Peranan Dan Fungsi Public Relations Pegawai Didalam Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN DAN FUNGSI PUBLIC RELATIONS PEGAWAI DIDALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA MAHASISWA MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Diajukan Oleh :

DIAN MAYA SARI HASIBUAN 082103062

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : DIAN MAYA SARI HASIBUAN

NIM : 082103062

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN DAN FUNGSI PUBLIC

RELATIONS PEGAWAI DIDALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA MAHASISWA MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

TANGGAL: Maret 2011 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

(Dr.Beby Karina fawzeea, SE, M.Si NIP. 19741012 200003 2 003

)

TANGGAL: Desember 2010 DEKAN FAKULTAS EKONOMI

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

NIP. 19550810 198303 1 004

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : DIAN MAYA SARI HASIBUAN

NIM : 082103062

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN DAN FUNGSI PUBLIC

RELATIONS PEGAWAI DIDALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA MAHASISWA MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Maret 2011 Menyetujui Pembimbing,

NIP. 19660904 199103 1 003 Drs. Syahyunan M. Si

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb

Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul: “Peranan dan Fungsi Pegawai Manajemen

Didalam Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Penulis banyak

menerima bantuan dari berbagai pihak dalam penyelesaian tugas akhir ini, Oleh karena itu, penulis mengucapakan terima kasih atas bantuan yang diberikan dalam bentuk sumbangan pikiran, tenaga dan support yang luar biasa. Dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu

Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Syahyunan, M.Si selaku dosen pembimbing yang dengan sabar memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam penulisan ini.

4. Ibu Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Staf dan Pegawai di bagian Departemen Menajemen, Kemahasiswaan, Keuangan, Departemen D-III Kesekretariatan yang telah banyak membantu

memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis dalam melakukan proses magang selama 2 bulan ini.

6. Seluruh Bapak dan Ibu dosen yang telah mendidik dan memberikan Penulis Ilmu Pengetahuan selama proses perkulihan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Terima kasih kepada kedua Orang Tua Penulis, Ayahanda Hanafi Hasibuan dan Ibunda Jenny yang telah memberikan semangat dan doa kepada Penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini .

8. Buat keluarga peulis, Kak Buana, Kak Pinta, Kak Ummi, Kak Diah, makasih kak atas supportnya selama ini. Dan Novi terima kasih atas doa dan dukungannya.

9. Sahabat-sahabat penulis Reni, Atika, Tami, Tika semoga kesuksesan selalu bersama kita. Buat Asa, Ijol, Andika, Winda, Popo, Tito, makasih atas dukungannya.

10.Terima kasih kepada Pratama Putra yang telah mendukung, memberi semangat, membantu dan memberikan motivasi kepada penulis.

11.Buat teman-teman kelompok magang Flora, Nela, Rina, Tuti, Pida, terima kasih atas kerja samanya selama proses magang berlangsung.

12. Buat teman-teman angkatan 2008 di Kesekretariatan, senang bisa berkenalan dengan kalian.

Wasalam

Medan, Maret 2011

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Metode Penelitian... 4

E. Metode Analisis Data ... 5

F. Sistematika Pembahasan ... 6

BAB II : PROFIL ORGANISASI ... 8

A. Sejarah Berdirinya Fakultas Ekonomi USU... 8

B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi USU ... 9

C. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 12

D. Bidang-Bidang Kerja /Job Description ... 16

BAB III : PEMBAHASAN ... 25

E. Pengertian Public Relation ... 25

F. Peran Public Relation pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU ... 30

G. Fungsi Public Relation pada Departemen Manajeme Fakultas Ekonomi USU ... 33

H. Pengertian Pelayanan Terhadap Publik ... 37

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 40

A. Kesimpulan ... 40

B. Saran ... 40

DAFTAR PUSTAKA ... 43

DAFTAR TABEL

Halaman

1.1 Tabel Jadwal Penelitian………. 4

3.2 Tabel Peranan Pegawai Manajemen……… 32

3.3 Tabel Fungsi Pegawai Manajemen ...……... 36

DAFTAR GAMBAR

Halaman 2.1 Gambar Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU………13

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap lembaga atau perusahaan di dalam menjalankan tugasnya tidak dapat berdiri sendiri, melainkan sangat berhubungan dengan pihak dari luar perusahaan, apakah itu dari perusahaan luar ataupun dari masyarakat luas. Dalam hal ini perusahaan harus mampu menciptakan hubungan baik dan harmonis antara perusahaan dengan lingkungannya, melalui aktivitas sebuah komunikasi. Tidak terkecuali sebuah lembaga pendidikan, di dalam lembaga ini akan sangat terasa adanya kebutuhan suatu hubungan komunikasi yang efektif dan bekerja sama yang baik dengan orang – orang yang bergerak di segala bidang. Lembaga harus mampu menghubungkan antara sebuah lembaga dengan pimpinan dengan karyawan, hubungan antara karyawan dengan mahasiswa dan masyarakat luas. Menyadari akan hal ini, baik lembaga maupun perusahaan akan berusaha melengkapi organisasinya dengan suatu bagian yang bergerak dalam bidang komunikasi yang terkenal dengan Public Relation atau yang dikenal Hubungan Masyarakat (Humas).

Public relation menurut Frank Jefklink (dalam Daniel Yadin, 2003) adalah

sebuah bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan–tujuan spesifik yang berlandasarkan pada saling pengertian.

Dengan adanya peranan public relation di dalam sebuah lembaga maupun perusahaan, akan dapat mampu menjalin dan menyampikan hubungan kerjasama diantara kedua belah pihak dan dapat membangun citra positif bagi perusahaan itu sendiri. Peranan public relation juga tidak lepas dari fungsinya. Fungsi public

relation adalah untuk melayani keinginan publik dan memberikan sumbangan

saran kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama, menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya sebagai khalayak sasaran. Departemen Manajemen merupakan salah satu Departemen yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (USU) yang dipimpin oleh seorang Ketua dan Sekretaris. Pimpinan Departemen ini dibantu oleh tiga orang pegawai yang membantu tugas–tugas pimpinan departemen, serta merekalah yang langsung mengurusi hal–hal yang bersifat akademik, mengatur semua persoalan yang bersangkutan dengan mahasiswa manajemen. Mereka yang selalu berhadapan langsung dengan para mahasiswa untuk membantu melayani segala kebutuhan yang menyangkut di dalam akademik.

Pada Departemen Manajemen ini sangat terasa sekali konsep Public

Relation di dalam aktivitas kerja sehari-hari. Karena hubungan yang baik antara

satu dengan yang lain serta adanya saling pegertian akan terciptanya suatu lingkungan kerja yang kondusif. Tidak bisa dibayangkan jika didalam sebuah lembaga pendidikan tidak terdapatnya suatu hubungan saling pengertian antara

satu dengan yang lain dimana semua pihak merasa ingin untuk didahulukan kepentingannya, tentu saja hal tersebut membuat tidak kondusifnya pekerjaan di lembaga tersebut.

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis akan mencoba mengambil judul “Peranan dan Fungsi Public Relation Pegawai Didalam

Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Dari Latar belakang di atas, dirumuskan masalah sebagai berikut: Bagaimanakah peranan dan fungsi pegawai didalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui pelaksanaan Peranan dan Fungsi Pegawai Didalam Melayani Mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Pimpinan/Dekanat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didalam meningkatkan Peranan dan Fungsi Pegawai Didalam Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa

Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Sebagai tambahan pengetahuan bagi peneliti dan masyarakat.

3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya yang akan melakukan pelitian yang sama yang akan datang.

D. Metode Penelitian

1. Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang beralamat di Jalan T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Pelaksanaan penelitian dimulai dari bulan Februari 2011 sampai dengan Maret 2011. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada tabel 1.1

Jadawal Kegiatan Penelitian Tabel 1.1

No Kegiatan Februari 2011 Maret 2011

I II III IV I II III IV

1 Persiapan 2 Pengumpulan

Data 3 Penulisan

2. Jenis dan Sumber Data

a) Data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fukultas Ekonomi USU. Dapat diperoleh dengan melakukan wawancara dengan Ketua Jurusan, Pegawai dan Mahasiswa Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

b) Data Sekunder merupakan data yang diperoleh dari berbagai buku-buku dan studi pustaka yang berkaitan dengan topik yang diteliti.

3. Metode Pengumpulan Data a) Daftar Pertanyaan (Kuesioner)

Daftar Pertanyaan yang diberikan kepada Mahasiswa, Pegawai, untuk memperoleh informasi mengenai Fungsi dan Peran Pegawai Didalam Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiswa Manajemen Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

b) Studi Dokumentasi

Studi Dokumentasi dilakukan untuk memperoleh berbagai teori-teori yang berkaitan dengan topik penelitian.

E. Metode Analisis Data

a) Metode Deskriptif

Adalah cara menganalisis data yang di tujukan untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan jalan mengklarifikasikan data tersebut sehingga dapat memberikan gambaran yang lengkap mengenai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.

b) Metode Deduktif

Adalah bagaimana mengambil suatu kesimpulan khusus yang berlaku umum di perusahaan tersebut berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai suatu kebenaran, mengadakan perbandingan antar teori dengan kenyataan akan dapat diketahui penyimpanagn dan selanjutnya membuat kesimpulan, memberikan saran mengatasi masalah yang ada di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU tersebut.

F. Sistematika Pembahasan

Untuk mempermudah dalam penulisan paper ini, penulis membuat sistematika pembahasan pada setiap Bab dibagi atas beberapa sub–sub yang sesuai dengan kebutuhan penulis.

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas mengenai alasan mengapa penulis ingin mengambil judul, serta membahas mengenai perumusan masalah, manfaat dan tujuan penelitian, metoda penelitian serta mentode analisis data yang digunakan didalam penelitian.

BAB II : PROFIL ORGANISASI

Pada bab ini akan menguraikan sejarah singkat perusahaan, stuktur organisasi, pengertian Public Relation, fungsi dan peranan Public Relation, Job

Diskripsion Perusahaan, uraian tentang pengertian pelayanan kepada Publik

mencangkup kepada mahasiswa.

BAB III : PEMBAHASAN

Mengenai Peranan dan Fungsi Humas dalam meningkatkan Pelayanan terhadap Public dalam hal ini mahasiswa dengan membandingkan teori yang telah di uraikan pada Bab II terhadap pelaksanaan Public Relation yang di laksanakan pada Pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang dilaksanakan dan memberikan saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara dan buat penulis sendiri.

BAB II

PROFIL ORGANISASI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakrasai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Tehnik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Banda aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961 USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di

PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akutansi dan Kesekretariatan. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003.

Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarka surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU. Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan).

tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi USU merupakan satu dari 10 Fakultas dan BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan

Visi Fakultas Ekonomi USU

Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi USU

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar, 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan darma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Sejarah Ringkas Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi USU di Medan dimulai menerima mahasiswa pada

bulan Agustus 1961. semula Fakultas Ekonomi USU di Medan diasuh oleh Yayasan USU. Oleh karena Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Kuta Raja (Banda Aceh) memisahkan diri dari USU di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan tinggi RI No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

Keputusan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983 tanggal 8 Oktober 1983 membakukan Jurusan Manejemen pada Fakultas Ekonomi USU. Dengan dasar Surat Keputusan Menteri PTIP No.64/1961 tanggal 24 Oktober 1961, Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1987, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep?1987 dan yang terakhir dengan Surat Keputusan Direktur Jendral Pendidikan No. 208/DIKTI/Kep/1996 pada tanggal 11 Juli 1996 tentang Jurusan pada Program Sarjana di Lingkungan Universitas Sumatera Utara.

Pada saat ini Jurusan Manajemen telah berganti nama menjadi Departemen Manajemen. Departemen Manajemen telah berkembang dan telah menjadi salah satu Departemen yang berkualitas di Indonesia. Indikator-indikator yang menunjukan pengembangan tersebut adalah :

1. Jumlah mahasiswa yang mendaftar mengalami peningkatan dari tahun ke tahun.

2. Para lulusan tidak mengalami kesulitan untuk mendapatkan pekerjaan. 3. Masa studi semakin cepat.

4. IPK mahasiswa cendrung makin baik.

5. Adanya motivasi yang tinggi di kalangan staf pengajar untuk meningkatkan strata pendidikannya serta kualitas pengajarannya.

6. Saat ini manajemen telah membuka Program Pasca Sarjana S2 dan S3.

7. Rasio antara staf pengajar dengan mahasiswa sebesar (1:11) tergolong cukup ataupun seimbang untuk menjalankan proses belajar mengajar.

8. Memiliki 4 (empat) konsentrasi : Manajemen Keuangan, Manajemen

Pemasaran, Manajemen Sumber Daya manusia dan Manajemen Usaha Kecil.

Visi Departemen Manajemen

Menjadi Program Studi yang mandiri, mampu memberikan pelayanan pendidikan yang berkualitas tinggi, menjadi pusat informasi bisnis bagi masyarakat, serta berpartisipasi penuh dalam penngembangan bisnis dan manajemen di wilayah Asia (ASEAN Region).

Misi Departemen Manajemen

Mempersiapkan tenaga ahli dibidang bisnis dan manajemen untuk menghasilkan manajer yang profesional dalam berbagai bidang bisnis dalam rangka memenuhi perkembangan yang pesat dari bisnis dan industri, terutama

untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera Utara, serta di wilayah Asia umumnya.

Tujuan Departemen Manajemen

a. Mampu menghasilkan manajer-manajer profesional dalam bidang bisnis dan manajemen yang berkompeten dalam melakukan kegiatan secara profesional untuk menghadapi perkembanagan dunia bisnis, manajemen dan industri. b. Menghasilkan lulusan bermutu yang mahir, terampil, dan mampu berdiri

sendiri dan peka terhadap perubahandunia bisnis dan industri.

c. Mampu mempublikasikan dan menyebarluaskan hasil-hasil penelitian kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

d. Mampu memberikan konsultasi bisnis seperti pemberian saran-saran pelaksanaan bisnis dan layanan konsultasi dalam berbagai bidang manajemen.

C. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Dalam organisasi terdapat hubungan yang erat di antara fungsi yang satu dengan fungsi yang lain sehingga ada keterkaitan antara kegiatan-kegiatan yang di lakukan. Semakin banyak kegiatan yang di lakukan dalam suatu organisasi, maka semakin kompleks hubungan-hubungan yang ada. Untuk itu perlu di buat bagan yang menggambarkan hubungan tersebut termasuk fungsi masing-masing kegiatannya. Bagan itu di namakan bagan organisasi atau struktur organisasi.

Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (Autority) dan tanggung jawab (Responbility) Berikut merupakan bagan Struktur Organisasai Fakultas Ekonomi Sumatera utara. Dapat dilihat pada Gambar 2.1

STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (USU).

Stuktur Organisasai Fakultas Ekonomi USU dengan jabatan sebagai berikut:

PIMPINAN UNIVERSITAS Rektor

Pembantu Rektor I

Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III Pembantu Rektor IV Pembantu Rektor V : Ir. Hasan Husni

PIMPINAN FAKULTAS

Dekan

Pembantu Dekan I :

Pembantu Dekan II

Pembantu Dekan III

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua

Anggota :

1.

2. Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.

3.

4. Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.

5.

6. Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec. 7. Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak. 8. Ami Dilham, SE, M.Si. 9. Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak.

10.

DEPARTEMEN

Ketua

Sekretaris

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris

Ketua Sekretaris

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua :

Sekretaris

Akuntansi

Ketua

Sekretaris

Kesekretariatan

Ketua :

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Personalia : Dra. Komariah

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE. Kasub. Perlengkapan : Muhamad Faizul, SE Kasub. Akademik : Pepti Aniyar, SE. Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.sos.

D. Job Description Dekan

1. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian.

2. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing – masing bagian.

3. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian.

Bagian Tata Usaha

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

4. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. 6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan

kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

Bagian Akademik

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

3. Melakukan administrasi akademik.

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian keuangan.

Bagian Umum dan Keuangan :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . 3. Melakukan kegiatan surat menyurat dan kearsipan di lingkungan fakultas. 4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas.

5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, penbukuaan, pengeluaran, dan pertanggung jawabkan keuangan..

7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

8. Mengoperasikan sistem informasi keuangan.

9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. 10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

Bagian Perlengkapan

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

3. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumanggaan dan perlengkapan.

6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

Ketua Departemen Manajemen

1. Mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian di Program Studi.

2. Mengalokasikan tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. 3 . Mengawasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar.

4. Mengawasi pengalokasian pembimbing skripsi.

5. Melaksanakan pelaksanaan KRS dan KHS Mahasiswa. 6. Memimpin rapat dosen program studi.

7. Memimpin jalannya seminar proposal, ujian skripsi dan seminar magang.

Sekretaris Departemen Manajemen

1. Membantu ketua program studi mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pengabdian di program studi.

2. Menyusun alokasi tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. 3. Mengesahkan dan mengalokasikan judul skripsi dan dosen pembimbing. 4. Membuat notulen rapat dosen program studi.

Pegawai Administrasi

Pegawai administrasi menajemen ada tiga orang yang mempunyai tugas sebagai berikut :

1. Menyimpan arsip nilai.

2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.

3. Menghitung Indeks Prestasi mahasiswa persemester kedalam kartu evaluasi. 4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.

5. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.

6. Memasukkan judul skripsi ke dalam database skripsi manajemen. 7. Mengawasi ujian Tengah Semester (setiap 6 bulan sekali).

8. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester.

9. Mengawasi Ujian Akhir Semester (setiap 6 bulan sekali) 10.Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester. 11.Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.

12. Menempelkan nomor urut di skripsi.

13.Memberi stempel pada skripsi yang telah di tanda tangani oleh Ketua Departemen.

14.Membersikan dan merapikan lemari ketua departemen.

15.Mengarsip data alumni, seminar, dosen-dosen yang honor di Manajemen. 16.Membagikan KRS dan KHS kepada mahasiswa.

18.Menyiapkan ruang seminar dan menyediakan perlengkapan infocus.

19.Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian meja hijau(Comprehenship) Departemen Manajemen.

20.Menyiapkan berkas ujian meja hijau (Comprehenship).

E. Jenis Usaha/Kegiatan

Departemen Manajemen adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat. Departemen manajemen berada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperi perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakkukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan TRI DHARMA Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya

F. Kinerja Organisasi

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Departemen Manajemen terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Departemen Manajemen dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa mengenai ilmu-ilmu manajemen, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya dibidang manajemen yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya. Departemen manajemen juga terus melakukan pembinaan terhadap dosen, peawainya dan mahasiswa agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memiliki kualitas yang baik.

G. Rencana Kegiatan

Untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya.

3. Bagi dosen yang mengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU harus melaksanakan pengabdian masyarakat dan penelitian.

4. Meningkatkan kegiatan seminar, lokal karya, kuliah umum tentang ilmu-ilmu manajemen.

5. Menyiapkan laporan barang, laporan evaluasi diri per semester, laboratorium dosen untuk meningkatkan nilai akreditas manajemen yang baik.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Public Relations

Public Relations lahir di Amerika Serikat. Negara tersebut merupakan

Negara demokrasi dengan sistem pemerintahan oleh rakyat, dari rakyat dan untuk rakyat. Public Relations yang bisa tumbuh dan berkembang dimana rakyatnya mempunyai hak dan kewajiban yang sama dan dimana terdapat selang harga menghargai antara sesama rakyat. Pelopor Public Relations di Amerika Serikat ialah Ivy Ledbett Lee ia adalah anak seorang Menteri di Geogania. Kegiatannya dalam bidang Public Relations dimulai pada tahun 1906, dimana industri batu bara di Amerika Serikat mengalami kesulitan disebabkan pemogokan para buruh. Pada waktu itu Lee adalah seorang wartawan. Ia kemudian menawarkan jasanya kepada pimpinan industri untuk keuntungan kedua belah pihak. Pada prinsipnya Lee melakukan keterbukaan sehingga kedua belah pihak antara pimpinan dengan buruh merasa saling tidak dirugikan.(Lubis,2002)

Sekarang istilah Public Relations atau yang disebut dengan Hubungan Masyarakat (Humas) sudah tidak asing lagi didengar oleh telinga kita, namun pada kenyataanya banyak masyarakat beranggapan bahwa Publik relations itu hanya sebatas untuk mengatur para wartawan saja atau berkerja sebagai sales, Pada kesempatan ini penulis akan memaparkan pengertian public relations didalam berbagai aspek bidang yang kemudian mencoba memaparkan kedalam Departemen Manajemen Fakulatas Ekonomi Sumatera Utara.

Pengertian Public Relations menurut Cultip didalam bukunya Effetive

Public Relations adalah Komunikasi dan interprestasi komunikasi-komunikasi

dan gagasan dari suatu lembaga kepada publiknya dan komunikasi dari keterangan gagasan–gagasan dan opini–opini dari publik tersebut kepada lembaga, dengan usaha–usaha yang sungguh-sungguh untuk membina kepentingan bersama dan ini mencapai kesesuaian yang harmonis dengan lembaga dan lingkungannya. (Lubis,2001)

Menurut J.C.Seidel, Public Relations adalah Proses yang kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh good will dan pengertian dari para langganannya, pegawai dan publik dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri.(Yadin,2003)

Sedangkan menurut Edward L Bernays dalam bukunya Public Relations mengemukakan defenisi Public Relations kedalam 3 unsur penting yaitu: memberi penerangan kepada rakyat, mempengarahi rakyat dan mempersatukan rakyat dengan rakyat.( Lubis,2001)

Menurut Para ahli yang tergabung didalam “Internasioanal Public

Relations Association” didalam pertemuaannya pada bulan Mei 1960 telah

bersepakat di Den Haag Belanda, menyetujui definisi Public Relations adalah fungsi manajemen dari watak yang berencana dan berlangsung terus menerus, dengan mana organisasi-organisasi, baik yang bersifat umum maupun perorangan, sarta lembaga-lembaga berusaha untuk mendapatkan dan memelihara atau mungkin ada sangkut pautnya dengan menilai opini publik diantara mereka sendiri, dengan tujuan untuk sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan

tata cara, guna mencapai kerja sama yang lebih efesien dengan jalan penerangan yang berencana dan tersebar luas. (Lubis,2001)

Menurut Rachmadi Public Relations adalah salah satu bidang ilmu komunikasi praktis, yaitu penerapan ilmu komunikasi pada suatu organisasi/ perusahaan dalam fungsi manajemen. (Sumirat dan Ardianto,2004)

Geisworl pada tahun 1948 mengungkapkan tentang batasan Public

Relations yaitu: Fungsi manajemen yang yang mengevaluasi publik,

memperkenalkan berbagai kebijakan dan prosedur dari suatu individu atau organisasi berdasarkan kepentingan publik dan membuat perencanaan, dan melaksankan suatu program kerja dalam upaya memperolah pengertian pengakuan publik. (Sumirat dan Ardianto,2004)

Fraser P.Seitel, Seorang Wakil Presiden Senior dan Direktur umum Bank Manhanttam dalam bukunya The Pratice of Public Relations, Public relations adalah fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling memelihara alur komunikasi, pengertian, dukungan, serta kerja sama suatu organisasi dengan publiknya dengan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atai isu-isu manajemen.(Sumirat dan Ardianto,2004)

Defenisi lainnya; Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations in World

Marketing mengatakan bahwa Public Relations adalah suatu sistem komunikasi

untuk menciptakan kemauan baik.(Sumirat dan Ardianto,2004).

Internasional Public Relations Associations (IPRA) medefenisikan Public Relations adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan

simpati dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di antara mereka. (Sumirat dan Ardianto, 2004)

Cultip dan Brown menyebutkan Public Relations adalah fungsi manajemen secara khusus yang mendukung terbentuknya saling pengertian dalam komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerja sama antara oraganisasi dengan berbagai publiknya. (Cultip dan Brown, dalam Roslan, 2000)

Selain itu, terdapat juga pengertian Public Relations yang sesuai dengan aktivitas, sebuah profesi dan sebagai sebuah Devisi/Bagian/Departemen:

1. Public Relations sebagai Sebuah Aktivitas

Adalah sebuah komunikasi dua arah dengan publik (perusahaan/organisasi), yang bertujuan untuk menumbuhkan saling pengertian, saling percaya, dan saling membantu/kerja sama.

2. Public Relations sebagai Sebuah Profesi

Public Relations merupakan “lapangan Pekerjaan” yang dianalogikan sebagai

keterampilan berkomunikasi, keterampilan tampil diri, keterampilan menulis, keterampilan menarik perhatian.

3. Public Relations Sebagai Sebuah Devisi/Bagian/Departemen

Dalam hal ini maksudnya adalah Public Relations sebagai dari tim “pengelola” organisasi/perusahaan, Public Relations dianalogikan sebagi corong perusahaan, pusat informasi keluar dan kedalam “menangani” wartawan, mengelola majalah, perusahaan dan menerima pengaduan masyarakat dan wartawan.(Kusumastuti,2001)

Dari semua paparan pengertian dari Public Relations atau Humas dapat disimpulkan bahwa Public relations memiliki cangkupan ilmu yang sangat luas yang dapat masuk kedalam semua elemen bidang. Selain itu, public relations sudah sangat mengalami jangkauan perkembangan yang sangat pesat.

Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Public relations diartikan sebagai sebuah hubungan alur komunikasi organisasi antara atasan dengan pegawai dan pegawai dengan mahasiswa. Pada Departemen Manajemen ini tidak memiliki seorang pertugas “Public Relations”, sehingga secara tidak langsung pegawai memegang dual job sekaligus, sebagai seorang pegawai yang membantu proses kelancaran akademik dan sebagai penghubung dalam menjalin suatu hubungan baik. tentu saja hal tersebut mangharuskan mereka untuk mengemban tanggung jawab yang besar pula. Untuk itu sangat dibutuhkan sebuah hubungan saling pengertian antara satu dengan yang lain. Maksudnya adalah jika tidak adanya suatu hubungan yang baik antara pegawai dengan atasan tentu saja akan mengakibatkan suatu implementasi yang buruk terhadap kelancaran kerja masing-masing pihak, begitu pula terhadap para mahasiswa dimana jika tidak adanya saling menghormati antara mahasiswa dengan pegawai tentu akan menghambat semua aktivitas kegiatan akademik.

B. Peranan Public Relations Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU

Pertentangan antara pegawai dengan para atasan salah satunya terjadi karena tidak adanya hubungan yang baik antara pegawai dengan atasan, yang mana Pegawai/Karyawan di anggap sebagai bawahan yang harus siap sedia membantu semua kebutuhan yang meraka butuhkan. Jika para atasan tersebut selalu memerintah pagawai tanpa memperhatikan yang menjadi hak-hak pegawai lambat laun para pegawai akan memberontak dan tentu saja jika hal tersebut terjadi akan mengakitbatkan dampak yang tidak baik bagi Universitas. Dengan dilaksanakannya kegiatan Public Relations pegawai dan atasan, maka terbina hubungan yang baik dan harmonis antara pegawai dengan atasan, sehingga hal- hal seperti di atas dapat dihindari.

Ruang lingkup peranan humas adalah sebagai berikut: 1. Mebina Hubungan Kedalam (Public Internal)

Adalah bagian dari unit badan perusahaan atau organisasi itu sendiri, mampu mengidentifkasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negative dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi.

2. Mebina Hubungan keluar (Public Eksternal)

Yang dimaksud dengan Public eksternal adalah publik dengan mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif public terhadap lembaga yang diwakilinya. Jadi, peran Humas/Public Relations bersifat dua arah, seperti yang dijelaskan di atas, yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan Ke luar (outward looking).(Kusumastuti,2002)

Peranan umum Public relations dalam suatu dalam suatu badan adanya aktivitas pokok yaitu:

1. Mengevaluasi sikap atau opini publik

2. Mengidentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi/perusahaan dengan kepentingan publik nya

3. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan aktivitas Public Relations/Humas. Komunikasi merupakan hal utama yang di perlukan didalam kegiatan PR dalam menjalankan peranan dan fungsinya dalam suatu lembaga, komunikasi yang di lakukan haruslah dapat menciptakan suasana kerja yang menyenangkan di dalam lembaga tersebut.

Humas adalah membuat suatu strategi untuk perusahaan atau organisasi (yang menentukan arah jangka panjang serta lingkup kerja) yang di tentukan melaui proses analisis dan pengambilan keputusan yang mendalam. Peranan Humas ada dua, yaitu :

1. Untuk memberikan informasi kepada manajemen senior atas apa yang terjadi di lingkungan sosial, sehingga hal–hal tersebut akan di perhitungkan ketika mengambil keputusan.

2. Untuk meberikan saran kepada manajemen atas akibat yang di timbulkan dari keputusan yang diambil, dengan memperhitungkan kemungkinan reaksi dari publik utama yang akan mempengaruhi secara langsung kesejahteraan atau keberadaan perusahaan.

Dari paparan diatas mengutarakan bahwa Peranan Public Relations adalah sebagai opini penciptaan citra yang baik bagi sebuah lembaga/perusahaan.

Terhadap Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU kegiatan humas dilakukan dengan cara menciptakan opini yang baik dilembaga tersebut terletak pada peranan pegawai dalam mendedikasikan pelayanan yang selalu optimal. Didalam pelaksanan kegiatatan peranan Public relations dipusatkan pada kegiatan Internal, yang bertujuan untuk memperlancar dan membina hubungan baik antar pegawai, staf, pimpinan dan publik agar tercipta rasa saling percaya, saling menghargai dan kerjasama yang baik antara pimpinan dengan bawahan.

Hal tersebut didukung dengan jawaban dari penelitian yang penulis lakukan dengan menyebarkan pertanyaan (kuesioner) dengan mengambil sampel 30 orang, yang terdiri dari 26 wanita dan 4 laki-laki. Untuk data yang lebih jelas dapat dilihat dari tabel berikut:

Tabel 3.2

Peranan Pegawai Manajemen

Sumber: Hasil Peneliti, 2011 (Data Diolah)

Berdasarkan Tabel 3.2 dapat dilihat bahwa dari butiran jawaban pertama terdapat 46,7% yang menyatakan setuju dengan peranan pegawai sangat membantu didalam proses kelancaran akademik, sedangkan 10% menyatakan

Bu tir

Frekuensi Pendapat Responden To tal % Total Resp onde n ST S

% TS % KS % S % SS %

1 - - 1 3,3 3 10 14 46,

7

12 40 10 0

30

2 - - 1 3,3 2 6,6

7

15 50 12 40 10 0

30

3 - - 2 6,6

7

9 30 17 56, 7

2 6,6 7

10 0

kurang setuju hal ini membuktikan bahwa peranan pegawai di Departemen Manajemen sudah sangat tepat didalam memberikan pelayanan.

Pada penyataan butir kedua, responden menjawab hampir 50% yang menjawab setuju dan hanya 3,3% yang menjwab tidak setuju hal ini membuktikan pada Departemen Manajemen keberadaan seorang pegawai tidak dapat dipandang sebelah mata.

Pada pernyataan butir ketiga yang menyatakan para pegawai memegang

dual job sebagai public relations, hasilnya 56,7% menjawab setuju dan 30%

menjawab tidak setuju hal ini menandakan bahwa para mahasiswa dapat mengerti dan menerima tanggung jawab yang besar yang dipegang oleh pegawai karena pada Departemen Manajemen tidak memiliki bagian khusus yang bekerja sebagai humas. Sehingga secara tidak langsung merekalah yang mengemban tugas ganda sekaligus.

C. Fungsi Public Relations Terhadap Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU

Fungsi humas adalah memelihara komunikasi yang baik, karena memang merupakan kegiatan humas. Tetapi dalam hubungan penekanan fungsi yang di tegaskan yaitu hubungan komunikatif antara humas dengan publik, baik internal maupun eksternal dengan manager beserta staffnya, di lakukan secara timbal balik yang dilandasi empati sehingga menimbulkan rasa simpati. Ini mengandung arti bahwa dalam melancarkan komunikasi yang secara struktural dan fungsional mewakili organisasinya. Humas juga tidak hanya memandang siapa saja yang

dilayaninya, tidak pandang dari segi kedudukan, pekerjaan, umurnya, agamanya dan sebagainya, tetapi sama yaitu insan yang patut di hargai dan di hormati sebagaimana yang di sebutkan di atas. Sikap ini termasuk dalam kegiatan komunikasi secara tatap muka, melalui telepon, dengan surat ataupun dengan media komunikasi lainnya.

Dalam buku Public Relations: Teori dan praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid, menyebutkan ada dua fungsi Public relations yakni Fungsi Konstruktif dan Fungsi Korektif. Fungsi Konstruktif adalah fungsi yang mendorong PR untuk membuat aktivitas ataupun kegiatan–kegiatan terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif sedangkan Fungsi Korektif adalah fungsi yang berperan sebagai mengatasi persoalan yang terjadi pada suatu perusahaan.(Kusumatuti:2001)

Sementara Cultip dan Brown mangatakan bahwa Fungsi Public relations meliputi hal-hal berikut:

1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapi tujuan organisasi.

2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan

3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.

4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik

internal maupun eksternal.

and Problems yang dikutib oleh Tolseley & Campell, Exploring journalism,

mengemukakan tiga Fungi Public relations, yaitu:

1. Mengabdi kepada kepentingan umum, adalah suatu cara yang dilakukan agar publik menaruh kepercayaan dan simpati kepada perusahaan

2. Memelihara hubungan yang baik, adalah suatu hubungan yang dijalin dan senantiasa dipererat, baik antara organisasi dengan publik yang di dalam, maupun organisasi dengan publik di luar organisasi

3. Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik, adalah kegiatan yang selalu ditikberatkan kepada moral dan kelakuan yang baik. Maksudnya adalah bahwa kegiatan Public relations benar-benar harus dicurahkan untuk kepentingan umun, dengan menyadari tujuan public relations yakni menciptakan, membina dan memelihara sikap yang menyenangkan harus ditujukan oleh seorang public relations adalah merupakan suatu keharusan.

Dalam konsepnya, Fungsi Humas Menurut Ruslan (2000) adalah sebagai berikut:

1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama 2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public internal

yang merupakan khalayak sasaran

3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalirkan opini publik kepada organisasi 4. Melayani publik dan menasehati pimpinan perusahaan/organisasi demi

kepentingan umum.

adalah sebagai berikut:

1. Dapat terciptanya suatu hubungan yang lebih kondusif 2. Membantu kelancaran proses akademika mahasiswa 3. Terciptanya komunikasi yang baik antara semua pihak.

Hal tersebut didukung dengan jawaban oleh 30 respondenyang terdiri dari 26 Wanita dan 4 Laki-Laki untuk data labih jelasnya dapat dlihat pada tabel di bawah ini.

Tabel 3.3

Fungsi Pegawai Manajemen

Sumber:Hasil Peneliti,2011 (Data Diolah)

Dari Tabel 3.3 diatas dapat dilihat bahwa 66,67% yang menjawab setuju dan sebanyak 20% yang menjawab tidak setuju dapat disimpulkan fungsi pegawai manajemen sudah tepat di dalam membantu kelancaran administrasi akademik. Pada poin ke-2 sebanyak 53% menjawab setuju dan sebanyak 3,3% menjawab tidak setuju hal ini menandakan bahwa pada Departemen Manajemen fungsi dari seorang pegawai di dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa manajemen sudah tepat. Pada poin ke-3 sebanyak 56,7% menjawab setuju dan 3,3% menjawab kurang setuju hal ini dapat ditarik kesimpulan bahwa selain memberi

Bu tir

Frekuensi Pendapat Responden To tal % Total Resp onde n ST S

% TS % KS % S % SS %

1 - - 1 3,3

3

6 20 20 66,6 7

3 10 10 0

30 2 - - 1 3,3 2 6,7 16 53,3 11 36,

67 10 0

30

3 - - - - 1 3,3 17 56,7 12 40 10

0

pelayanan kepada mahasiswa, fungsi pegawai manajemen adalah untuk membantu pekerjaan ketua jurusan dalam mengurusi mahasiswa sudah tepat.

D. Pengertian Pelayanan Terhadap Mahasiswa

Departemen Manajemen yang dibawah naungan Fakultas Ekonomi USU

merupakan sebuah Perusahaan yang berdedikasi kepada pendididkan namun bergerak pada lembaga sebuah bisnis dengan motif keuntungan atas kegiatan yang di jalankan. Sehingga pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU ini harus menjalankan pelayanan kepada mahasiswa yang diwakilkan kepada pegawai, maksudnya adalah para pegawai yang berada didalam Departemen Manajemen tersebut diwajibkan memberikan pelayanan berupa memfasilitasi pengurusan-pengurusan KRS, KHS dan Transkrip Nilai serta semua kegiatan yang yang diperlukan oleh mahasiswa didalam memperlancar semua kegiatan akademik. Hal ini dilakukan agar mahasiswa diberi kemudahan untuk tidak mengurus sendiri hal-hal yang berkaitan dalam file administrasi akademik, sehingga dapat memfokuskan diri hanya untuk menempuh pendidikan saja. Istilah pelayanan dapat juga di lihat melalui berbagai kutipan di bawah ini sebagai upaya memperjelas pengertian dan mempermudah untuk memahami objek yang di teliti. Menurut Iqbal, Pelayanan adalah sebagai berikut menanamkan kesadaran diri bahwa melayani adalah tugasnya dan melaksanakannya dengan menjaga martabat diri dan pihak lain yang di layani. Pelayanan juga mengetengakan empati dan melayani publik dengan penuh kegairahan. Pelayanan juga di lakukan untuk menunjukkan perhatian kepada karyawan dan membina hubungan bai

Dari uraian di atas bahwasanya dalam pelayanan terhadap mahasiswa harus di penuhi dengan kesadaran, empati terhadap publik, selalu memperbaiki pelayanan kepada mahasiswa, menunjukan perhatian kepada mahasiswa dan melakukan evaluasi dan juga pelayanan merupakan suatu bentuk sistem prosedur atau metode tertentu yang di berikan kepada orang lain dalam hal ini mahasiwa, agar kebutuhan mahasiwa tersebut dapat terpenuhi sesuai dengan harapan mereka. Kualitas pelayanan terhadap mahasiswa dianggap sebagai keunggulan-keunggulan yang di berikan universitas dalam rangka memenuhi kepuasan.

Demikian juga halnya dengan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang selalu memperhatikan kepuasan publik dimana tingkat pelayanan dianggap sebagai tolak ukur untuk mengetahui sampai sejauh mana tingkat kepuasan mahasiswa. Untuk mengetahui sampi sajauh mana kepuasan pelayanan yang dirasakan oleh mahasiswa penulis melakukan penelitian dengan sampel sebanyak 30 orang yang terdiri dari 26 orang Wanita dan 4 Laki-Laki untuk lebih jelas dapat dilihat dari tabel dibawah ini.

Tabel 3.4

Pelayanan Pegawai Manajemen

Sumber: Hasil Peneli, 2011(Data Diolah)

Berdasarkan Tabel 3.4 dapat dilihat bahwa dari poin pertama menjawab Bu

tir

Frekuensi Pendapat Responden To tal % Total Resp onde n ST S

% TS % KS % S % SS %

1 2 6,7 1 3,3 16 53,3 8 26,7 3 10 10 0

30 2 1 3,3

3

4 13,3 3

10 33,3 3

10 33,3 3

5 16, 67

10 0

30

3 - - 3 10 3 10 19 63,3 5 16,

7 10 0

53,3% menjawab kurang setuju dan 20,7% menjawab setuju mengenai para pegawai memberikan pelayanan yang baik. Namun pada kenyataanya banyak dari mahasiswa yang merasakan kurangnya pelayanan yang optimal yang diberikan oleh pegawai. Hal ini terjadi dikarenakan minimnya pegawai yang dipekerjakan pada departemen tersebut, padahal mereka harus mengurusi mahasiswa yang jumlahnya ribuan sehinga mengakibatkan kurangya pelayanan yang seharusnya dirasakan oleh mahsiswa. Dalam hal ini sangat diperlukannya saling kerjasama antara pegawai dengan mahasiswa agar tetap terjalin hubungan yang baik.

Pada poin kedua terjadi keseimbangan yang menjawab setuju dengan tidak setuju berkisar antara 33,33%. Hal ini membuktikan para pegawai dengan mahasiswa saling menjalin hubungan baik antara satu dengan yang lain dan saling menghormati hak-hal individu sabagai mahasiswa dan pegawai.

Sebanyak 63,3% menjawab setuju mengenai mahasiswa menjalin hubungan baik dengan pegawai, hal ini dilakukan agar proses administrasi akademik mahasiswa dapat terproses dengan cepat. Namun sebanyak 10% menjawab kurang setuju, meraka beranggapan hal tersebut kurang penting karena bisa terjadi salah paham antara pegawai dengan mahasiswa.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dapa disimpulkan bahwa:

1. Bahwa peran dan fungsi Pegawai di Departemen Manajemen sudah tepat dalam membantu segala proses kelancaran akademik dan membantu para mahasisiwa juga pimpinan.

2. Didalam melakukan pelayanan kepada mahasiswa, pegawai selalu berusaha memberikan pelayanan yang optimal namun dari hasil kuesioner disimpulkan bahwa pada kenyataanya para mahasiswa tidak benar-benar merasakan pelayanan yang optimal. Hal itu terjadi karena minimnya pegawai yang dikerjakan pada departemen tersebut namun mahasiswa yang harus dilayani sangat banyak.

B. Saran

Didalam kesempatan ini penulis ingin memberikan beberapa saran, yaitu: 1. Didalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa didharapakan agar lebih

ditinggkatkan lagi.

2. Dalam menjaga suatu hubungan komunikasi harus diperlihara oleh semua pihak agar senantiasa terpelihara kondisi yang kondusif.

DAFTAR PUSTAKA

Fitri, Ade. 2010. Peranan Tata Ruang Kantor di Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi USU, Tugas Akhir Program Diploma-III Fakultas

Ekonomi USU. Medan (Tidak Dipublikasikan).

Ginting, Paham dan Helmi, Syafrizal. 2008. Filsafat Ilmu dan Metode Riset. Medan: USU Press

Kasumatuti, Frida. 2002. Dasar-dasar Humas. Bogor: Ghalia Indonesia. Lubis, Suwardi. 2001. Public Relations Dalam Kontrak Survei dan Penelitian.

Medan: USU Press

Roslan, Rosady. 2000. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, Edisi Revsi. Jakarta: Raja Grafindo Persada.

Soemirat dan Ardianto. 2002. Dasar-dasar Public Relations. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Yadin, Daniel. 2003. Public Relations. Edisi kelima. Jakarta: Erlangga

Lampiran 1

KUESIONER PENELITIAN

Peranan dan Fungsi Publik Relations Pegawai Didalam Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiwa Manajemen Universitas Sumatera Utara

No. Responden…… Bersama surat ini, mohon kesediaan para mahasiswa Manajemen untuk mengisi daftar kuesioner.

Informasi yang saudara berikan merupakan masukan yang sangat berarti dalam menyelesaikan penelitian ini. Atas bantuan dan perhatian yang saudara berikan, saya ucapkan terima kasih.

IDENTITAS RESPONDEN

Nama :

Umur :

Jenis kelamin : Pekerjaan :

Pernah berhadapan langsung dengan Pegawai Manajemen dalam setahun : a. 2 kali

b. Lebih dari 2 kali

PETUNTUK PENGISIAN

Berilah tanda check list (√ ) pada salah satu jawaban yang paling sesuai dengan pendapat saudara.

a.Peranan Pegawai Manajemen

No. Pernyataan STS TS KS S SS

1. Saya yakin peranan pegawai sangat membantu didalam proses kelancaran akademik.

2. Keberadaan Pegawai sangat penting. 3. Para pegawai memegang dual Job

b.Fungsi Pegawai Manajemen

No. Pernyataan STS TS KS S SS

1. Fungsi Pegawai Manajemen sudah tepat.

2. Fungsi pegawai adalah memberikan pelayanan kepada mahasiswa.

3. Fungsi pegawai membantu pekerjaan ketua jurusan dan urusan mahasiswa..

c. Dalam pelayanan dan menjalin suatu hubungan (Public Relations)

No. Pernyataan STS TS KS S SS

1. Para Pegawai memberikan pelayanan yang sangat baik.

2. Saya merasakan pegawai sangat menjaga hubungan baik dengan mahasiswa

3. Saya menjaga hubungan baik dengan pegawai.

Dari uraian di atas bahwasanya dalam pelayanan terhadap mahasiswa harus di penuhi dengan kesadaran, empati terhadap publik, selalu memperbaiki pelayanan kepada mahasiswa, menunjukan perhatian kepada mahasiswa dan melakukan evaluasi dan juga pelayanan merupakan suatu bentuk sistem prosedur atau metode tertentu yang di berikan kepada orang lain dalam hal ini mahasiwa, agar kebutuhan mahasiwa tersebut dapat terpenuhi sesuai dengan harapan mereka. Kualitas pelayanan terhadap mahasiswa dianggap sebagai keunggulan-keunggulan yang di berikan universitas dalam rangka memenuhi kepuasan.

Demikian juga halnya dengan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang selalu memperhatikan kepuasan publik dimana tingkat pelayanan dianggap sebagai tolak ukur untuk mengetahui sampai sejauh mana tingkat kepuasan mahasiswa. Untuk mengetahui sampi sajauh mana kepuasan pelayanan yang dirasakan oleh mahasiswa penulis melakukan penelitian dengan sampel sebanyak 30 orang yang terdiri dari 26 orang Wanita dan 4 Laki-Laki untuk lebih jelas dapat dilihat dari tabel dibawah ini.

Tabel 3.4

Pelayanan Pegawai Manajemen

Sumber: Hasil Peneli, 2011(Data Diolah)

Berdasarkan Tabel 3.4 dapat dilihat bahwa dari poin pertama menjawab Bu

tir

Frekuensi Pendapat Responden To tal % Total Resp onde n ST S

% TS % KS % S % SS %

1 2 6,7 1 3,3 16 53,3 8 26,7 3 10 10 0

30 2 1 3,3

3

4 13,3 3

10 33,3 3

10 33,3 3

5 16, 67

10 0

30 3 - - 3 10 3 10 19 63,3 5 16,

7 10 0

30

53,3% menjawab kurang setuju dan 20,7% menjawab setuju mengenai para pegawai memberikan pelayanan yang baik. Namun pada kenyataanya banyak dari mahasiswa yang merasakan kurangnya pelayanan yang optimal yang diberikan oleh pegawai. Hal ini terjadi dikarenakan minimnya pegawai yang dipekerjakan pada departemen tersebut, padahal mereka harus mengurusi mahasiswa yang jumlahnya ribuan sehinga mengakibatkan kurangya pelayanan yang seharusnya dirasakan oleh mahsiswa. Dalam hal ini sangat diperlukannya saling kerjasama antara pegawai dengan mahasiswa agar tetap terjalin hubungan yang baik.

Pada poin kedua terjadi keseimbangan yang menjawab setuju dengan tidak setuju berkisar antara 33,33%. Hal ini membuktikan para pegawai dengan mahasiswa saling menjalin hubungan baik antara satu dengan yang lain dan saling menghormati hak-hal individu sabagai mahasiswa dan pegawai.

Sebanyak 63,3% menjawab setuju mengenai mahasiswa menjalin hubungan baik dengan pegawai, hal ini dilakukan agar proses administrasi akademik mahasiswa dapat terproses dengan cepat. Namun sebanyak 10% menjawab kurang setuju, meraka beranggapan hal tersebut kurang penting karena bisa terjadi salah paham antara pegawai dengan mahasiswa.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dapa disimpulkan bahwa:

1. Bahwa peran dan fungsi Pegawai di Departemen Manajemen sudah tepat dalam membantu segala proses kelancaran akademik dan membantu para mahasisiwa juga pimpinan.

2. Didalam melakukan pelayanan kepada mahasiswa, pegawai selalu berusaha memberikan pelayanan yang optimal namun dari hasil kuesioner disimpulkan bahwa pada kenyataanya para mahasiswa tidak benar-benar merasakan pelayanan yang optimal. Hal itu terjadi karena minimnya pegawai yang dikerjakan pada departemen tersebut namun mahasiswa yang harus dilayani sangat banyak.

B. Saran

Didalam kesempatan ini penulis ingin memberikan beberapa saran, yaitu: 1. Didalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa didharapakan agar lebih

ditinggkatkan lagi.

2. Dalam menjaga suatu hubungan komunikasi harus diperlihara oleh semua pihak agar senantiasa terpelihara kondisi yang kondusif.

DAFTAR PUSTAKA

Fitri, Ade. 2010. Peranan Tata Ruang Kantor di Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi USU, Tugas Akhir Program Diploma-III Fakultas Ekonomi USU. Medan (Tidak Dipublikasikan).

Ginting, Paham dan Helmi, Syafrizal. 2008. Filsafat Ilmu dan Metode Riset. Medan: USU Press

Kasumatuti, Frida. 2002. Dasar-dasar Humas. Bogor: Ghalia Indonesia. Lubis, Suwardi. 2001. Public Relations Dalam Kontrak Survei dan Penelitian.

Medan: USU Press

Roslan, Rosady. 2000. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, Edisi Revsi. Jakarta: Raja Grafindo Persada.

Soemirat dan Ardianto. 2002. Dasar-dasar Public Relations. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Yadin, Daniel. 2003. Public Relations. Edisi kelima. Jakarta: Erlangga

Lampiran 1

KUESIONER PENELITIAN

Peranan dan Fungsi Publik Relations Pegawai Didalam Memberikan Pelayanan Kepada Mahasiwa Manajemen Universitas Sumatera Utara

No. Responden…… Bersama surat ini, mohon kesediaan para mahasiswa Manajemen untuk mengisi daftar kuesioner.

Informasi yang saudara berikan merupakan masukan yang sangat berarti dalam menyelesaikan penelitian ini. Atas bantuan dan perhatian yang saudara berikan, saya ucapkan terima kasih.

IDENTITAS RESPONDEN

Nama :

Umur :

Jenis kelamin : Pekerjaan :

Pernah berhadapan langsung dengan Pegawai Manajemen dalam setahun : a. 2 kali

b. Lebih dari 2 kali

PETUNTUK PENGISIAN

Berilah tanda check list (√ ) pada salah satu jawaban yang paling sesuai dengan pendapat saudara.

a.Peranan Pegawai Manajemen

No. Pernyataan STS TS KS S SS

1. Saya yakin peranan pegawai sangat membantu didalam proses kelancaran akademik.

2. Keberadaan Pegawai sangat penting. 3. Para pegawai memegang dual Job

sebagai public relations.

b.Fungsi Pegawai Manajemen

No. Pernyataan STS TS KS S SS

1. Fungsi Pegawai Manajemen sudah tepat.

2. Fungsi pegawai adalah memberikan pelayanan kepada mahasiswa.

3. Fungsi pegawai membantu pekerjaan ketua jurusan dan urusan mahasiswa..

c. Dalam pelayanan dan menjalin suatu hubungan (Public Relations)

No. Pernyataan STS TS KS S SS

1. Para Pegawai memberikan pelayanan yang sangat baik.

2. Saya merasakan pegawai sangat menjaga hubungan baik dengan mahasiswa

3. Saya menjaga hubungan baik dengan pegawai.