II. KRITERIA APLIKASI
2.1. Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan a. Platform
Untuk meningkatkan kinerja perusahaan yang efektif dan efisien maka sangat diperlukan dukungan dari sistem aplikasi yang sanggup menstruktur data
dan mengelola dokumen secara elektronik. Perencanaan strategi harus dilakukan sehingga sistem yang dipilih mampu mengintegrasikannya dalam satu platform
yang dapat mempermudah kegiatan dan interaksi antara lembaga dengan klien, partner dan relasi kerja lainnya. Platform aplikasi software yang dipilih harus
memperhatikan scalability
, business continuity
, security
, dan globalization,
capabilities .
a. Scalability
Aplikasi dokumen dibuat dengan ukuran yang dapat disesuaikan dengan kemampuan penyimpanan dan pelayanan yang diberikan. Klien dapat
meningkatkan kapasitas skalabilitas, keseimbangan load, pengklausteran, dan kapabilitas lain sesuai dengan aplikasi infrastruktur dari server yang
digunakan.
b. Business Continuity
Kapasitas penyimpanan repository aplikasi memungkinkan klien untuk mengkonsolidasi seluruh aplikasi dokumen yang umumnya dihasilkan oleh
infrastruktur lembaga yang bersangkutan sehingga menjamin kontinuitas dan keberlangsungan aktivitas lembaga mereka.
c. Security
Untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan data yang dihasilkan oleh suatu perusahaan, aplikasi harus dapat mendesain tingkat pengamanan sesuai
keinginan konsumen. Sehingga masalah-masalah seperti: pengaksesan,
12
keabsahan, keaslian dan keamanan data serta dokumen perusahaan dapat dipertanggungjawabkan.
d. Globalization
Dokumen perusahaan yang telah terintegrasi dalam aplikasi menggunakan platform yang dipilih merupakan data yang dapat disebarluaskan secara
global. Sehingga akan menguntungkan pertumbuhan perusahaan untuk memperoleh penghargaan internasional. Seperti publikasi yang dapat
dilakukan dalam multi bahasa.
e. Ease of Use
Mudah dalam penggunakan aplikasi, sehingga dapat diterapkan dengan cepat oleh berbagai tingkatan perkembanagan lembaga sejenis.
g. Standards
Menggunakan berbagai alat teknologi informasi yang banyak digunakan oleh lembaga sejenis, sehingga menjamin keseragaman pengelolaan data
lembaga. Hal ini tentu tidak dapat dilakukan oleh aplikasi-aplikasi yang sederhana
atau aplikasi yang terpisah-pisah antara suatu kebutuhan departemen dengan departemen yang lainnya. Aplikasi yang baik setidaknya memiliki fitur yang dapat
memberikan solusi bagi peningkatan kinerja lembaga dengan meningkatkan dan memelihara nilai dari sumber informasi suatu organisasi, sehingga
mengoptimalkan dan memperlancar fungsi lainnya.
2.2. Fitur
Kategori