Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja efisien. Dia harus berpandangan bahwa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara
kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran, cara kerja yang
lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih dekat dari penggunaan jarak, cara kerja yang lebih hemat dalam menggunakan benda dan cara kerja yang
lebih murah dalam menggunakan uang, tanpa sedikit pun mengurangi mutu hasil kerja.
Disamping itu peranan sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan
menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan untuk memperlancar tugas pimpinan. Begitu besarnya peranan sekretaris bagi perusahaan sehingga ia dituntut untuk
bisa tampil pada situasi apapun untuk itu dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.
F. HUBUNGAN SEKRETARIS DENGAN PIMPINAN
Sifat utama yang mendasar dari pekerjaan sekretaris adalah harus berhubungan langsung dengan pimpinan dengan dasar saling percaya. Sekretaris
diharapkan melakukan segala tindakan yang akan menunjang rencana dan langkah-langkah pimpinan demi suksesnya misi perusahaan. Hal ini bisa
menyelesaikan pekerjaan dengan kesadaran dan inisiatif sendiri. Didalamnya termasuk pekerjaan mengatur waktu dan bertindak sebagai pemisah sekaligus
penghubung antara pimpinan dengan dunia luar perusahaan. Sekretaris melakukan segala sesuatu untuk membantu pimpinannya agar memperoleh waktu yang cukup
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
untuk berfikir dan bertindak, tanpa terganggu oleh pekerjaan yang kurang mendukung tugas pimpinan. Tindakan semacam ini hanya mungkin dilakukan bila
sekretaris memahami hal-hal yang disukai dan mengerti harapan pimpinan terhadap sekretarisnya.
Pekerjaan sekretaris bukanlah pekerjaan yang menyenangkan, melainkan kerja yang berat yang memerlukan perhatian yang penuh. Tugas yang sifatnya
rutin akan mendatangkan kebosanan dan apabila kebosanan timbul maka seorang sekretaris tidak akan pernah mencapai tingkat sekretaris profersional. Oleh sebab
itu didalam melaksanakan tugas yang sifatnya rutin harus dicari teknik atau inisiatif tertentu agar tidak terjadi kebosanaan dan kurangnya kebanggaan akan
tanggung jawab yang telah dilaksanakan.
Dalam Sunarto dan Ratnawati 2006:20 ada beberapa hal yang harus
diperhatikan seorang sekretaris tersebut mendapat nilai plus dimata pimpinan, antara lain:
1. Tanggung Jawab Hukum Seorang Sekretaris Suatu segi penting dari jabatan sekretaris, meskipun kemungkinan besar
tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam melaksanakan transaksi. Sebagai perantara
berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam melaksanakan urusan bisnis dengan pihak-pihak ketiga. Karena sekretaris mempunyai wewenang ini
maka ia harus bertindak dengan hati-hati dan bertanggung jawab. 2. Mengenal Sifat Pekerjaan Sekretaris
Banyak tugas sekretaris yang tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya pengetahuan yang memadai. Sehubungan dengan hal tersebut, sebagai
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
seorang sekretaris profesional perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan sekretaris. Misalnya mengatur ragam urutan tugas dalam
melaksanakan pekerjaan agar pelaksanaan tugas lebih terencana, lebih ringan dan lebih efisien.
3. Minat Jika seorang tidak berminat pada suatu pekerjaan, maka tidak akan pernah
berhasil dalam pekerjaan tersebut. Minat tersebut ditunjukan dengan keinginan yang besar untuk mengetahui lebih jauh dan lebih banyak terhadap jenis pekerjaan
yang diketahui. 4. Masa penyesuaian sebagai Sekretaris Junior
Setelah mempelajari sifat pribadi pimpinan dan tata cara dalam perusahaan maka perlu penyesuaian kebiasaan-kebiasaan seorang sekretaris dengan pekerjaan
dan tidak perlu membuat sekretaris junior jera bahkan harus selalu mencoba. 5. Sikap Persaya Diri
Kecerdasan dan minat pada pekerjaan tidak akan cukup untuk menjamin dan tercapainya keberhasilan jika tidak memiliki sikap percaya diri. Tentu saja,
seorang karyawan baru dalam bidang kesekretariatan tidak dapat bersikap tenang dan percaya diri sebagaimana dapat dilakukan oleh sekretaris yang sudah
berpengalaman. Sikap percaya diri dan tenang dapat diperoleh dengan banyaknya pengalaman didalam lokasi perusahaan maupun diluar perusahaan. Namun
demikian sikap percaya diri yang berlebihan tidaklah bijaksana untuk diperlihatkan. Menolak tugas yang sukar bukan hal yang bijaksana, tetapi berkata
terus terang, “saya belum pernah mengetik laporan tentang statistik sebelumnya,
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
Pak, tetapi saya yakin saya dapat mengerjakan pekerjaan itu.” Keberhasilan dalam melaksanakan tugas baru akan menambah kepercayaan diri.
6. Belajar Mandiri Rasa tanggung jawab dapat ditunjukan dengan bekerja tanpa dibantu.
Pekerjaan sekretaris tidak seluruhnya bersifat rahasia. Ia memerlukan informasi tambahan dari orang lain dan upayakan memperoleh bahan itu dengan usaha
sendiri, dengan menggunakan inisiatif, pimpinan tidak repot-repot membuat pembetulan sendiri dan hal ini menunjukkan bahwa sekretaris mau bekerja dengan
baik, tidak hanya menunggu petunjuk dari pimpinan. Selain itu sekretaris juga harus bersikap baik kepada semua orang bila
ingin bekerja dengan lancar. Apabila seorang sekretaris dapat bekerja sama dengan orang lain, maka ia akan lebih cepat mendapatkan kepercayaan dari
pimpinan. Penghormatan secara bersahaja terhadap semua rekan sekerja akan
menghasilkan kerja sama yang baik di kantor. Ingatlah bahwa budi bahasa bila diucapkan dengan baik, maka akan mendapat sambutan yang baik dan jangan
sekali-kali menggunakan ucapan dengan nada yang kasar. Seringkali terjadi apabila sedang berhadapan dengan petugas pengantar surat atau petugas bagian
pemeliharan keamanan, budi bahasa sering kali terlupakan. Hal ini tidak dapat disepelekan karena memulai sesuatu kerja sama dengan dilaksanakan dari mulai
staf yang terendah.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
Hubungan sekretaris dengan beberapa pihak di PT. Perkebunan Nusantara III Persero:
1. Dengan pemegang saham
Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan pemegang saham terutama yang berkaitan dengan kinerja
perusahaan, perkembangan bisnis dan hal-hal penting lainnya menyangkut perusahaan.
Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan direksi dengan
cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk tidak memberikannya.
2. Dengan Komisaris
Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan Komisaris terutama yang menyangkut fungsi pengawasan
terhadap perusahaan. Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan
kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan Direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki
alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya. Korespondensi antar Direksi dan Komisaris, termaksud penyusunan jadwal dan
materi rapat, undangan rapat, penyampaian risalah rapat, dilakukan dan diarsipkan oleh sekretaris perusahaan. Dalam pelaksanaan tugas penyelenggaraan rapat dan
penyampaian informasi, sekretaris perusahaan dapat berkoordinasi dengan Dewan Komisaris.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
3. Dengan Direksi
a. Penyelenggara rapat Direksi
Penyelenggaran Rapat Direksi dan Komisaris, merupakan tugas Protokoler sekretaris perusahaan yang meliputi:
- Menyusun jadwal dan agenda rapat, serta tata tertib rapat.
- Menyediakan bahan rapat, termaksud data-data pendukung
yang diperlukan. -
Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat -
Menyediakan daftar hadir peserta rapat -
Membuat notulen dan risalah rapat dengan mencantumkan pendapat yang berbeda dengan apa yang diputuskan dalam
rapat. -
Menyampaikan risalah rapat kepada ketua rapat dan salah seorang anggota Direksi yang hadir dalam rapat untuk
mendapat persetujuan. -
Risalah rapat asli setiap rapat diarsipkan oleh sekretaris perusahaan dan dijilid dalam kumpulan tahunan sehingga
dapat dipergunakan sewaktu-waktu oleh Komisaris dan Direksi.
b. Korespondensi Direksi
Mengelola administrasi, surat menyurat, arsip dan perpustakaan perusahaan. Konsep surat Direksi beserta data pendukungnya
diperiksa sekretaris perusahaan dan memastikan surat tersebut telah dikirim kepada yang dituju dan mengarsipkannya.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
Mengadministrasikan surat masuk dan mendistibusikan hanya kepada yang dituju serta memonitor surat masuk yang
memerlukan tanggapan. Seluruh surat masuk dan surat keluar dibuatkan copyrekaman sebagai bahan arsip.
c. Pembuatan Surat Keterangan Perikatan
Sekretaris perusahaan aspek legal perusahaan melalui: -
Mengkaji kesesuaian materi yang diminta Direksi untuk dibuatkan Surat Keterangan Direksi serta perikatan
perusahaan dengan ketentuan lainnya yang sudah berlaku serta memberikan saran dan masukan untuk
penyempurnaan konsep. -
Mereview rancangan surat perjanjian perikatan dengan pihak luar terutama yang berkaitan dengan aspek legal.
d. Mewakili Direksi
Mewakili Direksi dalam keadaan dimana Direksi berhalangan hadirmenugaskan kepala bagian sekretaris perusahaan. Hal yang
dapat diwakili oleh sekretaris perusahaan: -
Rapat Direksi dan instansi pemerintahan -
Rapat Direksi dengan lembaga legislatif dan yudikatif -
Kegiatan serimonial lainnya yang ditugaskan Direksi -
Rapat internal perusahaan -
Jumpa pers kepada media massa -
Tugas lain yang relevan
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
4. Dengan BagianUnit lain
Dengan kewenanganakses informasi perusahaan, sekretaris perusahan membangun hubungan baik dengan bagian lainunit lain dilingkungan perusahaan
agar dapat memperoleh informasidata penting dari masing-masing bagianunit kerja.
5. Dengan PublikStakeholders lainnya
Sekretaris perusahaan meupakan penghubung dalam komunikasi antar perusahaan dengan stakeholders terutama yang berkaitan dengan kepentingan
publikasi perusahaan, kepentingan investor dan pelayanan terhadap keluhan pelanggan.
Sekretaris perusahaan bertanggungjawab menyediakan informasi untuk menanggapi keluhan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu.
Aktivitas sekretaris perusahaan dalam berkomunikasi dengan stakeholders dapat dilakukan dengan menyampaikan statement of corporate intent, annual report,
company profile, company policy, code of conduc.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
BAB III ANALISIS DAN EVALUASI
Analisis dapat diartikan sebagai uraian terhadap sejumlah data dan fakta yang kita dapatkan dengan cara penelitian, dimana uraian tersebut kita dapat
mengetahui keadaan sebenarnya dan membandigkan uraian tersebut apakah sesuai dengan teori yang kita dapat selama ini.
Sedangkan evaluasi dapat diartikan sebagai suatu penelitian terhadap suatu data atau fakta berdasarkan analisis yang dilakukan sebelumnya. Oleh karena itu,
penulis berusaha untuk membuat analisis terhadap peranan dan tugas-tugas sekretaris dan membuat suatu evalusi terhadap pelaksanaan dan tanggung jawab
seketaris apakah telah dilakukan dengan baik demi pencapaian tujuan perusahaan. Berdasarkan data-data yang diperoleh penulis selama riset di PT.
Perkebunan Nusantara III Persero maka berdasarkan tinjauan teoritis maka sekretaris pada perusahaan tersebut dapat digolongkan kedalam sekretaris
pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran atau administrasi perusahaan.
Sedangkan jika ditinjau berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, maka sekretaris di PT. Perkebunan Nusantara III Persero tergolong
sekretaris senior, karena sekretaris tersebut sudah lama bekerja di perusahaan tersebut dan sekretaris senior tersebut sudah sangat mengerti tentang tugas-tugas
yang harus dikerjakan tanpa harus disuruh oleh pimpinan. Jika ditinjau dari tugas-tugas yang dikerjakan oleh sekretaris perusahaan
pad PT. Perkebunan Nusantara III Persero pada dasarnya hampir sama dengan
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
