PERTEMUAN 2 Fungsi Isi dan prinsip pri n

Fungsi, Isi, Prinsipprinsip Pengelolaan
Dokumen Publik dan
Dokumen Semi Publik

DOKUMEN…?

1. Surat yang tertulis/tercetak sebagai
bukti keterangan (akta kelahiran, surat
nikah, surat perjanjian.
2. Barang cetakan atau naskah karangan
3. rekaman suara, gambar sebagai bukti
keterangan.

Paul Otlet = DOKUMEN = sebuah bentuk pengumpulan
data atas kegiatan atau pengalaman yang dioleh
menjadi satu tulisan dan menjadi sebuah bukti akan
sebuah pencapaian.

G.J. Renier (University Collage London 1997) = dokumen
dalam 3 pengertian
1. Dalam arti luas (semua sumber tertulis dan lisan)

2. Dalam arti sempit (semua sumber tertulis saja)
3. Dalam arti spesifik (meliputi surat resmi dan surat
negara)

Dokumen adalah data dari
sebuah kegiatan/rekaman
peristiwa dalam bentuk media
apapun sebagai bukti
keterangan atas kegiatan yang
telah berlangsung.

DOKUME
N PUBLIK

DOKUMEN
SEMI
PUBLIK

Dokumen semi
Publik

Dokumen semi publik merupakan dokumen
yang tidak digunakan untuk umum. Dokumen
semi publik biasanya hanya terdapat di sebuah
badan usaha, lembaga, organisasi, instansi,
dsb. Dokumen semi publik ini mempermudah
badan usaha, lembaga, organisasi, instansi
tersebut untuk menjalankan kegiatan seharihari.
Dokumen tersebut dikelola oleh records
manager. Setelah dokumen tersebut tidak
diperlukan lagi bagi suatu organisasi, dokumen
tersebut dapat dimusnahkan. Namun jika
dokumen tersebut mempunyai nilai historis
maka akan dikumpulkan dan disimpan di
tempat khusus dan di rawat atau dikelola oleh
arsiparis

Dokumen Publik

Dokumen publik berisi informasi yang isinya
dapat disebarluaskan secara umum dan

bebas. Dokumen publik biasanya terdapat di
perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk
buku atau terbitan lainnya. Buku, majalah,
koran, dan rekaman gambar masuk ke
dalam jenis dokumen publik karena semua
orang bisa menggunakannya. Dalam hal di
perpustakaan maka pustakawan yang
mengolah dokumen publik.

Arsip Berdasarkan
fungsinya arsip (menurut
Pasal 2 Undang-Undang
No.7 tahun 1971):
♣Arsip dinamis/record
♣Arsip statis

Fungsi dan isi dokumen

Dokumen semi-publik

1. Direkam dan
dipublikasikan secara
terbatas
2. Bermanfaat bagi
kelompok/organisasi
tertentu
3. Berisi informasi yang
berkaitan dengan
organisasi atau
menunjang kegiatan
sehingga disimpan
sebagai bukti suatu
aktifitas
4. Tidak boleh dipakai
orang luar. Atau bisa
dipakai dengan izin
petugas

Dokumen publik

1. Dokumen yang menjadi
milik
bersama
atau
kolektif.
2. Dokumen
ini
dapat
dimanfaatkan
secara
bebas
oleh
semua
anggota
masyarakat
karena tersimpan dalam
bentuk rekaman atau
catatan yang setiap saat
dapat
dilihat

dan
dipelajari
oleh
siapa
saja.

Contohnya ?

Contoh dokumen semi publik

1. record/arsip dinamis
Dokumen
yang
berisi
informasi semi-publik yang
masih digunakan dalam 
kegiatan sehari-hari sebuah
organisasi.

2. Arsip statis

rekod yang sudah tidak lagi
digunakan dalam kegiatan
sehari-hari, namun 
masih
perlu dilestarikan karena nilai
historisnya.

Contoh dokumen publik

Contoh
dokumen
publik adalah bahan
perpustakaan,
seperti
: Buku,
majalah,
koran,
rekaman
gambar,
dan

bahan
perpustakaan
lainnya.

Prinsip pengelolaan arsip

PRINSIP – PRINSIP PENGELOLAAN
DOKUMEN SEMI – PUBLIK
Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Pengelolaan arsip dinamis
Pengelolaan arsip statis

Pengelolaan Arsip Dinamis
ip
s
r

A
n
a
a
t
p
i
Penc
Dinamis
Pengguna
an Arsip
Dinamis
rsip
A
n
a
a
r
a
h

li
e
m
e
P
Dinamis
Penyu
sutan
Arsip

Prinsip – Prinsip
Pengelolaan Arsip
Statis

 PENGELOLAAN ARSIP STATIS

MELIPUTI:
A. AKUISISI ARSIP STATIS;
B. PENGOLAHAN ARSIP STATIS;
C. PRESERVASI ARSIP STATIS;

DAN
D. AKSES ARSIP STATIS.

Prinsip pengelolaan arsip semi-publik

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun
2012 Tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :
1. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1)
huruf c terdiri atas:
a) pengelolaan arsip dinamis (meliputu penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan,;penyusutan)
b) pengelolaan arsip statis (meliputi akuisisi,
pengolahan,preservasi,akses)
2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip
aktif, dan arsip inaktif
3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
4. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga
kearsipan.
5. Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1
dilakukan oleh arsiparis.

Prinsip – Prinsip Pengelolaan Dokumen
Publik (Bahan Pustaka)

Pengolahan
dengan
Penyusunan
Kelengkapan
komputer
membuat
koleksi
koleksi
Klasifikasi
Katalogisasi
indentifikasi
informasi

Prinsip pengelolaan arsip dokumen
publik
 serangkaian pekerjaan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan

sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai.
Pengolahannya meliputi:
a. Membuat indentifikasi informasi (inventarisasi, stempel)
b. Katalogisasi
c. Klasifikasi
d. Kelengkapan koleksi
e. Penyusunan koleksi
f. Pengolahan dengan komputer
Kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan
lembar kerja dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan
yang harus tetap dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.