4.1.2 Prosedur Pengadaan Rekam Medis Pasien Rawat Inap
Penerimaan pasien rawat inap dinamakan Admitting Office atau sering
dinamakan Sentral Opname. Fungsi utamanya adalah menerima pasien untuk
dirawat di rumah sakit. Pasien yang memerlukan perawatan, dapat dibagi menjadi 3 kelompok yaitu: pasien yang tidak urgen, pasien yang urgen, dan
pasien gawat darurat yang langsung dirawat. Berikut adalah jawaban dari informan tentang prosedur pengadaan rekam
medis pasien rawat nginap pada Rumah Sakit Umum Gunungsitoli. “…Pasien mendaftar di TPPRNg Tempat Pendaftran Pasien Rawat
Nginap. Setelah mendaftar, pasien dibuatkan petugas kartu identitas. Jika pasien telah pernah berobat, petugas menghubungi bagan rekam medis.
Setelah itu, TPPRNg menghubungi petugas keuangan untuk memberi uang muka. Setelah pembayaran, pasien diantar ke ruangan dan bila pasien
tidak mampu, pasien mengurus surat keterangan tidak mampu ke kelurahan…”
Peneliti juga mengamati secara rinci alur rekam medis rawat nginap pada Rumah Sakit Umum Gunung Sitoli. Adapun uraian alur rekam medis rawat
nginap dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.
Setiap pasien yang membawa surat permintaan rawat nginap dari dokter poliklinik, Unit Gawat Darurat, menghubungi tempat penerimaan pasien,
sedang pasien rujukan dari pelayanan kessehatan lainnya terlebih dahulu diperiksa oleh dokter rumah sakit bersangkutan.
2. Apabila tempat tidur di ruamg rawat nginab masih tersedia, petugas
menerima pasien dan mnecatat dalam Buku Register penerimaan pasien rawat nginap yang berisi nama, Nomor Rekam Medis, Identitas dan data
social lainnya. Kemudian mengisi Identitas Pasien pada Lembaran masuk Rekam Medis.
3. Khusus pasien Askes dan dianggap mampu, pihak keluarga pasien diminta
menghubungi bagian keuangan sesuai dengan ketentuan berlaku untuk membayar uang muka.
4. Petugas penerima pasien rawat nginap mengirimkan berkas rekam medis
bersama-sama dengan pasiennya ke ruang rawat inap yang dimaksud. 5.
Pasien diterima oleh petugas di ruang rawat nginap dan dicatat pada buku register.
Universitas Sumatera Utara
6. Dokter yang bertugas mencatat tentang riwayat penyakit, hasil
pemeriksaan fisik, serta semua tindakan yang dilakukan ditulis pada lembaran rekam medis dan menandatanganinya.
7. Selama di ruang rawat nginap, perawatBidan menambah lembaran rekam
medis sesuai dengan kebutuhannya. 8.
Perawatbidan berkewajiban membuat sensus harian yang memberikan gambaran mengenai mutasi pasien mulai jam 00.00 sampai dengan jam
24.00. sensus harian dibuat rangkap 3 dan ditandatangani kepala Ruang Rawat Nginap dan dikirim ke Unit Rekam Medis, tempat penerimaan
Pasien Rawat Nginap dan satu lembar arsip ruang rawat nginap. Pengiriman sensus harian diserahkan paling lambat jam 08.00 pagi hari
berikutnya. 9.
Perugas ruangan memeriksa kelengkapan berkas rekam medis pasien sebelum diserahkan ke Unit Rekam Medis.
10. Setelah pasien keluar dari rumah sakit, berkas rekam medis pasien
dikembalikan ke Unit Rekam Medis paling lambat 24 jam setelah pasien keluar, secara lengkap dan benar.
11. Petugas Unit Rekam Medis mengolah rekam medis yang sudah lengkap
dan dimasukkan ke dalam Kartu Indeks Penyakit, Indeks Operasi, Indeks Kematian, untuk keperluan lapotan dan statistik rumah sakit.
12. Petugas Unit Rekam Medis membuat rekapitulasi sensus harian setiap
akhir bulan dan mengirimkan ke Subbag untuk bahan laporan rumah sakit. 13.
Unit Rekam Medis menyimpan berkas-berkas rekam medis menurut nomor rekam medisnya.
14. Petugas Unit Rekam Medis mengeluarkan Unit Rekam Medis, apabila ada
permintaan baik untuk keperluan pasien berobat ulang atau keperluan lain. 15.
Setiap permintaan rekam medis harus menggunakan surat yang disebut Kartu Permintaan.
16. Kartu Permintaan dibuat rangkap 3 tiga, satu copy ditempel pada rekam
medis, satu copy diletakkan pada rak penyimpanan sebagai tanda keluar, dan satu copy sebagai arsip yang meminta.
Universitas Sumatera Utara
17. Apabila rekam medis yang dipinjam sudah kembali, kedua copy kartu
permintaan tersebut dibuang. 18.
Rekam Medis pasien yang tidak pernah berbuat lagi ke rumah sakit selama lima tahun terakhir, dinyatakan sebagai inactive record.
19. Berkas-berkas rekam medis yang sudah dinyatakan sebagai inactive record
dikeluarkan dari rak penyimpanan dan disimpan di gudang rumah sakit atau dimusnahkan.
Catatan: bagi pasien gawat darurat, baik rawat jalan maupun rawat nginap, pertolongan kepada pasien didahulukan. Setelah pasien mendapat
pertolongan yang diperlukan, baru dilakukan pencatatan.
Dari hasil wawancara dan observasi, maka alur pengadaan rekam medis pasien rawat nginap dapat digambarkan dengan melihat alur rekam medis rawat
nginap di bawah ini.
Universitas Sumatera Utara
2
t 1
3 4
5 a
l
k \
e
p
l n
i e
g n
n k
j g
a a
k p m
a
Buku Pedoman RSU Gunungsitoli Gambar 2 : Alur Rekam Medis Pasien Rawat Nginap
Dari keterangan di atas, maka dapat diketahui bahwa alur kerja rekam medis pasien rawat nginap telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang
diberlakukan, yakni sesuai dengan Buku Pedoman Rekam Medis yang ditentukan oleh DEPKES. Namun dalam hal tertentu, prosedur ini tidak diberlakukan yakni
pada saat pasien gawat darurat. Pasien gawat darurat ditangani terlebih dahulu baru kemudian dilakukan pencatatan. Dapat ditarik kesimpulan bahwa pihak
rumah sakit lebih mendahulukan keselamatan pasien dalam keadaan tertentu.
4.2 Sistem Penomoran Rekam Medis
Kategori