAPB

Pengesahan
RAPB

BANK Tempat
Dana Akan
Dicairkan

Berdasarkan
Rapat
STT
Nurul Jadid

Mencairkan
Dana Di
Bank

1

t

?
RAPB
Disetujui

Daftar Dana
Dicairkan

y

1
a

RAPB
Disetujui

BANK Tempat
Dana Akan
Dicairkan

b

c

Daftar Dana
Dicairkan

2

RAPB
Disetujui
Selesai

Selesai

Keterangan:
Keterangan:
Unit
RAPB

: Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid.
: Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja.

Gambar 3.1 Flowchart Pengesahan RAPB
(Sistem Lama)

Ampra : Formulir permohonan pencairan dana.
PM1
: Memasukkan item ampra yang tidak ada di dalam
RAPB ke dana tidak terduga.
PM2
: Menandatangani rekapan ampra dan menentukan
BANK tempat dana akan dicairkan.
Unit
: Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid.
RAPB : Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja.

Gambar 3.2 Flowchart Pencairan Dana
(Sistem Lama)

Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan (Sistem Lama)
Unit

Bagian Keuangan

Mulai

2

Yang
dimiliki
Unit

Daftar Dana
Dicairkan

Nota

2
Pembelian/
Pemeliharaan

1
Nota

Rekapan
Ampra
Disetujui

Laporan
Pembelian/
Pemeliharaan

Memeriksa
Laporan

2

Membuat
Laporan

?
Laporan
Valid

t

y

1
Laporan
Pembelian/
Pemeliharaan

2
Merekap
Laporan

Rekapan
Laporan
Yang dimiliki
Bagian
Keuangan
Membuat
Sirkulasi
Keuangan

Daftar Dana
Dicairkan

Laporan
Sirkulasi
Keuangan BANK

Selesai

Keterangan:
Unit
: Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid.
Ampra : Formulir permohonan pencairan dana.

Gambar 3.3 Flowchart Pertanggung Jawaban
Keuangan (Sistem Lama)

3.2 Desain Sistem
Sesuai dengan hasil analisis pada sistem yang
lama, pada proses perancangan sistem baru akan
menggunakan beberapa alat perancangan yaitu
Flowchart dan DFD. Flowchart digunakan untuk
merancang prosedure sistem baru sedangkan
DFD digunakan untuk merancang alir data dan
kerja sistem baru. Peralihan dari sistem yang
lama ke sistem yang terkomputerisasi, sewajarnya
membutuhkan
suatu
media
penyimpanan
komputer atau yang lebih dikenal dengan
DataBase. Alat yang digunakan untuk meneliti
dan merancang database yang akan digunakan
oleh sistem baru adalah ER-D (Entity
Relationship Diagram).
Pada proses analisis sistem lama, dapat
diketahui bahwa terdapat beberapa bagian yang
terlibat di dalam sistem keuangan, seperti Bagian
Keuangan, BAUK (Bagian Administrasi Umum
dan Keuangan) dan PUKET (Pembantu Ketua)
II.
Beberapa
kelemahan-kelemahan
yang
diperoleh dari hasil analisis sistem lama bermuara
pada Bagian Keuangan yang proses pengelolahan
datanya
masih manual.
Komputer hanya
dijadikan sebagai media pengganti untuk menulis.
Untuk itu perancangan sistem keuangan
secara umum akan tetap melibatkan proses-proses
manual karena keterlibatan bagian-bagian lain
yang ada di luar Bagian Keuangan yang memang
sudah seharusnya dikerjakan oleh manusia
(manual), seperti suatu tindakan yang dilakukan
oleh Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid
dalam mengambil keputusan untuk menyetujui
pencairan dana yang diajukan oleh masingmasing Unit (Bagian yang ada di lembaga STT
Nurul Jadid).
Perancangan sistem keuangan yang terkomputerisasi tetap mempertahankan rancangan sistem yang lama, sehingga tidak diperlukan perancangan sistem (dalam bentuk flowchart) keuangan yang baru. Perancangan hanya akan
terfokus pada prosedure-prosedure, aliran data,
dan kerja sistem yang akan dikembangkan.

3.2.1 Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem
Baru)

3.2.2 Flowchart Pencairan Dana (Sistem Baru)
Flowchart Pencairan Dana (Sistem Baru)

Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem Baru)
Unit

Unit

Bagian Keuangan

Bagian Keuangan

Lembaga

BAUK

Puket II

Ketua

Form Ampra

Mulai

Tabel
RAPB
2

Mulai

Ampra
Kebutuhan Unit

2
RAPB
Kebutuhan
Perunit

Rekapan
Ampra

Membuat
Daftar
RAPB

Mengisi
Form
Ampra

Memeriksa
Ampra

Rekapan
Ampra

Memeriksa
Ampra

Daftar
RAPB

Input RAPB
1

Membuat
RAPB

Ampra

Merekam
RAPB
Tabel
Ampra

2

Membuat
Rekapan
Ampra

Tabel
RAPB

Rekapan
Ampra

Rekapan
RAPB

Rekapan
RAPB

t

RAPB
Disetujui

Menghapus
RAPB yang
Tidak
Disetujui

y

Menandatangani
Rekapan
Ampra

Rekapan
Ampra

?
Disetujui

Memeriksa
Ampra

t
b

y

Menandatangani
Rekapan
Ampra

?
Disetujui

t
c

Berdasarkan
Rapat
STT
Nurul Jadid

Menghapus
Ampra Tidak
Disetujui

Rekapan
Ampra
Disetujui

BANK Tempat
Dana Akan
Dicairkan

?
RAPB
Disetujui

Daftar Dana
Dicairkan

Membuat
Daftar Dana
Dicairkan

y

PM

BANK Tempat
Dana Akan
Dicairkan

Mencairkan Dana
Di Bank

y
Bukti
Pengambilan
Uang di BANK

RAPB
Disetujui

Menghapus
RAPB

Selesai

Keterangan:
Unit
RAPB

a

Rekapan
Ampra

Input Ampra
Disetujui

Pengesahan
RAPB

Rekapan
Ampra

t
Merekam
Ampra

Membuat
Rekapan
RAPB

Memeriksa
Ampra

?
Disetujui

PK

y

1
RAPB

t

K

2

: Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid.
: Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja.

Gambar 3.4 Flowchart Pengesahan RAPB
(Sistem Baru)

a

b

Merekam
BANK Tempat
Dana Dicairkan

c

Selesai

Tabel
Pencairan
BANK

Keterangan:
Ampra : Formulir permohonan pencairan dana.
K
: Apakah semua item ampra ada di dalam RAPB?
PK
: Memasukkan item ampra yang tidak ada di dalam
RAPB ke dana tidak terduga.
PM
: Menandatangani rekapan ampra dan menentukan
BANK tempat dana akan dicairkan.
Unit
: Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid.
RAPB : Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja.

Gambar 3.5 Flowchart Pencairan Dana
(Sistem Baru)

3.2.3 Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan (Sistem Baru)
Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan (Sistem Baru)
Unit

Bagian Keuangan

Mulai
Membuat
Daftar
Ampra

Tabel
Ampra

Daftar Dana
Dicairkan

3.2.4.1 Diagram Konteks

2
Laporan
Pembelian/
Pemeliharaan

Pembelian/
Pemeliharaan

3.2.4 Data Flow Diagram
Perancangan alir data dan kerja sistem dibagi
menjadi beberapa tahap, yaitu tahap pembuatan
diagram konteks yang dilanjutkan dengan tahap
berikutnya yaitu dekomposisi diagram konteks.
Pendekomposisian level akan terus dilakukan
sehingga proses yang ada pada sistem bisa
dituangkan di dalam program atau dapat
diimplementasikan.

2
Nota

Daftar
Ampra

Unit
Rekapan RAPB &
Permohonan RAPB

Daftar Ampra

Bagian
Keuangan

Daftar RAPB
BANK

1
Nota

Memeriksa
Laporan

2

RAPB Disetujui

Sistem Informasi Keuangan
Sekolah Tinggi Teknologi
Nurul Jadid
Paiton Probolinggo

RAPB
Ampra
Unit

Membuat
Laporan

t

0

Laporan Sirkulasi Keuangan BANK

?
Laporan
Valid

Lembaga

Ampra Disetujui

Daftar Dana Dicairkan

Pertanggung Jawaban

y

Rekapan Ampra &
Permohonan Ampra

BANK Tempat Dana Akan Dicairkan

Gambar 3.7 Diagram Konteks

1
Laporan
Pembelian/
Pemeliharaan

2

3.2.4.2 Bagan Berjenjang

Input Laporan

Merekam
Laporan

Membuat
Sirkulasi
Keuangan

0
Sistem Informasi
Keuangan Sekolah
Tinggi Teknologi Nurul
Jadid
Paiton Probolinggo

Tabel
Laporan

Tabel
Pencairan
BANK

1
Pengelolahan
Data Unit

2

3

Pengelolahan
Data BANK

5

4

Pengelolahan
Data RAPB

Pengelolahan
Data Laporan

Pengelolahan
Data Ampra

Laporan
Sirkulasi
Keuangan BANK
3.1
Merekam
RAPB

3.2
Membuat
Rekapan
RAPB

3.3
Membuat
Daftar
RAPB

3.4
Menghapus
RAPB Tidak
DIsetujui

Selesai

4.1

Keterangan:
Unit
: Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid.
Ampra : Formulir permohonan pencairan dana.

Merekam
Ampra

4.2

4.3

Membuat
Rekapan
Ampra

Menghapus
Ampra Tidak
DIsetujui

4.4
Merekam
BANK Tempat
Dana Dicairkan

4.5
Mengurangi
Saldo BANK

4.6

4.7

Membuat
Daftar Dana
Dicairkan

Membuat
Daftar
Ampra

Gambar 3.8 Bagan Berjenjang
Gambar 3.6 Flowchart Pertanggung Jawaban
Keuangan (Sistem Baru)

3.2.4.5 DFD Level 2 Proses No 4 (Pengelolahan Data Ampra)

3.2.4.3 DFD Level Satu

Id Unit

1
Unit

Tabel Unit

Pengelolahan
Data Unit

Tabel Unit

Unit

4.1
Merekam
Ampra

Ampra

2
Bagian
Keuangan

BANK

Ampra

Unit

4.2
Membuat
Rekapan
Ampra

Ampra

Rekapan
Ampra

Lembaga

Id RAPB
Unit

Tabel BANK

Pengelolahan
Data BANK

Tabel RAPB

Tabel Ampra

Ampra
Dihapus

Unit

4.3
Menghapus
Ampra Tidak
DIsetujui

Ampra
Disetujui

Dana
Id BANK

Rekapan RAPB &
Perinciannya

3

Daftar RAPB

Pengelolahan
Data RAPB

RAPB
Unit

RAPB Disetujui

Bagian
Keuangan

Daftar Ampra

4.7
Membuat
Daftar Ampra

4.4
Merekam
BANK Tempat
Dana Dicairkan

BANK

Saldo Akhir

Tabel BANK

Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses No 4
(Pengelolahan Data Ampra)

BANK Tempat Dana Akan Dicairkan

5

Laporan Sirkulasi Keuangan BANK

Laporan

Pengelolahan
Data Laporan

Tabel Laporan

3.2.5 Entity Relationship Diagram (ER-D)
Adapun keadaan dari beberapa tabel yang
memiliki hubungan satu dengan lainnya akan
digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3.9 DFD Level Satu

RAPB

1

Memiliki

n

Detail RAPB

n

Memuat

Memuat

3.2.4.4 DFD Level 2 Proses No 3 (Pengelolahan Data RAPB)
Id Unit

Tabel Unit

RAPB

Merekam
RAPB

Tabel RAPB

RAPB

Unit

Bagian
Keuangan

Daftar RAPB

3.3
Membuat
Daftar
RAPB

RAPB

1

Unit

n

Pencairan

1

n

Pemeliharaan

n

Memiliki

1

Ampra

1

Memiliki

Unit

3.1
Unit

BANK Tempat
Dana Akan Dicairkan

Ampra Disetujui

Pengelolahan
Data Ampra

Pertanggung Jawaban

Saldo
Awal

Lembaga

4

Daftar Ampra

4.5
Mengurangi
Saldo BANK

Ampra

Ampra

Rekapan Ampra &
Perinciannya

Ampra

Daftar Dana Dicairkan

4.6
Membuat
Daftar Dana
Dicairkan

Daftar Dana
Dicairkan

3.2
Membuat
Rekapan
RAPB

RAPB

n

n

Memiliki

Memiliki
1

Pengadaan

RAPB
Dihapus

1

Detail BANK

n

Memiliki

1

BANK

Rekapan RAPB
3.4
Menghapus
RAPB Tidak
DIsetujui

RAPB
Disetujui

Lembaga

Gambar 3.12 ER-Diagram
Kamus Data:
RAPB
Detail RAPB

Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses No 3
(Pengelolahan Data RAPB)

Unit
Ampra

Pengadaan

Pemeliharaan

BANK
Detail BANK
Pencairan

:{ idRapb, idUnit, penanggungJawab,
totalAnggaran, thnAnggaran}
:{ idRapb, uraian, jumlah, satuan, harga,
total}
:{ idUnit, namaUnit, penanggungJawab}
:{ idAmpra, idUnit, penanggungJawab,
total, tglAmpra, thnAnggaran,
ketAmpra, ketLap}
:{ idAmpra, barangJasa, merkType, qty,
perkiraanHarga, jumlahHarga, ketStju,
ketTrdga}
:{ idAmpra, barangJasa, merkType,
lokasiBarang, jnsKerusakan,
perkiraanBiaya, ketStju, ketTrdga}
:{ idBank, namaBank}
:{ idet, idBank, saldoAwal, masuk,
keluar, saldoAkhir, bulan, tahun}
: { idBank, idAmpra, total, bulan, tahun}

3.2.6 Desain Database
Dalam database yang akan menampung
seluruh jenis data, maka harus ada pola struktur
database yang baik agar tidak terjadi redudansi
dan inkonsistensi data. Database dibuat dengan
menggunakan MySQL yang terdiri dari beberapa
tabel. Untuk lebih memudahkan pemetaan, maka
kami klasifikasikan table-tabel tersebut antara
lain:
1. Tabel Unit
Table 3.1 Tabel Unit
Nama Field

Jenis

Ukuran

Keterangan

idUnit

Tinyint

4

Primary Key,
Auto_increment

namaUnit

Varchar

50

-

penanggungJawab

Varchar

40

-

4. Tabel Detail RAPB
Table 3.4 Tabel Detail RAPB
Nama
Field

Jenis

Ukuran

Keterangan

idRapb

Int

11

Foreign
Key

Uraian

Varchar

50

-

Jumlah

Varchar

5

-

Satuan

Varchar

20

-

Harga

Varchar

11

-

totalHarga

Varchar

13

-

5. Tabel Ampra
Table 3.5 Tabel Ampra
Nama Field

2. Tabel BANK
Table 3.2 Tabel BANK
Jenis

idBank

Tinyint

4

Primary Key,
Auto_increment

namaBank

Varchar

40

-

idRapb

Jenis
Int

Keterangan

Int

11

Primary Key,
Auto_increme
nt

idUnit

Varchar

4

Foreign Key

penanggungJawab

Varchar

40

-

Total

Varchar

13

-

Date

-

-

Varchar

9

-

KetAmpra

Char

1

-

ketLap

Char

1

-

Keterangan

tglAmpra

3. Tabel RAPB
Table 3.3 Tabel RAPB
Nama Field

Ukuran

idAmpra

Nama
Field

Ukuran

Jenis

thnAnggaran

Ukuran

Keterangan

11

Primary Key,
Auto_increment

idUnit

Tinyint

4

Foreign Key

penanggungJawab

Varchar

40

-

totalAnggaran

Varchar

13

-

thnAnggaran

Varchar

19

-

6. Table Pencairan
Table 3.6 Tabel Pencairan
Nama
Field

Jenis

Ukuran

Keterangan

idBank

Tinyint

4

Foreign Key

Int

11

Foreign Key

Varchar

13

-

idAmpra
Total

Bulan

Varchar

4

-

Tahun

Varchar

9

-

7. Tabel Pengadaan
Table 3.7 Tabel Pengadaan
Nama Field

Jenis

Ukuran

Keterangan

Int

11

Foreign
Key

barangJasa

Varc