Berikut adalah jawaban informan tentang kelengkapan fasilitas pada ruang penyimpanan rekam medis dan apakah fasilitas yang ada telah memberi
kelancaran dan kenyamanan bagi pegawai rekam medis. “…Kelengkapan fasilitas penyimpanan, yakni rak terbuka cukup memadai
dan cukup memberi kelancaran dan kenyamanan bagi pegawai RM…”
Dari informasi di atas, maka dapat diketahui bahwa penyimpanan rekam medis pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli menggunakan rak terbuka atau
open self unit file dengan pertimbangan biaya yang murah, kecepatan pengambilan rekam medis, dan penghematan ruangan rekam medis. Rak
penyimpanan rekam medis sudah cukup untuk menampung seluruh rekam medis milik pasien.
4.6 Ketentuan Prosedur dan Penyimpanan Rekam Medis
Ketentuan dan prosedur penyimpanan rekam medis diperukan agar proses penyimpanan rekam medis dapat dilakukan sebaik mungkin. Ketentuan dan
prosedur yang jelas akan menghasilkan kerja yang baik dan terarah. Berikut adalah jawaban informan tentang ketentuan prosedur penyimpanan
rekam medis di Rumah Sakit Umum Gunungsitoli. “…Rekam Medis yang digunakan harus dikembalikan dan RM yang rusak
menjadi tanggung jawab petugas rekam medis…”
Dari informasi di atas dapat diketahui bahwa prosedur penyimpanan rekam medis sudah dilakukan dengan baik sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat
tercapai. Ketentuan dan prosedur penyimpanan ini akan membantu memperlancar tugas pegawai rekam medis dalam melaksanakan tugas mereka. Penanganan
terhadap kerusakan rekam medis hanya dapat ditangani oleh pihak unit rekam medis tanpa membebankannya pada unit lain.
4.7 Distribusi Rekam Medis
Kegiatan distribusi rekam medis merupakan kegiatan mengangkut rekam medis dari ruangan rekam medis ke ruangan dimana rekam medis dari pasien
diperlukan. Kegiatan distribusi rekam medis merupakan tugas dari instalasi rekam medis.
Universitas Sumatera Utara
Berikut adalah jawaban informan tentang prosedur distribusi rekam medis pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli.
“…Rekam medis diantar langsung oleh pegawai rekam medis ke poliklinik setelah pasien melakukan registrasi…”
Dari informasi di atas dan pengamatan di lapangan, dapat diketahui bahwa distribusi rekam medis masih dilakukan secara manual, yakni petugas rekam
medis akan mengirim langsung rekam medis ke unit pelayanan yang hendak dituju pasien. Penggunaan teknologi di bidang komputer sangat diharapkan dapat
lebih mempercepat penyaluran data-data penderita dari satu tempat ke tempat lain.
4.8 Tata Cara Pengambilan Kembali Rekam Medis 4.8.1 Pengambilan Rekam Medis
Pengambilan rekam medis dari ruang penyimpanan rekam medis tidak dapat dilakukan dengan sembarangan. Pengambilan rekam medis harus menaati
peraturan yang berlaku karena rekam medis merupakan dokumen penting yang bersifat tertutup dan rahasia.
Berikut adalah jawaban informan tentang proses pengambilan rekam medis pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli.
“…Pengambilan rekam medis tidak boleh sembarangan dan jika dibawa keluar harus disertai Tanda Keluar Kartu Permintaan…”.
Dari informan di atas dapat diketahui bahwa pengambilan rekam medis pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli dilakukan dengan mengikuti prosedur,
yaitu harus disertai dengan menggunakan tanda keluar atau kartu permintaan. Dokter atau pegawai rumah sakit yang berkepentingan dapat meminjam rekam
medis, tetapi semua harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja.
Dari hasil pengamatan yang dilakukan, hilangnya rekam medis menyebabkan temu kembali rekam medis kurang efisien. Dal hal ini petugas harus
membuat rekam medis baru untuk pasien yang rekam medisnya telah hilang.
Universitas Sumatera Utara
4.8.2 Petunjuk Keluar Rekam Medis
Petunjuk keluar merupakan alat yang harus ada saat rekam medis dibawa keluar dari ruang penyimpanan rekam medis. Petunjuk keluar ini juga merupakan
alat yang digunakan untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Berikut adalah jawaban informan tentang manfaat petunjuk keluar rekam
medis dan bagaimana pemberian petunjuk keluar rekam medis pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli.
“…sebagai bukti keluarnya rekam medis dari ruangan penyimpanan RM. Petunjuk keluar diberi warna agar petugas tahu kalau RM tidak ada di
tempat…”
Dari informasi di atas dapat diketahui bahwa petunjuk keluar rekam medis mempermudah pegawai rekam medis dalam mengawasi keberadaan rekam medis.
Petunjuk keluar rekam medis ini sebagai alat yang memberi tanda bahwa rekam medis sedang tidak berada pada rak penyimpanan karena alasan dipinjam oleh
dokter atau pegawai rumah sakit yang berkepentingan.
4.8.3 Kode Warna untuk Map Sampul Rekam Medis
Kode warna untuk map atau sampul rekam medis dimaksudkan untuk memberikan warna tertentu pada sampul. Warna atau map sampul dimaksudkan
untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan. Berikut adalah jawaban informan tentang manfaat pemberian kode warna
untuk map atau sampul rekam medis terhadap tugas pegawai unit rekam medis Rumah Sakit Umum Gunungsitoli.
“…untuk mempermudah pekerjaan unit rekam medis…”
Dari informasi di atas dapat diketahui bahwa kode warna pada map atau sampul sangat efektif apabila dilaksanakan dengan system terminal digit.
Pemberian warna sampul menjadi simbol khusus pada rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan
dalam penyimpanan sehingga pegawai rekam medis dapat dengan segera meletakkan kembali rekam medis pada posisi yang tepat.
Universitas Sumatera Utara
4.9 Ruang Pengolahan Rekam Medis
Ruang pengolahan rekam medis merupakan fasilitas yang sangat menentukan berlangsungnya aktivitas pegawai rekam medis. Ruang pengolahan
yang nyaman akan mendukung pegawai rekam medis bekerja dengan efektif. Berikut adalah jawaban informan tentang keadaan ruang pengolahan
rekam medis Rumah Sakit Umum Gunungsitoli. “…Ruang RM terdiri dari 4 ruangan yaitu: ruangan kepala unit RM,
penyimpanan RM, tata usaha, dan ruangan pegawai RM. Pada ruangan ini juga terdapat 1 unit komputer…”
Dari uraian keterangan pegawai rekam medis di atas, dapat diketahui bahwa ruang pengolahan rekam medis masih tergolong minim. Begitu juga
dengan fasilitas pengolahan rekam medis. Pegawai rekam medis sangat berharap ruangan unit rekam medis serta fasilitas kerja ditambah sehingga pekerjaan para
pegawai dapat dilakukan dengan maksimal dan efektif.
4.10 Pegawai Rekam Medis
Berikut adalah jawaban informan tentang jumlah, latar belakang pendidikan pegawai rekam medis, serta upaya yang dilakukan untuk peningkatan
kualitas kerja pegawai. “…Jumlah pegawai ada 4 orang dan tak satupun yang berlatar belakang
pendidikan rekam medis. Upaya peningkatan kualitas kerja pegawai dengan pengadaan pelatihan training…”
Dari informasi dan wawancara yang diperoleh, sumber daya manusia pada unit rekam medis Rumah Sakit Umum Gunungsitoli ini memang masih sangat
kurang. Pegawai rekam medis sangat berharap pihak rumah sakit mengadakan pelatihan dan pendidikan rekam medis serta melakukan orientasi bagi petugas
rekam medis yang baru. Selain itu peningkatan Sumber Daya Manusia SDM pegawai rekam medis dapat dilakukan dengan melaksanakan studi banding ke
rumah sakit yang lain sehingga pegawai dapat membandingkan cara kerja mereka. Dengan adanya studi banding, maka mereka dapat memperbaiki cara kerja mereka
yang kurang.
Universitas Sumatera Utara
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan data dan pembahasan yang diperoleh, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
1. Pengadaan rekam medis memiliki prosedur yang berbeda-beda karena
pelayanan yang diberikan dan diterima berbeda juga. 2.
Prosedur pengadaan rekam medis Pasien Rawat Jalan pada RSU Gunungsitoli sudah dilakukan dengan baik dan sesuai dengan Buku
Pedoman Rekam Medis. 3.
Prosedur penerimaan Pasien Rawat Inap admitting office sudah dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
4. Sistem penomoran rekam medis pada RSU Gunungsitoli adalah
terminal digit filling system, yakni menggunakan 6 enam digit nomor. Sistem penomoran ini mempermudah penyimpanan dan pengambilan
rekam medis pasien. 5.
Proses pengolahan rekam medis terbagi atas: -
Perakitan assembling Rekam Medis, yakni pengelompokan rekam medis ke dalam beberapa bagian.
- Proses Koding Coding, yakni pemberian atau penetapan kode
dengan menggunakan huruf atau angka, atau kombinasi huruf dan angka dengan menggunakan ICD-10 untuk klasifikasi penyakit.
- Indeksing, yakni proses pembuatan tabulasi sesuai dengan kode
yang sudah dibuat ke dalam indeks-indeks. -
Alat penyimpanan rekam medis yang digunakan oleh RSU Gunungsitoli adalah rak terbuka open self unit file. Alasan
pemilihan rak terbuka ini adalah karena harganya yang lebih murah, pengambilan dan penyimpanan rekam medis yang lebih
cepat serta menghemat ruang penyimpanan. 6.
Ketentuan dasar penyimpanan rekam medis pada RSU Gunungsitoli sudah mengikuti prosedur. Penanganan terhadap kerusakan rekam
medis, baik kerusakan sampul rekam medis atau lembaran rekam
Universitas Sumatera Utara
