Penyimpanan Surat Alur Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN RPP Nama Satuan Pendidikan : SMK NEGERI 1 DEPOK Mata Pelajaran : Produktif AP KelasSemester : XI1 Pertemuan Ke : 2 Alokasi Waktu : 3 Jam Pelajaran 45 Menit 135 Menit Standar Kompetensi : Pengurusan Surat Mail Handling Kompetensi Dasar : Mencatat dan melaporkan surat yang rusak KKM : 80 Karakter : Keterampilan dan Kemandirian I. INDIKATOR a. Memahami tujuan pengurusan surat atau mail handling. b. Memahami sistem dalam pengurusan surat atau mail handling yang sering digunakan.. c. Mempraktekkan pengurusan surat masuk sistem buku agenda. d. Mempraktekkan pengurusan surat keluar sistem buku agenda. II. TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan pembelajaran pada kompetensi dasar ini adalah peserta didik dapat memahami pengurusan surat masuk sistem buku agenda Setelah pembelajaran selesai, peserta didik dapat : a. Menjelaskan dan memahami alur pengurusan surat masuk sistem buku agenda. b. Menangani pengurusan surat sistem buku agenda. III. MATERI AJAR a. Alur pengurusan surat masuk sistem buku agenda. materi terlampir IV. METODE PEMBELAJARAN a. Pendekatan : Active Learning b. Metode : 1 Penyampaian Materi 2 Tanya Jawab 3 Praktik V. KEGIATAN PEMBELAJARAN No . Kegiatan Pembelajaran Waktu Ket. 1. Kegiatan Pendahuluan : a. Siswa bersama guru memberi salam dan membuka dengan doa, dengan tujuan penanaman pembiasaan pada diri bahwa pengembangan diri hendaknya selaras antara imtaq dan iptek. b. Melakukan presensi kehadiran peserta didik c. Guru menjelaskan topik, tujuan dan manfaat kompetensi yang akan dipelajari, strategi pembelajaran serta cara penilaian yang akan dilakukan terkait dengan kompetensi yang dipelajari. 15 Menit 2 Kegiatan Inti : a. Eksplorasi 1 Peserta didik mengamati slide power point yang berisi tentang alur pengurusan surat masuk sistem buku agenda. 2 Peserta didik mengamati slide power point yang berisi tentang pengurusan surat masuk sistem buku agenda. b. Elaborasi 1 Guru meminta siswa menjelaskan mengenai penjelasan alur pengurusan surat masuksistem buku agenda. 2 Guru meminta siswa mempraktikkan pengurusan surat sistem masuk sistem buku agenda. c. Konfirmasi 1 Guru memberikan klarifikasi mengenai penjelasan alur pengurusan surat masuksistem buku agenda 2 Guru mengklarifikasi tugas praktik pengurusan surat masuk sistem buku agenda 100 Menit VI. ALAT, BAHAN DAN SUMBER BELAJAR a. Alat : KomputerPC dan Laptop, LCD Proyektor, Spidol b. Media : Power Point, Surat, Form Buku Agenda VII. SUMBER : 1. Endang Sri R, dkk. 2012. Modul Menangani SuratDokumen Kantor. Jakarta. Erlangga. 2. Anwar Syamsul. 1997. Kearsipan 1. Bandung. Titian Ilmu. 3. Madiana Gina. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor SMK Tingkat 1. Bandung. Armico. 4. Karso, Drs. 1990. Kearsipan 1 Cetakan Kelima. Purwokerto. LPAP Profesional. 5. Karso, Drs. 1987. Kearispan II. Purwokerto. LPAP Profesional Depok, 09 Agustus 2015 Mengetahui, Guru Pembimbing Mahasiswa PPL, Sulastri Buana, S. Pd. Dwi Risnawati NIP 19720328 199702 2 002 NIM 12402241063 3 Kegiatan Penutup : a. Siswa bersama guru menyimpulkan materi yang telah dipelajari. b. Siswa melakukan refleksi terhadap kegiatan yang sudah dilakukan, bagian yang sekiranya perlu dijelaskan dan diperbaiki lebih lanjut serta kesulitan- kesuliatan yang dialami siswa dalam memahami materi. c. Guru menginformasikanrencanakegiatanpembelajaranuntukperte muanberikutnya. d. Menutupmengakhiri pelajaran tersebut dengan bersama- sama membaca Hamdalahdoa e. Guru mengucapkan salam kepada para peserta didik sebelum keluar kelas dan peserta didik menjawab salam. 20 Menit BAHAN AJAR Mata pelajaran : Melakukan Prosedur Administrasi Topik : Pengurusan surat masuk sistem buku agenda. KelasSemester : XI1 Penyusun : Dwi Risnawati

1. Alur Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Bagan 1. Alur Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

a. Penyortiran

Penyortiran adalah kegiatan memilah-milah surat untuk diolah lebih lanjut. Tujuan penyortiran surat adalah: 1. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk, 2. Untuk menentukan prioritas penanganannya, 3. Untuk mempermudah pengawasan.

b. Pembukaan Sampul Surat

Surat dibuka dengan peralatan yang sesuai Hand Opener. Lalu cocokkan alamat dalam dan alamat pada amplopnya, Apabila data alamat pada amplop berbeda dengan isi surat, amplopnya disatukan di belakang surat dengan stapler. Periksa PENYORTIRAN PEMBUKAAN SAMPUL SURAT PEMBERIAN TANGGAL DAN PEMERIKSAAN LAMPIRAN MEMBACA, MEMBERI GARIS BAWAH DAN MEMBUAT CATATAN PENTING PENGANGGENDAAN SURAT PENGARAHAN SURAT MASUK PENGGANDAAN SURAT MASUK PENDISTRIBUSIANPENYAMPI AN SURAT PENYIIMPANAN SURAT kelengkapan surat, apabila lampiran surat tidak lengkap informasikan kepada pengirim surat.

c. Pemberian Tanggal Dan Pemeriksaan Lampiran

Setelah isi amplop dikelurarkan, sebelum dicatat kedalam buku agenda, terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong dibagian atas halaman pertama dari surat tersebut.Stempel agenda harus memuat tanggal penerimaan surat, hari dan jam penerimaan surat, nomor agenda, tanggal surat diteruskan dan tanda tangan petugas agenda. Setelah stempel dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adalah pemeriksaan kelengkapan surat, seperti kesesuaian nomor surat dengan nomor amplop, alamat, lampiran.

d. Membaca, Memberi Garis Bawah Dan Membuat Catatan PentingMemberi Tanda

Setelah selesai diberi cap, surat kemudian dibaca sampai selesai dan menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting. Sehingga memudahkan pimpinan dalam menindaklanjuti surat tersebut.

e. Pengagendaan Surat

Merupakan kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor urut surat tersebut.

f. Pengarahan Surat

Pengarahan surat biasanya dituliskan pada lembar disposisi. Disposisi adalah catatan berupa saran tanggapaninstruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan. Disposisi dibedakan atas 2 macam: 1. Disposisi langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat. 2. Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang dituliskan pada lembaran tersendiri lembaran disposisi