3 Surat akan tersimpan dengan baik 4 Rahasia akan terjaga
b. Negatif 1 Surat dan informasinya bisa hilang
2 Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas 3 Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur.
3. Pengertian dan jenis-jenis buku agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat data surat yang masuk atau keluar. Buku agenda harus disediakan jika penanganan surat menggunakan sistem buku agenda. Buku agenda
dapat digunakan untuk pencatatan surat selama beberapa tahun. Berikut beberapa fungsi dari buku agenda:
a. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat, b. Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu,
c. Untuk mengetahui penomoran surat keluar, d. Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat. Sri Endang R, 2004:21.
Pada prinsipnya kita mengenal 3 macam buku agenda yaitu a. Buku agenda tunggal
Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan campuran pada tiap-tiap halaman untuk
satu halaman. Tabel 1.Contoh Format Buku Agenda Tunggal
No. Tanggal
TerimaKirim MK
Darikepada Surat
Isi Ringkasan
Ket .
Tanggal Nomor
1. 5 Agustus 2015
M PT Sejahtera, Jln.
Raya Bogor,
KM.29 Jakarta 2 Agustus
2015 002A
VIII15 Pesanan 25
Pc Komputer
-
2. 7 Agustus 2015
K Kantor
Pajak, Jalan.
TMP Kalibata, Jakarta
7 Agustus 2015
005P VIII15
Pengiriman 25
Pc Komputer
-
b. Buku agenda kembar Adalah buku agenda yang dipergunakan mencatat surat masuk dan surat keluar
secara sendiri-sendiri.
Tabel 2.Contoh Format Buku Agenda Masuk No.
Tanggal Terima
Nomor Agenda
Pengirim Surat
Isi Ringkasan
Ket. Tanggal
Nomor 1.
5 Agustus 2015
001 PT Sejahtera, Jln.
Raya Bogor,
KM.29 Jakarta 2 Agustus
2015 002AV
III15 Pesanan 25
Pc Komputer
-
2. 7 Agustus
2015 002
PT Sejahtera, Jln. Raya
Bogor, KM.29 Jakarta
7 Agustus 2015
005PVI II15
Pengiriman 25
Pc Komputer
-
Tabel 3. Contoh Format Buku Agenda KeluarBuku Verbal No.
No. Verbal
Tanggal Surat
Tanggal Kirim
Dikirim Kepada Isi
Ringkasan Ket.
Instansi Alamat
1. 001
7 Agustus 2015
09 Agustus 2015
PT Indah
Amerta Jalan
Raya Bandung, No.
15, Bandung Pengiriman
30 buah AC -
2. 002
9 Agusus 2015
9 Agustus
2015 Kantor
Pajak Jln.
TMP Kalibata,
Jakarta Pengiriman
25 Pc
Komputer -
c. Buku Agenda Berpasangan Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
dalam satu buku. Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah kanan untuk mencatat surat keluar.
Tabel 4. Contoh Format Buku Agenda Berpasangan
Tgl. Teri
ma No.
Agenda Diterima
Dari Tgl.N
o. Surat Masuk
Isi Surat
Lamp. Diter
uskan ke
Ket. No.
Tgl. Surat
Dikirim kepada
Isi Surat
Lamp Ket.
