“…Koding merupakan kegiatan pemberian kode dengan huruf, angka atau gabungan huruf dan angka. Proses koding menggunakan ICD-10…”
Dari pendapat di atas maka dapat diketahui bahwa proses koding yang dilakukan pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli menggunakan ICD-10. Proses
koding ini memuat klasifikasi penyakit, tindakan bedah, obat-obatan, alat-alat, dan lain-lain. Untuk meningkatkan informasi rekam medis yang sangat memegang
peranan penting dalam pelayanan rumah sakit, Petugas rekam medis harus membuat koding sesuai dengan klasifikasi yang tepat.
4.4.3 Pengindeksan
Pengindeksan adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat ke dalam indeks-indeks. Dalam kartu indeks tidak dicantumkan nama
pasien. Berikut adalah jawaban wawancara dari informan tentang pengindeksan
dan kegunaan indeks bagi kegiatan unit rekam medis. “…Pengindeksan adalah kegiatan membuat tabulasi dengan kode dalam
bentuk indeks. Contoh indeks yang dibuat adalah indeks penyakit dan indeks obat-obatan. Gunanya, misalnya indeks kematian sebagai data statistik untuk
peningkatan layanan dasar, peralatan tenaga medis…”
Dari informasi di atas dapat diketahui bahwa proses pengindeksan dalam sebuah rekam medis sangat berguna. Indeks digunakan sebagai kunci atau kode
untuk menemukan rekam medis pasien. Selain itu indeks rekam medis berguna sebagai data statistik rumah sakit sebagai upaya peningkatan mutu pelayanan
Rumah Sakit Umum Gunungsitoli.
4.5 Fasilitas Fisik Penyimpanan Rekam Medis
Fasilitas fisik penyimpanan rekam medis perlu diperhatikan dengan baik- baik. Tempat penyimpanan rekam medis perlu diperhatikan dengan baik agar
proses penyimpanan dan pengambilan rekam medis dari rak penyimpanan mudah dilakukan. Alat penyimpan yang baik, pengaturan suhu, pemeliharaan ruangan
juga akan mendorong gairah dan produktivitas kerja pegawai rekam medis.
Universitas Sumatera Utara
Berikut adalah jawaban informan tentang kelengkapan fasilitas pada ruang penyimpanan rekam medis dan apakah fasilitas yang ada telah memberi
kelancaran dan kenyamanan bagi pegawai rekam medis. “…Kelengkapan fasilitas penyimpanan, yakni rak terbuka cukup memadai
dan cukup memberi kelancaran dan kenyamanan bagi pegawai RM…”
Dari informasi di atas, maka dapat diketahui bahwa penyimpanan rekam medis pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli menggunakan rak terbuka atau
open self unit file dengan pertimbangan biaya yang murah, kecepatan pengambilan rekam medis, dan penghematan ruangan rekam medis. Rak
penyimpanan rekam medis sudah cukup untuk menampung seluruh rekam medis milik pasien.
4.6 Ketentuan Prosedur dan Penyimpanan Rekam Medis
Ketentuan dan prosedur penyimpanan rekam medis diperukan agar proses penyimpanan rekam medis dapat dilakukan sebaik mungkin. Ketentuan dan
prosedur yang jelas akan menghasilkan kerja yang baik dan terarah. Berikut adalah jawaban informan tentang ketentuan prosedur penyimpanan
rekam medis di Rumah Sakit Umum Gunungsitoli. “…Rekam Medis yang digunakan harus dikembalikan dan RM yang rusak
menjadi tanggung jawab petugas rekam medis…”
Dari informasi di atas dapat diketahui bahwa prosedur penyimpanan rekam medis sudah dilakukan dengan baik sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat
tercapai. Ketentuan dan prosedur penyimpanan ini akan membantu memperlancar tugas pegawai rekam medis dalam melaksanakan tugas mereka. Penanganan
terhadap kerusakan rekam medis hanya dapat ditangani oleh pihak unit rekam medis tanpa membebankannya pada unit lain.
4.7 Distribusi Rekam Medis
