e. Education value E : Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab intelektualprestasi budaya.
f. Documentative value D : Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab pendokumentasian.
1.5. Ruang Lingkup Pekerjaan
1. Tahap Pertama Tahap Pertama mencakup kegiatan dalam rangka persiapan Pembangunan
Pengembanga Sistem Informasi Kearsipan yang meliputi kegiatan : a
Mempelajari dan memahami Rencana Lembaga. b
Melaksanakan penelitian, survei dan diskusi-diskusi yang berkaitan dengan rencana-rencana dan strategi-strategi Lembaga dalam
menghadapi tantangan di masa depan, terutama yang berkaitan dengan pengelolaan dan kebutuhan akan informasi dokumen arsip lembaga.
c Melaksanakan studi banding comparative study dengan melakukan
kunjungan pengamatan dan diskusi pada berbagai lembaga sejenis, khususnya yang mempunyai aktivitas yang setara atau hampir setara
dalam hal pengelolaan arsip. d
Menyusun suatu rencana strategi informasi information strategy plan yang selaras dengan Rencana Lembaga yang selanjutnya akan menjadi
term of reference dan request for proposal untuk para vendor untuk keperluan pengadaan prasarana Sistem Informasi maupun rencana
pembiayaan yang saling menguntungkan antara Lembaga dengan vendor.
e Membantu melakukan evaluasi dari para vendor teknologi informasi
yang telah mengajukan penawaran. Evaluasi ini akan meliputi evaluasi teknis dari proposal, evaluasi terhadap kredibilitas vendor, serta analisa
investasi, sehingga Lembaga dapat memilih solusi yang paling sesuai dan paling efisien dengan sistem pembiayaan terbaik.
8
Kegiatan ini direncanakan akan dilaksanakan dalam waktu 1 satu bulan.
2. Tahap Kedua Tahap Kedua mencakup kegiatan dalam rangka pelaksanaan Pembangunan
Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan, yang meliputi : a Mendampingi lembaga dalam manajemen proyek implementasi Sistem
Informasi serta melakukan penilaian terhadap kinerja vendor yang dipilih oleh Lembaga.
b Melakukan comissioning terhadap vendor pada akhir masa implementasi serta memberikan opini-opini tentang prestasi vendor.
Kegiatan ini direncanakan akan dilaksanakan dalam waktu 3 tiga bulan.
Adapun rincian teknis pekerjaan yang akan dilaksanakan antara lain : a. Menyediakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan untuk Lembaga.
b. Menyediakan perangkat keras, perangkat lunak sistem dan jaringan. c. Melakukan instalasi dan uji coba dalam bentuk pilot project untuk
mendapatkan gambaran kesulitan dan masalah yang timbul. d. Melakukan pemasangan instalasi perangkat keras dan lunak pada lokasi
lainnya termasuk kantor pusat. e. Melakukan pelatihan untuk petugas yang akan mengoperasikan Sistem
Informasi Kearsipan tersebut. f. Melakukan pemeliharaan sistem sehingga sistem dapat beroperasi dengan
lancar.
9
1.6. Pendekatan dan Metodologi
