Penyortiran Pembukaan Sampul Surat

kelengkapan surat, apabila lampiran surat tidak lengkap informasikan kepada pengirim surat.

c. Pemberian Tanggal Dan Pemeriksaan Lampiran

Setelah isi amplop dikelurarkan, sebelum dicatat kedalam buku agenda, terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong dibagian atas halaman pertama dari surat tersebut.Stempel agenda harus memuat tanggal penerimaan surat, hari dan jam penerimaan surat, nomor agenda, tanggal surat diteruskan dan tanda tangan petugas agenda. Setelah stempel dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adalah pemeriksaan kelengkapan surat, seperti kesesuaian nomor surat dengan nomor amplop, alamat, lampiran.

d. Membaca, Memberi Garis Bawah Dan Membuat Catatan PentingMemberi Tanda

Setelah selesai diberi cap, surat kemudian dibaca sampai selesai dan menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting. Sehingga memudahkan pimpinan dalam menindaklanjuti surat tersebut.

e. Pengagendaan Surat

Merupakan kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor urut surat tersebut.

f. Pengarahan Surat

Pengarahan surat biasanya dituliskan pada lembar disposisi. Disposisi adalah catatan berupa saran tanggapaninstruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan. Disposisi dibedakan atas 2 macam: 1. Disposisi langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat. 2. Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang dituliskan pada lembaran tersendiri lembaran disposisi Gambar 1. Lembar Disposisi Rahasia Penting Biasa No. Agenda Tanggal : : Perihal Tanggal Asal : : : InstansiInstruksi Diteruskan kepada 1. 2. 3. 4. 5. Catatan

g. Penggandaan Surat

Bagi surat yang diterima yang sifatnya segera dan harus ditangani sekaligus oleh beberapa pejabat, yang surat aslinya Cuma satu lembar, maka surat ini harus diperbanyak digandakan, agar persoalan yang dimaksud dalam surat itu dapat ditangani dengan cepat dalam waktu yang bersamaan. Begitu juga halnya dengan surat-surat penting, penggandaan sangat penting sebagai cadangan bila dokumen asli hilang.

h. PendistribusianPenyampaian Surat

Pendistribusian surat kepada pejabat dalam orgaisasi yang bersangkutan mempergunakan buku ekspedisi intern. Tabel 2. Format Buku ekspedisi Intern Nomor Urut Tanggal Surat Nomor Surat Dikirim Kepada Nama Penerima Paraf tanggal Terima

i. Penyimpanan Surat

Penyimpanan surat adalah kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu agar saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan.