d. Berdasarkan Spesialisasi Bidang Khusus dalam Pekerjaan
Dalam hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu.
Misalkan: 1.
Sekretaris bidang Teknik Technical Secretary 2.
Sekretaris bidang Hukum Legal Secretary 3.
Sekretaris bidang Akuntansi Accounting Secretary 4.
Sekretaris bidang Kedokteran Medical Secretary Adapun jenis sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero
adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang
bertugas meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan.
C. RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang
pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima telepon,
mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh sekretaris
dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda, bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu
banyak variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan
pimpinan. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris adalah seorang yang
berdiri sendiri. Kemungkinan sekali dia tidak mempunyai seseorang yang
mengawasi pekerjaannya. Dalam Sedarmayanti 2000:23 dan Thomas
2003:21 maka umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam 8 kriteria: 1.
Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan
perintah khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus. Tugas-tugas rutin meliputi:
- Menyusun membuat surat
- Menata arsip
- Mengurus dan mengendalikan surat
- Menerima dan melayani tamu serta bertamu
- Menerima serta melayani telepon dan menelepon
- Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
- Mempersiapkan laporan
Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang
paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-harinya harus dikerjakan sekretaris.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
2. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya.
Tugas-tugas khusus meliputi: -
Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi -
Menyusun surat-surat rahasia atau confidential -
Menyusun acara pertemuan bisnis -
Pembelian kado atau cendramata Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan
sekretaris untuk melakukan tugas-tugas khusus ini pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan
sekretarisnya memberikan masukan dan pengalaman-pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.
Seorang pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus setiap hari, oleh karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini
dapat dilaksanakan sebaik-baiknya. 3.
Tugas-tugas Istimewa Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa
meliputi: -
Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan.
- Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para
relasinya.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
- Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan
untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. -
Mengigatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan. -
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
- Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor. Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas
istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut nama baik pimpinan.
4. Tugas Resepsionis
Tugas resepsionis ini meliputi: -
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
- Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan.
- Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
- Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
5. Tugas Keuangan
Tugas keuangan meliputi: -
Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik. -
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama pimpinan.
- Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan
menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
6. Tugas Sosial
Hal ini meliputi: -
Mengurus kegiatan seputar kantor. -
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta mengurus undangannya.
7. Tugas Insidential
Dalam hal ini tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris meliputi:
- Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau
persyaratan pimpinan. -
Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah yang ada kaitannya dengan kepentingan
perusahaan. -
Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan. -
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. 8.
Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun
sebuah pertemuan bisnis Bussiness meeting. Beberapa pedoman bagi sekretaris agar penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil adalah:
- Menentukan waktu dan tempat.
- Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut.
- Mempersiapkan makanan dan minuman.
- Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis.
- Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
- Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan
tersebut dapat dihadiri oleh seluruh peserta rapat. Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab
sebelumnya maka rician dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut: a.
Menyelenggarakan surat-menyurat Korespondensi -
Memproses surat-masuk dan surat keluar -
Mengkonsep data -
Mengklasifikasikan tugas -
Penggandaan warkat -
Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan -
Mengatur pengantaran surat dan melayani pinjaman surat dokumen atau arsip
b. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah
proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu- waktu dibutuhkan.
c. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya:
- Menyelenggarakan pencatatan dan penyampain informasi
- Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan
- Membuat kliping surat kabar, majalh, buletin
d. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon
e. Mengatur pertemuan rapat
f. Menyiapkan bahan laporan
g. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
h. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan
i. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya
Adapun tugas sekretaris di PT. Perkebunan Nusantara III Persero adalah: 1.
Menelitimengkaji dan mempersiapkan bahan-bahan yang berkaitan dengan aspek hukum dan peraturan perundang-undangan secara berkala kepada Direksi,
seperti memberikan masukan dan pertimbangan hukum dalam penyiapan dokumen perjanjian antara perusahaan dengan pihak lain, menyiapkan dokumen
analisis hukum atas peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan perusahaan.
2. Melakukan penyelesaian perkara perusahaan baik didalam maupun diluar
pengadilan. 3.
Menyelenggarakan seleksi calon rekanan untuk dimasukan dalam daftar rekanan aktif dan menyiapkan daftar rekanan yang akan dimasukan dalam daftar
hitam perusahaan untuk diserahkan kepada Direksi. 4.
Membina hubungan dengan investormitra bisnis dan anak perusahaan. 5.
Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi kebijakan dibagiannya.
6. Membuat:
- Jadwal agenda rapat yang harus dihadiri direksi.
- Berita acara rapatrisalah rapat DireksiKomisaris dan proses
pengesahannya. -
Daftar khusus yang berkaitan dengan direksi komisaris dan keluarganya mencakup kepemilikan saham, hubungan bisnis dan
peran lainnya yang dapat menimbulkan benturan kepentingan.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
- Prosedur tentang pengklasifikasian dan mekanisme pengungkapan
informasi siap yang berhak menyampaikan informasi dan aturan lain terkait dengan pengelolaan informasi dan batasan kerahasiaan.
7. Memberian masukan dan analisis atas pengembangan usaha serta mewakili
perusahaan dalam rangka pengembangan dan kerja sama operasi perusahaan. 8.
Mengelola informasi termaksud dampak hukumnya dan mempersiapkan informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak terkait.
9. Memantau kepatuhan distrik, unit, dan bagian terhadap hukum dan peraturan
undang-undang. 10.
Mengadministrasikan dan menyimpan: -
Notulen dan risalah rapat direksikomisaris -
Keluhan dan tuntutan dari pihak luar beserta tanggapan perusahaan -
Laporan tahunan dan notulenrisalah Rapat Umum pemegang Saham
- Korespondensi perusahaan
- Kontrakperikatanmemorandum of understanding perusahaan yang
ditandatangani Direksi 11.
Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar seperti Instansi pemerintahan, BUMN, swasta, media massa dan masyarakat dalam rangka
mengumpulkan dan mempublikasikan informasi. 12.
Mencari dan mengumpulkan informasi tentang apa yang dibutuhkan stakeholders dari perusahaan.
13. Mempersiapkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan stakeholders
dengan akurat yang objektif secara tepat waktu.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
D. PERSYARATAN SEKRETARIS
