Setelah stempel dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adalah pemeriksaan kelengkapan surat, seperti kesesuaian nomor surat dengan nomor amplop, alamat,
lampiran.
d. Membaca, Memberi Garis Bawah Dan Membuat Catatan PentingMemberi Tanda
Setelah selesai diberi cap, surat kemudian dibaca sampai selesai dan menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting. Sehingga memudahkan
pimpinan dalam menindaklanjuti surat tersebut.
e. Pengagendaan Surat
Merupakan kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor urut surat tersebut.
f. Pengarahan Surat
Pengarahan surat biasanya dituliskan pada lembar disposisi. Disposisi adalah catatan berupa saran tanggapaninstruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan.
Disposisi dibedakan atas 2 macam: 1. Disposisi langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat.
2. Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang dituliskan pada lembaran tersendiri lembaran disposisi
Gambar 1. Lembar Disposisi
Rahasia Penting
Biasa
No. Agenda Tanggal
: :
Perihal Tanggal
Asal :
: :
InstansiInstruksi Diteruskan kepada
1. 2.
3. 4.
5.
Catatan
g. Penggandaan Surat
Bagi surat yang diterima yang sifatnya segera dan harus ditangani sekaligus oleh beberapa pejabat, yang surat aslinya Cuma satu lembar, maka surat ini harus
diperbanyak digandakan, agar persoalan yang dimaksud dalam surat itu dapat ditangani dengan cepat dalam waktu yang bersamaan. Begitu juga halnya dengan
surat-surat penting, penggandaan sangat penting sebagai cadangan bila dokumen asli hilang.
h. PendistribusianPenyampaian Surat
Pendistribusian surat kepada pejabat dalam orgaisasi yang bersangkutan mempergunakan buku ekspedisi intern.
Tabel 2. Format Buku ekspedisi Intern
Nomor Urut
Tanggal Surat
Nomor Surat
Dikirim Kepada
Nama Penerima
Paraf tanggal Terima
i. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat adalah kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu agar saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan.
Sumber :
1 Endang Sri R, dkk. 2012. Modul Menangani SuratDokumen Kantor. Jakarta. Erlangga. 2 Anwar Syamsul. 1997. Kearsipan 1. Bandung. Titian Ilmu.
3 Madiana Gina. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor SMK
Tingkat 1. Bandung. Armico. 4 Karso, Drs. 1990. Kearsipan 1 Cetakan Kelima. Purwokerto. LPAP Profesional.
5 Karso, Drs. 1987. Kearispan II. Purwokerto. LPAP Profesional.
