c. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah
mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas. d.
Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya kesalahan pada perkiraan yang lainnya.
B. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas
Menurut Mulyadi 2002:189 fungsi dan tujuan pengawasan internal ini antara lain :
1. Menjaga kekayaan harta milik perusahaan dan catatan organisasi.
Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan
pengendalian yang memadai. Begitu juga dengan kekayaan perusahaan yang tidak memiliki wujud fisik seperti piutang dagang akan rawan oleh
kekurangan jika dokumen penting dan catatan tidak dijaga. 2.
Mengecek ketelitian dan kendalan data akuntan. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk
menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi akuntansi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian
internal dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal, karena
data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan. 3.
Mendorong efisiensi. Pengendalian internal ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak
perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan mencegah
Universitas Sumatera Utara
penggunaaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. 4.
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan
prosedur. Pengendalian internal ini ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan.
C. Unsur-unsur Pengawasan Internal Kas
Adapun unsur-unsur pengawasan internal kas menurut Mulyadi 2009:166 ialah :
1. Struktur yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas,
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya 3.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi 4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab. Dengan adanya pemisahan tanggung jawab pada masing-masing bagian
maka karyawan akan merasa lebih bertanggungjawab kepada tugasnya sehingga penyelewengan atau penyimpangan akan sulit dilakukan, jikapun ada akan sangat
mudah diketahui karena karyawan pada masing - masing bagian telah diberikan tanggung jawab penuh atas tugasnya.
Dari unsur-unsur pengawasan internal kas diatas, yang dilakukan oleh Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara adalah :
1. Struktur organisasi Distamben Provsu melakukan pemisahan fungsi-fungsi
penyimpanan dan pencatatan kas, hal ini dilakukan agar kas tidak diselewengkan dan dalam tiap fungsi tidak diperbolehkan melakukan transaksi
Universitas Sumatera Utara
tanpa campur tangan yang lain, penerimaan dan pengeluaran kas harus menggunakan kuitansi sebagai bukti dan mencatatnya didalam buku kas
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlidungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit lembaga dilakukan. Misalnya dengan menggunakan kuitansi bernomor urut, pencatatan
transaksi dengan baik kecuali dalam hal cuti karyawan yang menangani kas. 4.
Pemilihan karyawan yang bermutu sesuai dengan tanggungjawabnya. 5.
Inspeksi secara mendadak terhadap aktivitas yang dilakukan terutama dalam hal kas.
D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara
1. Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur akuntansi penerimaan kas pada Distamben Provsu yang dilaksanakan Satuan Kerja Pengelola Keuangan Daerah SKPKD meliputi
serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas dalam
mempertanggungjawabkan pelaksanaan APBD yang dapat dilakukan secara manual atau menggunakan aplikasi terkomputerisasi.
Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Distamben Provsu secara lebih rinci meliputi :
a. Penerimaan uang barang
b. Melampirkan dokumen bukti penerimaan uang
Universitas Sumatera Utara
c. Memverifikasi dokumen pendukung penerimaan uang
d. Membuat bukti penerimaan kas bank dan mencetaknya
e. Memaraf meminta tanda tangan pengesahan setuju penerimaan di bukti
penerimaan kas bank f.
Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui penerimaan uang di bukti penerimaan kas bank.
g. Mencatat pada buku daftar kasir atau buku harian bank
h. Menyerahkan bukti penerimaan dan pendukungnya ke fungsi akuntansi
pemerintah. Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Satuan Kerja
Pengelola Keuangan Daerah, terdiri atas: a.
Laporan Realisasi Anggaran adalah laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan pemerintah daerah dalam suatu periode
tertentu. b.
Neraca Laporan yang menyajikan informasi tentang posisi keuangan pemerintah daerah yaitu aset, utang, dan ekuitas dana pada suatu tanggal
tertentu. c.
Laporan Arus Kas adalah laporan yang menggambarkan arus kas masuk selama suatu periode, serta posisi kas pada tanggal pelaporan.
Dokumen-dokumen yang digunakan pada prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Satuan Kerja Pengelola Keuangan Daerah meliputi:
a. Surat ketetapan pajak Daerah merupakan dokumen yang dibuat oleh Pejabat
Keuangan Daerah untuk menetapkan pajak daerah atas wajb pajak
Universitas Sumatera Utara
b. Surat ketetapan Retribusi SKR merupakan dokumen yang dibuat oleh
Pejabat Pengelola Keuangan Daerah untuk menetapkan Retribusi atas Wajib Retribusi
c. Surat Tanda Setoran STS merupakan dokumen yang diselenggarakan
Bendahara Penerimaan atau Pejabat Penatausahaan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah untuk menyetor penerimaan daerah
d. Bukti Transfer merupakan dokumen atau bukti atas transfer penerimaan
daerah e.
Nota Kredit Bank merupakan dokumen atau bukti dari bank yang menunjukkan adanya transfer uang masuk ke rekening kas umum daerah.
f. Buku Jurnal Penerimaan Kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi untk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan penerimaan kas
g. Buku Besar merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi
untuk mencatat peringkasan semua transaksi atau kejadian selain kas dari Jurnal Penerimaan Kas kedalam Buku Besar untuk setiap rekening aset,
kewajiban, ekuitas dana, belanja, pendapatan atau pembiayaan. h.
Buku Besar Pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian
item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.1 Prosedur Penerimaan Uang Kas pada Distamben Provsu
Sumber: Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara Tahun 2013
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Untuk mengetahui apakah pengawasan internal kas telah terlaksana dengan baik maka harus dilihat prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur
pengeluaran kas pada Satuan Kerja Perangkat Daerah meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan,
peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban pelaksanaan APBD yang berkaitan dengan
pengeluaran kas pada Satuan Kerja Pengelola Keuangan Daerah SKPKD. Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh
Distamben Provsu meliputi: 1.
Menerima berkas tagihan pembayaran
Penerimaan Uang barang
Melampirkan Dokumen Bukti Penerimaan Uang.
Memferivikasi Dokumen pendukung penerimaan
uang. Membuat bukti penerimaan
kasbank dan mencetaknya.
Memaraf meminta tanda tangan pengesahan setuju penerimaan di
bukti penerimaan kasbank. Meminta pengesahan pejabat yang
berhak menyetujui penerimaan uang di bukti penerimaan kasbank
Mencatat ke buku kas daftar kasir atau buku
harian bank Menyerahkan bukti penerimaan dan
pendukungnya ke fungsi akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang
3. Memverifikasi dokumen pendukung pengeluaran kas bank
4. Membuat bukti pengeluaran kas bank dan mencetaknya
5. Memaraf meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti
pengeluaran kas bank. 6.
Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas bank.
7. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek giro
8. Menandatangani meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar
pada cek giro. 9.
Mencatat pada buku kas atau buku harian bank. 10.
Menyerahkan bukti pengeluaran dan dokumen pendukungnya kefungsi akuntansi.
11. Dokumen-dokumen yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas
pada Satuan Kerja Pengelola Keuangan Daerah, terdiri atas: a.
Surat Penyediaan Dana SPD merupakan dokumen yang dibuat oleh Pejabat Pengelola Keuangan Daerah sebagai media atau surat yang
menunjukkan tersedianya dana untuk diserap. b.
Surat Perintah Membayar SPM merupakan dokumen yang dibuat oleh Pengguna Anggaran untuk mengajukan surat perintah pencairan dana yang
akan diterbitkan oleh bendahara umum daerah. c.
Kuintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran.
Universitas Sumatera Utara
d. Surat Perintah Pencairan Dana SP2D merupakan dokumen yang
diterbitkan oleh bendahara umum daerah untuk mencairkan uang pada bank yang telah ditunjuk.
e. Bukti Transfer merupakan dokumen atau bukti atas transfer pengeluaran
daerah. f.
Nota Debet Bank merupakan dokumen atau bukti dari bank yang menunjukkan adanya transfer uang keluar dari rekening kas umum daerah.
g. Buku Jurnal Pengeluaran Kas merupakan catatan yang diselenggarakan
oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
h. Buku Besar merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi
akuntansi untuk mencatat peringkasan semua transaksi atau kejadian selain kas dari Jurnal pengeluaran kas kedalam Buku Besar untuk setiap rekening
aset, kewajiban, ekuitas dana, belanja, pendapatan atau pembiayaan. i.
Buku Besar Pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang
berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu. Laporan yang dihasilkan dari prosedur pengeluaran kas pada Satuan Kerja
Pengelola Keuangan Daerah, terdiri atas: 1.
Laporan Realisasi Anggaran adalah laporan yang menyajikan informasi realisasi, belanja, dan pembiayaan pemerintah daerah dalam suatu periode
tertentu. 2.
Neraca Laporan yang menyajikan informasi tentang posisi keuangan pemerintah daerah yaitu aset, utang, dan ekuitas dana pada suatu tanggal tertentu.
Universitas Sumatera Utara
3. Laporan Arus Kas adalah laporan yang menggambarkan arus kas keluar
selama suatu periode, serta posisi kas pada tanggal pelaporan. Gambar 3.2 Prosedur Pengeluaran Uang Kas pada Distamben Provsu
Sumber: Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara Tahun 2013
E. Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Kas pada Distamben Provsu
